Referat af til: 14. juni 2016

Transkript

1 BO-VEST B o lig sa m arb e jd e t på Vestegnen Referat af til: 14. juni 2016 Bestyrelsesmøde nr. 99 i BO-VEST Mandag den 14. juni 2016 kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hans Holm Kim Corlin (medarbejdervalgt) Thomas Helsted (observatør) Afbud fra: Kirsten Mogensen Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Under punkt 4: Martin Kristiansen, kommunikationsansvarlig Under punkt 3, 4, 5 og 6 Sara Matikainen, chef for ledelsessekretariatet Biba Schwoon deltog til og med punkt 6. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Forretningsorden for bestyrelsen - godkendelse Administrationssystemet Admincontrol - præsentation og beslutning Ny hjemmeside - præsentation af den overordnede struktur Beboertilfredshedsundersøgelse - godkendelse Malervangen 1, fremtidig administrationsbygning - drøftelse Status på administrationsplatformen Mødeplan Budgetkontrol pr. 30. april orientering Evaluering af regnskabsprocessen i foråret Orientering Evaluering af repræsentantskabsmødet den 25. maj Direktionens beretning... 15

2 Råderet...16 Bilagssagen i de tre organisationsbestyrelser...16 Arbejdskapitaltilførsel fra de tre Momssagen Biennalen Folkemøde Nyt om navne Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt...19 Til drøftelse og beslutning Vinie Hansen startede med at byde velkommen til det nye medlem i bestyrelsen, Hans Holm. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen med den ændring, at punkt 3 udgik. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Forretningsorden for bestyrelsen - godkendelse Bestyrelsen godkendte forretningsordenen uden ændringer. En forretningsorden, dateret 14. juni 2016 blev underskrevet på mødet. Bestyrelsen underskrev desuden tro- og love-erklæringer., at bestyrelsen godkender forretningsorden for bestyrelsen for BO-VEST uden ændringer. Bilag 2. Forretningsorden for bestyrelsen for BO-VEST, juni

3 3. Administrationssystemet Admincontrol - præsentation og beslutning Punktet udgik. - at bestyrelsen beslutter at anvende Admincontrol som dokument-administrationssystem. - at bestyrelsen anbefaler de tre organisationsbestyrelser ligeledes at anvende systemet. Beskrivelse Firmaet Admincontrol tilbyder et system, der gør det enklere for bestyrelser og administrative medarbejdere at arbejde digitalt med bestyrelsesmateriale. P.t. mailes dokumenter rundt eller formidles via Dropbox. Admincontrol har udviklet en bestyrelsesportal, hvor dokumenter sikkert og enkelt af administrationen kan lægges direkte op i en overskuelig mappestruktur, og sikkert og enkelt kan åbnes, downloades og kommenteres af bestyrelsesmedlemmerne via et password til portalen. Tommie Kvade Christiansen vil på mødet demonstrere, hvordan Admincontrol fungerer som redskab for bestyrelser. Tidsplan Hvis BO-VEST-bestyreisen på mødet den 14. juni 2016 beslutter at anvende Admincontrol samt at anbefale det over for de tre organisationsbestyrelser, og hvis de tre organisationsbestyrelser godkender systemet på de første bestyrelsesmøder efter sommerferien, kan bestyrelsen være køreklar til mødet den 26. oktober. Økonomi: Systemet koster samlet kr. pr. år ekskl. moms for BO-VEST-bestyrelsen, de tre organisationsbestyrelser og Antenneforeningens bestyrelse, hvis de ønsker at komme på systemet. 4. Ny hjemmeside - præsentation af den overordnede struktur Bestyrelsen godkendte forslaget til indhold, struktur og økonomisk ramme for den nye hjemmeside. Bestyrelsen ønskede at evaluere hjemmesiden efter ca. 1A år. Kommentarer fra bestyrelsen: - Under fanen Byggeri kunne det overvejes både have et punkt med renoveringer og med helhedsplaner. - Fanen "Beboerdemokrati" skal omfatte mødereferater m.v. 3

