Indholdsfortegnelse - Bilag

Transkript

1 Indholdsfortegnelse - Bilag Indholdsfortegnelse - Bilag Godkendelse af referat af Teknikerkontaktudvalgsmødet den 10. december Bilag 1: Referat af Teknikerkontaktudvalgsmødet den 10 december Bo Smith-udvalgets kodeks for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunal-bestyrelse, udvalg og borgmester inspirationskatalog til lokal debat...37 Bilag 1: Vejledning_-_Det_politiske_arbejde_i_kommunalbestyrelse_og_udvalg...37 Bilag 2: Kodeks for forvaltningens rådgivning Bilag 3: Borgmesterbrev om Kodeks for forvaltningens radgivning Forlængelse af vådområdeaftale til Bilag 1: Aftaleudkast for vådområdeindsatsen i KKR ernes ønsker til ny infrastruktur Bilag 1: Oversigt over KKR'enes hovedprioriteter mht infrastruktur Samlet afslutning af den fælleskommunale digitale handlingsplan Bilag 1: Afslutningsnotat handlingsplan bestyrelsen dec Bilag 2: Overblik over økonomiske gevinster for projekter i den fælleskommunale handlingsplan for digitaliseringsstrategien dec Bilag 3: Oversigt over forbrug til gennemførelse af handlingsplanen for den fælleskommuanle digitaliseringsstrategi Afslutningsnotat for projekt 5.2 Fælleskommunale geodata Bilag 1: Afslutningsnotat vedr projekt 5 2 Fælleskommunale geodata_ Ny EU-pakke om cirkulær økonomi og revision af affaldsdirektiver Bilag 1: KLs høringssvar om Kommissionens pakke om cirkulær økonomi af 2. december Projekt om kvalitet og effektivitet i lokalplanlægningen Bilag 1: Projektbeskrivelse lokalplaner_final KL s input til den kommende revision af Naturbeskyttelsesloven Bilag 1: Kommunale eksempler om udvikling ved bynær strand og havn.pdf Modernisering af det kommunale ejendoms-stamregister (ESR) med fokus på beregning og opkrævning af ejendomsskat og bidrag Bilag 1: Statusrapport ESR dec Brev vedr. lovforslag om certificeringsordning for byggesagsbehandling til folketingets Transport og Bygningsudvalg Bilag 1: KL henvendelse til folketingets transport og bygningsudvalg...230

2 15.2 Status på TEKNIK & MILJØ Bilag 1: UDKAST TEKNIK OG MILJØ 16 - program

3 1.1 Godkendelse af referat af Teknikerkontaktudvalgsmødet den 10. december 2015

4 REFERAT 2015 TEKNIKERKONTAKTUDVALG ET Dato: :30 Sted: S-10 Mission KL bidrager til at udvikle og fastholde et stærkt lokalt demokrati. KL varetager kommunernes fælles interesser og er kommunernes samlede forhandlingsorganisation, videnscenter og forum for fælles initiativer og beslutninger. Vision KL opnår, med et helhedsperspektiv på opgaveløsningen, indflydelse og resultater på kommunernes vegne, til gavn for borgerne og samfundet.

5 Teknikerkontaktudvalget Deltagerfortegnelse Godkendelse af referat TKU Godkendelse af referat 9. oktober Meddelelser Temadrøftelser Støj i blandede byområder Affaldsforbrændingssektorens fremtid Kommunernes arbejde med nye planrammer Behandlingssager - Energi- og forsyningspolitik Høring af bekendtgørelser som opfølgning på vandsektorforlig Synlige kommuner i energipartnerskabet Behandlingssager - Planlægning og naturbeskyttelse Sammenhængende planlægning i det åbne land KL s kommende turismeudspil Behandlingssager - Miljøpolitik Behandlingssager - Bolig-, byfornyelse- og byggepolitik Byggesagsbehandling flere initiativer Høringssvar Bekendtgørelse om gravetilladelser Afslutning af projekt Byg og Miljø Høringssvar til forslag om ændring af byggeloven Opstart af netværk om kommunal ejendomsadministration Guide til boligsocial monitorering Behandlingssager - Vej- og trafikpolitik Analyse af vejvedligehold - inspirationskatalog Behandlingssager - Øvrige sager Finansloven 2016 for teknik- og miljøområdet KL-understøttelse af kommunernes arbejde med at videreudvikle kvaliteten i erhvervsindsatsen KL og Realdania bakker op om Compact of Mayors Data til SKAT s nye ejendomsvurderinger Takstharmonisering på Sjælland og DUT Den aktuelle flygtningesituation Status om redningsberedskabet november Kriseledelsesorganisation efter 1. januar SIDE 2

6 Teknikerkontaktudvalget COP21 - FN s klimakonference i Paris Vækstudspil om landbrug Behandling af genanvendeligt erhvervsaffald KL høringssvar vedr. ny VVM-lovgivning Ønske om lovforberedende udvalg om vandløbsloven Afslutning af projekt om digitale lokalplaner Orienteringssager - Energi og forsyningspolitik Orienteringssager - Planlægning og naturbeskyttelse Projekt om kvalitet og effektivitet i lokalplanlægningen Orienteringssager Miljøpolitik Reduktion af erhvervsrettede sagsbehandlingstider jf. ØA Orienteringssager - Bolig-, byfornyelses- og byggepolitik Orienteringssager - Vej-, trafik- og transportpolitik Orienteringssager - Øvrige sager Eventuelt Lukkede sager SIDE 3

7 Teknikerkontaktudvalget Deltagerfortegnelse Deltagere Direktør Trine Holmbjerg, Fredensborg Kommune Direktør Christian Bjerg, Aalborg Kommune Direktør Torben Gleesborg, Københavns Kommune Direktør Iben Koch, Rudersdal Kommune Teknisk direktør Jørgen Jensen, Struer Kommune Direktør for Miljø og Energi Søren Gais Kjeldsen, Aalborg Kommune Kommunaldirektør Michael Jentsch, Frederikshavn Kommune Centerchef Flemming Kortsen, Slagelse Kommune Direktør Thomas Barfoed, Assens Kommune Teknik- og Forsyningschef Peter Albeck Laursen, Jammerbugt Kommune Chef for Miljø og Energi, Claus Nickelsen, Aarhus Kommune Sekretariatsleder Ane Marie Clausen, KTC-sekretariatet Afdelingschef Erling Friis Petersen, KL Kontorchef Marie Louise Madsen, KL Vicekontorchef Troels Garde Rasmussen, KL Chefkonsulent Anders Christiansen, KL Chefkonsulent Berit Mathiessen, KL Plan- og byggechef, Lisbeth Errbo Svendsen, Silkeborg Kommune (gæst) Direktør Jacob Simonsen, Dansk Affaldsforening (gæst) Afbud Direktør Anne Velling, Odense Kommune SIDE 4

8 Teknikerkontaktudvalget Godkendelse af referat 1.1. TKU Godkendelse af referat 9. oktober 2015 SAG skvt Indstilling Det indstilles, at udvalget godkender referatet. Beslutning Udvalget godkendte referatet. SIDE 5

9 Teknikerkontaktudvalget Meddelelser Marie Louise Madsen orienterede om, at KL som opfølgning på økonomiaftale 2016 har igangsat et styrings- og effektiviseringsprogram (SEP) med inddragelse af bl.a. tekniske direktører. Regeringens omprioriteringsbidrag gør, at KL fra politisk hold ikke længere ønsker, at kommunale effektiviseringer styres af statslige bestillinger af analyserapporter hos private firmaer. I stedet er målet med programmet, at kommunerne selv identificerer mulige effektiviseringer og fremmer dialogen og erfaringsudvekslingen på tværs af kommunerne. SIDE 6

10 Teknikerkontaktudvalget Temadrøftelser 3.1. Støj i blandede byområder SAG CRO Indstilling Det indstilles, at udvalget perspektiver sekretariatets arbejde med de fire nedenstående punkter, og drøfter evt. supplerende hensyn/ønsker, som bør inddrages i sekretariatets interessevaretagelse. En ændring af regelsættet hen imod bedre muligheder for permanent sameksistens ml. by og erhverv En revision og gennemskrivning af de mange vejledninger på området, herunder større klarhed om retsgrundlaget Bedre muligheder for at bygge altaner (en ny def. af hvad der er omfattet af udendørs opholdsarealer) Ændring af reglerne for beregning af indendørs støj i nybyggeri med mekanisk ventilation. Beslutning Udvalget pointerede, at: Der desværre primært er fokus på virksomhedsstøj Hvis altanområderne ikke længere kan regnes som friarealer, skal Kbh. lave mange nye lokalplaner Støjberegninger fra vej kan worst case betyde, at beboerne skal genhuses pga. ombygningskrav Kommunerne gerne selv vil bestemme, om altaner regnes som friarealer Affaldsforbrændingssektorens fremtid SAG ACH Indstilling Det indstilles, at udvalget - i lyset af, at ministeriet snart forventes at spille ud - drøfter, hvordan KL skal stille sig. Forventningen er, at staten spiller ud med en markant konkurrenceudsættelse i sagen om den fremtidige organisering af forbrændingssektoren og et ønske om at realisere et yderligere potentiale i sektoren. SIDE 7

11 Teknikerkontaktudvalget Beslutning Jacob Simonsen, direktør i Dansk Affaldsforening (DA) orienterede om DA s tanker om udfaldsrum for et forlig i Folketinget i 2016: Frit erhvervsaffald to helt adskilte enheder: Ikke politisk farbar vej pga. juridisk usikkerhed, bl.a. ift. svensk EU-sag og Kammeradvokaten Kompetenceoverdragelse: Hvordan kan man hente gevinster ud af fx genbrugspladser? - fx ved at overdrage disse til fælleskommunal drift Licitation: Regeringen forventes at spille markant ud med dette primo 2016, dvs. at al affaldsforbrænding skal udbydes. Dermed gås fra hvile-isig-selv-pris til markedspris (hvor den sidste p.t. er højere end den første), hvilket medfører stigende priser for forbrugerne (stik imod den statslige hensigt). Desuden får kommunerne/skatteborgerne et tab ved at de kommunale garantier kommer i spil Indtægtsrammer: Statens embedsmandsrapport om modernisering af fjernvarmesektoren lægger op til standardisering og øget benchmarking, hvilket kan være en vej frem, såfremt det ikke bliver et tungt bureaukratisk system. DA ser mange ulemper i licitationsmodellen først og fremmest aht. forbrugernes og kommunernes økonomi. DA ønsker desuden at der tages proaktive skridt ift. ikke at forbygge sig med for stor kapacitet samt hvordan selskabernes styres bedre. Udvalget debatterede uden konklusion flg.: Er erhvervsaffald endt i en mellemløsning? Hvad med varme- og fjernvarmemarkedet? kommer vi ud i høje priser? Med licitationsmodellen er der risiko for at bremse den grønne omstilling Hvilke frihedsgrader er der ift. udbud, hvor man fx sammenkæder indsamling og behandling? Udvalget konkluderede, at kommunerne proaktivt bør komme med et forslag til en fremtidig model Kommunernes arbejde med nye planrammer SAG bem Indstilling Der lægges op til, at udvalget drøfter: Hvor de største udfordringer/opgaver for kommunernes planlægning, som følge af ny lovgivning, ligger? Hvilke opmærksomhedspunkter er der ift. den videre dialog med ministeriet/styrelsen om konkretiseringen af lovforslaget? SIDE 8

12 Teknikerkontaktudvalget Hvilke opmærksomhedspunkter er der i forhold til implementeringen i kommunerne? Beslutning Chefkonsulent Berit Mathiesen orienterede om regeringens udspil og at KL: Generelt er KL positive over for, at langt de fleste af de 32 KLforslag er medtaget, selvom der er enkelte elementer, der går videre, end KL har lagt op til. Det gælder fx forslagene ift. det åbne land. KL er positive over for, at omdannelseszoner i landsbyerne er kommet med, og at der lægges op til øget decentralisering af beslutninger. Specifikt savnes hjemmel til sikring af almene boliger, decentralisering i stedet for deregulering i det åbne land og mere borgerfokus. KL oplever et skævt virksomhedsfokus på støj og ønsker tilladelsesbaseret regulering i stedet for rettighedsbaseret selvregulering. Udvalget pointerede at: Det er positivt, at det er lykkes at sætte et markant kommunal aftryk Noget i statens udspil peger den rigtige og noget den forkerte vej KTC og KL bør sammen bliver mere præcise på, hvad der går den forkerte vej i en to-tempi løsning op til hhv. den politiske aftale og lovudmøntning Det er afgørende, at kommunerne kan styre byggeriet i det åbne land Det giver ikke så meget merværdi, at kystnærhedszonen overgår til landzone i stedet kunne man sikre det ønskede ved konvertering eller flytning af udlæg i landzonen. Chefkonsulent Berit Mathiesen orienterede om, at KL har ønsket en mere differentieret beskyttelse af kystnærhedszonen, fx baseret på landskabskaraktermetoden ikke en afskaffelse af zonen. SIDE 9

13 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Energi- og forsyningspolitik 4.1. Høring af bekendtgørelser som opfølgning på vandsektorforlig SAG npj/syj Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter perspektiver på flg. potentielle KLbudskaber: At 4 stk. 2 i den gældende bekendtgørelse om medfinansiering ændres, så overgang til 75% medfinansiering flyttes fra 1. januar 2016 til 1. januar Derved kan den aftalte evaluering af klimatilpasningsaftalen mellem staten og KL fra 2012 gennemføres og eventuelle konsekvensrettelser af bekendtgørelser gennemføres inden denne overgangsdato. Dette blev tilsvarende forudsat i økonomiaftalen for 2015 i forbindelse med aftale om at forlænge muligheden for selskabernes 100% medfinansiering af klimatilpasningsprojekter At KL ser det som afgørende for realisering af klimatilpasningsindsatsen for kommunalt og privatejede arealer, at selskaberne fortsat får mulighed for 100% medfinansiering At KL forventer, at evalueringen af klimatilpasningsindsatsen foretages snarest og kommer til at foregå i et tæt samarbejde mellem de relevante ministerier og KL, da der er tale om ophæng i indgåede økonomiaftaler. Det bør derfor ikke være en evaluering, der alene er statslig styret. Beslutning Erling Friis Poulsen orienterede om, at KL arbejder for, at den nuværende finansieringsordning forlænges ind i 2017 og at den bliver gjort permanent via en økonomiaftale. Udvalget pointerede, at: Ovenstående er helt afgørende Styringen af selskaberne fortsat er en udfordring Synlige kommuner i energipartnerskabet SAG brh Indstilling SIDE 10

14 Teknikerkontaktudvalget Sagen indstilles til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering. SIDE 11

15 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Planlægning og naturbeskyttelse 5.1. Sammenhængende planlægning i det åbne land SAG bem Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter: At sekretariatet arbejder aktivt for at sikre sammenhæng mellem landsbyfornyelsesredskabet og reguleringen i husdyrlovgivningen vedr. bl.a. lugtgener, At KL anbefaler, at regeringen muliggør en koncentration af landbrugets driftsbygninger, såfremt de større udvidelser/sammenlægninger sker i en forpligtende dialog med kommunen, At sekretariatet bruger arbejdet med landsbyfornyelseszonerne som løftestang til at afdække hvilke yderligere lovændringer, der kan fremme kommunal helhedsplanlægning i det åbne land. Beslutning Udvalget pointerede, at: Reguleringen af bygningsmassen bør være tilladelsesbaseret og ikke dialogbaseret og at bygningerne fortsat bør placeres sammen KL s kommende turismeudspil SAG bem Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter opmærksomhedspunkter for sekretariatets videre arbejde med udspillet, for så vidt angår kystturisme. Beslutning Udvalget pointerede, at: Der bør være større fokus på, hvad vi reelt ønsker i kystzonen? obs at det ikke forstås som regerings udspil til hotelbyggerier og lign. Sekretariatet nævnte, at KL s udspil fokuserer på at tale byområderne op og fokusere nye fysiske tiltag her. SIDE 12

16 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Miljøpolitik SIDE 13

17 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Bolig-, byfornyelse- og byggepolitik 7.1. Byggesagsbehandling flere initiativer SAG nsv Indstilling Det indstilles, at udvalget perspektiver flg. potentielle KL-udmeldinger: Kommunerne vil gerne forpligte sig til aftalen om gennemsnitlige nationale servicemål for sagsbehandling på en række vilkår, herunder at der etableres et system, som giver retvisende data for sagsgangene Økonomiaftalen 2016 hviler på den præmis, at statens omprioriteringsbidrag sætter en styringsmæssig ramme, inden for hvilken kommunerne selv kan afgøre niveauet for den lokale service, og hvordan de økonomiske mål nås Givet de to forhold ovenfor, mener KL ikke, at det er rettidigt eller hensigtsmæssigt, at staten afgør, hvilke redskaber kommunerne skal bruge for at levere service og kvalitet i (bygge)sagsbehandlingen til borgere og erhverv Det skal være frivilligt, om kommunerne vil gøre brug af certificeringsordningen, eller ordningen kan indføres, hvis servicemål ikke opfyldes Hvis staten alligevel vil have indflydelse på kommunernes styring, vil KL anbefale og tilstræbe, at nye initiativer sikrer en smidig og løsningsorienteret sagsbehandling, med de nødvendige ressourcer og til fordel for en bred brugergruppe Under alle omstændigheder skal kommunerne ikke miste nogle ressourcer til sagsbehandlingen, da formålet med initiativerne er hurtigere sagsbehandling med høj kvalitet som vækstfremmer. Beslutning Udvalget pointerede, at: Certificering medfører, at det bliver de store firmaer, der overtager markedet Dette kræver en skarp byggelovgivning, også ift. brandsikkerhed Arbejdsdeling ml. kommune og firma skal være entydig og med et rent snit så kommunerne fx ikke skal føre tilsyn med de nye virksomheders arbejde Der bliver behov for et kompetenceløft i byggebranchen. SIDE 14

18 Teknikerkontaktudvalget Høringssvar Bekendtgørelse om gravetilladelser SAG nis Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering og bemærkede det relevante høringssvar. Sekretariatet nævnte, at staten har ændret holdning efter modtagelse af KL s høringssvar og kvitterede for godt samarbejde med KTC om dette Afslutning af projekt Byg og Miljø SAG MSTE Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering. Der blev desuden orienteret om, at Kbh. har gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse af byggesager hvor netop Byg & Miljø udgør den kritiske del. Forvaltningen anvender mange ressourcer på at forklare borgere, hvad de skal gøre. Marie Louise orienterede om, at der netop aktuelt arbejdes med at forbedre brugervenligheden af Byg og Miljø, fordi en brugerundersøgelser også har vist, at den kunne værre bedre Høringssvar til forslag om ændring af byggeloven SAG nsv Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering. SIDE 15

19 Teknikerkontaktudvalget Opstart af netværk om kommunal ejendomsadministration SAG nsv/ksl/esg/mste Indstilling Sagen indstilles til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering dog blev det pointeret, at der udestår en drøftelse ml. KTC s faggruppe og KL s sekretariat om sagen Guide til boligsocial monitorering SAG KNY Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering og bemærkede, at den enkelte kommune skal kunne lægge sine egne parametre ind. SIDE 16

20 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Vej- og trafikpolitik 8.1. Analyse af vejvedligehold - inspirationskatalog SAG nis, anw Indstilling Det indstilles at udvalget bl.a. med udgangspunkt i analysen drøfter, hvad der er behov for at melde ind i et inspirationskatalog. Beslutning Sekretariatet orienterede om, at KL ikke enige i alle rapportens konklusioner samt at KL nu i regi af det føromtalte Styrings- og EffektiviseringProgram udarbejder et projekt om, hvordan kommunerne kan samarbejde på området. Udvalget pointerede, at: Rapportens anliggende går stik imod det nye besparelsesregime Kommunernes vejvedligehold ikke kan reduceres med 1 ud af ca. 6 mia. Kommunerne ikke må løse opgaver for hinanden og 60- konstruktionen kræver alt for mange ressourcer KL bør prioritere sagen højt. SIDE 17

21 Teknikerkontaktudvalget Behandlingssager - Øvrige sager 9.1. Finansloven 2016 for teknik- og miljøområdet SAG mlm Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter flg. potentielle KL-tiltag: At søge indflydelse på regeringens landbrugspakke mhp.at opnå kommunale mål og synergier for bl.a. klimatilpasning, vækst, vandmiljø og naturforvaltning At stile mod en kommunal styringsmodel for de kompenserende miljøforanstaltninger i synergi med den fortsatte kommunale vådområdeindsats og klimatilpasningsindsats. Beslutning Sekretariatet orienterede, om at KL samarbejder med KTC s faggruppe om sagen. Udvalget pointerede, at: Det er bekymrende, at der tilsyneladende satses mere på at kompensere for nitratudledning end på at reducere den Så længe sagen håndteres i lukkede statslige cirkler, er det svært at være mere specifik ift. fælles interessevaretagelse ml. KTC og KL KL-understøttelse af kommunernes arbejde med at videreudvikle kvaliteten i erhvervsindsatsen SAG ljo/thtr Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter aspekterne ved at: KL udvikler et værktøj, der kan understøtte kommunernes arbejde med at videreudvikle kvaliteten i den kommunale erhvervsindsats og myndighedsarbejde Værktøjet skal være frivilligt for kommunerne at benytte og et tilkøb i KL KL følger statens pilotprojekt om metodeudviklingsarbejde og vurderer om den vil give kommunerne tilstrækkelig viden om effekten af deres invisteringer. Såfremt metoden vurderes at være utilstrækkelig, sætter KL et yderligere metodeudviklingsarbejde i gang. SIDE 18

22 Teknikerkontaktudvalget KL s Arbejdsmarked- og Erhvervsudvalget har tiltrådte projektet og understregede, at det var vigtigt at inddrage kommunerne i udviklingen af metoden. KL s Teknik- og Miljøudvalget tiltrådte projektet og pointerede, at: Metoden bør være sikker, valid og dynamisk Målingen bør tage højde for betydningen af infrastrukturinvesteringer og den erhvervsrettede myndighedsbehandling (sagsbehandling), for det er erfaringen, at det har stor betydning for virksomhederne Indgangsvinklen og motivationen bør ikke være de forskellige erhvervsbenchmarks, som DI og andre aktører laver. Beslutning Udvalget pointerede, at: Hvis undersøgelsen ikke bliver dækkende for alle kommuner, er det svært at skabe en modvægt til de andre undersøgelser Mange kommuner har i dag selv udviklet egne brugerundersøgelser og anvender så fx DI s undersøgelser til dialog med erhvervslivet KL og Realdania bakker op om Compact of Mayors SAG brh Indstilling Sagen indstilles til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering og pointerede, at CO2-beregneren pga. dette projekt bør justeres Data til SKAT s nye ejendomsvurderinger SAG ANMC/BEM/TKG/MSTE Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering. SIDE 19

23 Teknikerkontaktudvalget Takstharmonisering på Sjælland og DUT SAG cro Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering, idet KL, såfremt der udstedes en bekendtgørelse, over for TRM vil anmode om, at den sendes i høring efter de almindelige regler herom og herunder også forholde sig til, om den i givet fald giver anledning til økonomisk kompensation. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering Den aktuelle flygtningesituation SAG sgl Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter: Hvor ses de største udfordringer på flygtninge- og integrationsområdet inden for udvalgets område? Hvordan kan KL bedst muligt understøtte kommunernes integrationsindsats? Hvad kan regeringen og Folketinget gøre for at sikre bedst mulige rammer for kommunernes integrationsindsats? Beslutning Udvalget tog sagen til orientering og pointerede at: Det svære handler om finansiering af hele indsatsen 0-kommuner har udfordringer ift. køkkenkrav, der skal være opfyldt inden 14 dage Status om redningsberedskabet november 2015 SAG ach Indstilling Sagen indstilles til orientering. Beslutning Sekretariatet orienterede om, at: Kommunerne har levet op til vores del af aftalen SIDE 20

24 Teknikerkontaktudvalget Resortministeren har meddelt, at der ikke skal spares på de statslige centre Statens forventning til serviceniveauet i de nye dimensioneringer er nu endnu højere hvilket er stik imod besparelseshensigten Statsforvaltningerne generelt har været samarbejdsvillige. Udvalget tog sagen til orientering og pointerede, at det - uden helt andre dimensioneringskrav fra staten - ikke vil være muligt at hente besparelser, men at det i stedet bliver serviceforringelser Kriseledelsesorganisation efter 1. januar 2016 SAG ach Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter: Hvordan kommunerne sikrer en god kriseledelsesorganisation efter 1. januar 2016 En proces for, hvordan kommunerne skal samarbejde ved tværgående hændelser, der påvirker det kommunale serviceniveau Om der er behov for eventuelle KL-anbefalinger i relation til den fremtidige kriseledelsesorganisation. Beslutning Udvalget pointerede, at der bør kigges på lovgivningen når kompetencen flyttes til det tværkommunale selskab. Sekretariatet orienterede om, at det er et tema, vi længe har presset på for ift. staten og noget, som vi har en klar forventning om, går i gang først i det nye år COP21 - FN s klimakonference i Paris SAG IDSN/ADN Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering. Sagen forelægges endvidere i KL s Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering. SIDE 21

25 Teknikerkontaktudvalget Vækstudspil om landbrug SAG ksl Indstilling Det indstilles, at udvalget tager sagen til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering Behandling af genanvendeligt erhvervsaffald SAG ach Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter, at: KL tilkendegiver, at den fuldstændige opdeling og adskillelse af markeder for erhvervsaffald og husholdningsaffald er uhensigtsmæssig. Der skal derfor etableres bedre rammer for offentligt-privat samarbejde, så aktørerne i fællesskab kan eje og drive anlæg til håndtering af både genanvendeligt husholdningsaffald og erhvervsaffald. Dette kan bl.a. ske ved at sekretariatet følger sagen op i forbindelse med den igangværende evaluering af de politiske aftaler på affaldsområdet, hvor rammevilkårene for anlæggene indgår. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering KL høringssvar vedr. ny VVM-lovgivning SAG CRO Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering Ønske om lovforberedende udvalg om vandløbsloven SAG npj SIDE 22

26 Teknikerkontaktudvalget Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter perspektiver på en KL-henvendelse til ministeren med en opfordring til at nedsætte et lovforberedende udvalg med et kommissorium, hvor følgende elementer indgår: Om grøfter etableret med afvandingsformål skal have en særskilt vandløbsklasse, og hvordan sådanne vandløb identificeres Om opbevaring af vand kan blive en del af lovens formål Om regulering af vandløb kan medfinansieres af andre end de grundejere, som har interesse i afvanding Om en forbedret metode til beskyttelse af vandløbenes naturværdi kan udvikles. Vurderingen skal i givet fald ske efter en kommunal revurdering af 3-vandløbene efter statslige retningslinjer. Beslutning Udvalget tog sagen til orientering og bakkede op om samarbejdet ml. KTC s faggruppe og sekretariatet. Udvalget pointerede, at der er potentiale i en anden fordeling ml. private og offentlige vandløb samt anden vandløbsklassifikation Afslutning af projekt om digitale lokalplaner PRJ bem Indstilling Det indstilles, at udvalget drøfter perspektiver på projektet om digitale lokalplaner. Beslutning Sekretariatet orienterede om, at forskellige statslige parter har forskellige og fornyede interesser i projektet. Udvalget pointerede, at: Projektet bør blive på den kommunale banehalvdel fx i regi af Kombit kommunerne bør ikke for at få del i evt. statslige midler gå på kompromis med politisk og administrativ kommunal styring af lokalplan Kommunerne ikke kan leve med at bebyggelsesprocenter og lign. undergives statslige krav ift. skatteindkrævning etc. Det (i første omgang) kan være et mere simpelt projekt. SIDE 23

27 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager - Energi og forsyningspolitik SIDE 24

28 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager - Planlægning og naturbeskyttelse SIDE 25

29 Teknikerkontaktudvalget Projekt om kvalitet og effektivitet i lokalplanlægningen SIDE 26

30 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager Miljøpolitik SIDE 27

31 Teknikerkontaktudvalget Reduktion af erhvervsrettede sagsbehandlingstider jf. ØA15 Udvalget pointerede, at: Denne slags aftaler også bør gælde for statens egen sagsbehandling Systemerne til måling af tiderne bør fungere og være retvisende. SIDE 28

32 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager - Bolig-, byfornyelsesog byggepolitik SIDE 29

33 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager - Vej-, trafik- og transportpolitik SIDE 30

34 Teknikerkontaktudvalget Orienteringssager - Øvrige sager SIDE 31

35 Teknikerkontaktudvalget Eventuelt Sekretariatet orienterede om, at det vil forbedre det formelle vedr. dagsordensoverskrifter og indhold. SIDE 32

36 Teknikerkontaktudvalget Lukkede sager SIDE 33

37 3.1 Bo Smith-udvalgets kodeks for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunal-bestyrelse, udvalg og borgmester inspirationskatalog til lokal debat

38 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg

39 2 Indhold DEL I: Kommunalbestyrelsesarbejdet i praksis 03 Kapitel 1 Gode arbejdsvilkår i kommunalbestyrelsen 13 Kapitel 2 Arbejdsdelingen mellem borgmester, kommunal bestyrelse, udvalg og forvaltning 18 Kapitel 3 Før møderne planlægning og processer 19 Kapitel 4 Mødernes dagsorden og mødemateriale 20 Kapitel 5 Mødets afvikling 21 Kapitel 6 Kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder 22 Kapitel 7 Kommunalbestyrelsesmedlemmernes pligter DEL II: Reglerne for arbejdet i kommunalbestyrelsen 28 Kapitel 1: Mødeplanlægning og mødets form 30 Kapitel 2 Forelæggelse af sager for kommunalbestyrelsen 37 Kapitel 3 Elektronisk formidling af materiale til kommunal bestyrelsens medlemmer 39 Kapitel 4 Mødets afvikling 43 Kapitel 5 Kommunalbestyrelsens muligheder for at sikre sig god betjening fra forvaltningen 44 Kapitel 6 Kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder og kontrolmuligheder m.v. 53 Kapitel 7 Kommunalbestyrelsesmedlemmernes pligter 60 Stikordsregister

40 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 1 Forord Som kommunalpolitiker skal du de næste fire år være med til at træffe vigtige beslutninger om det samfund, du lever og bor i. Kommunalbestyrelsen er kommunens øverste organ, og det er her og i de politiske udvalg, forskellige holdninger mødes. Det er her, man finder frem til løsninger og træffer beslutninger, som ofte er af stor betydning for borgerne og udviklingen af kommunen. For at det politiske samarbejde og forhandlingerne kan ske på demokratisk vis, er der en række formelle spilleregler for arbejdet i kommunalbestyrelsen og udvalg. Denne vejledning beskriver disse spilleregler. Vejledningen sætter samtidig fokus på de vide rammer, den enkelte kommunalbestyrelse har for at indrette sig og skabe de arbejdsbetingelser, der passer netop den bedst. Optimale arbejdsvilkår kræver, at kommunalbestyrelsen afklarer både rammer og arbejdsformer i kommunalbestyrelsen, samt hvilke krav den vil stille til forvaltningen og dens betjening af kommunalbestyrelse og udvalg. Det bør der være fokus på lige fra starten af en ny valgperiode. Vejledningen indeholder også oplysninger om de forskellige kommunalpolitiske organers roller i kommunen, og om en sags gang imellem de forskellige organer frem imod den endelige beslutning. Endelig indeholder vejledningen oplysninger om den enkelte kommunalpolitikers rettigheder og pligter. God læselyst og god politisk arbejdslyst! Margrethe Vestager Økonomi- og indenrigsminister Erik Nielsen Formand for KL

41 2 indledning Indledning Del I i denne vejledning er en praktisk orienteret vejledning om arbejdet som kommunalbestyrel-sesmedlem. Formålet med kapitel 1 er at formidle viden, ideer og redskaber, der kan danne grundlag for, at kommunalbestyrelserne træffer de beslutninger, der skal til, for at arbejdet tilrettelægges bedst muligt for netop deres kommunalbesty- relse og de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer. Del I indeholder i kapitel 2 en praktisk gennemgang af arbejdsdelingen mellem de forskellige kommunalpoliske aktører, mens kapitlerne 3-5 har fokus på møderne. Kapitel 6 og 7 gennemgår kort medlemmernes rettigheder og pligter. Vejledningens del II indeholder en nærmere gennemgang af de vigtigste af de regler i den kommunale styrelseslov, som vedrører kommunalbestyrelsens arbejde. Denne del kan f.eks. anvendes som opslagsværk, når et emne har særlig interesse. Der er flere steder i del I henvist til den nærmere gennemgang af reglerne i del II.

42 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 3 Kapitel 1: Gode arbejdsvilkår i kommunalbestyrelsen 1.1. Hvorfor er gode arbejdsvilkår vigtige? Kommunalbestyrelsen er det øverste organ i kommunen, og kommunalbestyrelsen kan som udgangspunkt træffe afgørelse i en hvilken som helst sag, der vedrører kommunen. Kommunalbestyrelsen er det demokratisk valgte helhedstænkende organ, som er ansvarlig for fastlæggelsen af kommunens overordnede politik. Kommunalbestyrelsen udgør dermed den politiske ledelse af kommunen. God politisk ledelse kræver gode arbejdsvilkår. For at sikre en god politisk ledelse af kommunen er det derfor afgørende, at kommunalbestyrelsen har så gode arbejdsvilkår som muligt. Et meget vigtigt element heri er, at kommunalbestyrelsen har et godt samarbejde med forvaltningen og har adgang til de oplysninger, som er nødvendige for de vigtige politiske diskussioner med borgere, erhvervsliv og hinanden, der danner grundlaget for de beslutninger, som kommunalbestyrelsen skal træffe. Kommunalbestyrelsen har selv et ansvar for at sikre sig gode arbejdsvilkår. Derfor indeholder den kommunale styrelseslov også en bestemmelse, der lægger op til en generel drøftelse og beslutninger i kommunalbestyrelsen om betjeningen af medlemmerne med hensyn til materiale, oplysninger, adgang til forvaltningen og bistand fra denne. God politisk ledelse kræver også, at kommunalbestyrelsesmedlemmernes tid prioriteres. Det skal der tages højde for, når kommunalbestyrelserne aftaler mødekalenderen ikke kun for kommunalbestyrelsesmøderne, men også for de øvrige mødefora. Og det skal i den forbindelse samtidig sikres, at mødematerialet tager højde for, at kommunalbestyrelsen også består af politikere med lille eller ingen tidligere erfaring fra politiske poster. Alle kommunalbestyrelser er forskellige, og afspejler den lokale virkelighed, som kommunerne repræsenterer. Derfor er det også kommunalbestyrelsesmedlemmerne i hver enkelt kommunalbestyrelse, som har et fælles ansvar for, at der skabes rum til god politisk ledelse. Men hvordan sikrer kommunalbestyrelserne, at medlemmerne ikke bliver overbelastet af store mængder materiale, som sluger al tiden, at der er fokus på de politiske sager frem for enkeltsager, at medlemmerne får den nødvendige hjælp fra forvaltningen, og at der er tid til dialog med borgerne og andre i det politiske arbejde? Denne vejledning forsøger ikke at beskrive den korrekte måde at løse disse problemstillinger på, men beskriver de muligheder, kommunalbestyrelsen selv har for at skabe dette rum til at udøve politisk ledelse. Der er mange gode eksempler på, at en kommunalbestyrelse lokalt har fastsat principper og politikker for sine egne arbejdsvilkår ud fra de lokale behov. Du kan læse om nogle af disse eksempler i vejledningen. Vejledningen peger også på nogle af de udfordringer, som alle kommunalbestyrelserne må overveje i forbindelse med, at de nye kommunalbestyrelser samles. Det er vigtigt, at kommunalbestyrelsen på et tidligt tidspunkt i valgperioden overvejer deres arbejdsvilkår. Gerne allerede på et af de første møder i den nye kommunalbestyrelse. Det kan være nemt og i mange tilfælde berettiget at videreføre den praksis, kommunalbestyrelsen tidligere har fulgt og udskyde diskussionen. Men der kan også være behov for ændringer allerede fra begyndelsen af den nye valgperiode. Dels kan der være valgt nye medlemmer med andre behov og ønsker, dels vil det være hensigtsmæssigt, hvis der er en fælles forståelse i kommunalbestyrelsen for, hvordan tingene skal foregå, så disse spørgsmål ikke senere overskygger diskussionerne af politiske emner. Men det vigtige er, at den nyvalgte kommunalbestyrelse forholder sig til spørgsmålet både i begyndelsen af valgperioden og løbende gennem hele valgperioden 1.2. Inspiration til de gode arbejdsvilkår Det er klart, at det centrale i kommunalbestyrelsens arbejde er de beslutninger, der træffes på møderne i kommunalbestyrelsen og de stående udvalg. Derfor er rammerne for mødeafholdelsen vigtige i denne sammenhæng. Men samtidig foregår en stor del af aktiviteten jo uden for møderne. Politikerne deltager i den offentlige debat, forbereder politiske oplæg, besøger de kommunale institutioner, deltager i eksterne møder og mange andre aktiviteter, som alle er med til at forberede og modne den politiske beslutningsproces. Derfor er de arbejdsvilkår, som kommunalpolitikerne har uden for selve mødeafholdelsen i kommunalbe-

43 4 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 styrelsen, ligeså vigtige som rammerne for kommunalbestyrelsesmøderne. Inspirationskapitlet nedenfor er delt op i to hoveddele: 1) møder og 2) samspillet mellem kommunalbestyrelsen og administrationen Møderne Vi skal arbejde med forholdet mellem overskrifter og underoverskrifter, så der ikke er to i træk, uden noget tekst imellem. Mange kommunalpolitikere bruger lang tid på deres hverv. Meget af tiden går med at holde møder på rådhuset, men en stor del af det at være politiker er også at diskutere med borgere og andre interessenter uden for rådhuset. Samtidig skal mange kommunalbestyrelsesmedlemmer passer et fuldtidsarbejde ved siden af hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Desuden skal der være plads til, at man som kommunalbestyrelsesmedlem har små eller mindre børn, og passer andre ting ved siden af det politiske arbejde. Kommunalbestyrelsen og udvalgene fastsætter som udgangspunkt selv, hvornår de ønsker at afholde møder, men når mødeplanen for et år er vedtaget, er den som udgangspunkt bindende. Derfor er det vigtigt, at kommunalbestyrelsen på et tidligt tidspunkt drøfter, hvordan mødetidspunkter og mødelængde kan tilrettelægges på en hensigtsmæssig måde. I Frederiksberg Kommune er mandag mødedag Mandag er mødedag forstået på den måde, at møderne i kommunalbestyrelsen og udvalgene altid ligger på mandage. De er placeret eftermiddag/aften dvs. uden for almindelig arbejdstid. Udvalgsmøderne er typisk korte (30 min.) medmindre der er større sager til drøftelse på dagsordenen. Udvalgsmøder i Frederiksbergs Kommune er altså således typisk: Første mandag i måneden: Møder i de stående udvalg og økonomiudvalg. Anden mandag i måneden: Møder i de stående udvalg og økonomiudvalg. Tredje mandag i måneden: Møde i kommunalbestyrelsen. Fjerde mandag i måneden: Møder i de stående udvalg og økonomiudvalg. I andre kommuner kan man fx have valgt, at der er færre møder pr. måned, og at det enkelte møde varer længere. For yderligere information henvises til del II kapitel 1. Mødeformer Mødeformen kan have stor betydning for de politiske processer, for samarbejdet i kommunalbestyrelsen og for forankringen af den politiske debat. Det er ikke sikkert, at den samme mødeform er den bedste til at håndtere alle typer af sager. Har man at gøre med en stor sag, kan det være fornuftigt at bruge forskellige mødeformer undervejs i de forskellige trin af behandlingen. For at skabe de bedste rammer for den politiske proces kan kommunalbestyrelsen drøfte, hvorvidt det er tilstrækkeligt med en almindelig behandling i de politiske udvalg og kommunalbestyrelsen, eller om sagen skal behandles på en anden måde. Det kan eksempelvis være (1) fordi der i denne sag i særlig grad er behov for at tænke på tværs af udvalg, (2) fordi politikere og borgerne i denne sag skal have mulighed for en tættere dialog end normalt, eller (3) fordi man har at gøre med en sag af særlig principiel karakter.

44 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 5 Alternative mødeformer kan eksempelvis være: Temamøder med fokus på udredning. Hvis der er behov for mere viden og afklaring, fx om alternative løsninger, uddybning af konsekvenser, afklaringer etc., kan forvaltningen og/eller andre eksterne parter på et eller flere temamøder præsentere fakta og problemstillinger i sagen. Sådanne temamøder er som regel lukkede. Temamøder med fokus på politisk debat. Hvis der er behov for mere tid til politisk at drøfte et emne, kan der afholdes lukkede temamøder, hvor politikerne diskuterer politiske mål. Temamøder kan også afholdes som åbne borgermøder eller for en mere lukket kreds af inviterede. 17, stk. 4-udvalg. I særligt vigtige eller tværgående sager (fx ny erhvervsstrategi) kan en sag forankres i et midlertidigt rådgivende udvalg, som kan være med til at skabe et godt beslutningsgrundlag. Der er også mulighed for, at eksterne parter kan være medlem af udvalget. Fælles temadrøftelser på tværs af udvalg. Når politiske sager vedrører flere udvalgs fagområder, kan et fælles tema- eller udvalgsmøde være med til at sikre mere helhed og sammenhæng i de politikker og mål, som kommunalbestyrelsen vedtager. Indførelse af både 1. og 2. behandling af særligt vigtige sager. Nogle kommuner har indført et 1. og 2. behandlingssystem, hvor der ved 1. behandlingen er en indledende drøftelse, inden den endelige beslutning tages ved 2. behandlingen. Principelle sager kan diskuteres i to omgange Grundig drøftelse af vigtige beslutninger kan sikres ved, at store sager drøftes to gange i fagudvalgene. I nogle kommuner har man valgt at behandle en række sager, som er store, komplekse eller prin-cipielle i to omgange. Forvaltningen lægger sagen op 1. gang til en bred principiel drøftelse, hvor politikerne kan afprøve synspunkter og spørge direkte ind til sagen. Derefter kan sagen drøftes i offentligheden med deltagelse af politikerne. Forvaltningen følger debatten og noterer sig synspunkterne, inden sagen forelægges til 2. behandling og indstilling til beslutning i kommunalbestyrelsen. Overblik over kommende sager Ved at skabe et overblik over de vigtigste sager, som er på vej på den politiske dagsorden, kan den enkelte kommunalpolitiker få mulighed for at forholde sig til udviklingstendenser og til de kommende sager i god tid. I politik er processer, timing og samarbejde afgørende for at kunne sætte en dagsorden og finde løsninger, og der kan lokalt skabes et system, som sikrer et løbende overblik og opdatering på de vigtigste politiske sager. Dette kan eksempelvis ske i form af et politisk årshjul, der giver de enkelte medlemmer af kommunalbestyrelsen et overblik over, hvilke (større) sager der forventes at komme op på kommende møder i udvalg og kommunalbestyrelsen. Enkeltsager i kommunalpolitik Det er ofte enkeltsagerne, som medierne og borgerne er optagede af. Det er også ofte i enkeltsagerne, indholdet af de generelle politikker bliver testet, og resultaterne af en politisk beslutning bliver synlige. Når der rettes direkte kontakt til borgmesteren eller øvrige medlemmer af kommunalbestyrelsen, handler det ofte om en konkret enkeltsag og dens konsekvenser og perspektiver. Derfor er det også både naturligt og demokratisk, at enkeltsager fylder i de politiske debatter. Men samtidig er både den enkelte kommunalpolitiker og den samlede kommunalbestyrelse nødt til at prioritere tiden, så det politiske arbejde ikke drukner i enkeltsager. Der skal være tid at drøfte politiske mål for sundhedstilstanden og, hvordan den forbedres. Der skal være tid til at drøfte politiske mål for, hvordan alle børn

45 6 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 i skolerne kan blive så dygtige som muligt og trives så godt som muligt, og hvordan man vil nå de mål. Og der skal være tid til at drøfte retningen og udviklingen af kommunen og udviklingen af lokaldemokratiet og lokalsamfundene: hvordan styrker vi dialogen med borgerne, og hvordan bringer vi de forskellige aktører sammen om at bidrage til at løse lokale udfordringer. Det gælder om at finde en balance, hvor man imødekommer ønsker om at kunne drøfte konkrete enkeltsager og konkrete konsekvenser af beslutninger, og hvor man samtidig får sat enkeltsagerne i perspektiv, så de kan blive en del af en mere principiel politisk debat på et opgaveområde. Det er en god ide at skabe en fælles forståelse for, hvordan man opnår en fremadrettet og konstruktiv brug af udvalgte enkeltsager, der knytter sig til principielle spørgsmål, og hvordan man kan se disse sager i sammenhæng med kommunens øvrige politik. På den måde kan enkeltsager fungere som test af, om de politikker, der er vedtaget, fungerer og forvaltes hensigtsmæssigt. 10 gode råd til den gode sagsfremstilling 1) Ét dagsordenspunkt bør kun indeholde én hovedproblematik. 2) Overskriften på dagsordenpunktet bør give et klart billede af, hvad sagen handler om. 3) Det bør være tilstrækkeligt at læse sagsfremstillingen og indstillingen for at kunne deltage i den politiske drøftelse og træffe beslutning. Bilag er som udgangspunkt til dem, der ønsker uddybende information. 4) Indholdet i en sagsfremstilling bør fremstilles logisk for læseren kommunalpolitikerne. Start med, hvad anledningen er til, at sagen er på dagsordenen: Hvorfor skal kommunalpolitikerne interessere sig for sagen og drøfte den? 5) Det politiske bør være i centrum i sagsfremstillingen. Hvad er det politiske spørgsmål, der skal afklares, besluttes, orienteres om m.v.? Det betyder også, at konsekvenser for borgere og brugere skal fremgå. Og det betyder, at der gerne må være politiske alternativer til valg af løsning. De politiske handlemuligheder skal være tydelige. 6) Sæt fokus på helhed og sammenhæng i opgaveløsningen. De bedste løsninger findes ofte, når der ses på helheden og sammenhængen i opgaveløsningen. Når beskæftigelse og sundhed tænkes sammen, når skole og uddannelse tænkes sammen, og når ældre og sundhed tænkes sammen. Gør det til et tjekpunkt i alle sager, at der ses på, om de muligheder og alternativer, der opstilles, samtidig styrker helhed og sammenhæng i opgaveløsningen til gavn for borgerne. 7) Overvej systematisk, om der i sagerne kan være forslag til den politiske drøftelse af, hvordan medborgerskabet kan styrkes i opgaveløsningen: hvordan borgerne kan have en rolle, så de bidrager til opgaveløsningen. 8) Sagsfremstillinger bør skrives i et enkelt sprog og uden lange indskudte sætninger. Der må ikke indgå overflødige beskrivelser, indforstået sprog, fagudtryk, forkortelser m.v. i sagsfremstillingerne. 9) Det bør fremgå tydeligt i indstillingen, om sagen er til godkendelse, orientering, drøftelse, behandling m.v., og det skal tydeligt fremgå, hvad det er, der orienteres om, lægges op til drøftelse og beslutning af osv. 10) En sagsfremstilling inkl. indstillingen bør ikke overskride 3 sider.

46 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 7 Et godt beslutningsgrundlag Et godt beslutningsgrundlag er en vigtig forudsætning for kommunalpolitikere. Som politiker skal man have et forståeligt, kortfattet og kvalificeret grundlag for at træffe sine beslutninger. Det materiale, politikere får forelagt, skal være af et omfang og i en form, så de er til at gå til og forstå for alle politikere, og ikke blot dem med lang erfaring på området. Selvom sagerne kan være tekniske, omfattende og komplicerede, er det vigtigt, at sagerne er skåret til, så der er fokus på det, der skal drøftes politisk og tages stilling til. Det skal være klart og tydeligt, hvilke politiske valg der skal træffes. Hvad er konsekvenserne af de enkelte valg? Hvilke dilemmaer skal kommunalbestyrelsen forholde sig til, og hvad er de forskellige handlemuligheder? Kommunalbestyrelsen bør således sikre sig, at man er enig om de krav, som stilles til formen for forelæggelsen af sagerne. Dette gælder også kravene til eventuelle bilags indhold og omfang. Især i udvalgene skal man huske på, at nye medlemmer ikke nødvendigvis er hjemme i det fagsprog, der anvendes på eksempelvis social- eller miljøområdet. Inspiration til et godt grundlag for det politiske arbejde et godt grundlag for at kunne påtage sig rollen som politisk ledelse: Politisk ledelse handler om nutid og fremtid. Politisk ledelse handler om at udvikle kommunen og dens lokalområder, om at lede og prioritere den lokale velfærd, om at være arbejdsgiver for kommunen som arbejdsplads og om at udvikle det lokale demokrati. Et godt grundlag kan fx handle om: Anbefaling 1: Få løbende overblik over de store udfordringer og udviklingstendenser Enhver kommune har sine udfordringer demografi, udviklingen i erhverv- og beskæftigelse, den sociale profil, ændringer i befolkningsforskydninger osv. Billedet af udfordringerne og udviklingstendenserne er baggrundstæppet for det politiske lederskab. Få løbende et overblik, så baggrundstæppet kan danne grundlag for det politiske arbejde og dag til dag håndteringen af opgaver og udfordringer. Og overvej, hvordan borgerne kan få samme overblik over kommunens udfordringer og situation. Det er en vigtig forudsætning for, at de kan engagere sig. Anbefaling 2: Få løbende information om udviklingen på de lokale velfærdsområder Få systematisk indsigt i den daglige drift, i brugernes oplevelser, i uhensigtsmæssigheder, i effekten af de politiske beslutninger, i fagfolkenes bevæggrunde for at gøre, som de gør, og i udviklingen af brugere og demografien, økonomi og de udfordringer, der tegner sig på områderne. Det er alt sammen viden og grundlag for den videre politikudvikling, og det er grundlaget for, at man som politiker kan varetage den demokratiske kontrol. Anbefaling 3: Sæt fokus på, hvordan borgere og andre aktører kan indgå i de politiske processer Kommunalbestyrelsens samspil med borgerne og andre aktører er overordentlig vigtigt og intensiveres, når omstillinger og tilpasninger er nøgleordene i det kommunalpolitiske arbejde. Den politiske behandling af større sager, hvor der skal omstilles og findes nye løsninger, kan derfor med fordel omhandle, hvornår og hvordan de forskellige aktører og deres ressourcer kan bringes i spil. Dette kan med fordel ske så tidligt i sagsforløbet som muligt. Anbefaling 4: Tydeliggør det kommunalpolitiske arbejde og skab grundlag for et levende lokaldemokrati.

47 8 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Fortæl om det kommunalpolitiske arbejde, om kommunens udfordringer og bevæggrundene bag de politiske beslutninger. Og fortæl om kommunalbestyrelsens forventninger til dem, der er brugere af den lokale velfærd og borgerne i det hele taget, og fortæl, hvordan borgerne kan bidrage til at løfte kommunens udfordringer. Det politiske arbejde i byråd og udvalg i Holbæk Kommune I 2010 formulerede et samlet byråd i Holbæk Kommune en aftale for, hvordan man ønskede at arbejde sammen som politikere i den næste byrådsperiode. Aftalen lød som følgende: Vi vil styrke og forny den måde, vi arbejder på som lokalpolitikere. Der skal skabes mere rum til politik, til holdninger og til at udforske mulige veje at gå. Byrådet er valgt til at træffe beslutninger på borgernes vegne. Det ansvar tager vi på os. Men gode løsninger kræver bidrag fra flere end os. Derfor vil vi have flere åbne, innovative processer, hvor borgere og andre aktører er med fra starten sammen med byrådet til at definere udfordringer og udvikle gode løsninger på dem. Vi styrker det politiske lederskab, samtidig med at vi bidrager til at styrke det lokale fællesskab og gør lokalpolitik synligt og vedkommende for flere. Vi vil gøre øget brug af f.eks. åbne møder og workshops, hvor vi har andre relevante aktører med i de politiske drøftelser. Vi vil give muligheder for borgere og andre til at deltage ved at sende live-tv fra politiske debatter og give mulighed for at kommentere elektronisk undervejs. Og vi vil gøre forsøg med og lære af nye metoder til dialog og samarbejde, fx borgerbudgetter og elektronisk borgerpanel. Samtidig vil vi styrke ejerskabet i hele byrådet til de politisk prioriterede temaer. Det kan fx ske ved at behandle disse temaer mere end én gang i byrådet og ved at lægge vægt på debat på byrådets møder. Det kan også ske ved at give mulighed for, at to eller flere udvalg i en periode samarbejder om temaer, som går på tværs af udvalgenes ansvarsområder. Der har det sidste års tid været sagt og skrevet meget om lokalpolitikeres arbejdsvilkår. Vi ønsker, at det skal være attraktivt at være folkevalgt og dermed tage ansvar for den politiske ledelse af det fællesskab, som en kommune udgør. Det betyder, at det politiske arbejde skal være tilrettelagt, så det er muligt at have en civil karriere og et familieliv ved siden af posten som byrådsmedlem. Derfor har vi aftalt, at: Udvalgsmøder skal have en tydelig struktur med god mødeledelse, så temaer og politiske drøftelser får mere tid, mens sager til efterretning får mindre. Vi har f.eks. gode erfaringer med temadrøftelser med afsæt i 1 A4-sides oplæg med problem/udfordring og forslag til elementer til drøftelse. Herefter vurderer udvalget, om det skal blive til en politisk sag.

