Digital Signatur Forudsætninger og fordele

Transkript

1 Digital Signatur IT- og Telestyrelsen December 2002

2 Resumé Udbredelsen af en fælles standard for digital signatur styrker offentlige myndigheders muligheder for at udvikle nye og mere avancerede nettjenester, der er sikre at bruge. Men potentialerne indfrier ikke sig selv. For det første skal myndighederne afklare en række basale forudsætninger for anvendelsen af digital signatur. Det gælder forhold vedr. sikkerhed, prokura, politik for kryptering og signering af meddelelser. Spørgsmålene er mange, og anbefalingen er, at myndigheden etablerer et projekt med direkte reference til topledelsen. Kun herved sikres det, at problemstillingerne får det nødvendige fokus. For det andet skal virksomheder og borgere have virkelig attraktive muligheder for service på nettet. Ellers ser de ingen grund til at tage en sikkerhedsløsning som digital signatur i brug. Sidst, men ikke mindst skal myndigheden så vidt muligt digitalisere sin egen sagsbehandling og sine interne forretningsgange. Ellers kan fordelene ikke fuldt udnyttes. Digital signatur kan ligeledes anvendes til at understøtte digitaliseringen af de interne forretningsgange. Foruden disse forudsætninger beskriver denne vejledning de fordele, der er forbundet med tre typer elektroniske tjenester, der alle understøttes af digital signatur: E-post, log-on-tjenester samt e-blanketter. De generelle konklusioner er, at effektiviseringspotentialet afhænger af myndighedens nuværende arbejdsprocesser, de bagvedliggende systemer, samt hvor godt de nye tjenester er integreret med myndighedens øvrige IT-infrastruktur. Og så selvfølgelig, hvor attraktive de elektroniske tilbud er for borgere og virksomheder. De potentielle serviceforbedringer for borgere og virksomheder knytter sig især til tre områder: Myndigheden bliver lettere tilgængelig, det bliver lettere at udfylde blanketter korrekt, og sagsbehandlingen kan udføres bedre og hurtigere. Denne vejledning uddyber de nævnte forudsætninger og fordele, der knytter sig til elektroniske løsninger med digital signatur. Vejledningen henvender sig derfor særligt til de offentlige beslutningstagere, der står foran valget om at indføre digital signatur i forvaltningen. Digital signatur Side 2 af 14

3 Indholdsfortegnelse 1 FORMÅL OG MÅLGRUPPE FORUDSÆTNINGER FOR AT UDNYTTE DIGITAL SIGNATUR GENERELLE FORUDSÆTNINGER Sikkerhed omkring løsningen til digital signatur Virksomheds- eller medarbejdercertifikate r ETABLERING AF ATTRAKTIVE INDHOLDSTJENESTER OCES er sikker nok til alle almindelige tjenester Brugerne går efter nytteværdien Fokus på bestemte målgrupper og deres behov DIGITAL SIGNATUR I SAGSBEHANDLINGEN FORDELE VED AT INDFØRE DIGITAL SIGNATUR ELEKTRONISK KOMMUNIKATION E-POST Økonomiske fordele Serviceforbedringer LOG-ON-TJENESTER Økonomiske fordele Serviceforbedringer E-BLANKETTER Økonomiske fordele Serviceforbedringer Digital signatur Side 3 af 14

4 1 Formål og målgruppe Formålet med denne vejledning er at give offentlige myndigheder bedre mulighed for at vurdere forudsætningerne for og fordele ved at anvende digital signatur, når de kommunikerer med borgere og virksomheder og internt i forvaltningen. Erfaringer fra de første offentlige institutioner, der har indført digital signatur, viser nemlig, at det er afgørende, at man afsætter tid og ressourcer til at analysere behov og løsningsmuligheder, før projekterne sættes i gang. Fordelene er i vejledningen opdelt i hhv. økonomiske fordele og serviceforbedringer. Vejledningens målgruppe er beslutningstagere i offentlige institutioner, der skal vurdere forudsætninger og afveje de økonomiske fordele og mulige serviceforbedringer mod ulemperne ved at implementere digital signatur. Vejledningen er én blandt flere om digital signatur. De øvrige er: Infrastrukturen til digital signatur Målgruppe: IT-chefer, projektledere og andre, der aktivt skal være med til at implementere digital signatur i en offentlig myndighed OCES en fælles offentlig certifikat-standard Målgruppe: IT-chefer, projektledere og andre, der skal beskæftige sig indgående med digital signatur og implementeringen af denne i myndigheden Sikker brug af digital signatur Målgruppe: Beslutningstagere og projektledere, der skal arbejde med digital signatur-projekter Juridiske aspekter ved at bruge digital signatur Målgruppe: Projektledere, jurister og andre, der har et særligt behov for at kende de retlige aspekter af brugen af digital signatur Alle ovenstående vejledninger findes på IT- og Telestyrelsens/Signatursekretariatets hjemmeside ( Digital signatur Side 4 af 14

