Opsamling på høringssvar i forbindelse med afrapporteringen af projekt SAO.

Transkript

1 Sagsnr P Cpr. Nr. Dato Navn Sagsbehandler Lotte Riberholt Andersen Opsamling på høringssvar i forbindelse med afrapporteringen af projekt SAO. Økonomiudvalget sendte d. 13. juni afslutningsrapporten fra Projekt SAO i høring i organisationen. Høringen foregik i perioden 14. juni 12. august. I alt er indkommet 39 høringssvar. Nedenfor er sket en opsummering fra hvert høringssvar ift. blandt andet scenarium. Opsummerende om høringssvarene kan siges: Især scenarie 2 bæredygtighedslen foretrækkes. Knapt 40 % nævner scenarium to som det foretrukne scenarium. Herefter næves scenarium 3 Stram op - dog i væsentligere mindre udstrækning. Herudover kan spores en bekymring for, om grundlaget herunder spørgeskemaundersøgelsen har givet et tilstrækkeligt datagrundlag for estimering af potentiale. Der er også i materialet overvejelser om, hvor vigtig den administrative medarbejder er for opgaveløsningen både kerneopgaven og den administrative opgave. Der er overvejelser om, at der ikke må ske opgaveglidninger men også skal skabes reel mulighed for effektivisering. Der er høringssvar, som forholder sig til, hvorvidt vi kan blive ved med at effektivisere på det administrative område uden at det går ud over kerneopgaven. Der er mere historiske tilbageblik, som beskriver, hvordan man i tidligere tider har løftet opgaver ud på virksomheder uden at der er fulgt ressourcer med. Der er forslag om måder at effektivisere på. De vil blive taget ind i projektet til videre overvejelse. Der er også en del tilkendegivelser i materialet om, at det er rigtigt at se på effektiviseringer i den administrative opgaveløsning. I siderne herunder er der givet en ultra-kort beskrivelse af, hvad det enkelte høringssvar indeholder. Det er tænkt som en form for vejviser så kan læseren dykke ned i netop det høringssvar, som forekommer relevant. Det er således et udvalg af synspunkter fra hvert enkelt høringssvar, som er beskrevet i tabellen. Høringssvar fra Organisering Andet 1. MED-Hovedudvalg Midlerne skal findes vi skal effektive og smartere i opg.løsning Nødvendig kompetenceudvikling Evaluering ift. målopfyldelse 2. Virksomhedspanelet 2 bæredygtighedslen 3. OmrådeMED for Center for Handicap og Psykiatri 2 bæredygtighedslen Ændring i arbejdsopgaver i sam.arbejde med decentrale enheder Ønsker mulighed for at skabe nye bæredygtige samarbejder hvor virksomheder samler deres administration for at blive bæredygtige Fremhæver betydning af at administrative opgaver er så tæt som muligt på egen drift. Der kan spares tid på centrale løsninger ift. specialiserede og enkeltstående opgaver. Side 1 af 8

2 4. Område-MED for skolerne 5. OmrådeMED for -CBU bæredygtighedslen 6. OmrådeMED på dagtilbudsområdet 7. Dagplejens MEDudvalg 8. Socialpædagogisk Center, MED-udvalg 9. HjerneskadeCentret MED-Udvalg 10. Solgaven, MED- Udvalget 2 bæredygtigheds len kan man stå inde for. Men foretrækker 3. Anerkender betydning af faglige fællesskaber på tværs af centrene. Bekymring om, at effektivisering kan påvirke kerneydelsen negativt. Udtrykker bekymring for yderligere effektivisering i forlængelse af omorganisering af skolevæsenet, som også har betydet en effektivisering af de administrative opgaver Enig i behov for at tænkte og handle mere tværgående Enig i et stærkt fokus på videns- og erfaringsopsamling. Udtrykker bekymring ift. kvaliteten af opgørelserne grundet det korte tidsramme Har for 3 år siden gennemført besparelser på ledelse og administrative medarbejder. Peger på, at effektiviseringer i SAO projektet vil betyde, at daginstitutionerne ikke selv har samme muligheder for at foretage effektiviseringer. Det kan betyde at effektivseringerne i 2017, 18 og 19 kan det blive nødvendigt at gennemføre egentlige reduktioner som vil få konsekvenser for kerneopgaven. Svært at gennemskue om data er valide ift. effektiviseringen. Pas på opgaveglidninger i forb. med implementering. Forhold vægtet højt i analysen ikke giver et realistisk billede af administrationen i Dagplejen. Eks. at løse flere opgaver på én gang. Væsentligt for dagplejen med et fysisk arbejdsfællesskab også med administrationen. Vurderer, at det er svært at effektivisere SAO og 1% effektivisering uden at det går ud over kerneopgaven. Ønsker ikke effektiviseringerne gennemført som gennemsnits betragtninger men hvor effektiviseringspotentialet ligger. Tidsfrist for besvarelser ift. spørgeskema var kort. Tidsregistrering kunne give mere retvisende data. Har administrativ medarbejder, der også varetager receptionist funktion Ikke alle medarbejdere har bærbare pc og kun ledere har smartphones. Derfor et problem med app-indberetning af fravær. Ser positivt på, at der arbejdes med at effektivisere Der sætte spørgsmålstegn ved om effektiviseringspotentialerne kan realiseres. Opgaverne håndteres mest ansvarligt tæt på, hvor det foregår. Kendskab til opgaven 2

