Audit. LEANREJSEN - En guide til leanledelse. Adobe full screen: Crtl + L. Leanrejsen - En guide til leanledelse. Audit

Transkript

1 LEANREJSEN - Adobe full screen: Crtl + L

2 Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: Kopiere, udskrive og anvende materialet Lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden Fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: Sælge materialet Fremvise materialet for tredje part mod betaling Fjerne denne side 2

3 Introduktion Mobiltelefoner er slukket under kaizeneventen Der arbejdes IKKE med mail under kaizeneventen Kommunikation, som ikke kan udsættes, kan gennemføres i pausen til frokost 3

4 Introduktion Kaizengruppen præsenteres Hver deltager præsenterer KORT sig selv, max 3 min 1. Navn 2. Stilling 3. Baggrund 4. Hvorfor jeg deltager i denne kaizenevent 5. Erfaring med leanværktøjer 4

5 Forventninger Hver deltager i kaizeneventen fortæller om sine forventninger til denne kaizeneventen i en sætning Kaizenlederen noterer på flipover Vi gennemgår forventningerne under det afsluttende møde i denne gruppe efter kaizeneventen - Har vi indfriet de opstillede forventninger? 5

6 - Plads På denne flipover skrives de spørgsmål, som kaizengruppen ikke umiddelbart kan få svar på Kaizenlederen skaffer svar under kaizeneventen og formidler svaret på en af gruppens møder Den samlede liste gennemgås på det afsluttende møde efter kaizeneventen Hvis der på dette tidspunkt stadig er ubesvarede spørgsmål, aftales en ansvarlig, samt hvordan svaret fremskaffes og formidles 6

7 Program for kaizenevent Undervisning At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre en kaizenevent Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet Forslag til implementering af forbedring At udarbejde forslag til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre, at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles Afrapportering At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres Evaluering At sikre læring af forløbet 7

8 Undervisning 8

9 Program for undervisningen Introduktion til audit Skift fra 5S til sikkerhed Grundlaget for etablering af audit Hierarkiet - audit Spørgsmålsgrupper og steder Visualisering af audit Afvigelser ved audit Arbejdsmetode for etablering af audit 9

10 Læringstrin fase 3 Stabilisering i fem læringstrin 1. Ledelsen leder og styrer processerne for opfyldelse af kundernes behov og med alle afvigelser henført til processer 2. Ledelsen verificerer grundlaget for procesledelsen 3. Ledelsen sikrer, at alle forretningsprocesser har en formel forventningsafstemning i kontaktpunkterne, og at kontakten er tildelt navngivne personer 4. Ledelsen sikrer, at viden om effektive metoder til løsning af problemer deles i hele enheden (funktionsområdet) 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere 10

11 Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 2 - Formål 2. Ledelsen verificerer grundlaget for procesledelsen Ledelsen sikrer sig, at informationerne til styring er retvisende Ledelsen tilrettelægger verifikationen, så den ikke bliver en omkostning Det skal overvåges, at den enkelte har udført sin verifikation af processerne til styring Ved dialog med medarbejderne sikrer ledelsen, at de får tilbagemelding på, om nye tiltag virker i praksis 11

12 Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 2 - Implementering 2. Ledelsen verificerer grundlaget for procesledelsen Der etableres en verifikation af tavlernes informationer opdeles i tre typer opgaver: Fælles opgaver, som mange områder bidrager til at udføre Obligatoriske opgaver, som udføres mange steder Specifikke opgaver, som kun udføres i et afgrænset område Fra denne opdeling fordeles auditopgaverne på niveauer i organisationen Punkterne på auditlisterne grupperes efter frekvens Ledelsens audit tilføjes generelle punkter til dialog Listerne tilpasses, så de kan udføres på den afsatte tid 12

13 Det Danske Sprog- og Litteraturselskab: er en undersøgelse af, om en virksomheds eller institutions produkter, ydelser, arbejdsmetoder m.m. opfylder en række nærmere specificerede kvalitetskrav. er en systematisk gennemgang af kvalitetshåndbogen, hvor denne holdes op mod hverdagen i virksomheden. Se ordnet.dk Projektet er en fortsættelse af Politikens Nudansk Ordbog finansieret af Carlsbergfondet og Kulturministeriet. 13

14 5S introducerede daglig opfølgning Der blev etableret en daglig evaluering af 5S Evalueringen blev anvendt til en daglig opfølgning Efter hver måned kan der være en opdatering af 5S-status Daglig opfølgning Målet: Selvdisciplin Månedlig status 14

15 5S introducerede audit 15

16 5S er en øvelse i standard Med 5S etableres der en standard for orden og renlighed Det kontrolleres, at denne standard holdes Det auditeres, at standarden holdes Periodevis gennemføres en audit af området efter en auditliste Hvis der er afvigelser fra standarden ved auditten, registreres afvigelserne på et skema for afvigelser Afvigelser analyseres, og der laves statistik for dem 16

17 5S er en øvelse i standard Med 5S etableres der en standard for orden og renlighed Det kontrolleres, at denne standard holdes Det auditeres, at standarden holdes Periodevis gennemføres en audit af området efter en auditliste Hvis der er afvigelser fra standarden ved auditten, registreres afvigelserne på et skema for afvigelser Afvigelser analyseres, og der laves statistik for dem Hvis lederen ikke kan fastholde en aftalt standard for 5S, slutter leanrejsen for lederen her! Forudsætningerne for at etablere auditering er, at anvendelsen af standarder er udbredt, og at de følges! 17

18 5S selvdisciplin opfyldt 5S-opfølgningen erstattes af en opfølgning på sikkerhed: Der må ikke forekomme arbejdsulykker Måling skal vise muligheder for reduktion af risiko for ulykker Der kan for eksempel måles på: Nærved ulykker Observationer af risikomomenter Forslag til reduktion af risiko for ulykker Find den eller de målinger, som passer virksomheden bedst Et forslag kan være: 1. 5S-audit (er vist tidligere) 2. Sikkerhedsinspektion 3. Intern inspektion (af systemerne og deres anvendelse) 18

19 Sikkerhedsinspektion - auditskema Intern inspektion Mål og Resultat år Afdeling: Mål: 92% Resultat: Checklisten udfyldes hver måned Jan. Feb. Mar April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. af en auditgruppe fra et andet område J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N Sæt kryds i feltet efter teksten, hvis punktet ikke er relevant ør init. Afkryds J for Ja, hvis der ikke findes afvigelser = i orden ør init. Afkryds N for Nej, hvis der findes en eller flere afvigelser Dato Sikkerhed 1 Handsker til rådighed og brugt, hvor nødvendigt 2 Sikkerhedsudstyr tilgængeligt og brugt, hvor nødvendigt 3 Høreværn 4 Sikkerhedsbriller 5 Ansigtsværn 6 Værnefodtøj 7 Områder ordentligt belyst 8 Sikkerhedsskilte sat korrekt op 9 Førstehjælpskasse er opfyldt 10 Ildslukkere forhåndenværende, mærkede og opdaterede checklister 11 Nødbrusebade og øjenvaskstationer, mærkede og opdaterede checklister Gulv 12 Frit for affald 13 Frit for udslip (olie, vand osv.) 14 Midtergange tydeligt mærket 15 Flugtveje og transportveje er tydeltigt mærket 16 Ledninger er bundet op 17 Ingen forhindringer Maskiner 18 Frie for olie 19 Frie for spånansamlinger 20 Frie for lækager 21 Afskærmning på plads 22 Sikkerhedsanordninger ikke omgået 23 Sikkerhedsanordninger virker Værktøj 24 I god stand 25 På rette plads 26 Kun nødvendigt antal 27 Tydeligt mærket Lager 28 På den rette og angivne placering 29 Rigtig mængde, etiketter tydelige 30 Opfylder defineret, noteret mængde 31 Ordentlig kanban og etiketter 32 I rigtige beholdere 33 Stablet på paller 34 Beholderes stand Antal ikke udfyldt: Skemaet tilpasses virksomhedens forhold