5 2 Forudsætninger for at udnytte digital signatur 2.1 Generelle forudsætninger Det tidligere IT-sikkerhedsråds vejledning om praktisk brug af kryptering og digital signatur gennemgår en række strategiske overvejelser som en organisation bør foretage i forbindelse med indførelsen af digital signatur. Håndteringen af disse overvejelser kræver i høj grad ledelsens involvering, idet de vil have stor betydning for organisationens eksterne og interne kommunikation. Aktiv stillingtagen i forbindelse med disse overvejelser er den grundlæggende forudsætning for at kunne indføre digital signatur i organisationen. Anbefaling: Topledelsen i myndigheden bør etablere et projekt med direkte reference til topledelsen med henblik på at belyse og afklare de strategiske overvejelser. Overvejelserne vil kort blive gennemgået i det følgende Sikkerhed omkring løsningen til digital signatur Risikoanalyse Løsningen til digital signatur er en del af organisationens overordnede sikkerhedsstruktur, men det er nødvendigt at betragte løsningen isoleret for at finde det konkrete sikkerhedsbehov. Myndighederne bør således foretage en risikoanalyse af den digitale signatur-løsning. En sådan analyse bør for det første fastslå, hvilke elektroniske meddelelser og dokumenter, der er behov for at beskytte, og tillige hvad omkostningerne hertil vil være. Analyse kan tage udgangspunkt i en gennemgang af de papirbaserede processer, der forventes gennemført digitalt. For det andet bør risikoanalysen indeholde en analyse af den tekniske infrastruktur. Kan de eksisterende applikationer, f.eks. postsystem og internet browser, håndtere en løsning til digital signatur? Risikoanalysen bør ikke have til formål at beskrive, hvorledes fejl undgås. Fokus skal i stedet rettes mod, at myndigheden konkret forholder sig til alle reelle problemstillinger, herunder hvad konsekvenserne vil være, hvis disse ikke håndteres Brugerhåndtering Et andet væsentligt sikkerhedsaspekt er registrering af brugere samt håndteringen af certifikatudstedelse og spærrelister. Det skal besluttes, hvor funktionerne til udførelse af Digital signatur Side 5 af 14