3 betyder at fejl opdages hurtigt. Faglige fællesskaber en god ide. At centralisere opgaver må ikke betyde ansvarsforskydelse og gå ud over nærhedsprincippet. 11. Dagtilbudsområde VESTs 12 Dagtilbudsområde Nords Virksomheds MED. 13. Dagtilbusområde SYDs 14. Dagtilbudsområde SYD, 15. Ungdomsskolen, Virksomheds-MED Uafprøvet mulighed for en yderligere effektivisering og professionalisering vil kunne findes ved, at de administrative medarbejder i de 5 områder løser udvalgte opgaver på tværs. Støtter op om ensretning af opgaveløsning for hele NK men med den nødvendig variation centrene imellem. Der kan stilles tvivl om undersøgelsens validitet. Peger på, at man med rette bør se på hvor mange ressourcer, der anvendes til det administrative. Skal der effektiviseres, så er det de enkelte virksomheder som kan bestemme hvor og hvordan der skal effektiviseres. Ekstra kontrol for de daglige ledere, hvis medarbejdere selv skal indberette fravær. Tid fra kerneopgaven. Der stilles spørgsmål ved den forventede besparelse frygter, at det går udover kerneopgaven Der er tidligere sket opgaveglidning. Det betyder, at der laves store mængder personaleadministration, som man ikke tidligere sad med. Yderligere besparelser på administration betyder enten hente timer fra pædagoger eller at lederne skal varetage opgaverne. Stor usikkerhed i undersøgelserne, der blev lavet. Hvor valid en baggrund har man? Vanskeligt at gennemføre effektiviseringer i årene frem uden konsekvenser for kerneopgaven Hvis man fjerner det nære kendskab til opgaven på det personaleadministrative område, så vil der kunne ske store fejl. Ønsker løsninger, som skaber effektiviseringer og som sætter arbejdet med kerneopgaven i centrum. Der stilles spørgsmålstegn ved de tidsestimater, der er givet 3- Stram op. Gør opmærksom på fejl i vurdering af størrelsen på ungdomsskolen. Der peges på scenarie 3, fordi man har et skretariat, som levere et effektivt arbejde blandt andet fordi de sidder i nærmiljøet. Scenarie 3 ligger tæt op af Næstved 3