48 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 9 Skriftligt materiale til møder i byråd og udvalg skal være formuleret enkelt og kortfattet. Det skal være tydeligt, hvor byrådet/udvalget træffer politisk beslutning. Problemstillinger, der kalder på politisk stillingtagen, skal behandles politisk. Det kræver et godt samarbejde og løbende dialog med administrationen. Sager, der ikke kræver politisk behandling, skal delegeres til administrationen. Med jævne mellemrum vil vi gøre status på delegation for at fastholde åbenhed og aktiv stillingtagen til, hvem der beslutter hvad (hvad er politik, og hvad er administration). Administrationen udarbejder oplæg til en ny, politisk mødestruktur, der forsøger at lægge mødeaktivitet for både udvalg og byråd samme ugedag. Dette er for at bidrage til en bedre arbejdstilrettelæggelse, blandt andet for at skabe bedre vilkår for de byrådsmedlemmer, der har et almindeligt arbejde ved siden af det politiske arbejde. Mødedagene må ikke være for lange, ligesom vi ind imellem har brug for en mere dynamisk beslutningsstruktur. Sidst, men ikke mindst vil vi starte den nye byrådsperiode med nogle inspirerende seminarer i 2014, hvor hele det nye byråd arbejder sammen om at udvikle politiske målsætninger for byrådsperioden og aftaler konkret, hvordan vi som byråd vil samarbejde, med andre og med hinanden. Det nye byråd gør status på byrådets arbejdsform mv. midtvejs i næste byrådsperiode Samspillet mellem kommunalpolitikere og forvaltningen Samspillet mellem kommunalpolitikerne og forvaltningen er afgørende for det kommunale virke. Dels forbereder forvaltningen sagerne og bidrager med faglig ekspertise, dels er det forvaltningen, som sikrer, at de politiske beslutninger gennemføres. Det betyder også, at de enkelte medlemmer af kommunalbestyrelsen i forskellige situationer er afhængige af forvaltningens bistand. Men der er naturligvis også et ønske om, at forvaltningen har et fornuftigt ressourceforbrug. Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis hvert medlem af kommunalbestyrelsen selv tager kontakt til den medarbejder i forvaltningen, som de nu kender, ligesom det på den anden side ikke er hensigtsmæssigt, hvis der slet ikke er mulighed for, at de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer kan drøfte fx fagtekniske spørgsmål med forvaltningen. Hvis forvaltningen på bedst mulig vis skal sikre, at hvert kommunalbestyrelsesmedlem får de bedste muligheder for at udøve deres hverv, er det derfor afgørende, at kommunalbestyrelsen får lagt klare rammer for, hvordan den ønsker, at samspillet mellem forvaltningen og kommunalbestyrelsen og de enkelte medlemmer skal foregå. Det gælder både for så vidt angår udarbejdelse af materiale m.m. til møder i udvalg og kommunalbestyrelse, men også den adgang, som de enkelte medlemmer har til forvaltningen. Lovgivningen indeholder ikke regler for, hvordan forvaltningen skal betjene kommunalbestyrelsen. Det er op til kommunalbestyrelsen selv at beslutte, hvordan den ønsker at blive betjent af forvaltningen. Det er derfor en god ide fra starten af valgperioden at drøfte i kommunalbestyrelsen og eventuelt også i udvalgene, hvordan man ønsker at blive betjent af forvaltningen, og hvilke rammer der skal gælde for samspillet mellem forvaltningen og kommunalbestyrelsen.

49 10 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Inspiration til afklaring af sekretariatsbetjeningen Det er vigtigt at afklare forventningerne til: Hvordan betjenes kommunalbestyrelsen? Hvordan betjenes udvalgene? Hvordan betjenes borgmesteren? Hvordan betjenes udvalgsformændene? Hvordan betjenes de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer? Der kan bl.a. sættes fokus på: Bistand til praktisk kalenderstyring i forhold til det kommunalpolitiske arbejde bredt set, herunder bistand til mødeinvitationer, håndtering af henvendelser og forespørgsler (fx om at deltage i arrangementer, møder, holde tale mv.), bistand til oplæg og taler, mulighed for målrettet medieovervågning, modtagelsen og organiseringen af materialer m.v. fra forskellige aktører. Det kan være fra KL, KKR, fra de bestyrelser og fora, man som kommunalpolitiker er udpeget til, fra organisationer, ministerier m.v. bistand ved møder med borgere, brugere m.v. Uformel kontakt til forvaltningsdirektørerne i Syddjurs kommune Som almindeligt kommunalbestyrelsesmedlem er det afgørende at få sat sit aftryk i den endelige politik, men uden tilstrækkelig bistand fra forvaltningen kan det være svært at agere både som kvalificeret politiker og kritisk opposition. I Syddjurs kommune har man på tværs af partiskel erkendt denne problematik. Kommunen har derfor besluttet, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne har adgang til direktørerne i forvaltningen, hvor de kan have en fortrolig samtale om ideer og muligheder. Der er tale om en uformel kontakt, hvor kommunalbestyrelsesmedlemmet kan indkalde til et møde eller blot tage en hurtig snak på gangen om spørgsmål af faglig eller teknisk karakter. Herved undgår man pres på forvaltningen, hvis menige embedsmænd kontaktes, og samtidig skaber man en god relation mellem politikere og administration. Kommunalbestyrelsen har meget vide muligheder for at beslutte, hvordan den ønsker sig betjent af administrationen. Dette gælder blandt andet spørgsmål om adgangen til oplysninger, evt. teknisk bistand til udarbejdelse af forslag m.m. eller sekretærbistand. Forvaltningen kan dog ikke yde bistand til formuleringen af indholdet af de enkelte medlemmers eller listers politik. Læs mere herom i del II kap. 5. Kommunalbestyrelsen kan også beslutte, at medlemmerne til supplering af den initiativret, der findes i den kommunale styrelseslov, jfr. herom i del II, kap. 6 får en ret til at stille forespørgsler til borgmesteren.

50 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 11 Medlemmerne af Københavns Borgerrepræsentation har ret til at stille en forespørgsel til en borgmester om kommunens anliggender. I tillæg til initiativretten har medlemmerne af Københavns Borgerrepræsentation mulighed for at stille forespørgsler til borgmestrene. Spørgsmålet skal være indenfor et kommunalt anliggende indenfor borgmesterens ressortområde, og skal være formuleret kort og præcist. Medlemmet kan ikke kræve, at borgmesteren giver sin holdning til sagen til kende, men det står borgmesteren frit for at give udtryk for sin personlige holdning til sagen, også selvom den ikke er i overensstemmelse med udvalgsflertallets, så længe at borgmesteren tydeligt markerer, hvornår han udtaler sig på vegne af udvalget, og hvornår det er egne holdninger. Hvad kan der spørges til, og hvad kan der kræves af borgmesterens redegørelse? Forespørgslen skal vedrøre et kommunalt anliggende. Herudover skal den være affattet kort og præcist, og forespørgslen til borgmesteren skal ligge inden for borgmesterens/udvalgets ressortområde. Det er vigtigt at understrege, at borgmesteren har en dobbeltrolle som borgmester/udvalgsformand og som politiker. Derfor bør borgmesteren tydeligt markere, hvornår han/hun udtaler sig på vegne af udvalget, og hvornår det er egne holdninger. Nedenfor er peget på en række spørgsmål, som kommunalbestyrelsen bør være opmærksom på i forbindelse med, at den tager stilling til spørgsmålet om samspillet mellem kommunalbestyrelsen og forvaltningen. Eksemplerne er ikke udtømmende. Emnet vil typisk kræve løbende debat i kommunalbestyrelsen, når denne har høstet erfaringer med de vedtagne beslutninger. Drøftelser af samspillet mellem på den ene side forvaltningen og på den anden side kommunalbestyrelsen og udvalgene bør fx sætte fokus på: Hvordan får kommunalbestyrelsesmedlemmerne adgang til forvaltningen? I hvilket omfang kan kommunalbestyrelsesmedlemmerne kræve, at forvaltningen fremskaffer oplysninger eller bistår med faglig viden? Hvordan skabes en god politisk arbejdsplads, og hvordan tilrettelægges det politiske arbejde (politiske processer, tid til dialog med borgerne, osv.)? Hvordan bliver grundlaget for de politiske drøftelser og beslutninger bedst (dagsordnernes form og indhold)? Hvordan får kommunalbestyrelse og udvalg viden om kommunens drift? Hvordan sikres bedst indsigt og information om udviklingstendenser, økonomi, resultater og effekter i kommunen? Hvordan nytænkes den politiske kommunikation med borgerne? I hvilket omfang ønsker vi inspiration og oplæg udefra (oplægsholdere, institutionsbesøg, studieture etc.)? Hvilke former for praktisk bistand kan kommunalbestyrelsesmedlemmer få (kan man få bistand til at styre sin kalender, bookning af et møde eller lignende)?

51 12 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Let adgang til forvaltningen i Frederiksberg kommune I Frederiksberg kommunalbestyrelse har man besluttet, at politikerne skal have en let og uformel adgang til at stille spørgsmål til forvaltningen via Politikernes spørgsmål skal være af faktuel karakter, og kan både vedrøre konkrete sager og mere generelle forhold, f.eks. anmodninger om beregninger og statistik. Undtagelsesvis kan ressource-krævende spørgsmål afvises eller begrænses, og det relevante udvalg og gruppeformænd modtager en kopi af svaret. Baggrunden for Frederiksberg Kommunalbestyrelses vedtagelse af ordningen er, at den kan give en yderligere kvalificering af medlemmernes arbejde, og at ordningen kan give medlemmerne en mere fleksibel adgang til information. Ordningen skal ses som et supplement til medlemmernes formelle initiativret efter styrelsesloven og forretningsordenen samt retten til sagsindsigt i eksisterende sagsmateriale, der foreligger i endelig form Inspiration til det politiske arbejde Som politiker indgår man i mange forskellige sammenhænge og skal sætte sig ind i og sætte retning for komplekse opgaveområder. Det betyder, at det kan være en fordel at indhente inspiration fra flere sider Figur: Forskellige veje til inspiration til det politiske arbejde. Veje til inspiration til arbejdet som kommunalpolitiker Kommunalbestyrelsen Partiforeningen Den enkelte kommunalpolitiker bestemmer selv, hvordan hun eller han vil gribe sit politiske arbejde an. Der findes ikke en bestemt måde at være politiker på. Man er drevet af og valgt på grund af sine personlige holdninger og værdier. Derfor er der også mange måder at være kommunalpolitiker på. Figuren viser nogle af de mange veje til inspiration til arbejdet som kommunalpolitiker. Nogle forbereder sig navnlig ved at læse, andre har et stort netværk og taler med mange mennesker. Variationen er stor, men uanset arbejdsform er det er vigtigt, at tiden på politik bruges rigtigt. Som politiker kan man hente inspiration og viden mange steder. Forvaltningen Konferencer og møder Kurser og seminarer Borgere og netværk Partigruppen Stående udvalg Politiske tillidsposter

52 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 13 Kapitel 2: Arbejdsdelingen mellem borgmester, kommunalbestyrelse, udvalg og forvaltning 2.1. Kommunalbestyrelsen I kommunalpolitik er det kommunalbestyrelsen og de stående udvalg, der træffer beslutningerne. Det er altså i de kollektive organer, at den enkelte kommunalpolitiker også borgmesteren må gøre sin indflydelse gældende. Kommunalbestyrelsen er som allerede nævnt kommunens øverste organ. Derfor kan kommunalbestyrelsen i princippet træffe afgørelse i en hvilken som helst kommunal sag. I praksis har kommunalbestyrelsen langt fra mulighed for at forholde sig til alle sager. Tænk, hvis kommunalbestyrelsen skulle involveres, hver gang en borger søgte om byggetilladelse, eller hver gang et barn blev tildelt en plads i en af kommunens daginstitutioner. Det ville tidsmæssigt ikke kunne lade sig gøre for kommunalpolitikere at forholde sig til alle de mange sager, der træffes beslutning om hver dag i en kommune. Det er heller ikke en hensigtsmæssig brug af de folkevalgtes tid. Det er de sager, hvor der skal træffes en politisk beslutning, som skal forelægges udvalg og kommunalbestyrelse. De fleste beslutninger i en kommune træffes derfor i de underliggende led: af de stående udvalg eller af forvaltningen. Det kaldes delegation og uddybes nedenfor i kapitel De stående udvalgs rolle og ansvar De fleste kommuner har en variant af udvalgsstyre. Udvalgsstyret sikrer en arbejdsdeling mellem politikerne, der får mulighed for at få særlig indsigt i et bestemt fagområde. Under kommunalbestyrelsen er der et økonomiudvalg og et eller flere stående udvalg. Udvalgene er ansvarlige for forskellige fagområder. Eksempler på stående udvalg kan være Teknik- og Miljøudvalg, Børn- og Ungeudvalg, Social- og Sundhedsudvalg, Beskæftigelsesudvalg m.v. Udvalgenes ansvarsområder og antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer i hvert udvalg fastsættes af kommunalbestyrelsen i kommunens styrelsesvedtægt. Udvalgene varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender og bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget. Det betyder, at i det omfang at kommunalbestyrelsen ikke træffer nærmere bestemmelse, er det udvalgene selv, der træf-fer de beslutninger, der er et naturligt led i forvaltningen af deres område. Udvalgenes varetagelse af den umiddelbare forvaltning betyder, at det påhviler økonomiudvalget og de stående udvalg at afgøre alle løbende sager inden for udvalgets sagsområde, medmindre andet følger af lovgivningen eller af kommunalbestyrelsens beslutning. Den umiddelbare forvaltning betyder også, at kommunalbestyrelsens beslutninger som udgangspunkt skal forberedes ved udvalgsbehandling. Det sker ved at udvalget drøfter det materiale, som forvaltningen har fremlagt, og kommer med en indstilling til kommunalbestyrelsen. Derudover kan udvalgene selvstændigt træffe beslutninger i nogle sager uden at forelægge sagerne for kommunalbestyrelsen, fx om, hvilke retningslinjer der skal gælde for forvaltningen af en sag. Samtidig udarbejder de enkelte udvalg et udkast til årsbudgettet på deres område, som økonomiudvalget efterfølgende har ansvaret for at prioritere til kommunens samlede årsbudget. Udvalgene har pligt til at føre budgetkontrol inden for deres område. Kommunalbestyrelsens adgang til at træffe generelle beslutninger om indskrænkning i udvalgenes kompetence er begrænset, ligesom kommunalbestyrelsen er afskåret fra at beslutte, at der skal delegeres så meget kompetence til forvaltningen, at udvalget på det pågældende område bliver tømt for opgaver eller får reduceret sine opgaver meget væsentligt. I en kommune behandles langt de fleste kommunale sager af de ansatte i forvaltningen. Men udvalgene kan til enhver tid bestemme, hvordan og hvor tit de vil orienteres om de sagsområder, hvor forvaltningen træffer afgørelser hvilken ledelsesinformation vil man gerne have, eksempelvis i form af årsrapporter, eftersyn af områder, stikprøveorientering om enkeltsager etc. Du kan læse mere om udvalgenes umiddelbare forvaltning i Del II, kapitel En sags gang i en kommune En sags gang i en kommune er normalt, at forvaltningen fremsætter forslag til kommunalbestyrelsen gennem en såkaldt indstilling, og udvalgene indstiller beslutninger til kommunalbestyrelsen.

53 14 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Både forvaltningens og udvalgets indstilling fremgår af sagen, når den forelægges kommunalbestyrelsen. Indstillingen skal lægge op til en politisk drøftelse og beslutning i en sag. Den kan bygge på faglige redegørelser, vurderinger, analyser, data, høringssvar fra institutioner, beskrivelser af udviklings-tendenser, etc. Kommunalbestyrelsen bestemmer selv, hvilke krav den vil stille til de indstillinger, den får forelagt. Det følger dog af lovgivningen, at en sag skal være tilstrækkelig oplyst for, at kommunalbestyrelsen kan tage stilling til den. Se herom Del II, kapitel Det er forvaltningen, der indstiller til udvalgene. Udvalgsformanden må ikke bestemme, hvad der skal indstilles til udvalget, men udvalget kan naturligvis ændre eller gå imod forvaltningens indstilling. Nogle sager er tværgående og drøftes af flere udvalg. Så vil hvert udvalgs indstilling fremgå af sagen, når den forelægges kommunalbestyrelsen. Sager, som vedrører kommunens økonomiske og administrative forhold, skal altid forelægges for økonomiudvalget, inden de forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. I enkelte sager, fx sager vedr. ændring af kommunens styrelsesvedtægt, er det borgmesteren, der indstiller til kommunalbestyrelsen på baggrund af et oplæg fra forvaltningen. Du kan læse mere om udvalgsindstillinger i Del II, kapitel FORVALTNING UDVALG KOMMUNAL- BESTYRELSE

54 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 15 Hvad er en indstilling? I sager til møder i udvalg og kommunalbestyrrelse vil der være en indstilling: Det er forvaltningen, der indstiller til udvalgene, og udvalgene, der indstiller til kommunalbestyrrelsen. Nedenfor er der en række fiktive eksempler på indstillinger: Forvaltningen indstiller, at: Udvalget tager initiativerne på erhvervsområdet til efterretning. Udvalget drøfter, om kommunen skal tage initiativ til at oprette en iværksætterfond, med udgangspunkt i den beskrevne model. Udvalget indstiller, at der ikke ændres på kommunens administration af lukning af arbejdspladser 1. maj. Forvaltningen indstiller, at evalueringen af kommunens folkeskoler drøftes, og at udvalget beslutter at iværksætte model 2 for fremadrettede initiativer med tilhørende process- og kommunikationsplan. Udvalget indstiller til økonomiudvalg og byrådet, at lokalplanen vedtages med de ændringer, der fremgår af notatet. Forvaltningen indstiller, at ansøgningen imødekommes med virkning fra 1. januar 2013, så det samlede lokaltilskudsgrundlag til fodboldforeningen forhøjes fra kr. til kr. såfremt Folkeoplysningsudvalgtet tilsvarende får forøget bud getrammen for lokaletilskud. Forvaltningen indstiller, at udvalget godkender, at kommunen sammen med de øvrige ansøgerkommuner deltager i projektet bevilget af Grøn Omstillingsfond. at udvalget godkender, at den kommunale medfinansiering. der skal tilføres projektet, finansieres af puljemidler indenfor miljøområdet.

55 16 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del Delegationsforbud: Hvilke sager SKAL kommunalbestyrelsen forholde sig til? Det er ikke alle sager, der kan delegeres til udvalgene eller til forvaltningen. Lovgivningen indeholder en række regler om, at kommunalbestyrelsen selv skal træffe visse beslutninger. Man taler i disse tilfælde om, at der gælder et delegationsforbud. Det er forholdsvis få beslutninger, der er underlagt delegationsforbud. Der er delegationsforbud når: 1) Det står i den kommunale styrelseslov, at det er kommunalbestyrelsen, der er det kompetente organ. 2) Hvis det i den øvrige lovgivning står, at kommunalbestyrelsen skal træffe beslutningen i et møde. 3) Det følger af almindelige retsgrundsætninger, at kommunalbestyrelsen selv skal træffe beslutning i sager, der vedrører kommunalbestyrelsens egne forhold m.v. Se også Del II. Delegationsforbuddet efter styrelsesloven gælder først og fremmest beslutninger om kommunens budgetter og budgetforslag, lånoptagelser, styrelsesvedtægten, deltagelse i kommunale fællesskaber, takster for forsyninger og sociale serviceydelser og en række beslutninger om kommunalbestyrelsens egne forhold. Derudover fremgår det visse steder af den øvrige lovgivning, at beslutning om forskellige generelle planbeslutninger og regulativer skal træffes af kommunalbestyrelsen. Endvidere er det, uanset at økonomiudvalget er kommunens personaleudvalg, kommunalbestyrelsen, der træffer beslutning om ansættelse og afskedigelse af kommunaldirektøren og fagdirektører. Se om delegationsforbud eventuelt også Del II, kapitel Borgmesteren Kommunalbestyrelsen vælger borgmesteren på det konstituerende møde efter hvert kommunalvalg. Borgmesteren er kommunalbestyrelsens og økonomiudvalgets formand og samtidig den øverste daglige leder af kommunens administration. Borgmesteren skal forene disse poster (ansvar for mødeforberedelse og mødeledelse) med posten som den øverste daglige leder af kommunens administration. Det betyder, at borgmesteren har ansvaret for, at den kommunale administration fungerer i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger. Borgmesteren har en vigtig funktion og position i kommunen. Som formand for kommunalbestyrel-sen og økonomiudvalget er det borgmesterens opgave at koordinere beslutningsprocesserne i disse organer, at konkludere, hvad der er besluttet, og at udføre disse beslutninger.. Samtidig giver posten som øverste leder af forvaltningen en særlig indsigt i kommunens forhold. Hertil kommer, at mange borgere vil forbinde kommunen med borgmesteren, som er eneste fuld-tidsansatte politiker, og derfor i stor udstrækning er kommunens ansigt udadtil. Det gælder også i forhold til dialogen med kommunens mange samarbejdspartere (organisationer, foreninger, virksomheder og andre aktører i kommunen), og det gælder ikke mindst i forhold til borgerne ud fra ønsket om at være borgmester for alle kommunens borgere. Borgmesteren er også kommunens ansigt udadtil i forhold til samarbejdet med andre kommuner og myndigheder og er kommunens repræsentant fx i KKR (kommunekontaktråd). Borgmesterens rolle som formand for kommunalbestyrelsen og økonomiudvalget og øverste daglige leder af forvaltningen giver ikke ret til at gribe ind i eller omgøre udvalgenes eller forvaltningens beslutninger og dispositioner, hvis de er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens og/eller udvalgenes beslutninger. Borgmesteren har ikke umiddelbart indflydelse på de stående udvalgs beslutninger. Borgmesteren har ret til at overvære udvalgsmøderne, selvom borgmesteren ikke er medlem, og borgmesteren kan sammenkalde udvalg til drøftelse af sager af fælles interesse. Endelig kan borgmesteren standse behandlingen af en sag under et udvalgs område og pålægge udvalget at indbringe sagen for kommunalbestyrelsen. Det skal sikre, at der ikke træffes beslutninger i udvalgene, som et flertal i kommunalbestyrelsen ikke er enige i. Du kan læse mere om borgmesterens rolle som mødeleder i Del II, kapitel , og om forholdet mellem borgmesteren og kommunalbestyrelsen i øvrigt i Del II, kapitel Borgmesteren er som udgangspunkt valgt for hele den kommunale valgperiode. Kommunalbestyrelsen har dog mulighed for at gribe ind over for en borgmester, der tilsidesætter sine pligter.

56 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 17 Borgmesteren kan i sådanne tilfælde suspenderes fra opgaven. Ved grov tilsidesættelse af sine pligter kan borgmesteren afsættes. Endvidere er der muligheder for suspension af borgmesteren på grund af tiltale for et groft strafbart forhold og for afsættelse ved særligt kvalificeret flertal på grund af mistillid, hvis kommunalbestyrelsen finder, at borgmesteren, i eller uden for tjenesten, ikke har vist sig værdig til den agtelse og tillid, som stillingen kræver. Af hensyn til ro og kontinuitet omkring borgmesterhvervet er det vigtigt, at afsættelse af borgmesteren også i denne situation har undtagelsens karakter. Dette sikres ved et krav om, at mindst ni tiendedele af kommunalbestyrelsens samtlige medlemmer skal stå bag et forslag om afsættelse af borgmesteren, samt ved et krav om to behandlinger i kommunalbestyrelsen og et krav om, at begrundelsen for afsættelsen af borgmesteren indgår i kommunalbestyrelsens afstemningstema. Disse rammer giver således bl.a. det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem mulighed for grundige overvejelser om, hvorvidt vedkommende ikke har tillid til borgmesteren. Du kan læse mere om reglerne om suspension og afsættelse af borgmesteren i Del II, kapitel Hvad er et kommunalt anliggende? Som kommunens øverste organ træffer kommunalbestyrelsen beslutninger, der vedrører kommunens anliggender. Forinden har sagerne, som allerede nævnt, normalt været behandlet i udvalgene, og der foreligger en indstilling fra et eller flere udvalg til kommunalbestyrelsen. Hvilke sager er det så en kommunalbestyrelse træffer beslutning om? Hvad vil det sige, at noget er et kommunalt anliggende? Kommunale anliggender er for det første fastlagt i lovgivningen. Landets love på fx folkeskoleområdet, socialområdet og beskæftigelsesområdet fastlægger, hvilke opgaver kommunen har. Det er kommunalbestyrelsens opgave at tilpasse opgaveløsningen til de lokale udfordringer, behov og politiske prioriteringer. På nogle områder er rammer og mål for kommunens opgaveløsning detaljeret beskrevet i lovgivningen. På andre områder er den mindre detaljeret beskrevet, og kommunalbestyrelsen har mere frie hænder. Kommunalbestyrelsens opgave er andet og mere end det, der er konkret beskrevet og reguleret i lovgivningen. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for at udvikle kommunen og sætte en retning: Hvad skal kommunen leve af? Hvad skal kendetegne kommunen og få den på Danmarkskortet? Er det bosætningspolitik? En grøn profil? Erhverv og vækstpolitik? Kultur og fritidspolitik? Kommunens landskaber? Attraktive bymiljøer? Stærke lokalsamfund? En aktiv sundhedsindsats? Når kommunalbestyrelsen arbejder med at sætte retning og udvikle kommunen, sker det ofte i dialog med borgere og interessenter (foreninger, organisationer, virksomheder etc.) i kommunen Begrænsninger i kommunalbestyrelsens kompetencer Der er ikke frit valg på alle hylder. Der er grænser for, hvad en kommunalbestyrelse kan træffe beslutning om. Generelle landspolitiske opgaveområder og udenrigspolitik er f.eks. ikke omfattet af kommunalbestyrelsens kompetence, og opgaveområder, der er henlagt til regionerne, kan heller ikke behandles af kommunalbestyrelsen. Kommunen må normalt heller ikke uden lovhjemmel drive erhvervsvirksomhed eller give tilskud til enkeltpersoner. Kommunalbestyrelsens kompetence er desuden begrænset af, at man i særlovgivningen på enkelte områder har valgt at oprette organer, der er tillagt selvstændig beslutningskompetence. Det gælder f.eks. beredskabskommissionen og folkeoplysningsudvalget. Derudover er der især inden for undervisningsområdet og det sociale område pligt til at oprette særlige råd og nævn mv., hvoraf nogle er tillagt en vis selvstændig beslutningskompetence til at træffe beslutninger indenfor mål og rammer fastlagt af kommunalbestyrelsen. Det gælder eksempelvis brugerbestyrelser, så som skolebestyrelser og forældrebestyrelser.

57 18 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Kapitel 3: Før møderne åbenhed, planlægning og processer Kommunalbestyrelsen og de enkelte udvalgs beslutninger skal træffes i møder. Inden hvert møde skal det offentliggøres, hvilke sager der skal behandles, og efter kommunalbestyrelsens møder offentliggøres beslutningerne i de enkelte sager med den fornødne respekt for tavshedspligten Åbne møder i kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Det betyder, at alle kan overvære møderne. Derved kan offentligheden få indblik i kommunalbestyrelsens arbejde. Det skaber mulighed for debat om kommunens forhold, og giver borgere indblik i det politiske arbejde og der er fri ret til at referere fra møderne. Der vil dog ofte være behov for en yderligere indsats for at sikre information og kommunikation med borgerne og andre aktører. Derfor har kommunerne strategier for kommunikation med borgerne og andre aktører og benytter forskellige kommunikationskanaler, herunder kommunens hjemmeside, interviews i pressen, borgermøder og anden form for information og dialog. Enkelte kommuner har valgt at optage møderne i kommunalbestyrelsen og lægge dem på kommunens hjemmeside og streame dem, så de kan ses direkte på kommunens hjemmeside. At kommunalbestyrelsens beslutningskompetence er forankret i møder, der som udgangspunkt er åbne, sikrer, at beslutninger ikke træffes hen over hovedet på enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer, og at borgerne har mulighed for at få indblik i kommunalbestyrelsens arbejde. Det er således ikke muligt for kommunalbestyrelsen at afgøre sager ved telefonkonferencer, cirkulation af dokumenter, s, SMS-afstemning eller lignende kommunalbestyrelsen har først truffet beslutning, når et punkt har været behandlet på et kommunalbestyrelsesmøde Punkter bag lukkede døre Enkelte sager i kommunalbestyrelsen behandles bag lukkede døre. Det vil typisk være tilfældet i sager, der angår personfølsomme eller fortrolige oplysninger (eksempelvis social- eller beskæftigel-sessager) eller sager om køb og salg af ejendom, hvor åbenhed sætter kommunen i en dårlig forhandlingssituation. Det er den samlede kommunalbestyrelse, der bestemmer, hvilke sager der skal behandles bag lukkede døre, og der skal være konkrete og tungtvejende grunde hertil Udvalgsmøder er lukkede Møderne i kommunalbestyrelsens økonomiudvalg og stående udvalg er lukkede, og kan ikke åbnes for offentligheden, selvom alle medlemmerne skulle ønske det. Udvalgene er velkomne til at invitere eksterne personer til mødet eksempelvis eksperter men kun udvalgets medlemmer må overvære den endelige forhandling og afstemning. For at udvalgsmøderne kan fungere som et fortroligt forum, hvor man har mulighed for at gå i dybden med diskussionerne og diskutere kompromisser, er der tavshedspligt ved udvalgsmøderne. Det betyder, at man ikke må referere, hvad andre har sagt eller gjort på møderne. Møderne i særlige udvalg (også kaldet ad hoc-udvalg eller udvalg) er også lukkede. Særlige udvalg er udvalg, som kommunalbestyrelsen kan vælge at nedsætte for at drøfte og belyse bestemte problemstillinger. Særlige udvalg er som altovervejende hovedregel rådgivende for enten et stående udvalg eller kommunalbestyrelsen og kan ikke træffe beslutninger. Kommunalbestyrelsen kan vælge at invitere ikke-folkevalgte fx borgere, fagpersoner, ansatte i kommunen, repræsentanter fra organisationer etc. med i udvalget. Den eventuelt brede deltagerkreds ændrer ikke på, at ad hoc-udvalgenes møder er lukkede for offentligheden. Udvalgenes muligheder for at afholde møder via cirkulation m.v. er beskrevet i Del II, kapitel Hvor tit skal man have møder i kommunalbestyrelsen? Antallet af møder og hvornår de skal afholdes, fastsættes af kommunalbestyrelsen selv i form af en mødeplan gældende for hele året. Når mødeplanen er lavet, skal den offentliggøres. Oplysninger om tid og sted for kommunalbestyrelsens møder kan f.eks. offentliggøres på kommunens hjemmeside eller i lokalavisen. Kommunalbestyrelsen holder normalt mindst et møde om måneden. Derudover kan borgmesteren indkalde til et ekstraordinært møde, når borgmesteren finder det nødvendigt. Herudover kan et mindretal på mindst 1/3 af kommunalbestyrelsen forlange, at der holdes et ekstraordinært møde. I Del II, kapitel 1.1. er reglerne om kommunalbestyrelsens og udvalgenes mødeplaner og mødefrekvens beskrevet nærmere.

58 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 19 Kapitel 4: Mødernes dagsorden og mødemateriale 4.1. Frister for udsendelse af materiale Man skal som medlem have mulighed for at forberede sig til møderne. Derfor gælder der et krav om, at borgmesteren skal sørge for, at en dagsorden og det nødvendige materiale til de enkelte sager på dagsordenen sendes til medlemmerne senest fire hverdage inden mødet. Medlemmerne er velkomne til at gennemse materialet sammen med partifolk og andre uden for kommunalbestyrelsen medmindre der er tale om sager, der er underlagt tavshedspligt. Fristen for udsendelse af materiale kan fraviges, hvis der i kommunalbestyrelsen er enighed om det, eller hvis sagen ikke kan udsættes. Det er flertallet, der afgør, om en sag ikke kan udsættes, men der skal være en konkret grund. Hvis fristen for udsendelse af materiale ikke er overholdt, skal dette fremgå af dagsordenen, og hvis borgmesteren mener, at der skal træffes afgørelse i sagen alligevel, fordi den ikke kan udsættes, skal begrundelsen herfor også fremgå af dagsordenen. Herved får man som medlem anledning til at overveje, om man vil protestere imod, at kommunalbestyrelsen tager stilling til sagen, fordi materialet har foreligget for sent. Sådan protest kan man fremkomme med ved vedtagelsen af dagsordenen eller ved behandlingen af det pågældende punkt på dagsordenen. Reglerne om udsendelse af materiale til kommunalbestyrelsens møder er skærpet pr. 1. januar De er nærmere beskrevet i Del II, kapitel og Der er også krav om, at dagsorden og materiale til udvalgenes møder skal udsendes inden mødet. Det skal ske, så medlemmerne har rimelig tid til at sætte sig ind i sagerne Elektronisk formidling af materiale til kommunal bestyrelsen Selvom kommunalbestyrelsen ikke kan træffe beslutninger via mail eller virtuelle møder, har mange kommuner taget nye teknologiske muligheder i brug. Flere kommuner har besluttet, at kommunalpolitikerne skal have tablets for at sikre let adgang til dokumenterne og et bedre overblik over sagerne. Størstedelen af kommunerne udsender dagsordensmaterialet på mail. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at materiale udelukkende formidles elektronisk, dvs. via internettet, mail, en såkaldt byrådsportal eller lignende. Er det kun muligt at få materialet elektronisk, er kommunalbestyrelsen forpligtet til at godtgøre medlemmernes udgifter til det fornødne udstyr m.v. eller stille det til rådighed. Kan medlemmerne fortsat vælge at få materiale, tilsendt med almindelig post, er kommunen ikke forpligtet til at godtgøre medlemmernes udgifter til det fornødne udstyr. Dette gælder alt det materiale, som stilles til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Se eventuelt den nærmere beskrivelse af reglerne i Del II, kapitel 3. Politikerportal i Fredensbog Kommune Fredensborg Kommune har udviklet en politikerportal til samarbejde og dialog internt i byrådet samt mellem byrådet og administrationen. Portalen fungerer som et elektronisk arbejdsredskab, som giver en enkel og samlet indgang til de oplysninger og dokumenter, som kommunalpolitikerne har brug for eksempelvis dagsordner, rejseafregninger, vederlag m.v.

59 20 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del Initiativret Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har initiativret. Det betyder, at man kan få en sag på dagsordenen ved skriftlig anmodning til borgmesteren, typisk senest otte dage inden mødet. Det kan være nye sager, som man synes, at kommunalbestyrelsen skal forholde sig til, eller sager, som allerede er under behandling i et udvalg eller i forvaltningen. Der gælder den begrænsning, at man ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den, medmindre der er nye oplysninger eller ændrede forhold. Initiativretten og reglerne om borgmesterens muligheder for at afvise en sag fra dagordenen er nærmere beskrevet i Del II, kapitel og Initiativretten ændrer ikke ved, at kommunalbestyrelsen skal godkende dagsordenen. Det sker ved almindeligt flertal. Kapitel 5: Mødets afvikling Møderne i kommunalbestyrelsen og i de stående udvalg skal foregå på en måde, der giver mulighed for debat og dialog men også effektiv beslutningstagen. De nærmere regler for kommunalbestyrelsesmødernes afvikling bestemmes i de enkelte kommunalbestyrelsers forretningsorden. Udvalgene har også mulighed for at fastsætte deres egen forretningsorden, og udvalgenes formænd har bl.a. ansvaret for at lede udvalgsmøderne Forslaget til dagsorden Kommunalbestyrelsens møder indledes med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til forslaget til mødets dagsorden. Har man indvendinger til dagsordenen, skal de fremsættes ved mødets begyndelse eksempelvis hvis man ikke ønsker at behandle et bestemt punkt. Ethvert medlem kan kræve at få ordet for at udtale sig om afvisningsspørgsmålet. Er det nødvendigt, må spørgsmålet om et forslags afvisning fra dagordenen sættes til afstemning. Selv om dagsordenen er godkendt, er det ikke hermed godkendt, at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse i en sag, hvor materialet er udsendt for sent. Se kapitel 4.1. ovenfor Mødeledelse Borgmesteren er mødeleder ved kommunalbestyrelsesmøderne. Opstår der tvivl om proceduren i behandlingen af en sag, kan mødelederen skære igennem eller vælge at tage en afstemning om den videre procedure. Eksempelvis vil følgende emner kunne undergives en særskilt procedureafstemning: dagsordenen, et medlems habilitet eller udsættelse af en sag til et senere møde. Det er mødelederen, der sikrer ro og orden under møderne det er vigtigt, at medlemmerne kan få deres synspunkter frem, uden at blive generet af tilråb eller lignende. Hvis et medlem er blevet kaldt til orden to gange i løbet af et møde, kan kommunalbestyrelsen/udvalget beslutte, at vedkommende nægtes ordet under resten af mødet. De nærmere regler om borgmesterens mødeledelse er beskrevet i Del II, kapitel Taleret og talerrække Alle kommunalbestyrelsens medlemmer har taleret. Det betyder, at hvert medlem har ret til at få ordet mindst én gang til hvert dagsordenspunkt. En sag kan ikke sættes til afstemning, før alle med-lemmer har haft mulighed for at udtale sig. Medlemmer, der ønsker ordet, skal give tegn til mødelederen, som giver dem ordet i den rækkefølge, de har markeret. Taletiden ved kommunalbestyrelsesmøder er ikke ubegrænset. Mødelederen kan afbryde et medlem og bede medlemmet om at holde sig til dagsordenspunktet og mødelederen kan, hvis medlemmet ikke følger mødelederens henstilling, fratage medlemmet ordet. Om medlemmernes rettigheder under kommunalbestyrelsesmødet henvises til Del II, kapitel Forslag til beslutning Borgmesteren eller udvalgsformanden formulerer de forslag, der skal tages stilling til. Borgmesteren vil typisk tage udgangspunkt i indstillingen fra forvaltningen eller det stående udvalg men kan efter indtryk af debatten frit ændre i formuleringen for at samle

60 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 21 tilslutning. Det er vigtigt, at formuleringen er klar og tydelig, så der ikke er tvivl om, hvad man stemmer om og hvad der efterfølgende kan føres ud i livet. Medlemmerne har mulighed for selv at stille forslag under debatten. Der sondres mellem fire typer forslag: Hovedforslag, der enten erstatter det oprindelige beslutningsforslag eller kan vedtages i tillæg til det oprindelige forslag. Ændringsforslag. Disse forslag ændrer et fremlagt forslag. Underændringsforslag. Disse forslag ændrer et fremlagt ændringsforslag. Procedureforslag. Disse forslag vedrører proceduren for sagens behandling eksempelvis et forslag om at udsætte behandlingen, indtil man har indhentet mere information. Procedureforslag behandles altid før hovedforslag og ændringsforslag de er afgørende for, om forslaget overhovedet skal behandles. Herefter stemmer man om de enkelte underændrings- og ændringsforslag i nævnte rækkefølge med de mest vidtgående forslag først. Til sidst tager man stilling til hovedforslagene Afstemninger og beslutningsprotokol Kommunalbestyrelsens beslutninger træffes ved stemmeflertal, og borgmesterens stemme vejer ikke tungere end de øvrige medlemmers. Er der stemmelighed, bortfalder et forslag, da et forslag skal have et flertal bag sig, før det kan vedtages. Afstemningerne foregår normalt ved håndsoprækning eller ved at trykke på en knap. Man kan ikke holde hemmelige afstemninger. Kommunalbestyrelsens beslutninger føres til protokol. Det sikrer, at man kan placere ansvaret for beslutningerne. Har der været uenighed om en afgørelse, skal det altid fremgå, hvem der har stemt for, hvem der har undladt at stemme, og hvem der har stemt imod. Mindretallet, der har stemt imod kommunalbestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening om sagen kort tilført beslutningsprotokollen. Ønsker man en udførlig begrundelse for sit synspunkt, hører det ikke hjemme i protokollen. Du kan læse mere om afstemninger og beslutningsprotokol i Del II, kapitel 4.3. og 4.4. Kapitel 6: Kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder Som kommunalbestyrelsesmedlem har man en række muligheder for at føre kontrol med borgmesteren og kommunens forvaltning. Disse rettigheder skal forstås som minimumsrettigheder og kan være særlig relevante for mindretal i kommunalbestyrelsen. Ekstraordinære kommunalbestyrelsesmøder. 1/3 af kommunalbestyrelsesmedlemmerne kan kræve et ekstraordinært kommunalbestyrelsesmøde typisk for at drøfte en akut sag. Det er borgmesteren, der indkalder til mødet og bestemmer tid og sted men det skal ske hurtigst muligt. Mødemateriale Man har ret til at modtage dagsordenen og sagsmateriale med henblik på forberedelse for materiale til kommunalbestyrelsesmøder sådan, at dette skal udsendes senest fire hverdage før mødet. Man må gerne gennemgå mødematerialet sammen med andre, såfremt man overholder reglerne om tavshedspligt. Det er det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems ansvar, at der ikke videregives fortrolige oplysninger. Standsningsret Man har ret til at standse et udvalgs behandling af en sag og henskyde den til kommunalbestyrelsen. Initiativret. Det enkelte medlem har ret til at få sat et emne på kommunalbestyrelsens dagsorden ved skriftlig henvendelse til borgmesteren senest otte dage inden mødet. Kommunalbestyrelsen afgør, om den vil behandle eller afvise punktet.

61 22 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 Taleret. Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer har ret til at få ordet mindst én gang under hvert punkt på kommunalbestyrelsens dagsorden. Mindretalsudtalelser Man har ret til at få en afvigende mening tilført beslutningsprotokollen, hvis man har været i mindretal i en sag. Drøftelse af borgmesterens beslutninger. Borgmesteren kan træffe beslutninger på kommunalbestyrelsens vegne, hvis vedkommende vurderer, at sagen ikke giver anledning til tvivl det vil sige, at alle medlemmer af kommunalbestyrelsen må formodes at være enige ikke blot flertallet. Borgmesteren skal orientere kommunalbestyrelsen på næste møde, hvis vedkommende har truffet en beslutning på deres vegne. Sagsindsigt. Alle medlemmer af kommunalbestyrelsen har som led i deres kommunalpolitiske arbejde ret til at få indsigt i det sagsmateriale, der findes i kommunen. Man har ret til, at sætte sig ind i alt det materiale, der foreligger i endelig form eksempelvis forvaltningens interne notater, indstillinger, manuskript til taler, mødereferater, personalesager, med mere. Det gælder dog ikke papirer, som der stadig arbejdes på. Sagsindsigt er ikke begrænset til en speciel sag, men kan eksempelvis bruges til at få informationer om alle sager af en bestemt type. Besøg på institutioner. Som kommunalbestyrelsesmedlem har man ret til at besøge kommunens institutioner, så man på første hånd kan tale med brugerne, ansatte og pårørende. Man har dog ikke ret til at komme uanmeldt. Uformel kontakt til forvaltningen. Der er intet til hinder for, at man tillader kommunalpolitikerne at kontakte sagsbehandlerne i forvaltningen for at få indsigt om almen viden om en sag, på lige fod med andre af kommunens borgere. Man skal blot huske, at den enkelte kommunalpolitiker ikke kan give instrukser til de ansatte. Materiale fra andre udvalg. Det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ret til materiale fra udvalg, som han eller hun ikke selv sidder i. Det gælder blandt andet dagsordener og sagsmateriale fra møderne. Revision. Hvis 1/4 af kommunalbestyrelsesmedlemmerne forlanger det, skal kommunens revision mundtligt forelægge revisionens beretning for kommunalbestyrelsen. Ytringsfrihed. Ytringsfriheden gælder også for kommunalpolitikere. Kommunalpolitikere er ikke begrænset til at ytre sig i kommunalbestyrelseslokalet og i udvalgene de både må og bør kommunikere med borgerne, medierne og bagland, også mens en sag er under behandling. Ytringsfriheden er kun begrænset af regler om tavshedspligt samt regler om injurier og lignende. Du kan læse mere om kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder i vejledningens del II kapitel 6.1. og 6.2. Kapitel 7: Kommunalbestyrelsens væsentligste pligter At være kommunalpolitiker er et borgerligt ombud. Det betyder, at man har pligt til at modtage valg og varetage hvervet i hele valgperioden. Det borgerlige ombud betyder også, at man har pligt til at modtage valg til de bestyrelser og udvalg, som kommunalbestyrelsen besætter. Har man en rimelig grund, kan man søge om fritagelse fra det borgerlige ombud eksempelvis på grund af sygdom eller en arbejdsbelastning, der gør det svært at deltage i møderne. Man kan ikke blive fritaget på grund af uenighed om kommunalbestyrelsens beslutninger, udmeldelse af et parti eller politiske skuffelser. Det er kommunalbestyrelsen, der beslutter, om der er grund nok til at efterkomme et ønske om udtrædelse. Et eventuelt afslag kan påklages til økonomi- og indenrigsministeren. Bopælspligt Som kommunalpolitiker skal man selv bo i den kommune, som man træffer beslutninger på vegne af.

62 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 23 Fraflytter man kommunen, kan man ikke længere sidde i kommunalbestyrelsen. Ved midlertidig fraflytning på op til 6 måneder, kan man tage sin plads igen, når man vender tilbage. Det giver mulighed for studieophold eller længere forretningsrejser, men man skal huske at oplyse om rejsen og ønsket om at vende tilbage. Mødepligt Som kommunalpolitiker har man pligt til at deltage i møderne i kommunalbestyrelsen og i de udvalg, som man er udpeget til. Man kan melde afbud til møderne, hvis man har en lovlig forfaldsgrund. Det kan f.eks. være i tilfælde af sygdom. Du kan læse mere om reglerne om mødepligt m.v. i vejledningens del II, kapitel 7.1. Medlemmets medansvar for kommunalbestyrelsens beslutninger Der gælder ikke en generel pligt for kommunalbestyrelsesmedlemmer til at tage stilling til de forslag, der behandles i kommunalbestyrelsen. Der er mødepligt, men ikke stemmepligt. Men som kommunalbestyrelsesmedlem er man medansvarlig for lovligheden af de beslutninger, man har stemt for i kommunalbestyrelsen. Anser man en beslutning for ulovlig, skal man derfor gøre opmærksom på det og aktivt stemme imod. Sager bliver ofte afgjort uden afstemning, fordi ingen har indvendinger imod forvaltningens eller udvalgets indstilling. I så fald kan mødelederen erklære sagen afgjort og alle deltagere bliver betragtet som ansvarlige for beslutningen. Er man modstander af en beslutning, skal man aktivt sige fra. Det kan man bede om at få noteret i beslutningsprotokollen. Man kan gøre opmærksom på sit eget standpunkt ved at stille et ændringsforslag til den oprindelige beslutning. Hvis man mener, at der mangler oplysninger i sagen, må man stille forslag om, at sagen udsættes, til den bliver bedre belyst. Men det er kommunalbestyrelsen som helhed, der tager stilling til, om sagen skal oplyses bedre. Tavshedspligt Tavshedspligt betyder, at man ikke må videregive fortrolige oplysninger til udenforstående. Dette må heller ikke ske ved et uheld. Man skal være opmærksom på, at fortrolige dokumenter skal makuleres det kan forvaltningen hjælpe med og at det ikke er tilstrækkeligt at smide dem ud. Man må ikke selv udnytte de fortrolige oplysninger, man er kommet i besiddelse af gennem kommunalbestyrelsen eksempelvis ved at købe jord et sted, man ved, at kommunen vil opkøbe til bebyggelse. I forvaltningslovens 27 er der foretaget en opremsning af hensyn, der efter en konkret vurdering kan føre til, at en oplysning er fortrolig og derved underlagt tavshedspligt. Det er i henhold til straffelovens 152 strafbart uberettiget at videregive eller udnytte en tavshedsbelagt oplysning. Hvornår en oplysning er fortrolig og dermed underlagt tavshedspligt, afhænger af oplysningens karakter og i nogle tilfælde en konkret vurdering. Der er en række forhold, der kan føre til, at en oplysning betragtes som fortrolig: Hensyn til enkeltpersoner. Der er tavshedspligt om enkeltpersoners personlige og økono-miske forhold. Det gælder de personoplysninger, der hører til privatsfæren, men ikke oplys-ninger, der er alment tilgængelige. Det er ikke fortroligt, at en person søger byggetilladelse eller er blevet pålagt at begrænse forurening men det er fortroligt, at en person har søgt om førtidspension. Straffesager er underlagt tavshedspligt af hensyn til sagens efterforskning. Det kan være relevant for kommunalpolitikere, hvis det er kommunen, der eksempelvis har anmeldt en borger for socialt bedrageri. Der er tavshedspligt i forhold til kommunalt ansattes private forhold eksempelvis sygdom eller alkoholproblemer og hvilke overvejelser kommunen gør sig om vedkommendes fremtidige ansættelse. Det er fortroligt, hvem der har søgt en ledig stilling i kommunen. Man må ikke be- eller afkræfte eventuelle rygter over for en journalist. Der er tavshedspligt over for virksomheders forretningshemmeligheder. Det kan være produktionsmetoder eller økonomiske forhold. Når kommunen fører forhandlinger om køb og salg, skal modparten ikke kunne se kommu-nalbestyrelsen i kortene, da oplysningerne ville svække kommunens forhandlingssituation. Det samme gælder kommunens modpart i en retssag. I nogle tilfælde vil der være tavshedspligt om planlægningsoplysninger. Det vil typisk være i til-

63 24 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 fælde, hvor man risikerer, at nogen vil udnytte viden om kommunens planer til at presse prisen op. Udvalgsmøderne holdes for lukkede døre. Det er for at sikre, at man kan diskutere sager i fortrolighed, men det betyder ikke nødvendigvis, at alt, der foregår på mødet, er hemmeligt. Man må frit referere, hvad man selv har sagt og stemt, og man må fortælle, hvilke sager der har været behandlet og hvem der har stemt for og imod. Samtidig må man fortælle om eventuelle indstillinger fra forvaltningen og sagens faktiske forhold, med mindre oplysnin-gerne på anden vis er fortrolige eksempelvis fordi de omhandler personlige forhold. Derimod må man ikke referere vurderinger og argumenter m.v., der fremføres af andre mødedeltagere under udvalgsdrøftelserne. Kommunalbestyrelsesmøderne er offentlige, men kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Det kræver, at der ved sagens behandling forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger. Du kan læse mere om reglerne om tavshedspligt i vejledningens del II, kapitel 7.3. Inhabilitet At være inhabil som kommunalpolitiker betyder, at man ikke må deltage i en sags behandling, fordi man har en særlig tilknytning til sagen ud over arbejdet i kommunalbestyrelsen. Eksempelvis hvis sagen omhandler en selv, ens familie, ens egen arbejdsplads eller virksomhed. Reglerne om inhabilitet er til for at forhindre, at private interesser bevidst eller ubevidst overtrumfer de almene interesser, man er valgt til at varetage på kommunens vegne. Samtidig er reglerne til for at beskytte kommunalpolitikerne fra mistanke om magtmisbrug og for at opretholde tilliden til det politiske system. Det er vigtigt at understrege, at man ikke er inhabil, bare fordi man interesserer sig for en sag. Politikere vælges netop, fordi de har noget på hjertet og engagementet i en sag kommer tit, fordi man har kendskab til området. Selvom man skulle blive erklæret inhabil, må man stadig udtale sig om sagen også i pressen men man må ikke deltage i sagens behandling i kommunalbestyrelsen. Der er to former for inhabilitet: Special inhabilitet, som betyder, at man ikke må deltage i behandlingen af en specifik sag, og generel inhabilitet, som betyder, at man ikke kan varetage en bestemt post, fordi man har interesser, et job, eller en position, der vil føre til en række specielle inhabilitetstilfælde. Spørgsmålet om generel inhabilitet skal man forholde sig til i forbindelse med kommunens konstituering og ved udpegelse til tillidsposter undervejs i valgperioden. Man er inhabil i forhold til at bestride en bestemt post i følgende tilfælde: Kommunaldirektøren kan ikke samtidig sidde i byrådet, i den kommune han arbejder i. Bliver han valgt, må han fratræde stillingen som kommunaldirektør. Borgmesteren må ikke være ansat i kommunen, og vedkommende kan ikke samtidig være formand for regionsrådet. Alle andre medlemmer af kommunalbestyrelsen må godt være ansat i kommunen. Man kan ikke sidde i et udvalg, hvis man samtidig selv eller ens ægtefælle er ansat som chef med ledelsesansvar på området. Eksempelvis kan en skoleleder ikke sidde i kommu-nens børne- og ungeudvalg. Dette er for at forhindre, at man vælges til en post, hvor man i realiteten er sin egen eller sin ægtefælles chef. Har man orlov fra stillingen, kan man godt sidde i udvalget. Man må ikke sidde i økonomiudvalget, hvis man er ansat i kommunens økonomi- eller personaleforvaltning eller har en lederstilling, der er underlagt forvaltningen. Desuden er de øverste embedsmænd i de enkelte forvaltninger udelukket fra økonomiudvalget. Igen gælder reglen også, hvis det er ens ægtefælle, der bestrider posten. Speciel habilitet Hvis man er klar over, at man er inhabil i en specifik sag, har man pligt til at gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på det, når sagen skal behandles. Man skal gøre opmærksom på alle forhold, der kan have indflydelse på, om man er inhabil i sagen. Det er vigtigt at give besked der er ikke noget galt i at være inhabil, men det er et problem, hvis man ikke giver besked, og der rejses tvivl senere. Det er kommunalbestyrelsen/ udvalget, der beslutter, om man er inhabil i en sag og man har som kommunalbestyrelsesmedlem selv mulighed for at deltage i afgørelsen. Man har som kommunalbestyrelsesmedlem pligt til at deltagelse i behandlingen af en sag, med mindre man bliver erklæret inhabil og man kan ikke selv beslutte at erklære sig inhabil. Der gælder følgende i forskellige konkrete situationer: Man er inhabil, hvis sagen om-

64 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 1 25 handler en selv. Man må ikke selv behandle egne ansøgnin-ger om tilskud eller tilladelser eller om man skal ansættes i en bestemt post. Inhabilitet be-tyder ikke, at man beskyldes for at varetage usaglige interesser, men at man vil undgå, at of-fentligheden kan komme i tvivl om, om man varetager usaglige interesser Man er inhabil, hvis man har økonomiske interesser på spil i en sag for eksempel hvis man ønsker at byde på en af kommunens grunde, eller hvis man vil være leverandør til kommunen. Man er også inhabil i en sag, hvis man ejer betydelige aktieposter eller anpar-ter i en virksomhed, hvis økonomiske forhold er på spil. Man er inhabil, hvis ens nære familie og ægtefælle har personlige eller økonomiske interes-ser i en sag, eller hvis man har tæt tilknytning til en involveret part. Reglen gælder familie-medlemmer i opstigende og nedstigende slægtskab altså børn, børnebørn, forældre og bed-steforældre, men ikke fætre og kusiner, medmindre man er tæt tilknyttet. Naboskab, venskab og fjendskab fører kun sjældent til inhabilitet. Man er inhabil i en sag, hvis man har en ledende stilling i en virksomhed, der er involveret i sagen, da man må formodes at have en loyalitetsforpligtigelse over for virksomheden. Dette gælder kun ledende stillinger. Man er inhabil i en sag, hvis man tidligere har repræsenteret en part i sagen eksempelvis hvis man har været advokat eller fagforeningsrepræsentant for parten. Valg til poster. Man står frit til at stemme på sig selv ved valg til poster i kommunalbesty-relsen også selvom posten giver et honorar. Som kommunalt ansat er man ikke inhabil alene, fordi en sag omhandler det område, som man er ansat på. Berører sagen vedkommendes ansættelsesforhold eller arbejdsforhold på særlig vis, kan der dog foreligge inhabilitet. Der skal meget til, før at man kan erklæres inhabil i generelle sager. Man er ikke inhabil i drøftelser om undervisningsniveauet i kommunens skoler, selvom man har børn i skolen. Diskuterer kommunalbestyrelsen en omlægning af hovedgaden, er man kun inhabil, hvis man har økonomiske interesser på spil eksempelvis hvis man ejer en virksomhed, hvis økonomi ville blive påvirket væsentligt. Medlemskab af en interesseorganisation eller forening fører ikke til inhabilitet, med mindre sagen omhandler foreningen. Et medlem af en spejderforening kan godt være med til at bevilge flere penge til kultur- og fritidsaktiviteter, men må ikke deltage i beslutninger om, hvorvidt netop hans gruppe skal have støtte. Varetager man en bestyrelsespost i en virksomhed, institution eller lignende, er man inhabil, når kommunen behandler sager, hvor de er involveret. En vigtig undtagelse er dog, at man ikke er inhabil, hvis man er udpeget af kommunalbestyrelsen til at sidde i den pågældende bestyrelse. Der kan dog være tilfælde, hvor man alligevel er inhabil, f.eks. hvis det er vigtigt i den sag, kommunalbestyrelsen behandler om selskabet, at have distance til selskabet. Man må godt varetage flere offentlige hverv og behandle samme sag i flere forskellige sammenhænge, med mindre at der er et modsætningsforhold mellem institutionerne. Man kan eksempelvis godt sidde i både kommunalbestyrelsen og regionsrådet men i så tilfælde må man ikke deltage i behandlingen af en sag, hvor kommunalbestyrelsen og regionsrådet indgår privatretlige aftaler. Er man inhabil, skal man forlade lokalet, mens den pågældende sag behandles og man må ikke deltage i behandlingen eller i afstemningen. Selvom kommunalbestyrelsesmøderne er åbne, må man ikke overvære mødet fra tilskuerpladserne. Du kan læse mere om reglerne om inhabilitet i vejledningens del II, kapitel 7.2. Pligt til at føre tilsyn Kommunalpolitikere har normalt ikke pligt til at være aktivt kontrollerende over for kommunens forvaltning. Rettighederne til sagsindsigt og til at rejse spørgsmål er til for at støtte arbejdet som politiker i kommunalbestyrelsen, ikke for at man skal agere vagthund over for hele forvaltningen. Det er udover økonomiudvalget borgmesterens ansvar som daglig leder af forvaltningen. Der er dog undtagelser. Bliver man klar over, at kommunen handler ulovligt eller forsømmer at gøre noget, som man har pligt til, skal man som kommunalbestyrelsesmedlem reagere. Reaktionspligten kan opstå på baggrund af kritiske revisionsberetninger, udtalelser fra anke- og tilsynsmyndigheder eller fra Folketingets Ombudsmand. Man kan reagere på mistanken om det ulovlige forhold ved at orientere borgmesteren (eller ud-valgsfor-

65 manden eller den ansvarlige direktør for det udvalg, som sagen falder ind under) om sagen. Herefter er det vedkommendes pligt at tage hånd om sagen. Man har også mulighed for at bringe sagen op på et kommunalbestyrelsesmøde eller orientere de relevante tilsynsmyndigheder men man har kun pligt til at gøre det, hvis man har mistanke om, at borgmesteren ikke har taget hånd om sagen.

