VSM. Kaizenlederens vejledning

Transkript

1 DI version VSM Værdistrømsanalyse VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 1 af 13

2 Instruktion til kaizenlederen Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Indhold Instruktion til kaizenlederen... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 2 Dokumenter til værktøjet VSM Dokumenter til fase Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer Eksempler Andet... 5 Filer fra nettet... 5 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Specielle forhold vedrørende VSM Værdistrømsanalyse... 6 Virksomhedens forberedelse Fase Formål med VSM Værdistrømsanalyse... 6 Målet med VSM Værdistrømsanalyse... 6 Krav til kaizenlederen... 7 Træning i VSM... 7 Datagrundlag... 7 Tips til kortlægning af nuværende værdistrøm... 8 Ramme for VSM kaizenevent... 8 Tidsplan for VSM kaizenevent... 9 Kaizenevent - generelt... 9 Kaizenlederens opgaver... 9 Varighed... 9 Information til interessenter Anvendelse af stopur Indkaldelse til kaizenevent Deltagere til kaizenevent Accept, læring og forankring VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 2 af 13

3 Kaizenkultur Forberedelse Undervisning - deltagerne og deres forventninger Undervisning - P-plads Indsamling af information Evaluering Afrapportering Tjekliste - Kaizenevent Tjekliste - VSM VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 3 af 13

4 Dokumenter til værktøjet VSM 0 Dokumenter til fase 0 VSM Værdistrømsanalyse Forberedelse VSM - Fase 0 - Forberedelse - Indkaldelse Word VSM - Ledelsens vejledning Adobe Indkaldelsen udsendes af ledelsen. Undervisning og udførelse VSM - Fase 0 - Forberedelse - Noter Deltagere Adobe VSM - Fase 0 - Forberedelse - Noter Underviser Adobe VSM - Fase 0 - Forberedelse - Præsentation Adobe Fase 0 ledes af en kaizenspecialist, der anvender materialet til undervisningen og udarbejdelse af de vægtede værdistrømme. 1 Forberedelse VSM-p - Adobe VSM - Kaizenevent Indkaldelse Word Kaizenlederen udsender indkaldelsen i god tid. 2 Undervisning VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Noter Deltager Adobe VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Noter Underviser Adobe VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Præsentation Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Noter Deltagere Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Noter Underviser Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Præsentation Adobe Dokumenter til undervisningen udskrives på forhånd. Præsentationen vises med en pc. Til undervisningen anvendes en skærm til en pc, en flipover samt skriveredskaber hertil. 3 Udførelse VSM-p - Definitioner Adobe VSM-p - Symboler Adobe Til tegning af VSM udleveres papir i formatet A3 samt blyant og viskelæder. Til tegning af værdistrømmen anvendes en rulle brunt papir eller lignende. Papiret fastgøres på væggen, og der anvendes Post-it til proceskasserne. 4 Opfølgning A3 skema Power Point VSM - Audit - med makro Excel med makro VSM - Audit Beskrivelse Adobe 5 Diplomer VSM - Diplom for deltagelse i kaizenevent Power Point VSM - Diplom for kaizenleder master Power Point VSM - Diplom for kaizenspecialist master Power Point VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 4 af 13

5 VSM - Evalueringsskema Excel 6 Eksempler Ingen udarbejdet 7 Andet VSM - Øvelse Lastbilfabrikken Adobe Denne øvelse kan anvendes alene. Der er dele af øvelsen, som ikke anvendes i materialet til undervisningen. Filer fra nettet Alle filer til dette værktøj kan hentes på nettet. Filerne gemmes på en pc, inden de anvendes (åbnes). Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med VSM-præsentationen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slide show. Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menulinjen. Her vælges: View Full Screen Mode Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Det kan udnyttes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående) VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 5 af 13