6 disse arbejdsprocesser skal ligge. Skal de ligge i IT-afdelingen, i personaleafdelingen eller købes eksternt hos certificeringscenteret? Det kan generelt anbefales, at myndigheden minimerer sin egen direkte involvering i disse processer, da det er ressourcekrævende at opbygge og vedligeholde de nødvendige interne processer og kompetencer. Vælges en løsning, hvor alle medarbejder udstyres med en digital signatur, kan det dog anbefales, at myndigheden etablerer en såkaldt LRA (Local Registration Authority eller lokal registreringsmyndighed) til registrering af brugere, styring af certifikatudstedelse og til spærring af brugere. Har alle medarbejdere mulighed for at signere digital, bør myndigheden således have direkte kontrol med udstedelsen af nye certifikater og spærring af certifikater og kunne foretage disse i samme øjeblik, der sker ændringer i medarbejderstaben. Se Sikker brug af digital signatur for en nærmere belysning af området Virksomheds- eller medarbejdercertifikater Spørgsmålet om virksomheds- eller medarbejdercertifikater dækker over flere konkrete problemstillinger, herunder særligt: Prokura hvem må skrive under for virksomheden Håndtering af krypterede meddelelser Prokura Spørgsmålet om prokura og tegningsret er ikke nyt for myndigheden. Overgangen til digital signering medfører imidlertid, at det bliver lettere at underskrive på myndighedens vegne. Myndigheden bør derfor i forbindelse med overgangen klart definerer hvilke personer der kan tegne myndigheden, og for hvilket beløb disse har prokura. Det bør desuden indskærpes, at uanset om der er tale om almindelig underskrift eller digital signatur, så gælder de samme regler og procedurer. Synliggørelse over for modtager er et andet aspekt af prokura. Det er principielt modtageren, der skal sikre sig, at signaturindehaveren har den fornødne tegningsret. For at sikre smidighed i transaktionerne kan myndigheden imidlertid f.eks. via deres hjemmeside gøre opmærksom på, hvem i organisationen, der er tegningsberettiget. OCES-certifikaterne indeholder ikke som standard mulighed for at angive prokura, men det forventes, at certificeringscentrene tilbyder dette som tillægstjeneste. Herved vil myndigheden i givet fald få mulighed for at indlægge informationen om prokura i certifikaterne, således at modtageren kan verificere dette. Krypterede meddelelser Håndteringen af krypterede meddelelser belyses detaljeret i vejledningen Sikker brug af digital signatur. Den generelle konklusion her er, at myndigheden både internt og eksternt skal melde klart ud, hvilken politik den har for kryptering og signering af Digital signatur Side 6 af 14

7 meddelelser, den sender og modtager. Der skal altså med andre ord defineres en politik, så både interne medarbejdere og eksterne interessenter ved, hvorledes kommunikationen bør foregå. Vælger virksomheden at uddele digitale signaturer til alle medarbejdere, bør medarbejderne signere individuelt, hvorimod indgående krypterede meddelelser bør være krypteret med den offentlig nøgle i myndighedens virksomhedscertifikat. Herved undgås problemer med virusskanning af indgående meddelelser (Skanning kan ikke afsløre evt. virus i krypterede meddelelser) og f.eks. med at dekryptere meddelelser til medarbejdere, der ikke længere er ansat i myndigheden. Se Sikker brug af digital signatur for en nærmere belysning af området og endvidere Juridiske aspekter ved anvendelsen af digital signatur for en gennemgang af relaterede juridiske aspekter. 2.2 Etablering af attraktive indholdstjenester OCES er sikker nok til alle almindelige tjenester OCES-standarden giver en myndighed mulighed for at skræddersy sikre elektroniske løsninger til sine særlige behov på alle almindelige serviceområder. Datatilsynet har i forbindelse med en vurdering af OCES s egnethed til beskyttelse af fortrolige eller følsomme oplysninger erklæret at der på alle områder, hvor myndighederne i dag besvarer indsigtsbegæringer ved fremsendelse af almindelig post til den registrerede eventuelt under anvendelse af folkeregisteradressen må siges at være tilstrækkelig sikkerhed ved brug af OCES-certifikatet. Præcis hvor avanceret en sikkerhedsløsning skal være, vil typisk afhænge af, i hvilket omfang der indgår fortrolige eller følsomme oplysninger, der f.eks. kan henføres til enkeltpersoner. Hvis man som myndighed er i tvivl om, hvorvidt OCES eller en anden sikkerhedsløsning er tilstrækkelig i forhold til beskyttelse af fortrolige eller følsomme oplysninger i et konkret tilfælde, bør man rette henvendelse direkte til Datatilsynet Brugerne går efter nytteværdien Kun meget få borgere og virksomheder interesserer sig for digital signatur i sig selv. Alle erfaringer viser, at de især efterspørger og anvender en sådan sikkerhedsløsning, hvis den giver let og sikker adgang til bestemte indholdstjenester, som de anser for nyttige. Det kan f.eks. være indberetninger, betalinger, ansøgninger eller anden vigtig kommunikation med det offentlige. At indføre digital signatur er derfor som regel kun forudsætningen for at realisere et større projekt, f.eks. en eller flere indholdstjenester på nettet. Digital signatur Side 7 af 14

