Introduktion af nye medarbejdere og ledere

Transkript

1 LEANREJSEN - duktion af nye medarbejdere og ledere Adobe full screen: Ctrl + L

2 Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side 2

3 duktion Mobiltelefoner er slukket under kaizeneventen Der arbejdes IKKE med mail under kaizeneventen Kommunikation, som ikke kan udsættes, kan gennemføres i pausen til frokost 3

4 duktion Kaizengruppen præsenteres Hver deltager præsenterer KORT sig selv, max tre min 1. Navn 2. Stilling 3. Baggrund 4. Hvorfor jeg deltager i denne kaizenevent 5. Erfaring med leanværktøjer 4

5 Forventninger Hver deltager i kaizeneventen fortæller om sine forventninger til denne kaizeneventen i en sætning Kaizenlederen noterer på flipover Vi gennemgår forventningerne under det afsluttende møde i denne gruppe efter kaizeneventen - Har vi indfriet de opstillede forventninger? 5

6 - Plads På denne flipover skrives de spørgsmål, som kaizengruppen ikke umiddelbart kan få svar på Kaizenlederen skaffer svar under kaizeneventen og formidler svaret på en af gruppens møder Den samlede liste gennemgås på det afsluttende møde efter kaizeneventen Hvis der på dette tidspunkt stadig er ubesvarede spørgsmål, aftales en ansvarlig, samt hvordan svaret fremskaffes og formidles 6

7 Program for kaizenevent Undervisning At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre en kaizenevent Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet Forslag til implementering af forbedring At udarbejde forslag til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre, at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles Afrapportering At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres Evaluering At sikre læring af forløbet 7

8 duktion af nye medarbejdere og ledere Undervisning 8

9 Program for undervisning Læringstrin Formål Evaluering og verifikation duktion af ny medarbejder duktion af ny leder 9

10 Leanrejsen - Læringstrin fase 3 Stabilisering i fem læringstrin 1. Ledelsen leder og styrer processerne for opfyldelse af kundernes behov og med alle afvigelser henført til processer 2. Ledelsen verificerer grundlaget for procesledelsen 3. Ledelsen sikrer, at alle forretningsprocesser har en formel forventningsafstemning i kontaktpunkterne, og at kontakten er tildelt navngivne personer 4. Ledelsen sikrer, at viden om effektive metoder til løsning af problemer deles i hele enheden (funktionsområdet) 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere 10

11 Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 5 - Formål 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere Ledelsen definerer ledernes rammevilkår Ledelsen og lederne lærer at reagere konstruktivt på ikke tilfredsstillende adfærd og præstationer udarbejde materiale til træning i arbejdsprocesser træne i arbejdsprocesser analysere arbejdsprocesser og forbedre dem Ledelsen og lederne lærer at træne i problemløsning Ledere lærer at træne og uddanne nye medarbejdere i de etablerede systemer og den forventede adfærd 11

12 Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 5 - Implementering 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere Ledernes rammevilkår defineres Lederne udarbejder materiale til træning i arbejdsopgaver Lederne trænes i at undervise i arbejdsopgaver Lederne forbedrer de anvendte metoder Ledelsen og lederne lære at træne i problemløsning Lederne indfører nye medarbejdere i de etablerede systemer Lederne udfører en systematisk træning af nyansattes adfærd 12

13 Leanrejsen - status og behov Alle trin i Stabilisering er introduceret Adfærden understøtter udvikling af processer Den nyansatte skal hurtigt lære den ønskede adfærd Den nyansattes egnethed skal evalueres i praksis Den nyansatte skal hurtigt gøres produktiv Lean filosofi Leanrejsen Copy rights by DI Moderne ledelse Strategi nedbrydning 13

14 Forudsætninger Nyansatte er udvalgt blandt egnede ansøgere Egnet er vurderet ud fra: Faglige kompetencer Erhvervserfaring Personlig profil i forhold til ønsket adfærd Andre specificerede forhold Referencer Ansøgere er vurderet systematisk Vurderet med interne værktøjer 14

15 Formål for værktøjet Nye medarbejdere skal hurtigt bringes gennem en personlig leanrejse (udvikling) Udviklingen følger de relevante læringstrin Lean filosofi Dette værktøj udvikler materialet til at gennemføre denne personlige udvikling Denne personlige udvikling er koblet til en generel introduktion Leanrejsen Moderne ledelse Strategi nedbrydning Copy rights by DI 15

16 Grundlag etableres Denne kaizenevent etablerer en standard for introduktion De viste skemaer er et oplæg, som gøres specifikke Ejer og arkivering aftales Der udarbejdes et konkret eksempel for en anvendelse Der er en plan for den første uge Den nyansatte modtager en evaluering hver dag eller uge Frekvensen for evaluering nedsættes efter introduktionen 16

