Afdelingsbeskrivelser til kontorelever

Transkript

1 r til kontorelever Som kontorelev i Region Sjælland kommer du til at arbejde på flere geografier Sorø, Næstved og Roskilde. Vi tilbyder tre linjer; 1. Økonomilinjen hvor du vil tilbringe meget af din elevtid i Regnskab og Indkøb. 2. Personalelinjen hvor du det meste af din elevtid vil være tilknyttet vores HR og Løn afdelingen. 3. Generellinjen hvor du er ude i fire forskellige afdelinger. Nedenfor kan du se hvilke afdelinger, du kan komme igennem afhængigt af din linje. Personale Center for løn og personale Styring og analyse Jura og forhandling Generel Kvalitet og udvikling Regional udvikling Ledelsessekretariatet Staben i Næstved Koncern service Økonomi Regnskab Indkøb Center for løn og personale På de følgende sider kan du læse beskrivelser af de enkelte afdelinger, og se hvilken adresse de befinder sig på. Marker i din ansøgning hvilken linje du ønsker, så vil vi tage det med i vores overvejelser.

2 Kvalitet og Udvikling Kvalitet og Udvikling arbejder blandt andet med styring af byggeopgaver, sundhedsaftaler, specialeplanlægning, forebyggelse, patientsikkerhed og patientvejledning. I din tid i Kvalitet og Udvikling kommer du rundt i afdelingens forskellige teams. I Kvalitet og Udvikling vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Udarbejde og oprette kurser for de praktiserende læger og praksispersonale. Herunder bookning af kursuslokaler, kommunikation med deltagerne, samt udarbejde kursusmateriale. It sikkerhedsbesøg og undervisning med datakonsulenterne hos de praktiserende læger. Andre administrative opgaver

3 Center for Løn og Personale/HR Center for Løn og Personale løser opgaver inden for løn og personale, samt HR systemer og er fysisk placeret på Næstved Sygehus. De primære opgaver er at sørge for, at alle medarbejdere i hele Region Sjælland får den korrekte løn og hjælp med support af diverse lønspørgsmål. Dette spænder vidt fra sygehusene, Psykiatrien, sociale institutioner til Social og Sundhedsassistentelever. I Løn og Personale vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Daglig kontakt til regionens afdelinger Oprettelse af nyansatte medarbejdere, og oprettelse af ansættelsesbreve Ændringer i ansættelsesforhold Fratrædelse af medarbejdere Fejlrettelser af løn Udbetaling af kørselsgodtgørelse Kendskab til vagtplansystem Herlufsvænge 14 C, 4700 Næstved

4 Styring og analyse/hr Styring og Analyse er en afdeling under Koncern HR. Vi er fysisk placeret i Regionshuset i Sorø. I Styring og Analyse er vores primære opgaver afstemning og afregning af lønrelaterede poster. I Styring og analyse vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Indhente refusioner for sygdom, barsel og løntilskud Afstemme statuskonti vedrørende refusioner og eindkomst Afregne lønrelaterede medarbejderomkostninger Controlling af HR-standarder Fakturering til faglige organisationer

5 Indkøb De overordnede mål med Region Sjællands indkøbsfunktion er at sikre den rette balance mellem: Storkunde fordele og lokale behov i indkøbsorganisationen Individuelle forløb og standardiserede indkøbsprocesser Driftsøkonomi og bæredygtighed i indkøbsaftaler Lovregler, etik og kommercielt indkøbsadfærd Indkøbsaftalerne og den indgået Driftsaftale med de involverede parter. Indkøbsaftalerne, Indkøbspolitikken og Koncern Økonomi s fælles strategi. I Indkøb vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Telefonbetjening - hjælp, vejledning og bestilling Aftale behandling: Rette priser, behandle ordrebekræftelser, tilføje nye varer til shoppen og sikre at indgåede aftaler overholdes. Afsende indkøbsordre til leverandører Behandle/fordele diverse indkommende mails. Gennemgang af udbudsforløb, herunder implementeringen af udbud. Gennemgang af anlægssager, samt apparaturanskaffelser. Ny Østergade 16, 4000 Roskilde

6 Regnskab (koncern Økonomi) Koncern Økonomi har fokus på at fastholde den tætte økonomiske styring og dermed bidrage til fortsat budgetoverholdelse. Regnskab håndterer opgaver indenfor: Bogføring af fakturaer, udlæg og posteringer for samarbejdspartnere Udstedelse af debitorfakturaer for samarbejdspartnere Bank og likviditetsfunktion Anlægsregistrering Afregning for sociale institutioner Skatter, afgifter og momsafregning Ansvar og vedligehold af kasse-regnskabsregulativ, regler vedrørende ledelsestilsyn og diverse forretningsgange for regnskabsområdet Oprettelse af kreditkort og bankfuldmagter Projekt- og fondsregistrering, projektregnskaber og EU- forvaltningsmyndighed Registrering, skat og regnskabsaflæggelse for Regionens erhvervsfonde og legater Support og hjælp til Regionens enheder vedr. ovenstående I Regnskab vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Betale fakturaer (kontering) Matche ordrer op med fakturaer Kvikfakturaer /omposteringer Ledelsestilsyn Udskrive fakturaer Udgiftsbilag Afstemning af konti Kasserapporter debit/kredit Betale via bank