6 Specielle forhold vedrørende VSM Værdistrømsanalyse Virksomhedens forberedelse Fase 0 Inden der udføres en VSM kaizenevent, skal virksomheden have identificeret de vigtigste værdistrømme og den værdi, virksomhedens ydelser giver kunderne. Der er udarbejdet materiale til afholdelse af en kaizenevent på en halv dag under ledelse af en kaizenspecialist. Ved denne kaizenevent lærer ledelsen at identificere virksomhedens værdistrømme. Efterfølgende gøres arbejdet færdigt, og ledelsen vælger den værdistrøm, hvor leankonverteringen skal begynde. Formål med VSM Værdistrømsanalyse Dette værktøj er ledelsens værktøj til kortlægning af en værdistrøm med henblik på at forbedre vareflowet i værdistrømmen. Formålet er at identificere forhindringer for flow, så de kan elimineres. Ofte vil det kræve forbedringer i processer, udstyr eller materialer, for at forhindringerne kan elimineres. Første gang, værktøjet anvendes, er formålet, at deltagerne bliver i stand til at se potentialet for forbedringer; lær at se. Hvis ledere og ledelsen ikke kan se potentialet, kan de ikke foranledige, at potentialet indfries. Traditionelt optimeres de enkelte processer for at få så effektivt et system som muligt. Leanfilosofien prioriterer gennemløbstid og giver derfor nye muligheder for forbedringer. Når en sekvens af processer betragtes ud fra leanfilosofien, inden fasen Konvertering er gennemført, vil der være mange forhold, som ikke er optimeret. Det er årsagen til, at ledelsen kan få øje på nye muligheder for forbedringer. Målet med VSM Værdistrømsanalyse I fasen Konvertering skal mulighederne for forbedringer identificeres og prioriteres. Kaizeneventen afsluttes med, at der udarbejdes en plan for de første forbedringer. Forbedringer vil ofte kræve, at der anvendes et forbedringsværktøj ved en kaizenevent for at få forhindringerne elimineret. Når forhindringerne er elimineret, omlægges vareflowet, så det bliver et flow uden stop. Ved omlægningen kan der ofte fjernes lagre, hvilket giver en reduktion i gennemløbstiderne. Med kortere gennemløbstider bliver det muligt at reagere hurtigere på ændringer i kundernes behov. Omlægningen giver også mulighed for at ændre styringen af værdistrømmens værdiskabende processer til trækstyring. Efter fasen Konvertering vil forbedringerne ofte blive implementeret på grund af andre tiltag. Enten er det et strategisk indsatsområde, som igangsætter forbedringer, eller der er identificeret et problem, som skal løses med et værktøj. VSM er i denne sammenhæng ikke det drivende værktøj, men er en god måde at holde overblik over procesforløbet i området. VSM vil efter Konverteringen ofte blive mere generel, så den viser det typiske forløb gennem processerne for de betydende varer. Den vil ofte angive de vigtigste varer fra værdistrømmen, de vigtigste kunder samt de vigtigste leverandører. Metoden for kortlægningen er den samme, og det er de samme informationer, som er vigtige, men præsentationen medtager flere informationer, som beskrevet ovenfor. Den samlede værdistrøm ændres ikke, så der vil ikke være udarbejdet en fremtidig værdistrøm. Andre planer sikrer, at udvalgte dele af processerne forbedres. For den nuværende værdistrøm vil enkelte tal efterfølgende blive opdateret VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 6 af 13