17 Leanrejsen Den nyansatte kommer til en leankultur Den nyansatte skal hurtigt igennem sin personlige leanrejse Læringstrinene er de samme som organisationen har gennemført Den nyansatte bliver hjulpet af, at fodsporene er forankret, så de fysiske rammer er på plads opfølgningen på tavler er etableret systemerne understøtter kulturen medarbejderadfærden er tilpasset den gennemførte rejse lederadfærden er tilpasset den gennemførte rejse Leanrejsen Moderne ledelse Strategi nedbrydning Copy rights by DI Den adrætte, innovative og produktive virksomhed 17

18 Leanrejsen for nyansatte Jobtræning kobles med træning i anvendte systemer Adfærden udvikles og trænes systematisk Leder Den adrætte, innovative og produktive virksomhed Copy rights by DI Moderne ledelse Medarbejder Strategi nedbrydning 18

19 Leanrejsen for nyansatte Nyansattes leanrejse kræver en fokuseret indsats af lederen Det er ikke alle, som kan eller vil opfylde kravene Test så meget som muligt på forhånd Få afklaringer så tidligt som muligt Planlæg forløbet for hurtig verifikation af: 1. Evner og interesse for arbejdsopgaverne 2. Evner til at udvise den ønskede adfærd 3. Evner til at løse problemer 19

20 Evaluering af nyansatte Den nyansattes kvalifikationer til opgaverne evalueres Den nyansattes adfærd evalueres Den nyansatte taler med sin leder om evalueringen (daglig og ugentlig) Den nyansattes leder tilbyder værktøjer til træning af svage punkter 20

21 Leanrejsens læringstrin - forløb for evaluering 1 - Instruér og vejled i læringstrinet på arbejdspladsen 2 - Evaluer gange 5 - Når målet er nået, gentages med måling hver uge eller et diplom udstedes 3 - Ved lille afvigelse trænes og instrueres 4 - Ved stor afvigelse opsiges den nyansatte 21

22 Håndtering af problemer Det er et problem, hvis den nyansatte ikke opfylder lederens forventninger For håndtering af problemer se MUT Lederen handler på erkendte problemer 1. Enten kan den nyansatte udvikle de nødvendige kompetencer 2. Eller samarbejdet bringes til ophør snarest muligt TIPS: Forvent ikke, at tiden løser et problem, som en systematisk indsats fra den nyansattes leder ikke kan løse 22

23 Forløb for ansættelse Opslag med behov, krav og tilbud Ansøgning og evaluering af ansøgere Aftale om ansættelse Tiltrædelse duktion og jobtræning Tiltrædelse behandles generelt duktion er emnet for denne kaizenevent Jobtræning er omfattet af MUT og LUT (MedarbejderUddannelse og Træning og LederUddannelse og Træning) 23

24 Forberedelse inden tiltrædelse Lederen for den nyansatte kan være en leder eller chef Når ansættelsesforholdet er aftalt forberedes tiltrædelsen: Arbejdspladsen gøres klar Den nyansatte registreres i systemerne og tildeles identifikation Information om ansættelsen gives til relevante interessenter Modtagelse af den nyansatte forberedes Lederen planlægger den nyansattes introduktion Lederen udarbejder en plan for den nyansattes første uge Lederen planlægger møder for evaluering af den nyansatte Lederen er ansvarlig for, at alt er klart til modtagelsen 24

25 Lederen er forberedt Master skemaer er klar Lederen har en plan duktion af ny medarbejder 25

26 Opgaver og træningssekvens Kortlæg de opgaver en nyansat umiddelbart kan udføre Kortlæg de opgaver, som kræver en kort instruktion Opret en "Nyansat" i alle kompetenceskemaer Afklar, hvad de må udføre, og anfør det i skemaet Afklar, hvad de skal lære først, og anfør det i skemaet 26

27 Leder - Før tjekliste Mange forberedende opgaver udføres af andre i organisationen Lederen skal sikre, at de forberedende opgaver er udført Lederen eller HR er kontaktpunktet indtil tiltrædelsen 27

28 Forberedelse til ankomst Program for medarbejderens første arbejdsdag Lederen modtager medarbejderen og gennemgår dagens program Lederen udleverer introduktionsmaterialet til medarbejderen Præsentation af lederens ansvarsområde og dens medarbejdere Fremvisning af medarbejderens arbejdsplads duktion til vejleder (kollega som er behjælpelig) Klargøring og introduktion til dagens arbejdsopgaver 28

29 Forberedelse til første uge Generel introduktion til systemer og praktiske forhold Systemer præsenteres umiddelbart før, der er brug for dem Praktiske forhold præsenteres før, medarbejderen har brug for dem Den generelle introduktion er gennemført i løbet af en uge 29

30 Forberedelse af opgaver Der skal være valgt egnede opgaver til en ny medarbejder Opgaverne skal kunne udføres efter en kort instruktion Planlæg opgaverne, så den nye medarbejder lærer at læse en standard for arbejdsopgaven nogle simple arbejdsopgaver den strukturerede træning i nye arbejdsopgaver de nødvendige administrative rutiner til arbejdsopgaverne 30

