Digitaliseringsstrategi for Statens Administration i perioden år

Transkript

1 Digitaliseringsstrategi for Statens Administration i perioden år December 2014

2

3 Side 3 af 26 Indhold J.nr Resumé 5 2. Baggrund 7 3. Pejlemærker for digitalisering It-principper Organisering og styring af it Handlingsplan 23

4 Side 4 af 26 Resumé

5 Side 5 af Resumé Statens Administration har udarbejdet denne digitaliseringsstrategi for at understøtte forretningens behov bedst muligt. Statens Administration er en del af Finansministeriet og skal derfor kunne levere nye, effektive løsninger til staten. Ændrede forretningsbehov kan kræve en tilpasset systemunderstøttelse, hvilket digitaliseringsstrategien også understøtter. Digitaliseringsstrategien består af fire overordnede elementer: Seks pejlemærker for digitalisering (kapitel 3), der skaber retning for arbejdet med digitalisering. Seks it-principper (kapitel 4), der skaber klare retningslinjer for indkøb, udvikling og anvendelse af it. Organisering og styring af it ved indkøb og udvikling (kapitel 5). Handlingsplan for digitaliseringsindsatser i perioden frem mod år 2020 (kapitel 6). Med udgangspunkt i digitaliseringsstrategien skal Statens Administration arbejde målrettet mod en effektiv digitalisering. Det skal ske gennem interne tiltag og samarbejdet med eksterne leverandører og samarbejdspartnere. Kombinationen af digitaliseringsstrategiens elementer skal skabe overblik over rejsen til en ny sammenhæng i systemlandskabet.

6 Side 6 af 26 Baggrund

7 Side 7 af Baggrund Statens Administration er en del af Finansministeriets koncern og leverer servicecenterydelser til statslige institutioner indenfor løn-, regnskabs- og finansområdet. Statens Administration (SAM) er opdelt i to driftscentre, Økonomiservicecentret og Finansservicecentret. Styrelsen er med til at sikre, at der arbejdes målrettet på optimering af de administrative driftsopgaver på tværs i staten. Denne digitaliseringsstrategi er udarbejdet indenfor rammerne af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Finansministeriets mission og vision. Digitaliseringsstrategien for SAM understøtter direkte styrelsens forretningsstrategi gennem fokus på driftssikkerhed og et systemgrundlag, der kan tilpasses forretningens udvikling. Finansministeriets mission: Finansministeriet giver regeringen det bedst mulige grundlag for at føre en sund økonomisk politik, der styrker vækst og produktivitet samt sikrer effektivisering af den offentlige sektor. Finansministeriets vision: Finansministeriet skal være et analytisk kraftcenter, udfordre og udvikle det fulde potentiale i medarbejderne og skabe fremtidens topledere. Finansministeriet skal agere som én koncern og være rollemodel for effektivisering, drift og udvikling af den offentlige sektor i Danmark. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: Fra Finansministeriet (Digitaliseringsstyrelsen) udarbejdes den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, der arbejder med tre hovedspor: Slut med papirblanketter og brevpost Ny digital velfærd Tættere offentligt digitalt samarbejde Med SAM s digitaliseringsstrategi lever SAM op til de tre spor og understøtter dermed den fællesoffentlige ambition om at forny og effektivisere den offentlige sektor i Danmark.