4 Slideserien om hjemmesiden udsendes til bestyrelsen sammen med referatet. - at bestyrelsen drøfter struktur på baggrund af oplæg fra ekstern leverandør - at bestyrelsen godkender den økonomiske ramme for den nye hjemmeside Beskrivelse: I forbindelse med overgangen til den nye administrationsplatform er administrationen i gang med at udarbejde en ny hjemmeside. På mødet den 19. april besluttede bestyrelsen en overordnet ramme og 10 anbefalinger for den nye hjemmeside. På baggrund af anbefalingerne har konsulentfirmaerne Appstract og Sorthvid arbejdet videre med strukturen forden nye hjemmeside. På mødet vil Martin Kristiansen præsentere hjemmesidens overordnede struktur for bestyrelsen. Der vil blive lagt vægt på: 0 De væsentligste funktioner og målgrupper for hjemmesiden «Forsiden og funktioner på denne Afdelingernes sider og struktur for undersider. Økonomi og ressourcer Platformen for den nye hjemmeside har vi allerede købt i forbindelse med overgang til Domea.dks platform. Herudover vil der være udgifter forbundet med layout og etablering af den nye hjemmeside. Udgifterne er afsat i budget Der vil blive orienteret nærmere om økonomien på mødet. Tidsplan 14. juni: August-september: 6.september: September-december Januar 2016 Bestyrelsen drøfter den overordnede struktur. Kommunikation har dialogmøder med afdelinger i administrationen og udvalgte boligafdelinger om indhold. Administrationen arbejder med tekster og indhold på ny hjemmeside. Bestyrelsen godkender struktur og design. Data kvalitetssikres og overføres til ny hjemmeside. Lancering af ny hjemmeside. Vurdering Det er administrationens vurdering, at en ny hjemmeside med de præsenterede anbefalinger vil være et løft for BO-VESTs digitale kommunikation med beboere og beboerdemokrater, da de vil få en nemmere adgang til service og viden om afdelingerne. Det vil styrke BO-VESTs kernefortælling, og det vil lette boligsøgende med at finde vej til os. Det vurderes, at den nye hjemmeside vil være 'første generations-selvbetjening i BO-VESTregi. Yderligere udvikling af selvbetjeningsløsninger skal ske i bølger i de kommende år og 1et samarbejde med Domea.dk. 4

5 Sideløbende med udarbejdelse af den nye hjemmeside vil Ledelsessekretariatet desuden arbejde med en ny kommunikationsstrategi i efteråret Beboertilfredshedsundersøgelse - godkendelse Bestyrelsen godkendte rammer for og indhold i beboertilfredshedsundersøgelsen med følgende kommentarer: - Bestyrelsen problematiserede, at Damgårdsarealets afdelinger i oplægget blev slået sammen, da afdelingerne er meget forskellige. Administrationen vil undersøge, hvad det koster med en model, som tilgodeser, at der i små afdelinger opnås et validt resultat, samtidig med at anonymitetsreglerne overholdes. Det vil desuden blive overvejet at supplere med en kvalitativ undersøgelse. - Der er en tryghedsundersøgelse i gang i Brøndby Strand p.t., og der har været undersøgelser i gang andre steder. Det kan måske betyde, at det bliver vanskeligere at få beboerne til at svare på endnu en spørgeskemaundersøgelse. Administrationen nævnte, at beboertilfredshedsundersøgelsen er en anden type undersøgelse end de igangværende. - Bestyrelsen foreslog, at beboertilfredshedsundersøgelsen blev koordineret med lanceringen af den nye hjemmeside, så man fik en måling af effekten af den nye side. Administrationen svarede, at en undersøgelse i efteråret vil give en god baseline i forhold til forskellen på den gamle og den nye hjemmeside. - Bestyrelsen bad om, at undersøgelsen, inkl. spørgeskemaer og økonomi behandles igen på bestyrelsesmødet den 6. september. - Det blev foreslået at afprøve spørgeskemaerne på testpersoner inden undersøgelsen sættes i gang. Spørgsmålene til beboerne - Spørgsmål 8: en bolig rettes til din bolig. - Spørgsmål 8 og andre lignende: Der er for mange muligheder, hvilket er vanskeligt at håndtere mundligt. Det blev foreslået af temaopdele spørgsmålene - det gælder fx også spørgsmål 34. Spørgsmålene til afdelingsbestyrelserne Generelt: Der bør ikke kun spørges til afdelingsbestyrelsen men også til udvalg, lejerforeninger og andre beboerdemokratiske aktiviteter. 5