31 Leanrejsen - ny medarbejder Jobtræning kobles med træning i anvendte systemer Den adrætte, innovative og produktive virksomhed Adfærden udvikles og trænes systematisk Copy rights by DI Moderne ledelse Medarbejder Strategi nedbrydning 31

32 Medarbejderens leanrejse Kundeværdi introduceres i den første uge af lederen Standarder er aftaler og skal følges Standarder læres i forbindelse med træning af opgaver Leanrejsens læringstrin til fase 2 konvertering vises og trænes: Læringstrin 2-3: 5S er en standard, som skal overholdes Læringstrin 2-4: Gør afvigelser synlige og reagér på dem Læringstrin 2-5: Virksomheden ejer processerne, og standarderne skal følges duktionen afsluttes med træning i problemløsning 32

33 5S er en standard 5S er værktøjet til at lære at holde en standard Den nye medarbejder skal følge gældende opmærkninger Overholdelse af 5S er en forudsætning for ansættelsen Er der behov for træning, kan den nyansatte deltage i en 5S kaizenevent 4S Standard 5S Selvdisciplin 3S Skrub og skur 1S Sortér og smid ud 2S Skab orden og system 33

34 5S instruktion for arbejdspladsen Medarbejderen instrueres i arbejdspladsen forhold for 5S Formålet med 5S forklares Lederen gennemgår strukturen og den anvendte systematik Opmærkninger forklares 5S overholdelse er en forudsætning for ansættelsesforholdet Evalueringen for 5S gennemgås Evalueringen gennemføres dagligt i dage I perioden dag skal 5S bestås Evalueringen gentages ugentlig i uger I perioden uge skal 5S bestås igen 34

35 5S - Evalueringsskema - M Evalueringsskemaet for 5S og kvalitetsregistrering tilpasses den nyansattes arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 35

36 Summering af evalueringerne Hvis målet for evalueringen er nået, tæller den som +1 Hvis maksimum på 7 er opnået, forbliver værdien 7 Hvis målet for evalueringen ikke er nået, tæller den som -1 Optællingen starter med værdien 0 (nul) Ud for dagen lægges værdien for dagen til den foregående sum Til højre er vist et eksempel Fratræder Trænes Opfyldt nr Note Godkendt = +1 2 Afvist = træning og 3 Afvist = -1 undervisning 4 Godkendt = +1 5 Godkendt = +1 6 Godkendt = træning og 7 Afvist = -1 undervisning 8 Godkendt = +1 9 Godkendt = Godkendt = Godkendt = Godkendt = Godkendt =

37 5S - Evaluering resultat - M Medarbejderen skal udvikle sig til selvdisciplin Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper medarbejderen, og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest muligt 37

38 Evalueringsskemaer Skemaerne kan samles som for og bagside Lederen registrerer evalueringen elektronisk som sikkerhed Skemaerne er lamineret og genanvendes Forside Bagside 38

39 Uddannelse og træning i 5S Ved første afvigelse 1. 5S introduktion for arbejdspladsen gentages 2. Undervisning i 5S Ved anden afvigelse 1. 5S introduktion for arbejdspladsen gentages 2. Undervisning i 5S 3. Træning ved udførelse af Tal spillet Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når medarbejderen op i et grønt felt er dette forløb afsluttet Den nyansatte skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 39

