Brugervejledning. Quantum View Manage

Transkript

1 Brugervejledning TM Quantum View Manage 2014 United Parcel Service of America, Inc. UPS, UPS s varemærke og den brune farve er varemærker tilhørende United Parcel Service of America, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. da_dk

2 Indholdsfortegnelse Quantum View Manage brugervejledning Oversigt....1 Udgående....4 Indgående...6 Tredjepart....8 Kombineret Import Datointerval Filtre Tilføj/fjern felter Søg Gem og planlæg tilpassede visninger Meldinger Administration Teknisk support i

3 Oversigt Quantum View TM er en serviceportefølje, der har til formål at give øget overblik over dine varers bevægelse. Overblik kan hjælpe dig til at opnå bedre resultater for stort set alle funktioner i virksomheden kundeservice, salg, tilgodehavender, lagerstyring og meget mere. Quantum View TM Manage Quantum View Manage er et gratis webbaseret program, der giver en eller flere brugere i din organisation mulighed for hurtigt og nemt at overvåge status for alle jeres UPS forsendelser fra enhver computer, der er koblet til internet. Quantum View Manage kan konfigureres til at vise jeres udgående, indgående og/eller tredjeparts UPS forsendelser. Dette omfatter både indenlandske og international forsendelser, som benytter UPS pakketjenester såvel som fragt til lands, til vands og i luften. Quantum View Data Quantum View Data er ideel for virksomheder, der ønsker at benytte oplysninger fra UPS i deres egne programmer og databaser. Oplysninger om jeres udgående, indgående og/eller tredjeparts forsendelser er tilgængelige i datafiler med formaterne CSV, flad fil og XML, så de er nemme at integrere i jeres egne systemer. Quantum View Notify Quantum View Notify leverer vigtige forsendelsesstatusoplysninger vedrørende pakke- og fragtforsendelser. Uanset om det er dig selv eller dine kunder du ønsker at holde underrettet, gør meldinger via (eller SMS hvor muligt) det nemt at vide hvornår varer afsendes og leveres, eller endda hvis der opstår en hændelse undervejs. System Requirements Quantum View Manage fungerer fuldstændig via din webbrowser, så det behøver ingen internetforbindelse. Adobe Flash Player version 10.2 eller nyere skal være installeret på din computer; det kan fås gratis på På Microsoft Windows operativsystemer understøtter UPS browserne Firefox, Chrome og Internet Explorer. På Apple operativsystemer understøtter vi browserne Firefox, Chrome og Safari. Andre browsere og platforme understøttes ikke officielt. Log på Efter tilmelding modtager du to separate s fra UPS. Den ene indeholder dit bruger-id til Quantum View Manage og den anden giver dig et midlertidigt kodeord. Besøg ups.com og klik Log på øverst på siden. Brugere som logger ind ved hjælp af et midlertidigt kodeord, skal oprette et nyt kodeord. Hvis du glemmer dit bruger-id eller dit kodeord, kan du klikke på Jeg har glemt mit bruger-id eller min adgangskode på siden Log på. Bemærk: Der skelnes mellem store og små bogstaver i bruger-id er og kodeord. Tre mislykkede forsøg på at logge på vil medføre, at dit ID spærres i 30 minutter. Microsoft og Windows er enten registrerede varemærker eller varemærker tilhørende Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Apple er et varemærke tilhørende Apple Inc., registreret i USA og andre lande. 1

4 Oversigt (forts.) Navigation Klik på Quantum View Manage i menuen Sporing på ups.com. Programmet viser en oversigt over dine forsendelser, organiseret i op til fem forskellige faner: Udgående, Indgående, Tredjepart, Kombineret og Import. Vælg en passende fane, baseret på den type forsendelse du ønsker at overvåge. For at benytte en bestemt fane skal du være tildelt en eller flere rettigheder. En rettighed er et kontonummer eller et modtagelsessted, som du er bemyndiget til at tilgå i Quantum View Manage. For at få tildelt privilegier, skal du kontakte din virksomheds Quantum View-administrator. 2

