Forslag til effektivisering eller omlægning, budget

Transkript

1 Udvalg 1 - Tværgående Budgetområde Tværgående Center Tværgående Titel Lumia-smartphones i stedet for iphones Nr.: e Forslaget medfører ikke en besparelse på It-områdets ramme. Besparelsen vil med gennemførelsen af forslaget ske decentralt på alle enheders rammer. It, Tele og Innovation anbefaler i dag lederne i Helsingør Kommune at købe iphones eller Microsoft Lumia smartphones. Forslaget medfører, at der fremadrettet kun indkøbes Microsoft Lumia smartphones. Prisen på iphones er gennemsnitlig dobbelt så høje som prisen på en Microsoft Lumia smartphone. I 2015 blev købt 346 stk. iphones til en værdi af i alt 1,04 mio.kr. Havde man i stedet købt Lumia-modeller, ville udgiften have været ca kr. Dvs. på indkøbene i 2015 kunne man have sparet ca kr. Kommunen opnår på sigt en ensartet beholdning af telefoner med kun ét styresystem (windows10). Brugerne/lederne vil ikke have de samme valgmuligheder for indkøb af telefoner. Der vil være apps og programmer, der ikke kan anvendes på Lumia, idet markedsandelen endnu er så lille, at de fleste apps udvikles til iphones og Android. Det skal beregnes, hvor besparelsen skal hentes fra: Den ligger som nævnt ikke i it-budgettet, men decentralt i enhederne. BID kender ikke antallet af telefoner pr. center. BID foreslår derfor en fordelingsnøgle, hvor besparelsen fordeles forholdsmæssigt efter antal købte telefoner i de sidste tre år. Center / Besparelse: EPO / ØE / BID / TMK / JU / BUF / DS / SSI / SO / KUMIT / Total: Tværgående

2 Ialt

3 Udvalg 1 - Tværgående Budgetområde Center Tværgående Titel Centralisering af scanning af dokumenter Nr.: e Center for Borgerservice, IT og Digitalisering foreslår i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme, at man centraliserer scanning af alt indkommen post og dokumenter i øvrigt til administrationen i et scanningscenter på Prøvestenen. I dag scannes indkomne dokumenter til KMD-Sag for Center for Borgerservice, It og Digitalisering og Center for Job og Uddannelse af et scanningsteam i Ejendomsservice. Det er konstateret, at der i administrationen derudover scannes ca dokumenter årligt på centrenes multifunktionsmaskiner. Ved at centralisere scanningen yderligere anvendes mindre arbejdstid på scanningen, fordi det er hurtigere at scanne dokumenterne i en central scanning, og der kan spares nogle lønomkostninger, da timeprisen for en scanningsmedarbejder er mindre end timeprisen på en gennemsnitlig sagsbehandler. Center for Borgerservice, It og Digitalisering har estimeret en samlet varig besparelse på kr årligt, hvis alle scanningsopgaver centraliseres. Det foreslås dog, at man kun hjemtager kr af besparelsen i 2017, og analyserer potentialet yderligere frem mod budget I denne første fase vil scanningsteamet indscanne alt indkommen post fra Post Danmark til administrationen og fordele til diverse postkasser og fagsystemer. Samtidig iværksættes en målrettet indsats for at minimere mængderne af uvæsentlige reklamematerialer, som der i dag anvendes ressourcer på i flere led. Alt indkommen fysisk post til administrationen scannes og distribueres til diverse fagsystemer i umiddelbar forlængelse af den fysiske postsortering af scanningsteamet i Ejendomsservice. Formålet er at reducere den arbejdstid, der bruges på scanning af post, samt at sikre, at alt post digitaliseres. Alle reklamer fordeles ikke rundt i organisationen og på sigt arbejdes der for, at organisationen slet ikke modtager reklamer i fysisk form. Center for Borgerservice, IT og Digitalisering og Center for Økonomi og Ejendomme er ansvarlige for implementeringen af forslaget. Forslaget kan implementeres fra Center / Besparelse: EPO / ØE / BID / TMK / JU / BUF / DS / SSI / SO / KUMIT / Total besparelse:

4 Ialt

5 Udvalg 1 - Tværgående Budgetområde Tværgående Center Tværgående Titel Digital medarbejderindberetning Nr.: e I administrationen blev der i 2015 indført digitale personaleløsninger, så medarbejderne selv kan indberette ferie og andet fravær digitalt. Den digitale indberetning kan udrulles til flere tjenestesteder i kommunen, men ikke til tjenestesteder, der anvender vagtplan (dvs. decentrale tjenestesteder under SO og en del decentrale tjenestesteder under SSI). Der kan afskaffes manuelle blanketter vedrørende ferie og sygdom. I forbindelse med implementeringen af de digitale personaleløsninger i administrationen blev der beregnet en tidsbesparelse på 48 minutter pr. medarbejder pr. år, og de administrative budgetter blev beskåret. Det forudsættes, at der kan opnås samme tidsbeparelse pr. medarbejder på de decentrale tjenestesteder, hvor de digitale personaleløsninger kan implementeres. Hvis forslaget vedtages skal der gennemføres en pilottest i efteråret 2016, hvor det afklares om den nye digitale arbejdsgang fungerer i driftsenhedernes arbejdskontekst samt om medarbejderen har adgang til en pc i arbejdstiden, da det er en forudsætning for at kunne anvende de digitale løsninger og dermed opnå tidsbesparelsen på 48 minutter pr. medarbejder pr. år. Effektiviseringspotentialet skal hermed efterprøves og der kan blive behov en revurdering af forslagets potentiale. Test og en evt. efterfølgende implementering skal ske i et samarbejde mellem EPO og BID Tværgående Ialt

6 Budgetområde Center Tværgående Titel Inddragelse af 1/2 fridag på Grundlovsdag Nr.: e I Helsingør Kommune har det administrative og tekniske personale fri hele grundlovsdag, men ifølge de gældende overenskomster for personalegrupperne i administrationen er grundlovsdag kun 1/2 fridag fra kl Det administrative og tekniske personale får derfor pt. foræret en 1/2 fridag, jf. kommunens personalepolitik. Der vil være et effektiviserings- og besparelsespotentiale, svarende til værdien af en 1/2 fridag (kl ), ved at inddrage en 1/2 fridag for de administrative og tekniske medarbejdere. Der skal ske inddragelse af relevante MED, og kutymen skal varsles til ophør overfor de administrative medarbejdere. Inddragelse af MED sker i forbindelse med budgetforhandlingerne, og kutymen kan varsles til ophør umiddelbart efter budgettets vedtagelse, hvis forslaget bliver godkendt Ialt

7 Udvalg 8 - Økonomiudvalget Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Relaterede aktiviter: Tværgående Ledelse, administration, service, udstyr og bygningsdrift (Rehab.- og Træningscenter) Titel "Orden i eget hus" - affaldshåndtering i kommunale bygninger Nr.: e Ifølge Ressource- og affaldsplan skal kommunens borgere og virksomheder genanvende 50 % af udvalgte - såkaldte fokusmaterialer dvs. papir, pap, glas, træ og metal. Planen er vedtaget af byrådet, og den implementerer gældende lovgivning på affaldsområdet. Dette krav skal også gennemføres i forhold til egne kommunale enheder. Det er konstateret, at affaldshåndteringen her i dag varetages meget forskelligt, og der er eksempler på meget uhensigtsmæssige og dyre affaldsløsninger. Hensigten med denne indsats er, at de kommunale enheder skal tilsluttes de eksisterende affaldsordninger, som tilbydes borgerne. Indsatsen tilknyttes til projekt Fælles ejendomsdrift, og der fokuseres derfor i første omgang på de kommunale bygninger, som indgår i fase 1 i dette organisationsprojekt. Fase 1 omfatter administrationen, kulturområdet, skoler og daginstitutioner. Det forventes, at den nuværende udgift til affaldshåndtering med en målrettet og fokuseret omlægning kan reduceres med 10 %, hvilket for ejendommene, som indgår i fase 1, svarer til effektivisering på kr. Projektleder i TMK har igangsat analyse af nuværende affaldshåndtering i de bygninger, der indgår i fase 1. Konkret plan for omlægning vil blive udarbejdet på baggrund af denne Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