40 Undervisning i 5S Lederen gennemgår præsentationen med den nyansatte: 40

41 Træning ved Talspil Lederen gennemfører talspillet med den nyansatte: 41

42 Diplom til ny medarbejder Der udstedes et 5S diplom, når begge evalueringer er bestået: 42

43 Teknisk fejl på maskine Teknisk fejl på maskine Svære opgaver Defekte varer Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leveres til celle Leanrejsen - Synlige afvigelser med reaktion Dette læringstrin indledes når træningen for 5S er godt i gang Ved evaluering af 5S vurderes registreringer for kvalitet Der følges i dette trin op på alle afvigelser Start evalueringen når daglige 5S evaluering er godkendt Opfølgning på maskine - 15 min Produktionslinje: År: Uge: Dato: Skala: af 4 1 af 3 3 af Produktionskort stk Produktionskort stk Produktionskort stk Beskrivelsen af varen rev. Beskrivelsen af varen rev. Beskrivelsen af varen rev Vare nr Vare nr Vare nr Samling af komponenter Samling af komponenter Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time igangsat planlag levering Lead Time igangsat planlag levering Lead Time dage 4 dage 4 dage af Produktionskort Beskrivelsen 8.500af varen stk rev Levering i denne uge Vare nr Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time af 2 1 af Produktionskort stk Produktionskort stk af 3 Beskrivelsen af varen rev. Beskrivelsen af varen rev Produktionskort stk Vare nr Vare nr Beskrivelsen af varen rev. Samling af komponenter Samling af komponenter Vare nr igangsat planlag levering Lead Time igangsat planlag levering Lead Time Samling af komponenter dage dage igangsat planlag levering Lead Time dage Levering i næste uge af af Produktionskort 500 stk Produktionskort 20 stk Beskrivelsen af varen rev Beskrivelsen af varen rev Vare nr Vare nr Samling af komponenter Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time igangsat planlag levering Lead Time dage dage Fra Kl. 16:00 16:15 16:30 16:45 17:00 17:15 17:30 17:45 18:00 18:15 18:30 18:45 19:00 19:15 19:30 19:45 20:00 20:15 20:30 20:45 21:00 21:15 21:30 21:45 22:00 22:15 22:30 22:45 Til Kl. 16:15 16:30 16:45 17:00 17:15 17:30 17:45 18:00 18:15 18:30 18:45 19:00 19:15 19:30 19:45 20:00 20:15 20:30 20:45 21:00 21:15 21:30 21:45 22:00 22:15 22:30 22:45 23:00 Mål Antal 1 <- se Bemærkninger ved afvigelser Varer til bestilling Kanban tavle - Afd. Fremstilling Dagsrapport For sent leveret Levering om mere end 2 uger 3 af 4 Produktionskort 500 stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 43

44 duktion til afvigelsesregistrering 44

45 duktion til registrering af afvigelser Leder gennemgår introduktion Leder viser eksempler på virksomhedens opfølgning Lederen præciserer kravet til medarbejderen 45

46 Afv.reg. - Evalueringsskema - M Evalueringsskemaet for afvigelsesregistrering tilpasses den nyansattes arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 46

47 Afv.reg. - Evaluering resultat - M Medarbejderen skal altid gøre problemer synlige Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper medarbejderen og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 47

48 Uddannelse og træning i afv.reg. Ved første afvigelse 1. Træning i timeopfølgningen for arbejdspladsen 2. Træning i registrering af afvigelser Ved anden afvigelse 1. Træning i timeopfølgningen gentages 2. Træning i registrering af afvigelser gentages 3. Undervisningen i "duktion til afvigelsesregistrering" gentages Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når medarbejderen op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet Den nyansatte skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 48

49 Anbefaling Virksomheden udarbejder relevant materiale til uddannelse og træningen af: Timeopfølgning Afvigelsesregistrering Materialet kan være med eksempler på afvigende sager eller emner Materialet kan være knyttet til vejledningen for en trænet medarbejder (Et-punkt instruktion) 49

50 Diplom til ny medarbejder Der udstedes et Afv-reg. diplom, når begge evalueringer er bestået: 50

51 Arbejdsstandard for processerne Medarbejderen er blevet trænet i opgaverne Afvigelser skal også omfatte afvigelser fra arbejdsstandarden Medarbejderen skal følge arbejdsstandarden Start evalueringen, når den daglige evaluering af registreringer af afvigelser er godkendt 51

52 Arbejdsstandard og procesejer Medarbejderne finder den bedste metode Lederen gør denne metode til sin standard for arbejdet Virksomheden ejer processerne Standarden viser sekvensen for delopgaverne Tiden for delopgaverne Hvor delopgaverne skal udføres 52

53 Visualisering støtter en standard Billeder og figurer siger mere end mange ord Gør instruktioner visuelle: Lav en opmærkning for alt, hvad der skal bruges Opmærkningen skal passe med den måde, tingene bruges på Lav en figur for tingene, hvor de skal placeres Lav figurer eller billeder af væsentlige procestrin Lav billeder af gode og dårlige emner og varer Anvend en kort visuel instruktion til trænede medarbejdere med kritiske trin vist 53

54 duktion til standardarbejde 1 af 2 54

55 duktion til standardarbejde 2 af 2 55

56 duktion til arbejdsstandarder Leder gennemgår introduktion Leder viser eksempler på virksomhedens arbejdsstandarder Lederen præciserer kravet til medarbejderen 56

57 Standardarbejde Evalueringsskema - M Evalueringsskemaet for Standardarbejde tilpasses den nyansattes arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 57

58 Standardarbejde Evaluering resultat - M Medarbejderen skal altid følge standarden for arbejdet Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper medarbejderen, og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 58

59 Uddannelse og træning i arb.standard Ved første afvigelse 1. Gennemgang af standardarbejde for arbejdspladsen 2. Træning i metoder for opgaven Ved anden afvigelse 1. Gennemgang af standardarbejde for arbejdspladsen 2. Træning i metoder for opgaven 3. Undervisningen i "duktion til standardarbejde" gentages Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når medarbejderen op i et grønt felt er dette forløb afsluttet Den nyansatte skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 59