8 Side 8 af 26 SAM s forretningsstrategi SAM s forretningsstrategi 2020 understøtter Finansministeriets mission og vision gennem tre overordnede pejlemærker: Produkt (konsolidering) Kunder (nye kunder og nye produkter) Marked Gennem en kontinuerlig effektivisering og kvalitetsudvikling skal SAM s produkter konsolideres. Dette samtidig med en konstant opmærksomhed rettet mod sikring af et højt og ensartet kvalitetsniveau, overholdelse af regler og revisionskrav, og med tilfredse kunder. På baggrund af en fortsat konsolidering af driftsvirksomheden fokuserer SAM på at skabe rum til at udvide produkt- og kundeporteføljen. Dette med fokus på effektiviseringer i den statslige sektor og i et end-to-end perspektiv på tværs af kunder og leverandører. Endelig arbejder SAM for at sikre prisgennemsigtighed og en intern styring, der løbende optimerer og effektiviserer driften. Dette ved deltagelse i benchmarkprojekter, transparente og aktivitetsbaserede prismodeller samt systematiske interne effektiviserings- og læringsprocesser. SAM s kundekreds er bred og differentieret. Kundekredsen kan opdeles i: slutbrugere, forstået som borgere, virksomheder, myndigheder og rådgivere, som er i kontakt med SAM i forbindelse med selve behandlingen af en sag opdragsgivere, som er de statslige myndigheder, som har overladt opgavevaretagelsen på specifikke områder, til SAM SAM s udfordring SAM er et fuldt etableret shared servicecenter med Finansservicecentret og Økonomiservicecentret, hvor både kunde- og medarbejdertilfredshed er høj. Effektiviteten er fuldt på højde med de virksomheder, der benchmarkes mod. SAM er dog udfordret af en usammenhængende og i visse tilfælde forældet systemportefølje. SAM er selvstændig systemejer for hovedparten af de systemer, der understøtter driften i Finansservicecentret og er som systemejer forpligtiget til at sikre en tidssvarende og sikker håndtering af data. For at understøtte driftssikkerhed og forretningens udvikling kræves en konsolidering og modernisering af systemporteføljen. Økonomiservicecentrets område understøttes primært af fællesoffentlige systemer, hvor systemejerskabet ligger i Moderniseringsstyrelsen. Det tætte samarbej-

9 Side 9 af 26 de i Finansministeriets koncern skal fortsat sikre den bedst mulige systemunderstøttelse af Økonomiservicecentrets forretning. Udviklingen af fællesoffentlige systemer strækker sig ofte over længere tid, i visse tilfælde år, hvorfor SAM kan have behov for at implementere midlertidige løsninger for at understøtte forretningen. SAM skal kontinuerligt kunne tilpasse sig kunderne og markedets behov. Dette forudsætter en skalerbar systemportefølje og omstillingsparathed.

10 Side 10 af 26 Pejlemærker for digitalisering

11 Side 11 af Pejlemærker for digitalisering Det er af afgørende betydning for Statens Administration, at omgivelserne kan have tillid til driftssikkerheden. Med afsæt i denne prioritering og behovet for løbende tilpasning af forretningen, er nedenstående seks pejlemærker for digitalisering i Statens Administration (SAM) formuleret: Pejlemærker for digitalisering 1. SAM er rollemodel med fokus på lov- og revisionskrav. 2. SAM effektiviserer og mindsker risikoen for fejl gennem standardiserede end-toend processer. 3. SAM digitaliserer manuelle processer. 4. SAM anvender digitale løsninger som led i god kundeservice. 5. SAM sikrer optimale styringsmuligheder og et solidt grundlag for benchmarking. 6. SAM indfrier ambitiøse forretningsmål gennem stor omstillingsevne. 1. SAM er rollemodel med fokus på lov- og revisionskrav SAM håndterer opgaver, som er underlagt en lang række love om fx regnskabsaflæggelse, forvaltning og offentlighed, personfølsomme data og arkiver. Samtidig håndterer SAM betydelige offentlige og private midler. Det stiller store krav til overholdelse af et omfattende regelsæt og til løbende tilpasninger til krav fra Koncern- og Rigsrevision. SAM ser sig selv som rollemodel på området. Der kan forekomme tilfælde, hvor love og revisionskrav er uhensigtsmæssige i relation til standardisering af ensartede processer og end-to-end opgavevaretagelsen. SAM skal leve op til love og revisionskrav, men vil gennem dialog med relevante myndigheder søge at påvirke lovgrundlag og revisionskrav med henblik på tilpasning til SAM s forretningsbehov. 2. SAM effektiviserer og mindsker risikoen for fejl gennem standardiserede end-to-end processer SAM s opgaveportefølje er bred og mangfoldig. Dog løser SAM en række sammenlignelige opgaver, fx udbetaling af pensioner, ydelse af tilskud, tilbagebetaling af lån, fakturahåndtering og lønudbetalinger, der med fordel kan standardiseres, hvor muligt. Standardiseringen skal medvirke til effektivisering, sikker drift og ensartet kvalitet.