8 Budgetområde Center Tværgående Titel Samlet flådestyring under fælles ejendomsdrift Nr.: E Kommunes motorkøretøjer administreres i dag decentralt, ved at samle flådestyringen centralt under ØE forventes en besparelse ved at udnytte bilerne mere optimalt og sikre optimale aftaler. Herudover kan nuværende aftaler med leaseplan udnyttes mere effektivt. De decentrale enheder mister egen dispositionsret over køretøjerne. Budgettet overføres til ØE under fælles ejendomsdrift. ØE er ansvarlig for implementeringen under projektet fælles ejendomsdrift. Forslaget kan implementeres løbende. I 2016 undersøges forholdene og udnyttelsen af den i nuværende flåde, og i 2017 overføres flåden til ØE Ialt

9 Budgetområde Erhverv Center Center for Erhverv, Politik og Organisation Titel Nedlæggelse af puljen til kreative klynger Nr.: E823EPO- 01 Et af indsatsområderne i forhold til at realiserer visionen er etablering af kreative klynger. Budgettet er afsat til årligt at dække driftsudgifter til Kreative klynger udvikling af koncept, hvor kreative arbejder sammen i klynger af forskellige fælles miljøer. Videreføre etablering af kreative huse, herunder en kreativ stationsklynge (Grønnehave, Ålsgårde, Banegården) Samarbejde med Helsingborg om fælles udvikling af Helsingør modellen, herunder søge Interne midler. er ikke sket Arbejde på udvikling af Helsingørs bymidte ned mod Kulturværftet. er sket via andre budgetter Arbejde på udvikling af Cinema karéen er sket via Plan afd. Realisere kulturevents med de kreative som ressource for berigelse af byrummene er sket via andre centre og konti Der er ikke modtaget ansøgninger siden 2014 og lukning af Vækst og Viden har været medvirkende til at puljen ikke være udmøntet i 2014 eller Der vurderes at være en lav risiko for konsekvenser da puljen ikke har været aktiv de sidste to år Erhverv Ialt

10 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel En daglig rengøring af strandtoiletter istedet for to daglige Nr.: E Rengøringen nedsættes til én gang daglig på de offentlige toiletter ved: Hornbæk rensningsanlæg, Jarlens Grund, Jernbanevej, Skotterup Strand, Snekkersten Havn, Stjernegade, Nordhavnen, Strandpromenaden, Strandvejen 167, Trouville og Vestre Stejleplads. I dag foretages en rengøring og samt en daglig soignering på de nævnte toiletter. Der forslås at den daglige soignering fjernes. Konsekvensen er at toiletterne gøres mindre rent, men Center for Økonomi og Ejendomme har vurderet at den foreslåede rengøring er tilstrækkelig. Rengøringsselskabet skal varsles, derfor kan reduktionen træde i kraft fra 1/ Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

11 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Reduktion af rengøringen i administrationen Nr.: E Rengøringen på kontorerne på i administrationens kontorer ændres fra daglig rengøring og tømning affald til ugentlig. Hvis den enkelte har brug for at få tømt sit affald i løbet af ugen opstilles affaldsbeholdere centrale steder. Servicereduktionen vil betyde en besparelse i form af formindskede udgifter til rengøringsselskabet. Konsekvensen er at personalet selv skal tømme deres affald ved behov i løbet af ugen. Desuden øges vigtigheden af at sørge for at rydde op, så rengøringen kan komme til at gøre rent på den ugentlige rengøringsdag. Rengøringsselskabet skal varsles og der skal indkøbes affaldsstativer til central affaldsindsamling, så reduktionen kan træde i kraft den 1/ Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