60 Diplom til ny medarbejder Et diplom for Std.Arb. udstedes, når begge evalueringer er bestået: 60

61 Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Problemløsning Medarbejderen er blevet trænet i problemløsning Medarbejderen får et simpelt problem at løse Medarbejderen skal følge den videnskabelige metode Start evalueringen, når den daglige evaluering af standardarbejde er godkendt Skaf information A3 Når et problem opstår - start med at gå til genba Undersøg det der sker i virkeligheden Få det gjort Kaizenevent Løs årsagen og etablér nye standarder samt overvågning Hold kunden skadesløs med midlertidige korrektioner Lille Problem Stor Find årsagen til problemet 61

62 Find årsagen, og fjern den Medarbejderne finder årsagen til problemet Lederen træner med medarbejderen Lederen sikrer sig, at fakta er undersøgt Opstil en hypotese for verifikation Implementér løsningen Verificér, at problemet er løst Den nyansatte løser mindst et problem hver anden uge 62

63 Del viden om løsningen Lederen sikrer, at viden om den anvendte metode deles Lederen sikrer, at viden om løsningen deles Lederen inddrager medarbejderen i processen for videndeling 63

64 Undervisning i problemløsning

65 Undervisning i problemløsning

66 Problemløsning Evalueringsskema - M Evalueringsskemaet for problemløsning tilpasses den nyansattes arbejdsforhold Vurderingerne udføres ugentligt Der er et fælles mål for, at vurderingen godkendes Der udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema, som summerer resultaterne 66

67 Problemløsning Evaluering resultat - M Medarbejderen løser problemer på en videnskabelig måde Det er opnået i de grønne felter Ved et fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange Ved fald til et violet felt dumper medarbejderen, og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 67

68 Uddannelse og træning i PL Ved første afvigelse 1. Undervisning i "Problemløsning i praktisk " 2. Leder gennemgår systemet 3. Medarbejderen får træning og vejledning af lederen Ved anden afvigelse 1. "Undervisning i problemløsning" 2. Leder gennemgår systemet 3. Medarbejderen får træning og vejledning af lederen Ved flere afvigelser gøres ikke noget Når medarbejderen op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet 68

69 Problemløsning i praksis

70 Problemløsning i praksis

71 Diplom til ny medarbejder Et diplom for PL udstedes, når evalueringen er bestået: 71

72 Leders tjekliste - Verifikation Overblik over evaluering efter introduktion Overblik over forløb - dato for udførte opgaver Viser udført træning Viser godkendte evalueringer Fastholder fokus under hele medarbejderens leanrejse 72

73 Chefen er forberedt Master skemaer er klar Chefen har en plan duktion af ny leder 73

74 Chef - Før tjekliste Mange forberedende opgaver udføres af andre i organisationen Chefen skal sikre, at de forberedende opgaverne er udført Chefen eller HR er kontaktpunktet indtil lederen tiltræder 74

75 Forberedelse til ankomst Program for lederens første arbejdsdag Chefen modtager lederen og gennemgår dagens program Chefen udleverer introduktionsmaterialet til lederen Præsentation af lederens ansvarsområde og dens medarbejdere Fremvisning af lederens arbejdsplads duktion til vejleder (kollega som er behjælpelig) 75

76 Forberedelse til første uge Generel introduktion til tavler, systemer og praktiske forhold Systemer præsenteres og eventuel træning aftales Praktiske forhold præsenteres før, lederen har brug for dem Den generelle introduktion er gennemført i løbet af en uge 76

77 Forberedelse af opgaver Uddannelse og træning af den nye leder skal være planlagt Lederen overtager opgaverne med opfølgning efter træningen Planlæg uddannelse og træning, så den nye leder lærer at læse status på tavlerne de nødvendige administrative rutiner til arbejdsopgaverne at læse en standard for arbejdsopgaven at udføre sit eget standardarbejde 77

78 Leanrejsen for nyansat leder Jobtræning kobles med træning i anvendte systemer Den adrætte, innovative og produktive virksomhed Adfærden udvikles og trænes systematisk Leder Copy rights by DI Strategi nedbrydning Moderne ledelse 78

79 Lederens leanrejse Kundeværdi introduceres i den første uge af chefen Leanrejsens første læringstrin til stabiliseringen vises og trænes: Læringstrin 3-1: Lederen lærer at lede og styre processerne Tavlestrukturen trænes af chefen Lederen trænes i at afholde tavlemødet Lederen trænes i sit standardarbejde Leanrejsens læringstrin til konverteringen vises og trænes: Læringstrin 2-3: 5S er en standard, som skal overholdes Læringstrin 2-4: Gør afvigelser synlige og reagér på dem Læringstrin 2-5: Virksomheden ejer processerne, og standarderne skal følges duktionen afsluttes med træning i problemløsning 79