12 Side 12 af 26 Standardiseringen skal tage højde for processerne end-to-end, således at det er den samlede opgavevaretagelse, som effektiviseres, samtidig med at risikoen for fejl mindskes gennem fokus på sikring af kvalitet. Dvs. at der skal ses på processen fra sagen begynder, gennem SAM og ud til slutmodtager. 3. SAM digitaliserer manuelle processer SAM arbejder løbende med at digitalisere manuelle processer og papirarkiver. Når manuelle processer digitaliseres, er det afgørende, at processerne samtidig standardiseres. Hvor det overhovedet er muligt, skal processerne ikke blot digitaliseres, men også automatiseres. Dog er der en erkendelse af, at nogle opgaver er så små, at det ikke vil være rentabelt at digitalisere. En samlet vurdering af effektivitet, sikkerhed og kvalitet af disse ordninger kan føre til, at ordningerne besluttes videreført alene med understøttelse via fx journalsystem og Excel. 4. SAM anvender digitale løsninger til god kundeservice SAM arbejder løbende på at give god service til kunderne og prioriterer digitale løsninger til understøttelse af servicen. SAM medtænker kundernes oplevelse af god kundeservice, som afhænger af kundernes forventninger, af kundernes meget forskellige behov, og af kundernes teknologiske tilgang. Ved anvendelse af digitale løsninger lægges der således stor vægt på brugervenlighed. 5. SAM sikrer optimale styringsmuligheder og et solidt grundlag for benchmarking SAM ønsker forbedret datagrundlag og større gennemsigtighed i den interne styring, i den eksterne dokumentation og i forhold til muligheder for øget benchmark både internt og eksternt. SAM leverer intern ledelsesinformation på en række opgaver. I forlængelse heraf indeholder mål- og resultatplan samt driftsaftalen for SAM en række målbare KPI er. I forhold til eksterne kunder afregnes for hver ordning ud fra tidsforbrug. Forbedrede rapporter om produktion, pris, volumen, statistik og benchmark skal understøtte dette. 6. SAM indfrier ambitiøse forretningsmål gennem stor omstillingsevne SAM har en omfattende viden og erfaring i sammenlægning og standardisering af opgaver indenfor løn-, regnskabs- og finansområdet, hvor betydelige besparelser er opnået.

13 Side 13 af 26 SAM vil frem mod år 2020 anvende denne erfaring og derfra udvikle supplerende ydelser til eksisterende kunder samt udvide forretningen med nye kunder og nye produkter. SAM vil hermed kunne understøtte Finansministeriets vision og mission om øget effektivisering af den offentlige sektor yderligere. Strategien vil i de første år af strategiperioden lægge den helt afgørende vægt på at udvikle selve organisationen, således at effektivitet, sikker drift, kvalitetsudvikling og kundefokus prioriteres, mens det må forventes, at der senere i strategiperioden vil komme øget fokus på udvidelse af SAM med nye kunder og nye produkter.

14 Side 14 af 26 It-principper

15 Side 15 af It-principper It-principperne skal fungere som retningslinjer for de beslutninger, der fremover skal træffes om digitaliseringsinitiativer i Statens Administration. Med fastlæggelsen af principperne har Statens Administration (SAM) vægtet fordele og ulemper på tværs af SAM som helhed, vurderet nødvendige indsatser og dermed skabt et fundament for fremtidige beslutninger. It-principper 1. SAM påvirker og anvender fællesoffentlige it-systemer og standarder. 2. SAM it-understøtter ensartede opgaver ensartet. 3. SAM foretrækker standardsystemer fremfor specialudvikling. 4. SAM genbruger data. 5. SAM sikrer, at it-løsninger understøtter en kanalstrategi. 6. SAM anvender it-governance. 1. SAM påvirker og anvender fællesoffentlige it-systemer og -standarder SAM påvirker og anvender fællesoffentlige it-systemer og -standarder og drager nytte af den erfaring og viden, der ligger til grund for disse systemer og standarder. SAM søger indflydelse på de fællesoffentlige systemer og standarder, SAM hyppigst anvender, med henblik på bedst mulige betingelser for udviklingen af SAM s forretning. SAM er således aktivt opsøgende i forhold til at præge udviklingen af fællesoffentlige økonomisystemer hos Moderniseringsstyrelsen, relevante digitaliseringstiltag hos Digitaliseringsstyrelsen og fx valg af datastandarder hos SKAT. Bred anvendelse af fællesoffentlige systemer og standarder kan betyde tilpasning af SAM s arbejdsgange. Princippet kan også betyde, at der går lang tid, inden et forretningsbehov er systemunderstøttet, og at midlertidig it-understøttelse derfor skal etableres.