12 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Omlægning af toiletter på Toldkammeret Nr.: E Ændring af toiletterne på Toldkammeret fra offentlige toiletter til Toldkammerets toiletter. Dette betyder at toiletterne følger toldkammeret åbningstid og rengøres 1 gang dagligt. Da der er offentlige toiletter ved busholdepladsen ved stationen, vil ændring af toiletternes status ikke betyde en serviceforringelse. Effekten er en besparelse på kr. årligt, da rengøringsselskabet ikke længere vil skulle åbne og lukke toiletterne og ikke længere vil skulle rengøre dem to gange dagligt. Center for Økonomi og Ejendomme er ansvarlig for implementering Det kan implementeres fra Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

13 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Lukning af ventesal ved station Nr.: E Ventesalen er lukket af Movia og kommunen da der opholdte sig borgere i ventesalen, som forstyrrede de forbipasserende. Dette medfører en besparelse på rengøringsbudgettet. Effekten er en besparelse på kr. årligt, da der ikke længere udføres rengøring. Anne Mette Madsen er ansvarlig for implementering Det kan implementeres fra Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

14 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Mindre grøn vedligehold af kommunens ubenyttede ejendomme Nr.: E Center for Økonomi og Ejendomme har budget til drift af kommunens tomme/ubenyttede ejendomme. Ejendommene er af forskellige årsager blevet fraflyttede. Typisk skal ejendommen sælges, eller der skal tages stilling til om en ny kommunal enhed skal flytte ind. Budgettet dækker pleje af udenoms arealer, minimums vedligeholdelse, sikring etc. Center for Økonomi og Ejendomme foreslår, at der spares kr. på budgettet til drift af tomme ejendomme. De grønne arealer ved kommunens tomme ejendomme vil fremstå mere vildtvoksende. Ejendommene vil ikke blive vedligeholdt og sikret i samme omfang som tidligere. Center for Økonomi og Ejendomme vil ændre driftsaftalen med NSPV Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

15 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Reduktion af driften på egne kommunens egne udlejningsejendomme Nr.: E Center for Økonomi og Ejendomme foreslår, at der spares kr. på området Ejendomsadministration og Udvikling. Det vurderes, at det er muligt at spare på driften af egne udlejningsejendomme. Konsekvensen vil blive, at ejendommene ikke serviceres på samme niveau som i dag. Vi vil dog fortsat leve op til vores forpligtigelser som udlejer i forhold til de kommunale boliger. Forslaget kan implementeres fra primo Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

16 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Mindreforbrug på forsikringsområdet Nr.: E Der har over de sidste tre år været et mindreforbrug grundet manglende budgettering på indtægtssiden. Der har over årene ikke været tradition for at budgettere med indtægter, da indtægterne har varigere meget over årene. Det vil gøre området mere styrbart ved at have budget på indtægtssiden. Effektiviseringen er ikke forbundet med konsekvenser for personale. Ændringen kan implementeres fra 1/ Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

17 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Vedligeholdelsesopgaver hjemtages fra Produktionsskolen Nr.: E Helsingør Kommune har en samarbejdsaftale med Produktionsskolen Sundet omkring en række driftsopgaver på kommunens daginstitutioner. Arbejdet består i, at rense tagrender under 3 meters højde, rensning af regnvandsbrønde, indmelde fejl på bygningen, fejning og renholdelse i mindre omfang. Center for Økonomi og Ejendomme vurderer, at arbejdet kan udføres med 500 arbejdstimer pr. år. Det vurderes, at dette kan håndteres indenfor centrets egen driftsorganisation af det uddannede personale. Center for Økonomi og Ejendomme er i gang med at etablere en fælles ejendomsdriftsorganisation for kommunens bygninger. Dette giver en kr. årligt. Det giver også en professionalisering af ejendomsdriften, da personalet samles i et fagligt miljø med fokus på ejendomsdrift. Aftalen med produktionsskolen kan først opsiges pr og implementeres i 2018 og frem Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