20 Intern inspektion - auditskema Intern inspektion Mål og Resultat år Afdeling: Mål: 95% Resultat: 93% 100% 93% 97% Checklisten udfyldes hver måned Jan. Feb. Mar April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. af en audit gruppe fra et andet område J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N Sæt kryds i feltet efter teksten, hvis punktet ikke er relevant ør Init AA AA AA AA Afkryds J for Ja, hvis der ikke findes afvigelser = i orden ør Init NN NN NN NN Afkryds N for Nej, hvis der findes en eller flere afvigelser dato 18-jan 23-feb 19-mar 17-apr Ryddelighed og orden Antal ikke udfyldt: 1 Afmærkede karantæneområder x 2 Kun gældende opmærkning (ingen gammel) x x x x 3 Adskillelse af varer (både; råvarer, vare i produktion, færdigvarer) (Mix up) x x x x 4 Afmærkning af kontrolleder områder x x x x 5 Medarbejder hygiejne x x x x 6 Rengøring og hygiejne - Gulve, reolder, skabe, maling x x x x 7 Rengøring og hygiejne - varer og forbrugsvarer x x x x 8 Frugt, madvarer og tobak (personaleområder) x x x x 9 Almindelig orden x x x x 10 Skuffedokumentation findes ikke x x x x Miljø 1 Miljøregistreringer; temperatur, fugt og partikler x x x x 2 Speciel rengøring og hygiejne x x x x 3 Miljøstyring af produktionslokaler og lagre x x x x 4 Køleskabe og kølerum x x x x 5 Særlige opbevaringsforhold (inden- og udendørs) x Vedligeholdelse og kalibrering 1 Vedligeholdelse i henhold til lokal plan x 2 Gyldighed for kalibrering overholdes x x x x 3 Tavler med koder er opdateret x 4 Korrekt mærkning med kalibreringsstatus x x x x 5 Karantæneområder for udstyr til kalibrering x Proceskvalifikationer 1 Fyldige procesbeskrivelser er tilgængelige x x x x 2 Medarbejderkvalifikationerne kontrolleres inden varer frigives x x x x 3 Klare svar fra medarbejderne på krævende processer x x x x 4 Tavleoversigt opdateret hvis den findes x x x x 5 Indslusningaf nye medarbejdere er organiseret x x x x 6 Træning af nye medarbejdere af udpeget person for udvalagte punkter x x x x 7 Særlig træning på kvalificerede processer x x x x Reklamationer 1 Ingen sager er ældre end 2 måneder x x x x 2 Handlingplaner er opdateret x x x x Øvrige systemer QC system Medarbejderne kan anvende systemet x x x x 2 Kvalitetsplitik Forståelse x x x x 3 Standarder Er etableret og følges x x x x 4 HR system Opdateret x x x x 5 Udd. System Opdateret x x x x 6 Registreringer God praksis for dokumentation følges x x x x Skemaet tilpasses virksomhedens forhold

21 Fra 5S til sikkerhed Vælg en egnet metode for opfølgning på sikkerhed når 5S selvdisciplin er opnået 21

22 Forudsætninger for audit kan kun udføres for dokumenterede opgaver og processer Dokumentationen er den aftalte standard Dokumentationen er kendetegnet ved at være: Visuel Synlig Opdateret Enkel i sin udformning (let at opdatere) Godkendt af processens ejer 22

23 Procesejerskab Virksomheden ejer processerne i virksomheden Ejerskabet er fordelt på relevante niveauer i hierarkiet Direktøren ejer de strategiske og overordnede processer Chefen ejer de taktiske og fagspecifikke processer Lederen ejer de operationelle og tekniske processer 23

24 Formål med audit sammenholder dokumentation med hverdagens aktiviteter er en verifikation af, at aftalte standarder følges, ved at: Verifikation og audit er udført Opdateringer er foretaget Registreringer er foretaget Nødvendige informationer er modtaget Relevante informationer er modtaget Nødvendige informationer er givet Relevante informationer er givet Nødvendige informationer er betingelsen for, at en proces kan udføres. Relevante informationer er en hjælp til at opfylde kundernes behov. 24

25 Udførelse af audit er altid tilknyttet en tavle udføres af alle niveauer i organisationen Hvert niveau auditerer sit eget ansvarsområde Opad i organisationen betyder det, at summen af tavler stiger tiden mellem audit forøges antallet af punkter for hver tavle falder (der skal nås flere tavler på den samme tid) dialogen med medarbejderne forøges 25

26 Måltavlestruktur Enhed Måltavle Afdeling Måltavle Afdeling Måltavle Afdeling Måltavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle Proces Tavle 26

27 Hierarkiske begrænsninger for audit Der er ingen principielle hierarkiske begrænsninger for audit Det øverste niveau for leankulturen er en reel grænse For de øverste niveauer kan audit erstattes af følgende: Opfølgning på de nedbrudte strategiplaner Den øverste ledelse besøger (dialog) eller holder møder med afdelingerne Hver virksomhed og koncern må sætte egne rammer for audit 27

28 Grænse for audit udført af ledelsen kan kun udføres af ledere, som forstår forretningssystemet Topledelsen kan være en del af en stor organisation Lean kan implementeres, hvis den øverste ledelse kan skærme mod direkte indgreb oppefra den øverste ledelse kan omsætte mål og målinger mellem de to dele af organisationen 28

29 tilpasses hierarkiet emner: Topledelse Fælles Chefer Obligatoriske Ledere Medarbejdere Processpecifikke 29

30 Fælles emner for enheden Fælles De fælles emner vedrører fælles forretningsprocesser Processer, som mange områder arbejder sammen om Processer, som mange bruger resultatet af Hvad skal gøres og kontrolleres i forhold til enheden? Eksempler på fælles spørgsmål: Er bemanding beregnet? Er nøgletal beregnet dagligt? Er tavlerne opdateret dagligt? Er der udført systematisk vedligeholdelse? Er der udført kontrol af ydelser/emner ved opstart for dagen? 30

31 Obligatoriske emner Obligatoriske De obligatoriske emner er vigtige over alt uanset område Processer og aktiviteter, som udføres i de fleste områder Hvad skal gøres eller kontrolleres uanset hvor i virksomheden? Eksempler på obligatoriske emner: Sikkerhed og sundhed Din leder har udført audit til tiden Dine kollegaer har udført audit til tiden Dine medarbejdere har udført audit til tiden Planlagte møder er afholdt Er der en termin for afslutning på alle A3-planer Er der en termin for afslutning på alle "væsentlige" problemer Er tavlen med nøgletal opdateret 31

32 Specifikke emner Specifikke De specifikke emner vedrører forhold for lokale processer Hvad skal gøres eller kontrolleres i forhold til specifikke processer? Eksempler på specifikke emner: Procesindretningen er fastholdt Fastholdes 5S Opretholdes ryddelighed og orden Er alle i gruppen trænet i henhold til planen Stopper medarbejderen processen, når der opstår et problem Virker kanban Bidrager alle til opdatering af tavlen 32

33 Status for audit vises på tavlen På hver tavle vises status for audit Hvem har ansvaret for auditoversigten Hvornår skal audit udføres Hvem har ansvaret for at udføre audit Er audit til dato udført til tiden Skemaer for audit er ved tavlen Chefen Lederen Medarbejderen 33

34 for processen udføres kun for udvalgte (kritiske) processer punkterne er bestemt af processens karakter Der er udpegede medarbejdere, som udfører audit Resultatet vises ved processen eller på afdelingstavlen Placeringen af materialet til audit skal støtte metoden En kritisk proces kan ikke umiddelbart verificeres ikke-destruktiv Eksempler herpå er varmebehandling, lodning, limning, forsendelse af data, indsamling af data uden fast format og omfang. For kritiske processer identificeres de betingelser, hvorved de kan udføres med succes, og der vælges parametre herfor, som kan overvåges 34