16 Side 16 af SAM it-understøtter ensartede opgaver ensartet Ensartet systemunderstøttelse med åbne grænseflader systemerne imellem medfører effektiviseringer og besparelser. Systemlandskabet er nemmere at vedligeholde og driftsstabiliteten er lettere at understøtte. Ensartetheden giver mulighed for øget fleksibilitet i forhold til ressourceallokering. Ved en ensartet systemunderstøttelse vil anvendelsen forenkles for både eksterne og interne brugere. Medarbejdere vil lettere kunne arbejde på tværs af SAM, hvorved der er mulighed for at anvende interne ressourcer optimalt og udjævne spidsbelastning af driften. I det omfang der findes relevante systemer i SAM, genanvendes disse. Dog vil det i hvert enkelt tilfælde skulle vurderes, om systemet har en funktionalitet og kapacitet, som indebærer, at alle relevante opgaver og processer kan håndteres indenfor det eksisterende system. Ved overtagelse af nye opgaver vil der være behov for overførsel til den ensartede it-understøttelse, hvilket kan besværliggøre overførslen. 3. SAM foretrækker standardsystemer fremfor specialudvikling It-udvikling er omkostningstung og medfører dyr vedligeholdelse og skal derfor kun foretages, hvis markedet ikke tilbyder en fornuftig standardløsning. Standardløsninger vil i mange tilfælde dække SAM s behov for systemunderstøttelse, idet standardsystemer afspejler et generelt behov på markedet. Yderligere har standardsystemer den fordel, at de testes, vedligeholdes og videreudvikles i højere grad end specialudviklede løsninger. Herved opnås en højere grad af driftssikkerhed og bedre mulighed for tilpasning til ny teknologi. Når der anskaffes standardsystemer er det afgørende, at de er skalér- og konfigurerbare. Samtidig kan standardsystemer betyde, at dele af eksisterende arbejdsgange skal tilpasses efter nyt system. 4. SAM genbruger data SAM skal, overalt hvor det er muligt, genbruge data fra eksisterende digitale kilder og systemer. Det gælder ikke blot internt, men også eksternt i end-to-end perspektivet. Ved at genanvende data undgås dobbeltregistreringer, der opnås ensartet kvalitet og fejl minimeres. Endvidere giver ensartede data mulighed for transparens og et bedre grundlag for ledelsesinformation og Business Intelligence.

17 Side 17 af 26 SAM anvender allerede i dag en lang række data, fx CVR- og CPR-oplysninger, oplysninger om kunder og kreditorer, etc. Nogle data hentes udefra, andre data findes internt i SAM. SAM skal anvende fællesoffentlige grunddata fra Digitaliseringsstyrelsen og fællesoffentligt BI (Business Intelligence) system fra Moderniseringsstyrelsen, når disse er tilgængelige. Internt genererede data skal fødes og opdateres ét sted, hvorfra data trækkes og genanvendes. I den forbindelse skalfælles terminologi og datadefinitioner anvendes. 5. SAM s it-løsninger skal understøtte en hensigtsmæssig kanalstrategi SAM vil sikre god kundeservice ved anvendelse af en samlet kanalstrategi for kommunikation med omverdenen. Kanalstrategien skal håndtere SAM s meget forskelligartede forretningsområder og tilhørende interessenter. Afgørende er, at SAM s systemportefølje understøtter kanalstrategiens valg i forhold til kontakten til kunder. 6. SAM anvender it-governance En effektiv intern it-governance i SAM med tværgående styring af it-indkøb, - udvikling og -drift skal sikre, at der ikke bygges parallel it-understøttelse i SAM. Samtidig sikres et samlet overblik over økonomi i forbindelse med it-indkøb og it-udvikling. En effektiv intern it-governance vil styrke varetagelsen af juridiske sikkerhedsaspekter og sikre driftssikkerheden.