6 - Spørgsmål 17: Ændres til "hvor tilfreds er du med samarbejdet med ejendomskontoret og de produkter, der leveres. - Spørgsmål 18: temaopdeles. - Spørgsmål 28 temaopdeles - Spørgsmål 30: Ændres til.. hvis man får tilbudt brugsret til en tablet. - at bestyrelsen godkender rammer for og indhold i beboertilfredshedsundersøgelsen. Beskrivelse BO-VEST har siden 2010 gennemført en beboertilfredshedsundersøgelse hvert 3. år. Beboertilfredshedsundersøgelsen har givet et generelt billede af beboernes og afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med deres boliger, boligområder og administrationsselskab. Administrationen anbefaler at ændre spørgsmålene for undersøgelsen og processen for dataindsamling, så: 1) undersøgelsen i højere grad kan vise og følge beboernes tilfredshed i forhold til BO-VESTs målsætninger, 2) spørgsmålene tilrettelægges, så undersøgelsen kan gennemføres som et telefonsurvey i stedet for på papir og postomdelt som tidligere og 3) undersøgelsen kan vise tilfredshed på afdelingsniveau. Det vil stadig være muligt at sammenligne data med de forrige år inden for nogle af de centrale temaer: bo-forhold, kommunikation, ejendomskontoret og administrationen. Undersøgelsen vil indeholde både faste spørgsmål, der skal gentages hvert tredje år, og enkelte spørgsmål der kan variere, så de kan tilrettelægges efter BO-VESTs aktuelle indsatsområder. De kan f.eks. give viden om tilfredsheden med effektiv drift, alment samfundsansvar og digitalisering. Ved at gennemføre undersøgelsen som telefoninterviews i stedet for via post, er det muligt at gennemføre langt flere interviews. Den nye tilfredshedsundersøgelse kan derfor tilrettelægges således, at vi kan følge tilfredsheden i hver enkelt afdeling (i afdelinger med min.100 beboere). Denne model giver os bl.a. mulighed for at undersøge, om tiltag, som vi sætter i gang i hver afdeling, giver udslag i beboernes tilfredshed. Om undersøgelsen: Tilfredshedsundersøgelsen vil fokusere på følgende målsætninger: 1) Vores beboere skal have mest mulig kvalitet for færrest mulig penge 2) Vi vil arbejde for øget serviceniveau for beboere og beboerdemokrater 3) Vi vil være kendt for gode og attraktive boliger og boligområder 4) Vi tager alment samfundsansvar. Undersøgelsen vil spørge ind til følgende temaer: Din bolig e Din boligafdeling og beboerdemokrati Service og drift i din afdeling 6

7 o BO-VEST service 9 Kommunikation. Et udkast til spørgsmål er vedlagt. Vi gør opmærksom på, at spørgsmålenes konkrete ordlyd kan ændre sig i den endelige tilrettelæggelse, der sker i dialog med telefoninterviewerne, men meningen bevares intakt. Undersøgelsen gennemføres som to undersøgelser. Én med et repræsentativt udsnit af beboere i hver afdeling og én med afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. Nogle af spørgsmålene går igen, men der er også forskellige spørgsmål i de to undersøgelser. Beboerne: Der vil blive gennemført telefoninterviews med et repræsentativt antal fra hver boligafdeling. Analysebureauet Megafon står for at kontakte beboerne og gennemføre interviews. Ved at gennemføre telefoninterviews kan vi sikre, at vi får det rette antal respondenter, ligesom vi kan sikre kvalitet i besvarelserne. For at kunne følge tilfredsheden i hver afdeling øges antallet af respondenter til ca (13,5 %). I seneste undersøgelse i 2013 var der 334 besvarelser ud af 1000 udsendte spørgeskemaer (3,34 %). Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne'. Der vil blive sendt et spørgeskema til medlemmernes , som skal udfyldes elektronisk. Dem uden oplyst (ca stk.) får en sms om, at de kan hente spørgeskemaet på ejendomskontoret. Økonomi og ressourcer Den samlede økonomi for undersøgelsen vil være max kr. inkl. moms. Dette er eksklusiv administrationens egen tid, som forventes at beløbe sig til ca. 200 timer. Udgifterne afholdes indenfor 2016-budgettet. Tidsramme Juni: Ledelsessekretariatet udarbejder spørgeskemamateriale og planlægger dataindsamlingen. August: Information til beboere og afdelingsbestyrelsesmedlemmer om undersøgelsen. September: Gennemførelse af interviews og indsamling af spørgeskemaer. Oktober: Databehandling og udarbejdelse af rapport. December: Fremlæggelse for bestyrelse d. 14. december og kommunikation af undersøgelsens resultater. Vurdering Undersøgelsen har tidligere givet BO-VEST en vurdering af beboernes/afdelingsbestyrelsesmedlemmernes generelle tilfredshed med deres boliger og boligorganisation med det formål at se udviklingen i tilfredshed overtid. Administrationens vurdering er, at undersøgelsen med de ændrede rammer (de ændrede spørgsmål og telefonsurvey) kan give et