35 for afdelingen udføres for sikkerhed, ryddelighed og orden udføres for, at tavlerne er opdateret udføres for, at arbejdsstandarder er opdateret Lederen verificerer dagligt, at de følges! af nødvendig og relevant information er modtaget Samtaleinterview med medarbejdere (evt. i en gruppe) Senere vil problemløsning også blive auditeret 35

36 for enheden af, at tavlen for enheden er opdateret af, at audit i afdelingerne er udført af, at korrigerende handlinger til auditafvigelser er verificeret af, at nødvendig og relevant information er modtaget Samtaleinterview med medarbejdere (evt. i en gruppe) 36

37 Typer og Steder - koblinger Typer af emner Fælles Steder for spørgsmål af enhed Chef Obligatoriske af afdeling Leder Processpecifikke af proces Medarbejder 37

38 Etablering af lister for audit Vælg fra typerne de emner, som skal kobles til stedet for audit Udvælg de emner, som skal kobles til personen Fremstil relevante spørgsmål for personen Typer (emner) Steder lister Fælles Enhed udført af Chef Obligatoriske Afdeling udført af Leder Processpecifikke Proces udført af Medarb. 38

39 liste for proces - medarbejder - Medarbejder skemaer Område for audit: Montage af apparat indeksmål 85 Leder af området Hans Jensen Udarbejdet af Karl Kristensen Godkendt af Viggo Madsen Opdateret den åååå-mm-dd Udfyld overskriften med ugernes nummer Uge Udfyld overskriften med dagenes nummer Dag Skriv initialer for auditor Initialer Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter I år - Maj Dagligt Er arbejdspladsen fri for varemangel? Er varer til rådighed fra lageret til tiden? Er området fri for mangel på indkøbte varer? Er området fri for mangel på varer fra egne afdelinger? Er processernes udstyr kalibreret? Er udstyret i driftsklar stand? Overholdes 5S for arbejdspladsen Er arbejdspladsen ren? Område specifikke forhold Er data på tavlen opdateret? Er grafer på tavlen opdateret? Er udstyret i driftsklar stand? Ugentligt Er mødet i afdelingen afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Har din leder udført alle sine planlagte audit til tiden, siden din sidste audit? Månedligt Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 39

40 liste for afdeling - leder - Leder skemaer Område for audit: Leder af området Udarbejdet af Godkendt af Opdateret den Apparatproduktion Hans Jensen Karl Kristensen Viggo Madsen åååå-mm-dd Udfyld overskriften med månedens navn Måned Udfyld overskriften med ugernes nummer Uge Skriv initialer for auditor Initialer indeksmål Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter Ugentligt Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? Er nøgletal beregnet ud fra dagens registreringer? Er data på tavlen opdateret hver dag? Registreres årsagen til afvigelser? Er der en ansvarlig for de registrerede problemer? Overholdes 5S for arbejdspladsen Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Område specifikke forhold - ugentligt Er belastningen vurderet / beregnet? Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? Er planen for dagen synlig? Er ferieplanen fastlagt 13 uger frem? Har dine medarbejdere udført alle deres planlagte audit til tilden, siden din sidste au Er alle kanban placeret korrekt? Er mødet i afdelingen afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Er der ryddet op i lokalet? Er gangarealer fri for løse genstande? Følges de aftalte standarder for arbejdets udførelse? Er udstyret i driftsklar stand? Månedligt Er udstyret vedligeholdt og kalibreret (hvis det er krævet)? og/eller Har din leder udført alle sine planlagte audit til tiden, siden din sidste audit? og/eller og/eller Er salget i forhold til budget kendt for området? Er leveringerne i forhold til planerne kendt for området? Er lokalet rent? Er planlægningsmøder afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Er alle kanban placeret korrekt? Er alle kanban placeret, så de ikke indikerer fejl i systemet? Kvartalsvise Er målet for virksomheden synlig? M1 M2 M3 Er der en oversigt over behovet for kompetencer? Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 40

41 liste for enhed - chef - Chef skemaer Område for audit: Apparatproduktion Kvt. Leder af området Hans Jensen 1 Udarbejdet af Karl Kristensen 2 Godkendt af Viggo Madsen 3 Opdateret den åååå-mm-dd 4 Dato 12-feb 20-maj initialer indeksmål Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter Kvartal Generelle forhold Er ferieplanen fastlagt 13 uger frem? Er kapaciteten vurderet 13 uger frem? Er prognosen for belastningen kenddt 13 uger frem? Er salget i forhold til budget kendt for området? Er leveringerne i forhold til planerne kendt for området? Kender medarbejderne planen for dagen? Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? Registreres årsagen til afvigelser? Er status for leveringer synlig? Opdateres tavler til løbende opfølgning i løbet af arbejdsdagen? Følges de aftalte standarder for arbejdets udførelse? Noteres årsagen til afvigelser fra den aftalte standard? Område specifikke forhold Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? Stopper medarbejderne processen, hvis den ikke lever op til kvalitetskravet? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Er udstyret i driftsklar stand? Er arbejdspladsen fri for varemangel? Er varer til rådighed fra lageret til tiden? 41

42 -status udføres for de processer, en tavle omfatter Afvigelser ved audit vises på tavlen for afdelingen Tværgående afvigelser overføres til tavlen for enheden Resultat for audit af processer vises på tavlen for afdelingen Status for audit i afdelingerne vises på tavlen for enheden 42

43 på tavlen for enheden + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral KKP Rettidig Lager SA-tid Tavlestd. Kunder Status for audit Manko Lead time ØKO Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Problem liste Medarbejder A3 A3 A3 Leder Chef 43

44 Skema for audit, tavlen for afdelingen - Afdeling og processer Mål og Resultat I år Indeks 100 Indeks 100 Maj Skala: 90 Top Bund Enhed ref. 70 Vælg mellem: 65 % Mdr: Dag: Antal <dag> Antal Afviste <dag> Afviste Indeks Indeks Mål Mål ID Direktør Senest: Chef Ansvar data Ansvar opdatering DIG/MIG MIG/DIG Processer proces 1 proces 2 proces 3 proces 4 proces 5 proces 6 Leder Leder HJM SKA Målemetode Andel af godkendte punkter ved dagens audit vises i grafen. Andelen beregnes ved at dividere antallet af godkendte punkter med det samlede antal punkter. 44

45 Skema for audit, tavlen for enheden - Enhed Mål og Resultat A310 A320 A330 A340 A350 A360 I år Tom = ikke udført Maj Processerne i: mdr: dag: Afdeling 310 Afdeling 320 Afdeling 330 Afdeling 340 Afdeling 350 Afdeling 360 Leder Int-1 Int-2 Int-3 Int-4 Int-5 Int-6 Int-7 Int-8 Område mdr: dag: Afdeling 310 Gruppe 323 Gruppe 325 Gruppe 327 Afdeling 330 Afdeling 340 Afdeling 350 Afdeling 360 Direktør Senest: 16/6 Sted A310 A320 A330 A340 A350 A360 Uge i kvartal Chef Ansvar data Ansvar opdatering Afdelingsledere Chef Målemetode Resultatet af audit i områderne overføres til dette skema af afdelingslederen. skemaet og opfølgningen opbevares på tavlen for afdelingen. 45

46 Afvigelser ved audit Afvigelser skal registreres Registreringen skal vise, hvem der er ansvarlig for at holde kunden skadesløs Der skal korrigeres, så kunden holdes skadesløs Registreringen skal vise, hvem der er ansvarlig for at løse problemet Årsagen til afvigelsen skal identificeres Årsagen skal fjernes, så afvigelsen ikke kommer igen De berørte parter skal informeres Dokumentation opdateres, hvis det er nødvendigt 46