80 Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Leanrejsen - LSA og Tavlemøder Arbejdet med læringstrin 3-1 indledes i den anden uge Chefen holder tavlemødet i afdelingen, lederen er observatør Chefen udfører LSA for lederen, der er deltager Opgaverne overføres efterhånden til lederen + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral Audit KKP Rettidig Lager SA-tid Moral Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Tavlestd. Mangler Kunder Mangler Manko Mangler Lead time Mangler ØKO Mangler Rettidighed Mangler Tavlestd. Mangler Tidsplan - tavlemøder Audit afvigelse Mangler Brutto Problem liste Løbende forbedringer A3 Leank. Mangler Audit Medarbejder Audit Leder Audit Chef 80

81 duktion til LSA og tavlemøder Lederen skal lære formen og strukturen for tavlemøder - deltager som observatør Lederen skal lære sit standardarbejde - deltager ved forberedelsen af tavlemødet - deltager ved udførelsen af sit kommende standardarbejde Lederen skal lære at eje processerne - spørger ind til problemer og deres årsag - søger aldrig skyld hos nogen - søger altid efter dårlige processer Når rollen er forstået, udfører lederen sine opgaver overvåget Når lederen er rutineret, ophører overvågningen - chefen vurderer, om lederen er rutineret 81

82 duktion til LSA og tavler - 1 af 2 82

83 duktion til LSA og tavler - 2 af 2 83

84 LSA - Evalueringsskema - L Evalueringsskemaet for LSA tilpasses lederens arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 84

85 LSA - Evaluering resultat - L Lederen kan udføre sit standardarbejde og kan lede afholdelse af et tavlemøde Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper lederen og opsiges snarest mulig 85

86 Uddannelse og træning i LSA Ved første afvigelse 1. Undervisning i "duktion til tavler og LSA" 2. Tilbagemelding efter tavlemødet Ved anden afvigelse 1. Undervisning i "duktion til tavler og LSA" gentages 2. Træning i lederens LSA gentages (hvis nødvendig) 3. Træning i tavlemødet gentages med tilbagemelding (hvis nødvendig) Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når lederen op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet Den ny leder skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 86

87 Evaluering af tavlemødet Anden gang der trænes i afholdelse af tavlemøder, gives en tilbagemelding Dette skema anvendes ved tilbagemeldingen Der kan med fordel være flere observatører, som giver hver deres bidrag til tilbagemeldingen Observatørerne noterer deres observationer og vurderinger Mødeleder får sedlen, og observatøren kan eventuelt kommentere observationerne 87

88 Diplom til ny leder Der udstedes et LSA diplom, når begge evalueringer er bestået: 88

89 5S er en standard 5S er værktøjet til at lære at holde en standard Den nye leder skal følge op på, at standarden overholdes Lederen spørger ind til, hvad der forhindrer overholdelse Lederen fjerner forhindringerne Fastholdelse af 5S er en forudsætning for ansættelsen Chefen evaluerer lederen 4S Standard 5S Selvdisciplin 3S Skrub og skur 1S Sortér og smid ud 2S Skab orden og system 89

90 5S instruktion for arbejdspladsen Lederen instrueres i områdets forhold for 5S Formålet med 5S forklares Chefen gennemgår strukturen og den anvendte systematik Opmærkninger forklares 5S overholdelse er en forudsætning for ansættelsesforholdet Evalueringen for 5S gennemgås Evalueringen gennemføres dagligt i dage I denne perioden dag skal 5S bestås Evalueringen gentages ugentlig i uger I denne perioden uge skal 5S bestås igen 90

91 5S - Evalueringsskema - L Evalueringsskemaet for 5S og kvalitetsregistrering tilpasses den ny leders afdeling Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema, som summerer resultaterne 91

92 5S - Evaluering resultat - L Lederen skal udvikle sig til selvdisciplin Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper lederen, og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 92

93 Evalueringsskemaer Skemaerne kan samles som for og bagside Chefen registrerer evalueringen elektronisk som sikkerhed Skemaerne er lamineret og genanvendes Forside Bagside 93

94 Uddannelse og træning i 5S Ved første afvigelse 1. 5S introduktion for arbejdspladserne gentages 2. Undervisning i 5S Ved anden afvigelse 1. 5S introduktion for arbejdspladserne gentages 2. Undervisning i 5S 3. Træning ved udførelse af Tal spillet Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når lederen op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet Den ny leder skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 94