66 DEL II Reglerne for arbejdet i kommunalbestyrelsen Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 27

67 28 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 Kapitel 1: Mødeplanlægning og mødets form 1.1. Mødeplanlægning og mødefrekvens Kommunalbestyrelsen Mødeplan Lov om kommunernes styrelse 8, stk. 1, 1. og 2. pkt., fastsætter, at kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes, og at denne mødeplan skal offentliggøres i begyndelsen af hvert regnskabsår. Mødeplanen skal så vidt muligt også omfatte beslutning om afholdelse af seminarer efter lovens 9 a. Fastlæggelsen af mødetidspunkterne bør ske under rimelig hensyntagen til medlemmernes mulighed for at komme til stede samt til, at kommunens borgere normalt skal have mulighed for at overvære kommunalbestyrelsens møder uden at tage fri fra arbejde. Mødeplanen for kommunalbestyrelsens møder er som udgangspunkt bindende. Hvis der i kommunalbestyrelsen er enighed herom, kan et møde dog aflyses, ligesom der i enighed kan fastlægges en ændret mødeplan, der herefter skal offentliggøres. Et flertal i kommunalbestyrelsen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Derimod kan borgmesteren ikke på egen hånd aflyse et kommunalbestyrelsesmøde, medmindre der enten slet ingen sager fore-ligger til behandling, eller tungtvejende grunde gør aflysning nødvendig. Det kan f.eks. være, fordi vejr- eller trafikforholdene gør det umuligt for flere af medlem-merne at komme frem til mødet. Flytning af møder kan kun ske i det omfang, betingelserne for aflysning og indkaldelse til ekstraordinært møde er opfyldt, jf. om sidstnævnte kapitel Uanset at mødeplanen er fastlagt på forhånd, skal borgmesteren indkalde til hvert enkelt møde, jf. kapitel Mødefrekvens og ekstraordinære møder Lov om kommunernes styrelse 8, stk. 1, 3. pkt., fastsætter, at ordinært møde som regel skal afholdes mindst en gang om måneden. Det er ikke i strid med bestemmelsen, hvis kommunalbestyrelsen beslutter ikke at holde møder i sommerferieperioden. Lovens 8, stk. 2, foreskriver, at ekstraordinært møde afholdes, når borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Det er borgmesteren, som bestemmer tid og sted for det ekstraordinære møde, og det påhviler borgmesteren at søge mødet afholdt så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodning herom. Lovens 8, stk. 4, foreskriver, at borgmesteren skal sørge for, at en dagsorden og det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest fire hverdage inden kommunalbestyrelsernes møder. Den nævnte bestemmelse indebærer sammen med reglen i lovens 8, stk. 5, om muligheden for at behandle sager, selv om fristen for udsendelse ikke er overholdt, at ekstraordinære møder mod et medlems protest kun kan indkaldes med kortere varsel end fire hverdage, hvis sagen ikke kan udsættes. Om de nye og skærpede frister for udsendelse af materiale til kommunalbestyrelsen, der er indført med virkning fra 1. januar 2014, henvises i øvrigt til kapitel Kan det ikke nås at afholde ekstraordinært møde inden det ordinære møde, må den sag, der har været begæret optaget på ekstraordinært møde, optages på udkastet til dagsordenen for det førstkommende ordinære møde. Om kommunalbestyrelsens dagsorden henvises til kapitel Udvalgene Mødeplan og muligheder for at afholde udvalgsmøder uden for kommunen Lov om kommunernes styrelse 20, stk. 1, fastsætter, at udvalgene, dvs. økonomiudvalget og de stående udvalg, skal træffe beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes. Bestemmelsen har til formål at lette udvalgsmedlemmernes arbejdstilrettelæggelse og koordineringen med arbejdet i kommunalbestyrelsen. Kravet om mødeplan er pr. 1. januar 2014 suppleret med en bestemmelse i lovens 20, stk. 1, hvorefter udvalgsmøder skal afholdes i så god tid inden møder i kommunalbestyrelsen, at eventuelle udvalgserklæringer kan udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest fire hverdage før møder i kommunalbestyrelsen. Dette skal påses i forbindelse med udvalgets fastsættelse af sin mødeplan. Udvalgsindstillinger er normalt en del af det materiale, som skal udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest fire hverdage inden kommunalbesty-

68 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 29 relsens behandling af en sag, jf. nærmere kapitel Udvalgets beslutning om mødeplanen kan af ethvert medlem af udvalget indbringes for kommunalbestyrelsen. Retten til at kræve mødeplanen forelagt kommunalbestyrelsen indebærer, at kommunalbestyrelsen vil være forpligtet til at tage stilling til planen, og formålet er at undgå, at der uden tvingende grunde fastsættes mødetidspunkter, som er uhensigtsmæssige for et mindretal i udvalget. Mødeplanen er som udgangspunkt bindende, således at den som udgangspunkt kun kan ændres ved enighed i udvalget, men afskærer ikke afholdelsen af ekstraordinære møder, når formanden anser dette fornødent. Der er ikke krav om, at udvalgsmøder skal afholdes på et nærmere bestemt sted eller i kommunen. Loven er således ikke til hinder for, at udvalget beslutter, f.eks. i forbindelse med en studietur, at afholde et udvalgsmøde i udlandet eller et andet sted uden for kommunen. Er dette ikke besluttet i udvalgets mødeplan, og er der ikke tale om et ekstraordinært møde, forudsætter en sådan beslutning dog enighed i udvalget Mødefrekvens Loven indeholder ikke bestemmelser om, hvor tit udvalgene skal holde møder, men kræver, at udvalgsmøder skal afholdes i så god tid inden møder i kommunalbestyrelsen, at eventuelle udvalgserklæringer kan udsendes til kommunalbestyrelsen inden for de gældende frister, jf. ovenfor kapitel Samtidig forudsætter loven, at kommunalbestyrelsens beslutninger normalt skal være forberedt ved behandling i vedkommende stående udvalg, jf. nærmere kapitel Derfor vil det normalt være nødvendigt at holde mindst ét udvalgsmøde hver måned. Se kapitel om kommunalbestyrelsens mødefrekvens Elektronisk udveksling og telefonmøder som alternativ til udvalgsmøder For de dagsordenspunkter, der behandles i kommunalbestyrelsen for åbne døre, er offentlighedsprincippet i 10, stk. 1, 1. pkt., i lov om kommunernes styrelse til hinder for, at kommunalbestyrelsesmøder afholdes som telefonmøder, eller at møderne erstattes af cirkulation og elektronisk kommunikation, idet offentligheden herved vil blive afskåret fra at overvære forhandlingerne. Kommunalbestyrelsens behandling af lukkede dagsordenspunkter i telefonmøder eller ved cirkulation eller elektronisk kommunikation vil typisk ikke være aktuelt, idet disse punkter behandles som en del af et kommunalbestyrelsesmøde med både åbne og lukkede dagsordenspunkter Elektronisk udveksling og cirkulation Efter lov om kommunernes styrelse 20, stk. 1, udøver udvalgene deres virksomhed i møder. Det er karakteristisk for et møde, at der er adgang for deltagerne til mundtligt at drøfte sagerne og udveksle deres synspunkter. Dette giver mulighed for, at deltagerne kan lade sig påvirke af de øvriges opfattelser af sagen, lade sig overbevise og ændre opfattelse. Der vil ved den mundtlige arbejdsform kunne komme nye oplysninger og synspunkter frem af betydning for sagen, som ikke ville fremkomme gennem skriftlig kommunikation. Afgørelse af udvalgssager på skriftligt grundlag som ved cirkulation, pr. el. lign. er et brud med bestemmelsen i 20, stk. 1, idet sådanne fremgangsmåder ikke giver mulighed for mundtlig drøftelse. Ikke desto mindre antages det, at udvalgene har en begrænset adgang til at afgøre sager på skriftligt grundlag, ved cirkulation eller pr. el. lign. Dette forudsætter imidlertid, at alle medlemmerne er enige om, at en sag kan afgøres på denne måde, og samtidig forudsættes det, at disse afgørelsesmåder kun anvendes for enkelte sager. Den sidste betingelse giver det enige udvalg en vis margin for at beslutte, hvornår en sag kan afgøres på skriftligt grundlag, men forhindrer samtidig, at væsentlige dele af udvalgets arbejde foregår på denne måde. Om elektronisk fremsendelse af sagsmateriale henvises til kapitel Telefonmøder Lov om kommunernes styrelse er ikke til hinder for, at udvalgsmøder afholdes som telefonmøder. Et telefonmøde opfylder kravet til et møde, således som dette forstås efter lovens 16, stk. 1, litra a, hvorefter udvalget skal være indkaldt til det pågældende møde, og medlemmerne skal deltage i en forhandling og træffe beslutning eller i hvert fald have mulighed herfor. Et telefonmøde giver

69 30 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 også mulighed for den mundtlige udveksling af synspunkter, som er karakteristisk for et møde, jf. ovenfor kapitel Lovens regler om mødernes praktiske afvikling er heller ikke til hinder for, at udvalgsmøder kan afholdes som telefonmøder: Kravet om beslutningsprotokol og dennes underskrivelse, må antages at kunne opfyldes ved anvendelse af en elektronisk protokol og elektronisk signatur og kræver dermed ikke, at medlemmerne fysisk er samlet, jf. nærmere kapitel Lovens 20, stk. 1, stiller krav om, at økonomiudvalget og de stående udvalgs mødeplaner indeholder oplysning om både, hvornår og hvor udvalgets møder skal holdes. Formålet med bestemmelsen om mødeplan er imidlertid ikke at sikre, at møderne afholdes som fysiske møder, men derimod at fremme planlægning og koordination, jf. nærmere ovenfor kapitel Derfor anses bestemmelsen om, at det af mødeplanen skal fremgå, hvor et møde skal finde sted, ikke at være til hinder for at udvalgsmøder afholdes som telefonmøder. I den forbindelse bemærkes, at det må fremgå af mødeplanen, når ordinære møder skal afholdes som telefonmøder. Indebærer en beslutning om at afholde et ordinært udvalgsmøde som telefonmøde således en ændring af udvalgets mødeplan, kræver beslutningen enighed i udvalget, jf. kapitel Med mindre noget andet er fastsat i udvalgets forretningsorden eller mødeplan, eller kommunalbestyrelsen har besluttet noget Kapitel 2: Forelæggelse af sager for kommunalbestyrelsen andet, må det antages, at beslutning om at afholde et møde som telefonmøde kan træffes af formanden, hvis opgave det er at forberede og indkalde til udvalgets møder. Formanden vil derfor kunne beslutte, at et ekstraordinært møde afholdes som telefonmøde. Udvalgsmøder vil i samme omfang kunne afholdes således, at nogle deltagere er fysisk samlet, mens andre deltager pr. telefon Hvilke sager skal forelægges for kommunalbestyrelsen Intern delegation og delegationsforbud Bestemmelsen i 2, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen, betyder, at kommunalbestyrelsen er kommunens øverste myndighed. Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed og er kompetent til at tage stilling til enhver sag, som vedrører kommunen. Det er fastslået i lovens 11, stk. 1, at udvalgene og borgmesteren med de begrænsninger, der er fastsat i lovgivningen, i enhver henseende er undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Vedrørende udvalgenes umiddelbare forvaltning henvises til kapitel Det anførte indebærer ikke, at alle beslutninger skal træffes af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen har som udgangspunkt fri adgang til at overlade sin kompetence til udvalg og til den kommunale administration. Kommunalbestyrelsen er dog afskåret fra at delegere udøvelsen af sin kompetence, hvis dette er fastsat eller forudsat i lovgivningen. I så fald skal den pågældende sag behandles af kommunalbestyrelsen i et møde. Et sådant delegationsforbud kan være fastsat i lovgivningen ved en bestemmelse om, at beslutning skal træffes af kommunalbestyrelsen i et møde. Endvidere gælder der som udgangspunkt et delegationsforbud, hvor det er bestemt i lov om kommunernes styrelse, at kommunalbestyrelsen er det kompetente organ. Grunden er, at denne lov netop vedrører fastlæggelsen af kompetenceforholdene mellem de kommunalpolitiske organer. Herudover kan det følge af en sags beskaffenhed, at behandlingen af sagen skal ske i kommunalbestyrelsen. Dette gælder f.eks. sager, der vedrører kommu-

70 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 31 nalbestyrelsesmedlemmernes egne forhold, herunder sager om indkaldelse af stedfortræder, fritagelse for hverv og beslutninger om vederlæggelse af kommunalbestyrelsens medlemmer. Det gælder også sager, som på grund af deres betydning i øvrigt i særlig grad forudsætter politisk behandling, bl.a. med den deraf følgende mulighed for eventuelle mindretal for at tilkendegive en afvigende opfattelse. I tilfælde af delegation bevarer kommunalbestyrelsen ansvaret og kompetencen. Det er alene udøvelsen af kompetencen, som kan delegeres Udvalgenes umiddelbare forvaltning Efter 17, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse varetager de stående udvalg den umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender, og efter lovens 21, stk. 1, bestyrer udvalgene de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen i 21, stk. 1, tillægger udvalgene en betinget kompetence til at handle på kommunalbestyrelsens vegne. I det omfang kommunalbestyrelsen ikke træffer nærmere bestemmelse, påhviler det derfor udvalgene at træffe de beslutninger, der er et nødvendigt eller naturligt led i forvaltningen af det sagsområde, der er henlagt til udvalget. Derimod er udvalgene ikke i medfør af loven bemyndiget til at træffe beslutninger, der rækker herudover, dvs. beslutninger, der ikke har et sådant forvaltnings- eller bestyrelsespræg. Ved udvalgenes varetagelse af den umiddelbare forvaltning forstås således, at de afgør alle sædvanlige sager inden for deres sagsområder, med mindre andet følger af lovgivningen eller af kommunalbestyrelsens beslutning. Sager, der rækker herudover, må udvalgene forelægge for kommunalbestyrelsen, med min-dre denne har truffet beslutning om at overlade den konkrete sag eller denne type sager til udvalget. Uanset bestemmelsen i lovens 2, stk. 1, hvorefter kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen, anses 17, stk. 1, at indebære en vis begrænsning i kommunalbestyrelsens adgang til at træffe generelle beslutninger om indskrænkninger i udvalgenes kompetence. Kommunalbestyrelsen kan f.eks. ikke træffe beslutning om så vidtgående delegation til forvaltningen, at et udvalgs opgaver bliver meget væsentligt reduceret, eller træffe beslutning om, at alle sager, der kommer til behandling i stående udvalg, skal forelægges kommunalbestyrelsen til afgørelse. Bestemmelsen er derimod ikke til hinder for, at kommunalbestyrelsen beslutter, at den selv vil træffe afgørelse i en konkret sag. Udvalgenes umiddelbare forvaltning indebærer også, at kommunalbestyrelsernes beslutninger som udgangspunkt forberedes ved udvalgsbehandling, jf. nærmere kapitel Kommunalbestyrelsesmedlemmernes initiativret Efter 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse kan ethvert medlem af kommunalbestyrelsen indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Bestemmelsen giver et medlem ret til at få en sag optaget på dagsordenen for et kommunalbesty relsesmøde. Initiativretten kan benyttes både med hensyn til sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg eller i den kommunale administration, og med hensyn til andre sager. Der gælder dog den begrænsning i et medlems ret til at få en sag på dagsor-denen, at et medlem normalt ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den. For at et sådant krav alligevel kan stilles, må der foreligge nye oplysninger eller ændrede forhold, således at der er sket en væsentlig ændring i grundlaget for den oprindeligt trufne beslutning. Kommunalbestyrelsens afgørelse af et spørgsmål om betydningen af nye oplysninger eller ændrede forhold i en given sag må ske på grundlag af en konkret vurdering af, hvilken vægt der bør tillægges nye oplysninger eller ændrede forhold i relation til de oplysninger, der har ligget til grund for den oprindeligt trufne beslutning. De ændrede forhold, der påberåbes til støtte for et krav om genoptagelse, må normalt vedrøre selve sagen. Et nyvalg eller en væsentlig ændring af kommunalbestyrelsens sammensætning vil dog også kunne be grunde krav om genoptagelse. Hvis der ikke foreligger nye oplysninger eller ændrede forhold, vil et medlems ønske om at få optaget en sag på dagsordenen kunne afvises af kommunalbestyrelsen med den

71 32 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 begrundelse, at sagen er en gentagelse af en tidligere behandlet og afsluttet sag. Se i øvrigt kapitel om kommunalbestyrelsens adgang til at afvise sager fra dagsordenen. Fremsætter et medlem af kommunalbestyrelsen anmodning om indbringelse af et spørgsmål for kommunalbestyrelsen, må dette optages på udkastet til dagsordenen for det førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, såfremt skriftlig anmodning herom er indgivet inden for den gældende frist for indgivelse af dagsordensforslag til borgmesteren, jf. herom kapitel 2.3. Medlemmet kan kræve, at kommunalbestyrelsen tager stilling til borgmesterens afvisning af at sætte et rettidigt indsendt forslag på dagsordenen, jf. kapitel Initiativretten går ud på, at en sag kan forlanges optaget til behandling på et møde i kommunalbestyrelsen. Når sagen er kommet på dagsordenen, har det pågældende medlem ikke længere rådighed over sagen, og medlemmet kan eksempelvis ikke forlange, at sagen bringes til afstemning om realiteten i det første møde, hvor sagen er på dagsordenen. Medlemmet kan således ikke modsætte sig, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at henvise sagen til afgørelse i et udvalg eller i administrationen, ligesom kommunalbestyrelsen normalt kan beslutte, at behandlingen af sagen skal udsættes til et senere møde. Se kapitel om udvalgsindstillinger Grundlaget for kommunalbestyrelsens afgørelser Officialprincippet Det er en almindelig kommunalretlig grundsætning, at en sag, der behandles af kommunalbestyrelsen skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Officialprincippet indebærer, at kommunalbestyrelsen er forpligtet til at sørge for, at der foreligger det nødvendige oplysningsgrundlag, inden der skal træffes afgørelse i en sag. Spørgsmål om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres inden for vide rammer endeligt af kommunalbestyrelsen. Det beror således på kommunalbestyrelsens beslutning, hvilke oplysninger og undersøgelser der skal fremskaffes til brug for behandlingen af en sag. Officialprincippet er ikke et redskab, det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem kan påberåbe sig over for borgmesteren eller kommunalbestyrelsen, når medlemmet ønsker bestemt materiale eller oplysninger tilvejebragt. Princippet fastsætter imidlertid en ramme for kommunalbestyrelsens skøn over, hvilket oplysningsgrundlag det er nødvendigt at indhente. Kommunalbestyrelsens eventuelle manglende overholdelse heraf vil kunne påses af tilsynsmyndighederne og af ankeinstanser. Spørgsmålet om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres af kommunalbestyrelsen ved almindelig flertalsbeslutning. Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, må medlemmet fremsætte forslag om, at der tilvejebringes nærmere angivne yderligere oplysninger, eller at sagen undergives (fornyet) udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, må den pågældende i givet fald stemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse, at be-slutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en be mærkning herom. Som følge af den i kapitel beskrevne frist for fremlæggelse af det fornødne materiale til mødet og princippet om tilvejebringelse af et forsvarligt beslutningsgrundlag, kan forberedelsen af en kommunalbestyrelses behandling af en sag på et givent møde normalt ikke tilrettelægges sådan, at det fornødne oplysningsgrundlag først etableres på selve mødet ved indhentelse af mundtligt afgivne oplysninger og informationer om sagen. Dette er imidlertid ikke til hinder for, at en sag, der behandles af kommunalbestyrelsen, på mødet supplerende kan oplyses gennem mundtlige tilkendegivelser fra sagkyndige, når dette er sagligt begrundet. Dette gælder både for sager, som behandles for åbne og for lukkede døre Udvalgsindstillinger Til det fornødne materiale til en sags oplysning hører normalt, at der indhentes en erklæring (indstilling) fra det eller de ansvarlige stående udvalg, inden kommunalbestyrelsen træffer beslutning i sagen. Dette er fremhævet ved en ændring af 8, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse, der er trådt i kraft pr. 1. januar Det fremgår heraf, at det fornødne materiale, der skal udsendes til kommunalbestyrelsens møder skal omfatte eventuelle udvalgserklæringer, dvs. de nødvendige udvalgsindstillinger.

72 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 33 Lovændringen indebærer ingen ændringer i, i hvilke sager det er et krav, at en eller flere udvalgsindstillinger skal foreligge, før kommunalbestyrelsen tager stilling til sagen. Det følger af 18, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, at økonomiudvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører kommunens økonomiske og almindelige administrative forhold, inden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Kommunalbestyrelsen vil derfor normalt heller ikke kunne træffe beslutning i sådanne sager, med mindre økonomiudvalgets erklæring foreligger. De stående udvalgs varetagelse af den umiddelbare forvaltning, jf. kapitel , indebærer endvidere, at kommunalbestyrelsens beslutninger som udgangspunkt skal forberedes ved behandling i det ansvarlige stående udvalg. Sager vedrørende kommunalbestyrelsens egne forhold, f.eks. sager om vederlæggelse af kommunalbestyrelsens medlemmer, sager om fritagelse af medlemmer for hverv, indkaldelse af stedfortræder m.v., hører dog ikke under økonomiudvalget eller noget stående udvalg og kan ikke kræves forelagt et af disse udvalg før kommunalbestyrelsens behandling. Sådanne sager forelægges kommunalbestyrelsen af borgmesteren. Det samme gælder sager om ændring af kommunens styrelsesvedtægt. Kravet om udvalgsbehandling indebærer med de angivne undtagelser, at kommunalbestyrelsen som udgangspunkt ikke kan træffe beslutning om at efterkomme eller afvise et forslag, uden at der foreligger en erklæring fra det eller de relevante udvalg. Kommunalbestyrelsen kan derimod godt træffe en proceduremæssig beslutning om et forslag, uden at udvalgserklæring foreligger, herunder om at henvise sagen til udvalgsbehandling eller indhente supplerende oplysninger. En udvalgserklæring kræves således normalt ikke for, at der foreligger et tilstrækkeligt grundlag for at træffe en sådan proceduremæssig beslutning. En kommunalbestyrelse kan i øvrigt kun undlade at forelægge en sag for et stående udvalg, hvis det er åbenbart, at der ikke herved kan tilføres sagen nye, relevante oplysninger. Kravet om udvalgsbehandling indebærer bl.a., at kommunalbestyrelsen som ud-gangspunkt ikke kan træffe beslutning om at efterkomme eller afvise et medlemsforslag, jf. kapitel 2.1.3, uden at der foreligger erklæring fra det eller de relevante udvalg. Kommunalbestyrelsen vil derimod godt kunne træffe en proceduremæssig beslutning om et sådant forslag, uden at udvalgserklæring foreligger, herunder om at henvise forslaget til udvalgsbehandling eller indhente supplerende oplysninger Frister for forelæggelse af dagsorden og materiale Efter 8, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse skal borgmesteren sørge for, at en dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest fire hverdage inden kommunalbestyrelsens møder. Reglen er ændret med virkning fra 1. januar Kravene til overholdelsen af fristerne er skærpet, fristen for, at det fornødne materiale til møderne skal foreligge, er forlænget med en dag, og både dagsorden og det fornødne materiale skal nu udsendes til medlemmerne. Det er borgmesteren, der, som øverste daglige leder af kommunens administration, over for kommunalbestyrelsen er ansvarlig for udsendelsen. Bestemmelsen indebærer, at det kan lægges til grund, at der i tilfælde, hvor dagsorden og det fornødne materiale til sagens bedømmelse er udsendt fire hverdage før fristen, altid har været den fornødne tid til at forberede sagen. Bestemmelsen har navnlig til formål at beskytte mindretal i kommunalbestyrelsen, der ikke mener at have haft den fornødne tid til at forberede sagen. Derfor kan den angivne frist for udsendelse af dagsorden og materiale ligesom visse andre regler om mindretalsbeskyttelse i lov om kommunernes styrelse fraviges, hvis der er enighed i kommunalbestyrelsen herom. Fristen på fire hverdage er herudover som udgangspunkt bindende. Kommunalbestyrelsens flertal kan således som udgangspunkt kun træffe beslutning i sager, hvis fristen er overholdt. Der er der dog ved lovens 8, stk. 5, 1. pkt., i lov om kommunernes styrelse, givet hjemmel til, at kommunalbestyrelsens flertal, selv om fristen ikke er overholdt, kan træffe beslutning i sager, der ikke kan udsættes. En enig kommunalbestyrelse kan endvidere træffe beslutning i sager, selv om fristen ikke er overholdt.

73 34 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 Ved sager, der ikke kan udsættes, forstås sager, hvor formålet med en beslutning i kommunalbestyrelsen forspildes eller kommunens interesser væsentligt tilsidesættes, hvis kommunalbestyrelsen ikke kan træffe beslutning inden for en vis tidsmæssig grænse. Dette kan være tilfældet i mange forskelligartede situationer. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis kommunalbestyrelsens flertal til et bestemt formål ønsker at afgive købstilbud på en ejendom, som andre købere også er interesserede i, og som må forventes at være solgt, hvis tilbud ikke afgives inden for kort tid. En anden situation kan være, at kommunalbestyrelsens flertal er forpligtet til eller ønsker at afgive en udtalelse til en anden myndighed, som forud for næste kommunalbestyrelsesmøde skal foreligge inden for en bestemt frist for, at kommunens udtalelse vil blive taget i betragtning i forbindelse med en afgørelse eller en anden disposition af væsentlig betydning for kommunen, som den anden myndighed skal træffe. For det tredje kan der være tale om tilfælde, hvor kommunen påføres et økonomisk tab, f.eks. morarenter, gebyr eller lønudgifter, hvis beslutningen ikke træffes. Det vil ikke i alle tilfælde være en konkret fastsat frist, som er afgørende for, om en sag kan udsættes eller ikke, og der må derfor efter omstændighederne gives flertallet en vis margin for at vurdere, om der kan træffes beslutning i en sag uanset fristoverskridelsen. I sager, der ikke kan udsættes, og hvor det ikke har været muligt at overholde fristen, påhviler det borgmesteren at sørge for, at det fornødne materiale udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer snarest muligt efter, at det er tilgængeligt. Det er en retlig vurdering, som de kommunale tilsynsmyndigheder vil kunne foretage, om der har været tale om en sag, som ikke kunne udsættes. Et medlem kan protestere imod, at der træffes beslutning i sagen på det foreliggende grundlag. Hvis en sådan protest ikke imødekommes, f.eks. fordi flertallet mener, at det fornødne materiale har foreligget inden for den i loven angivne frist, eller at sagen ikke kan udsættes, kan medlemmet stemme imod beslutningen eller undlade at stemme med den begrundelse, at fristen ikke er overholdt, og eventuelt at sagen efter medlemmets opfattelse tåler udsættelse, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en be mærkning herom, jf. 13, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse. Ved 8, stk. 5, 2. pkt., i lov om kommunernes styrelse, fastsættes bestemte krav til dagsordenen i tilfælde, hvor fristen ikke er overholdt. Disse krav skal bl.a. give det enkelte medlem anledning til allerede inden mødet at overveje, om vedkommende vil protestere imod sagens behandling med den begrundelse, at dagsorden eller fornødent materiale er udsendt for sent. Se kapitel Et medlem, der ønsker at protestere imod, at der træffes beslutning i en sag med den begrundelse, at fristen for udsendelse af materiale ikke er overholdt, behøver ikke at protestere ved dagsordenens vedtagelse, men kan protestere også under drøftelsen af dagsordenspunktet. Dette skyldes, at medlemmets afgørelse af, om vedkommende finder grundlag for at protestere, vil kunne afhænge af indholdet af drøftelsen af dagsordenspunktet. Eksempelvis kan det være, at medlemmet vil protestere imod, at der træffes afgørelse i sagen, men ikke imod en procesbeslutning f.eks. om henvisning af sagen til fornyet udvalgsbehandling. Protest kan således fremsættes indtil vedtagelsen af dagsordenspunktet. Fristen for udsendelse af materiale til bedømmelsen af sagerne omfatter kun det materiale, der er fornødent til bedømmelsen af sagen. Det forhold, at materiale, der indgår i en sag, ikke er blevet udsendt inden for fristen eller slet ikke er blevet udsendt, giver således ikke et medlem grundlag for at forlange, at behandlingen af en sag udsættes. Dette er kun tilfældet, hvis materialet må anses fornødent til sagens bedømmelse. Om hvilket materiale, der er nødvendigt for at bedømme en sag, henvises til kapitel om udvalgsindstillinger nærmere kapitel Fristen for udsendelse af dagsorden og materiale opfyldes efter den foreslåede bestemmelse ved dagsordenens og materialets udsendelse. Der ligger ikke heri et krav om, at dagsordenen og materialet skal være kommet frem til medlemmerne, og der ligger heller ikke heri et krav til forsendelsesmåden. Valget af forsendelsesmåden skal dog være sagligt og må ikke have til formål at hindre medlemmernes forberedelse. At materialet ligger tilgængeligt for medlemmerne i forvaltningen, er ikke tilstrækkeligt.

74 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 35 Kommunalbestyrelsens adgang til efter 8 a i lov om kommunernes styrelse at træffe beslutning om elektronisk formidling af materiale til medlemmerne omfatter dagsorden og materiale, der skal udsendes efter den foreslåede bestemmelse. Der henvises herom til kapitel 3. Ved beregningen af fristen for udsendelse regnes lørdag som en hverdag, og dagen for kommunalbestyrelsesmødets afholdelse medregnes ikke i fristen. Afholdes kommunalbestyrelsesmødet eksempelvis en mandag, skal dagsordenen og det fornødne materiale være udsendt senest den forudgående onsdag. Dette gælder uanset, hvilken forsendelsesmetode der anvendes. Reglerne om og fristen for udsendelse finder anvendelse på såvel ordinære som ekstraordinære møder i kommunalbestyrelsen. Der henvises om betydningen af fristreglerne for ekstraordinære møder til kapitel Vurderingen af, om en sag kan udsættes, er for sager, der er sat på dagsordenen for et ordinært møde, en vurdering af, om sagen kan udsættes til næste ordinære møde. Denne vurdering foretages af kommunalbestyrelsens flertal. I tilfælde, hvor fristen for udsendelse af materiale ikke er overholdt for en sag på et ordinært kommunalbestyrelsesmøde, men hvor en beslutning efter flertallets vurdering ikke kan udsættes til næste ordinære møde, vil 1/3 af kommunalbestyrelsens medlemmer således ikke kunne omgøre en flertalsbeslutning om at behandle sagen på det ordinære kommunalbestyrelsesmøde, hvor sagen er sat på dagsordenen, ved at kræve, at beslutningen udsættes til et med dette formål indkaldt ekstraordinært møde. I sådanne tilfælde kan kommunalbestyrelsens flertal træffe beslutning i sagen på det ordinære møde, hvor sagen er sat på dagsordenen. Se kapitel om de særlige krav til dagsordensudkastet i tilfælde, hvor fristen for udsendelse af materiale ikke er overholdt Kommunalbestyrelsens dagsorden Den dagsorden, som borgmesteren skal udsende senest fire hverdage før afholdelsen af et kommunalbestyrelsesmøde, er et forslag til dagsorden, idet det er kommunalbestyrelsen, der endeligt vedtager sin dagsorden. Se ovenfor kapitel om fristen for udsendelse af dagsorden og materiale, fristens beregning og mulighed for at behandle sager, der ikke kan udsættes, selv om fristen ikke er overholdt. Se nedenfor kapitel om de særlige krav til dagsordenen i tilfælde, hvor fristen tilsidesættes. Det skal klart fremgå af dagsordenen, hvorvidt der er tale om en sag, der forelægges til efterretning eller til drøftelse og eventuel beslutning. I sager, der forelægges til efterretning, kan der ikke træffes beslutning, medmindre alle mødedeltagerne er enige herom. I så fald optages den pågældende sag til forhandling som en sag uden for dagsordenen og behandles herefter i øvrigt som en almindelig dagsordenssag. Hvis der ikke er enighed om at tage sagen op uden for dagsordenen, kan et medlem i givet fald anmode om at få sat sagen på dagsordenen for et kommende møde Særlige krav til dagsordenen i tilfælde, hvor dagsorden/ materiale udsendes for sent 8, stk. 5, 2. og 3. pkt., i lov om kommunernes styrelse fastsætter, at borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsorden eller fornødent materiale til kommunalbestyrelsens behandling af en sag ikke udsendes inden for fristen på 4 hverdage, samt at begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, ligeledes skal fremgå af dagsordenen. Bestemmelserne er trådt i kraft sammen med ændringen af fristreglerne den 1. januar Om fristen og kommunalbestyrelsens muligheder for at behandle sager, selv om fristen ikke er overholdt, henvises til kapitel De nævnte oplysninger skal fremgå af det udkast til dagsorden, som borgmesteren skal sørge for sendes til medlemmerne. Det skal fremgå, hvilke sager de for sent udsendte oplysninger vedrører. Såfremt det dagsordenspunkt, som forsinkelsen vedrører, fremgår af en dagsorden eller et tillæg til dagsordenen, der er udsendt efter fristens udløb, er det af denne dagsorden, fristoverskridelsen skal fremgå. Bestemmelserne indebærer, at det skal fremgå af dagsordenen, såfremt materiale, der er fornødent til en sags bedømmelse, vil blive udsendt efter fristens udløb. Kravet om, at begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal fremgå af dagsor-denen, gælder kun sager, hvor det er borgmesterens opfattelse, at sagen ikke kan udsættes, og at der derfor skal træffes beslutning i sagen, uanset fristoverskridelsen. I sådanne sager skal begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, angives.

75 36 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 Det skal således fremgå, hvorledes det forventes, at formålet med beslutningen forspildes eller kommunens interesser væsentligt tilsidesættes, hvis behandlingen af sagen udsættes, jf. nærmere ovenfor i kapitel Bestemmelserne er ikke til hinder for, at en sag, hvor fristen ikke er overholdt, sættes på dagsordenen, selvom om den efter borgmesterens opfattelse kan udsættes. I så fald skal det fremgå, at fristen for udsendelse af materiale ikke er overholdt, men der skal ikke anføres nogen begrundelse for, at sagen er sat på dagsordenen. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for, at et flertal i kommunalbestyrelsen træffer afgørelse i sagen, såfremt flertallet uanset at dette ikke fremgår af dagsordenen finder, at sagen ikke kan udsættes, jf. om denne vurdering nærmere ovenfor i kapitel Endvidere kan kommunalbestyrelsen i enighed træffe beslutning i sagen, uanset at den tåler udsættelse. I tilfælde, hvor dagsordenen og det fornødne materiale til sagens bedømmelse er formidlet rettidigt, men hvor der efter fristens udløb fremkommer nyt materiale, som borgmesterens vurderer også er nødvendigt til bedømmelsen af sagen, vil oplysning om fristens tilsidesættelse ikke kunne på ske på dagsordenen. I disse tilfælde forudsætter den foreslåede bestemmelse, at borgmesteren senest i forbindelse med vedtagelsen af kommunalbestyrelsens dagsorden på mødet oplyser om, at materialet er formidlet for sent, og hvis det er relevant om, hvorfor sagen efter borgmesterens opfattelse ikke kan udsættes Borgmesterens adgang til at afvise sager fra dagsordenen Hvis et medlem senest otte dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren efter normalforretningsordenens 3, stk. 1, denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Se om medlemmernes initiativret kapitel Fristen på otte dage skal forstås som otte dage og ikke som en uge. De otte dage omfatter også søn- og helligdage. Kommunalbestyrelsen kan i sin egen forretningsorden have fastsat en anden frist inden for lovgivningens rammer. En overskridelse af ottedagsfristen betyder, at det pågældende medlem ikke har krav på, at sagen medtages på det førstkommende møde, men ikke, at borgmesteren er afskåret fra at sætte sagen på dagsordenen for dette møde, hvis han anser det for hensigtsmæssigt. Fristerne for udsendelse af dagsorden og mødemateriale, jf. kapitel , sætter dog snævre grænser for adgangen til at sætte sådanne senere indgivne sager til forhandling. Sættes en sag, der er indgivet af et medlem senere end otte dage forud for et møde, ikke til behandling på dette møde, påhviler det borgmesteren at medtage sagen på dagsordenen for det følgende møde. For forslag, der ikke hidrører fra medlemmer, men foreligger i form af indstillinger fra administration eller udvalg, gælder ikke nogen frist for, at borgmesteren kan sætte dem på dagsordenen, men de omfattes af fristerne for udsendelse af dagsorden og for fremlæggelse af materiale, jf. kapitel Borgmesteren kan ikke afvise at optage en sag på udkastet til dagsorden under henvisning til, at den ikke vedrører et anliggende for kommunen, eller under henvisning til, at en vedtagelse af forslaget i øvrigt vil være ulovlig. Dette spørgsmål afgøres af kommunalbestyrelsen, når denne ved mødets begyndelse tager stilling til borgmesterens forslag til dagsorden. Hvis borgmesteren finder, at et forslag ikke lovligt kan behandles af kom-munalbestyrelsen, må han indstille til kommunalbestyrelsen, at sagen afvises fra dagsordenen og i så fald træffer kommunalbestyrelsen afgørelse om spørgsmålet, jf. kapitel Borgmesteren kan heller ikke afvise et forslag fra dagsordenen med den begrundelse, at det er identisk med et tidligere behandlet forslag, jf. kapitel Beslutning herom skal træffes af kommunalbestyrelsen. Et medlem kan kræve, at kommunalbestyrelsen tager stilling til borgmesterens afvisning af en sag fra dagsordenen Kommunalbestyrelsens adgang til at afvise sager Kommunalbestyrelsens møde indledes med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen. Indsigelse mod behandling af en sag, der er optaget på udkastet til dagsordenen, skal fremsættes ved mødets begyndelse. Et medlem kan dog, når sagen behandles på dagsordenen, protestere imod behandlingen af en sag med den begrundelse, at dagsorden eller fornødent materiale foreligger for sent, jf. ovenfor kapitel

76 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 37 Ethvert medlem kan forlange ordet for at udtale sig om et spørgsmål om afvisning af en sag fra dagsordenen. Begæres det, må spørgsmålet om et forslags afvisning fra dagordenen sættes til afstemning. Hvis intet medlem protesterer imod dagsordensudkastet, anses dette for at være stiltiende godkendt, men det er ikke hermed godkendt, at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse i en sag, hvori dagsorden eller fornødent materiale har foreligget for sent, jf. ovenfor. Hvis der er fremsat et forslag til en beslutning, hvis indhold ikke er et kommunalt anliggende, er det borgmesterens pligt som mødeleder ved mødets begyndelse at gøre opmærksom på, at der efter hans opfattelse er tale om et emne, der ikke kan behandles, og som derfor må afvises fra dagsordenen. Det kan efter omstændighederne give anledning til tvivl, om et forslag lovligt kan behandles af kommunalbestyrelsen. Forslag, der klart falder uden for kommu-nalbestyrelsens kompetence, må dog altid af kommunalbestyrelsen kunne afvises fra dagsordenen. Hvis det ikke på grundlag af forslagets ordlyd kan afgøres, om sagen lovligt kan behandles af kommunalbestyrelsen, fordi der i forbindelse med forslagets behandling kan træffes en lovlig beslutning, kan forslaget dog ikke afvises. Kommunalbestyrelsen har adgang til at afvise forslag, der er identiske med allerede behandlede forslag, se kapitel , men er ikke forpligtet hertil. Der gælder således ingen begrænsninger i kommunalbestyrelsens adgang til at genoptage en sag, men kommunalbestyrelsen kan udadtil være bundet af beslutninger, den én gang har truffet. Kapitel 3: Elektronisk formidling af materiale til kommunalbestyrelsens medlemmer Efter 8 a i lov om kommunernes styrelse kan kommunalbestyrelsen beslutte, at materiale, som skal være tilgængeligt for eller sendes til et eller flere medlemmer af kommunalbestyrelsen, kun formidles elektronisk, dvs. via internettet eller en såkaldt byrådsportal eller lignende. Bestemmelsen kræver, at kommunalbestyrelsen i den forbindelse enten godtgør medlemmernes udgifter til det fornødne udstyr m.v. eller stiller dette udstyr m.v. til rådighed for medlemmerne. Lovgivningen er ikke til hinder for, at kommunen stiller sagsmateriale til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmerne elektronisk, selv om kommunalbestyrelsen ikke træffer beslutning efter 8 a i lov om kommunernes styrelse om elektronisk formidling. I så fald er kommunalbestyrelsesmedlemmerne ikke forpligtede til at modtage materialet elektronisk, og kommunalbestyrelsen er ikke forpligtet til at godtgøre medlemmernes udgifter til det fornødne udstyr m.v. eller stille dette udstyr m.v. til rådighed for medlemmerne Kommunalbestyrelsens beslutning om elektronisk formidling efter 8 a i lov om kommunernes styrelse Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om elektronisk formidling efter 8 a med almindeligt flertal, jf. 11, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse. Det enkelte medlem har ikke ret til at modsætte sig en sådan beslutning. En beslutning efter 8 a indebærer, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne ikke har ret til at få materialet stillet til rådighed på anden måde end ved elektronisk formidling, dvs. ved at få tilsendt en kopi eller ved at kunne møde op i forvaltningen og læse dokumenterne. Det er dog forudsat, at bestemmelsen ikke anvendes i tilfælde, hvor det er umuligt for et kommunalbestyrelsesmedlem for eksempel på grund af et handicap at modtage materiale, der formidles i elektronisk form. Kommunerne skal i forbindelse med en beslutning efter 8 a være særligt opmærksomme på behovet for tilgængelighed for alle brugere af informationer. Vedrørende oplæring og vejledning af kommunalbestyrelsesmedlemmer i brugen af IT-udstyr henvises til kapitel 3.3.

77 38 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 Kommunalbestyrelsen vil til enhver tid kunne ændre, herunder ophæve, indskrænke eller udvide beslutninger efter 8 a. Hvis kommunalbestyrelsen ændrer, herunder ophæver, indskrænker eller udvider beslutninger efter 8 a, skal beslutningen herom træffes således, at kommunalbestyrelsens medlemmer, inden ordningen træder i kraft, har mulighed for at skaffe sig det fornødne udstyr eller afhængig af kommunalbestyrelsens beslutning har fået udstyret stillet til rådighed. Idet elektronisk formidling efter lovens 8 a vedrører kommunalbestyrelsesmedlemmernes egne forhold, skal beslutninger herom træffes af kommunalbestyrelsen. De kan ikke overlades til et udvalg eller til administrationen, jf. kapitel Dette gælder, selv om beslutningen alene angår udvalgsmateriale, jf. herved kapitel 3.2. Kommunalbestyrelsen kan heller ikke overlade beslutning om at godtgøre medlemmernes udgifter til IT-udstyr m.v. eller at stille sådant udstyr m.v. til rådighed for medlemmerne til andre Materiale, der kan være omfattet af en beslutning om elektronisk formidling Alt materiale, der skal udsendes til eller stilles til rådighed for et, flere eller alle kommunalbestyrelsens medlemmer, er omfattet af bestemmelsen i lovens 8 a. Dette omfatter kommunalbestyrelsens dagsorden, sagsmateriale til brug for kommunalbestyrelsens møder, materiale som et medlem har begæret sagsindsigt i efter 9 i lov om kommunernes styrelse, udvalgsdagsordener til udvalgets medlemmer, dagsordener, beslutningsprotokoller og sagsmateriale til kommunalbestyrelsesmedlemmer fra udvalg, som de ikke er medlemmer af, samt materiale, som et udvalg har besluttet skal udsendes til dets medlemmer. Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning efter 8 a for alt materiale, der skal være tilgængeligt for eller sendes til et eller flere medlemmer af kommunalbestyrelsen, eller alene for nogle kategorier af materiale f.eks. alene for det materiale, som skal udsendes til brug for kommunalbestyrelsens møder, eller alene for materiale, som et medlem har ret til indsigt i eller kopi af efter lovens 9 om medlemmernes ret til sagsindsigt Det fornødne udstyr m.v. Kommunalbestyrelsens beslutning efter 8 a om elektronisk formidling skal efter bestemmelsen ledsages af en beslutning om enten at godtgøre medlemmernes udgifter til det udstyr m.v., som er fornødent til at kunne modtage materialet, eller at stille dette udstyr m.v. til rådighed for kommunalbestyrelsens medlemmer. Dette gælder, uanset om kommunalbestyrelsens beslutning om elektronisk formidling vedrører alt materiale til kommunalbestyrelsesmedlemmerne eller kun en enkelt eller visse kategorier af materiale, og uanset om beslutningen vedrører materiale, som skal sendes til alle medlemmer af kommunalbestyrelsen eller kun til nogle af dem. Det udstyr, som skal godtgøres eller stilles til rådighed, er det, som er nødvendigt for, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne kan modtage materiale elektronisk. Det er op til kommunalbestyrelsen at afgøre, hvilket udstyr der er nødvendigt. Udstyret vil dog normalt omfatte pc med det software, der gør det muligt for medlemmerne at få adgang til og læse dokumenterne, en internetforbindelse samt en printer og papir m.v. bl.a. med henblik på, at materialet kan medbringes til møder. Det fornødne udstyr m.v. omfatter også, at kommunen enten godtgør medlemmernes udgifter til service på udstyr eller stiller sådan service til rådighed for medlemmerne. Endvidere skal medlemmer af kommunalbestyrelsen, som ikke umiddelbart er i stand til at anvende IT i et omfang, som må anses for nødvendigt i forhold til formålet, modtage vejledning og oplæring, herunder f.eks. i form af kurser. Kommunalbestyrelsen beslutter selv, om den vil dække medlemmernes udgifter til udstyr m.v., eller om kommunen vil stille dette til rådighed for medlemmerne. Beslutningen træffes ved almindeligt stemmeflertal, jf. 11, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse. Det enkelte medlem har ikke ret til at vælge, om medlemmet ønsker udgiftsgodtgørelse eller at få udstyr m.v. stillet til rådighed. Kommunalbestyrelsen kan ikke overlade beslutningen til andre, jf. kapitel 3.1. Vælger kommunalbestyrelsen at godtgøre medlemmernes udgifter til udstyret, skal medlemmet rent faktisk have afholdt udgifter til udstyr for, at godtgørelse kan gives. Dette er ikke til hinder for, at kommunalbestyrelsen kan fastsætte satser for standardgodtgørelse for det omhandlede udstyr, når blot dette sker under hensyn til de faktiske omkostninger, men sådanne satser kan kun anvendes som grundlag for udbetaling af godtgørelse til et medlem, der rent faktisk har afholdt udgifter.