47 Afvigelser ved audit Listen med afvigelser skal være synlig Status for løsning af afvigelserne skal være synlig Status for audit præsenteres regelmæssigt Status viser, hvor godt processerne er forankret - hvor god organisationen er til at følge aftalte standarder 47

48 Skema for opsamling af afvigelser Afvigelser ved audit Mål og Resultat Dato ID Beskrivelse af afvigelse Ansvarlig Status Opdat. Termin 48

49 Skemaer til opfølgning på sager Opfølgning på enkle sager i Afvigelsesskema Opfølgning på komplekse sager i A3 Begge dokumenter er introduceret tidligere, se LSA Afvigelsesskema Afvigelsesskema Ark: 17 Nr. Dato Afvigelse Status for afvigelser Færdig dato Ansvarlig Init. Aktiviteter i gang 1 10/4 Justering efter test flere gange dagligt 31/4 BSH Udstyr er justeret og kalibreret. Verifkation i gang. Status A P C D D U S D - Dage U - Uger S - Serier Verificér (grøn-rød) 2 13/4 Overfladefejl på emner giver ca. 5 kassationer om dagen 30/6 HJA Referencer for fejl indsamles og grupperes A P C D D U S 3 17/4 I perioder afvises mange i test 21/5 KEH Afviste emner er analyseret og hypotese for årsagen er fundet. Hypotesen afprøves. A P C D D U S 4 A P C D D U S 5 A P C D D U S 6 A P C D D U S 7 A P C D D U S 8 A P C D D U S 9 A P C D D U S 10 A P C D D U S 49

50 <dag> Afviste Dokumenter til audit Resultat af audit til tavlen (for afdeling) resultat - Afdeling og processer Mål og Resultat Indeks I år 100 Indeks 100 Maj Topl. 90 Skala: 90 Top Bund Enhed 70 ref Vælg mellem: 65 % Chefer ID Direktør Chef Mdr: Dag: Antal <dag> Antal Afviste Indeks Indeks Mål Mål Senest: Ansvar data Ansvar opdatering DIG/MIG MIG/DIG Processer Leder Leder proces 1 proces 2 proces 3 proces 4 proces 5 proces 6 HJM SKA Målemetode Andel af godkendte punkter ved dagens audit vises i grafen. Andelen beregnes ved at dividere antallet af godkendte punkter med det samlede antal punkter. afvigelser Ledere Afvigelser ved audit Mål og Resultat Dato ID Beskrivelse af afvigelse Ansvarlig Status Opdat. Termin Medarbejdere 50

51 <dag> Afviste Dokumenter til audit Afvigelser fra audit til listen for afvigelser resultat - Afdeling og processer Mål og Resultat Indeks I år 100 Indeks 100 Maj Topl. 90 Skala: 90 Top Bund Enhed 70 ref Vælg mellem: 65 % Chefer ID Direktør Chef Mdr: Dag: Antal <dag> Antal Afviste Indeks Indeks Mål Mål Senest: Ansvar data Ansvar opdatering DIG/MIG MIG/DIG Processer Leder Leder proces 1 proces 2 proces 3 proces 4 proces 5 proces 6 HJM SKA Målemetode Andel af godkendte punkter ved dagens audit vises i grafen. Andelen beregnes ved at dividere antallet af godkendte punkter med det samlede antal punkter. afvigelser Ledere Afvigelser ved audit Mål og Resultat Dato ID Beskrivelse af afvigelse Ansvarlig Status Opdat. Termin Medarbejdere 51

52 Dokumenter til audit Opfølgning på afvigelser fra audit Kan afvigelsen korrigeres straks, GØR DET NU Store opgaver afvigelser Mål og Resultat Afvigelser ved audit Dato ID Beskrivelse af afvigelse Ansvarlig Status Opdat. Termin Mindre opgaver Indgå aftaler Afvigelsesskema i Status for afvigelser Ark: 17 Færdig Ansvarlig Nr. Dato Afvigelse Aktiviteter i gang dato Init. 1 10/4 Justering efter test flere gange dagligt 31/4 BSH Udstyr er justeret og kalibreret. Verifkation gang. Afvigelsesskema D - Dage U - Uger S - Serier Verificér Status (grøn-rød) D A P U C D S A3 Tema Problem der hindre aflevering af ydelsen 1 - Problemformulering 7 - Handlingsplan Ydelsen opfylder ikke krav til godkendelse, selv om alle procestrin er gennemført som foreskrevet og godkendt enkeltvis 2 - Udgangspunkt Problemet er opstået efter overgang til ny leverandør for råvarer til basispladen. Når der ombygges til basisplade fra tidligere leverandør godkendes ydelsen. Let Svær X Kort Lang 2 13/4 Overfladefejl på emner giver ca. 5 kassationer om dagen 30/6 HJA Referencer for fejl indsamles og grupperes A P C D D U S 3 - Problemanalyse Opdater dok. 3 17/4 I perioder afvises mange test 21/5 KEH Afviste emner er analyseret og hypotese for årsagen er fundet. Hypotesen afprøves. A P C D A P C D A P C D A P C D A P C D A P C D D U S D U S D U S D U S D U S D U S Specifikationer for basispladen og godkendelse ved modtagelse er uændret. Den godkendende test skal analyseres for hvilke parametre der har indflydelse på målingen. Disse målinger henføres til de to leverancer, for at identificere forskellene mellem leverancerne. Når forskellen er fundet, skal det verificeres om den har betydning for ydelsens funktionalitet og holdbarhed. 4 - Mål Årsagen til afvisningen findes i løbet af 4 arbejdsdage og en løsning er implementeret i løbet af 20 arbejdsdage 5 - Interessenter Konstruktion, kontrolfunktion, producerende afdeling 8 - Opfølgning og standardisering 9 - Korrigerende handlinger 9 10 A P C D A P C D D U S D U S 6 - Omkostninger, investeringer og hurtige forsøg Ved ombytningsforsøg sammen med konstruktion identificeres forskellene på basispladerne Dato Involverede Ejer 3/7 i år STA, HSK, PRN, DSØ Jens Andersen 52

53 Etablering af audit I denne kaizenevent udarbejdes audit for en enhed For alle kritiske processer i enheden etableres en audit Der skal udarbejdes audit af Processen - udføres af medarbejderen Afdelingen - udføres af lederen Enheden - udføres af chefen Resultat af audit i afdelingen Resultat af audit i enheden Hvis opgaven ikke kan gennemføres Der udarbejdes mindst et eksempel på hver opgave ovenfor Der laves en plan for de manglende opgaver 53

54 Lister for audit Det forudsættes at lister for audit af processer er udarbejdet - hvis det ikke er tilfældet udarbejdes: en liste med punkter til audit af én proces en liste over processer for audit alle afdelinger i enheden kendes og har tavler opsat eller planlagt opsat Implementeringsrækkefølge: 1. Lister for audit udarbejdes for udvalgte processer i én afdeling 2. Lister for audit udarbejdes for denne afdeling 3. Lister for audit udarbejdes for enheden for denne afdeling 4. Lister for audit udarbejdes for de øvrige afdelinger efter tur 54

55 Valg for audit af processer Hvor mange udførte audit dækkes af ét skema? Vælg mellem: 1. En periode (uge, måned eller år) 2. Et antal audit Hvor opbevares tomme auditskemaer? Hvor opbevares udfyldte auditskemaer? Hvor vises resultatet af audit? Hvor vises status for audit? Vælg mellem: 1. Procestavlen 2. Afdelingstavlen 55

56 Valg af audit for afdelingen Hvor mange udførte audit dækkes af ét skema? Vælg mellem: 1. En periode (måned, kvartal eller år) 2. Et antal audit Hvor opbevares tomme auditskemaer? Hvor opbevares udfyldte auditskemaer? Hvor vises resultatet af audit? Hvor vises status for audit? Vælg mellem: 1. Afdelingstavlen 2. Tavlen for enheden 56