5 Oversigt (forts.) Indstillinger Indstillinger sparer tid ved at gøre det muligt for dig at definere hvordan du ønsker at dine forsendelsesoplysninger skal vises. Klik på knappen Indstillinger for at administrere dine indstillinger. Standardfane: Du kan tilmeldes til at bruge op til fem faner. Du kan vælge en af dem som den fane du ønsker at få vist først, hver gang du logger på. Standardvisning: Du kan have flere forskellige visninger inden for hver enkelt fane. Du kan vælge en af dem som den visning, du ønsker at få vist først, hver gang du åbner denne fane. Eller vælg Min visning fra sidst for at åbne visningen, sådan som den var sidste gang du benyttede Quantum View Manage. Antal dage tilgængelige for visning: Vælg den tidsperiode der skal benyttes som standard-datointerval for hver enkelt fane. Standardtidszone: Vælg den tidszone, hvor du som regel bruger Quantum View Manage. Vis vægt i: Brugere som er tilmeldt fanen Indgående kan vælge om deres Oversigt over indgående forsendelser skal vise vægten af de forventede leverancer i pund eller kilogram. 3

6 Udgående Fanen Udgående viser en oversigt over pakke- og fragtforsendelser som din virksomhed har afsendt. Din oversigt omfatter forsendelser for alle de UPS-konti, som du har fået rettigheder til i Quantum View Manage. Andre personer i din virksomhed har muligvis rettigheder til andre konti, og har derfor en oversigt som ser anderledes ud end din. Skemaet Oversigt over udgående forsendelser grupperer dine forsendelser i en separat række for hver UPS-konto, som er blevet tildelt dig. Disse konti kan omfatte sekscifrede pakkekonti, otte-cifrede landfragtkonti og ni-cifrede luft- og søfragtkonti, alt efter hvilke typer af UPS-tjenester din virksomhed benytter, og de specifikke konti, der er blevet tildelt dig af din Quantum View-administrator. Når det er relevant, viser oversigten dit konto-kaldenavn i stedet for selve kontonummeret. Skemaet Oversigt over udgående forsendelser grupperer dine forsendelser i en separat kolonne, baseret på den aktuelle status for hver enkelt forsendelse. Manifest Forsendelsesoplysninger (manifest) er blevet sendt til UPS af afsenderen, men forsendelsen er endnu ikke blevet modtaget af UPS-netværket. I Transit Forsendelser, som for øjeblikket befinder sig i UPS-netværket og er på vej til deres endelige destination, uden kendte fejl som ikke allerede er rettet. Ved at blive leveret Forsendelser, som er i den afsluttende fase af leveringen på den endelige destination, som regel på indeværende eller næste arbejdsdag. 4

7 Udgående (forts.) Klar til afhentning Forsendelser, der er blevet leveret til et UPS Access Point -sted og er tilgængelige for afhentning af modtageren. Fejl Forsendelser, for hvilke der er registreret en fejl, som endnu ikke er blevet rettet. Leveret Forsendelser, som er blevet afleveret til modtageren på den endelige destination. Annulleret Forsendelser, som er blevet annulleret af afsenderen, efter at manifest-oplysningerne blev sendt til UPS. Listen Forsendelsesoplysninger er placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Vælg et trackingnummer fra listen for at se flere oplysninger om en bestemt forsendelse. Du kan også sende oplysninger om op til tyve af disse forsendelser via ved at klikke på knappen . Eller du kan downloade hele listen ved at klikke på knappen Download som CSV-fil. Quantum View Manage byder på talrige værktøjer, som giver dig mulighed for at tilpasse din forsendelsesoversigt, så den kun viser de forsendelser som er vigtige for dig. Du kan endda oprette (og derefter gemme) flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Se disse afsnit i denne brugervejledning for oplysninger om disse værktøjer: 1 Datointerval 2 Filtre 3 Tilføj/fjern felter 4 Søg 5 Gem og planlæg tilpassede visninger 6 Meldinger

8 Indgående Fanen Indgående viser en oversigt over pakke- og fragtforsendelser som din virksomhed er modtager af. Din oversigt omfatter forsendelser for alle de UPS-lokaliteter, som du har fået rettigheder til i Quantum View Manage. Andre personer i din virksomhed har muligvis rettigheder til andre lokaliteter, og har derfor en oversigt som ser anderledes ud end din. Skemaet Oversigt over indgående forsendelser grupperer dine forsendelser i en separat række for hver UPS-lokation, som er blevet tildelt dig. Disse lokationer kan omfatte modtagelsesadresser og/eller sted-id er, som er knyttet til forsendelser af små pakker, otte-cifrede landfragtkonti og ni-cifrede luft- og søfragtkonti, alt efter hvilke typer af UPSforsendelser din virksomhed modtager, og de specifikke lokaliteter, der er blevet tildelt dig af din Quantum View-administrator. Når det er relevant, viser oversigten lokalitetens kaldenavn i stedet for selve kontonummeret. Skemaet Oversigt over indgående forsendelser grupperer dine forsendelser i en separat kolonne, baseret på den planlagte leveringsdato for hver enkelt forsendelse. Alle forsendelser, for hvilke der ikke er planlagt nogen leveringsdato, er samlet i en kolonne i højre side af skemaet. 6