18 Side 18 af 26 Organisering og styring af it

19 Side 19 af Organisering og styring af it Tværgående organisering og styring af it-indkøb og -udvikling skal sikre, at it-systemer kan bruges på tværs i Statens Administration og at itløsninger dækker bredt. Digitaliseringsstrategien for Statens Administration (SAM) er tilsigtet perioden år og her skal seks mål opfyldes: Der skal nedsættes et it-råd, der vedtager anskaffelse, udvikling og udfasning af it. Den udarbejdede målarkitektur skal finpudses, forankres og vedligeholdes i organisationen. Der skal vedligeholdes et systemoverblik i form af et it-landskab. Der skal ske en konsolidering af it-systemer, ligesom der skal ske en standardisering af software, programmer, processer og licenser. Projekt- og porteføljestyring skal styrke god, sikker og fornuftig ledelse af projekter i SAM. Ændringshåndtering og Applikationsforvaltning sikrer at systemer vedligeholdes og ændres i henhold til aftalte procedurer i hele deres livscyklus. Målene vedrørende hhv. it-råd og målarkitektur skal igangsættes allerede i 2014, idet målene vedrørende konsolidering af systemer og løbende vedligehold af systemoverblik afhænger af disse to. De seks mål bliver uddybet herunder. It-råd For at gennemføre it-governance, nedsættes der et styringsorgan (it-råd) bestående af personer med beslutningskompetence vedr. prioritering af it-indkøb, ressourcer, projekter og økonomi. It-rådet skal i overensstemmelse med de vedtagne pejlemærker, it-principper og mål-arkitektur beslutte nyanskaffelser, nyudvikling og nødvendige nedlæggelser af systemer. Som en af de første indsatser i handlingsplanen, afgøres hvem der indgår i it-rådet og hvor ofte der holdes møde. It-rådet kan kun acceptere midlertidige løsninger, som ikke overholder itprincipperne og/eller falder udenfor it-målarkitekturen, såfremt den midlertidige løsning er selvfinansieret i sin levetid. Det er et krav, at midlertidige løsninger let kan konvertere data til det blivende system.

20 Side 20 af 26 It-rådet skal have overblik over SAM s forretningsmæssige strategi og projektportefølje samt beslutningskompetence vedrørende systemportefølje og digitaliseringsstrategiske elementer. Ved at have overblik over styring af it-anskaffelser og it-projekter undgås dyre fejlinvesteringer og redundans i den it-mæssige opgaveløsning og i data. Det er it-rådets opdrag at gennemføre de it-strategiske mål, der ligger i SAM s digitaliseringsstrategi. It-arkitektens ansvarsområder Til it-rådet knyttes en it-arkitekt, eventuelt på konsulentbasis, som kan støtte itrådet i beslutninger vedrørende anskaffelse og udvikling af it. It-arkitektens ansvar bliver at bevare et overordnet teknologioverblik, sikre at der til stadighed er en sammenhæng mellem de systemer, som SAM anskaffer, samt at de lever op til digitaliseringsstrategiens pejlemærker, it-principper og målarkitektur. It-arkitekten skal sikre, at teknologivalg understøtter sikkerhedsforskrifter og overholder gældende love (eksempelvis persondata mm.). Yderligere har arkitekten ansvar for at vedligeholde og opdatere SAM s systemlandskab. Målarkitektur Der er udarbejdet en målarkitektur, som skal følges ved anskaffelse og nyudvikling af SAM s it-systemer. Tanken bag målarkitekturen er at: sikre at integrationer mellem systemer skal vedligeholdes kun ét sted ved at implementere én integrationsplatform til alle nye systemer skabe en løsning, hvor grunddata hentes fra ét centralt sted sikre at brugerrettigheder og adgangskontrol til SAM s systemer kun skal vedligeholdes ét sted muliggøre søgning på tværs af alle systemer sikre en ensartet brugergrænseflade til SAM s systemer ved at have én portal til interne og eksterne brugere sikre at ensartede opgaver løses ensartet Hele SAM organisationen skal løbende inddrages i vedligeholdelse og videreudvikling af målarkitekturen. Systemoverblik I det eksisterende it-systemlandskab er der generelt behov for at konsolidere og modernisere systemporteføljen af egne systemer, med henblik på at nedbringe antallet af systemer samt at standardisere de tekniske platforme systemerne er udviklet på. Systemlandskabet skal vedligeholdes og også på sigt give et samlet overblik over, hvilke systemer, der anvendes og i hvilken stand de er.