7 Jura og Forhandling/HR Jura og Forhandling løser opgaver inden for regionale og lokale jura og forhandlingsopgaver. Følgende opgaver løses i Jura og Forhandling: Overenskomst- og regelfortolkning Lokalaftaler Personalesager Lønforhandlinger Personalejuridisk støtte ved forandringer Personalejuridisk ledelsesstøtte om løn og ansættelse I Jura og Forhandling vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Deltage i tjenstlige samtaler herunder referatskrivning og udarbejdelse af partshøringsskrivelser/afgørelsesbreve Varslingsskrivelser (f.eks. varsling om bortfald af løntillæg/ændret vagtform) Diverse HR-opgaver i relation til større organisationsændringer/budgettilpasninger Løse forskellige juridiske problemstillinger med afsæt i relevante overenskomster, arbejdstidsaftaler og seneste retspraksis Evt. Afvikling af lønforhandlinger Evt. overværelse af verserende retssag

8 Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet er delt i tre afdelinger; Råds- og Direktionssekretariatet Kommunikation Presse Størstedelen af elevtiden foregår i kommunikation, men du kommer også til at tilbringe et par dage som direktionssekretær, hvor der besvares henvendelser, sendes dagsordener ud, tages referat ved møder mm. Kommunikation er sparringspartner og rådgiver for hele organisationen i forbindelse med udformning af konkrete kommunikationsprodukter ved både større og mindre opgaver. Kommunikation har som en af hovedopgaverne, at omsætte politiske beslutninger således, at de rette personer får den relevante information i rette tid. Opgaver der varetages i kommunikation: Pressehåndtering kritik af regionen i medierne samt positiv presse Nyhedsbreve til sygehusene Grafiske opgaver Stillingsopslag alle stillinger, der slås op i hele regionen, sendes ud herfra Kampagner Patientkommunikation forbedre patientkommunikationen Sociale medier Intranet og hjemmeside Elevopgaver I Ledelsessekretariatet vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Hjælpe med stillingsopslag Drifte kontorelevintranet Sende materiale ud om ex. Sundhedsprisen til kommuner, biblioteker, skoler mm. Uploade materiale på hjemmeside, Facebook og Linkedin Oprette spørgeskemaer til nyhedsbreve Hjælpe med at drifte Facebook sider, besvare henvendelser, poste opslag mm. Repræsentere regionen ved offentlige arrangementer ex. Åbent sygehus Holbæk. Herunder lave spørgeskema til deltagerne og samle og analysere svarene. Læse korrektur på diverse tekster ex. den nye engelske version af hjemmesiden. Indsætte links til afdelingerne på alle kortene på hjemmesiden.

9 Regional udvikling Regional Udvikling løser opgaver på det regionale udviklingsområde. Regional udvikling arbejder med følgende opgaver: Den regionale vækst- og udviklingsstrategi og investeringsplan Erhvervsudvikling, herunder betjening af Vækstforum Sjælland Kollektiv trafik og infrastruktur Uddannelse, kompetencer og arbejdsmarked Innovation Attraktivitet (kultur, fødevarer, turisme) Internationalt samarbejde I Regional Udvikling vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Fordeling af elektronisk og fysisk post Indkøbe kontorartikler/forbrugsvarer til afdelingen Administration af Rejsekort Mødebooking Praktiske opgaver i forbindelse med større møder, workshops og konferencer, fx udarbejdelse af deltagerlister, jakkekort, navneskilte mv. Bidrage til fordeling af elever til gymnasier, herunder deltagelse i møder med fordelingsudvalg (forår) Kulturpulje: administration af tilskudsansøgninger (forår) Opfølgning på tilskudsprojekter

10 Staben Næstved Sygehus Staben betjener sygehusledelsen, sygehusets afdelingsledelser og sygehusets ansatte, og er fælles sekretariat for sygehusene Næstved, Slagelse og Ringsted. Staben varetager en række opgaver, bl.a.: Håndtering og koordinering af sygehusledelsens interne og eksterne kommunikation i samarbejde med kommunikationskonsulenter, herunder internet/intranet, nyhedsbreve mv. Journalføring vedr. sygehusledelsens personlige s og sygehusets officielle postkasser, herunder fysisk post til Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse. Sagsbehandling af patientklager- og erstatningssager. Ledelsesstøtte og rådgivning på personaleområdet Håndtering af patientjournaler, arkivering, oprydning (Journalarkiv) Planlægning af fællesintroduktion Uddannelsesområdet for forskellige faggrupper inden for sundhedsvæsenet I Staben vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Planlægning og koordinering af fællesintroduktionen og tilmeldingen hertil Kalenderstyring, telefonbetjening, udarbejdelse af dagsorden samt referent til møder Journalisere Håndtere både fysisk og elektronisk post til Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Være med til at opdatere nyheder på Intranettet Bookning af mødelokaler, forplejning, tjenestebiler Bestille kontorartikler Registrere uddannelsessøgende Herlufsvænge 14 C, 4700 Næstved

11 Koncern Service Koncern Service løser serviceopgaver for sygehusene og psykiatrien. Serviceopgaverne er blandt andet vask af uniformer og linned, mad til patienter, kantine- og cafédrift, rengørings- og portøropgaver, transport mellem sygehusene og vedligeholdelse af grønne områder. Koncern Service sørger også for Regionshusets drift, og varetager kontraktholderfunktion for indgåede servicekontrakter med eksterne leverandører på serviceområdet. I Koncern Service vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Deltage i administrationen af fællespostkasse Bestille kontorartikler og IT-udstyr hjem til afdelingen når der mangler Mødekoordinering planlægning, koordinering, lokaler, forplejning Administrative opgaver i forbindelse med ledige stillinger modtage ansøgninger, sende bekræftelser, indkalde til samtaler, afslag Deltagelse i og forberedelse af forskellige møder, temadage, sociale arrangementer