8 Sådanne indholdstjenester rummer ofte et betydeligt potentiale for rationaliseringer og økonomiske besparelser for myndigheden. Det kan være sværere umiddelbart at identificere, hvad brugerne får ud af det? Ofte nævnes fordelen ved at kunne komme i kontakt med det offentlige 24 timer i døgnet, hurtigere svartider, bedre overblik over informationerne, sparet porto osv. Det er en af myndighedens vigtige forberedelser til et konkret projekt at vurdere, om disse fordele er tilstrækkelige til at få borgere eller virksomheder til at bruge den digitale løsning. Når bare udbyttet er stort nok to eksempler Det har de været i de følgende to indholdstjenester, som mange brugere har fundet attraktive nok til at anskaffe og anvende en digital signatur: Hvidovre Hospital tilbyder forældre, der har børn indlagt på børneafdelingen, adgang til børnenes journaler over internettet ved brug af en digital signatur. Mange forældre har valgt at benytte sig af ordningen, netop fordi det giver mulighed for løbende at holde sig ajour med børnenes journaler hjemmefra. Succesen har fået hospitalet til at overveje, om man også vil tilbyde en e-postservice, hvor forældre kan sende spørgsmål og oplysninger til hospitalet og få svar elektronisk. Ålborg Kommune har haft lignende overvejelser. Her har man udviklet et system, der giver borgerne adgang til oplysninger om deres egen skattesag. Det betyder, at borgerne har konkret brug for at anvende digital signatur over en længere periode ikke blot som en enkeltstående transaktion. Det øger borgernes villighed til at hente og installere en digital signatur Fokus på bestemte målgrupper og deres behov Finansverdenens erfaringer med Dankortet og homebanking viser, at det er vigtigt at identificere de brugersegmenter, der har særlig oplagte muligheder for at benytte digital signatur. Når det gælder virksomheder, er der store forskelle på deres brug af digitale løsninger afhængig af størrelse, branche og ejerforhold. Det er f.eks. oplagt, at store virksomheder kan høste større gevinster ved den administrative rationalisering, der ligger i at bruge forskellige offentlige digitale løsninger, idet de ofte har hyppig kontakt til myndigheder. Omvendt kan man ikke forvente, at den lille pizzarestaurant både har adgang til internettet og kan se den umiddelbare fordel i at anvende de digitale løsninger. Også borgernes behov, vaner og muligheder er forskellige på det digitale område. Undersøgelser viser f.eks., at børnefamilier typisk har adgang til internettet, mens det kun gælder et fåtal blandt pensionisterne. Digital signatur Side 8 af 14

9 Derfor skal man altid identificere målgruppen og dens behov for en digital løsning, før man tager stilling til, hvilke incitamenter der bør knyttes til den. Erfaringer fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen viser, at det er en god idé at alliere sig med de relevante interesseorganisationer, hvis man vil nå bredt ud til en bestemt målgruppe. Et samarbejde mellem Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Advokatsamfundet og de to store revisorforeninger har siden efteråret 2001 indebåret, at revisorer og advokater kan få en gratis digital signatur. Samarbejdet har gjort det betydeligt lettere for Erhvervs- og Selskabsstyrelsen at få revisorer og advokater i tale og informere dem om den nye digitale sikkerhedsløsning. 2.3 Digital signatur i sagsbehandlingen En anden forudsætning for at opnå effektiviseringer er at få gjort sagsbehandlingen i institutionen digital. Selv de mest attraktive indholdstjenester vil ikke give de store resultater i form af f.eks. kortere sagsbehandlingstider eller mindre ressourceforbrug, hvis ikke sagsbehandlingen er helt eller delvist digitaliseret. Man skal derfor som myndighed konkret vurdere, dels om sagsbehandlingen egner sig til at blive digitaliseret, dels om der er så mange sager og henvendelser, at det kan betale sig. Både de mulige økonomiske fordele og serviceforbedringer ved at indføre digital signatur skal derfor ses i sammenhæng med den generelle digitalisering af den offentlige forvaltning, der foregår i disse år. Det gælder ikke mindst implementeringen af systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). Kortere digital sagsbehandling to eksempler Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har haft gode erfaringer med at tilbyde kortere sagsbehandlingstid ved stiftelse af selskaber. Fra en sagsbehandlingstid på 2 3 uger kan styrelsen tilbyde anmeldere, der har en digital signatur, at behandle deres sag på ca. 10 minutter over internettet. Også i Næstved Kommune har man forkortet sagsbehandlingstiden ved at anvende selvbetjeningsløsninger med digital signatur. I forbindelse med ejendomshandler skal kommunen udfylde en blanket med oplysninger om den relevante ejendom. Når blanketten er udfyldt, bliver den skrevet under og typisk sendt videre til den ejendomsmægler, der har rekvireret oplysningerne. Tidligere anvendte kommunen en papirblanket, der blev udfyldt af flere forskellige medarbejdere en efter en. Nu kan flere medarbejdere arbejde samtidig på forskellige delelementer af en elektronisk blanket, inden den signeres elektronisk. Digital signatur Side 9 af 14