57 Valg af audit for enheden Hvor mange udførte audit dækkes af ét skema? Vælg mellem: 1. En periode (kvartal eller år) 2. Et antal audit Hvor opbevares tomme auditskemaer? Hvor opbevares udfyldte auditskemaer? Resultatet af audit vises ved tavlen for enheden Status for audit vises ved tavlen for enheden 57

58 Medarbejderens audit Medarbejderne udfører audit af enkelte, udvalgte processer Resultatet vises ved processen eller på afdelingstavlen gennemføres normalt på fem minutter for en enkelt proces Tiden for audit af flere processer bør ikke overstige 15 minutter Denne beskrivelse omfatter ikke det arbejde, specialister kan have med auditering af processer 58

59 Lederens audit Lederen udfører audit i afdelingen (eget og/eller andres) Resultatet af audit anføres på tavlen for afdelingen Lederens audit udføres ugentligt Ugerne kan være forskellige i en månedscyklus (4 uger) gennemføres normalt på 2 x 10 minutter 10 minutter til opfølgning på tavler 10 minutter til opfølgning hos medarbejdere Det forudsættes, at lederen til dagligt følger op på, at medarbejderen følger de aftalte standarder for arbejdets udførelse 59

60 Chefens audit Chefen udfører audit i sit ansvarsområde, enheden Resultatet af audit anføres på tavlen for enheden Chefens audit udføres månedligt Månederne kan være forskellige i en kvartals- eller halvårscyklus gennemføres normalt på én time 20 minutter til opfølgning på tavler for enheden og afdelingerne 10 minutter til opfølgning på, at arbejdsstandarder følges 30 minutter til opfølgning hos medarbejdere (de to sidste kan kombineres) 60

61 skemaer for afdeling - 1 af 4 Udarbejd lister for typer af spørgsmål Fælles Eksempler på spørgsmål Gruppe Emne id afdeling enhed Udstyr Er udstyret vedligeholdt og kalibreret (hvis det er krævet)? 100 x Proces Er der udført systematisk vedligeholdelse? 101 x Medarbejder Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? 102 x Eksempler på spørgsmål Proces Er der kontrol af de første emner (verifikation)? 103 x x Proces Er der kontrol af emner inden de afleveres? Obligatoriske 104 x Proces Er der regelmæssig opfyldning med budruter? 105 x x Tavle Er nøgletal beregnet ud fra dagens registreringer? 106 x Gruppe Emne id proces afdeling enhed Afd 1 Afd 2 Afd 3 Afd 4 Afd 5 Tavle Er data på tavlen opdateret Har din hver leder dag? udført alle sine planlagte audit til tiden? x x x x x x Tavle Er graferne på taveln opdateret Har dine medarbejdere hver dag? udført alle deres planlagte audit til tilden? x x x x x x x Tavle Opdateres tavler til løbende Har dine opfølgning kollegaer i udført løbet af alle arbejdsdagen? deres planlagte audit til tilden? x x Tavle Registreres Kanban årsagen til Er afvigelser? alle kanban placeret korrekt? x x x x x x x x x x Tavle Er alle afvigelser Kanban overført Er til alle skema kanban herfor? placeret, så de ikke indikerer fejl i systemet? x x x x x x Tavle Er der en termin Kanban for løsning Er årsagen af problemer? til kanban i rødt kendt (leveret for sent)? x x x x x x x x x Tavle Er der en ansvarlig Møder for Er de mødet registrerede i afdelingen problemer? afholdt som planlagt? x x x x x x x x Tavle Er belastningen Møder vurderet Er / tavlemøder beregnet? afholdt som planlagt? x x x x x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er bemandingen Møder vurderet? Er planlægningsmøder afholdt som planlagt? x x x x x x Medarbejder Er bemandingen Møder tilpasset Er mødet belastningen vedrørende på problemer dagen? afholdt som planlagt? x x x x Specifikke x x x x Tavle Er status for Kvalitet leveringer Er synlig? reklamationer behandlet efter standarden? x x x x x x x x Tavle Er planen for Kvalitet dagen synlig? Er behandlingstiden for afvigende produkter overholdt? x x x x x x x x x Sikkerhed Er lokalet rent? Gruppe Emne 212 x x id proces x x afdeling x enhed x x Udst 1 Udst 2 Udst 3 Udst 4 Udst 5 Udst 6 Tavle Er målet for virksomheden synlig? 119 x x Sikkerhed Er der ryddet Kanban op i lokalet? Er arbejdspladsen fri for varemangel? 213 x x x 300 x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Kender medarbejderne planen for dagen? 120 x Sikkerhed Er luften ren og Indkøb lugtfri? Leverer leverandørerne til tiden? 214 x 301 x x x x x x x x x x x x x x Leder Er ferieplanen fastlagt 13 uger frem? 121 x x Sikkerhed Er gangarealer Lager fri for løse Er genstande? lageret fyldt op i henhold til behovet (kanban)? 215 x 302 x x x x x x x x x Leder Er kapaciteten vurderet 13 uger frem? Lager Er varer til rådighed fra lageret til tiden? 122 x 303 x x x Tavle Er der en oversigt over behovet for kvalifikationer? 216 x x x x x x x Leder Er prognosen Tavle for belastningen Er der en kendt Lager kompetenceoversigt? 13 uger Er frem? området fri for mangel på indkøbte 123 varer? 217 x x 304 x x x x x x x x x x Medarbejder Er salget i forhold Tavle til budget Er data kendt på tavlen for Lager området? Er området fri for mangel på varer fra for afdelingen opdateret? 124 egne afdelinger? 218 x x 305 x x x x x x x x x x x Medarbejder Er leveringerne Tavle i forhold Er til grafer planerne Medarb. på tavlen kendt for for Kan afdelingen området? medarbejderne forklare de vigtigste opdateret? 125trin i processen, 219 x xnår de spørges? 306 x x x x x x x x Medarbejder Har medarbejderne Tavle modtaget Er lister den med nødvendige Medarb. Stopper årsager til afvigelser information medarbejderne ved for processen opgaven? processen, hvis opdateret? 126den ikke 220 x lever op xtil kvalitetskravet? 307 x x x x x x x x Medarb. Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? 308 x Medarbejder Har medarbejderne Tavle modtaget Er status anden for dagene relevant opdateret information afdelingen vedrørende (Rød opgaven? / Grøn farve)? x x x x x x x x Proces Er processernes udstyr kalibreret? 309 x Leder Har lederen givet Tavle den nødvendige Er oversigter information perioder for (månederne) opgaven? opdateret med data? x x x x x x x x x Proces Er udstyret i driftsklar stand? 310 x x x x x x x x x Leder Har lederen givet Tavle anden Er relevant graferne information til oversigterne vedrørende for perioderne opgaven? (månederne) opdateret? x x x x x x x Proces Er arbejdspladsen indrettet for processen? 311 x Tavle Er tavlerne indrettet efter gældende standard? 224 x x x x x x Alle Proces rettigheder Er tilhører alle trænet DI i henhold til planen? 312 x x Tavle Anvendes tavlerne korrekt? 225 x x x x x x x Proces Er der en oversigt over behovet for kompetencer? 313 x x Medarbejder Følges de aftalte standarder for arbejdets udførelse (observation)? 226 x x x x x x Proces Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 314 x x Medarbejder Noteres årsagen til afvigelser fra den aftalte standard? 227 x x x x x x x Proces Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 315 x Sikkerhed Er arbejdspladserne indrettet sikkerhedsmæssigt korrekt? 316 x x Sikkerhed Er der et godt lys på arbejdspladserne? 317 x Sikkerhed Overholdes 5S for arbejdspladsen 318 x x x x x x x x Sikkerhed Er arbejdspladsen ren? 319 x x x x x x x x x Tavler Er tavler for processer opdateret? 319 x x x x 61

