Budgetanalyse af døgntilbud

Transkript

1 Budgetanalyse af døgntilbud Projektbeskrivelse J.nr.: P Børne- og Ungestaben 4. januar 2018 Sagsbeh.:GS / MB

2 1. Titel Budgetanalyse af døgntilbud for børn og unge 2. Baggrund Som en del af budget 2018 er det aftalt at..der i det kommende år gennemføres en budgetanalyse af døgntilbudsområdet. Analysen skal afdække prissætning og struktur på døgninstitutioner på Frederiksberg herunder muligheden for på et eller flere områder af etablere samdrift. Da budgetanalysen både skal favne prissætning og en målgruppeanalyse opdeles projektet i to delprojekter. Den ene del (1) af projektet vil omfatte etablering af en budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel. Den anden del (2) vil omhandle en analyse af de fremtidige målgrupper hvortil der bør etableres kapacitet på Frederiksberg og dermed det fremtidige behov for døgninstitutioner for børn og unge på Frederiksberg herunder deres struktur og eventuelle muligheder for samdrift. Uddybning af baggrunden for udførelse af budgetanalysen er beskrevet i følgende: Ad 1) Budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel Tildeling af driftsmidler til Frederiksberg Kommunes fire selvejende døgninstitutioner på Børneog Ungeområdet udmøntes som faste årlige bevillinger. Bevillingerne reguleres alene efter lønog prisudviklingen og udbetales i form af et månedligt aconto-driftstilskud. Det betyder, at bevillingen ikke reguleres efter hverken aktivitetsniveau eller belægning. Hertil overføres overeller underskud efter kommunens almindelige principper. Metoden for tildeling af driftsmidler til de fire selvejende døgninstitutioner er historisk betinget. Den nuværende budgetmodel giver ikke gennemsigtighed om sammenhæng mellem tildelte ressourcer, aktivitet og opgaver. Ad 2) Fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift Frederiksberg Kommune har pr. 1. januar 2018 anbragt 150 børn/unge udenfor hjemmet. Heraf 32 flygtninge. 16 af de anbragte børn er børn med handicaps. Antallet af anbringelser har i perioden 2015 til 2018 været relativt stabilt. 1. januar 2018 er 42 af de 150 anbragte børn/unge anbragt på Frederiksbergs lokale institutioner. 69 børn/unge er anbragt hos plejefamilier eller i netværkspleje. De resterende 39 børn/unge er anbragt i andre kommuners døgninstitutioner (15), socialpædagogiske opholdssteder (18), sikret døgninstitution (1)samt kost og efterskoler (4) og eget værelse (1). Frederiksberg Kommune har herudover en række ambulante familieforløb på henholdsvis Bülowsvej for Børn og Familier samt Allégårdens afdeling Bøgen. Hertil kommer 22 familievejledningsforløb, som varetages af vejledere i Familieafdelingen. Beskrivelse af eksisterende lokale tilbud Frederiksberg Kommune har driftsoverenskomst med 4 selvejende døgninstitutioner, beliggende på hver deres adresse og med hver deres bestyrelse i Frederiksberg Kommune. De fire døgninstitutioner for børn og unge har i dag forskellige målgrupper og opgaver. Allégårdens Ungdomscenter har 4 afdelinger. Ungdomspensionens afdelingens 14 pladser anvendes i dag udelukkende til uledsagede flygtninge i alderen fra 14 år til 18 år, hvor der foretages udredning/undersøgelse af de unges behov for støtte med henblik på blivende eller anden placering og en udslusningslejlighed med 2 pladser. Ungdomscentret omfatter herudover en hybelafdelingen med 8 pladser til unge i alderen fra 17 til 23 år med henblik på støtte og udslusning til en selvstændig tilværelse. Afdeling Bøgen er et ambulant tilbud med 12 pladser til unge hjemmeboende i alderen fra 12 til 18 år og deres familier med henblik på at forebygge en anbringelse. Afdeling Smallegade er et tilbud til 22 udeboende unge i alderen fra 16 til 23 år, der er behov for særlig støtte i overgangen til voksenlivet og en selvstændig tilværelse. 2