8 større udbytte og fungere som strategisk redskab for, hvor vi kan forbedre praksis, og hvilke områder vi med fordel kan udvikle. Bilag: 5.1 Spørgeskema til beboerne (udkast) 5.2 Spørgeskema til afdelingsbestyrelsen (udkast) 6. Malervangen 1, fremtidig administrationsbygning - drøftelse Bestyrelsen drøftede fordele og ulemper ved Malervangen som administrationsbygning. Bestyrelsen bad administrationen fortsætte arbejdet med beslutningsgrundlaget vedrørende administrationsbygningen, herunder afdækning af alternative muligheder i området. Der udarbejdes et notat om bestyrelsens drøftelser. - at bestyrelsen drøfter BO-VEST-administrationens fysiske rammer i fremtiden og giver input til, hvad administrationen skal arbejde videre med. - at bestyrelsen godkender den fremadrettede proces for beslutningen om BO-VEST-administrations lokalitet fremover. Beskrivelse: BO-VEST blev dannet i januar Det skete, da boligorganisationerne AB, VA og Tranemosegård valgte, at deres administration skulle varetages af ét boligadministrationsselskab. I november 2006 flyttede administrationernes medarbejdere sammen i huset på Malervangen 1 i Glostrup. For de tre boligorganisationer var det vigtigt, at BO-VEST var centralt geografisk placeret og let tilgængelig for alle beboere i de fire kommuner, hvori der udlejes boliger. I 2006 var der rift om erhvervslejemål, og man valgte bebyggelsen på Malervangen 1 som BO-VESTs domicil pga. bebyggelsens geografiske placering og de lyse og rummelige lokaler, selvom huslejeniveauet var højt. Lejeaftalen blev indgået med 10 års varighed, hvorefter kontrakten kan opsiges med løbende år + 1 år. Administration anbefaler derfor, at bestyrelsen drøfter BO-VEST-administrationens fysiske rammer i fremtiden pga.: 1) Lejeaftalens uopsigelighed er udløbet, 2) BO-VESTs høje huslejeudgifter og 3) BO-VESTs høje omkostningerne forbundet med el- og varmeforbruget på Malervangen.

9 Drøftelse: Administrationen foreslår, at bestyrelsen på mødet drøfter Malervangen 1 s styrker og svagheder for sammen at pejle os ind på, hvilke kriterier bestyrelsen har for BO-VESTs fremtidige domicil, uanset om det skal være på Malervangen 1 eller et andet sted. Administrationen lægger op til, at bestyrelsen på mødet drøfter fordele og ulemper ved den nuværende administrationsbygning, så der skabes et overblik over de aktuelle forhold og BO-VESTs strategiske handlingsmuligheder. Drøftelsen vil blive bygget op om følgende temaer: Geografi - Malervangens fysiske beliggenhed i forhold til de tre boligorganisationer, medarbejdere og beboere med hensyn til tilgængelighed med bil og offentlig transport. Tilgængelighed - Malervangens indretning i forhold til gangbesvarede og handikappede. Økonomi - Malervangens huslejeniveau og antal Miljø/KIima og bygningens stand - El-, vand- og varmeforbruget og indeklima på Malervangen. Daglig brug - Malervangens fysiske indretning for medarbejdere, beboerdemokrater og "kunder herunder parkeringspladser, udendørsfaciliteter, kantineforhold og mødelokaler. På baggrund af de væsentligste styrker og svagheder, skal bestyrelsen give input til, hvad administrationen skal arbejde videre med til næste møde. Økonomi og ressourcer: Huslejen på Malervangen 1 er høj i forhold til det antal kvadratmeter pr. medarbejder, som bebyggelsen rummer. Skal huslejeniveauet ned, så kan BO-VEST vælge at leje noget af bebyggelsen ud, eller vælge at ekspandere og øge antallet af boliger og medarbejdere eller finde nye lokaler med færre kvadratmeter pr. medarbejder. Jf. bilaget om økonomisk overblik over husleje. Miljø: Forbruget af el og varme på Malervangen er langt over forbruget for gennemsnitlige kontorer. Skal forbruget af fjernvarme og el på Malervangen nedbringes væsentligt, skal der en gennemgribende energirenovering af bygningen, udskiftning af varme- og ventilationsanlæg og en modernisering af belysningen til. Der henvises til bilagene Grønt regnskab 2015 for BO-VEST administrationen, Renoveringsoplæg fra Zetner, oktober 2014 og Bilag: Notat til forslag om renovering Tidsplan og proces: 14.juni: Bestyrelsen drøfter muligheder og beslutter, hvad administrationen skal arbejde videre med. Juli-August: Administrationen arbejder videre med bestyrelsens input. 9