95 Undervisning i 5S Chefen gennemgår præsentationen med den ny leder: 95

96 Træning ved Talspil Chefen gennemfører talspillet med den ny leder: 96

97 Diplom til ny leder Der udstedes et 5S diplom, når begge evalueringer er bestået: 97

98 Teknisk fejl på maskine Teknisk fejl på maskine Svære opgaver Defekte varer 3 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 1 af 2 20 stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 2 dage 1 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 1 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 1 af 2 20 stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 2 dage 3 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 3 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 1 af 2 20 stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 2 dage 4 dage 1 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage 3 af stk Beskrivelsen af varen rev. Vare nr Leveres til celle Samling af komponenter igangsat planlag levering Lead Time 4 dage Leanrejsen - Synlige afvigelser med reaktion Dette læringstrin indledes, når træningen for 5S er godt i gang Hvis der anvendes kanban, trænes lederen i denne styreform - lederen skal kunne se afvigelser og finde årsagen til dem Der følges i dette trin op på alle afvigelser (løbende opfølgning) Start evalueringen, når daglig 5S evaluering er godkendt Opfølgning på maskine - 15 min Dagsrapport Produktionslinje: År: Kanban Uge: tavle - Afd. Fremstilling Dato: Skala: Varer til bestilling For sent leveret Produktionskort Produktionskort Produktionskort Produktionskort Produktionskort Produktionskort Produktionskort Levering i næste uge Produktionskort Produktionskort Fra Kl. 16:00 16:15 16:30 16:45 17:00 17:15 17:30 17:45 18:00 18:15 18:30 18:45 19:00 19:15 19:30 19:45 20:00 20:15 20:30 20:45 21:00 21:15 21:30 21:45 22:00 22:15 22:30 22:45 Til Kl. 16:15 16:30 16:45 17:00 17:15 17:30 17:45 18:00 18:15 18:30 18:45 19:00 19:15 19:30 19:45 20:00 20:15 20:30 20:45 21:00 21:15 21:30 21:45 22:00 22:15 22:30 22:45 23:00 Mål Antal 1 <- se Bemærkninger ved afvigelser Levering i denne uge Levering om mere end 2 uger Produktionskort 98

99 duktion til afvigelsesregistrering 99

100 duktion til afvigelsesregistrering Chefen gennemgår introduktion Chefen viser eksempler på virksomhedens opfølgning Chefen præciserer kravene til lederens og medarbejdernes adfærd 100

101 Afv.reg. - Evalueringsskema - L Evalueringsskemaet for afvigelsesregistrering tilpasses afdelingens arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 101

102 Afv.reg. - Evaluering resultat - L Lederen skal sikre, at medarbejderen skal altid gør problemer synlige Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper lederen og opsiges snarest mulig 102

103 Uddannelse og træning i afv.reg. Ved første afvigelse 1. Træning i opfølgning på timeopfølgningen for afdelingen 2. Træning i opfølgning på registrering af afvigelser Ved anden afvigelse 1. Træning i opfølgning på timeopfølgningen gentages 2. Træning i opfølgning på registrering af afvigelser gentages 3. Undervisningen i "duktion til afvigelsesregistrering" gentages Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når lederen op i et grønt felt er dette forløb afsluttet Den ny leder skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 103

104 Diplom til ny leder Der udstedes et Afv-reg. diplom, når begge evalueringer er bestået: 104

105 Arbejdsstandard for processerne Lederen er blevet trænet i opgaverne Lederen skal følge arbejdsstandarden Start evalueringen når den daglige evaluering af registreringer af afvigelser er godkendt 105

106 Arbejdsstandard og procesejer Medarbejderne finder den bedste metode Lederen gør denne metode til sin standard for arbejdet Virksomheden ejer processerne Standarden viser sekvensen for delopgaverne Tiden for delopgaverne Hvor delopgaverne skal udføres 106

107 duktion til standardarbejde 1 af 2 107

108 duktion til standardarbejde 2 af 2 108

109 duktion til arbejdsstandarder Chefen gennemgår introduktion med ny leder Chefen viser ny leder eksempler på virksomhedens arbejdsstandarder Chefen præciserer kravet til lederen 109

110 Standardarbejde Evalueringsskema - L Evalueringsskemaet for Standardarbejde tilpasses afdelingens arbejdsforhold Vurderingerne udføres først dagligt og efterfølgende ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes For hver frekvens udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema som summerer resultaterne 110

111 Standardarbejde Evaluering resultat - L Lederen sikrer, at den aftalte standard for arbejdet følges Det er opnået i de grønne felter Ved fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange for hver frekvens Ved fald til et violet felt dumper medarbejderen og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 111

112 Uddannelse og træning i arb. standard Ved første afvigelse 1. Træning i opfølgning på standardarbejde 2. Træning i opfølgning for opgavernes metoder Ved anden afvigelse 1. Træning i opfølgning på standardarbejde 2. Træning i opfølgning for opgavernes metoder 3. Undervisningen i "duktion til standardarbejde" gentages Ved flere afvigelser i samme forløb gøres ikke noget Når lederen når op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet Den ny leder skal bestå begge forløb (daglig og ugentlig) 112