3 Ungdomspensionen Jens Jessens Vej består af 2 afdelinger en Ungdomspensions afdeling med 13 pladser til unge i alderen fra 14 til 18 år heraf 1 akutplads og 12 pladser til længerevarende ophold samt en hybelafdeling med 5 pladser til unge i alderen fra 17 til 23 år med henblik på støtte og udslusning til en selvstændig tilværelse. Josephine Schneiders Hus har 12 pladser til børn og unge i alderen fra 8 til 15 år på anbringelsestidspunktet med henblik på længerevarende ophold, som kan varer til det 23. år. Bülowsvej for Børn og Familier har 3 afdelinger, Stuen tv. er et døgntilbud til børn i alderen fra 0 til 14 år med 10 akut-, udredning/undersøgelses- og kortevarende behandlingspladser, et ambulant familiebehandlingstilbud til 18 familier med hjemmeboende børn og et døgn familie tilbud til 3 familier med henblik på støtte/vejledning eller forældrekompetenceundersøgelse. 3. Formål Formålet med budgetanalysen er at sikre, at de døgntilbud for børn og unge, som Frederiksberg Kommune har indgået driftsaftale med driftes på den økonomisk mest effektive måde og leverer tilbud til de relevante målgrupper jf. den politisk vedtagne strategi for området. Ad 1) Budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel Sigtet med en budgetmodel er at finde og implementere en egnet model, som er baseret på et objektivt grundlag for tildeling af driftsmidler til de selvejende døgninstitutioner udfra deres individuelle målgrupper, opgaver og arbejdstilrettelæggelse/arbejdstidsregler. Formålet er at sikre, at de ressourcer der afsættes til drift, har tydelig sammenhæng med det aktivitetsniveau den enkelte institution har, og samtidig at budgetteringsmetoden giver den efterspurgte gennemsigtighed, der er på det politiske og administrative niveau samt lever op til afrapporteringen i forhold til Socialtilsynet. Modellen skal tage højde for institutionernes specialiserende kompetencer, målgrupper og opgaver samt muligheden for at have et vist økonomisk råderum i forhold til at kunne ansætte og fastholde højt kvalificeret arbejdskraft og sikre en vis fleksibilitet i forhold til opgaveløsningen, som er væsentlig inden for det specialiserede børne ungeområde jf. den politisk vedtagne strategi for området. Ad 2) Fremtidigt behov for lokale ambulante og døgnbehandlingstilbud til børn og unge herunder struktur og samdrift Formålet med at kortlægge det fremtidige behov for ambulante- og døgnbehandlingstilbud til børn og unge, er at Frederiksberg Kommune løser opgaven optimalt inden for de lovgivningsmæssige rammer og flest mulige børn, unge og familier modtager relevante tilbud i lokalmiljøet. Det er ikke forventningen, at der på kort sigt vil indtræde et markant fald i antal anbringelser. I forhold til den fremtidige indsats forventer Frederiksberg Kommune imidlertid via Socialstyrelsens rådgivningsforløb (primo 2018) at få bistand til, hvordan Frederiksberg Kommune kan rammesætte målet om at styrke arbejdet med en tidlig forebyggende og mere effektiv indsats. Det er umiddelbart forventningen, at et øget fokus på tidlig forebyggelse og effektiv indsats blandt andet vil fordre en styrkelse af mulighederne for at kombinere anbringelser af kortere varighed med en sideløbende og længerevarende hjemmebaseret indsats. Sådanne indsatser forventes på sigt at kunne bidrage til at flere børn og unge vil kunne blive i hjemmet, fordi forældrene støttes intensivt med at løfte forældreopgaven. Det vil derfor også være et vigtigt element i analysen at få indblik i, i hvilket omfang sådanne opgaver i højere grad med fordel kan løftes af kommunens lokale institutioner. Det er dog samtidig vigtigt at have blik for, at der også ud i fremtiden vil være behov for at anbringe børn udenfor hjemmet i længere tid, og at der i den sammenhæng også skal være fokus på kommunens strategi om at minimere omfanget af køb af døgntilbudspladser i andre kommuner. 3