18 Budgetområde Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Reduktion af budget på Sale and Lease Back Skolerne (SLB-skolerne) Nr.: E Helsingør Kommune besluttede i 1999 at sælge tre skoler for at øge kommunens likviditet. Konstruktionen med at sælge og efterfølgende lease skolerne slutter i 2019, hvor kommunen skal købe skolerne tilbage for kr. Siden 1999 har kommunen betalt for at leje de tre skoler, hvor kommunen ikke har haft de indvendige driftsudgifter. Budgettet på sale and lease back skolerne, er i takt med den løbende pris og lønfremskrivning steget mere end de egentlige udgifter til SLB skolerne og Økonomi og Ejendomme har vurderet at budgettet kan reduceres med kr. i 2017 og med kr. i 2018 og frem. Implementeringen kan ske fra ved en nedjustering af budget Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

19 Budgetområde Ejendomme og Bygningsforbedringer Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Nyt system til styring af bygningvedligeholdelse (Dalux) Nr.: E Center for Økonomi og Ejendomme vurderer der kan spares kr. årligt i forbindelse med overgang til ny system til styring af bygningsvedligeholdelse. Besparelsen vil ikke have konsekvenser for styringen med driften af kommunens ejendomme. Besparelsen kan implementeres fra Ejendomme og Bygningsforbedringer Ialt

20 Budgetområde Center Center for Teknik, Miljø og Klima Titel Julebelysning - udløb af leasingaftale Nr.: E Leasingaftalen på julebelysning er udløbet Ialt

21 Budgetområde Center Center for Job og Uddannelse Titel Udskiftning af KMS-sygedagpenge med KSD (Kommunernes SygeDagpengesystem) Nr.: e Helsingør Kommune har i dag en ældre applikation til sygedagpengeydelse, KMD-dagpenge. Helsingør Kkommune har ligesom andre kommuner tilsluttet sig KOMBIT s udbudsplan for monopolområdet, som skal frigøre kommunerne fra KMD s monopol på IT-løsningen på udbetaling af sygedagpenge. Formålet med KSD er at etablere en fælles kommunal løsning, der kan understøtte sagsbehandlingen på sygedagpenge- udbetalings området. Det er anslået, at KSD på sigt vil give 25 % lavere gennemsnitlige itudgifter på sygedagpengeområdet. Derudover vil det aflaste kommunens udbudspligt på området. Det forventes, at KSD vil sikre en effektiv understøttelse af arbejdsgangene på sygedagpengeområdet. Helsingør Kommunes administrative sagsbehandlere (3 fuldtid og 2 deltid) forventes at kunne levere en mere effektiv og korrekt sagsbehandling til sygemeldte borgere og de arbejdsgivere, der modtager sygedagpengerefusion. Det forventes, at glatte sager vil foregå helautomatisk og kun sager, der kræver yderligere sagsbehandling, vil blive sendt videre til sagsbehandlerne som en opgave Helsingør Kommune skal være pilotprojekt fra (forventet). Effekten er bedre og mere effektiv sagsbehandling. Behovet for administrative sagsbehandlere forventes at blive mindre, når implementeringen er sket. Det vil være uden konsekvenser for borgerne. Forslaget vil medføre en personalereduktion i Center for Job og Uddannelse. Helsingør Kommune vil være pilotkommune i forbindelse med implementeringen af KSD. Det forventes, at systemet tages i brug Det forventes, at der vil være et større arbejde forbundet med implementeringen af systemet. Effektiviseringsgevinsten kan derfor først indhøstes, når KSD skønnes at virke tilfredsstillende. Det forventes, at KSD er fuldt implementeret medio Ialt Antal årsværk på eget budgetområde