4 16. VISP, Virksomheds- MED 17. Rønnebæksholm, 18. Grønnegades Kaserne, Kulturcenter Kommunes værdier og hidtidige praksis omkring selvforvaltning. Positivt indstillet ift. at effektivisere administrative opgaver Indkøb sker oervejende vis undervisningskonsulenterne, da der ligger faglig vurdering til grund for hvert indkøb. God ide at ensarte brugeradministration Kørsels- og fraværsapp kan være en god ide 3- Stram-op. Vurdering af, at en centraliering af de adm. og regnskabsmæssige funktiner vil give en merudgift, da der fortsat skal være personale ansat på Rønnebæksholm til at tage sig af bla. Gæster. Ønsker fortsat de administrative opgaver varetaget decentralt med støtte centralt fra. Stor procentdel f de administrative processer er finansieret via eksterne midler fra virksomheder og foreninger, der køber en ydelse med forventning om at Rønnebæksholm, varertager denne. 2 fornuftigt valg. Ville have foretrukket 3- Stram op. 19. Næstved Madservice 2 - GKK vil have glæde af centralisering af de fleste opgaver knytte til løn- og personaleadministration. Dog bekymret for fejl ved indberetning. Niveau og fordeling af opgave ifm. Indkøb, bogføring-fakturering finder GKK bæredygtigt. Den fysisk nærhed vigtig. Anbefaler dialog med den enkelte virksomhed om, hvike opgaver det giver mening at centralisere Besparelsen skal differentieres, så besparelsen hentes, hvor der er størst potentiale. 20. Sundhedscentrets MED-Udvalg 21. Næstved Bibliotek og Borgerservice 22. Tandplejens MEDudvalg 2 - er et fornuftigt valg om end man hellere ville have haft scenarie 3 realiseret. Besparelsen skal differentieres hentes, hvor potentialet er størst. Mange af de foreslåede anbe-falinger er allerede gennemført på Sundhedscentret. Yder-ligere besparelser på Sundhedscentret vil skulle tages fra Sundhedscentrets kerneydelser. Ønsker løsninger, der ikke påfører den enkelte virksomhed ekstra opgaver i stedet for at hjælpe os med at effektivisere. Eksempelvis ved at centralisere bogføringsopga-ven vil der skulle bruges mere tid på kontrolopgaven decentralt, fordi nærheden til opgaven svækkes. I en specialistvirksomhed som Tandplejen kan de fleste administrative opgaver kun løses af personale med specialist kendskab. 4

5 23. Musikskolens MEDudvalg 24. Center for Socialpsykiatri MED- Udvalget 25. Lille Næstved Skole, Skolebestyrelsen. Tandplejen har gennem de senere år arbejdet med standardiserede procedure. 3 Stram op. Musikskolen stiller sig kritisk i forhold til, at den bliver betragtet som en lille og dermed ikke-bæredygtig enhed. Al erfaring viser, at hvis man centraliserer administrative funktioner, vil de decentrale virksomhed fortsat have brug for den pågældende faglighed. Disse opgaver lander derfor hos lederen uden øverste arbejdstid. Mener, at vi kan opnå bæredygtigheds effektiviseringsgevinster ved at indføre ensartethed i opgaveløsningerne Bekymrede for om undersøgelsens resultater er valide: - forskel i udfyldelse af skemaer - der er ikke taget højde for at administrative medarbejdere også betjener borgere, samarbejdspartnere udover det administrative I det fremadrettede: Fokus på åbenhed, samarbejde, dialog, bæredygtige løsninger med også plads til virksomheders forskelligheder. Fokus på inddragelse mhp. ejerskab til løsninger. SAO kan betyde, at virksom-heden fremover bliver udford-ret på ressourcer til det administrative område. bæredygtighedslen angives som mindst dårlig. De seks nye skoler skal friholdes for besparelser. Yderligere besparelser på skolerne administration vil belaste skolerne muligheder for at levere resultater, som skolestruktursag fordrer. Baseline usikker. Skolernes administrative personale løser opgaver, som er andet end administrativt. 26. Lille Næstved Skole, MED-Udvalget bæredygtighedslen angives som mindst dårlig Som ovenstående samt: At det ervigtigt at få lavet en nærmere redegørelse af skolesekretærens rolle i hverdagen samt konsekvenser af, hvad der sker, hvis normeringen reduceres. Der drives gæk med arbejdsmiljøet for de adm.ansatte på skolerne, da den ny adm. struktur knapt er iværksat. Obs på implementering af SAO initiativer oven i nyt økonomi- og lønsystem. Forandringsmæthed blandt medarbejdere grundet store reformer. 27. Fladsåskolen, Opfordrer til, at skoleområdet ikke reduceres 5

