Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Mandag den 24. februar 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 12:30-15:30 Medlemmer: Holger Spangsberg Karen Heebøll Vibeke Kinch Side 1

2 Indholdsfortegnelse 23 Status på budgetlægningen Orientering om analyse af administrative udgifter Fremtidig opfølgning på Økonomiudvalgsmøder Optimering af administrative processer HR redegørelse Planlægning af lederforumsmøder Føtexbygningen og evt. anvendelse af denne Kommunikation Forberedelse af HMU-seminar Emner til behandling på kommende direktionsmøder Eventuelt...14 Side 2

3 23 Status på budgetlægningen Sagsnr.:14/2088 Sagen afgøres i: Direktionen Budgetprocessen har været drøftet med borgmesteren på 2 møder i uge 8. På direktionsmødet vil der blive givet en orientering om drøftelserne, herunder den videre budgetlægning. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Ingen. Økonomi indstiller, at den videre budgetlægning drøftes. Bilag: Drøftet. Side 3

4 24 Orientering om analyse af administrative udgifter Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Vibeke og Tommy orienterer om status i sagen. Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - VS: Administrationsanlayse - Projektbeskrivelse analyse af administrative udgifter.docx Vibeke og Tommy orienterede om, at der indhentes tilbud fra KORA. Tilbuddet er to-delt, et på en kvantitativ analyse og et på en kvalitativ analyse. Det kan overvejes om der skal undersøges på andet end stillinger/løn, fx it-udgifter. Side 4

5 25 Fremtidig opfølgning på Økonomiudvalgsmøder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse. Der er brug for at få formaliseret opfølgningen efter Økonomiudvalget. Direktionen mødes ca. ½ time efter hvert møde. Side 5

6 26 Optimering af administrative processer Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Fra C-Value er modtaget følgende henvendelse: Til Kommunaldirektør Vibeke Byriel Kinch, Den nye kommunale reform tilskriver øget effektivisering i kommunerne. Det resulterer i stigende krav til kommunerne, hvilket betyder naturligt pres på de enkelte afdelinger. Ofte ses det at effektivisering er lig med afskedigelser og nedlæggelse af arbejdspladser. Det resulterer i dårligere service. Presset på regionerne giver ligeledes dårligere arbejdsklima og stress for medarbejderne. Vi kan hjælpe jer med ovenstående, uden at det behøver at medføre de negative listede konsekvenser. Vores effektiviseringstrænere har mange års erfaring, i både den offentlige og private sektor. Da vi har effektiviseret administrative processer, er vi er rustet til at hjælpe med de forestående udfordringer Vi har dokumenterede resultater fra kommunale opgaver, indenfor service, HR, IT, bogholderi og regnskab. Vi vil gerne præsentere udviklingsmulighederne på et møde Det vil være en fordel at følgende personer deltager: Direktør for teknik og miljø, Holger Spangsberg Kristiansen Direktør for pleje, sundhed og arbejdsmarked, Karen Heebøll Vi ser frem til at hjælpe jer med jeres udfordringer. Kommunaldirektøren indstiller henvendelsen til drøftelse. Bilag: Åben - VS: Optimering af administrative processer - Presset på budgetterne.pdf Der foretages ikke yderligere i sagen. Side 6

7 27 HR redegørelse Sagsnr.:14/1302 Sagen afgøres i: Direktion Status: Ledersiden: I det nye BI i KMD OPUS kommer der statistikker vedr. nøgletal på HR området. HMU I dag udarbejder HR en årlig arbejdsmiljøredegørelse, der drøftes i HMU. Endvidere er der på hvert HMU møde bilagt sygefraværsstatistik for det seneste kvartal. Det er under orienteringspunkter og drøftes ikke (af tidsmæssige grunde). HMU får også 1 gang årligt en oversigt over det rummelige arbejdsmarked. Ligestillingsredegørelsen er lovpligtig og laves en gang hvert andet år. Det politiske system Byrådet vil i lighed med lederne have adgang til BI i KMD OPUS og der få oversigt over nøgletal. Ligestillingsredegørelsen er lovpligtig og godkendes i Byrådet hvert andet år. Fremadrettet. Hvis Fredericia Kommune skal have noget ud af alle de data vi har og kunne agere strategisk på det, skal vi lave nogle tværgående eller dybdegående analyser og træffe beslutning på grundlag heraf. Eksempel 1: Vi kan se, at der er en markant forøget risiko for at komme ud for en arbejdsskade i det første år man er ansat. Ved at kigge alle disse sager igennem for 1 2 år, vil man evt. kunne se et mønster heri og på den baggrund agere, således at den fremtidige skadesrisiko nedsættes, til gavn for medarbejderen og kommunekassen. Eksempel 2: Fredericia Kommune har ca. 150 elever ansat hvert år. En del af disse er voksenelever (25 år ved start). De koster ca kr. mere pr. elev i lønudgift. Det kunne være interessant at se, om vokseneleverne har en bedre gennemførelsesprocent end de unge elever, og hvem vi ansætter efter elevtid. På baggrund heraf kunne der strategisk satses mere på den bedste gruppe. Eksempel 3: Er der nogle sammenhænge i 3 i 1, hvis vi krydser 3 i 1 med sygefravær, personaleomsætning, arbejdsskader og brugertilfredshed ( hvor vi har disse). Hvis der er sammenhænge, kan vi agere strategisk. Side 7