22 Budgetområde Center Center for Job og Uddannelse Titel Medarbejderne i JU skal flekse ud ved pauser ifm. rygning Nr.: e Det foreslås, at medarbejderne i Center for Job og Uddannelse fremadrettet skal flekse ud, hvis de holder rygepauser på samme måde som andre typer af pauser, hvor de ansatte ikke er til stede på arbejdspladsen. Det vil medføre, at medarbejderne ikke kan benytte deres arbejdstid til at ryge, men i stedet skal flekse ud, hvis de ønsker at ryge i løbet af en arbejdsdag. Der er mulighed for at indgå lokale aftaler om rygning, der er mere vidtgående end de fælles retningslinier. Forslaget er aftalt med C-MED i Center for Job og Uddannelse, da C-MED foretrækker dette forslag fremfor alternative besparelsesforslag. Forslaget har ingen konsekvenser for borgerne. Der vil ske en besparelse på personaleforbruget i Center for Job og Uddannelse, men der vil være den samme arbejdstid til rådighed til indsatsen overfor borgerne, da forslaget vil medføre, at den arbejdstid, der i dag benyttes til rygning, i stedet bliver brugt til indsats overfor borgerne. Forslaget kan implementeres umiddelbart Ialt Antal årsværk på eget budgetområde

23 Budgetområde Center Center for Økonomi og Ejendomme Titel Reduktion af ekstern bistand til ledelsesinformation (LIS) Nr.: E Budgettet til konsulenter til understøttelse af udviklingen af ledelsesinformation i kommunen reduceres med kr. Efter et par år med uddannelse af medarbejderne, i det team der er ansvarlige for kommunens ledelsesinformation, skønnes det muligt at reducere budgettet til konsulenter. Reduktionen begrænser dog muligheden for at indhente ekspertviden på området Ialt

24 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Socialt bedrageri Nr.: e826bid-05 Kontrolgruppen hentede i 2015 ca. 5,5 mio. kr. til kommune- og statskassen i socialt bedrageri. Jf. KL s nøgletal stemmer det godt overens med, at de vurderer, at hver medarbejder i en kontrolgruppe kan hente, hvad der modsvarer ca. 1,5 mio. kr. Siden kontrolgruppen for 2 år siden afgav 1 normering til opkrævningen, er der kommet følgende opgaver ekstra til teamet: Størstedelen af indrejser er kommet retur til Helsingør Kommune fra ICS, da Helsingør Kommune ikke må henvise alle til ICS. Indførelse af sociale klausuler Repatriering Derudover har Udbetaling Danmarks dataenhed fået 17 mio. kr. ekstra til en større indsats nationalt, som kommunerne også kommer til at bidrage med ressourcer til, da opgaven varetages i samarbejde med kommunerne, og fordi UDK måles på resultaterne af KL s bestyrelse. Det vurderes, at der med en ekstra normering til kontrolgruppen, vil kunne findes og hentes en indtægt til kommunen på ca. 1,5 mio.kr. ift. indsats på kontanthjælp, sygedagpenge og økonomisk friplads. Center for Job og Uddannelse vurderer, at Helsams arbejde vil medføre merarbejde såsom samtaler mv. Center for Job og Uddannelse skønner derfor, at det vil kræve en opnormering på et halvt årsværk. Kontrolgruppen ansætter en ekstra normering, der forventes, at kunne finde socialt bedrageri for kommunale midler på ca. 1,5 mio. kr. årligt. En normering til HelSam vurderes at koste kr. En ½ normering til Ydelsescenteret vurderes at koste Til gengæld forventes det, at der kan hentes kr. på økonomisk friplads samt på kontanthjælp og sygedagpenge. Borgerservice er ansvarlig for implementering og for resultaterne af forslaget. Ift. rekruttering mv. formodes forslaget først at have fuld effekt for Beskæftigelse Dagpleje og Daginstitutioner

25 Øgede driftudgifter Ialt

26 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Forbedring af telefoni-supportaftale Nr.: e826bid-06 Serviceaftalen med U-Com på Ip-telefoni-løsningen er blevet genforhandlet, og prisen er sat kr. ned i forhold til hidtil. Der er ingen, der påvirkes af denne effektivisering, hverken positivt eller negativt. Der er ingen konsekvenser ved dette forslag andet end, at prisen falder. It, Tele og Innovation har tegnet den nye billigere aftale med virkning fra den Ialt