10 De vigtige interne processer Når man indfører digital signatur, er der et område af sagsbehandlingen, man ikke må overse eller undervurdere: Behandlingen af interne sager - herunder personalesager og rekvisitioner af enhver art. Også disse processer skal indgå i den samlede vurdering af den digitale signaturs forudsætninger og fordele. Det kan f.eks. handle om behovet for at kryptere fortrolig elektronisk post m.v.. De hidtidige erfaringer på området tyder på, at netop de interne processer er et godt sted for myndigheden at indhøste sine første erfaringer med at anvende digital signatur. Kolding Kommune har således valgt at satse på at digitalisere de interne bilagsgange. Det er lettest at opnå en rationaliseringsgevinst, hvis alle brugerne anvender den digitale løsning. Derfor er det oplagt at starte på de områder, vi helt selv kan kontrollere, forklarer kommunens webredaktør, Peter Olesen. Kolding Kommunes første mål for den interne digitalisering er tildeling af kursusmidler - en procedure, der kræver tre underskrifter. Men for Kolding Kommune ligger fordelen ikke i, at man kan underskrive elektronisk: Signaturen er bare en nødvendig forudsætning. Den egentlige fordel ligger i, at vi kan genbruge data fra f.eks. personalesystemet, eller at vi kan kontere udgifterne automatisk, siger Peter Olesen. Også i Esbjerg Kommune satser man på at digitalisere de interne arbejdsgange. I første omgang drejer det sig om alle de attestationer og godkendelsesprocedurer, nye medarbejdere skal igennem: I dag skal blanketten gennem fem led - områdeansvarlig, sikkerhedsleder, omstilling, sekretariat og IT-afdeling - før nye medarbejdere er godkendte og klar til at gå i gang med deres arbejde. Alternativt skal vi anvende mange kopier med risiko for, at nogen af dem bliver væk i posten. Ved at gå over til en digital procedure kan vi skille blanketten ad og sørge for, at alle godkendelser sker samtidigt. Og de underskrevne godkendelser gemmes automatisk, så vi også let kan finde dem igen, hvis det bliver nødvendigt, siger Jørgen Rosenskjold fra Esbjerg Kommune. 3 Fordele ved at indføre digital signatur 3.1 Elektronisk kommunikation e-post Elektronisk kommunikation vha. e-post er teknologisk den simpleste af de digitale muligheder, der opstår, når man indfører digital signatur. I praksis er det eneste krav, at borgeren eller virksomheden har en e-postadresse og ønsker at bruge den til at udveksle information og materiale med myndigheden. Har borgeren f.eks. henvendt sig via e-post med en konkret forespørgsel, vil der ikke være noget til hinder for, at myndigheden besvarer henvendelsen pr. e-post. Muligheden for at signere og/eller kryptere mails kan også gøre kommunikationen mellem myndigheder lettere. I princippet vil al kommunikation mellem myndigheder kunne foregå digitalt. Og Digital signatur Side 10 af 14

