1. Retningslinjer for navne og navngivning

Transkript

1 Notat Afdeling/enhed HR og kommunikation, Vejle Oprettelsesdato 28-nov-2013 Udarbejdet af Nina Skriver Dahl Journalnummer Dokumentnavn Retningslinjer for navngivning (endelig).docx Dokumentnummer 1. Retningslinjer for navne og navngivning HR og Kommunikation har på direktionens vegne udarbejdet et sæt retningslinjer for navngivning af afdelinger, uddannelser og områder i organisationen. Videncentre, servicer og større projekter er også omfattet af retningslinjerne. Formålet med retningslinjerne er at sikre brugervenlig, klar og letforståelig kommunika- tion med UCL s eksterne samarbejdspartnere, artnere, nuværende og kommende studerende og kursister. Retningslinjerne skal også gøre det lettere for medarbejdere at navigere i organisatio- nen. 1.1 Procedure for navngivning og godkendelse Navne på nye eller eksisterende afdelinger, uddannelser og områder skal behandles i HR og Kommunikation og godkendes af direktionen Ændringer i organisationen betyder nye afdelinger, nye ansvarsområder og nye navne. I starten af denne proces orienteres HR og Kommunikation om det område, der skal navngives, og om evt. forslag til navn. HR og Kommunikation sikrer, at nye navne er hensigtsmæssige og lever op til retningslinjerne. Processen foregår i dialog med relevante parter internt eller eksternt, jf. også Relevante parter inddrages i navngivning Relevante parter inddrages i navngivningen. HR og Kommunikation vurderer sammen med lederen for det aktuelle område, hvilke parter der inddrages Navne godkendes af direktionen Nye navne præsenteres for og godkendes af direktionen. HR og Kommunikation har an- svar herfor. side 1/5

2 1.1.4 Engelske navne Engelske navne udarbejdes efter behov i samarbejde med Internationalt kontor og HR og Kommunikation og godkendes af direktionen. 1.2 Retningslinjer for navne Hvad skal navngives? Områder, afdelinger, funktioner og servicer navngives efter konkret vurdering ud fra føl- gende kriterier: Bidrager til brugervenlighed. Tilbyder servicer til studerende, medarbejdere eller eksterne interessenter. Fx Biblio- teket, Studievejledningen og It-afdelingen. Har organisatorisk tyngde, er af en vis størrelse eller fremgår af organisationsdia- grammet. (Omvendt fremgår ikke alle navne af organisationsdiagrammet.) Har strategisk betydning Korte, præcise og dækkende navne Navne skal leve op til følgende: Være korte og præcise for at undgå forkortelser, kælenavne og misforståelser. Være entydige og dækkende for afdelingens eller projektets virke eller uddannelsens indhold. Bestå af højst to led, fx HR og Kommunikation. Holdes i et sprog uden brug af akademiske ord og vendinger. Være på dansk, men kan oversættes til engelsk efter behov, jf. punkt Bestå af ord fra samme ordklasse, hvis det indeholder to sidestillede led, fx Økonomi og Personale (begge navneord). side 2/5

3 1.2.3 Betydende ord skrives med stort begyndelsesbogstav Består et navn af flere betydende ord, skrives disse med stort begyndelsesbogstav. Eksempler på korrekte navne: HR og Kommunikation Forskning og Innovation Symboler og forkortelser er ikke tilladt Undtaget er autoriserede initialforkortelser, som findes i retskrivningsordbogen. Eksempler på ikke-tilladte forkortelser og brug af symbol: IT-A EVU F&I HR & Kommunikation Undtaget reglen om ikke at bruge forkortelser er Center for Undervisningsmidler, som er kendt eksternt under forkortelsen CFU. Ligeledes undtaget er University College Lillebælt, der må forkortes UCL (men ikke UC Lillebælt). Ved ejefald følges retskrivningsreglerne om ejefald ved forkortelser uden forkortelses- punktum: UCL s og CFU s Navne med forholdsord Der skelnes mellem parallelle uddannelser, afdelinger og udbud af servicer ved brug af forholdsordet i eller på og en lokalitet eller et fagudbud. For eksempel: Biblioteket på Tolderlundsvej Læreruddannelsen på Fyn Navngivning af professionsbacheloruddannelser Navne på professionsbacheloruddannelser indeholder et bynavn eller stednavn, hvis de udbydes mere end et sted. side 3/5

4 For uddannelser og afdelinger der udbydes mere end et sted, gælder at de også kan benævnes med en fællesbetegnelse, der indeholder tilføjelsen i UCL eller i University College Lillebælt. For eksempel: Sygeplejerskeuddannelsen i University College Lillebælt Ved oprettelse af helt nye uddannelser skal HR og Kommunikation inddrages i forbindelse med navngivning. En klar professionsidentitet skal kunne udledes af navnet i lighed med professionen lærer, socialrådgiver og radiograf Navngivning af videncentre, projekter, samarbejder og servicer Videncentre, projekter, samarbejder med eksterne parter og medarbejder- eller studen- terservicer er også omfattet af de generelle retningslinjer. Projektejere og serviceudbydere opfordres til at konsultere HR og Kommunikation ved opstart af større projekter og få sparring om navngivning, fx med henblik på oprettelse af subsites til ucl.dk eller udarbejdelse af sublogo. For videncentre gælder, at navnet må bestå af mere end to led. Til gengæld kan videncentre have et kort fornavn, så forkortelser og misforståelser undgås. Fornavnet må ikke være et akronym (et ord der består af forbogstaverne i det længere officielle navn) eller skrives med versaler (fx LEGO). Eksempel på et godt navn: Læremiddel.dk - Nationalt Videncenter for Læremidler Eksempel på et dårligt navn: Nationalt Videncenter om Udsatte Børn og Unge. Forkortes NUBU Samme navn bruges overalt og staves ens Kommunikation foregår på mange platforme, og samme navn bruges i alle medier. Und- tagelser herfra sker efter aftale med HR og Kommunikation. ucl.dk, mit.ucl.dk, stud.ucl.dk og subsites SIS Skilte Papirlinje (kuverter) Word- og Power Point-skabeloner Tryksager side 4/5

5 Mailsignaturer Sublogoer Sublogoer til uddannelser og afdelinger med eksterne relationer UCL s generelle logo kan benyttes på alle materialer, der udgår fra UCL. Der er tillige udarbejdet sublogoer for alle uddannelser og afdelinger, som retter sig mod studerende, kursister, kunder og eksterne samarbejdspartnere. Afdelingens, uddannelsens navn eller en url (fx bib.ucl.dk) fremgår af sublogoet. Jo kor- tere navn, jo mere vellykket sublogo. HR og Kommunikation står for udarbejdelse af sublogoer efter vurdering i det konkrete tilfælde. 1.3 Autoriserede navne HR og Kommunikation udarbejder og vedligeholder i samarbejde med Ledelses- sekretariatet en liste over autoriserede navne på mit.ucl.dk. side 5/5