9 Indgående (forts.) Listen Forsendelsesoplysninger er placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Vælg et trackingnummer fra listen for at se flere oplysninger om en bestemt forsendelse. Du kan også sende oplysninger om op til 20 af disse forsendelser via ved at klikke på knappen . Eller du kan downloade hele listen ved at klikke på knappen Download som CSV-fil. Quantum View Manage byder på talrige værktøjer, som giver dig mulighed for at tilpasse din forsendelsesoversigt, så den kun viser de forsendelser som er vigtige for dig. Du kan endda oprette (og derefter gemme) flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Se disse afsnit i denne brugervejledning for oplysninger om disse værktøjer: Datointerval 2 Filtre 3 Tilføj/fjern felter 4 Søg 5 Gem og planlæg tilpassede visninger 6 Meldinger 7

10 Tredjepart Fanen Tredjepart giver en oversigt over pakke- og fragtforsendelser, som er blevet afsendt af en tredjepart på vegne af din virksomhed (som regel er du blot den der betaler). Din oversigt omfatter forsendelser for alle de UPS-konti, som du har fået rettigheder til i Quantum View Manage. Andre personer i din virksomhed har muligvis rettigheder til andre konti, og har derfor en oversigt som ser anderledes ud end din. Skemaet Oversigt over tredjepartsforsendelser grupperer dine forsendelser i en separat række for hver UPS-konto, som er blevet tildelt dig. Disse konti kan omfatte sekscifrede pakkekonti, otte-cifrede landfragtkonti og ni-cifrede luft- og søfragtkonti, alt efter hvilke typer af UPS-tjenester din virksomhed benytter, og de specifikke konti, der er blevet tildelt dig af din Quantum View-administrator. Når det er relevant, viser oversigten dit konto-kaldenavn i stedet for selve kontonummeret. Skemaet Oversigt over udgående forsendelser grupperer dine forsendelser i en separat kolonne, baseret på den aktuelle status for hver enkelt forsendelse. Manifest Forsendelsesoplysninger (manifest) er blevet sendt til UPS af afsenderen, men forsendelsen er endnu ikke blevet modtaget af UPS-netværket. I Transit Forsendelser, som for øjeblikket befinder sig i UPS-netværket og er på vej til deres endelige destination, uden kendte fejl som ikke allerede er rettet. Ved at blive leveret Forsendelser, som er i den afsluttende fase af leveringen på den endelige destination, som regel på indeværende eller næste arbejdsdag. 8

11 Tredjepart (forts.) Klar til afhentning Forsendelser, der er blevet leveret til et UPS Access Point -sted og er tilgængelige for afhentning af modtageren. Fejl Forsendelser, for hvilke der er registreret en fejl, som endnu ikke er blevet rettet. Leveret Forsendelser, som er blevet afleveret til modtageren på den endelige destination. Annulleret Forsendelser, som er blevet annulleret af afsenderen, efter at manifest-oplysningerne blev sendt til UPS Listen Forsendelsesoplysninger er placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Vælg et trackingnummer fra listen for at se flere oplysninger om en bestemt forsendelse. Du kan også sende oplysninger om op til tyve af disse forsendelser via ved at klikke på knappen . Eller du kan downloade hele listen ved at klikke på knappen Download som CSV-fil. Quantum View Manage byder på talrige værktøjer, som giver dig mulighed for at tilpasse din forsendelsesoversigt, så den kun viser de forsendelser som er vigtige for dig. Du kan endda oprette (og derefter gemme) flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Se disse afsnit i denne brugervejledning for oplysninger om disse værktøjer: 1 Datointerval 2 Filtre 3 Tilføj/fjern felter 4 Søg 5 Gem og planlæg tilpassede visninger 6 Meldinger 9