10 o 6.september: Administrationen fremlægger muligheder, og bestyrelsen drøfter dem til mødet. ø 26.oktober: Administrationen præsenterer det videre arbejde, o 14.december: Bestyrelsen træffer en beslutning om, hvordan BO-VEST skal huses i fremtiden. Vurdering: BO-VEST har en høj husleje pr. kvadratmeter sammenlignet med det antal medarbejdere, som vi har ansat i dag. Desuden er omkostningerne forbundet med el- og varmeforbruget meget høje sammenlignet med andre gennemsnitlige kontorer. Administrationens vurdering er, at hvis vi vil arbejde med vores målsætninger om 1) Vores beboere skal have mest mulig kvalitet for færrest mulig penge og 2) Vi tager alment samfundsansvar, så skal vi ændre de fysiske rammer for BO-VESTs administration. Samtidig bør vi overveje at benytte lejligheden til at vurdere, om vi fortsat ønsker at have til huse på Malervangen 1 eller evt. et andet sted. Bilag: 6.1 Økonomisk overblik og nøgletal for Malervangen Notat om økonomi for Malervangen Grønt regnskab 2015, BO-VEST administrationen 6.4 Renoveringsoplæg fra Zetner, oktober Notat til forslag om renovering Status på administrationsplatformen Bestyrelsen tog status på administrationsplatformen til efterretning. Bestyrelsen kommenterede, at Bestyrelsesweb er blevet lukket ned og forslog, at der sendes en forklarende mail ud til afdelingsbestyrelserne. - at bestyrelsen tager status på administrationsplatformen til efterretning. Beskrivelse Det omfattende projekt med konvertering til den fælles it-platform, var som planlagt tæt på afsluttet den 6. juni. Konverteringen - dvs. overflytningen af alt BO-VEST-materiale til den nye IT-platform startede den 1. juni og fortsatte frem til søndag den 5. juni. Det var en stor og tidkrævende proces og bl.a. som konsekvens heraf, var det nødvendigt at lukke systemerne ned fra onsdag eftermiddag den 1. juni til søndag eftermiddag den 5. juni. Der blev holdt åbent så 10

11 vidt det var muligt, men fredag den 3. juni var det nødvendig at lukke for personlig og telefonisk betjening. Importen af data var færdig søndag aften efter en samlet it-køretid på godt 12 timer. Det var planen, at det hele skulle være på plads og klar til brug mandag morgen, da alle mødte på arbejde. Det lykkedes i store træk. Kun nogle få systemer var ikke oppe at køre i første forsøg. Fire Domea.dk-medarbejdere var på Malervangen i hele uge 23 for at tage sig af, hvad der måtte være af småproblemer. I forhold til de store ulemper, andre organisationer, der har skiftet it-platform, har oplevet, er konklusionen, at det er gået rigtig godt hos BO-VEST og helt efter planen. Problemer, der er dukket op, er blevet løst, og alle involverede har været fokuserede på opgaven. Opbakningen blandt medarbejderne har været flot - det gælder både dem, der har passet den daglige drift, og dem, der har arbejdet med implementeringen af platformen. Der er udarbejdet undervisningsplaner frem til december, så det sikres, at de nye muligheder i platformen udnyttes bedst muligt. 8. Mødeplan 2017 Bestyrelsen vedtog følgende mødeplan: Forslag til mødedatoer i 2017: Mandag den 30. januar Onsdag den 1. marts Mandag den 24. april Torsdag den 27. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Torsdag den 18. maj (i tilfælde af forslag) Mandag den 12. juni Onsdag den 6. september Onsdag den 11. oktober Onsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 31. maj. Fremover starter møderne kl at bestyrelsen godkender administrationens forslag til mødeplan 2017.