7 Hvis det samlede flow skal ændres, vil det være naturligt at udarbejde både en nuværende værdistrøm med indsatsområderne markeret og en fremtidig værdistrøm. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal mindst have ansvaret for den værdistrøm, som kortlægges med VSM. Kaizeneventen afsluttes med udarbejdelse af en implementeringsplan for de identificerede forbedringer. Kaizenlederen skal råde over kompetencer og ressourcer til at gennemføre planen samt personligt have beføjelser til at igangsætte og gennemføre planen. Træning i VSM Der er udarbejdet en øvelse til udarbejdelse af VSM, Lastbilfabrikken A/S. Denne øvelse indeholder data til at udarbejde både den nuværende værdistrøm og den fremtidige værdistrøm. Dette materiale indgår i materialet til undervisningen. Øvelsen indeholder også data til en fremtidig værdistrøm med mere omfattende forandringer. Denne del af øvelsen indgår ikke i undervisningsmaterialet. Denne løsning viser et praktisk eksempel på styring til TAKT med to niveauer, der skiftes imellem. Øvelsen er opbygget som en beskrivelse af en virksomhed med de relevante data. I øvelsen stilles der opgaver i udarbejdelse af VSM og beregning og visning af belastning og kapacitet. Datagrundlag For de områder, der skal kortlægges, fremskaffes en oversigt over, hvilke varer der leveres til kunderne. For varerne findes kundernes behov, så der kan laves en ABC-analyse. Fra Fase 0 - Forberedelse til Værdistrømsanalyse er varerne vægtet, og det er valgt, hvilke varer der skal laves en værdistrømsanalyse for. Hvis varerne ikke er valgt, vælges de ud fra en vægtning af ABC-analysen. Vægten afhænger af, hvad der er kritisk for denne værdistrøm. Vægten kan være salgsværdien, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer kostprisen, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer tidsforbrug på en nøgleressource (maskine eller anlæg) faktoren 1, hvis alle varer belaster en nøgleressource lige meget tidsforbruget/lønomkostning, hvis varernes belastning er proportional med den tid, de bearbejdes gennemløbstiden, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer Vægtet Levering er vægten ganget med antallet af varen. VL = Vægt x Antal Hovedprocesserne identificeres i det område, der skal kortlægges. Varerne/varegrupper listes i faldende orden efter VL, Vægtet Levering. For hver vare/varegruppe anføres rækkefølgen for forløbet gennem hovedprocesserne med et nummer. Den førstes proces er 1, den næste er 2 og så fremdeles. Varer/varegrupper med samme eller et ensartet procesforløb samles som en gruppe, og deres vægtning tælles sammen. Denne opgørelse er en VLPR, Vægtet Levering ProcesRute. VSM udarbejdes for den gruppe, der har den største samlede vægtning. Fra denne gruppe vælges en typisk vare, som kortlægges på VSM kaizeneventen VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 7 af 13

8 Den valgte vare og varegruppen præsenteres på VSM kaizeneventen sammen med de kriterier, der er grundlaget for udvælgelsen. Data for beregning af TAKT indsamles på forhånd. Til denne beregning skal bruges informationer om den daglige effektive arbejdstid de gennemsnitlige daglige leveringer af den udvalgte vare/varegruppe Den belastning processerne i værdistrømmen har fra andre varegrupper For den enkelte proces kan det enten identificeres som en reduktion i den daglige effektive arbejdstid eller som en forøget belastning. Belastningen skal i så fald omregnes til den vare, der udarbejdes en værdistrømsanalyse for. Der skal fremskaffes data vedrørende leveringsforholdene for den udvalgte råvare. Leveringsforholdene omfatter frekvens og tidspunkt for fremsendelse af en prognose til leverandøren hvilken periode prognosen dækker rammerne for ændringer fra prognosen ved beordring frekvens for ordre til leverandøren leveringsbetingelser krav til leveringsmængder leveringstid leveringsfrekvens (daglig, ugentlig, månedlig) Tips til kortlægning af nuværende værdistrøm Gennemgå VLPR og definér produktfamilie Beregn TAKT Alle deltagerne tegner processerne og noterer de relevante procesdata Brug blyant og viskelæder Følg varestrømmen som en samlet gruppe Følg varestrømmen fra forsendelsen og tilbage til varemodtagelsen og leverandøren Notér, om processen deles med andre værdistrømme Notér antal hold og antal medarbejdere pr. hold Identificér, hvor varerne kommer fra Identificér, hvad der igangsætter produktion i den enkelte proces Notér maskinens og operatørernes cyklustid, samt tiden mellem emner fra processen Notér omstillingstider, kassationer og udnyttelsesgrad af udstyret Ramme for VSM kaizenevent Kortlægning af vareflowet udføres af ledelsen. Der deltager ikke medarbejdere, men medarbejderne bidrager med informationer under opsamling af data. Processerne observeres så længe, at alle deltagerne har et indtryk af medarbejdernes belastning. Belastningen er ikke et udtryk for medarbejdernes arbejdsmoral, men er bestemt af den organisering, som ledelsen har lavet for processerne og for vareflowet. Ved at vurdere belastningen identificeres en indikator for et ikke udnyttet potentiale. Processerne vurderes for spildtyper, som også er indikatorer for et potentiale for forbedringer VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 8 af 13