4 Det er derfor vigtigt, at der i forhold til målgruppeanalysen sikres en relevant afvejning i forhold til prioritering af kapacitet til såvel hjemmebaserede indsatser som længerevarende anbringelser. Målgruppeanalysen bør herunder også omfatte en analyse af muligheden for helt eller delvist samdrift af døgninstitutionerne med henblik på stordriftsfordele. 4. Mål I forhold til budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel er målet: 1. at sikre at aktivitet og ressourcer hænger tæt sammen (bevilling følger aktivitet) 2. at institutionernes budgetter er gennemsigtige 3. at modellen er enkel at administrere I forhold til fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift er målet: 4. at indtænke projekt Mod en tidligere, forebyggende og mere effektiv indsats overfor udsatte børn og unge i målgruppeanalysen i forhold til fremtidige behov herunder overvejelser om omlægning til andre målgrupper og opgaver jf. dette projekts udviklingsplan 5. at sikre at fremtidige behov for ambulante- og døgntilbud i videst muligt omfang kan honoreres af Frederiksberg Kommunes selvejende døgninstitutioner 6. at sikre tydelige målgruppe- og opgavebeskrivelser for de enkelte tilbud 7. at sikre fleksibiliteten i forhold til de ambulante- og døgntilbud 8. at kortlægge, hvorvidt og i givet fald i hvilket omfang, der kan være grundlag for etablering af samdrift på et eller flere områder 5. Afgrænsning I projektet vil indtægter fra salg af pladser eller statsrefusioner ikke blive behandlet, da der er tale om et forvaltningsanliggende, som er de pågældende institutioner uvedkommende i forhold til driftstilskud eller ressourcetildeling. 6. Milepælsplan og leverancer I projektet er der to overordnede milepæle i forhold til slutleverancer, svarende til de 2 delprojekter. Den første milepæl ligger i maj 2018, hvor der vil blive gennemført en rebudgettering af de fire døgninstitutioners budgetter med afsæt i det udarbejdede administrationsgrundlag. Den anden milepæl ligger i august 2018, hvor målgruppeanalysen vil være færdig og indgå i den samlede udviklingsplan for Mod en tidligere, forebyggende og mere effektiv indsats overfor udsatte børn og unge I den udstrækning at budgetanalysen giver anledning til effektiviseringsforslag, vil det blive meldt ind i forbindelse med den ordinære indmelding til budget Leverancer Inden for dette projekts rammer vil følgende blive leveret: En objektivt og ensartet ressourcetildelingsmodel for personale, hvor det er tydeligt, hvilke parametre der kan drejes på. Et budgetmodel der fastsætte objektive kriterier for tildeling af øvrige budgetposter udover personale 4