113 Diplom til ny leder Et diplom for Std. arb. udstedes, når begge evalueringer er bestået: 113

114 Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Problemløsning Lederen er blevet trænet i problemløsning Lederen får et simpelt problem at løse Lederen skal følge den videnskabelige metode Start evalueringen, når den daglige evaluering af standardarbejde er godkendt Skaf information A3 Når et problem opstår - start med at gå til genba Undersøg det der sker i virkeligheden Få det gjort Kaizenevent Løs årsagen og etablér nye standarder samt overvågning Hold kunden skadesløs med midlertidige korrektioner Lille Problem Stor Find årsagen til problemet 114

115 Find årsagen og fjern den Lederne finder årsagen til problemet Chefen træner med lederen Chefen sikrer sig, at fakta er undersøgt Opstil en hypotese for verifikation Implementér løsningen Verificer, at problemet er løst Den ny leder løser mindst et problem hver anden uge 115

116 Del viden om løsningen Lederen sikre at viden om den anvendte metode deles Lederen sikre at viden om løsningen deles Lederen inddrager Lederen i processen for videndeling 116

117 Undervisning i problemløsning

118 Undervisning i problemløsning

119 Problemløsning Evalueringsskema - L Evalueringsskemaet for problemløsning tilpasses den nye leders arbejdsforhold Vurderingerne udføres ugentligt Der er et fælles mål for at vurderingen godkendes Der udføres mindst 10 vurderinger Resultatet af vurderingen overføres til et skema, som summerer resultaterne 119

120 Problemløsning Evaluering resultat - L Lederen løser problemer på en videnskabelig måde Det er opnået i de grønne felter Ved et fald til et orange felt iværksættes uddannelse og træning Uddannelse og træning udføres højst to gange Ved fald til et violet felt dumper lederen, og ansættelsesforholdt bringes til ophør snarest mulig 120

121 Uddannelse og træning i PL Ved første afvigelse 1. Undervisning i "Praktisk problemløsning" 2. Chefen gennemgår systemet 3. Lederen får træning og vejledning af chefen Ved anden afvigelse 1. Undervisning i problemløsning 2. Chefen gennemgår systemet 3. Lederen får træning og vejledning af chefen Ved flere afvigelser gøres ikke noget Når lederen op i et grønt felt, er dette forløb afsluttet 121

122 Problemløsning i praksis

123 Problemløsning i praksis

124 Diplom til ny Leder Et diplom for PL udstedes, når evalueringen er bestået: 124

125 LUT - Lederuddannelse og træning LUT er et værktøj til træning af lederen i at træne elever i løsning af et problem med ikke kendt årsag Træningen gennemføres ved at afholde en LUT kaizenevent Chefen er kaizenspecialist i LUT Der skal mindst være to deltagere og chefen Øvelserne kræver: Træner Elev Observatør 125

126 Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - LUT kaizenevent LUT kaizeneventen kan afholdes når: Initialer LUT evaluering Navn LUT - LUT evaluering Afdeling lederen kan følge den videnskabelige metode lederen kan løse problemer med ukendt årsag Lederen skal trænes som træner i at løse problemer med ikke kendt årsag LUT kaizeneventen indeholder opfølgning på, at lederen træner Lederen måles på kvantiteten af sin indsats Skaf information Få det gjort Opret for et personligt skema for Løbende forbedringer ved sparring. I dette skema anføres de opgaver, der gives sparring for. Deltagerne sender hver onsdag en opdatering til kaizenlederen med status. Status indeholder: - Jeres opdaterede skema for Løbende forbedringer for dem, I giver sparring for. - Jeres afsluttede Kaizenrapporter for dem, I giver sparring for. I kan give sparring til flere på samme tid. Kaizenlederen forholder sig ikke til løsningerne eller resultatet af løsningerne. Uge Uge Lille Problem A3 Kaizenevent Stor Ugen hvor kaizeneventen er afholdt Senest i nr. 14 skal være opnået 20 point. Nr. Skema Antal udførte modtaget Opgave Verifikation Kaizenrapport Bemærkninger Point i alt 126

127 Evaluering af den nye leder Chefen evaluerer den nye leder ved at vurdere: elevernes indsats med at løse problemer med træning fra den nye leder elevernes kaizenrapporter den nye leders træning af eleven Kvantiteten vurderes ud fra opfølgningsskemaet til LUT Kvaliteten vurderes af chefen ved at: observere træningen vurdere elevernes kaizenrapporter Chefen beslutter, om den nye leder er egnet til at træne elever Chefen registrerer sin beslutning i sin tjekliste for den nye leder 127

128 Evaluering af den nye leder Chefen beslutter, om den ny leder er egnet til at træne en elev i løsning af et problem med ikke kendt årsag Chefen registrerer sin beslutning i sin tjekliste for den nye leder Hvis den nye leder godkendes, udsteder chefen et diplom for LUT Hvis evalueringen afvises, fratræder den ny leder snarest muligt 128

129 Chefs tjekliste - Verifikation Overblik over evaluering efter introduktion Overblik over forløb - dato for udførte opgaver Viser udført træning Viser godkendte evalueringer Fastholder fokus under hele lederens leanrejse 129