21 Side 21 af 26 Konsolidering af it-systemer Konsolidering, dvs. sammenlægning og nedlægning af systemer sker for at sikre, at SAM understøtter ensartede opgaver ensartet - og gerne med kun ét system, således at SAM undgår at vedligeholde unødigt mange systemer. Konsolideringen skal ske med et bredt afsæt i den samlede systemportefølje for at kunne høste synergieffekter. Igangsættelse af en konsolidering skal ses i sammenhæng med både økonomiske muligheder og vurdering af hensigtsmæssighed i forhold til vurderingskriterier som driftssikkerhed, business cases, timing, kompetencer og teknisk udvikling. Projekt- og porteføljestyring Der er oprettet formel portefølje- og projektstyring i SAM, som anvender en projektmodel, der er inspireret af Statens it-projektmodel og tilpasset SAM s organisation, størrelse af projekter og behov. Styringen er i overensstemmelse med hovedprincipper fra PRINCE2. Der arbejdes målrettet med kompetenceudvikling af projektlederne, både indenfor it-projektmodellen og brug deraf, samt god projektleder-skik. Der er oprettet projektstyregrupper med reference til porteføljestyregruppen. Hver projektstyregruppe har ansvar for at styre projekterne igennem indenfor de rammer for økonomi, ressourcer, kvalitet og tid, som er besluttet af porteføljestyregruppen, der er den øverst ansvarlige myndighed for projektarbejdet. Porteføljestyregruppen er identisk med chefgruppen i SAM. Projekter søges afgrænset til en varighed, der skaber sikkerhed omkring klart definerede leverancer og projektøkonomi. Ændringshåndtering og applikationsforvaltning Der er, sideløbende med projektet for digitaliseringsstrategien, oprettet et itdrifts-team i SAM, som med udgangspunkt i ITIL processer skal håndtere applikationsforvaltning og ændringshåndtering. Applikationsforvalteren er ansvarlig for forvaltningen af applikationer i hele deres livscyklus. Ændringshåndtering sikrer at alle ændringer, der skal foretages i en applikation, håndteres efter aftalte standarder for herigennem at sikre kvalitetsniveauet.

22 Side 22 af 26 Handlingsplan

23 Side 23 af Handlingsplan Digitaliseringsstrategien for Statens Administration indeholder en handlingsplan med 17 indsatser, der gennemføres frem mod år Handlingsplanen skal bevæge Statens Administration (SAM) i en retning mod målarkitekturen for SAM s it-systemportefølje. Indsats* 1. It-råd 2. Målarkitektur 3. Grunddata 4. Datahåndtering & -politik 5. Kanalstrategi 6. Integrationsplatform 7. Arkivsystem Beskrivelse Nedsættelse af et internt it-råd, som skal sikre effektiv itgovernance i SAM. Beslutninger om indkøb, udvikling og drift af SAM s egne it-systemer skal behandles i it-rådet. Herved skal overblik over økonomi, juridiske aspekter og tværgående itindsatser samles ét sted. Udbygning af målarkitekturen for SAM s interne systemportefølje med et it-teknisk detaljeringsniveau. Herved sikres rammen, der skal følges ved anskaffelse og nyudvikling af SAM s itsystemer. Etablering af systemadgang og automatisk indhentning af fællesoffentlige grunddata (CPR, CVR, mfl.) fra eksterne kilder til brug for interne fagsystemer. Dermed sikres at grunddata kun skal vedligeholdes ét sted. Udarbejdelse af retningslinjer for SAM s interne datahåndtering og politik, herunder standarder for systemintegration. Retningslinjerne etableres for at kunne have mulighed for at styre data og sikre, at data vedligeholdes. Udarbejdelse af en kanalstrategi, der beskriver de overordnede retningslinjer for anvendelsen af SAM s kommunikationskanaler. Hermed skal det sikres, at de rigtige kommunikationskanaler anvendes. Anskaffelsen af en integrationsplatform skal sikre, at it-systemer bindes sammen ensartet. Hermed sikres at (fag-)systemer kun har én integration, der skal vedligeholdes. Samling af eksisterende arkivløsninger i én arkivløsning (nyanskaffelse eller udbredelse af én eksisterende løsning)skal give SAM bedre, hurtigere og ensartet journalisering samt bedre mulighed for genfinding. Arkivsystemet skal samtænkes med workflowløsning.