78 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 39 Kommunalbestyrelsens beslutning om at godtgøre eller stille udstyr til rådighed skal træffes i forbindelse med beslutningen om elektronisk formidling. Dette indebærer ikke, at beslutningerne nødvendigvis skal træffes i samme kommunalbestyrelsesmøde, men at beslutningerne skal træffes således, at kommunalbestyrelsens medlemmer har mulighed for at skaffe sig det fornødne udstyr m.v. eller afhængig af indholdet af kommunalbestyrelsens beslutning har fået udstyret stillet til rådighed af kommunen, inden ordningen med elektronisk formidling træder i kraft. En beslutning om at ophæve en ordning med elektronisk formidling af materiale skal ikke nødvendigvis ledsages af en ophævelse af kommunalbestyrelsens beslutning om at stille udstyr til rådighed eller godtgøre dette. Dette skyldes, at kommunalbestyrelsen, uanset om den har truffet beslutning om elektronisk formidling efter 8 a, har mulighed for at godtgøre kommunalbestyrelsesmedlemmernes udgifter til det omhandlede udstyr eller at stille dette udstyr til rådighed for dem, jf. nærmere kapitel 5. Kapitel 4: Mødets afvikling i kommunalbestyrelsen 4.1. Afvikling af møder Borgmesterens rolle som mødeleder Mødeindkaldelse Efter 30, 1. pkt. i lov om kommunernes styrelse er det borgmesteren, der indkalder kommunalbestyrelsens møder. Der skal indkaldes til ordinære møder, selv om mødetid og -sted fremgår af kommunalbestyrelsens mødeplan, jf. kapitel Loven indeholder ikke formkrav til selve mødeindkaldelsen, men da hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem er et borgerligt ombud og medlemmerne har mødepligt, jf. kapitel 7.1., stilles krav om, at en endelig indkaldelse skal tilgå alle medlemmer direkte. Om den dagsorden, som borgmesteren skal udsende, henvises til kapitel Borgmesterens mødeledelse Efter 30, 2. pkt., i lov om kommunernes styrelse leder borgmesteren kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger og drager omsorg for, at dens beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Nærmere regler om borgmesterens mødeledelse fastsættes i kommunalbestyrelsens forretningsorden. Normalforretningsordenen for kommuner, jf. Indenrigsministeriets cirkulære nr. 129 af 27. juni 1969, indeholder navnlig i 4, 5 og 15 sådanne regler. Bestemmelserne fastlægger også de tilfælde, hvor beslutninger, der vedrører mødeledelsen, skal træffes af kommunalbestyrelsen. Sagerne foretages i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan herved fravige rækkefølgen i dagsordenen. Kommunalbestyrelsen afgør dog rækkefølgen, når mindst tre medlemmer kræver afstemning herom. Borgmesteren træffer som mødeleder beslutning om alle spørgsmål om forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Det er borgmesteren, der giver medlemmerne ordet og bestemmer talerækkefølgen. Medlemmerne skal efterkomme borgmesterens afgørelser vedrørende overholdelsen af den fornødne orden. Hvad der udgør god ro og orden beror, i et vist omfang på stedlige sædvaner og traditioner, og borgmesteren vil kunne gribe ind over for sprogbrug, som borgmesteren finder uacceptabel. Det medlem som borgmesteren har givet ordet, må ikke afbrydes af andre end borgmesteren. Hvis et medlem ikke følger borgmesterens henstilling om at holde sig til det dagsordenspunkt, der drøftes, kan borgmesteren påtale det og om nødvendigt fratage medlemmer ordet under forhandlingen af det pågældende dagsordenspunkt. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte ham ordet i mødet. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsorde-

79 40 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 nens bestemmelser, men spørgsmål herom kan indbringes for kommunalbestyrelsen i dennes næste møde. Bestemmelsen herom, som findes i normalforretningsordens 15, har til formål at sikre, at mødet kan afvikles. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af tre medlemmer, skal det sættes til afstemning, om forhandling af en sag skal afsluttes, jf. dog kapitel nedenfor, hvoraf det fremgår, at ethvert medlem forinden skal have haft lejlighed til at udtale sig om sagen. Borgmesteren kan lade spørgsmål om ledelsen af kommunalbestyrelsens forhandlinger, der henhører under hans afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen Medlemmernes rettigheder under mødet Retten til at få ordet til dagsordenen Den af borgmesteren udsendte dagsorden til mødet er et udkast til dagsorden, og mødet indledes med, at kommunalbestyrelsen vedtager dagordenen. Dette kan ske stiltiende, men ethvert medlem har ret til ved kommunalbestyrelsesmødets begyndelse at få ordet til dagsordenen. Medlemmerne kan her udtale sig om sagers optagelse på eller afvisning fra dagsordenen, men ikke om indholdet af selve dagsordenspunktet. Medlemmerne kan også fremkomme med forslag om en sags overflytning mellem den lukkede og åbne del af dagsordenen. Om borgmesterens og kommunalbestyrelsens muligheder for at afvise sager fra dagsordenen henvises til afsnit og Retten til at begrunde medlemsforslag Et medlem, som har fået en sag optaget på dagsordenen, skal gives adgang til at begrunde forslaget. Om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til at begære sager optaget på dagsordenen henvises til kapitel I øvrigt gælder for sådanne forslag de samme regler om medlemmernes ret til at få ordet, som for andre sager, jf. afsnit Retten til at få ordet til ethvert dagsordenspunkt Medlemmerne har ret til at få ordet mindst én gang til hvert dagsordenspunkt, og en sag kan ikke sættes til afstemning, forinden de medlemmer, der ønsker det, har haft lejlighed til at udtale sig. Forslag om udvalgshenvisning eller om andre proceduremæssige spørgsmål kan sættes under afstemning, uanset om alle medlemmer har haft lejlighed til at udtale sig om sagens realitet. Fremsættes et sådant proceduremæssigt forslag, kan ethvert medlem imidlertid forlange at få ordet vedrørende selve dette forslag, forinden det sættes under afstemning. Om medlemmernes ret til at få en afvigende mening tilført beslutningsprotokollen henvises til afsnit Varighed og taletidsbegrænsninger Bestemmelser om varigheden af kommunalbestyrelsesmøder Efter 8, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse kan kommunalbestyrelsen i sin forretningsorden fastsætte regler om varigheden af sine møder. Kommunalbestyrelsen skal ved fastsættelsen af sådanne bestemmelser være opmærksom på, at medlemmerne ikke må afskæres fra en relevant politisk drøftelse og stillingtagen til sagerne. Der antages dog at tilkomme kommunalbestyrelsen en betydelig frihed med hensyn til at vurdere, hvor længe et kommunalbestyrelsesmøde bør vare. Ved fastsættelsen heraf kan ud over hensynet til, at sagerne undergives den fornødne drøftelse, tages hensyn til medlemmernes generelle arbejdsvilkår og til offentlighedens mulighed for at overvære møderne Taletidsbegrænsninger Kommunalbestyrelsen kan i sin forretningsorden fastsætte generelle regler om begrænsning af taletiden i sine møder. Også ved sådanne bestemmelser skal medlemmernes ret til at udtale sig om sagerne respekteres, ligesom en relevant politisk drøftelse ikke må afskæres Afstemning m.v Beslutningsdygtighed og mødepligt Efter 11, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse er kommunalbestyrelsen beslut-ningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Det er uden betydning for beslutningsdygtigheden, om formanden eller næstformanden er til stede. Da medlemskab af kommunalbestyrelsen er et borgerligt ombud, er der mødepligt til kommunalbestyrelsernes møder og dermed til afstemninger. Et medlem kan derfor ikke ved at forlade mødet, når afstemningen er begyndt, gøre kommunalbestyrelsen beslutningsudygtig. Se kapitel

80 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del om medlemmernes mødepligt. Medlemmer der er inhabile, regnes ikke som tilstedeværende ved vurderingen af, om kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig Flertalsafgørelser Efter 11, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse træffer kommunalbestyrelsen beslutning ved stemmeflerhed, med mindre andet er særligt bestemt. Det anførte indebærer, at krav om anvendelse af kvalificeret flertal eller andre afgørelses- eller valgregler kan følge af lovgivningen eller af andre bestemmelser. Kravet om stemmeflerhed betyder, at et forslag er bortfaldet, hvis det ikke opnår et flertal blandt de tilstedeværende medlemmers stemmer. I tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen efter lovgivningen er forpligtet til at træffe en beslutning, kan stemmelighed betyde, at afgørelsen må træffes ved lodtrækning Afstemningens afvikling Det er efter 30, 2. pkt., i lov om kommunernes styrelse borgmesteren, der leder kommunalbestyrelsens afstemninger. Normalforretningsordenen for kommuner, jf. Indenrigsministeriets cirkulære nr. 129 af 27. juni 1969, indeholder navnlig i 10 og 11 visse nærmere regler om afstemningerne. Det er borgmesteren, der som mødeleder formulerer de punkter, der skal stemmes om. Der kan fremsættes ændringsforslag til et forslag, så længe afstemningen ikke er begyndt. I tilfælde, hvor der fremkommer ændringsforslag til et forslag, er det borgmesteren, der bestemmer, i hvilken rækkefølge der skal stemmes om disse. Ændringsforslag skal dog altid sættes til afstemning før hovedforslag og underændringsforslag før ændringsforslag. Kravet om stemmeflerhed er ikke til hinder for, at afgørelser træffes stiltiende, hvilket ofte vil ske for så vidt angår procedureforslag. Borgmesteren kan også, hvis vedkommende anser sagens udfald så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, blot konstatere, at der er flertal for eller imod et forslag. Afstemning vil da kun skulle ske, hvis et medlem kræver det. Normalt sker afstemning ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning. Både stemmer for og imod et forslag skal afgives. Der er ikke noget til hinder for, at et elektronisk afstemningssystem anvendes Afvikling af valg Når kommunalbestyrelsen skal foretage et valg, sker dette ved skriftlig afstemning. Ved enighed i kommunalbestyrelsen kan kravet om skriftlighed fraviges. At valget er skriftligt, indebærer ikke, at valget kan være hemmeligt. Af hensyn til offentligheden skal det kunne konstateres, hvordan hvert enkelt medlem har stemt. Den anførte valgmetode gælder for flertalsvalg, hvor kommunalbestyrelsen skal vælge én kandidat til én post. Den kommunale styrelseslovs 24 indeholder nærmere regler om sådanne flertalsvalg og om forholdstalsvalg, der anvendes ved kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, jf. lovens Beslutningsprotokollen Beslutningsprotokollen og medlemmernes underskrift Alle kommunalbestyrelsens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol. Reglerne om denne protokol findes i 13 i lov om kommunernes styrelse. Formålet med protokollen er at give dokumentation for beslutningerne. Protokollen skal angive, hvilke medlemmer der er ansvarlige for vedtagelsen af beslutningerne, og derfor også om, hvilke medlemmer der var fraværende ved behandlingen af det pågældende dagsordenspunkt. Det skal klart fremgå, hvilke medlemmer der har stemt for, imod og undladt at stemme vedrørende de enkelte beslutninger. Medlemmernes navne behøver ikke nødvendigvis fremgå, idet det f.eks. ved angivelse af listenavne kan være klart, hvorledes de enkelte medlemmer har stemt. Der er ikke formkrav til protokollen, men den må fordi den skal tjene som bevis for beslutningerne føres sådan, at det ikke er muligt at foretage ændringer i det indførte, uden at det kan konstateres. Protokollen må ikke indeholde referat af forhandlingerne. De kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i et møde, skal efter mødet underskrive protokollen. Underskriften angiver, at medlemmet har været til stede, og at medlemmet er enigt i, at protokollens udvisende er udtryk for det, som er passeret i mødet. Hvis et medlem mener, at protokollens gengivelse af en beslutning er urigtig, må medlemmet ved underskriften tage et forbehold herfor. Medlemmet kan derimod

81 42 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 ikke undlade at underskrive protokollen. Vedrørende afvigende mening om sagens realitet henvises til kapitel Beslutningsprotokollen kan føres elektronisk, når kravet om, at ændringer skal kunne konstateres, overholdes. Medlemmernes underskrift kan ske med en elektronisk signatur, der i betryggende grad identificerer underskriveren Retten til at få en afvigende mening tilført beslutningsprotokollen Et medlem, der har deltaget i mødet har efter 13, stk. 2, ret til at få sin afvigende mening om en sag kort tilført beslutningsprotokollen. En sådan tilkendegivelse består ud over det, som kom til udtryk ved stemmeafgivningen, i en kort tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener. Der kan også være tale om en afvigende mening om afgørelsen af et procedurespørgsmål. Når et medlem har undladt at stemme, har medlemmet ikke taget stilling til sagens realitet. Medlemmet kan derfor ikke få en afvigende mening om sagens realitet tilført protokollen. Dette hænger sammen med, at muligheden for at få en afvigende mening indført i protokollen skal beskytte de medlemmer, der har stemt imod en ulovlig beslutning, imod medansvar herfor. Har et medlem undladt at stemme for et sådan forslag, fritager det ikke medlemmet for et sådant ansvar. Det, der kan tilføres protokollen, er den afvigende mening og ikke den nærmere begrundelse herfor. Det antages dog, at der kan indføres en ganske kort begrundelse, idet der kan være en sådan sammenhæng mellem den afvigende mening og begrundelsen, at det ikke er muligt eller rimeligt at skille de to elementer ad. Skal en sag sendes til en anden myndighed, kan vedkommende kommunalbestyrelsesmedlem kræve, at denne myndighed samtidig gøres bekendt med indholdet af beslutningsprotokollen, og dermed med medlemmets afvigende mening. Medlemmet kan ved sagens fremsendelse til den anden myndighed ledsage den med en begrundelse for sit standpunkt. Muligheden for at kræve beslutningsprotokollen medsendt til en anden myndighed gælder i alle tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen afgiver en udtalelse til en anden myndighed, men ikke i tilfælde, hvor kommunalbestyrelsens beslutning alene fremsendes til orientering. Det er ikke en forudsætning for, at beslutningsprotokollen kan kræves medsendt, at den anden myndighed kan tillægge mindretalsudtalelsen betydning ved sin afgørelse i sagen. Såfremt medlemmet ønsker at fremkomme med en begrundelse for sit standpunkt til fremsendelse sammen med beslutningsprotokollen, må medlemmet fremsætte begæring herom. Der må gives medlemmet en passende frist til udfærdigelse af begrundelsen. Borgmesteren kan fastsætte en sådan frist, hvis varighed må være begrundet i hensyn, som borgmesteren sagligt kan tage i den forbindelse, herunder hensyn til sagens ekspedition. Fristen kan ikke være så kort, at medlemmets ret til at kræve en begrundelse for sit standpunkt fremsendt sammen med beslutningsprotokollen herved gøres illusorisk.

82 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 43 Kapitel 5: Kommunalbestyrelsens muligheder for at sikre sig god betjening fra forvaltningen 5.1. Kommunalbestyrelsens kompetence til selv at træffe beslutning om arbejdstilrettelæggelse og betjening Kommunalbestyrelsen er kommunens øverste myndighed, jf. nærmere kapitel Det betyder bl.a., at kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning i alle sager, der vedrører kommunen, med mindre lovgivningen specifikt har bestemt noget andet. Det betyder også, at udvalgene, borgmesteren og forvaltningen er undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. De begrænsninger, der gælder heri, er fastsat i loven, jf. herunder om udvalgenes umiddelbare forvaltning (kapitel ) og om de særlige kompetencer, som er tillagt borgmesteren som mødeleder (kapitel ), som øverste daglige leder af administrationen (kapitel ), og når borgmesteren træffer beslutning på kommunalbestyrelsens vegne (kapitel ). Lovens rammer giver kommunalbestyrelsen meget vidtrækkende muligheder for at træffe beslutninger. Dette gælder også beslutninger om arbejdstilrettelæggelsen og om, hvordan kommunalbestyrelsen selv vil betjenes. Dette er bl.a. kommet til udtryk i 8, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter kommunalbestyrelsen kan beslutte, hvorvidt og på hvilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Bestemmelsen lægger op til en generel drøftelse i kommunalbestyrelsen af medlemmernes behov for information og bistand fra administrationen. De kommunale udvalg fastsætter efter lovens 20, stk. 3, selv deres forretningsorden. Dette sker ikke altid skriftligt, men bestemmelsen markerer, at kommunalbestyrelsen ikke kan foreskrive et udvalg, de nærmere regler for, hvordan dets forhandlinger skal foregå. Ikke desto mindre må udvalget respektere kommunalbestyrelsens beslutninger om f.eks. forvaltningens betjening af politikerne og arbejdstilrettelæggelsen i forhold til kommunalbestyrelsens møder. Da kommunalbestyrelsens beslutninger normalt altid skal forberedes af udvalgene, jf. kapitel , er det vigtigt, at kommunalbestyrelsen også tænker udvalgenes arbejdsvilkår ind i sine beslutninger om den nærmere tilrettelæggelse af det politiske arbejde. I kapitel 5.2. er nævnt nogle af de forhold, som kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om som led i fastlæggelsen af sine arbejdsvilkår m.v. I kapitel 5.3. er den særlige bestemmelse i loven om kommunalbestyrelsens mulighed for at godtgøre udgifter til medlemmerne i forbindelse med hvervet og at yde støtte hertil nærmere beskrevet. Generelt gælder det, at både oplysninger, bistand, udgiftsgodtgørelse og støtte skal være nært knyttet til det kommunale hverv. Der kan således ikke fra kommunens side ydes bistand, godtgørelse eller støtte til f.eks. private eller partipolitiske aktiviteter Indholdet af beslutninger om arbejdstilrettelæggelse og bistand fra forvaltningen Loven sætter ikke særlige grænser for, hvad kommunalbestyrelsens beslutninger kan omfatte. Blandt de spørgsmål, som det er naturligt, at kommunalbestyrelsen ser på, er: Spørgsmål om delegation til udvalg og til forvaltning hvad skal kommunalbestyrelsen selv beskæftige sig med, og hvad kan overlades til andre? Hvornår skal kommunalbestyrelsen gå ned i enkeltsager, og hvornår skal den holde sig på det generelle/politiske niveau? Formen for forelæggelsen krav til sagsbilagenes indhold og omfang. Mødetidspunkter hvad passer medlemmerne bedst? Eventuel varighed af møderne og taletidsbegrænsninger, jf. nærmere kapitel 4.2. I hvilket omfang vil kommunalbestyrelsen benytte sig af digitale løsninger, jf. herved også nærmere kapitel 3. I hvilket omfang skal kommunalbestyrelsesmedlemmerne have adgang til oplysninger og bistand fra forvaltningen ud over det, de efter loven har ret til? Dette omfatter spørgsmål om, hvordan sådanne ordninger i praksis skal fungere, herunder om der skal anvendes digitale løsninger, eller om medlemmerne skal kunne rette direkte personlig henvendelse til et bestemt niveau i forvaltningen, eller om de skal kunne stille spørgsmål. I hvilket omfang skal der ydes teknisk bistand fra administrationen til de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer? Dette kan omfatte den tekniske udformning

83 44 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 af forslag og ændringsforslag til kommunalbestyrelsen. De nævnte emner er ikke udtømmende. Der er også mulighed for, at kommunen kan stille sekretærbistand til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmerne eller grupperne. Det skal sikres, at medlemmerne behandles lige med hensyn til sådan bistand. Den bistand, som kan ydes fra forvaltningens side, er teknisk bistand. Kommunens administration kan ikke yde bistand til formuleringen af indholdet af de enkelte medlemmers eller listers politik eller forslag Udgiftsgodtgørelse og anden støtte Efter 16, stk. 11, 2. pkt., i lov om kommunernes styrelse kan kommunalbestyrelsen beslutte at godtgøre udgifter, som er forbundet med kommunalbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i møder m.v. som led i det kommunale hverv, eller beslutte at yde anden støtte i forbindelse hermed. Bestemmelsen supplerer de øvrige bestemmelser om udgiftsgodtgørelse, som findes i 16, og som fastlægger, at visse typer udgifter skal eller kan godtgøres. Bestemmelsen forudsætter, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne behandles lige med hensyn til udgiftsgodtgørelsen. Det er frivilligt for kommunalbestyrelsen, om kommunalbestyrelsen vælger at godtgøre medlemmernes udgifter i henhold til bestemmelsen. De udgifter, der kan blive tale om at godtgøre, er udgifter med en nær tilknytning til hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Dette kan f.eks. som alternativ til, at kommunens administration som nævnt i kapitel 5.2. stiller sekretærbistand til rådighed, være udgifter til sekretærhjælp. Andre eksempler på udgifter, som kan godtgøres, er udgifter til kopiering, pc, internetadgang samt telefon- og avisabonnement. Om kommunalbestyrelsens pligt til enten at godtgøre udgifter til IT-udstyr eller stille sådant udstyr til rådighed i tilfælde, hvor den efter lovens 8 a har truffet beslutning om elektronisk udsendelse, henvises til kapitel 3.3. I det omfang kommunalbestyrelsen vælger at godtgøre medlemmernes udgifter til et bestemt formål, skal medlemmet rent faktisk have afholdt udgifter til det omhandlede formål for, at godtgørelse kan gives. Dette er ikke til hinder for, at kommunalbestyrelsen kan fastsætte satser for standardgodtgørelse, når blot dette sker under hensyn til de faktiske omkostninger, men sådanne satser kan kun anvendes som grundlag for udbetaling af godtgørelse til et medlem, der rent faktisk har afholdt udgifter. Kapitel 6: Kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder og kontrolmuligheder m.v Kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder Dette kapitel handler om kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder i forhold til navnlig kommunens administration og borgmesterens ledelse. Enkelte af disse rettigheder er nærmere omtalt i de foregående kapitler. For så vidt angår medlemmernes rettigheder under kommunalbestyrelsens møder henvises således til kapitel , og for så vidt angår medlemmernes ret til at kræve sager forelagt kommunalbestyrelsen (initiativretten) henvises til kapitel Medlemmernes ret til oplysninger Retten til sagsindsigt Efter 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse har ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som led i sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Begæring om sagsindsigt skal efter bestemmelsens stk. 2 rettes til borgmesteren, der er øverste daglige leder af kommunens administration, jf. nærmere kapitel Retten til sagsindsigt skal bidrage til kommunalbestyrelsesmedlemmets varetagelse af sit hverv som medansvarligt for alle kommunens dispositioner og gøre medlemmet i stand til effektivt at føre kontrol med den kommunale administra-

84 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 45 tion i det omfang, vedkommende finder det nødvendigt og ønskeligt. Retten skal endvidere understøtte medlemmets muligheder for gennem sit hverv at øve indflydelse på alle kommunens anliggender. Bestemmelsen giver derfor medlemmerne adgang til at se alt sagsmateriale, der vedrører kommunens anliggender, herunder f.eks. oplysninger i enkeltsager, generelle sager og kommunens praksis inden for et bestemt administrationsområde. Retten til sagsindsigt er knyttet til varetagelsen af hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem og skal derfor vedrøre en sag, der kan indbringes for kommunalbestyrelsen. Hvor det særligt måtte følge af lovgivningen, at en kommunal sag ikke kan indbringes for kommunalbestyrelsen, vil kommunalbestyrelsens medlemmer derfor ikke have ret til sagsindsigt. Der stilles ikke krav om, at kommunalbestyrelsesmedlemmet skal kunne angive den eller de sager eller det materiale, der ønskes sagsindsigt i. Det skal blot være muligt ud fra begæringen at afgrænse det, som anmodningen omfatter. Retten til sagsindsigt omfatter kun materiale, der foreligger i endelig form i forvaltningen på det tidspunkt, hvor anmodningen ekspederes. Dette indebærer, at notater eller andre dokumenter, som på dette tidspunkt endnu ikke er endeligt udformet i forvaltningen, ikke er omfattet. Det indebærer endvidere, at bestemmelsen ikke giver det enkelte medlem ret til at modtage sagsindsigt i materiale, der i endelig form måtte tilgå en sag, efter at anmodningen om sagsindsigt er ekspederet. For at få indsigt i nyt materiale, må medlemmet indgive en ny anmodning om sagsindsigt. Retten til sagsindsigt omfatter alle dokumenter i endelig form, der vedrører sagen, herunder indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser. Materialet er omfattet, uanset om det befinder sig i centralforvaltningen eller i en kommunal institution. Retten omfatter også dokumenter, der er undtaget fra retten til aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen, herunder interne dokumenter, fortrolige oplysninger m.v. Der gælder ikke særlige begrænsninger i kommunalbestyrelsesmedlemmets ret til at anvende eller videregive information, som er erhvervet ved benyttelsen af retten til sagsindsigt. Reglerne om tavshedspligt indebærer dog som i alle andre sammenhænge, at fortrolige oplysninger modtaget som led i sagsindsigten ikke uberettiget kan videregives. Der henvises herved til kapitel 7.3. Borgmesteren kan efter 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder. Dette kan være tilfældet, hvor en sags ekspedition ikke kan afvente kommunalbestyrelsesmedlemmets gennemgang, eller hvor det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder at fremskaffe materialet, f.eks. hvis der er tale om ældre akter, eller det kræver et meget stort ressourceforbrug. Borgmesteren er også ved udøvelsen af denne beføjelse undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Medlemmet kan således indbringe borgmesterens afgørelse for kommunalbestyrelsen efter 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, jf. nærmere kapitel Efter 9, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse har medlemmet ret til at få tilsendt kopi af sagsmateriale, den pågældende har ret til sagsindsigt i. Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af denne ret, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. Kommunalbestyrelsens begrænsning af retten til at modtage kopi kan ske ved fastsættelse af generelle retningslinjer eller konkret, typisk hvis kopiering vil være meget ressourcekrævende. Kommunalbestyrelsens adgang til efter 8 a i lov om kommunernes styrelse at træffe beslutning om elektronisk formidling af materiale til medlemmerne omfatter materiale, hvori medlemmerne efter 9 har ret til sagsindsigt eller kopi, jf. nærmere kapitel Retten til at forevise materialet til andre Det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ret til med de begrænsninger, der følger af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt at forevise det materiale, som medlemmet har fået udsendt til et kommunalbestyrelsesmøde eller udvalgsmøde, til personer, der ikke er medlem af kommunalbestyrelsen. Medlemmet har herved mulighed for at forberede en sag med bistand fra sagkyndige. Ansvaret for, at der ikke sker videregivelse af fortrolige oplysninger i forbindelse med gennemgangen, påhviler det enkelte

85 46 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 medlem. Materiale, der fremlægges til kommunalbestyrelsens møder for åbne døre, vil sjældent indeholde fortrolige oplysninger. Materiale vedrørende sager, der behandles for lukkede døre, må ikke forevises andre, hvis der herved sker videregivelse af fortrolige oplysninger Retten til at få tilsendt materiale fra andre udvalg Efter 20, stk. 6, har ethvert medlem af kommunalbestyrelsen med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, ret til efter anmodning at få tilsendt dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, der udsendes til medlemmer af udvalg, som den pågældende ikke selv er medlem af. Efter anmodning i det enkelte tilfælde har medlemmet også ret til sagsmateriale i samme omfang som udvalgets medlemmer. Bestemmelsen, der alene omfatter økonomiudvalget og de stående udvalg, giver det enkelte medlem mulighed for at følge med i, hvad der foregår i de udvalg, som vedkommende ikke selv er medlem af, og efter anmodning kan medlemmet modtage det samme materiale om en sag, som udvalgsmedlemmerne modtager. Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med 9 i lov om kommunernes styrelse om medlemmernes ret til sagsindsigt, jf. kapitel Uanset henvisningen i 20, stk. 6, til reglerne om tavshedspligt kan et medlem således få indsigt i alt sagsmateriale, herunder fortrolige oplysninger, der foreligger i endelig form i kommunens administration, om en udvalgssag, der kan forelægges kommunalbestyrelsen Andre medlemsrettigheder Retten til at forlange ekstraordinært møde afholdt Efter 8, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse kan 1/3 af kommunalbestyrelsens medlemmer forlange et ekstraordinært møde afholdt. Formålet med bestemmelsen er at beskytte et mindretal i den situation, hvor borgmesteren og flertallet i kommunalbestyrelsen ikke ønsker at afholde et møde. Også borgmesteren kan bestemme, at der skal afholdes et ekstraordinært møde. Uanset hvem der har begæret mødet afholdt, er det borgmesteren, der fastsætter tid og sted herfor. Borgmesteren har pligt til at lade det ekstraordinære møde afholde så hurtigt som muligt efter modtagelsen af en begæring herom og at tage hensyn til mindretallets ønske om afholdelse af mødet. Varslet til et ekstraordinært møde skal dog normalt være mindst fire hverdage, idet det følger af loven, at dagsorden for kommunalbestyrelsens møde skal udsendes senest 4 hverdage før mødet. Kun hvis sagen ikke kan udsættes, vil denne frist kunne fraviges, så mødet afholdes med en kortere frist. Der henvises herved til kapitel og Standningsretten Efter 23 i lov om kommunernes styrelse kan et medlem af et udvalg standse udførelsen af en beslutning, som udvalget har truffet, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at medlemmet ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen er en vidtgående mindretalsbeskyttelsesregel, som fraviger det almindeligt gældende flertalsprincip og giver det enkelte medlem ret til at gribe ind i sagsbehandlingen. Bestemmelsen gælder i økonomiudvalget og de stående udvalg. Udøvelsen af standsningsretten skal være rettet imod en udvalgsbeslutning og gælder således f.eks. ikke i forhold til udvalgets tilkendegivelser af rent informativ karakter. Reglen gælder alle beslutninger med undtagelse af beslutninger, der efter lovgivningen ikke kan indbringes for kommunalbestyrelsen, og med undtagelse af processuelle beslutninger, som f.eks. beslutninger om indhentelse af flere oplysninger. Processuelle beslutninger, som standsningsretten ikke kan udøves over for, omfatter også økonomiudvalgets eventuelle udmeldinger til de stående udvalg i forbindelse med forberedelsen af kommunens budgetforslag samt udvalgsbeslutninger om et medlems habilitet, jf. herom nærmere kapitel 7.2. Standsningsretten forudsætter ikke nogen mangel ved udvalgsbeslutningen og gælder uden hensyn til, om forsinkelsen af beslutningens udførelse kan indebære ulemper eller omkostninger for kommunen. Sådanne negative følger må søges undgået ved at indkalde kommunalbestyrelsen ekstraordinært. Det er en forudsætning for udøvelsen af standsningsretten, at medlemmet har været helt eller delvis til stede under udvalgets behandling af den pågældende sag. Der er ikke krav om, at medlemmet har stemt imod beslutningen. Medlemmet

86 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 47 behøver ikke at begrunde sin anvendelse af standsningsretten, men det skal klart angives ved en erklæring til beslutningsprotokollen at beslutningen ønsket indbragt for kommunalbestyrelsen til afgørelse. Medlemmet kan indtil kommunalbestyrelsesmødet frafalde standsningsretten. Dette har den virkning, at udvalgets beslutning står ved magt. Et medlems udnyttelse af standsningsretten hindrer ikke udvalget i at genoptage behandlingen af sagen og træffe en ny beslutning eller afgive en ændret indstilling til kommunalbestyrelsen. Retten til at standse udførelsen af et udvalgs beslutning og forlange spørgsmålet indbragt til afgørelse for kommunalbestyrelsen, indebærer at kommunalbestyrelsen i givet fald har pligt til at træffe afgørelse om, hvorvidt den standsede beslutning skal udføres Retten til at indbringe spørgsmål om udvalgsformandens virksomhed for udvalget og formandens oplysningspligt Efter 22, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse kan ethvert udvalgsmedlem for udvalget indbringe spørgsmål om udvalgets virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Et udvalgsmedlem har efter loven alene ret til at indbringe spørgsmål vedrørende formandens virksomhed for udvalget. Der er dog intet til hinder for, at et udvalg f.eks. i sin forretningsorden bestemmer, at udvalgsmedlemmerne skal have en ret til at indbringe spørgsmål inden for udvalgets område for udvalget svarende til den initiativret, som medlemmerne har i forhold til kommunalbestyrelsen, jf. kapitel Det er udvalgets flertal, der bestemmer, hvilke oplysninger udvalgsformanden skal afgive. Udvalget kan fastsætte en frist for afgivelsen af oplysningerne. Det følger af almindelige kommunalretlige grundsætninger, at oplysningerne skal være korrekte, og at de ikke må være vildledende Kommunalbestyrelsesmedlemmernes kontrolmuligheder Kontrolmuligheder i forhold til borgmesterens virke Generelt om borgmesterens virke og forholdet til kommunalbestyrelsen Det følger af 11, stk. 1, 2. pkt., i lov om kommunernes styrelse, at borgmesteren skal meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger, og at borgmesteren med de begrænsninger, der følger af lovgivningen i enhver henseende er underlagt kommunalbestyrelsens beslutninger, Borgmesteren har efter lov om kommunernes styrelse en række beføjelser og kompetencer. Borgmesteren er således efter lovens 30 den, som indkalder til og leder kommunalbestyrelsens møder. Om denne del af borgmesterens beføjelser, om afviklingen af kommunalbestyrelsens møder og om medlemmernes rettigheder under møderne henvises til kapitel 4. Efter 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse kan borgmesteren afgøre visse sager på kommunalbestyrelsens vegne. Denne beføjelse og kommunalbestyrelsens kontrol hermed er særligt omtalt nedenfor i kapitel Borgmesteren har efter lovens 31, stk. 3, den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Det er efter bestemmelsen borgmesteren, der fordeler sagerne til de pågældende udvalg og drager omsorg for, at sager, der kræver beslutning af kommunalbestyrelsen, forelægges denne med eventuelle erklæringer. Borgmesteren påser efter lovens 31, stk. 3, sagernes ekspedition og kan udfærdige forskrifter herfor. Herudover sørger borgmesteren efter bestemmelsen for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden bevilling. Det er borgmesterens pligt som øverste daglige leder af kommunens administration at sørge for ekspeditionen og udførelsen af alle kommunalbestyrelsens lovligt trufne beslutninger. Borgmesteren har endvidere ansvaret for, at alle formelle forhold vedrørende sagsekspeditionen er i orden, dvs. at der er ansat tilstrækkelig kvalificeret personale til løsningen af kommunens opgaver, at de ansatte iagttager god forvaltningsskik, at der internt tilrettelægges hensigtsmæssige arbejdsrutiner og kontrolprocedure, og at der sikres den fornødne koordination mellem sammenhængende sagsområder. Borgmesteren har ikke i sin egenskab af øverste daglige leder af administrationen nogen kompe tence med hensyn til sagernes indhold. Borgmesteren har således ikke instruktionsbeføjelse over for ansatte med hensyn

87 48 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 til, hvordan sagerne skal afgøres. Borgmesteren har heller ikke kompetence til at give direktiver med hensyn til beslutninger om konkrete sagsbehandlingsskridt såsom afgørelse af spørgsmål om ansattes habilitet i forhold til en sag, spørgsmål om indhentelse af udtalelser og frem sendelse af oplysninger til partshøring eller spørgsmål om meddelelse af aktindsigt. Borgmesteren kan heller ikke som øverste daglige leder omgøre administrative afgørelser. Kommunalbestyrelsen vil ikke kunne gøre indgreb i de beføjelser, herunder som leder af administrationen, som borgmesteren har efter lov om kommunernes styrelse. Kommunalbestyrelsen er imidlertid ikke afskåret fra at træffe beslutning af generel karakter om kommunens administrative forhold, herunder tage stilling til og eventuelt tilsidesætte borgmesterens konkrete beslutninger om forvaltningens indretning, arbejdstilrettelæggelse m.v., så længe der ikke herved sker en begrænsning i borgmesterens almindelige adgang til at udøve de funktioner, der tilkommer ham som øverste daglige leder af kommunens administration. Kommunalbestyrelsen vil i den forbindelse f.eks. kunne tilsidesætte borgmesterens beslutning om, at kommunen på et bestemt punkt ikke skal overholde god forvaltningsskik. Kommunalbestyrelsen vil også kunne pålægge borgmesteren at ekspedere en konkret sag på en nærmere angiven måde Kontrol med de beslutninger, som borgmesteren træffer på kommunalbestyrelsens vegne Borgmesteren har efter 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse kompetence til at afgøre sager på kommunalbestyrelsens vegne, når sagen ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Det er i første omgang borgmesteren, som må afgøre, om lovens betingelse for, at han kan træffe afgørelsen, er opfyldt. Den betingelse, at en sag ikke må give anledning til tvivl, er kun opfyldt, hvis borgmesteren anser sagen for utvivlsom og også skønner, at alle de øvrige medlemmer af kommunalbestyrelsen vil anse sagen for utvivlsom. Det er ikke tilstrækkeligt, at der uden tvivl er flertal i kommunalbestyrelsen for en bestemt løsning. Beslutninger, som efter loven skal træffes af kommunalbestyrelsen i et møde, kan aldrig træffes af borgmesteren på kommunalbestyrelsens vegne. Kommunalbestyrelsen kan ikke foretage generelle indskrænkninger i borgmesterens kompetence til at afgøre sager på kommunalbestyrelsens vegne. Dette udelukker dog ikke, at kommunalbestyrelsen for så vidt angår borgmesterens kompetence til at afgøre sager, der ikke giver anledning til tvivl, kan bestemme, at enkelte sager eller sagstyper altid skal forelægges kommunalbestyrelsen til afgørelse. Herved præciseres det, at disse sager er af en sådan beskaffenhed, at betingelsen om, at sagen ikke giver anledning til tvivl, ikke er opfyldt. Kommunalbestyrelsen kan når dette ikke i øvrigt er i strid med lovgivningen godt give borgmesteren videregående beføjelser til at træffe afgørelser på sine vegne, men dette kræver enighed i kommunalbestyrelsen. Efter 31, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse skal borgmesteren, når han har truffet en afgørelse på kommunalbestyrelsens vegne efter stk. 1, senest på førstkommende ordinære møde i kommunalbestyrelsen orientere herom. Det kræves alene, at borgmesteren orienterer kommunalbestyrelsen om afgørelsen, og der er ikke særlige krav til indholdet af orienteringen. Orienteringen behøver ikke at ske på det førstkommende ordinære møde, men kan ske forinden. Ønsker et medlem af kommunalbestyrelsen en drøftelse af afgørelsen, kan vedkommende i medfør af sin initiativret efter lovens 11, stk. 1, indbringe spørgsmålet for kommunalbestyrelsen. Se om initiativretten kapitel Kontrolmuligheder i forhold til kommunens regnskab Kommunalbestyrelsens behandling af kommunens års- og halvårsregnskab Både kommunens årsregnskab og halvårsregnskab aflægges af økonomiudvalget til kommunalbestyrelsen, jf. 45 og 45 a i lov om kommunernes styrelse. Der findes nærmere regler om kommunens regnskabsaflæggelse i bekendtgørelsen om kommunernes budget-, regnskabsvæsen, revision m.v. Kommunalbestyrelsen afgiver efter lovens 45 årsregnskabet til revisionen. Beslutningen herom skal træffes af kommunalbestyrelsen i et møde og kan ikke overlades til et udvalg eller til administrationen. Kommunalbestyrelsen

88 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 49 beslutning om afgivelse af årsregnskabet til revision indebærer en stillingtagen til, at regnskabet med bilag foreligger i den foreskrevne form, så det kan undergives revision. Denne beslutning indebærer derimod ikke nogen godkendelse af regnskabet. Kommunalbestyrelsens behandling af årsregnskabet ved afgivelsen heraf til revisionen betyder, at alle kommunalbestyrelsesmedlemmer har mulighed for at gøre sig bekendt med årsregnskabet, når det foreligger fra økonomiudvalget, og medlemmerne har mulighed for at stille forslag om, at der skal gives revisionen særlige instrukser i forbindelse med afgivelsen af regnskabet, f.eks. om nærmere undersøgelser af bestemte områder. Ligeledes vil medlemmerne have mulighed for at stille forslag om ændrede eller supplerende bemærkninger til regnskabet eller om ændring af regnskabsprocedurer for fremtiden, hvis der, f. eks. som følge af overskredne bevillinger, findes at være anledning hertil. Revisionens beretning til årsregnskabet meddeles økonomiudvalget og for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart henhører under økonomiudvalget tillige vedkommende stående udvalg. Om revisionens beretninger, se også kapitel Når revisionens årsberetning foreligger, træffer kommunalbestyrelsen i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Heller ikke denne beslutning kan kommunalbestyrelsen overlade til andre. Med bestemmelsen herom sikres det bl.a., at den samlede kommunalbestyrelse tager stilling til revisionens bemærkninger og regnskabets endelige godkendelse, og at offentligheden orienteres herom. Kommunalbestyrelsen skal således træffe en egentlig beslutning om, hvorvidt revisionens bemærkninger giver anledning til at foretage videre, og i givet fald hvad. Det er ikke tilstrækkeligt, at kommunalbestyrelsen tager revisionens be-mærkninger til efterretning. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at stille forslag i kommunalbestyrelsen om eventuelle konkrete foranstaltninger til at sikre fremtidig overholdelse af bevillinger eller ændrede regnskabsprocedurer, men også om andre reaktioner som følge af f.eks. afvigelser mellem budgettets bevillinger og indholdet af det endelige årsregnskab. Svarende til, hvad der gælder for årsregnskabet, træffer den samlede kommunalbestyrelse i et møde afgørelse om halvårsregnskabets godkendelse, jf. 45 a i lov om kommunernes styrelse. Dette delregnskab undergives dog ikke revision. Halvårsregnskabet skal efter loven være ledsaget af bemærkninger om kommunens forventede årsregnskab for det pågældende år. Halvårsregnskabets godkendelse i kommunalbestyrelsen giver den samlede kommunalbestyrelse lejlighed til at tage initiativer til at sikre overholdelsen af årsbudgettet, og de enkelte medlemmer vil kunne fremkomme med forslag i den henseende. Samtidig vil oplysningerne fra halvårsregnskabet kunne indgå i grundlaget for udarbejdelsen af det kommende årsbudget Særligt vedrørende beretninger fra revisionen Det følger af 42, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse, at revisionen afgiver en årsberetning om revisionen af kommunens årsregnskab. Se ovenfor kapitel om behandlingen heraf i kommunalbestyrelsen. Efter bestemmelsen afgiver revisionen i øvrigt beretninger, når det er foreskrevet, eller når revisionen finder det hensigtsmæssigt. Også delberetninger skal afgives til økonomiudvalget og eventuelt tillige til vedkommende fagudvalg og derefter behandles af kommunalbestyrelsen i et møde. Dette svarer til, hvad der gælder for årsberetningen, jf. kapitel Også kommunalbestyrelsens behandling af delberetninger kan således give kommunalbestyrelsesmedlemmer anledning til at fremsætte forslag i relation til eksempelvis budgetoverholdelse og regnskabsprocedurer. Proceduren for behandlingen af revisionens delberetninger er fastsat i bekendtgørelsen om kommunernes budget-, regnskabsvæsen, revision m.v Udsendelse af revisionsberetninger senest 7 dage efter modtagelsen Efter 42 b i lov om kommunernes styrelse skal borgmesteren senest 7 dage efter kommunens modtagelse af en revisionsberetning sørge for, at den udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer. Bestemmelsen vedrører såvel årsberetningen som delberetninger og sikrer, at det enkelte medlem af kommunalbestyrelsen bliver orienteret umiddelbart efter kommunens modtagelse af en beretning fra revisionen. Det enkelte medlem og kommunalbe-

89 50 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 styrelsen vil herefter kunne tage stilling til, om delberetningen giver behov for en foreløbig drøftelse i kommunalbestyrelsen forud for den behandling i udvalg og kommunalbestyrelse, som lovgivningen i øvrigt kræver, jf. ovenfor Mundtlig forelæggelse af revisionsberetninger Efter 42 c i lov om kommunernes styrelse har revisionen adgang til mundtligt at forelægge sine beretninger for kommunalbestyrelsen. Endvidere har mindst en fjerdedel af kommunalbestyrelsens medlemmer ret til at kræve en sådan forelæggelse. Der er ikke noget krav om, at anmodningen om mundtlig forelæggelse af en revisionsberetning skal ske i forlængelse af revisionens afgivelse af beretningen eller af kommunalbestyrelsens medlemmers modtagelse heraf. Borgmesteren fastsætter tid og sted for forelæggelsen af en revisionsberetning, og det antages at skulle ske så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen herom. Borgmesteren skal samtidig sørge for, at en indkaldelse og det fornødne materiale til revisionens forelæggelse udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest fire hverdage inden forelæggelsen. Fristen kan kun overskrides, hvis forelæggelsen ikke kan udsættes. Undtagelse fra fristen kan f.eks. ske, hvis der umiddelbart efter anmodningen til borgmesteren om mundtlig forelæggelse af beretningen for kommunalbestyrelsen, skal afholdes møde i økonomiudvalget eller kommunalbestyrelsen, hvor der skal træffes beslutning om eventuelle dispositioner på baggrund af revisionens beretning. I sådanne tilfælde skal borgmesteren sørge for, at det fornødne materiale formidles til medlemmerne snarest muligt. Forelæggelsen af revisionsberetningen er ikke et egentligt kommunalbestyrelsesmøde, men en orientering fra revisionens side. Forelæggelsen er således ikke åben for offentligheden. Kommunalbestyrelsen kan dog tillade, at andre end medlemmerne og revisionens repræsentanter, f.eks. særlige sagkyndige eller ansatte i kommunen, deltager i forelæggelsen. Kommunalbestyrelsen kan endvidere ikke træffe beslutninger under forelæggelsen, men de oplysninger, der kommer frem, kan give det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem og kommunalbestyrelsen anledning til at overveje, om der er behov for at tage særlige initiativer i anledning af revisionens bemærkninger, ud over det, som den ordinære behandling af beretningen i kommunens udvalg og kommunalbestyrelse har givet eller kan give anledning til Reglerne om suspension og afsættelse af borgmesteren Borgmesteren er valgt for hele valgperioden Den nyvalgte kommunalbestyrelse vælger sin formand borgmesteren ved flertalsvalg på det konstituerede møde, jf. 6 i lov om kommunernes styrelse. Både valget af borgmesteren og kommunalbestyrelsens næstformand (næstformænd) har efter bestemmelsens stk. 6 virkning for hele funktionsperioden. Borgmesteren kan således ikke afsættes i funktionsperioden, heller ikke selv om borgmesteren får et flertal i kommunalbestyrelsen imod sig. Bestemmelserne i c i lov om kommunernes styrelse giver dog mulighed for undtagelsesvist at suspendere eller afsætte borgmesteren. Bestemmelserne er en udmøntning af de anbefalinger, som det lovforberedende udvalg til opfølgning på Farum-Kommissionens anbefalinger fremkom med i betænkning 1538 (juni 2013). Lovens 66 og 66 a, der omhandler borgmesterens pligttilsidesættelse, indebærer en tydeliggørelse af de tidligere bestemmelser i lovens 66, mens bestemmelserne i lovens 66 b og c indebærer nye muligheder for suspension på grund af tiltale for groft strafbart forhold, hhv. afsættelse ved særligt kvalificeret flertal på grund af mistillid. Bestemmelsen i lovens 66 d giver en borgmester ret til at få udgifter til advokatbistand under en sag om suspension eller afsættelse betalt af kommunen. Kommunalbestyrelsen kan efter 7, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse fritage borgmesteren fra sit hverv, men dette kan tidligst ske umiddelbart før det tidspunkt, som fritagelsen skal have virkning fra. En beslutning eller en aftale om tidsbegrænsning af borgmesterens valgperiode vil således ikke være retligt bindende, heller ikke selv om borgmesteren selv har tilsluttet sig den Ad hoc suspension eller afsættelse af borgmesteren på grund af pligttilsidesættelse Bestemmelserne i 66 og 66 a i lov om kommunernes styrelse giver kommunalbestyrelsen mulighed for at gribe ind over for en borgmester, der forsætligt eller groft uagtsomt har tilsidesat en pligt, der påhviler vedkommende i

90 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 51 medfør af lov om kommunernes styrelse. Afhængig af omstændighederne giver bestemmelserne mulighed for reaktioner af forskellig karakter. Bestemmelserne giver mulighed for ad hoc suspension ved pligt til tilsidesættelser af afgrænset karakter, hvor udførelsen af opgaven overlades til en anden end borgmesteren. Men bestemmelsen giver også mulighed for afsættelse af borgmesteren og valg af en ny borgmester, hvis borgmesterens pligttilsidesættelse er særligt grov. Bestemmelserne omhandler tilfælde, hvor borgmesteren forsætligt eller groft uagtsomt har tilsidesat en pligt, der påhviler vedkommende i medfør af lov om kommunernes styrelse. Der skal være tale om en pligttilsidesættelse fra borgmesterens side. Det betyder, at det skal kunne konstateres, at borgmesteren ved en handling eller undladelse, der kan henføres til borgmesteren, har tilsidesat en forpligtelse, der påhviler borgmesteren i medfør af lov om kommunernes styrelse. Suspension ad hoc og afsættelse kan alene ske, hvor borgmesterens pligttilsidesættelse vedrører en pligt, der påhviler vedkommende i medfør af lov om kommunernes styrelse, herunder udførelsen af kommunalbestyrelsens lovligt trufne beslutninger og pligter, der følger direkte af lov om kommunernes styrelse eller regler udstedt i medfør heraf uden mellemkommende anmodning fra andre. Omfattet heraf er også retsforskrifter, som Økonomi- og Indenrigsministeriet eller kommunalbestyrelsen har udstedt i henhold til lov om kommunernes styrelse, herunder f.eks. kommunens forretningsorden og styrelsesvedtægt. Bestemmelserne omfatter derimod ikke tilsidesættelse af eventuelle pligter, der påhviler borgmesteren i medfør af anden lovgivning. Tilsidesættelse af en pligt, som alene påhviler kommunen som myndighed og ikke specifikt kommunens borgmester, er ikke omfattet af adgangen til ad hoc suspension eller afsættelse. Det er en betingelse, at det fremgår af loven eller af kommunalbestyrelsens beslutning, hvorledes den opgave, som pligttilsidesættelsen vedrører, skal føres ud i livet. Borgmesterens tilsidesættelse af en pligt, der påhviler vedkommende i medfør af lov om kommunernes styrelse, vil, uanset pligtens art, kunne begrunde ad hoc suspension eller afsættelse. Det kunne f.eks. være en pligt til at forelægge visse dispositioner for kommunalbestyrelsen forud for deres udførelse eller en pligt til ikke at afgive vildledende oplysninger til kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget. Men det kunne også være undladelse af at udføre en beslutning, kommunalbestyrelsen har truffet. Suspension ad hoc og afsættelse kræver, at pligttilsidesættelsen kan tilregnes borgmesteren som forsætlig eller groft uagtsom. Afgørelse om ad hoc-suspension af borgmesteren efter lovens 66 træffes af kommunalbestyrelsen. Afgørelse om afsættelse af borgmesteren efter lovens 66 a træffes af Valgbarhedsnævnet efter indstilling fra kommunalbestyrelsen. Det betyder, at det er op til kommunalbestyrelsen at beslutte, om der skal tages initiativ til at iværksætte en proces, der kan lede frem til borgmesterens afsættelse. Valgbarhedsnævnet skal alene vurdere, om betingelserne for afsættelse af borgmesteren er opfyldt. Valgbarhedsnævnet skal ikke foretage en vurdering af, om det er et hensigtsmæssigt skridt at tage at afsætte borgmesteren. Det betyder, at der vil skulle ske en afsættelse af borgmesteren, hvis Valgbarhedsnævnet vurderer, at betingelserne for afsættelse af borgmesteren er opfyldt. Valget af ny borgmester foretages først, når der foreligger en afgørelse i Valgbar-hedsnævnet om afsættelse af borgmesteren. Valget af ny borgmester har virkning for den resterende del af kommunalbestyrelsens funktionsperiode Suspension på grund af tiltale for groft strafbart forhold Bestemmelsen i 66 b i lov om kommunernes styrelse giver mulighed for, at kommunalbestyrelsen over for Valgbarhedsnævnet kan begære, at borgmesteren suspenderes, hvis en række betingelser herfor er opfyldt. Afgørelsen om suspension træffes af Valgbarhedsnævnet. Kommunalbestyrelsen kan kun fremsætte begæring over for Valgbarhedsnævnet om suspension, når der er rejst tiltale for strafbart forhold med en strafferamme på fire år eller derover. Herved sikres dels en tilstrækkelig grad af mistanke mod borgmesteren, dels at det kun er tiltale for relativt grove strafbare forhold, der kan danne grundlag for en begæring om suspension af borgmesteren. Bestemmelsen indebærer, at det er op til kommunalbestyrelsen at beslutte, om der skal tages initiativ til at iværksætte en proces, der kan lede frem til borgmesterens suspension. Suspension på grund af tiltale for strafbart forhold forudsætter endvidere, at lovovertrædelsen vil medføre tab af borgmesterens valgbarhed i tilfælde af domfæl-