27 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Neddrosling af it-projekter Nr.: e826bid-07 Der er afsat midler til it-projekter på budgettet. It-området har i forvejen mange projekter og større opgaver i gang og har brug for at konsolidere færdiggørelsen af disse. Derfor foreslås det at sænke niveauet for nye projekter, da der ikke er den fornødne tid til at færdiggøre og implementere disse organisatorisk. Det nævnte beløb dækker de projekter, som it-området vurderer, kan fjernes uden nævneværdige konsekvenser for organisationen. IT vurderer, at der ikke vil ske en påvirkning af medarbejdere/borgere. Når it-området har brug for midler til konkrete projekter, kan disse realiseres via indstillinger, der argumenterer for det enkelte projekt. Konsekvenserne er, at IT fremad rettet skal finde finansiering til nye projekter gennem bevillinger. Effektiviseringen kan ske fra januar Ialt

28 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Licenser til eksterne leverandører Nr.: e826bid-08 Center for Sundhed og Omsorgs eksterne leverandører til hjemmeplejen er oprettet i Helsingør Kommunes itsystemer for, at de kan få adgang til, at kunne dokumentere borgerne i omsorgsjournalen KMD Care. Når de er oprettet i Helsingør Kommunes brugerkatalog, skal der også betales Microsoft- CAL-licenser for dem. Det drejer sig om 88 personer, 600 kr. pr. stk. pr. år. Dette betales pt. ud af den fælles pulje til MS-licenser, som It-området bestyrer. It-områdets kommentar: Det er vigtigt, at dette forslag ikke godkendes uden, at man først undersøger om der i driftsoverenskomsten med de eksterne leverandører, er beskrevet noget vedrørende licenser. Kan Helsingør Kommune forlange, at de eksterne leverandører selv betaler for deres medarbejderes licenser? Konsekvensbeskrivelse fra Center for Sundhed og Omsorg: En leverandør som f.eks. Stabilpleje, som har ca. 30 personaler oprettet og dermed sandsynligvis også ca. 30 aktive medarbejdere med adgang til Helsingør Kommune, vil med godkendelse af forslaget skulle betale 30 x 600 kr. = kr. årligt i windowslicenser. Det er jo ikke en stor sum årligt. Andre leverandører som f.eks. Renell med kun 3 medarbejdere med adgang, vil kun skulle betale 3 x 600 kr. = 1800 kr. årligt. En mulig konsekvens hvis forslaget gennemføres, kan være, at leverandøren ikke ønsker, at så mange medarbejdere skal have adgang (windowslicens), og at leverandøren derfor ikke sikrer brug af personlige logins, men at flere medarbejdere anvender samme login til Helsingør Kommune og KMD Care. Det vil være vanskeligt for os at kontrollere. Derfor kan Center for Sundhed og Omsorg ikke bakke op om forslaget. Hvis forslaget godkendes, vurderer it-området, at det er Helsingør Kommunes jurister eller Center for Sundhed og Omsorg, der må meddele de eksterne leverandører om licensbetalingen. Herefter må beløbet tilskrives MS licens-puljen, der derved sparer ca kr. pr. år. Det er vigtigt, at puljen til MS-licenser ikke sættes ned med de ca kr., da licensudgiften stadig skal betales ud af denne pulje. Beløbet skal hentes fra de eksterne leverandører Ialt

29 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Ny Microsoft-aftale Nr.: e826bid-09 It, Tele og Innovation har budgettet til betaling af licenser for Helsingør Kommunes medarbejdere og pc er (CAL-, Windows- og Office-licenser). Efter at Microsoft Enterprise-aftalen er genforhandlet, er der en estimeret besparelse årligt på kr. Ingen konsekvenser kun besparelse. Aftalen er trådt i kraft, og besparelsen har virkning fra Ialt