62 skemaer for afdeling - 2 af 4 skema for processer - medarbejder Obligatoriske Eksempler på spørgsmål Gruppe Emne id proces afdeling enhed Afd 1 Afd 2 Afd 3 Afd 4 Afd 5 Har din leder udført alle sine planlagte audit til tiden? 200 x x x x Har dine medarbejdere udført alle deres planlagte audit til tilden? 201 x x x x x Har dine kollegaer udført alle deres planlagte audit til tilden? 202 Kanban Er alle kanban placeret korrekt? 203 x x x x x x x x Kanban Er alle kanban placeret, så de ikke indikerer fejl i systemet? 204 x x x x Kanban Er årsagen til kanban i rødt kendt (leveret for sent)? 205 x x x x x x x Møder Er mødet i afdelingen afholdt som planlagt? 206 x x x x x x x Møder Er tavlemøder afholdt som planlagt? 207 x x x x Møder Er planlægningsmøder afholdt som planlagt? 208 x x x x Møder Er mødet vedrørende problemer afholdt som planlagt? 209 x x x x x x Kvalitet Er reklamationer behandlet efter standarden? 210 x x x x x x Kvalitet Er behandlingstiden for afvigende produkter overholdt? 211 x x x x x x x x Sikkerhed Er lokalet rent? 212 x x x x x x x Sikkerhed Er der ryddet op i lokalet? 213 x x x x x x x x Sikkerhed Er luften ren og lugtfri? 214 x x x x x x Sikkerhed Er gangarealer fri for løse genstande? 215 x x x x x x Tavle Er der en oversigt over behovet for kvalifikationer? 216 x x x x x x x Tavle Er der en kompetenceoversigt? 217 x x x x x x Tavle Er data på tavlen for afdelingen opdateret? 218 x x x x x x x Tavle Er grafer på tavlen for afdelingen opdateret? 219 x x x x x x Tavle Er lister med årsager til afvigelser ved processen opdateret? 220 x x x x x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er status for dagene opdateret for afdelingen (Rød / Grøn farve)? 221 x x x x x x Tavle Er oversigter for perioder (månederne) opdateret med data? 222 Specifikke x x x x x x x Tavle Er graferne til oversigterne for perioderne (månederne) opdateret? 223 x x x x x x Tavle Gruppe Er tavlerne Emne indrettet efter gældende standard? 224 id proces x afdeling enhed x Udst 1x Udst 2x Udst 3x Udst 4 xudst 5 Udst 6 Tavle Kanban Anvendes Er tavlerne arbejdspladsen korrekt? fri for varemangel? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Indkøb Følges de Leverer aftalte leverandørerne standarder til for tiden? arbejdets udførelse (observation)? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Lager Noteres Er årsagen lageret til fyldt afvigelser op i henhold fra den til behovet aftalte (kanban)? standard? x x x x x x x x x x x Lager Er varer til rådighed fra lageret til tiden? 303 x x x Lager Er området fri for mangel på indkøbte varer? 304 x x x x Lager Er området fri for mangel på varer fra egne afdelinger? 305 x x x x Medarb. Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? 306 x x Medarb. Stopper medarbejderne processen, hvis den ikke lever op til kvalitetskravet? 307 x x Medarb. Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? 308 x Proces Er processernes udstyr kalibreret? 309 x Proces Er udstyret i driftsklar stand? 310 x x x x x x x x x Proces Er arbejdspladsen indrettet for processen? 311 x Proces Er alle trænet i henhold til planen? 312 x x Proces Er der en oversigt over behovet for kompetencer? 313 x x Proces Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 314 x x Proces Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 315 x Sikkerhed Er arbejdspladserne indrettet sikkerhedsmæssigt korrekt? 316 x x Sikkerhed Er der et godt lys på arbejdspladserne? 317 x Sikkerhed Overholdes 5S for arbejdspladsen 318 x x x x x x x x Sikkerhed Er arbejdspladsen ren? 319 x x x x x x x x x Tavler Er tavler for processer opdateret? 319 x x x x skemaer - Medarbejder Område for audit: indeksmål Leder af området Udarbejdet af Godkendt af Opdateret den Montage af apparat 85 Hans Jensen Karl Kristensen Viggo Madsen åååå-mm-dd Udfyld overskriften med ugernes nummer Uge Udfyld overskriften med dagenes nummer Dag Skriv initialer for auditor Initialer Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter I år - Maj Dagligt Er arbejdspladsen fri for varemangel? Er varer til rådighed fra lageret til tiden? Er området fri for mangel på indkøbte varer? Er området fri for mangel på varer fra egne afdelinger? Er processernes udstyr kalibreret? Er udstyret i driftsklar stand? Overholdes 5S for arbejdspladsen Er arbejdspladsen ren? Område specifikke forhold Er data på tavlen opdateret? Er grafer på tavlen opdateret? Er udstyret i driftsklar stand? Ugentligt Er mødet i afdelingen afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Har din leder udført alle sine planlagte audit til tiden, siden din sidste audit? Månedligt Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 62