5 Et administrationsgrundlag der beskriver kriterierne i ressourcetildelingsmodellen samt forudsætninger for tildeling af budget til øvrige poster jf. eksisterende administrationsgrundlag til daginstitutioner og administrationsgrundlag til klubber. For at kvalificere ressourcetildelingsmodellen samt forudsætninger for tildeling af budget vil der videre blive inddraget erfaringer og viden om tildelingsmodeller fra sammenlignelige døgninstitutioner fra såvel voksenområdet samt andre kommuners drift af selvejende døgntilbud for børn og unge. En arbejdsgangsbeskrivelse årshjul for udmelding, rebudgettering og informationsflow / dialog mv. Benchmark sammenlignelige døgntilbud for børn og unge med angivelse af bruttodriftsudgifter og takster. En rapport, som beskriver det fremtidigt behov for døgninstitutioner for børn, unge og familier på Frederiksberg fordelt på målgrupper, opgaver og ressourcer mellem ambulante- og døgntilbud samt eventuelle fremadrettede udviklingsmuligheder/behov jf. udviklingsplanen samt struktur for eventuel yderligere samdrift. 8. Kommunikationsplan For begge dele af projektet skal der udarbejdes en kommunikationsplan, med fokus på at inddrage og høre de daglige ledelser og de selvejende institutioners bestyrelser. 9. Projektorganisation 9.1. Projektejer samt ansvar og kompetence. Stabschef Jens Thygesen er projektejer på den del af projektet som vedrører budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel. Familiechef Helle Østergaard Stisen er projektejer på den del af projektet som vedrører fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift. Det er projektejernes ansvar at sikre de politiske, strategiske og ressourcemæssige rammer for projektet samt at sikre at de forretningsmæssige målsætninger i effektvurderingen nås Styregruppe For alle dele af budgetanalysen består styregruppen af direktør Inger Andersen, familiechef Helle Østergaard Stisen, stabschef Jens Thygesen, sektionsleder Merete Bonne og sektionsleder Gitte Mosegaard Nielsen Projektleder samt ansvar og kompetence Økonomikonsulent Gitte Skotner er projektleder på budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel, Sektionsleder Merete Bonne er projektleder på fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift. Det er projektlederens ansvar at sikre at projektet gennemføres som beskrevet i projektbeskrivelsen. Projektlederen referer til projektejeren, og skal løbe rapportere til projektejer om status og risici. Det skal samtidig løbende sikres, at de to projektledere løbende og systematisk sikrer vidensudveksling på tværs af de to delprojekter. Dette for at sikre en tæt koordinering af de 2 delprojekter. 5

6 9.3. Projektgruppe mv. Projektlederen er formand for projektgruppen. Den primære projektgruppe i forhold til budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel er økonomikonsulent Gitte Skotner, økonomikonsulent Henrik Mosekilde, og sektionsleder Gitte Mosegaard Nielsen, mens projektgruppen på fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift er sektionsleder Merete Bonne, sektionsleder Claus H.S. Jørgensen, sektionsleder Søren Gøthler og sektionsleder handicap. Projektgruppen indkaldes løbende efter behov. For begge dele af projektet gælder, at der som ressource trækkes på Familieafdelingen og Børneog Ungestaben som også deltager i projektgruppemøder efter behov. Øvrige deltagere i projektet er forstander Sanne Juliussen (Bülowsvej), forstander Klaus Peick, (Ungdomspensionen Jens Jessens Vej), forstander Annette Olsen (Josephine Schneiders Hus) og Konst. forstander Susanne Stemann (Allégårdens Ungdomscenter) Eventuel referencegruppe Projektet angående budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel vil blive startet op med et brainstormmøde, hvor der bl.a. vil blive sat fokus på at identificere de største risici. Hertil skitseres en kommunikationsplan. Til disse brainstormmøder vil bl.a. andre medarbejdere i Børne- og Ungestaben, der har erfaring med selvejende institutioner og/eller aktivitetsbaseret budgettering, blive inviteret til at deltage, og vil gennem hele projektet fungere som referencegruppe. 10.Starttidspunkter (se også punkt 6 Milepælsplan for leveringstidspunkter) Projektet med budgetmodel herunder administrationsgrundlag og ressourcetildelingsmodel starter op ultimo oktober 2017, mens opstart af fremtidigt behov for døgninstitutioner børn og unge herunder struktur og samdrift forventes at blive igangsat inden udgangen af Projektbudget Projektbudgettet fremgår af tabellen og er angivet i timer og omfatter møder, implementering, udredning mv. Der er tale om et groft overslag. Ressourcetildelingsmodel: Timer Administrationsgrundlag 100 Ressourcetildelingsmodel 200 Arbejdsgangsbeskrivelse 100 Projekttimer i alt Aftaler vedr. evaluering Administrationsgrundlaget og dermed ressourcetildelingsmodellen evalueres i forbindelse med rebudgetteringen. Dette forventes at finde sted september