9 Alle beholdninger tælles og registreres. Data for processerne observeres. Kan data ikke observeres, fremskaffes de ved at spørge medarbejderne ved processen. Der anvendes aldrig data fra systemer. Det er ikke systemerne, der skal kortlægges. Det er virkeligheden, der skal kortlægges, så data skal komme fra virkeligheden. Deltagerne vil ofte indvende, at den aktuelle situation ikke er typisk og derfor ikke retvisende. Til det er kun at bemærke, at hvis de opsamlede data giver et gennemløb, som passer med det, der opleves i virkeligheden, er det en god model af virkeligheden. Hvis det kan godtgøres, at der er detaljer, som er meget afvigende, kan observationerne gøres om. Den fremtidige værdistrøm skal følge principperne for lean. Der skal etableres flow for så lange forløb som muligt Hvor flow afbrydes, etableres der et supermarked Hele værdistrømmen styres ved trækstyring Den fremtidige værdistrøm skal fjerne så meget spild som muligt. Der udarbejdes en plan i A3 for implementeringen af den fremtidige værdistrøm. De væsentligste aktiviteter skal være gennemført inden for 90 dage. Tidsplan for VSM kaizenevent Dag 1: Undervisning i nuværende værdistrøm, VSM 2 timer Gennemgang af processerne fra aflevering af den udvalgte vare til modtagelse af den udvalgte råvare Kortlægning af data for processerne Tegning af VSM med informationsflow, vareflow og tidsforløb Dag 2: Undervisning i fremtidig værdistrøm, FSM 2 timer Identifikation af, hvordan flow kan etableres i VSM Identifikation af, hvilke forbedringer der kan gennemføres i VSM Identifikation af, hvordan der etableres trækstyring i VSM Identifikation af de nødvendige forbedringer i VSM Tegning af den fremtidige værdistrøm, FSM Plan for implementering af de første trin (3 måneder) Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutning af kaizeneventens første dag VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 9 af 13

10 Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer for de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdspladserne. Anvendelse af stopur Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen, må der ikke tages tid på arbejdsopgaver med mindre, der er indgået en aftale om fordeling af produktivitetsgevinsten med repræsentanter for de faglige organisationer. Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager mellem medarbejderne. Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at fordele belastningen mellem medarbejderne. I lean fokuseres der på at fjerne ikke værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen, dage og tidsrum hvem, der er kaizenleder tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt Deltagere til kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. VSM er kendetegnet ved, at der ikke deltager medarbejdere i kaizeneventen. Det kan være meget inspirerende at have ledere med fra andre områder af virksomheden eller fra andre virksomheder, da de ofte ser forhold, som den lokale ledelse er blevet blind overfor. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen og deres repræsentanter ikke er i mindretal. De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af kaizeneventen VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 10 af 13

11 Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en leder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal lederen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents. 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenleder med passende intervaller. Status som kaizenspecialist mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende intervaller. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af data for medarbejderen, samt at oplyse om formålet med denne kaizenevent. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 11 af 13

12 Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Afrapportering Afrapporteringen for VSM vil ofte være til ledere og nøglemedarbejdere i områder, som skal bidrage til at implementere planen for FSM. Afrapporteringen indeholder en gennemgang af VSM, FSM og planen for implementering VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 12 af 13

13 Tjekliste - Kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med lederne i området Aftal tidspunktet med underviser Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér, at pc og projektor virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Der er skriveredskaber til deltagerne Lommeregner Tjekliste - VSM Emne Udført Accept Bemærkning Udarbejdelse af ABC-analyse Udarbejdelse af VLPR Valg af produktgruppe Valg af den råvare vi følger strømmen til Beregning af TAKT Identifikation af processer Hvordan får vi prognoser fra kunderne? Hvordan får vi ordrer fra kunderne? Hvordan informerer vi leverandøren? Hvordan bestiller vi varer hos leverandøren? Blyant og viskelæder A3 papir til deltagerne Vigtige definitioner til deltagerne VSM-symboler til deltagerne Gennemgang af varestrømmen før eventen Aftale med planlægger og ledelse, at der produceres relevante varer under eventen Rulle med brunt papir - 1 meter bred Tape til opklæbning af brunt papir på væg Fil: VSM Symboler og definitioner VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 13 af 13