30 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Monopolbrud på fagsystemer Nr.: e826bid-10 Helsingør Kommune har ligesom landets øvrige kommuner tilsluttet sig det genudbud af de store KMDfagsystemer, som foretages af KOMBIT og Udbetaling Danmark. Der er hermed igangsat et monopolbrud, som vil resultere i faldende udgifter for kommunerne. Samtidigt vil monopolbruddet kræve lokale investeringer i it-infrastruktur, men disse vil kun beslaglægge en del af gevinsten ved monopolbruddet. Monopolbruddet får først effekt mht. Udbetaling Danmarks system vedr. barselsdagpenge, efterfulgt af systemerne vedr. pension, familieydelser og boligstøtte. Hverken KL eller Udbetaling Danmark har foretaget en endelig udmelding om konsekvensen for Helsingør Kommune, men for 2017 forventes der samlet set, at kunne opnås reducerede systemudgifter på kr. og yderligere kr. i Reduktionen påvirker udelukkende Center for Borgerservice, It og Digitaliserings budget vedr. digitaliseringssystemer Ialt

31 Budgetområde Center Center for Borgerservice, IT og Digt Titel Færre eksternt placerede kurser Nr.: e826bid-11 Center for Borgerservice, It og Digitalisering vil i højere grad planlægge kurser og forløb internt i Helsingør frem for at tage ud eksternt. Der vil være en forventning om, at der kan spares på bookning af lokaler samt forplejning. Der vil ingen konsekvenser være. Forslaget kan implementeres pr. 1. januar Ialt

32 Budgetområde Center Center for Børn, Unge og Familier Titel Effektivisere det administrative arbejde i Familierådgivningen Nr.: E826BUF- 01 Det foreslås, at der fjernes en administrativ stilling, som i dag blandt andet varetager lettere handicapsagsbehandling. Der er i dag to administrative medarbejdere, der sidder med denne opgave. Når der fjernes 1 administrativ stilling, må arbejdsopgaverne fordeles på de resterende 4 administrative medarbejdere, samt at nogen af de tungere lette handicapsager må sagsbehandles fra handicapteamet. 1 administrativ stilling vil give en besparelse på ca kr. Forslaget meldes ind som en effektivisering, men det kan også få den effekt at være serviceforringelse, idet det med den foreslåede organisering i opgaveløsningen kan gå ud over borgerne i deres sagsbehandling i form af længere sagsbehandlingstid Leder af Familierådgivningen er ansvarlig for at implementere effektiviseringen i samarbejde med administrativt team og handicapteam Ialt Antal årsværk på eget budgetområde

33 Budgetområde Center Center for Erhverv, Politik og Organisation Titel Barselsudligning og tjenestemandspension Nr.: E826EPO- 01 Center for Økonomi og Ejendomme og Center for Erhverv, Politik og Organisation vurderer, at der er et samlet effektiviseringspotentiale på barselsudligningsordning og tjenestemandspension på kr. i 2017 og frem, jf. oversigt nedenfor, da udgifterne på områderne er faldende: Effektiviseringspotentiale på barselsudligningsordning og tjenestemandspension: kr. Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Barselsudligningsordning Tjenestemandspension Pensionsforsikringspræmier Tjenestemandspension I alt Såfremt budgetterne nedjusteres med i alt kr. årligt, svarer restbudgetterne således til de forventede udgifter på områderne. Prognosen er beregnet ud fra den faktiske udgiftsudvikling i perioden , det nuværende antal af ansatte på tjenestemandsvilkår i Helsingør Kommune samt antallet af tidligere ansatte, som får udbetalt tjenestemandspension Ialt

34 Udvalg 8 - Økonomiudvalget Budgetområde Center Relaterede aktiviter: Center for Sundhed og Omsorg E Ved udeblivelser og afbud sendes fremover ikke automatisk ny tid 826SO-01 - Personale - myndighedsområdet m.m Titel Omlægning af arbejdsgange i Forebyggelse og Visitation Nr.: e826so-01 Omlægning til mere effektive og forenklede arbejdsgange med mere fokus på kerneopgaven, herunder mindre mødeaktivitet og intern koordinering. Effektiviseringsforslaget har rod i budgetanalysen for hjemmeplejen, som viser, at udgifterne til Visitationen i Helsingør Kommune ligger højt i forhold til benchmarkingkommunerne. Der vil være færre møder, som kan betyde mindre intern koordinering og videndeling. Forslaget kan implementeres med fuld effekt pr. 1. januar Ialt