91 52 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 delse i overensstemmelse med anklageskriftet, og at suspension i øvrigt ikke kan anses for betænkelig. Det betyder, at Valgbarhedsnævnet skal foretage en bedømmelse af, om den lovovertrædelse, som begæringen om suspension støttes på, må formodes at føre til fortabelse af valgbarhed, hvis borgmesteren bliver dømt i overensstemmelse med tiltalen. Endelig er det en forudsætning for en afgørelse om suspension i Valgbarhedsnævnet, at det ikke kan anses for betænkeligt at suspendere borgmesteren, indtil borgmesteren har fået endelig dom og Valgbarhedsnævnet i givet fald har truffet afgørelse om borgmesterens valgbarhed. Om det er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af omstændighederne i sagen. Valgbarhedsnævnet skal ikke foretage en vurdering af, om suspension af borgmesteren vil være hensigtsmæssig. Det indebærer, at der vil skulle ske en suspension af borgmesteren, hvis Valgbarhedsnævnet vurderer, at betingelserne for suspension er opfyldt. Udpegningen af det medlem, der skal fungere som borgmester, foretages først, når der foreligger en afgørelse i Valgbarhedsnævnet om suspension af borgmesteren. Det medlem, der skal varetage funktionen som borgmester, overtager samtlige opgaver, som påhviler den nu suspenderede borgmester. Mister borgmesteren sin valgbarhed på grund af straf for det forhold, der dannede grundlag for suspensionen, fortsætter det medlem, der er udpeget som fungerende borgmester, i den resterende del af funktionsperioden. Frifindes borgmesteren, eller træffer Valgbarhedsnævnet afgørelse om, at den suspenderede borgmester er valgbar, genindtræder den suspenderede borgmester som borgmester i resten af funktionsperioden Afsættelse ved særligt kvalificeret flertal på grund af mistillid Bestemmelserne i 66 c i lov om kommunernes styrelse giver mulighed for, at kommunalbestyrelsen under visse betingelser kan afsætte borgmesteren, hvis kommunalbestyrelsen ikke har tillid til borgmesteren. Afsættelse af borgmesteren på grund af mistillid sker altså i kommunalbestyrelsen, og en vedtagelse i kommunalbestyrelsen herom indebærer, at borgmesteren anses for fritaget for hvervet. Afsættelse af borgmesteren på grund af mistillid kræver af hensyn til at sikre den fornødne ro omkring borgmesterposten, at mindst ni tiendedele af kommunalbestyrelsens samtlige medlemmer står bag en vedtagelse om afsættelse af borgmesteren. Det nødvendige flertal skal tælles blandt kommunalbestyrelsens samtlige medlemmer, uanset om de er til stede eller ej. Borgmesteren skal regnes med i dette antal. Hvis beregningen af, hvor mange stemmer der skal til for vedtagelsen af et forslag om at afsættelse af borgmesteren, ikke giver et helt tal, skal tallet rundes op. Det vil altid være tilstrækkeligt, at samtlige andre kommunalbestyrelsesmedlemmer end borgmesteren, stemmer for en afsættelse af borgmesteren. Den mistillid til borgmesteren, som ligger bag kommunalbestyrelsens ønske om afsættelse af borgmesteren, skal have baggrund i borgmesterens tilsidesættelse af den agtelse og værdighed, som hvervet kræver. Heri kan bl.a. indgå karakteren og grovheden af det pågældende forhold, om forholdet er sket under udøvelsen af hvervet, eller om det i øvrigt har nogen sammenhæng med udførelsen af et borgmesterhverv. Dog kan også forhold, der har fundet sted uden for udøvelsen af hvervet, eller som ikke i øvrigt har sammenhæng hermed efter omstændighederne være egnede til at vække tvivl om borgmesterens egnethed. Forslag om afsættelse af borgmesteren skal undergives to behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 og højst 12 dages mellemrum. Herved sikres en grundig behandling i kommunalbestyrelsen af spørgsmålet om afsættelse af borgmesteren. Afsættelse af borgmesteren kræver, at der ved begge kommunalbestyrelsens to behandlinger af sagen er det fornødne flertal for afsættelse af borgmesteren og for begrundelsen herfor. Det er altså en betingelse, at der ved begge behandlinger i kommunalbestyrelsen er det fornødne kvalificerede flertal ikke blot til vedtagelsen om afsættelse af borgmesteren, men også til begrundelsen for afsættelsen. Det forudsættes herved, at begrundelsen for kommunalbestyrelsens afsættelse af borgmesteren ved begge behandlinger indgår i afstemningstemaet for kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens vedtagelse om afsættelse af borgmesteren og dens begrundelse skal efter hver behandling indføjes i beslutningsprotokollen. Der er intet krav om, at begrundelsen for afsættelsen i et og alt skal være det samme ved begge behandlinger. Begrundelsens kerne og overordnede formål skal imidlertid fastholdes ved begge behandlinger. Borgmesteren har adgang til at

92 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 53 deltage i kommunalbestyrelsens behandling af sagen, herunder ved afstemningen om afsættelse. Valg af ny borgmester skal foretages umiddelbart efter, at en vedtagelse i kommunalbestyrelsen om afsættelse af borgmesteren foreligger. Borgmesteren har mulighed for at indbringe kommunalbestyrelsens vedtagelse om afsættelse på grund af mistillid for Valgbarhedsnævnet. Valgbarhedsnævnet kan alene foretage en prøvelse af afgørelsens lovlighed. Dette omfatter en prøvelse af, om de retlige betingelser for afsættelsen er opfyldt, og om en afsættelse vil indebære en tilsidesættelse af de almindelige forvaltningsretlige grundsætninger. Prøvelsen omfatter endvidere, om de procesregler, der gælder for kommunalbestyrelsens afsættelse af borgmesteren, er fulgt, herunder kravet om to behandlinger i kommunalbestyrelsen. I prøvelsen indgår endvidere, om der foreligger omstændigheder, der giver grundlag for at antage, at kommunalbestyrelsens beslutning om afsættelse reelt har baggrund i andre forhold end borgmesterens værdighed, og at der således ved beslutningen er varetaget usaglige hensyn. Kapitel 7: Kommunalbestyrelsesmedlemmernes pligter 7.1. Mødepligt og stedfortræderindkaldelse Mødepligt og lovligt forfald Hvervet som medlem af kommunalbestyrelsen er et borgerligt ombud. Det betyder, at enhver, der er valgbar, som udgangspunkt er forpligtet til at lade sig opstille som kandidat og modtage valget. Det følger af lov om kommunale valg, der også indeholder bestemmelser om, hvordan kommunalbestyrelsen kan fritage et medlem for valget, hvis vedkommende af en række nærmere angivne grunde har rimelig grund til at ønske sig fritaget. Det forhold, at hvervet er et borgerligt ombud, betyder også, at kommunalbestyrelsesmedlemmer som udgangspunkt har pligt til at modtage valg til formand eller næstformand for kommunalbestyrelsen, til udvalg, kommissioner, bestyrelser o. lign. og til at udføre hverv, som kommunalbestyrelsen pålægger dem. Pligten til at udføre hvervet i funktionsperioden indebærer navnlig, at der som udgangspunkt er mødepligt i kommunalbestyrelsen og i udvalg. Mødepligten omfatter også seminarer efter 9 a i lov om kommunernes styrelse, og revisionens mundtlige fremlæggelse af revisionsberetninger, jf. lovens 42 c. Mødepligten indebærer bl.a., at der ikke i kommunalbestyrelsen kan indgås clearingaftaler i forbindelse med afstemninger. Selv om der er mødepligt, kan et medlem dog godt have lovligt forfald, og medlemmet har ikke altid pligt til at lade kommunalbestyrelsesarbejdet komme i første række. Hverken mødepligten eller spørgsmålet om, hvornår der foreligger lovligt forfald, er direkte beskrevet i loven. 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse nævner dog en række omstændigheder, der i hvert fald kan begrunde, at et medlem har lovligt forfald. Her er nævnt helbredstilstand, graviditet, barsel, adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Tilføjelsen eller lignende i bestemmelsen viser, at listen ikke er udtømmende. Se nedenfor kapitel nærmere om de enkelte forfaldsgrunde. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, skal meddele borgmesteren dette forinden mødet, jf. 2 i normalforretningsordenen for kommuner.

93 54 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del Vedrørende de enkelte forfaldsgrunde Nedenfor knyttes nogle vejledende bemærkninger til de lovlige forfaldsgrunde, som er nævnt i 15, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse. Helbredstilstand: Et medlem kan være lovligt forhindret i at møde pga. sygdom, men også en nærtstående persons sygdom kan begrunde lovligt fravær. Barsel eller adoption: Dette kan begrunde lovligt forfald både for kvindelige og mandlige medlemmer. Andet offentligt hverv: Hvis et medlem har pligt til at varetage et andet offentligt hverv kan dette begrunde lovligt forfald. Dette kan f.eks. være hverv som regionsrådsmedlem. Ved sådanne hverv vil det ofte være op til medlemmet selv at beslutte, hvilket hverv som varetages, og hvilket hverv der i den konkrete situation meddeles forfald til. Dette gælder også hvervet som folketingsmedlem, selv om det ikke er et borgerligt ombud. I andre tilfælde kan det følge af det pågældende hvervs nærmere indhold, at det har forrang. Her kan eksempelvis peges på hverv som nævning, domsmand eller militær indkaldelse. Forretninger: Pligter som følge af et ansættelsesforhold kan begrunde lovligt forfald. Et medlem er således ikke forpligtet til at gøre brug af den betingede ret til fravær fra arbejdet, som 16 b i lov om kommunernes styrelse giver, til at varetage kommunalbestyrelsesarbejde. Også selvstændige erhvervsinteresser kan begrunde fravær fra kommunalbestyrelsesarbejdet, hvis det er nødvendigt for at undgå alvorlig ulempe eller tab. Eller lignende: Tilføjelsen angiver, at de anførte grunde ikke er udtømmende. Eksempelvis kan fravær på grund af studier være en lovlig forfaldsgrund. Det samme gælder afholdelse af ferie. Der er i den forbindelse ikke noget krav om, at medlemmet skal have optjent ferie efter ferielovens regler Stedfortræderindkaldelse I kommunalbestyrelsen Den stedfortræder, som efter nedenstående regler kan eller skal indkaldes til kommunalbestyrelsesmødet, er den stedfortræder, der ifølge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den kandidatliste, den pågældende er valgt på. Når et medlem på grund af sin helbredstilstand er forhindret i at deltage i et møde i kommunalbestyrelsen, kan de medlemmer, der er valgt på den samme kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til mødet. Dette følger af 15, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Muligheden for stedfortræderindkaldelse til et enkelt møde gælder efter den samme bestemmelse også ved et medlems forfald til det konstituerende møde eller 2. behandlingen af kommunens årsbudget. Kravet er her blot, at der skal være tale om lovligt forfald, jf. kapitel Bestemmelsen skal forstås sådan, at der kan indkaldes stedfortræder ved et medlems lovlige forfald i alle tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen behandler konstitueringsspørgsmål, og til kommunalbestyrelsens endelige behandling af årsbudgettet. I de i 15, stk. 1, nævnte tilfælde er det de valgte medlemmer på kandidatlisten, som i sidste instans ved flertalsafgørelse bestemmer, om stedfortræderen skal indkaldes. Er alene det forhindrede medlem valgt på kandidatlisten, kan stedfortræderen, hvis medlemmet f.eks. på grund af sygdom er ude af stand til at fremsætte krav herom, kræve sig indkaldt. Beslutningen skal træffes i det enkelte tilfælde, og medlemmerne på listen kan ikke generelt beslutte, at stedfortræder altid eller aldrig skal indkaldes. Efter 15, stk. 2, har borgmesteren pligt til at indkalde stedfortræderen for et medlem, der har lovligt forfald til sine kommunale hverv, når dette må forventes at vare mindst en måned. Dette omfatter ethvert lovligt forfald, jf. kapitel Det er den forventede varighed af forfaldet, som er afgørende for, om stedfortræderen skal indkaldes. I de i 15, stk. 2 nævnte tilfælde er det borgmesteren, og ikke de valgte medlemmer på kandidatlisten, der bestemmer, om stedfortræderen skal indkaldes. Borgmesteren skal indkalde stedfortræderen efter 15, stk. 2, uanset på hvilken måde vedkommende får oplysning om forfaldet. Det enkelte medlem har dog pligt til at melde forfald, jf. ovenfor kapitel Kommunalbestyrelsen kan efter 15, stk. 2, 2. pkt., træffe bestemmelse i styrelses-vedtægten om, at stedfortræder skal indkaldes ved lovligt forfald af kortere varighed end en måned. Hvis der er en bestemmelse herom i styrelsesvedtægten, har borgmesteren samme pligt som ved længerevarende forfald til at

94 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 55 indkalde stedfortræderen, når forfaldsgrunden ventes at have mindst den varighed, som kommunalbestyrelsen har fastsat. Kommunalbestyrelsen kan i styrelsesvedtægten fastsætte, at stedfortræder skal indkaldes ved ethvert lovligt forfald, uanset varighed. Efter 15, stk. 4, træffer kommunalbestyrelsen i alle tilfælde af stedfortræderindkaldelse beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderindkaldelse er opfyldt. Det omfatter bl.a. spørgsmål om, hvorvidt der foreligger lovligt forfald, og om det er rette stedfortræder, der er indkaldt. Det er en del af borgmesterens pligter som mødeleder at sørge for, at der foreligger de fornødne oplysninger og dokumentation til, at kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om godkendelse af stedfortræderindkaldelsen. Om stedfortræderindkaldelse i tilfælde af inhabilitet henvises til kapitel I udvalg Når et medlem af et udvalg, der er nedsat af kommunalbestyrelsen, har forfald af en forventet varighed af mindst en måned, kan den valggruppe, der har valgt medlemmet, bestemme, at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe hindringen varer. Dette følger af 28, stk. 2, 1. pkt., i lov om kommunernes styrelse. Det er den valggruppe, der har valgt medlemmet til udvalget, som afgør, om betingelserne for at indkalde stedfortræder er opfyldt. Hvis det medlem, der har forfald således som det f.eks. gælder for medlemmer af økonomiudvalget og de stående udvalg, også er medlem af kommunalbestyrelsen, vil gruppen dog kun kunne indkalde en stedfortræder, hvis betingelserne for at indkalde stedfortræder i kommunalbestyrelsen er opfyldt, jf. kapitel Det er altså normalt ikke muligt at have lovligt forfald i udvalg og fortsat deltage i kommunalbestyrelsens møder. Stedfortræderen skal også opfylde de betingelser, som gælder for at være medlem af det pågældende udvalg. For så vidt angår økonomiudvalget og de stående udvalg skal vedkommende altså være medlem af kommunalbestyrelsen. Hvis valggruppen ønsker at indkalde den stedfortræder (for det medlem, der har forfald), som indkaldes til kommunalbestyrelsen, kan dette først ske, når kommunalbestyrelsen har godkendt stedfortræderindkaldelsen, jf. herom kapitel Valggruppen kan i stedet vælge at indkalde et andet medlem af kommunalbestyrelsen som stedfortræder i økonomiudvalget eller et stående udvalg. Efter 28, stk. 2, 2. pkt., kan kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om, at valggruppen kan indkalde en stedfortræder ved lovligt forfald i et udvalg af kortere forventet varighed end en måned. Dette gælder dog kun, hvis kommunalbestyrelsen efter lovens 15, stk. 2, 2. pkt. 2, har truffet beslutning om stedfortræderindkaldelse i kommunalbestyrelsen ved forfald af kortere forventet varighed end en måned, jf. kapitel Varigheden af det forventede forfald i udvalg, som kan begrunde stedfortræderindkaldelse, kan heller ikke være kortere end varigheden af det forventede forfald, som kan begrunde stedfortræderindkaldelse i kommunalbestyrelsen. Dette er for at hindre, at der kan indkaldes stedfortræder i udvalg i tilfælde, hvor der ikke kan indkaldes stedfortræder i kommunalbestyrelsen. Er de nævnte betingelser opfyldt, giver 28, stk. 2, 2. pkt., dog mulighed for stedfortræderindkaldelse alene i et enkelt udvalgsmøde. Dette kan ske, hvis der efter kommunens styrelsesvedtægt skal ske stedfortræderindkaldelse ved forfald til et enkelt møde i kommunalbestyrelsen, og det samme er fastsat for så vidt angår udvalgsmøder. Om stedfortræderindkaldelse i tilfælde af inhabilitet henvises til kapitel Inhabilitet Hvornår foreligger der inhabilitet? Et kommunalbestyrelsesmedlem kan i henhold til 14 i lov om kommunernes styrelse have en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. De almindelige regler om speciel inhabilitet findes i forvaltningslovens kap. 2. Uden for det område, som er direkte omfattet af forvaltningsloven, finder principperne i forvaltningsloven tilsvarende anvendelse. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er afskåret fra at deltage i en sags behandling, hvis vedkommende har et sådant forhold til sagen eller dens parter, at det ud fra en generel vurdering er egnet til at vække tvivl om, hvorvidt den pågældende

95 56 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 vil kunne behandle sagen på upartisk måde. En beslutning om at anse et kommunalbestyrelsesmedlem for inhabilt indebærer ingen tilkendegivelse om, at det pågældende medlem konkret må antages at ville lægge vægt på usaglige hensyn. Formålet med inhabilitetsreglerne er således ikke alene at sikre, at den enkelte sag behandles korrekt, men også, at der ikke skabes mistillid til den offentlige forvaltning. Samtidig skal det sikres, at der ikke i unødigt omfang lægges hindringer i vejen for, at kommunalbestyrelsesmedlemmer kan deltage i sagsbehandlingen i kommunalbestyrelsen og i kommunalbestyrelsens udvalg som repræsentanter for almindelige synspunkter eller interesser, der kan være grundlaget for deres valg. Afgørelsen af inhabilitetsspørgsmål beror på en samlet vurdering, hvor forskellige hensyn skal afvejes over for hinanden. I forvaltningslovens 3, stk.1, er det opregnet, i hvilke tilfælde der kan foreligge en interessekollision, som er egnet til at begrunde inhabilitet. Et kommunalbestyrelsesmedlem er herefter som udgangspunkt inhabilt i forhold til en konkret sag, når: medlemmet har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, medlemmets nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagen eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, medlemmet deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald, sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og medlemmet tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, som sagen angår, der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om medlemmets upartiskhed. Det forhold, at et kommunalbestyrelsesmedlem har en generel eller ideelt betonet interesse i en bestemt sags udfald, kan ikke normalt føre til, at medlemmet må anses som inhabilt i forhold til den pågældende sag. At et kommunalbestyrelsesmedlem har udtalt sig om sin opfattelse af en sag før dennes behandling i kommunalbestyrelsen, medfører heller ikke, at der foreligger inhabilitet. Det følger af forvaltningslovens 3, stk. 2, at inhabililtet ikke foreligger, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. Forvaltningslovens principper om inhabilitet gælder også i forhold til sager af generel karakter, f.eks. struktur-, plan- og budgetbeslutninger. Jo mere generel en sag er, desto stærkere skal et kommunalbestyrelsesmedlems interesse i sagens udfald imidlertid være for, at inhabilitet kan komme på tale Underretningspligt om forhold, der kan give anledning til tvivl om habiliteten Det følger af 14, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, at et kommunalbestyrel-sesmedlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, som kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. Der antages ikke i almindelighed at påhvile borgmesteren eller kommunalbestyrelsen nogen forpligtelse til at søge de faktiske forhold nærmere belyst i tilfælde, hvor et kommunalbestyrelsesmedlem tilkendegiver, at vedkommende anser sig for inhabil. Hvis spørgsmålet ønskes undergivet forhandling, kan medlemmet imidlertid ikke undslå sig fra om fornødent for lukkede døre at meddele nærmere oplysninger om det eller de forhold, der kan rejse tvivl om den pågældendes inhabilitet. Inhabilitetsgrunde kan fremtræde som mere eller mindre åbenbare. F.eks. ved inhabilitet som følge af tilknytning til selskaber m.v. vil det ofte være vanskeligt for udenforstående at gennemskue de omstændigheder, der eventuelt kan begrunde inhabilitet. Men også i andre situationer vil den berørte selv være den eneste eller i hvert fald den nærmeste til at være (og gøre) opmærksom på eventuelle inhabilitetsgrunde. En undtagelse fra oplysningspligten følger af forvaltningslovens 6, stk. 1, i tilfælde, hvor det er åbenbart, at forholdet er uden betydning. Det antages, at

96 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 57 undtagelsesbestemmelsen må fortolkes snævert, dels fordi det er af stor betydning, at alle omstændigheder af blot nogen relevans bringes frem til vurdering, dels fordi der sjældent vil foreligge særlige hensyn, som kan tale imod oplysning om de pågældende forhold. Medlemmets egen, subjektive vurdering af forholdets (manglende) betydning er ikke afgørende Betydningen af inhabilitet Efter forvaltningslovens 3, stk. 3, må den, der er inhabil i forhold til en konkret sag, ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. Sammenholdt med 14, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et kommunalbestyrelsesmedlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen, betyder dette, at et kommunalbestyrelsesmedlem, der er inhabilt i forhold til en konkret sag, er udelukket fra at beskæftige sig med sagen i alle stadier af dens behandling. Medlemmet kan derimod godt deltage i selve behandlingen og afgørelsen af, hvorvidt medlemmet er inhabilt jf. 8 i normalforretningsordenen Stedfortræderindkaldelse ved inhabilitet Såfremt et medlem må forventes at blive erklæret inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i kommunalbestyrelsens møde, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste efter 14, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. Som ved stedfortræderindkaldelse efter 15, stk. 1, er det de valgte medlemmer på kandidatlisten, som i sidste instans ved flertalsafgørelse bestemmer, om stedfortræderen skal indkaldes, jf. kapitel Er kun det inhabile medlem valgt på den pågældende liste, kan vedkommende begære stedfortræderen indkaldt. Stedfortræderen kan ikke begære sig selv indkaldt. Hvis kommunalbestyrelsen træffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, efter 14, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse kræve sagen udsat til det efterfølgende kommunalbestyrelsesmøde. Dette gælder dog ikke, hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig det, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder. Bestemmelsen skal ses i lyset af, at det følger af forvaltningslovens 4, stk. 2, at et inhabilt medlem kan deltage i behandlingen af en sag, i tilfælde, hvor behandlingen af sagen ikke uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser kan udsættes, og hvor kommunalbestyrelsen ellers ville miste sin beslutningsdygtighed. Er et inhabilt medlem berettiget til at deltage i behandlingen af en sag efter forvaltningslovens 4, stk. 2, opstår der ikke spørgsmål om stedfortræderindkaldelse og derfor heller ikke spørgsmål om udsættelse af sagen efter 14, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse. I andre tilfælde end dem, der er nævnt i forvaltningslovens 4, stk. 2, kan et inhabilt medlem ikke deltage, uanset at kommunalbestyrelsen mister sin beslutningsdygtighed. I dette tilfælde opstår der spørgsmål om stedfortræderindkaldelse og eventuel udsættelse af sagen efter 14, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse. Et kommunalbestyrelsesmedlem, der er inhabilt i forhold til en sag, må heller ikke deltage i udvalgsbehandlingen heraf, jf. kapitel Det er fastsat i 28, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse, at kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten kan bestemme, at den valggruppe, der har valgt et udvalgsmedlem, der må forventes at blive erklæret inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i udvalget, kan bestemme, at et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling. Stedfortræderindkaldelse ved inhabilitet i udvalg forudsætter således, at kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten har valgt denne ordning Tavshedspligt Reglerne om tavshedspligt Som kommunalbestyrelsesmedlem er man omfattet af reglerne om tavshedspligt. Tavshedspligt betyder, at man ikke må røbe fortrolige faktiske oplysninger fra den offentlige forvaltning over for almenheden eller uvedkommende privatpersoner. De almindelige regler om tavshedspligt findes i straffelovens f og i forvaltningslovens 27. Forvaltningslovens 27 gælder for al virksomhed, der

97 58 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 udøves inden for den offentlige forvaltning, jf. lovens 2, stk. 3. Forvaltningslovens 27 gælder for den, der virker inden for den offentlige forvaltning, mens straffelovens 152 gælder for den, der virker eller har virket i offentlig tjeneste eller hverv. Straffelovens 152a -152c udvider personkredsen i forskellige henseender, mens straffelovens 152 d indeholder en regel om visse efterfølgende forhold. Staffelovens 157 e indeholder en generel undtagelse fra, hvilke tilfælde der er strafbare. Som kommunalbestyrelsesmedlem er man således underlagt reglerne om tavshedspligt både under og efter varetagelsen af hvervet. Tavshedspligtens forankring i straffeloven betyder, at det er strafbart for den, der virker eller har virket i offentlig tjeneste eller hverv, uberettiget at skaffe sig, videregive eller udnytte en tavshedsbelagt oplysning, som den pågældende har fået kendskab til igennem virket i offentlig tjeneste eller hverv. Straf efter bestemmelsen kræver dog forsæt til at videregive eller udnytte en oplysning, der er tavshedsbelagt. I særlige tilfælde kan hensynet til berettiget varetagelse af en åbenbar almeninteresse eller af, eget eller andres tarv medføre, at oplysninger, der normalt er omfattet af tavshedspligten, alligevel kan videregives. Der kan også i medfør af andre lovbestemmelser følge en direkte forpligtelse til at videregive bestemte oplysninger. Der kan også i andre situationer være tilfælde, hvor videregivelse ikke er berettiget. Spørgsmål om, hvorvidt det er berettiget at videregive personoplysninger til private ad elektronisk vej, skal bedømmes efter 6-8 i persondataloven sammenholdt med e i straffeloven Tavshedsbelagte oplysninger En oplysning anses for fortrolig og er dermed undergivet reglerne om tavshedspligt når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Uden for de tilfælde, hvor det direkte fremgår af lov eller anden gyldig bestemmelse, at en oplysning er fortrolig, vil det således bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om en oplysning er at anse for fortrolig og således er undergivet tavshedspligt. Det er ikke muligt at give nogen udtømmende opregning af, hvilke hensyn og interesser der kan medføre, at en oplysning vil være undergivet tavshedspligt. I henhold til forvaltningslovens 27, stk. 1, er det dog navnlig hensynet til følgende interesser, der kan bevirke, at en oplysning er undergivet tavshedspligt: statens sikkerhed eller rigets forsvar, udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, f.eks. en myndigheds interne kontrolforanstaltninger i form af revision, en myndigheds kontrolvirksomhed over for enkeltpersoner, interne overvejelser om en myndigheds fysiske planlægningsvirksomhed samt den politiske og økonomiske planlægning i videre forstand, det offentliges økonomiske interesser, f.eks. hemmeligholdelse af det offentliges fremstillings- og forretningsmetoder, besiddelse af teknisk- og forretningsmæssigt know-how, det offentliges indgåelse af kontraktforhold samt deltagelse i forhandlinger m.v., enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, f.eks. rent private forhold omfattet af persondatalovens 7 og 8 og forvaltningslovens 29, oplysninger om indtægts- og formueforhold, oplysninger om arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold samt enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske fremgangsmåder eller drifts- og forretningsforhold Særligt vedrørende udvalgsmøder Forhandlinger i kommunalbestyrelsens forskellige udvalg anses som udgangspunkt for at være af fortrolig karakter. Der antages derfor at gælde en tavshedspligt for så vidt angår oplysninger, vurderinger og argumenter m.v., der fremføres af andre mødedeltagere under udvalgsdrøftelserne. Tavshedspligten antages dog ikke at være til hinder for, at et ud-

98 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Del 2 59 valgsmedlem refererer et udvalgs forhandlinger over for medlemmerne af den politiske gruppe i kommunalbestyrelsen, som den pågældende tilhører. Et udvalgsmedlem kan endvidere frit referere egne udtalelser og forslag under en forhandling i et udvalg. Tavshedspligten omfatter desuden ikke oplysninger om en sags faktiske omstændigheder, som fremkommer under et udvalgsmøde. Det er uden betydning, hvem der fremkommer med oplysningerne herom. Oplysninger om en sags faktiske omstændigheder kan imidlertid være omfattet af tavshedspligten, såfremt oplysningerne efter en konkret vurdering i medfør af de almindelige regler om tavshedspligt må anses for at være fortrolige. Oplysninger om, hvor mange medlemmer der har deltaget i udvalgets behandling af en bestemt sag, samt oplysninger om, hvilke af udvalgets medlemmer der har stemt for henholdsvis imod en bestemt beslutning, anses ikke for at være af fortrolig karakter. Det samme gælder oplysninger om medlemmers afvigende mening, der er tilført beslutningsprotokollen.

99 60 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Stikordsregister udvalg; 18 ad hoc udvalg; 18 afstemning; 40 afstemninger; 21 afsættelse af borgmesteren; 17; 50 afvikling af valg; 41 afvise sager fra dagsordenen; 36 arbejdstilrettelæggelse; 43 arbejdsvilkår; 3 beslutningsdygtighed; 40 beslutningsgrundlag; 7 beslutningsprotokol; 21; 33, 42 besøg på institutioner; 22 betjening fra forvaltningen; 43 bistand fra forvaltningen; 43 bopælspligt; 23 borgerligt ombud; 53 borgmesteren; 16, 47 dagsorden; 19; 35 de stående udvalg; 13 delegationsforbud; 16; 31 drøftelse af borgmesterens beslutninger; 22 ekstraordinære kommunalbestyrelsesmøder; 22; 28 elektronisk formidling af materiale; 37 elektronisk udveksling og cirkulation; 29 enkeltsager; 5 flertalsafgørelser; 40 forfaldsgrunde; 53 forslag til beslutning; 20 forslaget til dagsorden; 20 frister for forelæggelse af dagsorden og materiale; 33 frister for udsendelse af materiale; 19 generel inhabilitet; 24 gode arbejdsvilkår; 3 hovedforslag; 20 indstilling; 14, 15; 32 inhabilitet; 24; 53 initiativret; 31 initiativret; 20; 21, 31 inspiration til det politiske arbejde; 12 intern delegation; 31 kommunalbestyrelsen; 3; 13; 28 kommunalbestyrelsens kompetencer; 17 kommunalbestyrelsesmedlemmernes rettigheder; 44 kommunalt anliggende; 17 kommunens regnskab; 49 kontrol med borgmesteren; 48 kontrolmuligheder; 47 materiale fra andre udvalg; 22 medansvar 22 mindretalsbeskyttelse; 46 mindretalsudtalelser; 22 mødeformer; 4 mødefrekvens; 28 mødeindkaldelse; 39 mødeledelse; 20 mødeleder; 39 mødemateriale; 19, 21 mødeplan; 18 mødeplanlægning; 28 mødepligt; 23; 40; 53 møder; 4; 18; 39 mødets afvikling; 20 officialprincippet; 31 oplysningspligt; 47 pligt til at føre tilsyn; 25 pligter; 23 politisk ledelse; 7 procedureforslag; 21 ret til oplysninger; 44 retten til at begrunde medlemsforslag; 40 retten til at forevise materialet til andre; 45

100 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg 61 retten til at forlange ekstraordinært møde afholdt; 46 retten til at få ordet til dagsordenen; 23 retten til at få ordet til ethvert dagsordenspunkt; 40 retten til at få tilsendt materiale fra andre udvalg; 46 retten til sagsindsigt; 44 revision; 22; 50 sagsfremstilling; 6 sagsindsigt; 22; 44 samspillet mellem kommunalbestyrelsen og forvaltning; 9; 11 sekretariatsbetjening; 11 sekretærbistand; 24 udgiftsgodtgørelse; 43 udvalg; 28 udvalgenes umiddelbare forvaltning; 31 udvalgsindstillinger; 32 udvalgsmøder; 18 udvalgsstyre; 13 udstyr; 53 uformel kontakt til forvaltningen; 22 underretningspligt; 56 underændringsforslag; 20 ytringsfrihed; 22 ændringsforslag; 20 åbne møder; 18 special inhabilitet; 24 standningsret; 21; 46 stedfortræderindkaldelse; 54 suspension og afsættelse af borgmesteren; 50 taleret; 22 talerrække; 20 taletidsbegrænsninger; 40 tavshedspligt; 23; 58 telefonmøder; 29; 29 temadrøftelser; 5 tilstrækkelig oplyst; 13 tilstrækkelige oplysninger; 32

101 62 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg

102 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg 63

103 64 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg

104 3 Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Design: Bysted Tekst: KL, Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K Tlf: oim@oim.dk KL Weidekampsgade København S Tlf kl@kl.dk

105 KL Weidekampsgade København S Tlf kl@kl.dk Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K Tlf: oim@oim.dk

106 3.1 Bo Smith-udvalgets kodeks for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunal-bestyrelse, udvalg og borgmester inspirationskatalog til lokal debat

107 FORVALTNINGENS RÅDGIVNING OG BISTAND JANUAR 2016 INSPIRATION TIL DEN LOKALE DEBAT KODEKS FOR FORVALTNINGENS RÅDGIVNING

108 Kodeks for forvaltningens rådgivning KL 1. udgave, 1. oplag 2016 Produktion: Kommuneforlaget A/S Design: e-types Tryk: KL s Trykkeri Foto: Colourbox KL Weidekampsgade København S Tlf kl@kl.dk Produktionsnr ISBN

109 Indhold Kodeks for forvaltningens rådgivning 1 INDHOLD FORORD... 2 DET LOKALE ARBEJDE MED KODEKS... 4 ØVRIGE TEMAER Rammerne for det daglige politiske arbejde Forvaltningens rolle i politikudviklingen Forvaltningens rolle i forhold til eksterne relationer Forvaltningens rolle i implementeringen af de politiske mål og beslutninger...17 Forvaltningens rolle i mediehåndteringen BILAG / KODEKS MED SYV CENTRALE FORPLIGTELSER

110 2 Forord Kodeks for forvaltningens rådgivning FORORD I efteråret 2015 lancerede Bo Smith-udvalget sin rapport om Embedsmanden i det moderne folkestyre. Rapporten er resultatet af et udvalgsarbejde, der har set nærmere på embedsmandens rolle især i staten men også i kommunerne. I forhold til kommunerne indeholder rapporten et forslag til kodeks for ledere og ansatte i forvaltningen. Kodekset indeholder syv normer for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunalbestyrelse, udvalg og borgmester: 1 / Lovlighed 2 / Sandhed 3 / Faglighed 4 / Partipolitisk neutralitet 5 / Ansvar og ledelse 6 / Udvikling og samarbejde 7 / Åbenhed om fejl Det nye kodeks er et godt grundlag for at drøfte de normer, forvaltningen arbejder efter i rådgivningen og bistanden til kommunalbestyrelse, udvalg og borgmester.

111 Forord Kodeks for forvaltningens rådgivning 3 Det er selvfølgelig en ledelsesopgave at sikre, at forvaltningen er opmærksom på normerne og arbejder efter dem, men normerne er ikke alene et forvaltningsanliggende. Dialog og forventningsafstemning mellem politikere og forvaltning om roller, samspil og rækkevidden af den politiske rådgivning og den praktiske bistand i hverdagen er afgørende. Det er også forudsætningen for et godt og tillidsfuldt samspil mellem forvaltning og politikere. Normerne vil altid blive udfordret af hverdagens dilemmaer. Samtidig udfordrer og ændrer nye rammevilkår, stigende kompleksitet og ændringer i kommunernes opgaver politikernes roller og den politiske ledelsesopgave. Det stiller nye krav til forvaltningen og til samspillet mellem politikere og forvaltning. For at understøtte den lokale debat, har KL udarbejdet dette inspirationskatalog. Bagerst i inspirationskataloget er udvalgets forslag til kodeks for Forvaltningens rådgivning og bistand til kommunalbestyrelser, udvalg og borgmestre optrykt. Til de lokale drøftelser er der formuleret en række spørgsmål til hver af de syv normer. Spørgsmålene er ikke udtømmende, og det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvilke temaer, der kan være relevant at tage op. Formen for drøftelsen kan naturligvis også være forskellig. Nogle kommuner vil måske formulere et etisk grundlag på baggrund af kodeks, mens andre vil tilrettelægge et forløb, hvor udvalgte temaer drøftes over tid. Ud over inspiration til arbejdet med det nye kodeks omhandler dette inspirationskatalog bud på andre temaer i relation til samspillet mellem politikere og forvaltning, som det også kan være relevant at drøfte. Kataloget er først og fremmest udarbejdet med tanke på drøftelserne mellem politikere og forvaltning, og sådan at man kan udvælge de temaer og diskussioner fra kataloget, man vil prioritere at drøfte nærmere. Forvaltningen kan derudover fx tænke diskussionerne ind i ledelsesarbejdet og organisationskulturen. God læselyst og god debat Martin Damm Kristian Wendelboe

112 4 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning DET LOKALE ARBEJDE MED KODEKS De syv normer, formuleret af Bo Smithudvalget, relaterer sig til samspillet mellem politikerne og forvaltningen. Det er vigtigt at fremhæve, at de syv normer således ikke er udtryk for en dækkende beskrivelse af hverken forvaltningens roller eller topledelsens opgaver. Kodekset præciserer de gældende normer, som er en del af det etiske grundlag for samspillet i kommunerne. Der er ikke tale om lovgivning, men man kan sige, at kodekset er udtryk for de tjenestelige krav til god embedsmandsadfærd. Det kan virke indlysende, at man som ansat i forvaltningen skal tale sandt, følge lovene, og arbejde på et fagligt og partineutralt grundlag. Men den praktiske virkelighed er ikke sort-hvid, og der er mange situationer, der kan give anledning til nærmere overvejelser og vurderinger, inden man handler. Og der er ind imellem sager, hvor der er opstået konflikter og fejl, netop fordi normerne ikke har været i spil på den rette måde. Det er derfor vigtigt med jævne mellemrum at drøfte normerne, ligesom det er et opmærksomhedspunkt, hvordan nye politikere, ledere og medarbejdere introduceres til normerne. Det svære er at identificere og følge op, når der måtte være udfordringer, eller der er sket fejl. Men drøftelserne og forventningsafstemningen er en vigtig forudsætning for et tillidsfuldt samspil. Til hver af de syv normer er der nedenfor formuleret en række spørgsmål til inspiration til den lokale debat.

113 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 5 1 / LOVLIGHED Al rådgivning og bistand til politikerne skal ske inden for rammerne af gældende lovgivning. Det er en opgave for forvaltningen at bistå politikerne med at finde den rigtige juridiske vej mod de politiske mål. Det betyder, at det ikke kun er forvaltningens opgave at sige fra, hvis politikerne foreslår tiltag, der er i strid med lovgivningen. Det er forvaltningens opgave at undersøge og tydeligt vise de veje, kommunen kan tage for at nå målene altså angive handlerummet. Det handler også om at være tydelig omkring lovgivningens adgang til at søge dispensation. Forvaltningens opgave er at markere det politiske handlerum og være tydelig omkring lovgivningens rammer og gråzoner, og i tvivlstilfælde at redegøre for overvejelser bag forvaltningens fortolkning af lovgivningen. Klarhed om handlerummet kan være med til at sikre, at politikernes tid bruges, hvor der reelt kan gøres en forskel. TEMAER TIL DISKUSSION: LOVLIGHED OG DET POLITISKE HANDLERUM I hvor høj grad tydeliggør forvaltningen det politiske handlerum for politikerne? I hvor høj grad anviser forvaltningen forskellige handlemuligheder, herunder spændvidden i rammelovgivningen, dispensationsmuligheder, og hvad andre kommuner gør? I hvor høj grad er det tydeligt om begrænsninger i det politiske handlerum skyldes lovgivning, lokale prioriteringer, de fysiske og praktiske muligheder m.v.? Er der en fælles forståelse mellem politikere og forvaltning om, hvordan og i hvilken form forvaltningen siger fra, hvis forvaltningen mener, at et politisk ønske strider mod lovgivningen?

114 6 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 2 / SANDHED Forvaltningen skal i betjeningen af politikerne give korrekte sagsoplysninger. Det gælder i forhold til den samlede kommunalbestyrelse. Det betyder, at forvaltningen ikke må undlade at oplyse om faktuelle forhold i sagerne, videregive ukorrekte oplysninger eller undlade at inddrage relevante vinkler i sagerne. Et væsentligt dilemma i forhold til sandhedspligten er, hvornår man har givet tilstrækkeligt med information til det politiske arbejde. TEMAER TIL DISKUSSION: HVAD ER SANDHEDEN? Hvordan sikrer forvaltningen, at politikerne har de rette informationer, i den rette mængde og på det rigtige tidspunkt? Hvor går grænsen, hvis politikerne beder forvaltningen om at fremstille fakta på en måde, der lægger op til en bestemt tolkning af situationen og udviklingen på et område? Hvordan skal forvaltningen agere, hvis en politiker giver urigtige informationer i medierne eller i offentligheden? Hvordan håndteres en situation, hvor forvaltningen har en anden oplevelse af et hændelsesforløb end politikerne?

115 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 7 3 / FAGLIGHED Der ligger en vigtig opgave for forvaltningen i at være oversætter mellem politiske mål og beslutninger og fagligheden. De politiske mål skal oversættes til faglig handling, og de relevante faglige dilemmaer skal bringes til politisk behandling. Men faglighed dikterer sjældent politikken, og faglige argumenter kan ikke anvendes til at fremstille en politisk besluttet løsning som den eneste fagligt velbegrundede løsning, hvis der reelt er flere løsningsmuligheder. At skabe helhed og sammenhæng på tværs af fagområder er en opgave, der fylder stadig mere politisk såvel som i forvaltningen. Det skal tænkes ind i processer og sager såvel som løsningsmuligheder. TEMAER TIL DISKUSSION: NÅR POLITIK OG FAGLIGHED MØDES Er der i oplæggene til politisk behandling i tilstrækkelig grad taget højde for forskellige hensyn borgere, økonomi, faglighed m.v.? Har forvaltningen tilstrækkeligt fokus på, hvornår faglige temaer udvikler sig til politiske sager? Har politikerne i tilstrækkelig grad mulighed for at udfordre de faglige vurderinger? Får politikerne forskellige faglige bud på løsninger? Er der i oplæggene til politisk behandling tilstrækkelig fokus på helhed og sammenhængende opgaveløsning på tværs af fagområder? Er der åbenhed om metoder, prioriteringer, kriterier og lignende i forvaltningens faglige vurderinger? Er de faglige bevæggrunde bag indstillinger tydelige? Er der tilstrækkeligt fokus på, at faglige argumenter ikke begrænser det politiske handlerum?

116 8 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 4 / PARTIPOLITISK NEUTRALITET Kommunalpolitikere er valgt til at føre deres partis kommunalpolitik. Forvaltningen må ikke udvikle partipolitik, men har en opgave i at bistå med at udvikle de politikker, som kommunalbestyrelsen drøfter og i sidste ende beslutter som kommunens politikker. Forvaltningen skal være upartisk. Ikke kun når det omhandler politiske partier eller borgerlister, men også når det omhandler tilknytning til bestemte boligområder, institutioner, foreninger, skoler og lignende. Kravet om upartiskhed gælder også, når forvaltningens egne interesser og præferencer som forvaltning er på spil. TEMAER TIL DISKUSSION: FORVALTNINGENS POLITISKE RÅDGIVNING Er der taget stilling til, i hvilket omfang politikerne ønsker politisk-taktisk rådgivning? Er der tilstrækkelig opmærksomhed på, hvordan forvaltningen tilpasser sin rådgivning til forskellige typer politikere? Hvordan udvikler politikere og forvaltning i fællesskab en kultur, hvor man kan udfordre hinanden? Hvordan siger politikerne fra, hvis de mener forvaltningen i en sag handler som en politisk aktør eller primært orienterer sig mod forvaltningens egne interesser? Er der en fælles forståelse for, hvordan forvaltningen agerer op til et valg?

117 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 9 5 / ANSVAR OG LEDELSE Forvaltningen har ansvaret for, at kommunalbestyrelsens beslutninger bliver ført ud i livet, og sikrer rød tråd mellem den politiske ledelses beslutninger og kommunens daglige drift hele vejen fra politikerne og de ansatte på rådhuset til medarbejderne på skoler, ældrecentre, institutioner, med videre. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for kommunens opgaveløsning og drift. For at kunne løfte ansvaret og varetage det politiske lederskab er det vigtigt, at kommunalpolitikere kan få konkret viden om opgaveløsningen i institutioner og på fagområder. Kun ved at få indblik i prioriteringerne på kommunens institutioner og områder og få viden om de faglige og styringsmæssige dilemmaer, kan politikerne afveje forskellige hensyn og træffe politiske beslutninger. TEMAER TIL DISKUSSION: ARBEJDSDELING MELLEM POLITIKERE OG FORVALTNING: Hvordan arbejder forvaltningen med at opretholde og udvikle normerne for samspillet med politikerne? Har politikerne indsigt i, hvilke værdier forvaltningen arbejder efter? Hvordan sikrer forvaltningen, at de politiske mål og beslutninger bliver styrende for de ansattes opgaveløsning selvom der måtte være faglige ønsker om noget andet? Er der en fælles forståelse af arbejdsfordelingen mellem politikere og forvaltning, når det gælder kommunens rolle som arbejdsgiver? Hvordan sikres det, at politikerne får indsigt i kommunens maskinrum altså får konkret viden om den daglige drift (prioriteringer med videre)?

118 10 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 6 / UDVIKLING OG SAMARBEJDE Kodeksets norm om udvikling og samarbejde er en ny tilføjelse til de klassiske embedsmandsdyder. Når kommunerne forandrer sig, udvikler det politiske lederskab sig også. Det stiller nye krav til forvaltningen om, hvordan forvaltningen bedst understøtter politikerne. Dertil kommer, at politikere er forskellige, og udfylder politikerrollen forskelligt, lige- som nye generationer går anderledes til det politiske arbejde. Politikere stiller også krav om uddannelse og kompetenceudvikling. En del af betjeningen af politikerne handler derfor også om at bistå politikerne med at afsøge muligheder. Det er vigtigt for et godt samspil mellem politikere og forvaltning, at de gensidige forventninger drøftes løbende, og at der er en kultur, hvor forandringer, udfordringer og fejl kan drøftes. TEMAER TIL DISKUSSION: UDVIKLING AF DET POLITISKE ARBEJDE Får politikerne den rette bistand og i rette omfang fra forvaltningen dagsordner, sager, praktisk bistand, bistand til kommunalpolitikernes daglige arbejde med videre? Bidrager forvaltningen til den rette balance mellem fokus på her og nu -problemstillinger og kommunens mere langsigtede udfordringer og udvikling? Har forvaltningen i sin rådgivning og bistand til politikerne tilstrækkelig fokus på forandringerne i omverdenen, herunder i kommunestyret og kommunens samspil med andre sektorer? Hvordan sikres det, at såvel forvaltning som politikere får inspiration og viden udefra? Er der fokus på at tilpasse organisationen og dens kompetencer til de forventninger, den politiske ledelse har til forvaltningen? Hvordan skabes der rum til, at politikerne kan udvikle sig i rollen som politiker? Hvordan drøftes det, hvis politikere eller forvaltning oplever uhensigtsmæssigheder i samarbejdet?

119 Det lokale arbejde med kodeks Kodeks for forvaltningens rådgivning 11 7 / ÅBENHED OM FEJL Normen om åbenhed om fejl er, ligesom normen om udvikling og samarbejde, en ny tilføjelse til de klassiske embedsmandsdyder. Det kan ikke undgås, at der opstår fejl i store og komplekse organisationer som kommunerne, hvor langt de fleste opgaver løses af mennesker for mennesker. Det afgørende er, at fejl opdages, håndteres, og at man lærer af dem. Flere forhold kan skabe pres for en nul-fejlkultur, som kun undtagelsesvis er hensigtsmæssigt. Det gælder blandt andet medieudviklingen, der har medført et øget fokus på fejl og ansvar. TEMAER TIL DISKUSSION: KOMMUNENS FEJLKULTUR Er det klart for ledere og medarbejdere i forvaltningen, hvad man gør, hvis man opdager en fejl? Er der en klar arbejdsdeling mellem politikere og forvaltning, når fejl skal forklares til omverdenen? Hvilke forventninger har politikerne til forvaltningens rådgivning, når det gælder håndteringen af fejl? Er der en fælles forståelse af, hvornår politikerne skal involveres i forhold til uhensigtsmæssigheder i kommunens service og myndighedsudøvelse? Er der en fælles forståelse af risikovilligheden i organisationskulturen? Hvordan håndteres fejl, som er en konsekvens af beslutninger truffet af den tidligere kommunalbestyrelse?

120 12 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning ØVRIGE TEMAER I det følgende er der fokus på forvaltningens rolle bredt set i forhold til rammerne for det daglige politiske arbejde, selve politikudviklingen, forvaltningens rolle i de eksterne relationer, i implementeringen af de politiske beslutninger og i mediehåndteringen. Det er tænkt som supplerende inspiration ud over kodeks. De fem temaer er områder, hvor rolle- og arbejdsdelingen som udgangspunkt er klar. Politikerne beslutter målene for kommunens udvikling og opgaveløsning, træffer beslutninger i sager, og sikrer at de gennemføres efter hensigten. Forvaltningen rådgiver og bistår i politikformuleringen, og har ansvaret for at sikre de bedst mulige beslutningsgrundlag. I praksis er der imidlertid ikke en knivskarp arbejdsdeling. Arbejdsdelingen defineres blandt andet ud fra, hvordan borgmester og kommunalbestyrelse lokalt ønsker at være politikere og varetage det politiske lederskab, ligesom den konkrete arbejdsdeling kan variere fra sag til sag. Netop det forhold, at der ikke er en knivskarp arbejdsdeling mellem politikere og forvaltning, betyder, at det også er et tema, det kan være vigtigt at drøfte i løbet af en valgperiode. RAMMERNE FOR DET DAGLIGE POLITISKE ARBEJDE Behandlingen af sager i udvalg og i kommunalbestyrelse udgør en stor del af det politiske arbejde. Forvaltningen understøtter det politiske arbejde ved at udarbejde beslutningsgrundlag til politikerne, rådgive og tilrettelægge de politiske processer og ved at give praktisk bistand til politikerne. Som forvaltning er det vigtigt løbende at udvikle den måde, det politiske arbejde understøttes på. Det er samtidig vigtigt, at kommunalbestyrelsen, udvalgene og borgmesteren har mulighed for at drøfte, hvordan rammerne om det politiske arbejde indrettes bedst muligt.

121 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning 13 INSPIRATIONSTEMAER: GRUNDLAG, RAMMER OG UNDERSTØTTELSE AF DET POLITISKE ARBEJDE Hvad skal den stigende kompleksitet betyde for sagernes opbygning og indhold samt de politiske beslutningsprocesser og arbejdsformer? Er det de rigtige sager, der kommer på dagsordenen på udvalgsmøderne og i kommunalbestyrelsen? Er der overensstemmelse mellem tidsforbruget på de enkelte sager og sagernes betydning? Bør flere sager behandles i flere udvalg? Bliver beslutninger forelagt kommunalbestyrelsen på rette tidspunkt? Drøftes de store sager, udfordringer, dagsordener i de rette mødefora og på den rette måde? Er sagerne formuleret og struktureret, så det er klart, hvad der skal besluttes, hvad baggrunden er, og hvilke konsekvenser de enkelte beslutninger har? Hvordan kan forvaltningen understøtte tværkommunale dagsordener i kommunalbestyrelsens arbejde? Hvordan kan forvaltningen understøtte det tværfaglige helhedshensyn i det kommunalpolitiske arbejde? Hvordan er niveauet for forvaltningens bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer (bistand til taler, kalenderstyring, håndtering af materialer og så videre)? Er der en fælles forståelse af, til hvem og i hvilken udstrækning forvaltningen yder rådgivning? Alle politiske grupper? Kun borgmester/udvalgsformænd? Har vi klare spilleregler for politikernes kontakt til og dialog med forvaltningen?

122 14 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning FORVALTNINGENS ROLLE I POLITIKUDVIKLINGEN Fastsættelsen af kommunens overordnede udviklingsmål, formulering af politikker på de enkelte velfærdsområder og de politiske valg i konkrete situationer er alt sammen en del af politikudviklingen. Forvaltningen må ikke udvikle partipolitik, men har en opgave i at bistå med at udvikle de politikker, som kommunalbestyrelsen drøfter, og i sidste ende beslutter som kommunens politikker. En opgave for forvaltningen i politikudviklingen kan være at følge samfundsudviklingen og forberede og bistå politikerne, når der er behov for politisk stillingstagen. Det kan eksempelvis være at holde øje med befolkningsudviklingen, ny lovgivning, nye tendenser i borgernes samt virksomhedernes efterspørgsel og behov. En anden opgave er at bidrage med faglighed og viden til de politiske drøftelser, når der skal formuleres politikker. I den forbindelse er det en vigtig opgave for forvaltningen at tydeliggøre det politiske handlerum og at bidrage til at afsøge, hvordan handlerummet kan øges gennem lokale styrings- og omstillingsinitiativer. Nogle gange er det også forvaltningen, som udarbejder udkast til de politiske mål. Endeligt kan forvaltningen som en del af politikudviklingen bidrage med rådgivning om den politiske proces, herunder involvering af pressen, borgerne med videre.