6 Skolebestyrelsen 28. Fladsåskolen, MEDudvalget 29. Team Hjælpemidler,MEDudvalg 30. CAM MED-Udvalget CKB Personalemøde med MED-Status 32, CDA Personale med MED-Status yderligere for indeværende grundet at det administrative område på skolerne netop er reorganiseret. Opfordrer til, at skoleområdet ikke reduceres yderligere for indeværende grundet at det administrative område på skolerne netop er reorganiseret. Ikke egentlige administrative medarbejdere ansat men de administrative opgave løses som elementer i arbejdsopgaverne. Bekymring over for implementering af len og besparelserne, som len afstedkommer. I arbejdet med besparelserne skal det sikres, at besparelserne hentes, vhor derer størst potentiale, og at der tages hensyn til de, der allered har implementeret de anbefalede procedurer. Svært at gennemskue konsekvenserne af SAO-projektet. Manglende information samt at der udestår en analyse af CAM Bekymring ift. om effektivi-sering-erne vil give de for-ventede besparelser fordi ressourcerne i forvejen er effektiviseret, at det arbejdsrelaterede sygefravær ikke ses at være faldet i kommunen Kvaliteten af opgavevare-tagelsen skal sikres. Det skal være muligt at konstatere en reel effektivisering uden kvalitetstab. Ved centraliseringer serviceniveau beskrives via KPI er/sla forventningsafstemning. Etisk håndtering af eventuelle personalemæssige konsekvenser er vigtig. Transparens omkring implementeringsforløbet og de økonomiske konsekvenser af SAO vigtig. For at nå hensigten med SAO skal følgende være sket: - Der skal beskrives nye arbejdsgange, retningslinjer og procedurer som sikrer, at besparelserne nås - Nye retningslinjer og procedurer må ikke medføre flytninger af opgaver/ansvar til andre medarbejdere/ledere - risiko for flere kontrolopgaver for nøglemedarbejdere eller ledere 33. CMN, MED-Udvalg AS-IS mangler beskrivelse af CMNS kontering på centerniveau. Bekymring for øget ressourceforbrug og træghed ved centralisering af de 6

7 administrative opgaver Der er en opfattelse af, at analysearbejdet har været forceret og tidshorisonten ift. svar kort. Risiko for fejl. De tekniske centre, der har samlet væsentlige dele af de administrative opgaver i Fællessekretariatet er på vej med ressourceoptimering. 34. CTE MED-udvalg Rejser spørgsmål om datakvalitet i spørgeskema. CTE indberetter allerede selv fravær. Bruger varemodtagelse og fakturering som styringsredskab og kvalitetssikringsværktøj. Hvis det flyttes afklaring af, hvem som er ansvarlig for fejl med økonomiske konsekvenser. 35. CPE MED-udvalg Svært at vurdere konsekvenserne ift. CPE, som får løst administrative opgave hos FSE Opgaveløsningen i FSE fungerer godt. 36. FSE MED-Udvalget 2 - bæredygtigheds 37. CID MED-Udvalg bæredygtigheds Vigtigt at processer og retningslinjer fastholdes overfor alle centre og virksomheder, så gevinstrealisering slår igennem Ift. spørgeskemaet korte frister. Kan betyde, at ikke alt er forstået ens. FSE byder ind på ønsket om at løse opgaver indenfor : - Indkøb til betaling - Brugeradministration - Løn- og ansættelsesopgaver CID arbejder ift. en række opgaver allerede efter bæredygtighedslen. Konkrete effektiviserings-forslag omkring: Brugerstyring og brugeradministration samt digitaliseringsforslag /implementeringsforslag i øvrigt. 38. COA Virksomheds- Med 39. CPH MED-udvalget. 2 bæredygtigheds Går indfor at samle opgaver og kompetencer i større enheder, så effektivitet og kvalitet øges. Ensartet måder at løse opgaver på vil gøre det lettere at vurdere om de nye processer følges. Der skal tages hensyn til både effektivisering og merarbejde i fordelingen af de 12 mio. kr. i potentiale. COA skal bruge ekstra arbejde/ressourcer ved udarbejdelse og implementering af nye processer. Går ind for konkrete effektiviseringsforslag frem for procentreduktioner på kerneopgaven. Generelt tilhænger af Én koncern Én måde. Erfaringer fra workshops viser, at vi bør være 7

8 opmærksomme på, at nogle opgaver ikke kan løses uden at der differentieres fra len. Der mangler konkretisering af organisering af bæredygtighedslen. Der skal sikres både effektiv drift og fortsat udvikling af sammenhængende opgaveløsninger. Arbejdsgange skal udvikles i strukturere med både centrale og decentrale aktører. SAO er en tilgang og metode, der skal anvendes på endnu flere tværgående administrative funktioner. 8