12 Beskrivelse: Administrationen har et ønske om at vende om på rækkefølgen af møderne, så bestyrelsesmøderne i BO-VEST afholdes før møderne i organisationerne. Det skyldes, at en væsentlig del af emnerne på BO-VESTs dagsorden ofte skal behandles i organisationerne efterfølgende, og der kan med den nuværende rytme være op til uger mellem et møde i BO-VEST og de tre organisationer. Forslag til mødedatoer i 2017: Mandag den 30. januar Onsdag den 1. marts Mandag den 24. april Torsdag den 27. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Torsdag den 18. maj (i tilfælde af forslag) Mandag den 12. juni Onsdag den 6. september Onsdag den 11. oktober Onsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 31. maj. Bilag: - Mødekalender 2017 med forslaget til BO-VESTs mødeplan samt de tre organisationsbestyrelsers vedtagne mødedatoer (eftersendes). 9. Budgetkontrol pr. 30. april orientering Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning: Der var følgende kommentar: Note 8: Indtægten på lovmæssige gebyrer er langt højere en budgetteret. Administrationen svarede, at det skyldes, at der er tale om et øjebliksbillede af indtægter, som ikke falder jævnt fordelt over året. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beskrivelse: Budgetopfølgningen pr. 30. april viser et underskud på 50 t.kr. Udgangspunktet for opfølgningen er bogføringen pr. 30. april tillagt budget / kendte forhold for resten af

13 Da der kun er afholdt udgifter for de første fire måneder af året, skal opfølgningen tages med dette forbehold. I budgetprognosen er det forudsat, at e Normeringen svarer til normeringen i budgettet for 2016 og den første budgetprognose pr. oktober 2015 ø Administrationsplatformen tages i brug 1. juli, hvorfor udgifter til Unik og PBJ (lønsystem) ophører med udgangen af juni 2016 og erstattes af en udgift til Domea.dk ø Der er indarbejdet udgift til BO-VEST på 488 t.kr. i forbindelse med oprydning i råderetssager, jf. bestyrelsesmøde den 25. april Vurdering: Det er administrationens vurdering, at budgetprognosen er realistisk med mulighed for et mindre overskud i størrelsesordenen 0-1A mio. kr. 10. Evaluering af regnskabsprocessen i foråret Orientering Bestyrelsen tog resultatet af evaluering af regnskabsprocessen samt administrationens håndtering af kritikpunkter til efterretning og besluttede, at fortsætte med rød-gul-grønmodellen. Bestyrelsen kommenterede, at bemærkninger, der gives, når der svares grøn", også skal med i skemaet. Bestyrelsen nævnte, at der i materialet til afdelingerne har manglet budgetkommentarer og regnskabskommentarer. - at bestyrelsen tager resultatet af evaluering af regnskabsprocessen og administrationens håndtering af kritikpunkter til efterretning. Beskrivelse: I evalueringen af regnskabsprocessen i blev der, som i de foregående to evalueringer, kun stillet ét spørgsmål, nemlig "Hvordan gik forårets regnskabsproces for regnskab 2016 samlet set?. Der kunne svares "Tilfredsstillende (Grøn kolonne), "Nogenlunde (gul kolonne) eller Ikke tilfredsstillende (rød kolonne). Der blev anmodet om uddybning, hvis evalueringen var i gul eller rød kolonne. Ud af 36 mulige afdelinger har 31 afdelinger svaret. Det er 3 flere end sidste år. Af de 31 besvarelser har 26 afdelinger (sidste år: 25) svaret, at regnskabsprocessen var tilfredsstillende, 3 afdelinger (sidste år:2) mente, at regnskabsprocessen var nogenlunde tilfredsstillende, og 2 afdelinger (sidste år 1) svarede, at regnskabsprocessen ikke var tilfredsstillende. 13