123 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning 15 INSPIRATIONSTEMAER: POLITIKUDVIKLINGEN I VORES KOMMUNE Hvordan får kommunalbestyrelsen løbende viden om tendenser i kommunens og lokalsamfundenes udvikling? Hvordan afklares det, hvilke udfordringer og problemstillinger kommunen skal prioritere at arbejde med? Hvilken viden, og hvilke data og input har kommunalpolitikerne brug for, når langsigtede mål skal formuleres? Hvordan får kommunalbestyrelsen viden om dilemmaer og faglige udfordringer på velfærdsområderne med ind i politikformuleringen? Formuleres målene for de langsigtede udfordringer i tide? Bruges enkeltsager til at løfte principielle drøftelser? Inddrages borgerne i politikudviklingen på den rigtige måde? Skal der arbejdes med politikudvikling på nye måder? I hvor høj grad anviser forvaltningen flere mulige veje for politikerne? Udfordrer forvaltningen i tilstrækkelig grad politikernes mål og poltikker, inden de besluttes, og foregår det på den rigtige måde? Udfordrer politikerne i tilstrækkelig grad forvaltningen og dens input og rolle i politikudviklingen? I hvor høj grad bidrager forvaltningen til at øge det politiske handlerum fx ved at foreslå effektiviseringer, omstillinger, nye løsningsmuligheder med videre?

124 16 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning FORVALTNINGENS ROLLE I FORHOLD TIL EKSTERNE RELATIONER Stadig flere opgaver løses i samarbejder på tværs af kommunegrænser. Der har længe været tradition for fælleskommunal drift på eksempelvis forsyningsområderne, men de senere år koordineres og løftes stadig flere opgaver på tværs af kommuner typisk i regi af KKR, i business regions, i de nye beredskabsstrukturer med videre. Det stiller nye krav til både politikere og forvaltning og til beslutningsprocesserne og den demokratiske legitimitet. For forvaltningen stiller den større eksterne rolle nye krav til samspillet med politikerne. På nogle områder er kommunen én blandt flere aktører, uden nødvendigvis selv at sidde for bordenden. Og kommunen skal kunne forhandle på lige fod med virksomheder, foreninger m.v., som har andre beslutningsgange end kommunen. På andre områder er kommunen ejer eller del af en ejerkreds i forsyningsvirksomheder, beredskabsenheder m.v. Forvaltningen har her en tilsynsforpligtelse, og skal samtidig bistå kommunalbestyrelsen med at varetage kommunens interesser. INSPIRATIONSTEMAER: FORVALTNINGEN OG DE EKSTERNE RELATIONER Er der en fælles forståelse af roller, ansvar, videndeling og beslutningsprocesser mellem kommunens repræsentanter i de eksterne samarbejder og kommunalbestyrelsen? Hvornår kan forvaltningen repræsentere kommunen alene eller sammen med politikere? Hvordan tilrettelægges beslutningsprocesser, når beslutningen involverer eksterne aktører/ kommuner hvilke erfaringer er der, er der situationer, hvor der evt. er brug for at styrke processen m.v.? Hvordan håndteres det, hvis en forhandling, hvor kommunen er involveret, kræver fortrolighed i en snæver kreds i kommunen? Hvordan er arbejdsdelingen mellem politikere og forvaltning, når der skal opsøges og etableres nye samarbejder?

125 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning 17 FORVALTNINGENS ROLLE I IMPLEMENTERINGEN AF DE POLITISKE MÅL OG BESLUTNINGER Kommunalbestyrelsen har ansvaret for at sikre, at de politiske beslutninger implementeres efter hensigten. Det politiske arbejde er derfor ikke nødvendigvis slut, når kommunalbestyrelsen har truffet beslutning eller formuleret målene. Ofte er der også behov for politisk opmærksomhed og opbakning i selve implementeringsfasen særligt når der er tale om store omstillinger. Der kan som led i implementeringen være behov for at drøfte opgaveløsningen politisk og evt. formulere yderligere mål eller justere målene. Forvaltningen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet. Politikerne skal altid kunne have tillid til, at forvaltningen udfører opgaverne, så de på én gang er fagligt og sagligt i orden, og følger gældende regler samt hensigten med de politiske beslutninger. Derfor er det vigtigt, at politikerne får viden om, hvordan deres beslutninger virker i praksis om de politiske intentioner er indfriet, eller om der er utilsigtede konsekvenser, som kræver ny politisk stillingtagen. INSPIRATIONSTEMAER: IMPLEMENTERING AF POLITISKE BESLUTNINGER Kommunikeres politikker og mål for borgere, virksomheder med videre på den rigtige måde, og hvordan er arbejdsdelingen mellem politikere og forvaltning i denne kommunikationsopgave? Har politikere og forvaltning samme billede af ambitionerne med de politiske beslutninger? Hvilken rolle har politikerne i implementeringen af mål og politiske beslutninger? Er der tilstrækkelig politisk opmærksomhed på implementeringen af større politiske initiativer? Er der løbende dialog mellem politikere og forvaltning om mål og fremdrift i implementeringen? Hvordan skal forvaltningen agere, hvis der opstår politisk uenighed om implementeringen? Hvordan får politikerne viden om, hvordan mål og politiske beslutninger virker?

126 18 Øvrige temaer Kodeks for forvaltningens rådgivning FORVALTNINGENS ROLLE I MEDIEHÅNDTERINGEN Mediebilledet har ændret sig markant. Der er nyheder døgnet rundt, og de sociale medier fylder stadig mere. Hastigheden i nyhedsstrømmen er blevet væsentlig højere, og det har skabt et pres for hurtige reaktioner fra politikere og forvaltning. Enkeltsager kan accelerere mediemæssigt og udvikle sig, hvis ikke de bliver håndteret hurtigt. Det kan udfordre hensynet til at få fagligheden helt på plads, inden man reagerer på en sag, og forholdsvis små sager kan trække betydelige ressourcer i forvaltningen og ende med at forskyde fokus i det politiske arbejde. Beslutningsgangene i kommunerne udfordres, og det stiller nye krav til koordination og samspil mellem politikere og forvaltning. De sociale medier har skabt en ny direkte kommunikation mellem borgere, politikere og forvaltning uden om de traditionelle medier. Den politiske debat har fået en ny platform. Det skaber et potentiale i forhold til inddragelse, diskussion og kommunikation med borgerne men øger samtidig borgernes forventninger til personlige og hurtige svar, og gør det let at organisere sig omkring enkeltsager. INSPIRATIONSTEMAER: FORVALTNINGEN OG MEDIERNE Er der klarhed om forvaltningens rolle i medierne hvad kan forvaltningen udtale sig om i relation til det politiske arbejde i kommunen? I hvilket omfang kan forvaltningen kommunikere om det kommunalpolitiske arbejde på kommunens egne kommunikationskanaler (hjemmeside, Facebook profil, LinkedIn med videre)? Er der fælles forståelse for, hvordan kritik af kommunens medarbejdere i medierne håndteres? Er der klarhed over rollefordelingen mellem forvaltning og politikere, når en enkeltsag rammer medierne, og der skal handles under pres? Er der klarhed over forvaltningens rolle i forhold til at bistå politikerne på de sociale medier? Hvordan skal forvaltningen agere, hvis politikere fremlægger faktuelt forkerte informationer i medierne, herunder på de sociale medier?

127 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 19 BILAG / KODEKS MED SYV CENTRALE FORPLIGTELSER * Embedsmænd og ledere i kommunerne skal professionelt og loyalt rådgive og bistå kommunalbestyrelse og udvalg inden for lovgivningens rammer. De skal derfor overholde en række forpligtelser og normer, hvoraf nogle følger af grundlæggende retlige normer, andre af de uformelle spilleregler, der har udviklet sig for samspillet mellem politisk ledelse og embedsværk. Syv af disse forpligtelser er her formuleret i et kodeks under overskrifterne: 1 / Lovlighed 2 / Sandhed 3 / Faglighed 4 / Partipolitisk neutralitet 5 / Ansvar og ledelse 6 / Udvikling og samarbejde 7 / Åbenhed om fejl Overholdelsen af disse forpligtelser er afgørende for kvaliteten af det arbejde, der udføres i kommunerne. Og dermed også afgørende for, at medarbejdernes arbejde opfattes som troværdigt af politikerne, pressen og borgerne. Alle embedsmænd skal derfor i deres daglige arbejde respektere de syv centrale forpligtelser. * Kilde: Embedsmanden i det moderne folkestyre Bo Smith-udvalgets rapport om samspillet mellem politikere og embedsmænd, Djøf Forlag, 2015 Gengivet med venlig tilladelse fra Djøf Forlag.

128 20 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 1 / LOVLIGHED Alle medarbejdere skal altid handle inden for gældende ret. Det er grundlæggende i en retsstat, at alle herunder naturligvis også kommunalbestyrelser, embedsmænd og andre ansatte i kommunen holder sig inden for loven. Al rådgivning og bistand til den politiske ledelse samt udførelsen af beslutningerne skal derfor ske inden for rammerne af gældende ret. Beslutninger skal have hjemmel, og afgørelser mv. skal baseres på saglige hensyn. Der kan forekomme tvivlstilfælde, hvor juraen ikke er klar og entydig. I sådanne tilfælde er det afgørende, at forvaltningen over for kommunalbestyrelse eller udvalg redegør for overvejelserne bag den fortolkning af bestemmelsen, som forvaltningen lægger til grund. PLIGTEN BETYDER FX: Embedsmænd skal sikre sig, at dagsordentekster og indstillinger til kommunalbestyrelse og udvalg er i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis der i et udvalg er politisk ønske om at træffe en beslutning, der vurderes som ulovlig, skal embedsmændene orientere borgmesteren. Hvis borgmesteren ikke ønsker at gribe ind over for en beslutning, der vurderes som ulovlig, eller selv ønsker at stille forslag om en sådan, skal embedsmændene sørge for, at Økonomiudvalget i skriftlig form orienteres om den juridiske vurdering. Hvis kommunalbestyrelsen, et udvalg eller en overordnet giver en ordre til en handling, skal embedsmænd sige fra, hvis det er klart, at handlingen er ulovlig. Embedsmænd og ledere skal sikre sig, at de dispositioner, der træffes i kommunen (såvel på rådhuset som på de kommunale institutioner), er i overensstemmelse med den relevante lovgivning på området, herunder har den fornødne hjemmel og overholder de forvaltningsretlige regler.

129 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 21 2 / SANDHED Embedsmænd og andre ansatte skal leve op til sandhedspligten. De må ikke videregive oplysninger, som er urigtige, eller som i den givne sammenhæng må anses for vildledende. Og de må ikke medvirke til, at borgmesteren, kommunalbestyrelsen eller et udvalg giver urigtige eller vildledende oplysninger. Sandhedspligten gælder i forhold til kommunalbestyrelsen, de politiske udvalg og borgmesteren, i forhold til enkelte politikere, alle medarbejdere og alle uden for kommunen. Sandhedspligten betyder ikke, at der kan røbes oplysninger i strid med tavshedspligten. Det bemærkes i den forbindelse, at kommunalbestyrelsesmedlemmer som led i varetagelsen af deres hverv har adgang til sagsindsigt i materiale, der foreligger i endelig form i kommunens administration, herunder fortroligt materiale. Begæring om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren. Embedsmænd skal naturligvis bistå de kommunalbestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske at se materiale vedrørende en sag. Sandhedspligten gælder også for ledere og andre medarbejdere, hvis de i forbindelse med forberedelse af beslutninger bliver bedt om at bidrage med oplysninger. PLIGTEN BETYDER FX: Embedsmænd må ikke give urigtige eller vildledende oplysninger til kommunalbestyrelsen, medarbejderne eller andre. Embedsmænd må ikke medvirke til, at den politiske ledelse giver urigtige eller vildledende oplysninger. Embedsmænd må ikke rådgive kommunalbestyrelse, udvalg eller borgmester på en måde, som indebærer, at der fx ved afgivelse af urigtige oplysninger eller fortielse af oplysninger handles i strid med sandhedspligten. Og de skal advare, hvis den politiske ledelse er på vej til at handle i strid med sandhedspligten. Hvis kommunalbestyrelsen, et udvalg eller en overordnet giver ordre til at videregive oplysninger, skal embedsmænd sige fra, hvis det er klart, at ordren strider mod sandhedspligten.

130 22 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 3 / FAGLIGHED Embedsmænd, ledere og andre ansatte skal handle inden for rammerne af almindelig faglighed. Det gælder i forbindelse med udarbejdelse af dagsordentekster og andet beslutningsgrundlag samt i øvrigt ved udarbejdelse af materiale, der fremstår som udtryk for faglige vurderinger. Det gælder i samme omfang, når beslutningerne skal gennemføres. Det er aldrig sådan, at embedsværkets faglige indsigt dikterer en bestemt politik, og selv i de tilfælde, hvor der er en endog meget entydig faglig indsigt i en politisk relevant problemstilling, forbliver det en politisk afgørelse, om man vil handle, hvornår og hvordan man vil gøre det samt at forklare det over for offentligheden. I en kommune er det kommunalbestyrelsen, der fastlægger den politik, den ønsker at føre, og som præsenterer denne politik over for offentligheden. Embedsmænd og ledere bør ikke i ly af deres faglighed uden om kommunalbestyrelsen arbejde for at fremme synspunkter og løsninger, som kan opfattes som udtryk for varetagelse af interesser knyttet til den gren af forvaltningen, hvor de arbejder, eller den faggruppe, som de tilhører. Derimod kan der i rådgivningen indgå en vurdering af, hvordan en påtænkt beslutning vil påvirke den kommunale organisation. Opgaver med at formidle kommunalbestyrelsens politiske initiativer mv. i en let forståelig form til offentligheden indgår også i embedsmændenes arbejde.

131 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 23 PLIGTEN BETYDER FX: Embedsmænd og ledere skal informere og rådgive kommunalbestyrelse, udvalg eller borgmester om det relevante faglige grundlag i forbindelse med beslutninger om fx et nyt politisk initiativ eller en forvaltningsafgørelse. Embedsmænd og ledere skal i deres bistand og rådgivning om det faglige grundlag alene lade sig lede af, hvad de fagligt anser for det rigtige, og ikke fx af, hvad der set fra den politiske ledelses perspektiv måske kunne være det mest bekvemme eller af, hvad der måtte være i deres faggruppes interesse. Bistand og rådgivning om det faglige grundlag kan samtidig ledsages af politisk-taktisk rådgivning, ligesom udvælgelsen af alternative løsninger og den endelige indstilling naturligt tager udgangspunkt i flertallets grundopfattelse. Forvaltningen kan bistå borgmester og udvalgsformænd med at præsentere deres politiske opfattelser, fx ved at udarbejde taleudkast eller svar på spørgsmål, men det må ske på en måde, så den politiske præsentation ikke kommer til at fremstå med et vildledende fagligt skær. Embedsmændene og lederne skal sikre, at såvel konkrete forvaltningsafgørelser som beslutninger i forbindelse med ydelse af service til borgerne træffes på det bedst mulige faglige grundlag og uden at være påvirket af uvedkommende hensyn.

132 24 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 4 / PARTIPOLITISK NEUTRALITET Embedsmænd skal i deres arbejde være partipolitisk neutrale. Embedsmænd skal være partipolitisk neutrale, så de ikke opfattes som en del af det politiske spil, og så de kan bruges som troværdige embedsmænd, hvis et andet flertal kommer til magten. I en kommune medvirker alle politiske grupper i de konkrete afgørelser, der træffes i udvalgene. Skal de kunne løfte dette ansvar, må de kunne have tillid til de oplysninger og analyser, embedsmændene præsenterer. Tilsvarende må en evt. ny borgmester kunne tro på, at han eller hun vil få samme betjening som forgængeren. Derfor må embedsmændene være partipolitisk neutrale. PLIGTEN BETYDER FX: Embedsmænd må ikke lade deres egne politiske holdninger få indflydelse på den rådgivning og bistand, de yder kommunalbestyrelsen, udvalgene eller borgmesteren, men skal professionelt og loyalt sikre den bedst mulige gennemførelse af den politik, disse ønsker ført. Embedsmænd må ikke bistå borgmesteren eller andre kommunalbestyrelsesmedlemmer i deres rent partipolitiske aktiviteter eller medvirke i forbindelse med valgkampe. Embedsmænd kan ikke bidrage med rådgivning om, hvilke partier der skal indgå i en konstituering, dog bortset fra eksempelvis lister over poster til besættelse eller tekniske beregninger vedr. forholdstalsvalgmåden.

133 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 25 5 / ANSVAR OG LEDELSE Alle ansatte skal aktivt medvirke til at realisere de opgaver, strategier og mål, som kommunalbestyrelsen, borgmesteren og den administrative ledelse har fastlagt. Og de skal inden for lovgivningens rammer efterleve de instruktioner, som de modtager fra overordnede i overensstemmelse med ansvarsfordelingen i deres organisation. Alle medarbejdere skal medvirke til, at kommunalbestyrelsens beslutninger bliver ført ud i livet. Det er en del af deres generelle loyalitetspligt. De skal også medvirke til, at kommunalbestyrelsens almindelige politik bliver omsat i administrativ og ledelsesmæssig praksis. Det forudsætter et samarbejde mellem embedsmændene, der normalt arbejder på rådhuset, og de udførende enheder som skoler, ældrecentre, daginstitutioner eller genbrugsstation. Det daglige arbejde vil normalt blive udført i et uformelt samarbejde mellem de ansatte, hvor man drøfter, hvorledes opgaverne skal løses. I tilfælde af, at der er forskellige synspunkter, træffer den overordnede en beslutning, som de ansatte skal følge. De ansatte har som klar hovedregel pligt til at efterleve en evt. ordre fra deres overordnede. Det følger af de almindelige principper om ledelsesret og instruktionsbeføjelser. Det ansvar, som overordnede har i organisationen, kommer også til udtryk, hvis der opstår tvivlsspørgsmål om fx faglige spørgsmål. Sådanne tvivlstilfælde afgøres af den overordnede, som samtidig hermed påtager sig ansvaret for, at beslutningerne er rigtige.

134 26 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning PLIGTEN BETYDER FX: Embedsmænd og andre ansatte skal udvise ansvarlighed og samarbejdsvilje i forbindelse med de opgaver, de skal udføre. Alle medarbejdere skal medvirke til, at kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger bliver implementeret, og skal følge, om de får den ønskede virkning. Embedsmænd skal gøre deres overordnede opmærksom på en tvivl om lovligheden af en handling eller tvivl om faglige spørgsmål eller overholdelse af sandhedspligten, så den overordnede kan tage stilling hertil. Ved uenighed skal en embedsmand som hovedregel efterleve den overordnedes afgørelse. Embedsmænd skal sige fra over for ulovlige handlinger og brud på sandhedspligten, som en leder måtte give ordre til, hvis det er klart, at der er tale om ulovlige handlinger, herunder brud på sandhedspligten. Hvis lederen fastholder sin ordre, skal embedsmanden underrette lederens umiddelbart overordnede om forholdet, samtidig med at lederen underrettes herom.

135 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 27 6 / UDVIKLING OG SAMARBEJDE Medarbejderne skal løbende bestræbe sig på at udvikle opgaveløsningen og at forbedre kvaliteten af bistanden til den politiske ledelse. De skal i deres bestræbelse på at opnå de bedste resultater følge udviklingen på deres område og være åbne og lydhøre over for omverdenen og samarbejde med andre. Og de skal forvalte de offentlige ressourcer på en økonomisk effektiv måde. Kommunerne skal udvikle sig med hensyn til kvalitet og effektivitet. Embedsmænd og ledere bør derfor have fokus på, om kvalitet og effektivitet kan forbedres på deres ansvarsområde. Det kræver åbenhed over for faglig kritik fra omverdenen og åbenhed over for ny inspiration udefra. Det kræver, at embedsmænd har evnen og viljen til nytænkning fx i forhold til politiske ønsker fra kommunalbestyrelse, udvalg og borgmester eller i lyset af nye udfordringer og muligheder. Det kræver endelig tæt kontakt til brugerne. For at opnå de bedste resultater skal kommunerne handle som en del af en sammenhængende offentlig sektor. Ressourcerne bevillinger, bygninger, udstyr mv. skal forvaltes økonomisk effektivt og i overensstemmelse med de formål, som de skal opfylde.

136 28 Bilag / Kodeks med syv centrale forpligtelser Kodeks for forvaltningens rådgivning 7 / ÅBENHED OM FEJL Ledelsen skal sikre en kultur, hvor fejl bliver håndteret hurtigst muligt, og hvor man lærer af fejl. Det er ledelsens ansvar at sikre en kultur i kommunen, hvor alle ledere og medarbejdere åbent kan gå til deres overordnede, hvis der er begået en fejl. Den overordnede må herefter tage stilling til fejlens karakter, og hvorledes den skal håndteres. Embedsmænd skal gøre sig stor umage med at undgå fejl. Men fejl kan ikke helt undgås. Kommunen skal have en kultur, hvor man tager hånd om de fejl, der bliver begået, så man får rettet op og lærer heraf. Hvis man har begået fejl, må det ikke benægtes, og man må ikke prøve at dække over fejlen. PLIGTEN BETYDER FX: En medarbejder, som opdager, at der i organisationen er sket en ikke uvæsentlig fejl, skal umiddelbart gå til sin leder med problemet, så der bliver taget stilling til fejlen. Medarbejderen må ikke dække over en sådan fejl i forhold til den overordnede og i sidste instans i forhold til den politiske ledelse.

137

138 KL Weidekampsgade København S Tlf kl@kl.dk Produktionsnr ISBN

139 3.1 Bo Smith-udvalgets kodeks for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunal-bestyrelse, udvalg og borgmester inspirationskatalog til lokal debat

140 Til borgmesteren Inspirationskatalog til den lokale debat./. KL lancerede på KØF i sidste uge inspirationskataloget: Kodeks for forvaltningens rådgivning inspiration til den lokale debat. Inspirationskataloget er vedlagt. Inspirationskataloget tager afsæt i det bud på kodeks til kommunerne, der fremgår af Bo Smith-udvalgets rapport om embedsmandens rolle i det moderne folkestyre, og supplerer med nogle øvrige dilemmaer i samspillet mellem politikere og embedsmænd. Dato: 20. januar 2016 Sags ID: SAG Dok. ID: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1 af 2 Selve kodekset indeholder syv normer for forvaltningens rådgivning og bistand til kommunalbestyrelse, udvalg og borgmestre. Kodekset rammesætter de juridiske og formelle normer for embedsmænds adfærd i det daglige arbejde. Men de syv normer er selvsagt ikke en dækkende beskrivelse af hverken topledelsens eller forvaltningens roller og opgaver. Kataloget indeholder derfor to dele, hvor første del indeholder en række spørgsmål, som drøftelserne af normerne kan tage afsæt i, mens anden del ser på andre temaer i relation til samspillet mellem politikere og forvaltning. Temaer, som vi mener, med fordel kan drøftes og evalueres her midtvejs i valgperioden../. Vi har i den forbindelse også vedlagt pjecen Det politiske arbejde i kommunalbestyrelser og udvalg. Pjecen blev udarbejdet op til valgperiodens start, men giver et godt overblik over de mere formelle rammer og vilkår for kommunalbestyrelsernes arbejde. Og kan derfor være et godt supplement til inspirationskataloget. Det vil formentlig være mest hensigtsmæssigt, hvis de to drøftelser adskilles, således at drøftelserne om kodeks og de syv normer som Bo Smith-udvalget foreslår, ikke blandes sammen med de andre temaer. Men formen for drøftelsen er selvfølgelig op til en konkret afvejning lokalt. Dialog og forventningsafstemning er vigtigt for et godt og tillidsfuldt samspil mellem politikere og forvaltning, men som udvalgets rapport også dokumentere, så er der stor variationen i praksis, og hvordan man har indrettet sig, kommunerne imellem. Det afgørende er lokalt at forholde sig til, hvordan en afklarende drøftelse af rollefordelingen mellem politikere og embedsmænd bedst finder sted.

141 Kataloget kan derudover naturligvis også være afsæt for drøftelser og erfaringsudveksling i f.eks. borgmesternetværk mv. Det er vores håb, at inspirationskataloget kan være en nyttig platform for de videre drøftelser. Det er tanken, at KL senere vil følge op på dialogen i kommunerne, men den nærmere form og proces for dette er endnu ikke afklaret. Med venlig hilsen Dato: 20. januar 2016 Sags ID: SAG Dok. ID: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 2 af 2 Martin Damm Kristian Wendelboe

142 5.2 Forlængelse af vådområdeaftale til 2016

143 NOTAT UDKAST Tilskud og projekter J.nr. NST Ref. mik Den 18. december 2015 Tillæg til aftale om vådområdeindsatsen gældende for 2016 I 2009 indgik Miljøministeren aftale med KL om vådområde- og ådalsindsatsen. Aftalen gælder for perioden og fastlægger styringsprincipper og de økonomiske rammer for indsatsen.. Imidlertid er der også brug for en betydelig vådområdeindsats i de kommende år, hvorfor der er behov for at fastlægge aktører, styringsprincipper og de økonomiske rammer for det fremadrettede arbejde. Indtil videre er der klarhed over midler gældende for 2016, idet indholdet i landdistriktsprogrammet for 2016 er politisk besluttet. I dette dokument, som udgør tillæg til tidligere aftale, beskrives hovedvilkår for indsatsen i 2016, herunder eventuelle ændringer i forhold til tidligere aftale. Når vandområdeplanerne for er besluttet, kan der påbegyndes en DUT forhandling for disse, herunder rammevilkårene for den kommende kommunale vådområdeindsats i Tillæg til aftale om styringsmodeller for udmøntning af vådområde- og ådalsindsatsen af 27. november 2009 indgås mellem Miljø- og Fødevareministeren og Kommunernes Landsforening. Aftalen af 27. nov forlænges således et år. Hensigten med tillægsaftalen er at videreføre de tidligere års kommunale vådområdeindsats og dermed i videst mulige omfang at realisere de midler, der er afsat til formålet i Aktører og aftaleparter Der fortsættes med kommunerne som projektejere for kvælstof- og fosforvådområder. Kommunerne er fortsat organiseret i vandoplandstyregrupper (VOS), der matcher de hovedvandopande, der anvendes i vandplanlægningen. VOS erne screener projektmulighederne i forhold til reduktionsmålene i vandoplandet, jf. notat om fordeling af vådområdeindsats 2016, og de faglige kriterier og prioriteringskriterier. VOS erne udarbejder på baggrund heraf en vandoplandsplan (VOP), og fordeler projekter mellem kommunerne. Der skal fortsat være én kommune som juridisk ansvarlig for hvert projekt, hvilket kommunerne aftaler indbyrdes. Vandoplandsplanerne (VOP) udgør således fortsat et centralt styrings- og planlægningsredskab i indsatsen for både kommuner og staten, idet det giver et overblik over screenede projektmuligheder, inkl. deres forventede timing, økonomi og effektivitet. Naturstyrelsen udarbejder standard for VOP erne, som skal anvendes af VOS erne, idet der tages udgangspunkt i den nuværende standard.

144 2. Økonomi Der arbejdes inden for de rammer som fremgår af finansloven på konto /11/20/21/70. Der forventes afsat i alt 138,9 mio. kr. til kvælstofvådområder og 14 mio. kr. til fosforvådområder, i alt 152,9 mio. kr. Der udmeldes rimelige priser for forskellige budgetposter pba. erfaringstal fra de seneste års indsats og dialog med KL. Naturstyrelsen udmelder primo 2016 endelig økonomiske rammer (forudsætter vedtaget finanslov). Der kan ydes tilskud til alle nødvendige udgifter inden for bekendtgørelsernes rammer. En retvisende budgetlægning er derfor hensigtsmæssig for kommunerne. Når et tilsagn er givet, bærer projektkommunen det fulde projektansvar, herunder ansvar for overholdelse af den samlede projektøkonomi inden for tilsagnet. Ansøgte budgetter kan tilrettes inden for ansøgningsperioden i NaturErhvervstyrelsens Tast-Selv-service. Når der er givet tilsagn, kan der søges om tilsagnsforhøjelse i henhold til gældende regler herom. Der ydes tilsagn med medfinansiering fra EU s landdistriktsprogram. Tilskudsreglerne udformes, så de sikrer hjemtagning af den forudsatte EUmedfinansiering. Der er inden for finanslovsrammen afsat en mindre pulje nationale midler til f.eks. information og ekspropriation. Indsatsen beror fortsat primært på frivillig deltagelse af lodsejere. Ekspropriation vil derfor fortsat alene kunne anvendes i særlige tilfælde, hvor enkelte lodsejere i projektet er til hinder for gennemførelse af et større sammenhængende projekt. 3. Reduktionsmål Naturstyrelsen fastlægger og udmelder før aftaleindgåelsen reduktionsmål for N og P i forhold til specifikke vandområder for Reduktionsmålene skal understøtte implementering af EU s vandrammedirektiv. Der skal arbejdes for, at disse mål nås bedst muligt og omkostningseffektivt. Tilsagn kan i 2016 gives til forundersøgelser og realiseringsprojekter for såvel P- som N-vådområder. Det forventes, at langt den største del af det økonomiske afløb i 2016 være til N-realiseringsprojekter. De seneste års erfaringer viser, at der fra projektidé til ansøgning om N- realiseringsprojekter ofte går flere år. N-realiseringsansøgninger i 2016 vil derfor primært være tidligere afviste projekter, der evt. ændres/justeres, sekundært allerede forundersøgte projekter. NST og KL er i dialog med de kommunale projektejere ved at afklare potentialet i disse projekter. Det er en forudsætning for kommunernes mulighed for at gennemføre nærværende aftale, at projekter, der har fået afslag eller er strandet på grund af risiko for fosfor-udledning eller af andre årsager, kan genansøges i Naturstyrelsen vil i den forbindelse før ansøgningsperioden afklare mulighederne for integrerede projekter, faciliterende støtteopkøb og afværgeforanstaltninger i forhold til fosfor og om høst af biomasse kan indgå som virkemiddel som en integreret del af projektøkonomien og realiseringsansøgningen. Såfremt potentialet i de tidligere afviste/forundersøgte projekter ikke modsvarer 2016-bevillingerne, kan det være relevant inden for budgetlovens rammer at flytte 2

145 restmidler til 2017 for at sikre en omkostningseffektiv anvendelse idet der i 2017 vil være projekter forundersøgt i 2016, der kan søge realiseringstilskud. Referenceværdien for omkostningseffektivitet (kr./kg N) vil i 2016 være 1300 kr./kg N. 4. Prioritering af projekter Kommunerne indsender ansøgninger om tilskud til forundersøgelser og gennemførelser på baggrund af VOP en, jf. afsnit 1. For at overholde EUhenstillinger om ansøgningsperioder og en transparent prioritering af de mest omkostningseffektive projekter skal tilskudsprioriteringen foretages på det statslige niveau på grundlag af indkomne ansøgninger, der overholder de faglige kriterier. Prioriteringskriterierne vil være omkostningseffektivitet og ved samme omkostningseffektivitet samlet N- eller P-reduktion. Prioriteringskriterier vil fremgå af bekendtgørelsen. Prioriteringen vil omfatte ansøgninger, der overholder i faglige/økonomiske kriterier og vil få effekt, hvis der i en ansøgningsperiode er modtaget flere ansøgninger, end der er midler til. Afviste projekter vil kunne søge om tilskud i en efterfølgende ansøgningsperiode. Der er én ansøgningsrunde i 2016 fra [primo juni til ultimo oktober]. I de efterfølgende år vil der være flere ansøgningsrunder pr. år. 5. Ansøgninger Staten fastlægger, hvordan der skal ansøges om midler. Det forventes fortsat at være via NaturErhvervstyrelsens Tast-Selv-system. Der fastlægges ansøgningsperioder, inden for hvilke der kan ansøges om tilskud. Der udarbejdes vejledning om tilskudsordningen, som offentliggøres og vil være tilgængelig på styrelsens hjemmeside. 6. Information Staten vil holde et højt informationsniveau overfor kommunerne for at sikre et højt vidensniveau om tilskudsordningen og de tilhørende mål. Der afholdes landsdækkende opstarts-informationsmøde(r), og der udsendes opstartsbrev til alle kommuner. Desuden udsendes løbende infomails til alle tilmeldte. fungerer fortsat som informationsportal for indsatsen. 7. Følgegrupper Til håndtering af større udfordringer fortsætter kontaktgruppen ligesom den Nationale Styregruppe fortsætter sit arbejde med at overvåge indsatsen. Der vil fortsat være repræsentanter for KL/kommunerne, Naturstyrelsen og NaturErhvervstyrelsen i grupperne, dog indgår også Miljø- og Fødevareministeriets departement i den Nationale Styregruppe. Sekretariat for begge grupper ligger i Naturstyrelsen. 8. Lovgrundlag Der udarbejdes nye bekendtgørelser primo DUT Der ydes DUT i forholdsmæssigt samme omfang som i perioden I denne periode blev ydet 9,5 (PL-reguleret 9,7) mio. kr. til opsøgende og faciliterende indsats til en samlet ramme på 1.058,2 mio. kr. For 2016 ydes således 1,5 mio. kr. som DUT. 3

146 10. Forberedelse af indsatsen For at sikre bedst mulig læring fra tidligere indsats afholdes primo 2016 et evalueringsseminar mellem NAER, NST og KL (inklusive udvalgte kommuner). Mødet kan bruges til at sikre bedst mulig håndtering af indsatsen i Gyldighed Aftalen træder i kraft 22. januar 2016 og udløber 31. december Forhandling om gennemførelse af vådområdeindsatsen i perioden påbegyndes, når vådområdeindsatsen for 2. planperiode er fastlagt. 4

147 8.1 KKR ernes ønsker til ny infrastruktur

148 NOTAT Oversigt over KKR'enes hovedprioriteter mht. infrastruktur Nedenfor gives en kort opsummering af hovedprioriteringerne vedr. ønsker til ny infrastruktur hos de Kommunale KontaktRåd, KKR. KKR Nordjylland: I Nordjylland er fokus på fremme af mobilitet gennem Afhjælpning af flaskehals (3. Limfjordsforbindelse) Forbedring af jernbanenettet (bl.a. fra Aarhus til Frederikshavn, elektrificering m.m.) Forbedret vejforbindelse (Hanstholm-Skive-Herning med forbindelse til motorvejsnettet) Desuden Vejudbygninger med fornuftig samfundsøkonomi Understøttelse af erhvervshavne i vækst (5 stk.) ITS, nye trafikstyringssystemer, fjernundervisning og god bredbåndsdækning. Prioritering og styrkelse af X-busnettet og den samlede rejse (Sammenhængende højklasse-busnet, der dog p.t. er under pres p.g.a. økonomi) BRT-løsninger (Især i og omkring Aalborg, her er en ændring i forhold til de skrevne ønske om letbane, som er droppet) Kapacitet til modulvogntog Overgang til alternative brændstoffer og transportformer Dato: 16. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: CRO@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1 af 3 Vision: Det skal være muligt og godt at arbejde, uddanne sig og drive virksomhed i alle dele af Nordjylland. KKR Midtjylland I Midtjylland har man siden 2007 haft følgende anbefalinger: Binde landet sammen (brugerfinansieret Kattegatforbindelse til hurtigt og biler) Bedre kollektiv transport i Aarhusområdet (især letbane) Afhjælpning af flaskehalse (Ved at udvide E45, der hvor trængslen er værst og ved opgradering af rute 26 til højklasset vej/motorvej mellem Aarhus og Viborg. Desuden Forbedring af jernbanenettet. Elektrificering af jernbanenettet (mellem Fredericia og Aalborg og ny bane mellem Silkebor og Aarhus) Ny infrastruktur (primært hærvejsmotorvej og motorvej mellem Herning og Holstebro) 2+1 veje for at opgradere fremkommelighed på hovedlandeveje Begrænse brugen af fossile brændsler Vision: Danmark er et sammenhængende område.

149 NOTAT KKR Syddanmark KKR Syddanmark og Region Syddanmark står sammen om et fælles syddansk udspil til statslige investeringer. Der er især hos de fynske kommuner fokus på et 3. spor på den fynske motorvej og for mange af de jyske kommuner er det en hærvejsmotorvej der tæller. En styrkelse af timemodellen i det store H med ét stop i Trekantsområdet og videreført til Esbjerg og til grænsen. En ny hærvejsmotorvej til grænsen, der kan aflaste E45 og knytte an til Billund lufthavn, hvor den endelige placering skal afgøres af en nærmere analyse. En parallel forbindelse over Lillebælt idet såvel en bro som en tunnelløsning bør undersøges nærmere Als-forbindelsen bør senere indgå i prioriteringen. Dato: 16. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: CRO@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 2 af 3 Vision: Syddanmark er dybt afhængig af en velfungerende infrastruktur. Det sikrer adgangen til eksportmarkederne i Europa og mobiliteten internt i regionen. Arbejdskraften skal frit kunne komme rundt via vej og bane, og eksportvirksomheder skal hurtigt kunne få adgang til internationale destinationer via Billund lufthavn. KKR Hovedstaden Et fælles trafikcharter for parterne bag Greater Copenhagen, Region Sjælland, Region Hovedstaden, Region Skåne og alle 79 kommuner skal styrke parternes koordinering af den overordnede infrastruktur og styrke dialogen med interessenter på området, f.eks. nationale regeringer og myndigheder. Bedre infrastruktur bidrager til at skabe vækst og en velfungerende trafikal infrastruktur med høj tilgængelighed og mobilitet for varer, tjenesteydelser og personer er en vigtig forudsætning for at skabe en mere konkurrencedygtig metropolregion: International tilgængelighed i forhold til resten af verden o Copenhagen Airport o Højhastighedstog mellem skandinavien og centraleuropa Regionalt samspil med naboregionerne Jylland/Fyn, Sydsverige og Nordtyskland o Timemodellen Intern mobilitet i Greater Copenhagen o Greater Copenhagen er et arbejdsmarked et pendlingsområde og det må tage maks en time at komme til København o Øget anvendelse af mobility management o Park og rejs faciliteter Vision: Greater Copenhagen: Fokuseret vækstdagsorden i 2020 har skabt et internationalt knudepunkt for investeringer og viden og øget den økonomiske vækst og beskæftigelse, så regionen mindst er på niveau med de mest succesfulde regioner i europa. KKR Sydsjælland

150 NOTAT Kommunerne og Region Sjælland laver et fælles trafikoplæg, der revideres løbende. Det første fælles trafikoplæg kom i 2007, og var et indspil til den daværende Infrastruktur-kommission. Efterfølgende er kommet flere fælles oplæg. De 17 kommuner og Region Sjælland har peget på de 3 vigtigste prioriteringer i behovet for investeringer i infrastruktur på Sjælland, og der er peget på en række konkrete vejprojekter. Mobilitet o o o Maksimalt 1 times rejsetid mellem regionen og hovedstaden. Trafikale trængselsproblemer Fremkommelighed i de tre sjællandske trafikkorridorer mod hovedstaden. (Nordvestkorridoren fra Kalundborg til København, Vestkorridoren fra Korsør til København og Sydkorridoren fra Rødby/Gedser til København.) Dato: 16. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: CRO@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 3 af 3 Sjælland mellem broerne - Det internationale perspektiv for regionen o Sjælland udgør et naturligt internationalt og nationalt knudepunkt. o Øresundsforbindelsen har vist sin betydning som grundlag for ny vækst og udvikling i Øresundsområdet. o Femern Bælt forbindelsen kan få en lignende betydning for vækst og udvikling i ØstDanmark. Den Sjællandske Tværforbindelse o Opgradering af vejforbindelsen mellem Kalundborg, Slagelse, Næstved til Sydmotorvejen. o Forbindelsen udgør et trafikalt hængsel til»det store H«og kan forbinde Storebæltsbroen med Femern Bælt-forbindelsen. KKR Sjælland vil i realiseringen af»sjælland baner vejen frem«især have sit fokus på: Etablering af den sammenhængende Sjællandske Tværforbindelse Færdiggørelse af motorvejen til Kalundborg (rute 23) Nedbringelse af rejsetiden mod København, byens omegn og Københavns Lufthavn Udvikling af Femern Bælt korridoren Etablering af en fast forbindelse over Kattegat Stop i Region Sjælland på superlyntogsforbindelserne (øst-vest) og en eventuel hurtig forbindelse over Femern Bælt (nord-syd) Vision: Pendlerne på Sjælland kører længst for at komme på arbejde i Danmark. Samtidig har Sjælland udviklet sig til Østdanmarks store trafikkryds, hvor øst-vestlig trafik møder nord-sydgående trafikstrømme. Det har medført, at Sjællands infrastruktur har nogle af landets mest belastede trafikstrækninger, hvor både lokal, regional, national og international trafik konkurrerer om pladsen. Med»Sjælland baner vejen frem«påpeger region og kommuner i Region Sjælland udfordringerne i trafikken og anviser løsningerne, når nye store vej- og jernbaneanlæg skal realiseres.

151 9.1 Samlet afslutning af den fælleskommunale digitale handlingsplan

152 NOTAT Afslutning af den fælleskommunale digitale handlingsplan Baggrund KL s bestyrelse besluttede i efteråret 2010 en digitaliseringsstrategi som rammen for det fælleskommunale samarbejde om at give den kommunale sektor et digitalt løft i perioden Strategien blev fuldt op af en handlingsplan med 32 projekter, som skulle bidrage til at indfri strategiens ambitioner. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1 af 10 Den hastige teknologiske udvikling skaber imidlertid til stadighed nye muligheder og udfordringer. Derfor er der undervejs i perioden også opstået behov for yderligere fælles initiativer. Dette har betydet, at handlingsplanen i alt har omfattet 40 projekter. Ved indgangen til 2016 er 36 af projekterne afsluttet, mens 4 projekter planmæssigt fortsætter i et eller flere år ind den nye strategiperiode. En del af de øvrige temaer, som initiativerne i handlingsplanen har rettet sig imod, er dog ligeledes fortsat relevante og derfor også i fokus i den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi for Resultaterne og afslutningen af de enkelte projekter har været forelagt de respektive politiske udvalg og KL s bestyrelse. De fire projekter, som fortsætter ind i den nye strategiperiode, er: Konkurrenceudsættelse af monopolløsningerne Brugerportalsinitiativet for folkeskolen Udfasning af ESR (EjendommensStamRegister) Udbredelse af velfærdsteknologi 2. Samlet vurdering Overordnet set vurderes det, at det kommunale samarbejde om den omfattende række af strategiske digitale initiativer, som handlingsplanen har dækket, har haft et vellykket forløb. Digitaliseringsprojekter ikke mindst ambitiøse, flerårige projekter forløber sjældent snorlige og uden problemer. Men hovedparten af projekterne har indfriet deres mål om end i

153 NOTAT visse tilfælde i lidt langsommere takt end forventet eller med reviderede målsætninger. Kommuneres opbakning og engagement i realiseringen af den fælles handlingsplan har været stor. Der har været omfattende involvering af kommunerne i styregrupper, arbejdsgrupper og lignende i de konkrete projekter, og frem for alt har der i alle kommuner været gennemført en stor og vidtfavnende indsats og i mange tilfælde også investeringer i konkrete løsninger for at implementere handlingsplanens initiativer. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 2 af 10 Den kommunale opbakning til det fælleskommunale samarbejde om digitalisering kom også til udtryk i den midtvejsevaluering af handlingsplanen, som blev gennemført for KL af Devoteam Consulting i slutningen af Evalueringen viste, at kommunerne i høj grad havde taget ejerskab til den fælles strategi og handlingsplan og opfattede den sammen med etableringen af KOMBIT som udtryk for et sporskifte i den måde, som kommunerne og KL arbejder sammen på om fælles løsninger. Billedet var også, at der var bred opbakning til, at det er nødvendigt med fælles handlekraft, hvis den kommunale sektor både skal kunne udnytte de muligheder og løfte de udfordringer, som digitaliseringen skaber. Det var også i evalueringen en generel opfattelse blandt kommunerne, at handlingsplanen har haft en merværdi og medvirket til at samle kommunernes fokus på digitalisering. Kommunernes egne strategier og til dels også organiseringen af indsatsen i den enkelte kommune er blevet påvirket af den fælleskommunale handlingsplan, og der er en udbredt opfattelse af, at kommunerne og KL sammen har været dagsordenssættende på digitaliseringsområdet. Opbakningen til det fælleskommunale digitaliseringssamarbejde kom også klart til udtryk, da forslaget til en ny fælleskommunale digitaliseringsstrategi (Lokal og digital) var i høring i kommunerne i foråret Kommunerne oplever det som positivt, at der i fællesskab sættes en retning og løftes en række digitale projekter. Desuden kom det til udtryk, at mange kommuner finder det positivt, at det kommunale fællesskab udviser selvtillid, stiller tydelige krav til staten og samtidig sender et kraftigt signal om, at kommunerne er de nærmeste til at løse digitaliseringen af de borgernære opgaver.

154 NOTAT 3. Gevinster Den fælleskommunale digitale handlingsplan skulle overordnet sikre to mål, som var formuleret i strategien: Udvikle den kommunale service, så det fortsat er kommunerne, der sætter dagsordenen for en attraktiv kommunal sektor attraktiv for borgere, virksomheder og som medarbejder. Skabe økonomisk råderum for kommunerne gennem effektivisering. Konkret var det målet, at strategiens initiativer bidrager til råderummet med 2 mia. kr. ved udgangen af strategiperioden. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 3 af 10 Graden af realisering af det første mål kan vanskeligt opsummeres på kort formel. Derfor er der senere i notatet redegjort mere indgående for de konkrete bidrag til indfrielsen af dette mål. Da kommunerne i øvrigt er de nærmeste til at vurdere den fælleskommunale indsats betydning for deres virksomhed og mulighederne for at yde borgerne en god og tidssvarende service, synes det endvidere rimeligt at antage, at kommunernes generelt positive syn på den fælleskommunale digitale handlingsplan også er en generel indikator på, at målopfyldelsen på dette punkt har været tilfredsstillende. Opgørelsen af de økonomiske gevinster, som de fælles projekter har bidraget med, er heller ingen enkelt sag: For en række af projekterne har der kunnet estimeres et effektiviseringspotentiale. KL har løbende opdateret et overblik over disse økonomiske gevinster forbundet med projekterne på hjemmesiden. Der er primært tale om potentialer, som projekterne skaber grundlaget for, men som først realiseres i det øjeblik, at fx en ny it-løsning er implementeret i kommunerne, og organisation og arbejdsgange er tilpasset i tilstrækkeligt omfang. For andres gevinsters vedkommende, primært i relation til monopolbruddet, er der dog tale om umiddelbar betydning for kommunernes udgifter i form af lavere udgifter på it-driftsbudgettet. Summerer man disse gevinster på tværs af handlingsplanen, er billedet, at de gevinster, som kommunerne kan realisere i 2016 udgør godt 1,6 mia. kr. Da gevinsterne på nogle områder først kan indfries i fuldt omfang efter en indfasning over en årrække, stiger gevinster imidlertid i til 2017 til godt 1,7 mia. kr. Opgøres de samlede gevinster fuldt indfasede frem mod 2019 stiger gevinstpotentialet til godt 2,9 mia. kr., hvilket er betydeligt højere end det oprindelige mål på 2 mia.kr.

155 NOTAT Når den samlede økonomiske gevinst i 2016 er lavere end målsætningen, er årsagen helt overvejende, at det har taget længere tid at gennemføre monopolbruddet end oprindeligt forudsat blandt andet som følge af meget langtrukne forhandlinger med KMD om udfasningsaftaler. Til gengæld tegner de samlede gevinster af monopolbruddet til at blive højere, end det var forventet, da handlingsplanen blev besluttet. For en række projekters vedkommende er der tale om, at projekternes gevinster består i bedre rammer for den digitale udvikling rammer som først udløser konkrete gevinster i det øjeblik, at andre konkrete digitale løsninger etableres. Det gælder fx et projekt som etableringen af den fælleskommunale rammearkitektur dvs. de fælles spilleregler for, hvordan kommunerne fremover bygger deres it-løsninger. Den fælleskommunale rammearkitektur er en langsigtet investering, som fremadrettet skal sikre, at de digitale løsninger ikke bygges i siloer, som modvirker sammenhængende løsninger og konkurrence på leverandørmarkedet. Det er der et meget stort økonomisk potentiale i også udover det potentiale, som rammearkitekturen bidrager til i sammenhæng med monopolbruddet. Dette potentiale kan dog ikke kan foretages en estimering af. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 4 af 10 Samlet set vurderes det, at den fælleskommunale digitale handlingsplan også for så vidt angår de økonomiske gevinster har opnået et tilfredsstillende resultat. 4. Hovedresultater De enkelte projekter i handlingsplanen er som nævnt afsluttet i særskilte forløb, hvor der er nærmere redegjort for resultaterne. Ambitionen er derfor heller ikke i nærværende sammenhæng at fremstille alle resultaterne af arbejdet, men at fremhæve en række af de mest markante resultater eller resultater, som går på tværs af de kommunale opgaveområder Monpolbrud og fra lejer til herre i eget hus Salget af KMD i 2008 markerede starten på en æra, hvor kommunerne ikke længere primært er afhængige af én leverandør. Kommunerne skal have markedet til at arbejde for sig og får større ejerskab til deres systemportefølje. For at sikre en samlet handlekraft blev KOMBIT dannet som en professionel bestillerorganisation, der skulle gennemføre en konkurrenceudsættelse af de gamle monopolløsninger på en række centrale områder i kommunerne. Resultatet bliver, at kommunerne vil gå fra at være lejere hos én leverandør til at være fælles ejere af nye, moderne løsninger, hvor udvikling og drift varetages af forskellige leverandører, og hvor priserne vil være lavere.

156 NOTAT Alle 98 kommuner har undervejs i monopolbrudsprocessen tilsluttet sig udbud af nye løsninger til henholdsvis kontanthjælp og sygedagpenge, et system til afløsning af KMD-sag, to nye løsninger for opkrævning af ejendomsbidrag og ejendomskat, samt en række nye støttesystemer, som fremover vil være infrastrukturen i det kommunale systemlandskab. Udbuddene er gennemført med det resultat, at fem forskellige leverandører fremover står for de løsninger, som tidligere lå under KMD. Alle systemerne er nu under udvikling og vil blive implementeret i Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 5 af 10 Parallelt hermed er ATP på vegne af Udbetaling Danmark i færd med eller har konkurrenceudsat fire monopolløsninger, som har ligget under KMD (barsel, pension, boligstøtte, familieydelse), hvilket ligeledes har bidraget til et bredere leverandørmarked. Ifølge monopolbruddets business case forventes en besparelse for kommunerne på it-driften på 25 pct. i forhold til priserne på de hidtidige monopolløsninger. Det er fortsat forventningen, at dette mål vil blive nået. En medvirkende forudsætning for, at monopolbrudsprojekterne kan styrke konkurrencen og skabe et grundlag for mere sammenhængende digitale løsninger, er opbygningen af den fælleskommunale rammearkitektur, som har været et af de ambitiøse projekter i handlingsplanen. Rammearkitekturen er de fælles principper og standarder, som de kommunale it-løsninger fremover bygges efter. Monopolbrudsprojekterne har været en drivkraft i udbredelsen af rammearkitekturen, men hensigten er, at rammearkitekturen skal kunne anvendes som led i digitaliseringen på alle områder. Et af handlingsplanens projekter på beskæftigelsesområdet har således tegnet rammearkitektur for jobcentrenes it, og også projektet om Fælles Sprog III på ældre- og sundhedsområdet har benyttet sig af rammearkitekturen. For at sikre, at den fælleskommunale rammearkitektur afspejler de forretningsmæssige behov i kommunerne og for at sikre en fælles forankring af udvikling og vedligeholdelse af rammearkitekturen, er der som led i handlingsplanen etableret Det Fælleskommunale Arkitekturråd med kommunale repræsentanter fra forskellige opgaveområder i kommunerne, som rådgiver KL, KOMBIT og kommunerne om arkitekturspørgsmål Selvbetjening og digital kommunikation Et andet område, som har udfyldt en stor plads i handlingsplanen, har været et samlet løft af digital kommunikation med borgerne, både hvad angår digital selvbetjening og Digital Post.