11 som nævnt vurderer Datatilsynet, at OCES-certifikatet vil gøre det sikkerhedsmæssigt forsvarligt at anvende elektronisk kommunikation i alle de tilfælde, hvor man tidligere typisk sendte et almindeligt brev Økonomiske fordele Anvendelsen af den digitale signatur til kommunikation med e-posts mellem myndighed og borgere/virksomheder rummer et betydeligt effektiviseringspotentiale. Blandt andet fordi det ikke er direkte afhængig af, at der etableres nye indholdstjenester, og derfor vil kunne indføres relativt billigt. Det konkrete effektiviseringspotentiale afhænger af myndighedens omkostninger til at håndtere den nuværende kommunikation. Under alle omstændigheder vil der være tid og penge at spare på følgende to områder: Interne postgange til udgående post herunder klargøring til forsendelse. Disse aktiviteter forsvinder, i takt med at den enkelte sagsbehandler får mulighed for at kommunikere elektronisk direkte med borgeren eller virksomheden Konvolutter og porto som der i sagens natur så skal bruges færre af Kommunikationen mellem myndighed og borger/virksomhed kan udvides til også at omfatte den information, der automatisk sendes til borgeren (f.eks. som abonnement) eller som sendes direkte i forbindelse med sagsbehandlingen Serviceforbedringer Den væsentligste serviceforbedring ved at kunne kommunikere digitalt med myndigheden er en øget tilgængelighed. Tilgængelighed betyder, at borgere og virksomheder kan komme i kontakt med myndigheden 24 timer i døgnet. De kan sende henvendelsen nemt og hurtigt, så snart den er skrevet. Og da myndigheden modtager henvendelsen få sekunder senere, kan der allerede her være sparet op til én dag i sagsgangen sammenlignet med den almindelige postgang. Den digitale kommunikation har også den sidegevinst, at den ofte vil nedbryde nogle af de mentale skranker mellem myndighed og borger. E-post bliver generelt betragtet og brugt som en mere uformel måde at kommunikere på. Og de mange borgere, der anvender e-post på jobbet eller i fritiden, vil kunne henvende sig til myndigheden via et tidssvarende medie, som de allerede er fortrolige med. Når kommunikationen mellem myndighed og borger bliver digital bliver den med andre ord også ofte mindre formel og mere flydende og åben. Det vil i hvert fald i ukomplicerede sager kunne være til gavn for begge parter. Digital signatur Side 11 af 14

12 3.2 Log-on-tjenester Log-on-tjenester giver, afhængigt af, om de er interaktive eller ej, borgeren mulighed for: 1. Adgang til at se egne data 2. Adgang til at se og ændre egne data Alternativet til sådanne selvbetjeningsløsning vil typisk være, at myndigheden oprettede og behandlede de konkrete sager manuelt Økonomiske fordele For at beregne besparelsespotentialet ved en log-on-tjeneste skal organisationen først identificere de processer, der bortfalder eller ikke længere vil kræve de samme ressourcer. Generelt vil sådanne tjenester blandt andet kunne reducere: Antallet af telefoniske henvendelser til myndigheden Antallet af borgere, der personligt møder frem hos myndigheden Antallet af skriftlige henvendelser fra borgere Arbejdet med at finde de ønskede informationer frem Antallet af telefoniske og skriftlige henvendelser samt af personlige fremmøder vil blive reduceret, fordi borgere eller virksomheder på egen hånd kan finde den ønskede information elektronisk. Og reduceres antallet af henvendelser, falder ressourceforbruget til at finde, kopiere og sende dokumenterne tilsvarende. At vurdere det konkrete besparelsespotentiale kræver derfor, at man anslår, hvor mange færre henvendelser der skal behandles som følge af log-on-tjenesten. Desuden skal man vide nogenlunde, hvor meget tid man normalt bruger på den manuelle sagsbehandling. Besparelsen vil især afhænge af, hvilken type informationer der søges adgang til, og hvor flittigt borgere og virksomheder bruger servicen i stedet for at henvende sig personligt Serviceforbedringer Den afgørende serviceforbedring ved at indføre digital signatur til log-on-tjenester er, at borgerne og virksomhederne løbende kan få hurtig adgang til ajourført information om dem selv og deres egne sager. Denne information kan de få, når de selv ønsker det - også uden for myndighedens normale åbningstid. Nøgleordet er igen tilgængelighed. Digital signatur Side 12 af 14