8 Eksempel 4: Lave benchmark med andre kommuner i forhold til fx sygefravær, så vi kan se, hvor Fredericia Kommune befinder sig og lære af de bedste. Ovenstående 4 eksempler er temaer, der kunne analyseres i dybden/på tværs. En HR Redegørelse i Fredericia Kommune bør være et relativt kort dokument ( 25 sider) med de relevante data fra BI og analyser som ovenfor anført. Den bør suppleres med historier fra organisationen om arbejdspladser, der har raget op og sprængt rammer samt historier om tværgående tiltag begge dele gerne de små historier eller hvad der nu er temaet. HR Redegørelsen foreslås først præsenteret for Lederforum, dernæst HMU og endelig i Byrådet. Økonomiske konsekvenser: Der vil skulle bruges ressourcer i HR, men analyserne vil vi lave alligevel, og den viden vi får, også ved de strategiske drøftelser i fx Lederforum, vil modsvare merforbruget Vurdering: HR Fredericia indstiller, at direktionen drøfter hvorvidt der skal indføres HR redegørelser, til drøftelse i Lederforum, HMU og det politiske system (Økonomiudvalget og Byrådet) Bilag: Ingen Direktionen besluttede at bede HR om et oplæg til, hvordan en sådan redegørelse konkret kan udformes. Der skal være fokus på at udvælge de mest væsentlige områder i forhold til målgruppen. Side 8

9 28 Planlægning af lederforumsmøder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse Økonomi vil være et gennemgående tema. Fremtidige møder kan også indeholde punkter om de emner som optager de forskellige fagområder. Oplæg herom skal være diskussionsoplæg og ikke kun orientering. Andre tværgående emner kan være AKF, Bosætningsstrategi og Uddannelse. Liste med emner udarbejdes til næste møde. Lene samler op på tidligere indmeldte emner. Side 9

10 29 Føtexbygningen og evt. anvendelse af denne Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Ingen Kommunaldirektøren indstiller emnet til drøftelse Ejendomscenteret skal undersøge konkrete forslag. Holger aftaler det konkrete med Tage. Side 10

11 30 Kommunikation Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Ingen Kommunaldirektøren indstiller emner til drøftelse. Drøftet. Der er behov for drøftelser af prioriteringer. Karen drøfter indholdet af temamødet den 25. marts 2014 med Byrådet om kommunikation med borgmesteren. Vibeke taler med borgmesteren om dennes behov for assistance på kommunikationsområdet. Side 11

12 31 Forberedelse af HMU-seminar Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Ingen Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Bilag: Drøftet. De to hovedemner er den nye MED-aftale og budget-processen. Side 12

13 32 Emner til behandling på kommende direktionsmøder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen - Fremtidens Viden & Innovation Fagafdelingen indstiller - Budgetproces - Ansættelsesproces i forbindelse ansættelse af en ny kommunaldirektør - Udbud af praktisk bistand? - Kommunikation - Proces på sundhedshus - Visionsproces Side 13

14 33 Eventuelt Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Fagafdelingen indstiller Overvejelser om fremtidig organisering. Side 14

15 Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Holger Spangsberg

16 Bilag: VS: Administrationsanlayse - Projektbeskrivelse analyse af administrative udgifter.docx Udvalg: Direktion Mødedato: 24. februar Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 13943/14