157 NOTAT Dato: 20. december 2015 Der er siden handlingsplanens start sket et markant kanalskift fra breve, blanketter og anmeldelser til digitale kanaler. Udviklingen har været hjulpet godt på vej af lovgivningen om obligatorisk digital post og obligatorisk digital selvbetjening, hvor der på 89 områder, heraf 30 kommunale, er blevet indført obligatorisk digital selvbetjening for borgerne i fire bølger en i hvert af årene fra Målsætningen har været at flytte ca. 80 pct. af borgernes henvendelser på de berørte områder over på de digitale kanaler. På baggrund af kommunernes fælles dokumentationsredskab KOMHEN, som også er et projekt i den fælleskommunale handlingsplan, ved vi, at kommunerne i maj 2015 havde nået en selvbetjeningsgrad på ca. 73 pct. (øget fra 32 pct. i foråret 2012). Da det var før den sidste og fjerde selvbetjeningsbølge, som trådte i kraft 1. december 2015, må det forventes, at målet på 80 pct. er inden for rækkevidde (der gennemføres igen en KOMHEN-undersøgelse i foråret 2016). Også for Digital Post, hvor 89 pct. af borgerne er tilmeldt, forventes målet nået. Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 6 af 10 Implementeringen af digital post og de mange nye obligatoriske selvbetjeningsområder har været en stor og omfattende opgaver for kommunerne. Kommuner har i dag anskaffet og implementeret over 100 forskellige selvbetjeningsløsninger på de ca. 30 områder, der er obligatoriske ved udgangen af En lige så stor opgave har det været at hjælpe borgerne med at blive digitalt parate ved at tilbyde hjælp og vejledning, ligesom borgere, der ikke har kunnet blive digitale, har skullet fritages. Der har i alt været syv projekter i den fælleskommunale digitale handlingsplan, som har understøttet kommunernes vidtrækkende implementeringsopgave. Det gælder fx projektet Effektiv digital selvbetjening, som har et været fælles projekt mellem KL, KOMBIT og indstationerede medarbejdere fra kommunerne. Projektet har gennem en række omfattende aktiviteter understøttet kommunerne og leverandørmarkedet i at sikre, at selvbetjeningsløsningerne levede op til de nødvendige krav. Et andet stor projekt er udviklingen af selvbetjeningsportalen Byg og Miljø, som KOMBIT har stået for på vegne af kommunerne, og hvor alle 98 kommuner nu er tilsluttet Digitalisering på velfærdsområderne I de senere år har teknologiudviklingen og digitaliseringen for alvor fået fat på de store kommunale velfærdsområder. Det er ikke længere kun de

158 NOTAT administrative processer på rådhuset og i sagsbehandlingen, som omlægges gennem digitalisering. Også på de store klassiske serviceområder som i ældreplejen, i folkeskolen og i dagtilbud udbredes nye digitale/teknologiske løsninger, som i disse år redefinerer store dele af den kommunale serviceproduktion. Der er naturligvis ikke kun tale om en udvikling, som drives af det fælleskommunale samarbejde i regi af handlingsplanen, men en række projekter heri har medvirket til at understøtte eller accelerere udviklingen. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 7 af 10 På social- og sundhedsområdet har kommunerne i perioden i vid udstrækning arbejdet sammen med regionerne om at afprøve og udbrede telemedicinske løsninger. I regi af den fælles handlingsplan har det især drejet sig om udbredelse af telemedicinsk sårvurdering, som kommuner og regioner i en aftale med regeringen har forpligtet sig til at udbrede til hele landet. Gennem telemedicinsk sårvurdering, hvor medarbejdere i hjemmeplejen får hjælp til vurdering og behandling af fx diabetiske fodsår af specialiseret personale i hospitalssektoren, skabes der mulighed for både forbedret behandlingskvalitet og sparede ressourcer. Kommunerne har i perioden også for alvor sat skub i anvendelsen af modne velfærdsteknologier, som kan gøre de ældre og andre svage borgere mere selvhjulpne, samtidig med at teknologierne har potentialet til at frigøre ressourcer hos personalet i hjemmeplejen og forbedre arbejdsmiljøet. Udbredelsen af velfærdsteknologi er blandt andet blevet understøttet af et fælleskommunalt center for velfærdsteknologi forankret i KL, som har som målsætning af understøtte udbredelse af velfærdsteknologier, støtte kommunerne i gevinstrealisering og være videnscenter gennem erfaringsopsamling i forhold til de mange lokale initiativer med afprøvning og implementering af velfærdsteknologi. Som en af sine primære opgaver har det velfærdsteknologiske center understøttet og dokumenteret udbredelsen af fire konkrete teknologier, som det har været aftalt med staten, at kommunerne skulle implementerer landsdækkende: Forflytningsteknologi (fra 2 til 1), bedre brug af hjælpemidler, spiserobotter samt vasketoiletter. Også på den mere administrative side af socialområdet har kommunerne i handlingsplanen arbejdet sammen om at øge digitaliseringsgraden gennem udbredelse af digitalt understøttet sagsbehandling på området for sårbare børn (DUBU og tilsvarende systemer og på området for handicappede og socialt udsatte (DHUV).

159 NOTAT På folkeskoleområdet har folkeskolereformen og dens implementering i de senere år naturligvis været et hovedtema. Men sideløbende hermed har folkeskolen taget et stort spring ind i en ny verden af digitalt understøttet læring, som vil forandre den folkeskole, vi kender, ved at ændre kerneprocesserne og bidrage til mere læring, bedre trivsel og samarbejde på tværs. Den digitale skole har været et meget stort i tema i den fælleskommunale digitale handlingsplan og også været genstand for et nært samarbejde mellem kommunerne og staten. Der har været fokus på at forbedre udbuddet af digitale lærermidler og øge kommunernes indkøb gennem en tilskudsordning, som blev afsat i økonomiaftalen for 2012, hvor kommunerne samtidig forpligtede sig til en ambitiøs udbygning af den digitale infrastruktur på skolerne med stabile trådløse netværk m.m. Efterfølgende blev der udarbejdet fælleskommunale standarder for tidsvarende infrastruktur og kommunernes udbygning er løbende dokumenteret. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 8 af 10 Endelig indgik regeringen og KL omtrent midtvejs i handlingsplanperioden en ligeledes ambitiøs aftale om det såkaldte brugerportalsinitiativ som opfølgning på aftalen om folkeskolereformen. Initiativet vil med udgangspunkt i en aftalt arbejdsdeling mellem staten og kommunerne give folkeskolen yderligere et digitalt løft, som efter endt implementering vil bringe den danske folkeskole langt frem i forreste felt internationalt set, når det gælder om at udnytte de digitale og teknologiske muligheder. Konkret betyder det blandt andet, at kommunerne frem mod udgangen af 2017 skal anskaffe en digital læringsplatform og en afløser for det mangeårige SkoleIntra i form af en ny og moderne samarbejdsplatform. Sidstnævnte sker gennem et fælleskommunalt udbud i regi af KOMBIT, som i skrivende stund 96 kommuner har tilsluttet sig. Samarbejdsplatformen omfatter også dagtilbud og skaber dermed mulighed for en sammenhængende kommunikation på tværs, ikke mindst til glæde for familier, der er brugere af både skole og dagtilbud. Også på biblioteksområdet har den digitale udvikling været stærkt præget af fælleskommunalt samarbejde. Alle kommuner har tilsluttet sig Danskernes Digitale Bibliotek, som også er en del af handlingsplanen, og 92 kommuner er gået sammen med KOMBIT om udbud af et nyt fælles bibliotekssystem Fælles og standardiserede data Digitale data er udnævnt til den digitale tidsalders guld, og det er ikke kun private virksomheder, som kan høste udbytte af bedre brug af data. Det

160 NOTAT gælder også kommunerne og andre dele af den offentlige sektor. En del projekter i den digitale handlingsplan har derfor også haft fokus på at forbedre adgang til og kvaliteten af de data, som kommunerne allerede anvender eller med fordel kan anvende fremover. Med etableringen af FLIS det fælleskommunale ledelsesinformationssystem, som de fleste kommuner deltager i, og som snart forventes at have deltagelse af alle kommuner har kommunerne på en række fagområder fået bedre adgang til data, der kan anvendes som ledelsesinformation, som benchmarking på tværs og mulighed for at skabe gennemsigtighed og dokumentation af kommunernes opgaveløsning, også i forhold til det nationale niveau. FLIS som er organiseret i et samarbejde mellem KL og KOMBIT handler ikke bare om at skabe en teknologisk løsning, men også om at standardisere kommunernes data, så der skabes sammenlignelighed på tværs. Det er en ressourcekrævende indsats, men en investering som vil give et stort afkast for kommunerne over tid økonomisk såvel som politisk. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 9 af 10 Et andet omfattende projekt med fokus på standardiserede data og dokumentation er projektet om Fælles Sprog III, som er en faglig dokumentationsstandard på ældre- og sundhedsområdet. Kommunerne har i mange år anvendt forskellige varianter af den fælleskommunale standard Fælles Sprog som en væsentlig del af fundamentet for de it-løsninger (EOJsystemer), som visitatorer og planlæggere benytter i ældreplejen. Som led i den digitale handlingsplan blev der opstillet det ambitiøse mål, at der skulle udvikles en opdateret og mere omfattende dokumentationsstandard også i lyset af kommunernes nye sundhedsopgaver. Det vil skabe grundlag for en modernisering af it-understøttelsen på ældreområdet, som også dækker dokumentationen for de medarbejdere, som leverer ydelser til borgerne, og på tværs af de lovgivningsmæssige krav i social- og sundhedslovgivningen. Den nye Fælles Sprog III standard er nu udviklet i samarbejde med kommunerne og under implementering i de første it-systemer på feltet. Inden udgangen af 2017 vil standarden skulle været implementeret i alle kommuner. Også på det tekniske område er der blevet arbejdet med forbedret dataanvendelse. Det gælder for geodata, hvor der er etableret en fælleskommunal model for geodata. Det gælder ligeledes for hele ejendomsdataområdet, hvor projektet om bedre ejendomsdata og konkurrenceudsættelse af monopolløsningen ESR (Ejendommens StamRegister) er blevet koblet sammen med det omfattende fællesoffentlige grunddataprogram, hvor en række af de behov, som hidtil er blevet løst i

161 NOTAT ESR, fremover vil blive løst gennem nye og moderniserede grunddataregistre. En omlægning, som vil medføre gevinster for kommunernes administration, både økonomiske og kvalitetsmæssige. 5. Fælleskommunal finansiering Arbejdet med handlingsplanen er blevet delvist finansieret af midler, som har været afsat fra bloktilskuddet til fælleskommunale digitale projekter. I alt har handlingsplanen fået finansiering på 112 mio. kr. fra bloktilskudspuljen i de fem år arbejdet har stået på. Dels har der været afsat 90 mio. kr. i perioden, og dels har der været tale om midler, som har været afsat tidligere enten til eksisterende projekter, som blev optaget i handlingsplanen, eller til projekter, der var afsluttet forud for handlingsplanens start med et mindreforbrug i forhold til deres oprindelige budget. Dato: 20. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: RKJ@kl.dk Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 10 af 10

162 9.1 Samlet afslutning af den fælleskommunale digitale handlingsplan

163 Overblik over økonomiske potentialer for projekter i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi December

164 Signaturforklaring: *) Projektets gevinster indgår som del af et andet projekt i handlingsplanen, eller projektet indgår som grundlag for et andet projekt i handlingsplanen. -) Der udarbejdes ikke særskilt business case for projektet, der angiver økonomiske gevinster.?) Der er endnu ikke udarbejdet en business case for projektet. Redigeringslog Dato for opdatering Version juni 2013 Version sep Version 11. okt Version 18. nov Version 20.. jan Version -29. april 2014 Version -18. juni 2014 Version 24. sep Version 6. nov Beskrivelse af opdatering 1.1: Beskrivelse af gevinster er justeret 1.6b: Der er tilføjet nyt digital post implementeringsprojekt 4.5 b: Der er tilføjet et program for udbredelse af velfærdsteknologi 5.2: Gevinstpotentialet på 58,6 mio. kr. forventes først at kunne indfries i 2016 i stedet for Samlet gevinstpotentiale justeret som følge heraf. 5.1: Business case for Bygge og Miljø er offentliggjort En række projekter er nu afsluttet i fælleskommunalt regi. Nogle projekter er afsluttet, fordi de fælleskommunale aktiviteter forbundet med projektet er gennemført elle delvist gennemført. For enkelte projekter, herunder 4.4 samt 5.3 er projekterne afsluttet grundet ændrede forudsætninger, som betyder, at projekterne ikke længere er relevante. På monopolbrudsprojektet skal det bemærkes, at businesscasen er under udarbejdelse, og det angivne gevinstpotentiale revideres som følge heraf. Det samlede overblikket er udvidet til også at omfatte 2017, og det fremgår nu at velfærdsteknologiprogrammet kan hente gevinster i : Tilføjet tekst vedr. business case for projektet. Business case er under kvalificering. 1.1: Projektet er justeret som følge af aftale om bølge 4 i Økonomiaftalen for 2015 samt potentialer forbundet med UDKs overgang til obligatorisk digital selvbetjening. 4.5a: Potentiale nedjusteret som følge af lavere volumen i sårbehandlinger end oprindelig antaget. 4.5b: Potentialerne er justeret som følge af måling af budgetterede besparelser på velfærdsteknologi i kommunerne for 2013 og : Teksten for FLIS projektet er opdateret. 2

165 Version 20. dec Tallene er nedjusterede pga. ændrede forudsætninger, og teksten er ændret tilsvarende 4.5b Tilføjelse af 2015 målinger og forventede tal for 2016 og Tilføjelse af nye tal fra businesscase 6.2 Opdatering af monopolbruddets business vase 3

166 Samlede økonomiske potentialer 1.1 Obligatorisk digital service Fuld indfasede gevinster Bemærkninger Projektet har bidraget til at tilvejebringe grundlaget for bølgeplanen for obligatorisk digital selvbetjening. Der er blevet aftalt økonomiske gevinster for bølge 1 og 2, dvs og 2014, som samlet fuldt indfaset i 2015 giver en gevinst på 351 mio. kr. Bølge 3 giver gevinster for 64 mio. kr. i 2015 stigende til 94 mio. kr. i 2016 og frem. Estimatet i 2015 er således -64 mio. lagt oven i -351 mio. kr., i alt -415 mio. kr. Bølge 4 giver gevinster for -1,1 mio. i 2016 og -40,9 mio. i 2017 og frem. Dertil kommer et yderligere potentiale på -3,5 mio. fra 2017 og frem som følge af UDK s overgang til obligatorisk digital selvbetjening og deraf følgende fald i henvendelser til kommunerne. Dermed er gevinsterne nedjusteret. Dette skyldes at bølge 4 alene omfatter fire opgaveområder, og dermed et mindre potentiale end forventet. Gevinsterne for bølge 1 og 2 er aftalt som del af Økonomiaftalen for 2013 og bølge 3 er aftalt som del af økonomiaftalen for Gevinsterne for bølge 4 er aftalt som en del af Økonomiaftalen for Det er muligt at læse mere om gevinsterne i de afslutningsnotater, der er udarbejdet for projekterne LINK 4

167 Fuld indfasede gevinster Bemærkninger 1.2 Effektiv digital selvbetjening 1.3a Digitale medarbejderko mpetencer 1.3b Kanalstrategi 1.3c Dokumentation (KOMHEN 2.0) 1.4 Kommunalt indhold på Min Side på borger.dk * * * * * * Projektet har understøttet udvikling af brugervenlige og effektive digitale selvbetjeningsløsninger. Effektive løsninger er en forudsætning for at kunne hente gevinsterne ved digital selvbetjening. De økonomiske gevinster for projektet indgår i business casen for projekt 1.1, Obligatorisk digital service. Der vil være enkelte aktiviteter i projektet i første halvdel af 2016 i relation til opfølgning på implementeringen af bølge 4. * * * * * * Projektet har haft fokus på at uddanne digitale ambassadører i kommunerne. Der er nu uddannet ca digitale ambassadører. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2. * * * * * * Projektet har understøttet kommunernes udarbejdelse af kanalstrategier, der bidrager til øget anvendelse af digitale kanaler. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2 * * * * * * Projektet har udviklet en metode til optælling af henvendelser KOMHEN, som mange kommuner i dag anvender til løbende opfølgning på deres henvendelsesmønstre. KOMHEN giver kommunerne gevinster i form af viden omkring henvendelsesmønstrene på de henvendelseskanaler, kommunen anvender. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2. * * * * * * Projektet har haft fokus på håndtering af informationshenvendelser, som håndteres gennem anvendelse af Min Side på borger.dk. Gevinsten udgør et forventet fald i informationshenvendelser på dyrere kanaler, fordi borgeren selv kan finde information om status på egen sag på Min Side, i stedet for at ringe eller møde op i kommunens borgerservice. De økonomiske gevinster for projektet indgår i business casen for projekt 1.1 Obligatorisk digital service. 5

168 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 1.6 Digital post 1.6a Optimering af Digital post og fjernprint 1.6b Implementering af digital post 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet Fuld indfasede gevinster Bemærkninger * * * * * * Projektet har haft fokus på håndtering af informationshenvendelser gennem anvendelse af tekster fra borger.dk. Der er udarbejdet en business case, der angiver bruttogevinsterne ved projektet. Gevinsterne er del af business case for projekt 1.1 Obligatorisk digital service. Du kan læse business casen her: Business case for kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk Projektet har haft fokus på fastlæggelse af økonomien for digital post, samt udarbejdelse af kommunerettede vejledninger til udrulning af digital post i den kommunale organisation. De økonomiske gevinster forbundet med digital post indgår i Økonomiaftalen for Du kan læse business casen her: Business case for projekt optimering af digital post og fjernprint Potentialerne vedr. besparelser på porto og materialer er modregnet i det kommunale bloktilskud. * * * * * * Projektet har til formål at understøtte kommunernes implementering af Digital Post til borgere og virksomheder. Den økonomiske gevinst er aftalt som del af projekt 1.6 a. * * * * * * Projektet tilvejebringer en rammearkitektur, der skal danne grundlag for bedre forretningssystemer til beskæftigelsesområdet. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt

169 2.2 Digital a- kasse kommunikation 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet Fuld indfasede gevinster Bemærkninger Projektet er et analyseprojekt, som har fokus på kvalitative gevinster i form af udarbejdelse af guide om best practice i brug af systemer og dialog med leverandører om systemændringer. -23,5-22,0-20,5-20,5-10,25 KOMBIT har udviklet en løsning rettet mod virksomheder. Løsningen giver virksomheder mulighed for at anmode om løntilskud for flexjob digitalt, hvilket giver gevinster i form af hurtigere og mere automatiserede arbejdsgange forbundet med anmodningen om løntilskud, både for virksomheder og kommuner. Som del af projektet indgår også beregning af bevillingen. Gevinsterne kan først realiseres når kommunerne har digitaliseret beregning og bevilling af anmodningerne fra virksomhederne. Den faldende gevinst over årene at antallet af anmodninger om tilskud, der skal behandles, falder efter hånden som fleksjobbere efter gammel ordning enten ophører eller skifter job og dermed overgår til ny ordning (som løsningen ikke understøtter). * * * * * * Projektet er et analyseprojekt, som i 1. etape har identificeret forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it. Projektet skal danne grundlag for bedre forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Der er et stort potentiale, hvis der bygges videre på projektets resultater. Der er ikke på nuværende tidspunkt grundlag for udarbejdelse af en egentlig business case. 2.5 Ledelsesværktøj på Der er ikke udarbejdet særskilt business case for projektet. Gevinstrealisering indgår i projekt

170 Fuld indfasede gevinster beskæftigelsesområdet Bemærkninger Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole, herunder digitale læremidler samt digitalisering af læringsmål og læringsformer 3.2 IT infrastruktur i folkeskolen 3.3 og 3.4 Digital kommunikation og videndeling i dagtilbud og folkeskole 3.5 Det digitale bibliotek Projektet har haft fokus på kvalitative gevinster i form af, hvordan anvendelse af digitale medier kan understøtte, at alle elever lærer mere, og at eleverne opnår kompetencer, der rækker ind i det 21. århundrede. Projektet bidrager også til, at lærerne får frigjort tid til mere målrettet at støtte den enkelte elev og følge op på elevens læringsproces Projektet har understøttet kommunernes investeringer i en tekniske infrastruktur På skolerne, der understøtter målsætningerne i projekt Projektet (som oprindeligt bestod af to projekter, som blev sammenlagt) har haft til formål at understøtte en lettere og mere målrettet kommunikation med forældrene om såvel dagligdags emner som dag til dag informationer om aktiviteter og tilstedeværelse, som emner vedrørende elevernes udvikling og læring. Det er et mål, at det bliver lettere for forældre at tage aktivt del i deres børns udvikling og uddannelse. Projektet var blandt andet en optakt til projekt 3.7 om brugerportalsinitiativet Projektet har fokus etablering af en digital infrastruktur på biblioteksområdet mhp. bedre mulighed for formidling af digitale materialer. Der er ikke udarbejdet en særskilt business case, men der projektet har sikret, at kommunerne har haft mulighed 8

171 3.6 DUBU digitalisering af området for udsatte børn og unge 3.7 Brugerportalsinitiativ 4.1 Digitalisering af handicappede og voksen området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeple jens integration til Fælles Fuld indfasede gevinster Bemærkninger for at anskaffe digitale løsninger i samarbejde, hvilket har medvirket til reducere omkostningerne ved bibliotekernes digitale omstilling Projektet er gennemført af KOMBIT, og der er udviklet en løsning til styring af indsatser rettet mod udsatte børn og unge. Der udarbejdes ikke en national business case, men KOMBIT har udarbejdet en skabelon til en business case, som kommunerne kan anvende til udarbejdelse af en kommunespecifik business case for projektet. Læse mere her: Projektet skal understøtte kommunernes implementering af aftalen mellem KL og Regeringen om realiseringen af den fælles brugerportal, som indgår i folkeskolereformen. Projektet afsluttes først i Projektet har tilvejebragt en udrednings- og sagsbehandlingsmetode i forhold til handicappede og udsatte voksne. Projektet er evalueret, hvor der er lavet en businesscase. Metoden for beregningen af businesscasen er ikke valid og businesscasen kan derved ikke sandsynliggøre de kvantitative besparelser i projektet. Dette kommer også til udtryk i resultatet af businesscasen, der viser et spænd mellem højeste og laveste estimat for det akkumulerede femårige nettopotentiale fra -223 mio. kr. til +79 mio. kr. Dette spænd afspejler en væsentlig usikkerhed i den opstillede business case, som især knytter sig til beregningen af potentialet ved en effektivisering af arbejdsgange i sagsbehandlingen. Læs mere under Projektet sikrer udvikling af et Fælles Medicinkort samt udbredelse af løsningen i kommunerne. Gevinsterne dækker over nemmere adgang til borgerens medicinoplysninger for særligt den kommunale hjemmepleje. Du kan læse business casen her: Business case for Hjemmesygeplejens integration til Fælles Medicinkort 9

172 Medicinkort Fuld indfasede gevinster Bemærkninger Gevinsterne er aftalt som del af moderniseringsaftalen i forbindelse med ØA Udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata 4.5 Velfærdsteknolo gi 4.5a Udbredelse af telemedicinsk sårbehandling -3,3-3,3-3,3-3,3-3,3-3,3 Projektet udvikler MedCom-standarder til brug for udveksling af patientoplysninger i forbindelse med udskrivelse fra sygehuset til den kommunale hjemmepleje. Der er udarbejdet en business case for projektet: Business case for udbredelse af MedCom kommunikation Projektet skal udvikle en standard for kronikerdata, der skal understøttes af en national it-infrastruktur. Projektet er afsluttet Business casen er dynamisk, og er revideret i forb. med Økonomiaftalen for 2015, hvor potentialet er nedjusteret med 88%. Dette skyldes en justering i antallet af sårbehandlinger. Projektet har haft til formål at indføre nye arbejdsgange for screening af sår. Sygeplejersker tager billede af sår og sender til læger, som vurderer og anviser behandling. Gevinsterne forventes blandt andet at være kortere helingstid, mindre transport af skrøbelige patienter og mindre tidsforbrug hos lægen på hospitalerne. Dertil kommer, at det forventes, at patienterne vil være mere tilfredse med en hurtigere behandling, og sygeplejerskerne får øgede kompetencer som følge af, at der via den telemedicinske løsning kan etableres et direkte samarbejde med de regionale sår sygeplejersker og læger. 4.5 b Program Der er etableret et program for velfærdsteknologi, som omfatter udbredes 10

173 for udbredelse af velfærdsteknologi Fuld indfasede gevinster Bemærkninger af udvalgte velfærdsteknologiske løsninger i kommunerne. Initiativerne omfatter udbredeles af løfteteknik, bedre brug af hjælpemidler, spiserobotter og vasketoiletter. Initiativerne forventes at kunne frigøre potentialer på 500 mio. kr. i 2017 Potentialet vil dække over implementering af alle fire teknologier. Potentialet kvalificeres løbende med måling af kommunernes budgetterede besparelser som følge udrulning af velfærdsteknologi. Der er gennemført målinger for 2014 og Tallet angivet for 2016 er estimeret. Målingerne gennemføres første kvartal hvert år frem til og med Kommunerne på sundhed.dk 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområd et Projektet har haft fokus på etablering af en version 2 af sundhed.dk. Projektet tilvejebringer en teknisk løsning, der gør det muligt for kommunerne selv at lægge sundheds- og forebyggelsestilbud op på sundhed.dk. Projektet har fokus på kvalitative gevinster i form af bedre overblik over de kommunale tilbud på sundhed.dk. Dertil kommer gevinster i form af, at sundhedsprofessionelle hurtigere og nemmere kan få overblik over de kommunale sundheds- og forebyggelsestilbud Projektet er under kvalificering mhp. at sikre, at den it-understøttelse, der udvikles som del af projektet, kan medvirke til effektivisering af arbejdsgangene og koordination på tværs af den enkelte borgers samlede kommunale forløb. I den forbindelse revurderes potentialet. Der vil i årene 2016 til 2017 være betydelige implementeringsomkostninger forbundet med løsningen, hvorfor der er en negativ businesscase i den periode. Link til businesscasen: Projektet fortsætter i den kommende fælleskommunale digitale strategiperiode 11

174 Fuld indfasede gevinster Bemærkninger År Byg og Miljø Projektet har tilvejebragt en selvbetjeningsløsning til digital ansøgning om byggetilladelse og anmeldelse af byggesager. Projektet er gennemført af KOMBIT. Gevinsterne dækker over en mere effektiv byggesagsbehandling med færre tilbageløb, samt mere strukturerede data fra ansøgningstidspunktet grundet borgerens adgang til flere informationer i forbindelse med afsendelse af ansøgningen om byggetilladelse. Gevinstpotentialet er for hovedparten aftalt som del af økonomiaftalen jf. projekt 1.1 (Obligatorisk digital selvbetjening). De 30 af de 38 mio. indgår i potentialet for bølge 3 i 2015 og frem, og beløbet medregnes derfor kun én gang i det samlede gevinstpotentiale for handlingsplanen. Du kan læse businesscasen her: Projektet afsluttes ved udgangen af Fælleskommuna l standardisering af geodataområde t 5.3 Digitalisering af planer -58,6-58,6-58,6 Projektet har haft fokus på udvikling af standarder for data på geodata området. En standardisering muliggør mere effektive arbejdsgange forbundet med håndtering af geodata, blandt andet nemmere opdatering og håndtering af data. Du kan læse business casen her: Business case for Fælleskommunal standardisering af geodataområdet Projektet er afsluttet uden resultater på grund af manglende vilje fra staten til at finansiere de nødvendige udgifter til tilretning af de statslige løsninger. 12

175 delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer delprojekt om lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet, herunder særligt data og ESR 6.1a Rammearkitekt ur og servicekatalog Fuld indfasede gevinster Bemærkninger Der har været gennemført et pilotprojekt med fokus på digitalisering af kommunernes lokalplaner. Lokalplanerne findes i dag i Plan.dk i pdf formater. Som del af projektet er der udarbejdet et bud på en datamodel for fremtidens lokalplaner i Plan.dk. Der er identificeret gevinster, som blandt andet dækker over en nemmere fremsøgning af oplysninger i lokalplanen som følge af, at den er gjort digital og søgbar. Gevinster forbundet med udbredelse af en løsning til alle kommuner er under afklaring. * * * * * * ESR er en del af monopolbruddet. Samtidig betyder grunddataaftalen, at der gennemføres en sammenhængende reform af ejendomsregistreringen, hvilket betyder, at registerdelen i ESR nedlægges. Det fælleskommunale er at udvikle nye kommunale systemer, der sikrer opkrævning af ejendomsskatter og ejendomsbidrag opgaver, som også i dag løses via ESR. Herefter kan betalingen til ESR udfases. Business case for konkurrenceudsættelse af ESR indgår i 6.2. * * * * * * Den fælleskommunale rammearkitektur udvikles i KOMBIT og vil danne grundlag for konkurrenceudsættelse af it-systemerne på de områder, hvor KMD i dag er eneste leverandør, jf Gevinsterne forbundet med rammearkitekturen kan ikke direkte kvantificeres, men rammearkitekturen udgør et centralt grundlag for bedre og billigere it-løsninger, blandt andet ved at sikre bedre datasammenhæng på tværs af løsninger og styrket konkurrence på markedet. Læs mere om projektet på KOMBIT s hjemmeside 13

176 6.1b Sager på tværs af itløsninger og organisatoriske skel 6.1c Kommunernes It-Arkitekturråd 6.2 Konkurrence på monopolområd erne, potentiale i alt Heraf: a) Konkurrenceudsættelse i regi af KOMBIT, fagsystemer b) Konkurrenceud Fuld indfasede gevinster Bemærkninger Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt, da projektet indgår som forudsætning for projekt Der kan ikke fastlægges konkrete økonomiske gevinster, da projektet udgør et fundament for en efterfølgende implementering af forretningssystemer. I business casen er der i stedet beskrevet de forventede, kvalitative gevinster forbundet med en mere smidig udveksling af sager på tværs af systemer. Du kan læse business casen her: Business case for sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel It-Arkitekturrådet har til formål at kvalificere it-arkitekturforslag på konkrete projekter. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. Projektet afsluttes ved udgangen af Konkurrenceudsættelsen af monopolområderne under KMD sker i regi af hhv. KOMBIT og UDK/ATP. For så vidt angår de såkaldte forudsætningssystemer de it-løsninger, som flere løsninger anvender på tværs sker konkurrenceudsættelsen i fællesskab, idet KOMBIT etablerer nye støttesystemer, som afløser de hidtidige forudsætningssystemer, som fremover vil blive anvendt på tværs af de fælleskommunale i løsninger i regi af KOMBIT og UDK a) og b) er de forventede minimumsbesparelser på hhv. kommunernes egne it-budgetter og betaling for UDK s it-drift som følge af lavere udgifter til de nye løsninger. Når en mindre del af besparelsen indtræder allerede fra 2014 skal det ses i sammenhæng med den nedsættelse af KMD s priser, som KOMBIT og ATP indgik aftale om. c) er gevinsten ved, at betalingen for KMD s hidtidige forudsætningssystemer skal 14

177 sættelse i regi af UDK, fagsystemer c) Konkurrenceudsættelse af forudsætningssystemer d) Effektivisering af arbejdsgange som følge af nye løsninger Fuld indfasede gevinster Bemærkninger bortfalde, når de nye støttesystemer tages i brug. Beløbet er udtryk for det forventede fulde potentiale heraf. Sagen er forudsat under forhandling m. KMD. d) er det potentiale, som de nye løsninger skaber for omlægning til mere effektive arbejdsgange. KL og KOMBIT vurdere, at de nye løsninger for sygedagpenge og kontanthjælp muliggør effektiviseringer i størrelsesordenen 80 mio. kr., mens UDK/ATP vurdere en besparelse på ca. 15 mio. kr. ved fuld indfasning af deres løsning. 6.3 FLIS FLIS er kommunernes nye fælles ledelsesinformationssystem. FLIS dækker områderne økonomi, personale, borger, skole, ældre og voksenhandicap. I december 2014 kommer området udsatte børn og unge også ind i systemet. Gevinsten ved FLIS er blandt andet, at kommunerne får adgang til ledelsesinformation, som de kan bruge som grundlag for analyser og benchmarking, og at de får bedre og billigere adgang til deres egne data. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. 15

178 16

179 9.1 Samlet afslutning af den fælleskommunale digitale handlingsplan

180 NOTAT Oversigt over forbrug til gennemførelse af handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Dato: 18. december december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: KL og kommunerne har siden 2006 gennemført en lang række fælleskommunale digitaliseringsprojekter. Disse har for en dels vedkommende været helt eller delvis finansieret ved kommunale bloktilskudsmidler. De afsatte puljer fra perioden og igen til fælleskommunale digitale indsatser har finansieret et stort antal både større og mindre projekter, herunder projekterne i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Beslutningskompetencen i forhold til disponeringen af disse midler ligger i KL s formandskab og bestyrelse. Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1 af 3 KL s sekretariat foretager løbende budgeteftersyn og tilpasninger af de enkelte projekter med henblik - om muligt - at frigøre midler til nye, strategisk vigtige projekter. Det er således sådan, at projekter, der har fået bevilget midler til at gennemføre et givent projekt, løbende skal godtgøre det fortsatte behov for brug af de bevilgede midler over for det tværgående sekretariat. Hvis der ikke fortsat er behov, inddrages eventuelle overskydende midler med henblik på prioritering af andre projekter. Beslutninger om omprioritering af eksisterende midler er ligeledes foretaget i KL s formandskab og/eller bestyrelse. Opgørelsen over det samlede forbrug til gennemførelse af projekter i regi af den fællekommunale handlingsplan viser et samlet forbrug på ca. 112 mio. kr. i perioden , jf. nedenstående tabel. Opgørelsen af det samlede forbrug til gennemførelsen af handlingsplanen er for nærværende forbundet med mindre usikkerheder, da der dels ikke er afregnet for de samlede omkostninger i 2015, dels er enkelte projekter, der fortsat har udgiftskrævende aktiviteter i Sekretariatet har lagt de endnu ikke afregnede, men forventede, omkostninger oven i det regnskabsmæssigt afregnede pr. dags dato for at give et så retvisende billede som muligt af de samlede omkostninger til gennemførelsen af projekterne i handlingsplanen.

181 NOTAT Forbrugte midler afsat af bloktilskuddet til fælleskommunale, digitale projekter Projekt Projekttitel Forbrug nr. (kr.) 1.1 Obligatorisk digital service Effektiv digital selvbetjening a Delprojekt: Digitale medarbejderkompetencer 0 1.3b Kanalstrategi - den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 1.3c Delprojekt: Dokumentation (KOMHEN 2.0) Dato: 18. december december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 2 af Kommunalt indhold på "min side" på borger.dk Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 0 1.6a Optimering af Digital Post b Implementering af Digital Post Data og snitflader på beskæftigelsesområdet Digital a-kassekommunikation a Digitalisering af løntilskud og fleksjob - Anmodning 0 2.3b Digitalisering af løntilskud og fleksjob - Bevilling og 0 Beregningskomponent 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Den digitale skole - digital læremidler, digitalisering af læringsmål og digitale læringsformer 3.2 It infrastruktur i folkeskolen (forbrug indeholdt i 3.1) (+ Digital kommunikation og videndeling i dagtilbud og 0 3.4) folkeskole 3.5 Det digitale bibliotek DUBU - digitalisering af området for udsatte børn og 0 unge 3.7 Brugerportalsinitiativ - anskaffelsesprojekt Digitalisering af handicappede og udsatte voksne 0 området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation Kommunernes adgang til kronikerdata a Velfærdsteknologi - Udbredelse af telemedicinsk 0 sårbehandling 4.5b Velfærdsteknologi - Center for velfærdsteknologi Kommunerne på sundhed.dk Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet Byg & Miljø

182 NOTAT 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet Digitalisering af kommuneplaner - delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af kommuneplaner - delprojekt om 0 lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet (herunder særligt data og ESR) 6.1a Rammearkitektur og servicekatalog b Sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel c Kommunernes IT-arkitekturråd Konkurrence på monopol-områderne FLIS 0 I alt Dato: 18. december december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: Direkte: Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 3 af 3

183 9.2 Afslutningsnotat for projekt 5.2 Fælleskommunale geodata

184 Afslutningsnotat Afslutningsnotat vedr projekt 5 2 Fælleskommunale geodata_ Baggrund og formål Geodata er data, der med den geografiske placering(stedet) som udgangspunkt kan skabe nye sammenhænge og indsigt i komplekse problemstillinger, og som kan være med til at skabe overblik og understøtte, at der træffes de bedst mulige beslutninger. I den fælleskommunale digitale handlingsplan for står der følgende om baggrunden for iværksættelse af projektet om Geodata: Geodataområdet er p.t. præget af mange lokale standarder og leverandørudviklede standarder. Det fulde potentiale i anvendelse af geodata bredt i den kommunale forvaltning, kan kun realiseres omkostningseffektivt, hvis der implementeres fælleskommunale standarder for geodata og fælleskommunale metoder til adgang til geodata. Derfor er et af initiativerne i denne strategi, fokus på at sikre effektiv anvendelse af Geodata og fælles indsats for billigere og lettere løsninger. Den 8. december 2015 Sags ID: SAG Dok.ID: Direkte 3370 Click here to enter text. Weidekampsgade 10 Postboks København S Telefon Side 1/3 Projektet skulle gennem samarbejde mellem et fælleskommunalt geodatasamarbejde (FKG) og KL stille standardkrav for data og udveksling af data til systemer til håndtering af geodata, gennemføre udbud og udarbejde fælles datamodel for kommunale geodata. Projektets resultater Projektet Geodata har nået en række af de mål, der var sat for projektet: Delmål: Markedet tilbyder standardiserede systemer

185 Projektets delmål om, at markedet skal tilbyde kommunerne standardiserede systemer, som reducerer kommunernes leverandørafhængighed og muliggør smidigt skifte mellem forskellige leverandørers systemer, er gennemført ved udarbejdelse af rammekontrakter i 2011 med efterfølgende mulighed for, at kommunerne kan gå i miniudbud. 13 kommuner fordelt på 3 grupper har benyttet sig af tilbuddet om at gå i miniudbud og har efterfølgende indkøbt standardiserede geodatasystemer. De 3 kommunegrupper valgte hvert sit af de 3 standardiserede systermer, der indgik i rammekontrakterne. Det vurderes, at disse indkøb har medført besparelser i forhold til situationen uden rammekontrakterne. Efterfølgende har en ganske stort antal kommuner (ca. 2/3 af alle kommuner) indkøbt et af de 3 standardiserede geodatasystemer, jf. rammekontrakterne, dog uden at have været i udbud. Delmål: Alle forvaltninger anvender de samme fælleskommunale standarder på geodataområdet Projektets delmål om, at alle kommuner i deres forvaltning anvender de samme fælleskommunale standarder på geodataområdet, er gennemført ved en række tiltag. For det første er den datamodel, der forelå i en version 1.1 ved projektets start, nu udgivet i en version 2.5. Datamodellen er dermed videreudviklet og i høj grad tilpasset arbejdet med geodata i kommunerne. Dernæst har der siden version 2.3 af datamodellen været udviklet såkaldte implementeringsscripts til hver version af datamodellen. Disse scripts muliggør, at den fælles datamodel på en omkostningseffektiv måde kan tages i brug i kommunerne, således at kommunernes arbejde med at standardiserede egne lokale data effektiviseres. Endelig er der ved projekts afslutning skabt en mulighed for, at kommunernes standardiserede geodata kan udstilles og hentes på den fællesoffentlige portal Danmarks Arealinformation (en del af Danmarks Miljøportal). Denne udstilling gælder dog kun en mindre del af de data, der indgår i den fælles datamodel. Delmål: Omkostningsreduktion Det forventedes ved projektets igangsættelse, at de samlede kommunale årlige omkostninger til geodataområdet, som i 2012 ved en benchmark blev målt til 280 mio. kr./år, kunne reduceres med ca. 60 mio. kr. årligt fra 2015 og frem sammenlagt for alle kommuner. 2

186 Dette mål vurderes endnu ikke at være nået. Der er pt. ved at blive bearbejdet en forenklet benchmark 2015, der kan indikere, hvor langt kommunerne er nået i forhold til projektets tiltag. Perspektiver Der vurderes fortsat at være store potentialer at hente i projektets grundtanker, idet geodataområdet er i vækst. De tiltag, der er igangsat i projektet har været med til at skabe overblik og understøtte, at der træffes de bedst mulige beslutninger. Det afklares p.t., hvordan der evt. kan arbejdes videre med basis i det fundament, der er skabt med projekt. 3

187 10.2 Ny EU-pakke om cirkulær økonomi og revision af affaldsdirektiver

188 NOTAT KL's høringssvar om Kommissionens pakke om cirkulær økonomi af 2. december 2015 KL har modtaget meddelelse om høring af Kommissionens cirkulær økonomi pakke og forslag til ændring af en række affaldsdirektiver. KL skal på den baggrund udtale følgende: Overordnede bemærkninger KL bakker overordnet op om Kommissionens nye forslag til pakke om cirkulær økonomi og revisionen af affaldsdirektiverne. Det er i længden uholdbart, at så mange ressourcer, der kan genanvendes og genbruges, ryger ud af kredsløbet, og herved sætter pres på brugen af jomfruelige ressourcer. En cirkulær økonomi vil bidrage til at afkoble vækst fra øget ressourceforbrug og bibeholde ressourcernes værdi i økonomien, hvilket vil være essentielt i fremtidens samfund. Det er en enestående mulighed for at skabe en bæredygtig samfundsudvikling, hvor miljøbeskyttelse kombineres med jobskabelse, på tværs af mange sektorer, og styrkelse af forsyningssikkerheden/afsætning af affaldsressourcer til fælles gavn for kommuner og erhverv på det indre marked. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 1 af 8 Positivt med langsigtede mål for affaldssektoren KL finder det positivt, at pakken nu foreligger og at der sættes langsigtede mål for udviklingen af affaldssektoren. Det er vigtigt, for at både kommuner og medlemslande, ved hvad de skal planlægge efter og sigte efter politisk. KL bifalder således, at der nu sættes mål frem til I forhold til mange andre EU-medlemslande, specielt de nyere medlemslande, er de danske kommuner allerede langt fremme i affaldshåndteringen og vil kunne fremstå som et godt eksempel for andre i Europa og vise vejen, hvor det er muligt. KL noterer sig samtidig, at pakken ikke indeholder lige så høje mål for genanvendelse og deponering, som den tidligere cirkulær økonomi-pakke, der blev trukket tilbage i 2015 med argumentet om, at der ville blive fremsat en mere omfattende og ambitiøs pakke. At genanvende 65 % af husholdningsaffaldet og 75 % af emballageaffaldet (for nogle fraktioner op til 85 %) er dog stadig ambitiøst, og det vil blive en udfordring for Danmark at nå målene, endsige i hele EU. Det er specielt positivt, at pakken er mere omfattende og fokuserer på både producent- og forbrugersiden i en cirkulær økonomi. KL hilser dette større fokus på hele værdikæden særdeles velkomment, da det samtidig vil være med til at sikre succes på den lange bane.

189 NOTAT Ensretning af definitioner og opgørelsesmetoder men forsat metodefrihed til at nå målene KL mener, at det er en god idé, at der lægges op til en ensretning af definitioner og opgørelsesmetoder på tværs af hele EU, da det vil være med til at give et mere retvisende billede af, hvordan medlemslandende klarer sig i forhold til hinanden. For uddybning af KL s syn på de fremsatte forslag til definitioner og opgørelsesmetoder, se nedenfor under de specifikke bemærkninger. Det er positivt, at der lægges op til en fortsat metodefrihed, for hvordan de fremsatte mål nås. Det er essentielt at bibeholde metodefriheden, da affaldsindsamlingen er forskellig fra medlemsland til medlemslandland. Ligeledes er affaldsindsamlingen inden for et medlemsland betinget af lokale forskelle i befolkningstætheden og befolknings- og bygningssammensætningen m.m. Det er vigtigt at understøtte innovation og udvikling, og her vil metodefriheden sikre, at vi ikke binder os til løsninger, der er forældet om få år. Udviklingen af nye metoder og løsninger til at håndtere og behandle affald, vil være med til at fremme best practice mod en mere cirkulær økonomi. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 2 af 8 Højest mulig ressourceudnyttelse Det er vigtigt at arbejde hen mod, at alle ressourcer udnyttes så højt i affaldshierarkiet som muligt. I omstillingen mod en cirkulær økonomi må man dog stadig forvente, at ikke alt affald kan genanvendes, men kan materialeudnyttes på anden måde, herunder energiudnyttes. Danmark har, i sammenligning med det øvrige EU, historisk set opbygget en hvis kapacitet og infrastruktur til energiudnyttelse af affaldet, som basis for fjernvarme og el-produktion. Dette er, i den nuværende situation, med til at fortrænge et yderligere forbrug af fossile brændsler og skaber en energieffektiv løsning til gavn for klimaet. Hertil bidrager danske kommuner i dag med nyttiggørelse af affald fra andre medlemslande ved at stille denne kapacitet til rådighed. Dette skaber et positivt alternativ til deponi af affald hos andre medlemslande, som endnu ikke har opbygget tilstrækkelig behandlingskapacitet i en overgangsfase til en mere cirkulær økonomi og frem mod målene i Ligeledes vil der, i en tid endnu, stadig være behov for forbrænding, til de restmaterialer og rejekt, som ikke genoptages i økonomien igennem genanvendelse og genbrug. Det er derfor vigtigt at sammentænke affaldsog energipolitikken for at udnytte ressourcerne bedst muligt i en overgang til en cirkulær økonomi. I den anden ende af spektret, er det ligeledes vigtigt, at der gives plads til at opnå en større andel forberedelse til genbrug og direkte genbrug af de produkter, som indsamles. Dette kunne ske ved at lade aktører samarbejde tættere, på tværs af sektorer, så kommunerne kan bidrage til, at

190 NOTAT værdigenstande eventuelt repareres og renoveres for mest optimalt at blive genbrugt. Samarbejde om målsætninger De danske kommuner er i disse år ved at udføre et stort arbejde for at nå målene i den nationale ressourcestrategi Danmark uden affald. Der er således allerede fokus på, hvordan genanvendelsen af husholdningsaffaldet kan øges. Det skal dog understreges, at jo højere målet for genanvendelse er, desto sværere bliver det at nå de sidste procenter. KL forventer derfor (i henhold de foreslåede målsætningerne for 2030), at det kræver en del yderligere tiltag at nå målene end dem, der allerede er fremlagt i ressourceplanen, hvilket ses som et positivt og naturligt skridt videre fra den nuværende indsats. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 3 af 8 Herunder er der behov for, over en længere årrække med et samtidigt fokus på udviklingen af affaldsordninger og sorteringsløsninger, også at fokusere på at opbygge en ny ressourcebevidsthed blandt borgere og virksomheder. Vi ved fx i dag, at de bedste ordninger netop virker, når kommuner inddrager og engagerer borgerne på den rigtige måde. Det motiverer borgerne til at sortere mere og bedre. Det er et fælles ansvar at sikre en yderligere omstilling, så det høje genanvendelsesmål kan nås. Samarbejdet og dialogen med staten, om implementeringen af ressourceplanen, er indtil videre forløbet særdeles tilfredsstillende, hvorfor vi foreslår et fortsat tæt samarbejde om at realisere målene. Hvilke tiltag og hvordan de skal struktureres, vil vi derfor gerne være i fremadrettet dialog omkring. Uddybende specifikke bemærkninger følger nedenfor. Specifikke bemærkninger Definitionen af kommunalt affald Det er positivt, at der laves én fælles definition for kommunalt affald på tværs af EU. Det sikrer, at målopfyldelsen bliver mere retvisende og kan sammenlignes på tværs af medlemslandene. KL finder det positivt, at der i den foreslået definition af kommunalt affald medtages et bredt udsnit af affaldstyper. Det er desuden positivt, at cirkulær økonomi-pakken modsat den tilbagetrukne pakke, ikke fokuserer på, hvem der indsamler, men hvad der indsamles, da det er forskelligt, hvem der står for indsamlingen rundt i EU. Definitionen skal muliggøre at sammenligne nemt og fair. Det er ligeledes positivt, at det ikke kun er affald fra husholdninger, men at også sammenligneligt affald fra andre kilder tæller med. Da det er ressourcerne i affaldet, der i sidste ende tæller i miljøregnskabet, er det vigtigste ikke, hvor affaldet stammer fra, men hvordan man kan højne

191 NOTAT genanvendelsen og få mere tilbage i værdikæden. At affald fra andre kilder kun tæller med, hvis det er sammenligneligt med en husholdning i mængde, giver derfor ikke mening. Her er det utydeligt, hvad Kommissionen lægger op til. Derfor ønskes en konkret og tydeligere afklaring, så de enkelte medlemslandes opgørelsesmetode bliver så ens som mulig. Det handler om at få løftet affaldshåndteringen og skubbet ressourcer tilbage i kredsløbet, og derfor bør mængden ikke være afgørende, men kun at det er sammenligneligt i type og sammensætning. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 4 af 8 Husholdningsaffaldet indeholder et meget varieret set af fraktioner, i mange kvalitetsgrader og fra mange forskellige kilder, hvilket gør, at det ikke en helt ukompliceret opgave at få indsamlet til høj genanvendes. Både demografi og bygningssammensætning spiller ligeledes ind på, hvordan man bedst sikrer en indsamling af affald effektivt og hvor man sikrer størst mulig genanvendelse af materialerne. Her spiller kommunerne en stor og vigtig rolle, som dem der er tæt på borgerne og via et højt serviceniveau sikrer, at alle i samfundet kan få håndteret deres affald på en god og miljørigtig måde. Definitionen af kommunalt affald rejser også nogle spørgsmål i forhold til, hvad der er inkluderet i definitionen. Er det en udtømmende liste, som Kommissionen har skrevet eller skal det ses som, at det er de typer af affald, der som minimum hører til kommunalt affald? Dette må gøres helt klart og defineres mere tydeligt. KL finder det positivt, at det nu fremgår (Artikel 6, stk. 3 i forslag til revision af affaldsdirektivet), at affald der kan genbruges også har mulighed for at tælle med i statistikken. Det er vigtigt, at der er incitament til at skubbe ressourcehåndteringen så højt op i affaldshierarkiet som muligt. Det skal dog sikres, at der er ordentlige kontrol og klare kriterier for, hvornår affald ikke mere er affald (i henhold til spørgsmålet om end-of-waste ), så der ikke bliver snydt med det, til skade for miljøet og sundheden. Beregningsmodel for genanvendelse KL er enig i, at kravene til opgørelsesmetoden for genanvendelsesprocenter skal ensrettes, så det bliver i forhold til den endelige behandling. I dag udregnes det ud fra, hvad der er indsamlet med henblik på genanvendelse. Den nye udregningsmetode vil således give et mere retvisende billede af, hvad der reelt genanvendes. Det vil dog samtidig gøre det sværere at nå målene for genanvendelse, da ikke alt, der indsamles til genanvendelse, reelt kan og vil blive genanvendt. Der er dog flere problematikker knyttet til den foreslåede metode til at gøre det på. Den første problematik er, at ikke alt der indsamles kan genanvendes, hvorfor Kommission har sat en bagatelgrænse på 10 %. De 10 % er umiddelbart mere realistiske at nå for flere affaldstyper end de 2 %, som Kommissionen foreslog i den tidligere pakke. Mulighederne for at undgå materialer, som ikke skal kasseres, er dog meget forskellige afhængige af

192 NOTAT affaldstyper og materialer. Derfor virker en generelt fastsat bagatelgrænse på 10 % vilkårlig. Det er vigtigt at gennemtænke konsekvenserne for hver enkelt affaldstype og f.eks. fastsætte en grænse på baggrund af bedste tilgængelige teknik. Det er desuden usikkert, hvordan man kan og bør måle de 10 %, hvorved affaldsproducenter eller -indsamler, herunder kommunerne, må skulle opnå fuld information fra behandlere om hvilke mængder, der finsorteres til genanvendelse. Den anden problemstilling er, hvordan opgørelsesmetoden spiller ind i den kommunale genanvendelsesprocent. Det skal afklares, hvem der har ansvar og kompetencer, og hvilke konsekvenser opgørelsesmetoden har, da den kommunale genanvendelsesprocent umiddelbart ikke vil kunne blive bedre end den behandling, som behandlingsanlæggene kan udføre i praksis. Det bør derfor overvejes, hvordan sorterings- og behandlingsanlæg kan bidrage til at nå målene. Herunder at overveje i tillæg til outputmodellen for genanvendelse, hvordan inputsiden ligeledes stadig kan fremgå statistisk, så det er muligt at sammenligne udviklingen og forbedringspotentialet over tid. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 5 af 8 Den tredje problematik går på, at definitionen udelukkende ser på mængden af affaldet, der bliver genanvendt, men definitionen tager ikke højde for miljøeffekten og dermed heller ikke hvilket affald, det bedst kan betale sig at genanvende, og hvordan det bedst kan lade sig gøre. På den måde vil der kunne komme et større fokus på både samfundsøkonomien og miljøeffekten, frem for et ensidigt fokus på indsamlingsprocenter. Deponi KL hilser målsætningerne om maks. at deponere 10% kommunalt affald i 2030 velkommen, da det kan være med til at skubbe nogle medlemslande væk fra deres høje andel af deponi af affald. Målsætningerne vurderes allerede opfyldt af de danske kommuner. Udvidet producentansvar KL mener, at det umiddelbart er fornuftigt at sætte nogle minimumskrav til producentansvarsordningerne, så man sikrer mere ens krav til ordningerne og hvad de skal levere over hele EU. Det er derfor positivt, at der bl.a. skal være åbenhed om roller, ansvar og økonomi. Det er herunder vigtigt, at et producentansvar dækker hele cyklussen, så kommuner eller anden myndighed ikke står tilbage med en regning for noget, hvor ansvaret egentligt er overdraget til andre. Finansieringen af pakken Kommissionen foreslår at støtte omstillingen til cirkulær økonomi med midler fra EFSI, midler fra EU's samhørighedspolitik og Horisont KL finder det dog uklart, hvordan støtten helt konkret skal udmøntes. KL bemærker i denne forbindelse, at EFSI ikke har vist sig relevant for de danske kommuner, da kommunerne allerede igennem Kommunekredit har

193 NOTAT meget fordelagtige lånemuligheder. Således vil støtten fra EFSI til cirkulær økonomi umiddelbart ikke være relevant for de danske kommuner. Ift. støtte fra EU's samhørighedspolitik skriver Kommissionen i forslaget, at EU's samhørighedspolitik har en nøglerolle ift. at lukke investeringshullet for forbedret affaldshåndtering og understøtte affaldshierarkiet. Her skal strukturfondene, i overensstemmelse med medlemsstaternes affaldshåndteringsplaner, understøtte opfyldelse af genanvendelsesmålene. KL bemærker på baggrund heraf, at udmøntningen og programmeringen af fondene bestemmes nationalt. Det danske regionalfondsprogram er allerede programmeret og har ikke afsat midler til investeringer relateret til cirkulær økonomi eller affaldshåndtering, f.eks. ny teknologi, sorterings- og behandlingsanlæg eller andre affaldsanlæg. Det fremgår derfor ikke klart, hvordan strukturfondsmidlerne skal støtte den cirkulære økonomi i Danmark. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 6 af 8 KL finder det positivt, at der i Horisont 2020-programmet, under overskriften Industry 2020 in the circular economy, vil være midler til at understøtte overgangen til cirkulær økonomi. De danske kommuner er langt fremme ift. udviklingen af nye tilgange og metoder i affaldshåndteringen, og vil derfor umiddelbart have muligheder for at indgå i tværnationale projekter igennem Horisont Det vil i den forbindelse være relevant, at der fra den danske stats side bakkes op om disse projekter. Revision af gødningsforordningen KL hilser den planlagte revision af gødningsforordningen velkommen og ser det som et yderst positivt tiltag for at åbne miljøstandardisering af biologiske næringsstoffer til landbrugsjorde. Det er essentielt for udviklingen af bioøkonomien og lukningen af næringsstofkredsløbet, at der kommer en ensretning på tværs af EU, hvilket vil gøre det nemmere for kommunerne at afsætte indsamlet madaffald til bioforgasning og produktion af jordforbedringsmaterialer. KL håber derfor, at der relativt hurtigt, kan komme klarhed omkring retningen for denne revision, således at kommuner og affaldsselskaber kan indrette deres planlægning derefter, specielt ift. indsamling og behandling af madaffald fra husholdninger og institutioner. Yderligere indsats for inddæmning af kemiske stoffer I pakken proklameres en yderligere indsats og kommende forslag til at regulere den stigende mængde af kemiske stoffer i produkter med henvisning til kemiens indflydelse på sundhed og miljø. KL ønsker i denne sammenhæng at forebyggelse og forsigtighedsprincippet anvendes, særligt ift. materialernes genanvendelighed. Det er, fx for almindelige plastik emballagers vedkommende, utroligt svært at sikre højere materialegenanvendelse, når mange emballager er forurenet med stoffer, der påvirker deres egenskaber og udsende i en sådan grad, at kvalitetskrav endeligt besværliggøre deres faktiske genoptag i nye produktcyklusser. Specielt i produkter af samme værdi eller funktion, som det oprindelige materiale var benyttet til.