13 3.3 e-blanketter Anvendelsen af e-blanketter er en meget struktureret version af den elektroniske kommunikation mellem borgere og myndigheder. Fuldt udnyttet vil e-blanketter kunne reducere ressourceforbruget til manuelle, papirbaserede processer betydeligt. Det forudsætter dog, at myndigheden har indført et Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem (ESDH-system), der kan håndtere e-blanketterne Økonomiske fordele Besparelsespotentialet vil i så fald koncentrere sig om følgende processer: Sortering af indgående almindelig post Indskanning, herunder sortering til organisatorisk område f.eks. via skilleblade Journalisering Udgående breve e-blanketter eliminerer ikke behovet for at sortere indgående almindelig post. Det vil dog kunne reducere mængden af post, der hver dag skal sorteres. Efter postsorteringen skal dokumenterne forberedes til indskanning, og her vil der også kunne spares tid. Det er meningen, at e-blanketterne udvikles sådan, at borgere og virksomheder selv udfylder så meget information som overhovedet muligt, og at denne information behandles intelligent af ESDH-systemet. I så fald vil det desuden være muligt at spare ressourcer til den manuelle journalisering. Antallet af oplysninger, der skal indtastes, vil således blive væsentligt reduceret. Man kan nemlig forvente, at bl.a. følgende oplysninger allerede er kendte: Borgerens navn, adresse m.v. Sagstypen, der afgøres af den anvendte e-blanket eller af de oplysninger, borgeren har indtastet Journaliseringsoplysninger, der vil fremgå af e-blanketten og/eller af den måde, borgeren har udfyldt den Hvilken forvaltning sagen skal behandles i og evt. hvilken eller hvilke sagsbehandlere, der har ekspertise på det pågældende område I modsætning til papirblanketter kan e-blanketter indeholde redigeringsfunktioner. Det kan f.eks. være, at blanketten selv tjekker indtastede data og automatisk indsætter oplysninger, der bygger på allerede kendte eller indtastede data. På den måde kan fejl under indtastningen blive opdaget og korrigeret før blanketten sendes. Det sparer tid og kræfter for både myndigheden og borgeren og det giver borgeren en større sikkerhed for, at blanketten er korrekt udfyldt og kan blive godkendt. Metoden øger Digital signatur Side 13 af 14

14 også muligheden for dataintegration, dvs. at myndigheden vil kunne anvende de indtastede data direkte i de bagvedliggende systemer. Ved en ansøgning om byggetilladelse kan man f.eks. forestille sig, at borgeren efter entydigt at have identificeret sig via den digitale signatur automatisk får listet oplysninger om sig selv og sit eller sine matrikelnumre. Ideen er, at borgeren ud fra de valg, der træffes undervejs, dynamisk får udfyldt alle de data, der allerede er kendt af systemet. Den økonomiske besparelse vil altså afhænge af, hvor høj en grad af automatisering, der er indarbejdet i integrationen mellem e-blanketterne og ESDH-systemet samt af, hvor meget tid der pt. anvendes på at journalisere dokumenter. Som sidegevinst til de økonomiske besparelser vil arbejdsindholdet for den enkelte sagsbehandler forskydes i retning af mere egentlig sagsbehandling og mindre registrering. Sagsbehandleren skal dog fortsat sikre, at sagen er oprettet korrekt, indgår i den rette sammenhæng og at borgeren har udnyttet sine muligheder for at angive alle relevante oplysninger Serviceforbedringer Ved at indføre e-blanketter og tilsvarende selvbetjeningssystemer gør man ikke blot myndigheden døgnåben og dermed lettere tilgængelig for borgere og virksomheder. Man frigør også en del af sagsbehandlernes ressourcer fra registrering til egentlig sagsbehandling. Det skulle gerne føre til, at sagerne blev bedre og/eller hurtigere behandlet. Desuden vil e-blanketterne i mange tilfælde være lettere at udfylde, og borgerne kan få sikkerhed for, at informationerne er indtastet korrekt, inden de sender blanketten. Digital signatur Side 14 af 14