14 VA 4 Syd, VA 6 Vest og AB Syd gav en gul markering, dvs. nogenlunde tilfreds. VA 4 Syd: Begrundelsen for, at der ikke var fuld tilfredshed i VA 4 Syd, er, at bestyrelsen mener, at der skal arbejdes med præsentationsmaterialet, herunder også det materiale, som afdelingsbestyrelserne kan benytte til fremlæggelse af regnskaber og budgetter Administrationens håndtering: Præsentationsmateriale er på Økonomiafdelingens projektliste. VA 6 Vest: Mener, at tidfristerne er for korte. Administrationens håndtering: Fristerne er korte, det kan der desværre ikke gøres noget ved. Men med administrationsplatformen vil afdelingsbestyrelserne få fri adgang til regnskabsdata. Det giver mulighed for løbende at følge med og stille spørgsmål. På den måde bliver det i fremtiden lettere at gennemgå regnskabet. AB Syd: Var ikke helt tilfreds med fremlæggelsen på afdelingsmødet. Administrationens håndtering: Som nævnt ovenfor er Økonomiafdelingen opmærksom på udfordringen og vil tage hånd om den. Banehegnet og Gadekæret gav rød markering, dvs. ikke tilfredsstillende. Banehegnet: Fandt, at forløbet havde været utilfredsstillende hele vejen igennem. Administrationens håndtering: Økonomiafdelingen er i god dialog med Banehegnet og vil i forbindelse med budgetprocessen have ekstra opmærksomhed på afdelingen. Gadekæret: Er utilfreds med, at det ikke har modtaget en aftalt opfølgning på deres råderetssager, herunder en gennemgang og dokumentation for, hvordan sagerne indgår i afdelingens regnskab. Administrationens håndtering: Forklaringen er, at der på grund af travlhed med kulegravning af råderetssager og IT-konverteringen i forbindelse med administrationsplatformen ikke har været ressourcer til at levere den ønskede opfølgning. Det er aftalt med Gadekæret, at administrationen umiddelbart efter overgangen til platformen udarbejder det lovede materiale. I evalueringen er der ikke indkommet svar fra Tranevænget, Eskebuen, Oldbuen, Capellavænget og Solhusene. Sammenligning med sidste års evaluering: I sidste forårs regnskabsevaluering modtog vi 28 besvarelser. Heraf svarede 25 af afdelingerne, at de var tilfredse. 2 afdelinger fandt regnskabsprocessen nogenlunde tilfredsstillende, og 1 afdeling svarede, utilfredsstillende. Der er ikke sammenfald mellem de utilfredse/nogenlunde tilfredse besvarelser sidste år og i år. Tranevænget og Eskebuen er gengangere som ikke-besvarere. 14

15 Tidsplan Evalueringen har fundet sted i perioden 25. april til den 10. maj Vurdering Den nye, korte rød-gul-grøn-evaluering opfattes som en god og enkel model. Administrationen vil foreslå, at vi også anvender den til evalueringen af budgetproces 2016 og herefter vurderer, om vi får det hele med - eller om vigtige kritikpunkter går tabt. Bilag 10. Resultatet af evaluering af regnskabsproces for afdelingsregnskab Evaluering af repræsentantskabsmødet den 25. maj 2016 Bestyrelsen fandt, at det havde været et godt repræsentantskabsmøde med god stemning og fin debat. I nyhedsbrevet til afdelingsbestyrelser er de korrekte suppleanter i BO-VEST-bestyrelsen ikke nævnt. Dette rettes. - at bestyrelsen evaluerer repræsentantskabsmødet den 25. maj at bestyrelsen tager stilling til, hvad der skal følges op på fra mødet. Der deltog 41 medlemmer med stemmeret i repræsentantskabsmødet. Bilag 11.1 Referat af repræsentantskabsmøde den 25. maj Deltagere i repræsentantskabsmødet 12. Direktionens beretning Bestyrelsen kommenterede følgende: Råderet VA s bestyrelse holder et ekstraordinært møde om råderet den 21. juni. Tranemosegård har endnu ikke valgt en datofor deres ekstraordinære møde. Bilagssagen Bestyrelsen mindede om henvendelsen fra BO-VEST til politiet. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. 15

16 - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Råderet På mødet den 25. april 2016 besluttede bestyrelsen, at råderetsoprydningen skulle behandles i de tre organisationsbestyrelser, inden BO-VEST-bestyrelsen ville tage beslutning om fremtidig håndtering. Tranemosegårds og VA s bestyrelser har valgt først af behandle råderetsoprydningen efter den 14. juni. Derfor udskydes BO-VEST-bestyrelsens behandling af råderetshåndteringen til et senere møde. Bilagssagen i de tre organisationsbestyrelser Der orienteres på bestyrelsesmøder i uge 23 om afslutningen af bilagssagen. VA s bestyrelses godkendte på administrations anbefaling, at udgifter afholdt i afdeling 55, Kanalens Kvarter, og afdeling 66, 4 Nord, i alt kr afholdes af VA s dispositionsfond. AB s bestyrelse anbefales på deres møde den 8. juni at godkende, at udgifter afholdt i afdeling 3702, Syd, og afdeling 3704, Etagehusene, i alt kr afholdes af AB s dispositionsfond. Arbejdskapitaltilførsel fra de tre Bestyrelsen i BO-VEST godkendte på møde den 14. april 2016 at ansøge de tre boligorganisationer om et kontant tilskud til BO-VEST arbejdskapital på 1,2 mio. kr., som følge af at arbejdskapitalen i BO-VEST er reduceret til 125 t.kr., jf. årsregnskabet for På baggrund heraf har de tre organisationer på ekstraordinære møder i maj 2016 godkendt indstillingen om en samlet kapitaltilførsel på 1,2 mio. kr. Administrationen vil i forbindelse med budgetopfølgningen i efteråret 2016 vende tilbage med en vurdering af BO-VESTs kapitalgrundlag, herunder behov for yderligere styrkelse af arbejdskapitalen. Momssagen Advokat Lego Andersen har som bekendt på vegne af BO-VEST og BL anlagt sag mod staten med henblik på at blive fritaget for momsforpligtelsen. Kammeradvokaten har på vegne af staten nedlagt påstand om, at sagen ikke skal henvises til Landsretten, men alene behandles ved Byretten. Lego Andersen har frem til d. 14. juni til at svare på spørgsmålet, og Kammeradvokaten derefter yderligere 14 dage til at replicere på. Herefter vil Byretten, som behandler denne problemstilling, tage stilling i sagen. Hvis Byretten efter parternes indlæg vurderer, at der er tale om en sag af principiel karakter, lader de den gå til Landsretten som første instans (og sagen kan dermed ankes til Højesteret). Hvis Byretten omvendt vurderer, at der ikke 16