194 NOTAT Det er vigtigt, at man tager et dybdegående skridt for at trende mod en generelt mindre kompliceret kemisk sammensætning af produkter og sikre en renhedsgrad, der bibeholder mest muligt materialeværdi og gør det muligt at afsætte de affaldsressourcer, som indsamles. KL hilser derfor indsatser og arbejdet med kvalitetsstandarder velkommen. I forlængelse heraf er det dog vigtigt, at man arbejder fokuseret med, hvordan industrien og detailhandelen i højere grad kan designe plastikprodukter og emballager med henblik på genanvendelse (et push for Design for Recycling). Med den høje genanvendelse, som Kommissionen sigter efter, risikerer man at fremme genanvendelsen af materialer med indhold af miljøfremmede stoffer. Med øget cirkulation af materialer bliver det problematisk for vores sundhed og miljø. De farlige stoffer frigives og går ud over vores indeklima, fertilitet og reproduktion. Der bør derfor være en skarp kontrol med genanvendelsen, så der ikke sker en gradvis forurening og forringelse af materialer. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 7 af 8 En strategi for plast KL hilser et større fokus på plastik i den cirkulære økonomi meget velkomment, hvor specielt muligheden for bedre afsætning på det indre marked og hvordan større kvalitet i de indsamlede mængder kan sikres, vil være afgørende. En strategi for plastikressourcen må derfor ligge i fuld forlængelse af den indsats, som også skal foregå omkring Eco-design og reguleringen af kemiske stoffer. Produktion - Eco-design KL anerkender den ekstra indsats, som kommissionen lægger op til i forhold til udvidelse af Eco-design-direktivet, der fokuserer på ny yderligere produktregulering, som skal gøres gældende fra Det er derfor glædeligt, at man vil samle designkrav til produkternes sammensætning, således at der kan sikres en højere grad af opgradering, reparation og renovation for øget levetidsforlængelse eller genbrug, og så produkterne slutteligt kan genanvendes optimalt. Den økonomiske differentieringen, via EPR ordninger, er en spændene tilgang, som hilses velkommen og som KL håber får den effekt, som der lægges op til. Det er dog uklart, om den ekstra økonomiske byrde ikke bare vil blive væltet over på forbrugeren af producenter og importører, hvormed den ønskede effekt ikke opnås. Omvendt kan der måske skabes en positiv faktor igennem grønne offentlige indkøb, hvor en differentiering på produktdesign af de indkøbte mængder måske vil kunne anvendes i kravspecifikationen hos de kommunale indkøbere og derved spare omkostninger sammenlignet med konventionelle produkter. Herigennem kan der forhåbentlig udvikles nye cirkulære foreningsmodeller, som både offentlige og private kan gøre brug af. KL foreslår derfor, at man arbejder for at skabe en høj transparens omkring de markedsførte produkter og deres egenskaber, således at fx professionelle kommunale indkøbere kan orientere sig derefter. Dette kunne

195 NOTAT fx gøres igennem en yderligere kategorisering, som det er kendt ved energieffektivitet i produkter, og som kunne skabe grundlaget for nye grønne og cirkulære indkøb. Forbrug Eco-label tiltag Det er afgørende, om den forestående regulering kan ses som basis for en udvikling af de frivillige Eco-label ordninger, herunder den kommende REFIT. Produktkravende bør give komparative fordele til de virksomheder, som skaber recirkuleringsbare- og højere kvalitetsprodukter, som professionelle indkøbere kan orientere sig efter. Den proklamerede produktanalyse skal derfor kunne dels kunne påpege, hvordan produkterne er designet miljørigtigt (LCA), men bør også fremvise i hvor høj grad produkterne er med til at optage genbrugte og genanvendte materialer, da dette viser noget om den samlede miljøperformance. Dato: 14. december 2015 Sags ID: SAG Dok. ID: ADN@kl.dk Direkte: Sq. de Meeûs 1 B-1000 Bruxelles Side 8 af 8 Det må derfor være afgørende, at produktionsvirksomheder kan differentiere sig på denne bane, så der skabes grobund for afsætning og lukning af kredsløb og således, at fx offentlige indkøbere kan være med til at efterspørge ressourceeffektive produkter og skabe den nødvendige pulleffekt. KL foreslår derfor, at der i langt højere grad lægges op til udviklingen af et eco-label system, som også lægger vægt på optaget af genbrugte eller genanvendte materialer i produkter. Det er i høj grad brug for, at producenterne kan tilbyde og slå sig op på at have et grønt produkt, men dette skal selvfølgelig gøres inden for et kontrolleret og differentierbart system, således at green-washing og vildledende markedsføring undgås.

196 11.1 Projekt om kvalitet og effektivitet i lokalplanlægningen

197 UDKAST PROJEKTBESKRIVELSE Tværkommunalt udviklingsprojekt om mere kvalitet og større effektivitet i lokalplanlægningen Indhold 1. Indledning og baggrund Udviklingsprojektet formål Udvikling af brugen af lokalplanredskabet Projektets sammenhæng til den aktuelle proces vedr. ændring af planloven Udviklingsprojektets proces Styring og bemanding Uddybning af projektets indhold og produkt Indledning og baggrund Lokalplanlægningen er i disse år genstand for national debat. Det sker bl.a. med baggrund i planernes centrale betydning for erhvervs- og byudviklingen, betydningen for opgaven med at finde plads til flygtninge, ønsket om at sikre socialt blandede byer osv. Væsentligt er især at lokalplanredskabet udfordres på et mere grundlæggende plan hvor der stilles spørgsmålstegn ved redskabets anvendelighed ift. parametre som hurtighed og smidighed. Kommunerne udarbejder hvert år mere end 600 lokalplaner. En stor del er lokalplaner for eksisterende og nye boligområder samt offentlige formål, og mere end hver 3. lokalplan fastlægger rammerne for udvikling af erhvervsområder, centerområder med bl.a. butikker og blandede områder med boliger og erhverv. Samtidig findes der over gældende lokalplaner som kommunerne i dag administrerer på baggrund af. Lokalplaner tjener en række vigtige formål. De er samfundets centrale redskab til at sikre en bestemt anvendelse eller et bestemt fysisk udtryk til fordel for den samlede bykvalitet og de bymæssige værdier. De er ligeledes de berørte borgeres og virksomheders mulighed for at udøve indflydelse, således at de, der efterfølgende skal bo og færdes i området, får noget at skulle have sagt om udformningen af de fysiske omgivelser. Endelig er det også borgernes og virksomhedernes sikkerhed for hvad der kan ske i de lokalplanlagte områder, bl.a. som investeringsgrundlag. 1

198 KL har peget på, at lokalplanredskabet skal bevares som et af de vigtigste virkemidler til sætte rammerne for byernes udvikling, men at redskabet bør ændres således at på en mere moderne måde kan sikre både kommuner og investorers behov for effektive og smidige omdannelsesprocesser, herunder matcher de forskellige udfordringer, som byerne står overfor. Parallelt med den igangværende indsats for at få justeret lokalplanredskabet mht. hurtighed, fleksibilitet og midlertidig anvendelse igangsættes nu et tværkommunalt projekt, der sætter øget effektivisering og kvalitet i lokalplanlægningen på dagsordenen. 2. Udviklingsprojektet formål Projektets formål er, at bidrage til at videreudvikle brugen af lokalplanredskabet i kommunerne således at lokalplanprocesserne effektiviseres tidsmæssigt, og at lokalplanprocesser og indhold forbedres kvalitativt. Projektet har som overordnet ambition at inspirere til og videreformidle konkrete erfaringer om hvordan kommunernes planafdelinger kan lave endnu bedre lokalplaner samt bruge de til enhver tid tilgængelige ressourcer, mest effektivt. Med andre ord en diffentieret og fokuseret lokalplanlægning, der tager udgangspunkt i den givne plansituation og aktørernes behov. Med projektet vil vi: Identificere aktuelle udfordringer i samarbejdet mellem kommuner, grundejere, developere, investorer, borgere og andre parter i lokalplanprocesserne og vurdere udfordringernes betydning for at skabe vækst og udvikling lokalt. Indsamle og udvikle forslag til hvordan såvel lokalplanen som lokalplanprocesserne kan effektiviseres tidsmæssigt under hensyntagen til, at der er tilstrækkelig tid til politiske processer og inddragelse af borgere og andre parter mv. Indsamle og udvikle forslag til, hvordan lokalplanprocesserne kan forbedres kvalitativt, så inddragelsen af borgere og andre parter styrkes. Indsamle og udvikle forslag til, hvordan lokalplanernes kvalitet kan forbedres, herunder eksempelvis planernes realiserbarhed og formidling af planernes indhold. Igangsætte en forandringsproces i kommunerne, der sikrer at udviklingsprojektets forslag afprøves og implementeres i den kommunale praksis. Udviklingsprojektet gennemføres i tæt samarbejde mellem KL, udvalgte kommuner repræsenterede ved kommunens planchef samt et eksternt rådgivningsfirma. 3. Udvikling af brugen af lokalplanredskabet I forbindelse med det aktuelle arbejde med at forbedre de lovgivningsmæssige rammer for lokalplanlægningen har det vist sig, at der på tværs af kommuner eksisterer et uforløst potentiale for at optimere og kvalitetsudvikle lokalplanerne og lokalplanprocesserne. Blandt andet ses væsentlige forskelle i de politiske processer og inddragelse, forskelle i tidsforbrug og indhold mellem ellers sammenlignelige plantyper mv. Udfordringen er her, at

199 lokalplaner på den ene side laves i en specifik kontekst og inden for en konkrete politisk ramme, hvilket til dels styrer og begrunder forskellighederne i lokalplaner og lokalplanprocesser. På den anden side må behovet for lokalt tilpassede processer samt lokale traditioner for, hvordan lokalplaner opbygges og indholdsbestemmes, ikke være den sovepude, der bremser, at der på tværs af kommuner er et skærpet fokus på kvalitet og effektivitet på området. Det handler med andre ord om at sikre, at vi bruger tiden på det rigtige i den konkrete sag og at vi fx optimere de interne processer således, at vi også på kommunalt niveau arbejder effektivt i vores lokalplanlægning. Projektet baserer sig på en grundlæggende forståelse af, at gode lokalplaner og gennemtænkte lokalplanprocesser skaber værdi for samfundet og at konkrete forslag til, hvordan kommuner fx kan tidsoptimere, skal tage udgangspunkt i at ressourcerne skal anvendes på en måde der skaber mest muligt værdi for borgere, virksomhederne og samfundet som helhed. Projektet lægger sig i forlængelse af den generelle udvikling af teknik- og miljøforvaltningerne i disse år, hvor der sker et markant skift i borgernes, erhvervslivets og politikernes forventninger til, hvad fremtidens teknik- og miljøforvaltning kan og skal bidrage med. Et eksempel er det store fokus på, at forvaltningen bliver medskabende på de gode løsninger i nye partnerskaber med borgere, virksomheder, interesseorganisationer mv. Udviklingen har væsentlige konsekvenser for, hvordan opgaverne i teknik og miljøforvaltningerne formidles, organiseres, måles osv. Det stiller igen nye og anderledes krav til medarbejdernes kompetencer, krav der rækker ud over de traditionelle roller som myndighed og fagperson. 4. Projektets sammenhæng til den aktuelle proces vedr. ændring af planloven Den nye regering har varslet en omfattende ændring af planloven, herunder også ændringer af det eksisterende lokalplanredskab. Initiativet sker bl.a. på baggrund af de ønsker fra KL som tidligere har fremsat i publikationen 32 konkrete løsningsforslag for den fysiske planlægning. Her har KL på lokalplanområdet foreslået justeringer der bl.a.: Muliggør dispensation til midlertidig anvendelse Muliggør lokalplantillæg til eksisterende lokalplaner med kortere tidsmæssigt aftræk Fastsætter kortere høringsperioder på nye lokalplaner Regeringen arbejder aktuelt med at identificere hvilke konkrete ændringer i den nuværende planlov den ønsker at fremme, og ventes at fremlægge et udspil hertil i løbet af efteråret Selvom lokalplanredskabet ændres med udgangspunkt i ovenstående ønsker, vil det forsat være relevant at kigge på bl.a. de interne arbejdsprocesser og procedurer med betydning for lokalplanlægningen og lokalplanerne.

200 Lovændringerne må ligeledes forventes at aktualisere behovet for at sætte en fornyet kvalitetsdagsorden i lokalplanlægningen, hvor nye muligheder belyses med fokus på hvordan lokalplanlægningen finder den rette balance mellem kvalitet, fleksibilitet og hurtighed. Da planchefgruppen i dette projekt også skal bidrage ind i den kommende lovgivningsproces, vil der være god mulighed for, at skabe synergi mellem selve projektet og det afsluttende idekatalog og så de nye muligheder i en revideret planlov. Projektet ventes tidsmæssigt at være afsluttet samtidig med vedtagelsen af en ny planlov i folketinget. 5. Udviklingsprojektets proces Med mere end lokalplaner udarbejdet i Danmark siden 1970 erne ligger der et meget stort erfaringsgrundlag bag til den nuværende praksis. Men samtidig er der behov for at se med friske øjne på nogle af lokalplanprocesserne samt planernes indhold og opbygning. Udviklingsprocessen tilrettelægges derfor så gældende lovgivning og praksis udfordres, samtidig med at alle vurderinger og forslag til forbedringer vurderes i tæt dialog med de udvalgte planchefer. Forslag til udviklingsproces: 1 Overblik: Hvor ligger hovedudfordringerne for lokalplanlægningen set i forhold til at skabe større tidseffektivitet og kvalitet? (november 2015) Der indledes med en brainstorm i gruppen af planchefer, hvor hovedudfordringerne identificeres, vurderes og prioriteres. Brainstormen tager afsæt i teser formuleret af KL og den eksterne konsulent se bilag med skitsering af muligt indhold. Teserne præsenteres, drøftes, suppleres med flere og prioriteres til sidst, set i relation til hvilke teser der skal lægges mest vægt på i udviklingsprojektet med henblik på at opnå de største gevinster. 2. Indsamling af viden, inputs og eksempler på større effektivitet og kvalitet (november/december/januar 2015) Med udgangspunkt i de prioriterede teser indsamles viden, inputs og eksempler fra dels de involverede kommuner, dels andre kommuner. Det sker via telefoninterviews, indsamling af eksempler på lokalplaner mv. Evt. kan der gennemføres en mindre, elektronisk spørgeskemaundersøgelse, der belyser årsagerne til det meget forskellige tidsforbrug til udarbejdelse af lokalplaner, der efter KL s vurderinger udgør 8-14 måneder. Forskellene skyldes formentlig at lokalplanernes omfang og kompleksitet varierer stærkt, men formentlig også forskellige traditioner og procedurer i kommunerne. Materialet vurderes, prioriteres og bearbejdes til en råskitse til et idékatalog. Som led heri kan konsulenten eventuelt bearbejde eksempler og input til konkrete idéforslag, fx om processer eller plandokumenter.

201 3. Drøftelse af initiativer til større effektivt og kvalitet (januar 2015) Analyser og råskitse til idékatalog præsenteres for plancheferne, som diskuterer og udvælger forslag og initiativer, der vurderes at bidrage mest til større effektivitet og kvalitet i lokalplanlægningen. Her diskuteres også, om der kan sættes kvantitative mål for, i hvor høj grad og hvilke typer lokalplanprocesser, der kan optimeres tidsmæssigt ved gennemførelse af specifikke initiativer. Herefter færdiggøres idékataloget, og der udarbejdes en kortfattet præsentation i powerpoint, som de deltagende planchefer kan bruge i deres egen kommune. 4. Formidling og forankring af idékataloget i den kommunale praksis (februar-april 2016) Formidling og forankring af udviklingsprojektets resultater tager udgangspunkt i, at det er vanskeligt at påvirke en kultur ved udsendelse af en skriftligt rapport. Derfor sker forankringen på to niveauer: De deltagende planchefer varetager forankring af projektets resultater i de pågældende kommuner. Det understøttes vha. idékataloget og powerpoint præsentationen. Plancheferne mødes 3 og 6 måneder efter færdiggørelsen af idékatalog og powerpoint præsentation for dels af drøfte erfaringerne, dels at drøfte om de kvantitative mål for, i hvilket omfang processerne kan optimeres er opnået eller vil kunne opnås på sigt. Idékataloget præsenteres på en række regionale møder, hvor KL sammen med én af de deltagende planchefer præsenterer projektets resultater for andre kommuner. Set i lyset af, at der er mere og mere tilgængelig information og inspirationsmateriale til rådighed for kommunerne, og da det skønnes at færre og færre får læst længere rapporter, kan det også overvejes at offentliggøre materiale fra projektet løbende som work in progress. Fx. i form af mails til kommunale planchefer og lokalplanlæggere i 4-5 runde med links til materiale på KLs hjemmeside. Det afsluttende idékatalog bliver således en opsamling på de løbende, kortere inspirationsoplæg til kommunerne. Det kan evt. kobles med muligheder for at interesserede medarbejdere selv kan kommentere og supplere med flere eksempler mv. Djævelens advokat Det foreslås at der i processen inviteres en eller flere djævelens advokater ind med henblik på at sikre, at forslag og initiativer reelt peger i retning af mere effektive lokalplanprocesser. Mange udviklingsprocesser fører fx til forslag om flere initiativer, flere virkemidler og flere detaljer, som i sidste ende fører til større kompleksitet og længere processer. Indførelsen af startredegørelser før udarbejdelsen af lokalplaner i en række kommuner er et godt eksempel på, at de ideelt set kan forenkle og kvalificere lokalplanprocessen, men implementeret forkert kan et godt initiativ gøre processen længere og mere kompleks.

202 Djævlens advokat kan både være kompetente kommunale rep og det kan være eksterne forbrugere af kommunernes lokalplaner fx investorer, frivillige organisationer med interesse for og klageret ift. lokalplaner mv. 6. Styring og bemanding Projektet udføres i et tæt samarbejde mellem projektkommunerne, KL og COWI. Projektkommunerne samt KL udgør projektets styregruppe. COWI er den udførende part i projektet, men både kommuner og KL har en aktiv rolle ift. at indhente erfaringer, cases samt den efterfølgende indsats for at udbrede og forankres projektets resultater. Det er helt afgørende for projektets succes, at de deltagende projektkommuner er villige til og motiverede for, at sætte egne praksisser i spil. Det vil sige at kommunerne i projektfasen og efterfølgende bruger projektet som en anledning til at kaste et kritisk, konstruktivt blik på egen lokalplantraditioner med henblik på at justere praksis, hvis forbedringspotentialer tydeliggøres. Projektkommunerne er følgende: Københavns kommune, Projektleder Thomas Chapelle Køge kommune, Afdelingschef Casper Toftholm Odsherred kommune, Planchef Poul Hvidberg Randers kommune, Planchef Britta Pørksen Viborg kommune, Planchef Karl Johan Legaard Favrskov kommune, Planchef Helle Jacobsen Ålborg kommune, Afdelingsleder Thina Wallin Hjørring kommune, Lokalplanchef Michael Hammer Fra KL deltager Chefkonsulent Berit Mathiesen Der pågår pt en dialog med yderligere et par kommuner vedr. deltagelse. Fra COWI indgår: Projektleder Henrik Søe Lysgaard, Seniorspecialist og landinspektør Henrik er en rutineret projektleder med mere end 20 års erfaring fra amt, kommune og rådgiverbranchen. Henrik har udarbejdet over 60 lokalplaner i tæt samspil med myndigheder, offentlige og private bygherrer, interessenter og borgere. Han har endvidere været projektleder på en lang række kommuneplaner, miljøvurderinger og VVM'er og publikationer af forskellig karakter. Henrik og har bl.a. stået for flere udviklingsprocesser og publikationer, bl.a. Inspirationskataloget "Ny anvendelse af tomme grunde" for Ministeriet for By- og Bolig og Landdistrikter i 2014, "Inspiration til planlægning i kystnærhedszonen eksempelsamling" for By- og Landskabsstyrelsen i 2010 og folderen "Forny rammerne for lokalplanlægningen" for PLAN09 i Endvidere var Henrik projektleder på delprojekt 4 i Fornyelse af

203 planlægningen i , der var et samarbejde mellem Fonden RealDania, Miljøministeriet og Dansk Byplanlaboratorium. Henrik har stor, planfaglig ekspertise inden for et bredt byplanspektrum på overordnet og detaljeret niveau, og rådgiver med specifik viden om planprocesser, planjura og formidling, herunder samspillet mellem by- og miljøplanlægning, offentlige og privatretlige reguleringer. Henrik har i en årrække optrådt som oplægsholder på kurser om lokalplanlægning og miljøvurderinger ved Den Danske Landinspektørforening, Dansk Byplanlaboratorium og Ferskvandscentret. Projektmedarbejder Line Træholt Hvingel Line er nyansat i COWI og kommer fra en stilling som lektor på Aalborg Universitet, hvor hun gennem 10 år har været tilknyttet landinspektøruddannelsen. Line har blandt andet varetaget undervisning i lokalplanlægning, som hun gennem årene har stået for på både landinspektør-, vejingeniør samt arkitektur og designuddannelsen i Aalborg, såvel som efteruddannelse på arkitektskolerne i henholdsvis Århus og København. Samarbejdet med de mange forskellige fagligheder om lokalplanen har givet Line et godt og nuanceret billede af forståelsen og anvendelsen af lokalplanen som plangrundlag. Dertil kommer, at Line løbende har deltaget i forskning på feltet, senest med en undersøgelse af lokalplanlægningen i Danmark, , hvor de to nyeste lokalplaner fra hver kommune blev analyseret i forhold til indhold, proces (herunder borgerinddragelse og indsigelser) og realisering Til opgavens løsning vil COWI herudover inddrage sine øvrige planlæggere i relevant omfang, fx til indhentning af erfaringer og beskrivelse af eksempler fra de danske kommuner. Det omfatter bl.a. Kristian Bransager, Louise Lundbeck Krogh, Lars Overgaard Jørgensen, Maria Ljungbo Jensen, Nina Hastrup, Ann-Gerd Rasmussen, Anders Richelsen, Karsten Willeberg-Nielsen, Kristian Løbner m.fl.

204 7. Uddybning af projektets indhold og produkt Projektet forventes at munde ud i et lettilgængelig, illustrativ og inspirerende idekatalog på omkring ca. 40 sider, der kan give inspiration til servicetjek af lokalplanlægningen hos politikere, planchefer og planlæggere i landets kommuner. Som inspiration til en mulig opbygning henvises til følgende: Kataloget vil dels indeholde være inspirerende eksempler/'best practise' indhentet fra kommunernes praksis og dels konkrete forslag/'cases' på ny-udviklede idéer til processer og indhold. Indholdsmæssigt tænkes som udgangspunkt to hovedspor: fokusering på lokalplanlægningens A) procesmæssige kvalitet og B) indholdsmæssige kvalitet. Styregruppen definere og indholdsudfylder der endelige emner der skal adresseres i projektet. I det følgende gives nogle eksempler på hvilke temaer og cases der kunne være relevante at inddrage. Tværgående 1. Differentieret, fokuseret lokalplanlægning (En slags opsamling på hele projektets budskab) Lokalplanlægningen har i nogle tilfælde mistet fokus på hvad der skaber værdi for samfund, borger og virksomhed og er i for høj grad blevet den enkeltes planlæggers svendestykke. Hvordan sikres fokus på at vælge det rigtige indhold og den rigtige proces? Hvorfor lokalplanlægger vi? hvilke kvaliteter er vigtige at sikre? og i hvilke situationer? BEST PRACTISE: Eksempler fra kommunerne på lokalplanernes mangeartede fokus og formål. A. Lokalplanprocessen tidsmæssig effektivitet og kvalitet 2. Tidsforbrug Tidsforbruget til lokalplanlægning/sagsbehandling er en betydende faktor for erhvervslivet og ejendomsudviklere når vores byer skal udvikles. Tidshorisonten for udarbejdelsen af en lokalplan afhænger især af plansituationen og lokalplanens kompleksitet, men til dels også af længden af interne godkendelsesprocedurer og politiske beslutningsprocesser. Hvilke plansituationer kan have korte processer? Og hvilke kræver med fordel lidt mere? BEST PRACTISE: Oplysninger/undersøgelser om kommuner tidsforbrug CASE: Konkrete eksempler fra Viborg kommune ifbm. frikommuneforsøg vedr. ændrede rammer for bl.a. lokalplantillæg og høringsperioder mv. 3. Delegering/politisk forankring De nye muligheder i planloven (2012) for at delegere vedtagelse af lokalplanforslag og/eller endelig vedtagelse af lokalplaner fra kommunalbestyrelsen til et politisk udvalg og dermed forkorte den politiske beslutningsproces udnyttes kun i begrænset grad i kommunerne. Fordele og ulemper ved at uddelegere?

205 Hvordan ser en minimum politisk proces ud? - og i hvilke plansituationer kan det være relevant? I hvilke situationer kan der med fordel anvendes grundig politisk behandling? BEST PRACTISE: Eksempler på kommunernes delegeringsbeslutninger CASE: Tidslinjer med politisk behandling/delegering i forskellige plansituationer samt konkrete case eksempler fra kommuner der har erfaringer med delegering samt proces optimering ift. de politiske processer 4. Projektmateriale fra bygherre Da et meget stort antal lokalplaner er konkrete projektlokalplaner har kvaliteten af grundlaget for udarbejdelse af lokalplanen i form af bygherres projektmateriale afgørende betydning for tidshorisonten for udarbejdelse af et lokalplanforslag. Bygherrer og developere og disses planrådgivere har således selv meget stor indflydelse på tidshorisonten. Hvad er nødvendigt projektmateriale for lokalplanlægning? Hvordan sikres levering af det? BEST PRACTISE: Eksempel fx Aarhus's web-tidslinje med planens status, fx Aalborgs krav til bygherres levering af oplysninger, andre? 5. Opstartsgrundlag/fokus Frivillige, kommunale processer som eksempelvis brug af startredegørelser, idéfaser eller indledende analyser (fx. trafik-, detailhandels-, landskabs- og bymiljøanalyser) før der udarbejdes lokalplanforslag, kan enten bidrage til at forkorte processerne, fordi der skabes et klart mandat for arbejdet med lokalplanforslaget. Eller de kan forlænge tidshorisonten for udarbejdelse af lokalplanforslaget, hvis de indledende arbejder ikke bidrager til en forenkling af processen. Hvordan sikres det rigtige fokus fra start af lokalplanprocessen? Fordele og ulemper/risici ved startredegørelser, idéfaser, indledende analyser? BEST PRACTISE: Eksempel fx Aabenraas opstartsgrundlag/miljøscreening, fx Aalborgs startredegørelse, flere udviklingsplaner med indledende site- og potentialeanalyser, andre? CASE: Skitsering af tjek-liste til afklaring af hovedfokus i processen. B. Lokalplanens kvalitet 6. Formidling af lokalplanerne Lokalplanerne er i kraft af et stigende antal formelle krav (eksempelvis redegørelseskrav i relation til detailhandel, kystnærhed, grundvand, habitatdirektivet og miljøvurderinger) og en manglende metodeudvikling ofte blevet meget omfattende og derigennem i nogle tilfælde også vanskeligt tilgængelige for udeforstående. Hvad er det relevante fokus for lokalplanernes redegørelse? - Information til myndigheder eller borgere? Redegørelse for relevante emner eller tjekliste for også irrelevante emner? BEST PRACTISE: Eksempler fra kommunernes på god formidling af planernes indhold, fx Hjørring, Middelfart, andre? CASE: Skitsering af tjekliste med kategorisering af emnernes betydning. CASE: Illustration af nye måder at formidle planlovens krav til indholdet?

206 7. Gennemskuelighed og tydelighed i lokalplanerne I forlængelse af punkt XX er der også behov for at kigge på hvordan lokalplanerne, uden at gå på kompromis med de styringsmæssige ambitioner med planen, kan blive mere entydige i deres udformning og bestemmelser. Dette er både væsentligt for kommunens egen efterfølgende administration af planerne i fx byggesags afdelingen, men det er også vigtigt ift. at sikre borgernes og virksomhedernes retsgrundlag. Fordele og ulemper ved brug af "skabelon"/"fraselager"? Hvilke muligheder giver E-lokalplaner? og forholdet til Plansystem.dk BEST PRACTISE: Eksempler fra kommunerne på gode/fleksible fraselagre, fx Viborg, Aalborg. Fx. Odeum/Niras-e-planer. CASE: 7 kommune samarbejdet i Gladsaxe vedr. fælles fraselager på tværs af kommuner. 8. Markedsvurdering Der er generelt øget fokus på planers realiserbarhed gennem brug af markedsvurderinger og tættere dialog med developere og investorer, med henblik på at øge lokalplanernes realiserbarhed og dermed mindske behovet for ændringer og revision af lokalplaner. Fordele og ulemper ved brug af markedsvurderinger? i hvilke situationer kan det være relevant? Hvordan kan det gøres? Og hvilken vægt skal det have? også i forhold til langsigtet planlægning? BEST PRACTISE: Eksempler fra kommunerne på markedsvurderinger, fx Favrskov, Fredericia, Aalborg, andre? CASE: Illustration og beskrivelse af modeller for markedsvurderinger af planernes indhold. Det kunne fx være modellen fra projektet om Byernes Erhverv som nu er afprøvet i 5 byer. 9. Arkitektonisk kvalitet og bæredygtighed Lokalplanen er god til at sikre kvalitet i et områdes grundlæggende strukturer og funktionelle sammenhænge men kan vanskeligt sikre arkitektonisk kvalitet og bæredygtighed. Lokalplanen suppleres derfor med succes ofte med andre virkemidler som eksempelvis designmanualer, salgsvilkår i forbindelse med salg af kommunal jord mv. I hvilke situationer er det relevant at have fokus på at sikre bestemte arkitektoniske udtryk? og hvad med bæredygtighed i bydelen og bebyggelsen Hvordan kan det gøres? Og hvordan kan det sikres med andre virkemidler? BEST PRACTISE: Eksempler fra kommunerne på planer, der søger at sikre arkitektoniske eller bæredygtige kvaliteter i et område, fx København, Aabenraa, Aalborg, andre? CASE: Illustration og beskrivelse af DGNB-modeller. 10. Lokalplanen som aftaledokument mellem parter/netværksbaseret planlægning Lokalplanen skal imødegå forskellige aktørers behov: Grundejeren, naboen, politikeren og developeren skal alle kunne aflæse mulighederne og begrænsningerne i lokalplanen. Dertil kommer, at forvaltningen efterfølgende har brug for et juridisk præcist administrationsgrundlag. Ved at udnytte planlovens metodefrihed i opbygningen af

207 lokalplanen, herunder nye former for borgerindragelse, vil kunne udvikles et nyt produkt, der bedre rammer aktørernes behov. Hvad lægger de enkelte aktører vægt på ved en lokalplans udformning? Hvordan kan det gøres? afhængigt af plansituationen? BEST PRACTISE: Gode eksempler fra kommunerne? CASE: Eksempler på mere netværksbaseret planlægning fx projektet fra Århus i samarbejde med Vindmøllerejseholdet.

208 11.2 KL s input til den kommende revision af Naturbeskyttelsesloven

209 KL s input til den kommende revision af Naturbeskyttelsesloven Af KL s løsningskatalog (forslag 29) fremgår det bl.a., at byernes strandområder og/eller havnearealer skal have mulighed for at udvikle sig til vigtige støttepunkter for sommerhusturister, ressortgæster mv. når disse ønsker at komme ind til bymæssig bebyggelse hvor der sker lidt mere. I lovprogrammet fra oktober 2015 indgår, at Regeringen planlægger en revision af Naturbeskyttelsesloven i 1. kvartal I vækstudspillet fra medio november 2015, uddybes regeringens ønsker om at ændre loven på følgende to punkter: Ændre reglerne om strandbeskyttelse, så borgere, hvis grund er beliggende indenfor 300 meter fra strandkanten, frit må foretage mindre ændringer på grunden, dog opretholdes forbuddet mod ændringer i selve klitten. Ændre reglerne om strandbeskyttelse, så virksomheder og det lokale fritids- og foreningsliv kan skabe tidssvarende faciliteter og anlæg langs kysterne. KL ønsker en nærmere drøftelse af den planlagte lovrevision med Naturstyrelsen, med udgangspunkt i KL s ønske om at muliggøre flere tiltag og aktiviteter foran byer og bymæssige bebyggelse. Med henblik på at kvalificere drøftelsen har KL samlet en række eksempler på kommunale udviklingsønsker. Fælles for ønskerne er, at der er tale om mindre projekter/tiltag der sigter på at opkvalificerer områderne, men fx ikke nye, større hotel/ressort byggerier og lignende. Der er identificeret fire typer af situationer, hvor den nuværende lovgivning volder problemer i dag, og som bør håndteres i regeringens kommende lovændring: 1. Mindre kystnære byer med helårsbeboelse med behov for adgang til og/eller gennem klitten. Der er tale om byer både med og uden havne. De kommunale ønsker går på bedre muligheder for at sikre adgangsforhold/faciliteter gennem klitter, på en måde der beskytter mod sandflugt, og guider besøgende mod stranden. Desuden ønsker om mindre (pop up) ikke faste og hårde installationer i klit og strandområde. 2. Mindre kystnære byer med helårsbeboelse med bedre tilknytning til stranden. Der er tale om byer både med og uden havne. Der er ofte tale om byområder, hvor der ved den gennemgående kystvej ligger beboelser/bygninger på landsiden, medens søsiden er ubebygget. Kommunerne ønsker mulighed for at planlægge mindre støttepunkter som toiletter, midlertidige trægangbroer, serveringssteder og leg/spil for besøgende på disse arealer. 3. Havnefronten. I mange havnebyer er strandbeskyttelseslinjen trukket ind gennem havneområder og omfatter de bygninger der ligger ud til havnen. Havneområdet og bygningerne kan ikke renoveres til nutidens standard og behov. Kommunerne ønsker muligheder for at planlægge mere frit på havneområder, med sigte på turisme og friluftsliv. 1 1 Jf. Danske Havne går strandbeskyttelseslinjen igennem havnen i mindst 27 danske havne, dvs. beskyttelseslinjen omfatter moler eller omfatter hele havnen. 1

210 4. Havne som ikke er udpeget som havneområder i lokalplanen. Siden strandbeskyttelseslinjen blev fastlagt, er mange fritidshavne kommet i klemme da de ikke kan udvide. KL foreslår at der findes én eller flere løsningsmodeller, som samlet set tilgodeser disse udfordringer. KL har ikke har et konkret forslag til lovændringer eller -tekst, men anbefaler at disse hensyn indgår i ministeriets aktuelle lovarbejde. 2

211 SAMLING AF KOMMUNALE EKSEMPLER PÅ PROJEKTER OG UDVIKLING AF BY- OG HAVNENÆRE OMRÅDER SOM BREMSES AF NATURBESKYTTELSESLOVENS BESTEMMELSER OM STRANDBESKYTTELSE SAMT KLITFREDNING. Samlingen består af udvalgte eksempler som dog ikke er udtømmende. Den er udarbejdet med henblik på en diskussion af mulige mål og rammer for at forbedre små og store kystbyers udviklingsmuligheder. 1. Varde kommune, Vejers 2. Ringkøbing Skjern kommune, Bork Havn 3. Ringkøbing Skjern kommune, Søndervig 4. Helsingør kommune, Hornbæk 5. Frederikssunds kommune, Frederikssund by og havn 6. Frederikssunds kommune, Jægerspris Lystbåd havn 7. Frederikshavn kommune, Frederikshavn palmestrand 8. Halsnæs kommune, Lynæs Havn 9. Bornholm regionskommune, Nexø by 3

212 1.Varde Kommune: Vejers Præmissen for Varde Kommunes svar er, at klitfredningslinjen indgår i samme behandling af strandbeskyttelseslinjen, der i forvejen fungerer som lovgivningsmæssigt supplerende. Varde Kommune har kun en begrænset strækning, som er omfattet af strandbeskyttelseslinjen, mens hele Vesterhavsstrækningen på ca. 45 km. er omfattet af klitfredningslinjen. Vejers Strand Vejers er en gammel badeby ved Vesterhavet, der har ca. 50 fastboende indbyggere, mens der gæster ca turister årligt. Varde Kommune har i mange år respekteret klitfredningslinjen og været bekendt med de følgende restriktioner, hvorfor der heller ikke er forsøgt at udfordre de strenge dispensationsmuligheder i særlig høj grad. Kommunen har dog været samarbejdspartner på en række borgerinitierede udviklingsprojekter på stranden og i klitterne. De lokale foreninger vil gerne udvikle turismepotentialet med en række projekter, der bygger på en større og mere varieret naturoplevelse, med stor respekt for naturen som den er i dag. Projekterne handler bl.a. om et klithus, naturbiograf og shelters i klitterne samt forskellige aktiviteter på stranden. Klitfredningslinjen tillader dog ikke sådanne projekter, selvom de indarbejdes i klitterne og skal give besøgende en større og mere varieret naturoplevelse. Vedhæftet er et kort over Vejers med udviklingsprojekternes placering i forhold til klitfredningslinjen. 4

213 2. Ringkøbing Skjern Kommune: Bork Havn. Indbyggertallet i Nørre Bork er 209 fastboende, mens der om sommeren er en stor tilstrømning af turister. Området er en aktiv havn for fjordfisker og lystsejlere. Desuden er der et veludviklet surfermiljø i området. Handelslivet består i en række butikker med udvalgsvarer og restauranter. Hele Bork Havn er omfattet af strandbeskyttelseslinjen. Strandbeskyttelseslinjen i Bork Denne beskyttelseslinje virker hårdest i forhold til erhvervets muligheder for udvikling. Den umuliggør bygningsmæssige ændringer i den 35 år gamle bebyggelse på Bryggen. Der er et stort ønske om at indrette mere tidssvarende, større lokaler og om at få vendt facaden ud mod havnen. Som det er nu vender Bryggen ryggen mod havnen. 5

214 Desuden vanskeliggør strandbeskyttelseslinjen etableringen af en række mindre tiltag som vil gøre havnen mere attraktiv for beboere og turister. Der kan antagelig godt dispenseres for strandbeskyttelseslinjen i mange tilfælde. Vanskeligheden består dog både i en arbejdsmæssige byrde i at søge dispensation og i en tidsmæssige venten på dispensationen for at kunne realisere projektet. Det er meget svært for frivillige og ildsjæle at opretholde momentum og gejst i det der opleves som en træg sagsgang. Eksempler på tiltag i denne kategori som kun kræver en dispensation fra strandbeskyttelseslinjen - Vinteroplagring af badebro - Opstilling af borde bænke - Udvidelse af eksisterende fiskehytter til fortsat fiskeriformål. - Etablering af grill-ly på ydermolen - Omrokering af P-pladser på sydstranden - Sandfodring og eventuel stormflodsdige til beskyttelse af stranden mod erosion. Dette kræver også dialog med Kystdirektoratet. Eksempler som også kræver en lokalplansdispensation - Nyt surf-launch område på sydstranden - Udvidelse af eksisterende fiskebutik, eventuelt med cafe. - Etablering af nye P-pladser 6

215 3. Ringkøbing Skjern Kommune: Søndervig I Søndervig en badeby med 212 fastboende og en stor tilstrømning af turister i sommermånederne. Der er en strandbeskyttelseslinje omkring Ringkøbing Fjord og en Klitfredning langs Vesterhavet. Strandbeskyttelseslinjen betyder at det har været meget tidskrævende og vanskeligt at opføre toilet, bad og shelters faciliteter for surfere og cykel- eller vandreturister i Koster. Desuden har Søndervig Feriepark været nødt til at søg om dispensation i forbindelse med de 10 demonstrationsprojekter for at kunne udnytte arealet nord for Søndervig Landevej. På klittoppen på Badevej ligger en kiosk og offentligt toilet. Denne ønskes udbygget til servicecenter med formidlingsrum, ophold, toilet og cafe. Det har ikke været muligt at opnå dispensation til dette endnu. Klitfredningen har også vanskeliggjort etablering af en række små servicefaciliteter så som handicapvenligt terræntæppe, beachvolley net pop-up servering på stranden. 7

216 4.Helsingør Kommune: Hornbæk Hornbæk. Knap indbyggere heraf en hel del der bor helårs i sommerhuse. Bolig- og turismeby med populær mindre lystbådehavn. Byen er inde i en positiv udvikling efter en årrække med stilstand og er ved tilbageerobre sin tidligere betydning og status som turismedestination. Kort over den del af byen der ligger ved havnen/stranden. Som det fremgår strækker strandbeskyttelseslinjen sig helt ind til matrikelskel til haverne selv vejen er omfattet. Den gule markering indikerer det område, der beskrives under næste punkt. I området langs Øresundsvej (den gule markering) ønsker kommunen (og ejeren, Naturstyrelsen) at forbedre faciliteterne for gående med eksempelvis træfortove, der har til formål at gøre adgangen nemmere for alle (herunder handicappede), samt at skåne klitlandskabet ved bedre at kunne styre de mange besøgende. I dag er der et betragteligt slid på klitterne, som resulterer i en del gener, herunder en betydelig sandflugt. Det anlæg der ønskes, handler således ikke om at ændre kystlandskabet, men at bygge faciliteter på med strukturer i træ på terræn. Altså et indgreb, der ikke medfører irreversible ændringer. I dag er dette fortolket som værende i strid med strandbeskyttelseslinjen. 8

217 5.Frederikssund Kommune: Frederikssund By og Havn Et af Frederikssund Kommunes store aktiver er den geografiske placering omkring Roskilde Fjord og ved Isefjorden. De mange kilometer kyststrækning er selvsagt et stort aktiv, som kommunens borgere også ved borgerpanelundersøgelser nævner som en vigtig værdi. Netop fjordene og de tilknyttede områder spiller også en stor rolle i kommunens turismestrategi. I Frederikssund by er der strandbeskyttelse lige midt i byen, så staten kan afgøre om hotel, roklub og sejlklubber kan udbygges og hvordan. Aktuelt ligger der bestemmelser fra Overfredningsnævnet fra omkring 1995, som muliggør opførelse af et hotel. Overfredningsnævnets beslutning vedrørende formsprog og volumen bærer præg af den tid bestemmelsen er lavet på. Det har gennem møder med NKN ikke været muligt at ændre på de oprindelige bestemmelser, og projektet er derfor meget vanskeligt at realisere. Frederikssund kommune har stor aktivitet på sejlsportsområdet qua sin beliggenhed både for kommunens borgere og turister. Kommunen forventer at skulle indgå dialog med NKN i 2014/2015 om udvidelse af eksisterende roklub og sejlklub. Vi håber, der vil være forståelse for at sejlsportsaktiviteters lokaler naturligt hører til ved vandet. 9

218 6.Frederikssund Kommune: Jægerspris Lystbådehavn Den eksisterende lystbådehavn i Jægerspris har eksisteret i 50 år. Strandbeskyttelseslinien går helt ind i byen i Jægerspris og omfatter også lystbådehavnen. Lystbådehavnen så gerne at flere sejlturister besøgte havnen, hvilket imidlertid vil kræve en modernisering af området. Lystbådehavnen har ønsket at lave en lejeplads, en grillplads, et shelter for vinterbadere samt et par hytter til fritidsfiksere, men har på grund af andre afgørelser i strandbeskyttelseslinjen opgivet at søge. Det virker ikke helt rimeligt at havnearealer bliver beskyttet, som om det var uberørt natur. Jægerspris Lystbådehavn 10

219 7.Frederikshavn Kommune: Frederikshavn palmestrand Frederikshavn Kommune ønskede at etablere et flytbart toilet og et midlertidigt, flytbart terrassedæk på ca. 200 m2, til brug for bl.a. et ude serveringsområde incl. en mindre og midlertidig serverings pavillion på Palmestranden i den nordlige del af Frederikshavn. Bygninger og terrasse ville blive fjernet uden for sæsonen. Siden sin begyndelse i 2004 er Palmestranden blevet en af Frederikshavns største turistattraktioner. På sommerdage og selv på regnvejrsdage, tiltrækker Palmestranden turister, der skal se og opleve stranden, dens palmer og stemningen. Samtidig er Palmestranden blevet et symbol for Frederikshavns evne til at skabe innovative miljøer for by- og erhvervsudvikling i skyggen af værftskrisen i slutningen af 90 erne. Lokalplanmæssigt er området udlagt til bynære, offentlige, rekreative formål og de ønskede faciliteter opfattes derfor som nødvendige i forhold til kunne sikre områdets fortsatte rekreative og udviklingsmæssige værdi for kommunen og almenvellet. Det var desværre ikke muligt at opnå dispensation fra strandbeskyttelseslinjen til det ønskede. 11

220 12

221 8. Halsnæs Kommune: Lynæs Havn Lynæs Havn er en del af Lynæs by, der mere eller mindre er vokset sammen med Hundested. Lynæs Havn ligger i byzone og den omfattet af en lokalplan, og den ligger inden for strandbeskyttelseslinjen. Hundested/Lynæs har knapt 9000 indbyggere, hvilket svarer til lidt mindre end en tredjedel af kommunens samlede indbyggertal. Den orange skravering viser matrikulerede områder, der er omfattet af strandbeskyttelseslinjen i Lynæs. Havnen bruges i dag hovedsageligt rekreativt. Havnen har en ideel beliggenhed i forhold til sejllads med lystbåde i fjordene og Kattegat, men Lynæs Havn danner også rammerne om et af Danmarks absolut bedste surfspots. Om det er kitesurf eller windsurf ved stranden, kajak eller Stand Up Paddle langs de fine kystskrænter, eller wakeboard og vandski bag båden, så er Lynæs Havn det ideelle udgangspunkt. Der er ønske om at udvikle havnen og området i nærheden turismemæssigt og der er udarbejdet et projektoplæg for udvikling af haven. Projektet indeholder tiltag og byggeri, der kan støtte ønsket om en rekreativ og turismemæssig udvikling af havnen, fx badehuse, grillhytter og overnatningsmuligheder på og i forbindelse med havnen. Lynæs Havn er omfattet af en lokalplan. Ifølge Naturbeskyttelseslovens bestemmelser om strandbeskyttelseslinje (NBL 15), gælder forbuddet mod tilstandsændringer ikke for havneanlæg og de arealer der ved lokalplan er udlagt til havneformål. En del af projekterne i udviklingsplanen vil derfor kunne realiseres, men en række ideer og ønsker vil ikke kunne lade sig gøre, fordi området er omfattet af strandbeskyttelseslinjen. Der er bl.a. givet negative forhåndstilkendegivelser eller afslag på vandrerhjem samt klubfaciliteter for surfere, grilloverdækninger på eksisterende betonfundamenter fra tidligere vindmøller, grillhytter på havneareal og broanlæg, overnatningshytter, opstilling af hytter til fiskegrej. 13

222 Lynæs havn og de områder, der er ønske om at bebygge, er en naturlig del af Lynæs by. Udfordringen her er at forbuddet mod tilstandsændringer inden for strandbeskyttelseslinjen gør at det er meget svært at lave selv mindre byggerier selvom arealerne ligger i bymæssig bebyggelse, og således ikke er en del af stranden eller der åbne kystlandskab. 14

223 9. Bornholm regionskommune: Nexø by Som det fremgår af nedenstående historiske kort har det grønne område nord for Nexø by ikke altid set ud som det gør i dag. Naturen har igennem tiden formet og ændret kysten og dannet indsøer og laguner, det såkaldte Ålehav. På fotoet kan man se en lagune, der så sent som i 1942 optog ca. halvdelen af det nuværende græsareal. Efter bombardement i 1945 fyldte man lagunerne op med ruinrester fra de sønderbombede huse og udlagde området til en græsklædt fælled. Siden har området ligget uændret hen og fremstår i dag som et lidt karakterløst landskab, som ikke opfordrer til ophold, aktiviteter eller samvær undtagen på de ganske få dage om året, hvor der afholdes arrangementer af forskellig art Ndr. Strandvej 14. juni Bemærk Ålehavet til venstre. Det var der alle murbrokkerne blev kørt hen efter bombardementet Det grønne område er det eneste sted inden for Nexøs bygrænse, hvor man har direkte udsigt til havet udsigt, men ikke adgang, da kystens karakter ikke indbyder til soppeture eller havbad. Her er man henvist til Halleklipperne, som ikke er tilgængelige for gangbesværede, eller Balka strand, hvis man vil til en børnevenlig strand. Ved at genskabe en af de historiske, lavvandede laguner og sikre den med en forkastning ville man få mulighed for at skabe en strand langs lagunens indre bredder. Således kunne man skabe en oase, som sammen med de andre elementer i projektet ville opfordre til ophold, friluftsaktiviteter, samvær og naturoplevelser. Området ville få nyt liv og blive en magnet for byens borgere og gæster. Der ville skabes en naturlig sammenhæng mellem bymidten, havnen og naturområderne mod nord. Kanalen, som er skitseret andetsteds, kunne føres frem til lagunen, ligesom den 15