17 Analyse af administrative udgifter Kommissorium for Analyse af administrative udgifter 1. Motivation/baggrund for projektet Nøgletal for udgifter på hovedkonto 6 viser, at Fredericia Kommune ligger højt målt på administrative udgifter pr. indbygger. Ifølge Eco nøgletal brugte Fredericia Kommune kr. pr. indbygger på administration i 2012, mens gennemsnittet i Region Syddanmark og hele landet var på henholdsvis og kr. pr. indbygger. Nøgletallene antyder altså et betydeligt besparelsespotentiale, men det er nødvendigt med en dybdegående analyse af årsagerne bag, for at kunne sige noget om dels potentialets reelle størrelse og dels hvordan potentialet kan indfris. Herudover er der også behov for at få belyst, om en indfrielse af potentialet vil have konsekvenser i form af lavere serviceniveau, opgaveforskydning eller andet. 2. Formål I budget 2014 ligger uspecificerede sparepuljer på ca. 50 mio. kr. i overslagsårene. En del af disse puljer skal indfris gennem administrative besparelser, men hvor stort et beløb, der reelt kan spares og hvad konsekvenserne af besparelsen vil være er pt. usikkert. Formålet med analysen er, at få dette belyst, så der opnås en sikker viden om potentialet. 3. Produkt(er) Projektet skal munde ud i en analyse, der giver klarhed over følgende punkter Hvilke kommuner er sammenlignelige med Fredericia Kommune i et benchmark af udgifter til administration? Hvor stort er udgiftsniveauet i Fredericia Kommune i forhold til disse kommuner? Herunder også: o o o Hvilke områder ligger højt eller lavt? Er der forskelle på omfanget af administration centralt og decentralt? Hvilke faggrupper er over- eller underrepræsenteret? Hvad er årsagerne til eventuelle forskelle (evt. på områdeniveau)? Herunder eksempelvis: o o o Organisering Serviceniveau Effektivitet Side 1 af 3

18 o Udgiftsbehov (bl.a. socioøkonomisk eksempelvis ved sagsbehandlere på Arbejdsmarkedsområdet og Voksenservice) Hvilke tiltag kan sættes i værk for at reducere udgifterne til administration i Fredericia Kommune, og hvilke konsekvenser vil det medføre. Analysen vil indgå i direktionens arbejde med at forberede udmøntningen af de uspecificerede sparepuljer. Tidsplanen for projektet vil derfor skulle indtænke budgetproceduren i 2014, så der ligger et færdigt resultat klar inden udmøntningen skal indstilles til politisk behandling. 4. Succeskriterier For at projektet kan siges at være en succes, skal direktionen have konkrete vurderinger fra analysen, der sætter dem i stand til, at fremlægge et gennemarbejdet spareforslag vedrørende administrative udgifter. For at dette kan lade sig gøre, skal vurderingerne være specifikke i forhold til såvel besparelsespotentiale som konsekvenser ned på de enkelte områder. 5. Projektets organisering og afgrænsning Projektejer: Tim Jeppesen Styregruppe: Tim Jeppesen, Vibeke Byriel Kinch, Karen Heebøll, Holger Spangsberg Kristiansen, Thrine Nørgaard Rimdal og Tommy Abildgaard. Projektleder:? Projektdeltagere:? (Økonomi + HR samt Indkøb til udbud) Eksterne konsulenter: For at sikre at analysen når helt i bund med forklaringer på forskelle i administrationsudgifter jf. punkt 3, vil der blive inddraget eksterne konsulenter. De første to punkter under Produkter afklares ved en intern analyse, inden de eksterne indbydes til at lave en analyse på de sidste to punkter. Det kan eksempelvis gøres på samme måde som ved analysen af ledelsestyngde, hvor et antal konsulentfirmaer blev indbudt til at præsentere et undersøgelsesdesign og en pris ud fra de ønsker vi har opstillet. 6. Tidsramme Første del af analysen skal ligge klar 1. marts Herefter sættes den eksterne undersøgelse i gang med afslutning inden sommerferien 2014, så oplægget kan indgå i budgetlægningen. Side 2 af 3