17 er tale om en principiel sag, starter den i Byretten og kan kun ankes til Landsretten, da en sag kun kan ankes 1 gang/1 instans højere. Biennalen T13 s Helhedsplan 4 og VA s nybyggeri Robinielunden har været udstillet på arkitekturbiennalen i Venedig i slutningen af maj. Begge som eksempler på menneskeliggørelse af modernismens arkitektur, som var temaet for Biennalen. Tranemosegårds bestyrelse var på studietur til Biennalen. Foruden en rundvisning på udstillingen omfattede studieturen en udflugt til moderne boligbyggerier i omegnen af Venedig med fokus på bæredygtighed, O-energi, intelligent belysning og anvendelse af ny teknologi til bl.a. adgangskontrol og solafskærmning. Folkemøde Bestyrelsens Folkemødetur er den 17. juni. På bestyrelsesmødet fremlægges detaljer om turen og en liste med forslag til relevante arrangementer. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Flemming Nielsen, ejendomsfunktionær, Gillesager-Lindeager (tidsbegrænset), 1. juni Ole Solbjerghøj, ejendomsfunktionær i Galgebakken (tidsbegrænset), 1. juni Lynn Gonzales Tosan, ejendomsserviceteknikerelev, VA, 27. juni Andreas Emil Thomsen, ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 27. juni Jon Brunholm Hansen, ejendomsserviceteknikerelev, Albertslund Boligselskab, 27. juni Administrationen: Jan Obel, områdechef, Driftsafdelingen, 1. maj Svetlana Bindslev, økonomimedarbejder, Økonomi, 25. maj Marianne Nimb Quist Melkjorsen, kommunikationsmedarbejder, Ledelsessekretariatet. 1. juni Lee Schmidt Weinreich, indkøbskonsulent i Driftsafdelingen, 1. juni Fratrædelser Boligafdelingerne: Finn Skrøder, ejendomsfunktionær, 4 Syd, 31. maj Lisbeth Svane, ejendomsservicetekniker, Banehegnet, 31. maj René Sternberg, ejendomsfunktionær, Askerød, 31. maj Dina Klingenberg, caterelev, Askerød, 17. juni Flytninger Yasir Malik, der var assisterende driftskonsulent i Drift, er ansat som projektleder i Byg, 1.juni 17

18 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ikke modtaget nogen henvendelser. 14. Punkter til næste møde Følgende punkter skal på dagsordenen den 6. september: - Råderet - Beb oertilfre dshedsun de rs øg elsen - Malervangen 1 - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 15. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Tirsdag d. 6. september 2016 Onsdag d. 26. oktober Onsdag d. 14. december Folkemødetur 17. juni Bestyrelsesmøder: Mandag den 30. januar Onsdag den 1. marts Mandag den 24. april Torsdag den 27. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Torsdag den 18. maj (i tilfælde af forslag) Mandag den 12. juni Onsdag den 6. september Onsdag den 11. oktober Onsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 31. maj. 18

19 16. Eventuelt Øvrige bilag "Kundeservicecenter", som nævnes i "øvrige bilag, er ikke et eksternt center men handler om beboerservice på Malervangen. Med den bemærkning blev Øvrige bilag taget til efterretning. Glostrup, den 14. juni 2016 Kirsten Mogensen Biba Schwoon } % Jørgen Fahlgren Kim Corlin 19