24 Side 24 af Standard lånesystem 9. Medlemssystem 10. Workflowsystem 11. Sikkerheds- & brugerstyring 12. BI-system 13. Søgning 14. Fælles callcenter 15. Selvbetjeningsportal 16. Tilskudsadministration 17. Snitflader til fællesoffentlige systemer Anskaffelse af ét nyt standardlånesystem. Herved kan sikker drift og en effektivisering af arbejdsgange opnås. Skal erstatte eksisterende systemer på området. Anskaffelse af et nyt medlemssystem skal afløse eksisterende medlemssystemer i SAM. Sagsbehandlingen vil hermed kunne understøttes ensartet. Anskaffelse af et workflowsystem skal bidrage til overblik over sagsmængder i forskellige fagsystemer og muliggøre oversendelse af sager fra kontor til kontor. Skal samtænkes med arkivsystem (7). Anskaffelse af et sikkerheds- og brugerstyringsmodul skal sikre en central styring af SAM s egne systemer. Således undgås vedligeholdelse af adgange til flere systermer og dermed mindskes risiko for fejl. Anskaffelse af et internt BI-system skal udstille data og målinger til gavn for både interne og eksterne brugere. På sigt skal det interne BI-system tilpasses forretningens behov efter forventet idriftsættelse af fællesoffentligt BI-system fra Moderniseringsstyrelsen. Etablering af en tværgående søgefunktionalitet skal muliggøre søgning i alle interne fagsystemer til gavn for den interne sagsbehandling. Etablering af den tekniske understøttelse, der muliggør et fælles callcenter i SAM. Etablering af én portal til alle SAM s egne it-systemer skal give borger/kunde/sagsbehandler sikker og ensartet adgang til fagsystemer og data. En portal vil således have både interne og eksterne brugere. Anskaffelse af et tilskudsadministrationssystem skal understøtte tilskudsadministrative opgaver varetaget af SAM. Etablering af dette system vil erstatte eksisterende tilskudssystemer og give mulighed for udvidelse af denne del af SAM s forretning. Snitflader mellem SAM s interne målarkitektur og fællesoffentlige systemer kortlægges af it-arkitekt. Hermed dannes bedst mulige grundlag for tilretning af den interne systemportefølje og til samarbejdet omkring fællesoffentlige systemer. *Indsatsnummerering er fortløbende og tæller alene som identifikation for den enkelte indsats.

25 Side 25 af 26 En handlingsplan skal sikre implementeringen af indsatserne i digitaliseringsstrategien på mest hensigtsmæssige måde. Implementeringen er overordnet planlagt til at strække sig over perioden år Den tidsmæssige placering og prioritering af indsatserne samt eventuelle behov for tilretning af enkeltindsatser vil løbende blive vurderet af chefgruppen i SAM. En afgørende forudsætning for digitaliseringsstrategiens levedygtighed er, at enkelte, grundlæggende indsatser implementeres indledningsvis. En itgovernancestruktur med tilhørende kortlægning af it-tekniske snitflader og vedtagelse af relevante it-politiker er af vital betydning. Derfor skal følgende indsatser iværksættes initialt efter vedtagelse af digitaliseringsstrategien: It-råd (1) Målarkitektur (2) Datahåndtering & -politik (4) Snitflader til fællesoffentlige systemer (17) Med grundlæggende indsatser for it-governance på plads kan SAM fra foråret 2015 påbegynde indsatser, der direkte understøtter arbejdsgange i forretningen med fagsystemer. Således forventes det at iværksætte følgende indsatser fra forår 2015: Standard lånesystem (8) Medlemssystem (9) Tilskudsadministrativt system (16) Implementering af de første fagsystemer skal understøttes af en samtidig implementering af grundlæggende systemer i SAM s it-infrastruktur. Derfor skal følgende indsatser sideløbende påbegyndes i år 2015: Grunddata (3) Integrationsplatform (6) Sikkerheds- & brugerstyring (11) Med gennemførslen af de her oplistede indsatser for governance, fagsystemer og infrastruktur skabes det bedst mulige udgangspunkt for den videre konsolidering og fornyelse af SAM s it-systemportefølje med gennemførsel af digitaliseringsstrategiens øvrige indsatser frem mod år 2020.

26