63 skemaer for afdeling - 3 af 4 skema for afdelinger - leder - Leder skemaer Fælles Eksempler på spørgsmål Gruppe Emne id afdeling enhed Udstyr Er udstyret vedligeholdt og kalibreret (hvis det er krævet)? 100 x Proces Er der udført systematisk vedligeholdelse? 101 x Medarbejder Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? 102 x Proces Er der kontrol af de første emner (verifikation)? 103 x x Proces Er der kontrol af emner inden de afleveres? 104 x Proces Er der regelmæssig opfyldning med budruter? 105 x x Tavle Er nøgletal beregnet ud fra dagens registreringer? 106 x Tavle Er data på tavlen opdateret hver dag? 107 x x Tavle Er graferne på taveln opdateret hver dag? 108 x x Tavle Opdateres tavler til løbende opfølgning i løbet af arbejdsdagen? 109 x x Tavle Registreres årsagen til afvigelser? 110 x x Tavle Er alle afvigelser overført til skema herfor? 111 x x Tavle Er der en termin for løsning af problemer? 112 x x Tavle Er der en ansvarlig for de registrerede problemer? 113 x Tavle Er belastningen vurderet / beregnet? 114 x x Tavle Er bemandingen vurderet? 115 x x Medarbejder Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? 116 x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er status for leveringer synlig? 117 x x Tavle Er planen for dagen synlig? Obligatoriske 118 x Tavle Er målet for virksomheden synlig? 119 x x Medarbejder Kender medarbejderne planen for dagen? 120 x Leder Gruppe Er ferieplanen Emne fastlagt 13 uger frem? id 121 procesx afdeling x enhed Afd 1 Afd 2 Afd 3 Afd 4 Afd 5 Leder Er kapaciteten Har din leder vurderet udført 13 alle uger sine frem? planlagte audit til tiden? x x x x x Leder Er prognosen Har dine for medarbejdere belastningen udført kendt alle 13 uger deres frem? planlagte audit til tilden? x x x x x x x Medarbejder Er salget Har i dine forhold kollegaer til budget udført kendt alle for deres området? planlagte audit til tilden? x x Medarbejder Kanban Er leveringerne Er alle kanban i forhold placeret til planerne korrekt? kendt for området? x x x x x x x x x x Medarbejder Kanban Har medarbejderne Er alle kanban modtaget placeret, den så nødvendige de ikke indikerer information fejl i systemet? for opgaven? x x x x x x Medarbejder Kanban Har medarbejderne Er årsagen til modtaget kanban i anden rødt kendt relevant (leveret information sent)? vedrørende opgaven? x x x x x x x x x LederMøder Har lederen Er mødet givet i den afdelingen nødvendige afholdt information som planlagt? for opgaven? x x x x x x x x x LederMøder Har lederen Er tavlemøder givet anden afholdt relevant som information planlagt? vedrørende opgaven? x x x x x Møder Er planlægningsmøder afholdt som planlagt? 208 x x x x Møder Er mødet vedrørende problemer afholdt som planlagt? 209 x x x x x x Kvalitet Er reklamationer behandlet efter standarden? 210 x x x x x x Kvalitet Er behandlingstiden for afvigende produkter overholdt? 211 x x x x x x x x Sikkerhed Er lokalet rent? 212 x x x x x x x Sikkerhed Er der ryddet op i lokalet? 213 x x x x x x x x Sikkerhed Er luften ren og lugtfri? 214 x x x x x x Sikkerhed Er gangarealer fri for løse genstande? 215 x x x x x x Tavle Er der en oversigt over behovet for kvalifikationer? 216 x x x x x x x Tavle Er der en kompetenceoversigt? 217 x x x x x x Tavle Er data på tavlen for afdelingen opdateret? 218 x x x x x x x Tavle Er grafer på tavlen for afdelingen opdateret? 219 x x x x x x Tavle Er lister med årsager til afvigelser ved processen opdateret? 220 x x x x x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er status for dagene opdateret for afdelingen (Rød / Grøn farve)? 221 x x x x x x Tavle Er oversigter for perioder (månederne) opdateret med data? 222 Specifikke x x x x x x x Tavle Er graferne til oversigterne for perioderne (månederne) opdateret? 223 x x x x x x Tavle Gruppe Er tavlerne Emne indrettet efter gældende standard? 224 id proces x afdeling enhed x Udst 1x Udst 2x Udst 3x Udst 4 xudst 5 Udst 6 Tavle Kanban Anvendes Er tavlerne arbejdspladsen korrekt? fri for varemangel? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Indkøb Følges de Leverer aftalte leverandørerne standarder til for tiden? arbejdets udførelse (observation)? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Lager Noteres Er årsagen lageret til fyldt afvigelser op i henhold fra den til behovet aftalte (kanban)? standard? x x x x x x x x x x x Lager Er varer til rådighed fra lageret til tiden? 303 x x x Lager Er området fri for mangel på indkøbte varer? 304 x x x x Lager Er området fri for mangel på varer fra egne afdelinger? 305 x x x x Medarb. Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? 306 x x Medarb. Stopper medarbejderne processen, hvis den ikke lever op til kvalitetskravet? 307 x x Medarb. Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? 308 x Proces Er processernes udstyr kalibreret? 309 x Proces Er udstyret i driftsklar stand? 310 x x x x x x x x x Proces Er arbejdspladsen indrettet for processen? 311 x Proces Er alle trænet i henhold til planen? 312 x x Proces Er der en oversigt over behovet for kompetencer? 313 x x Proces Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 314 x x Proces Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 315 x Sikkerhed Er arbejdspladserne indrettet sikkerhedsmæssigt korrekt? 316 x x Sikkerhed Er der et godt lys på arbejdspladserne? 317 x Sikkerhed Overholdes 5S for arbejdspladsen 318 x x x x x x x x Sikkerhed Er arbejdspladsen ren? 319 x x x x x x x x x Tavler Er tavler for processer opdateret? 319 x x x x Område for audit: Leder af området Udarbejdet af Godkendt af Opdateret den Apparatproduktion Hans Jensen Karl Kristensen Viggo Madsen åååå-mm-dd Udfyld overskriften med månedens navn Måned Udfyld overskriften med ugernes nummer Uge Skriv initialer for auditor Initialer indeksmål Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter Ugentligt Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? Er nøgletal beregnet ud fra dagens registreringer? Er data på tavlen opdateret hver dag? Registreres årsagen til afvigelser? Er der en ansvarlig for de registrerede problemer? Overholdes 5S for arbejdspladsen Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Område specifikke forhold - ugentligt Er belastningen vurderet / beregnet? Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? Er planen for dagen synlig? Er ferieplanen fastlagt 13 uger frem? Har dine medarbejdere udført alle deres planlagte audit til tilden, siden din sidste au Er alle kanban placeret korrekt? Er mødet i afdelingen afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Er der ryddet op i lokalet? Er gangarealer fri for løse genstande? Følges de aftalte standarder for arbejdets udførelse? Er udstyret i driftsklar stand? Månedligt Er udstyret vedligeholdt og kalibreret (hvis det er krævet)? og/eller Har din leder udført alle sine planlagte audit til tiden, siden din sidste audit? og/eller og/eller Er salget i forhold til budget kendt for området? Er leveringerne i forhold til planerne kendt for området? Er lokalet rent? Er planlægningsmøder afholdt som planlagt, siden din sidste audit? Er alle kanban placeret korrekt? Er alle kanban placeret, så de ikke indikerer fejl i systemet? Kvartalsvise Er målet for virksomheden synlig? M1 M2 M3 Er der en oversigt over behovet for kompetencer? Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 63