19 7. Økonomi/ressourcer Den første halvdel af analysen er der ikke økonomi i, men Økonomi skal afse tid til at indsamle og analysere data. Der skal afsættes økonomi til betaling af de eksterne konsulenters del af analysen. Derudover skal både styregruppen projektlederen afsætte tid til såvel udvælgelsesprocessen som tilbagemeldinger fra de eksterne konsulenter. Omfanget af tidsforbrug for projektgruppen vil afhænge af det projektdesign de eksterne konsulenter spiller ind med. Indkøb vil skulle bidrage med den projektdeltager til udbuddet af opgaven, mens Økonomi og HR s deltagere vil skulle bidrage med at tilvejebringe de nødvendige data til de eksterne konsulenter. 8. Evaluering af projektet Evalueringen af projektet sker i forbindelse med de eksterne konsulenters aflevering af analysen. Projektdeltagerne vurderer i fællesskab med styregruppen hvorvidt vurderingerne i analysen lever op til succeskriterierne ovenfor. Side 3 af 3

20 Bilag: VS: Optimering af administrative processer - Presset på budgetterne.pdf Udvalg: Direktion Mødedato: 24. februar Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 13299/14

21 Presset på budgetterne? det er NU der kan gøres en forskel Virksomheden C-Value effektiviserer alle gentagne arbejdsprocesser hos virksomheder i alle brancher. Og træner kvalitetsmedarbejdere, mellemledere, nøglemedarbejdere, projektledere og deltagere i forandringsprojekter. Vi er Danmarks stærkeste effektiviseringstrænere og hjælper vores kunder med at tjene flere penge og få styr på processerne. Til gavn for virksomhedernes konkurrenceevne og Indtjening. Værktøjerne vi bruger er Six Sigma, LEAN og Sund Fornuft. Vi leverer træning på åbne kurser og i virksomhedstilpassede løsninger. Herunder på Erhvervsakademiet Lillebælt og AMU samt til gæste forelæsning på SDU. Trænere Torben Kjær Madsen er som en af de få i Danmark uddannet Six Sigma Black Belt. Desuden uddannet som LEAN facilitator og HD afsætning samt akkrediteret i Facet 5 personprofil og ejer af Personprofil OlsenBanden. Torben har gennemført flere Six Sigma projekter i praksis som har givet 6-cifrede positive resultater. Den nye kommunale reform tilskriver øget effektivisering i Det behøver ikke betyde færre hoveder og dårligere service til borgere. Med de rigtige tiltag kan det betyde øget tilflytning af borgere og erhvervskunder. At drive en kommune kan være en udfordring når kravene øges og der samtidig skal indføres besparelser. I et dilemma som dette medfører det ofte stress og uoverskuelig ansvarsfordeling i organisationen, såfremt de rigtige værktøjer og metoder ikke er tilstede. Erik Olesen har mere end 10 års erfaring indenfor LEAN og Six Sigma. Han har arbejdet med optimering af processer indenfor administration, produktion, kunder, leverandører og udvikling. Erfaringerne er opnået indenfor den mekaniske industri, elektronik, produktion samt plast- og komposit industrien. Han har bl.a. været ansat på Grundfos og LM Windpower. Derudover er han uddannet indenfor NLP og er ligeledes certificeret som Business- og Life coach. Vores virksomhed hedder C-Value og vi kender udfordringerne man møder i organisationerne. Vi har lavet proces effektivisering i mange dele af det offentlige. De dokumenterede resultater vi har fra tidligere forløb, vil vi gerne dele med alle kommuner i Danmark. Kompetencer til at effektivisere og få mere ud af systemet Vores erfaring siger at effektivisering og besparelser ikke behøver at koste arbejdspladser. Ved brug af simple forbedringsværktøjer og sund fornuft, vil det medføre, at effektiviteten og service øges betydeligt på de enkelte arbejdsprocesser. Vi ved at de investeringer der er brugt i tidligere forløb, ofte har givet 10 gange indsatsen igen. Vores oplevelser er at der typisk foretages løsningsorienterede besparelser. Det vi anbefaler er at proces effektivisere, inddrage ledere og medarbejdere og give ANSVAR. Danmarks stærkeste effektiviseringstrænere Vi har flere års viden og indsigt. Vores team har gennemført mange praktiske projekter med stor succes. Når vi skal involvere medarbejdere i forandringsprojekter, er det nødvendigt at de bliver trænet i persontyper, adfærd og forandringskurven. Netop den del gør os unikke. Hvem kan deltage? Medarbejdere på alle niveauer i alle kommuner i Danmark. Model Vi tilbyder løsninger tilpasset de enkelte kommuner. Vores anbefaling er at drive forandringerne ud i alle kommuner i Danmark. Effektiviseringstræner Torben Kjær Madsen træffes her: M: E: torben@c-value.dk Danmarks stærkeste effektiviseringstrænere C-Value Presset på budgetterne?