64 skemaer for afdeling - 4 af 4 skema for enheden - chef - Chef skemaer Fælles Eksempler på spørgsmål Gruppe Emne id afdeling enhed Udstyr Er udstyret vedligeholdt og kalibreret (hvis det er krævet)? 100 x Proces Er der udført systematisk vedligeholdelse? 101 x Medarbejder Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? 102 x Proces Er der kontrol af de første emner (verifikation)? 103 x x Proces Er der kontrol af emner inden de afleveres? 104 x Proces Er der regelmæssig opfyldning med budruter? 105 x x Tavle Er nøgletal beregnet ud fra dagens registreringer? 106 x Tavle Er data på tavlen opdateret hver dag? 107 x x Tavle Er graferne på taveln opdateret hver dag? 108 x x Tavle Opdateres tavler til løbende opfølgning i løbet af arbejdsdagen? 109 x x Tavle Registreres årsagen til afvigelser? 110 x x Tavle Er alle afvigelser overført til skema herfor? 111 x x Tavle Er der en termin for løsning af problemer? 112 x x Tavle Er der en ansvarlig for de registrerede problemer? 113 x Tavle Er belastningen vurderet / beregnet? 114 x x Tavle Er bemandingen vurderet? 115 x x Medarbejder Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? 116 x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er status for leveringer synlig? 117 x x Tavle Er planen for dagen synlig? Obligatoriske 118 x Tavle Er målet for virksomheden synlig? 119 x x Medarbejder Kender medarbejderne planen for dagen? 120 x Leder Gruppe Er ferieplanen Emne fastlagt 13 uger frem? id 121 procesx afdeling x enhed Afd 1 Afd 2 Afd 3 Afd 4 Afd 5 Leder Er kapaciteten Har din leder vurderet udført 13 alle uger sine frem? planlagte audit til tiden? x x x x x Leder Er prognosen Har dine for medarbejdere belastningen udført kendt alle 13 uger deres frem? planlagte audit til tilden? x x x x x x x Medarbejder Er salget Har i dine forhold kollegaer til budget udført kendt alle for deres området? planlagte audit til tilden? x x Medarbejder Kanban Er leveringerne Er alle kanban i forhold placeret til planerne korrekt? kendt for området? x x x x x x x x x x Medarbejder Kanban Har medarbejderne Er alle kanban modtaget placeret, den så nødvendige de ikke indikerer information fejl i systemet? for opgaven? x x x x x x Medarbejder Kanban Har medarbejderne Er årsagen til modtaget kanban i anden rødt kendt relevant (leveret information sent)? vedrørende opgaven? x x x x x x x x x LederMøder Har lederen Er mødet givet i den afdelingen nødvendige afholdt information som planlagt? for opgaven? x x x x x x x x x LederMøder Har lederen Er tavlemøder givet anden afholdt relevant som information planlagt? vedrørende opgaven? x x x x x Møder Er planlægningsmøder afholdt som planlagt? 208 x x x x Møder Er mødet vedrørende problemer afholdt som planlagt? 209 x x x x x x Kvalitet Er reklamationer behandlet efter standarden? 210 x x x x x x Kvalitet Er behandlingstiden for afvigende produkter overholdt? 211 x x x x x x x x Sikkerhed Er lokalet rent? 212 x x x x x x x Sikkerhed Er der ryddet op i lokalet? 213 x x x x x x x x Sikkerhed Er luften ren og lugtfri? 214 x x x x x x Sikkerhed Er gangarealer fri for løse genstande? 215 x x x x x x Tavle Er der en oversigt over behovet for kvalifikationer? 216 x x x x x x x Tavle Er der en kompetenceoversigt? 217 x x x x x x Tavle Er data på tavlen for afdelingen opdateret? 218 x x x x x x x Tavle Er grafer på tavlen for afdelingen opdateret? 219 x x x x x x Tavle Er lister med årsager til afvigelser ved processen opdateret? 220 x x x x x x Eksempler på spørgsmål Tavle Er status for dagene opdateret for afdelingen (Rød / Grøn farve)? 221 x x x x x x Tavle Er oversigter for perioder (månederne) opdateret med data? 222 Specifikke x x x x x x x Tavle Er graferne til oversigterne for perioderne (månederne) opdateret? 223 x x x x x x Tavle Gruppe Er tavlerne Emne indrettet efter gældende standard? 224 id proces x afdeling enhed x Udst 1x Udst 2x Udst 3x Udst 4 xudst 5 Udst 6 Tavle Kanban Anvendes Er tavlerne arbejdspladsen korrekt? fri for varemangel? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Indkøb Følges de Leverer aftalte leverandørerne standarder til for tiden? arbejdets udførelse (observation)? x x x x x x x x x x x x x x x Medarbejder Lager Noteres Er årsagen lageret til fyldt afvigelser op i henhold fra den til behovet aftalte (kanban)? standard? x x x x x x x x x x x Lager Er varer til rådighed fra lageret til tiden? 303 x x x Lager Er området fri for mangel på indkøbte varer? 304 x x x x Lager Er området fri for mangel på varer fra egne afdelinger? 305 x x x x Medarb. Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? 306 x x Medarb. Stopper medarbejderne processen, hvis den ikke lever op til kvalitetskravet? 307 x x Medarb. Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? 308 x Proces Er processernes udstyr kalibreret? 309 x Proces Er udstyret i driftsklar stand? 310 x x x x x x x x x Proces Er arbejdspladsen indrettet for processen? 311 x Proces Er alle trænet i henhold til planen? 312 x x Proces Er der en oversigt over behovet for kompetencer? 313 x x Proces Er der en oversigt over kvalifikationerne til processerne? 314 x x Proces Er der planlagt uddannelse for opfyldelse af behovet for kompetencer? 315 x Sikkerhed Er arbejdspladserne indrettet sikkerhedsmæssigt korrekt? 316 x x Sikkerhed Er der et godt lys på arbejdspladserne? 317 x Sikkerhed Overholdes 5S for arbejdspladsen 318 x x x x x x x x Sikkerhed Er arbejdspladsen ren? 319 x x x x x x x x x Tavler Er tavler for processer opdateret? 319 x x x x Område for audit: Apparatproduktion Kvt. Leder af området Hans Jensen 1 Udarbejdet af Karl Kristensen 2 Godkendt af Viggo Madsen 3 Opdateret den åååå-mm-dd 4 initialer indeksmål Indeks for opfyldelse af audit Antal auditpunkter for dagen Antal afvigelser for dagen punkter Kvartal Generelle forhold Er ferieplanen fastlagt 13 uger frem? Er kapaciteten vurderet 13 uger frem? Er prognosen for belastningen kenddt 13 uger frem? Er salget i forhold til budget kendt for området? Er leveringerne i forhold til planerne kendt for området? Kender medarbejderne planen for dagen? Er bemandingen tilpasset belastningen på dagen? Har medarbejderne udført den daglige vedligeholdelse? Registreres årsagen til afvigelser? Er status for leveringer synlig? Opdateres tavler til løbende opfølgning i løbet af arbejdsdagen? Følges de aftalte standarder for arbejdets udførelse? Noteres årsagen til afvigelser fra den aftalte standard? Område specifikke forhold Kan medarbejderne forklare de vigtigste trin i processen, når de spørges? Stopper medarbejderne processen, hvis den ikke lever op til kvalitetskravet? Bidrager alle til at vedligeholde tavlerne for løbende opfølgning? Er udstyret i driftsklar stand? Er arbejdspladsen fri for varemangel? Er varer til rådighed fra lageret til tiden? Dato 12-feb 20-maj 64

65 skema for enheden De er decentrale for afdelingerne - På tavlen følges, at de udføres - Enhed Mål og Resultat A310 A320 A330 A340 A350 A360 I år Tom = ikke udført Maj Processerne i: mdr: dag: Afdeling 310 Afdeling 320 Afdeling 330 Afdeling 340 Afdeling 350 Afdeling 360 Leder Int-1 Int-2 Int-3 Int-4 Int-5 Int-6 Int-7 Int-8 Område mdr: dag: Afdeling 310 Gruppe 323 Gruppe 325 Gruppe 327 Afdeling 330 Afdeling 340 Afdeling 350 Afdeling 360 Chefens audit Direktør Senest: 16/6 Sted A310 A320 A330 A340 A350 A360 Uge i kvartal Chef Ansvar data Ansvar opdatering Afdelingsledere Chef Målemetode Resultatet af audit i områderne overføres til dette skema af afdelingslederen. skemaet og opfølgningen opbevares på tavlen for afdelingen. 65

66 Eksempel på procesforløb - 1 af 6 Afvigelser ved audit opsamlet på tavlen for en afdeling + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral KKP Rettidig Lager SA-tid Tavlestd. Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Kunder Problem liste Medarbejder Manko Lead time ØKO Medarbejder, leder og chef udfører audit. De udfylder skemaet for A3 afvigelser A3 ved audit. A3 Leder Chef 66

67 Eksempel på procesforløb - 2 af 6 Opdatering af skema for audit på tavlen for en afdeling + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral Tavlestd. KKP Rettidig Lager SA-tid Leder udfylder skema for " - Afdeling og processer" Kunder Manko Lead time ØKO med data fra auditmapper Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Problem liste Medarbejder A3 A3 A3 Leder Chef 67

68 Eksempel på procesforløb - 3 af 6 Chefen overfører data fra afdelingstavlen til tavlen for enheden + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral KKP Rettidig Lager SA-tid Tavlestd. Kunder Chef udfylder skema for Manko" Lead - Enhed" time ØKO Data fra afdelingstavler Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Problem liste Medarbejder A3 A3 A3 Leder Chef 68

69 Eksempel på procesforløb - 4 af 6 Lederen behandler regelmæssigt afvigelser fra audit + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral KKP Rettidig Lager SA-tid Tavlestd. Kunder MankoLederen Lead time behandler ØKO afvigelser ved audit på tavlemødet Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Problem liste Medarbejder A3 A3 A3 Leder Chef 69

70 Eksempel på procesforløb - 5 af 6 Lederen bringer tværgående afvigelser til tavlen for enheden + R Sikkerhed KKvalitet Rettidig levering L Lager (LT) P Produktivitet MMoral KKP Rettidig Lager SA-tid Tavlestd. Tidsplan - tavlemøder Emner Start tid Data opdateret i systemer 07:30 Afdelingstavlen opdateret 08:30 Enhedstavlen opdateret 09:15 Enhedsmødet 09:30 Generelt emne behandles 09:50 Rundgangsmøde 10:00 Afdelingsmøder 10:20 Flytning af medarbejdere gennemført 11:00 Kunder Problem liste Medarbejder Manko Lederen Lead overflytter time ØKO de tværgående afvigelser til skemaet for afvigelser på tavlen for enheden A3 A3 A3 Leder Chef 70