12 Kombineret Fanen Kombineret viser simpelthen en kombination af de forsendelser som vises i fanerne Udgående, Indgående og Tredjepart. Den indeholder en liste, som kombinerer alle forsendelser, som er tilgængelige i disse andre faner. Andre personer i din virksomhed har muligvis rettigheder til andre konti og lokaliteter, og har derfor en oversigt som ser anderledes ud end din. Oversigten viser hvor mange Udgående, Indgående og Tredjeparts forsendelser der aktuelt vises i fanen Kombineret. Hvis antallet overstiger det som Quantum View Manage maksimalt kan vise, skal du bruge datointerval og filtre til at indsnævre fokus, så der vises færre forsendelser. Listen Forsendelsesoplysninger er placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Vælg et trackingnummer fra listen for at se flere oplysninger om en bestemt forsendelse. Du kan også sende oplysninger om op til tyve af disse forsendelser via ved at klikke på knappen . Eller du kan downloade hele listen ved at klikke på knappen Download som CSV-fil. Quantum View Manage byder på talrige værktøjer, som giver dig mulighed for at tilpasse din forsendelsesoversigt, så den kun viser de forsendelser som er vigtige for dig. Du kan endda oprette (og derefter gemme) flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Se disse afsnit i denne brugervejledning for oplysninger om disse værktøjer: 1 Datointerval 2 Filtre 3 Tilføj/fjern felter 4 Søg 5 Gem og planlæg tilpassede visninger 6 Meldinger

13 Import Fanen Import viser en oversigt over toldklareringer, der er blevet indgivet af UPS Fortoldning for pakkeforsendelser, som dit firma har importeret. Din oversigt omfatter oplysninger for alle de UPS importør-konti, som du har fået rettigheder til i Quantum View Manage. Andre personer i din virksomhed har muligvis rettigheder til andre konti, og har derfor en oversigt som ser anderledes ud end din. Skemaet Importpakker grupperer dine poster i en separat række for hver UPS importør-konto, som er blevet tildelt dig. Når det er relevant, viser oversigten dit kontokaldenavn i stedet for selve kontonummeret. Derefter giver skemaet for hver enkelt konto en oversigt over antallet af forsendelser (toldklareringer der er blevet indgivet) inden for det angivne datointerval og de anslåede importafgifter i forbindelse med disse forsendelser. Bemærk: Alle de afgifter der vises i fanen Import er anslåede beløb, som er baseret på toldindførselsoplysninger, der er blevet indgivet for forsendelserne. De endelige afgifter kan ses på fakturaen fra UPS. Importland: Hvis du har fået tildelt rettigheder til at se oplysninger om din virksomheds import til mere end et land, kan du vælge et land med denne menu. Listen Forsendelsesoplysninger er placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Vælg et trackingnummer fra listen for at se flere oplysninger om en bestemt forsendelse. Du kan også sende oplysninger om op til tyve af disse forsendelser via ved at klikke på knappen . Eller du kan downloade hele listen ved at klikke på knappen Download som CSV-fil. Klik på knappen Download billeder for at downloade billeder af de dokumenter der hører til forsendelserne i listen. Hvis dokumenternes størrelse overstiger det som Quantum View Manage maksimalt kan downloade, skal du bruge datointerval og filtre til at indsnævre fokus, så der vises færre forsendelser. Eftersom fanen Import er har til formål at hjælpe dig med at gennemgå din virksomheds toldklareringer, giver den produktoplysninger, som ikke findes i de andre faner: Fakturaoplysninger* Produktoplysninger og værdi taget fra den handelsfaktura, som er blevet afleveret til UPS. Vareoplysninger* Produktklassificering, værdi, skatter og afgifter, som UPS har angivet til toldmyndighederne. *Hvis du vælger at bruge Quantum View Manage til at sende faktura- eller handelsoplysninger via , vil følsomme oplysninger om jeres produkter, deriblandt deres værdi, også blive sendt. 11

14 Import (forts.) Quantum View Manage byder på talrige værktøjer, som giver dig mulighed for at tilpasse din forsendelsesoversigt, så den kun viser de forsendelser som er vigtige for dig. Du kan endda oprette (og derefter gemme) flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Se disse afsnit i denne brugervejledning for oplysninger om disse værktøjer: 1 Datointerval 2 Filtre 3 Tilføj/fjern felter 4 Søg 5 Gem og planlæg tilpassede visninger 6 Meldinger Import Ressourcer Fanen Import giver adgang til yderligere værktøjer, som understøtter jeres virksomheds program for overholdelse af importreglerne. Klik på knappen Import Ressourcer for at få adgang til følgende værktøjer (hvorvidt de enkelte værktøjer er tilgængelige, afhænger af hvilket land der importeres til): Få billeder på kontoniveau Download billeder af dokumenter på kontoniveau, som er knyttet til en UPS importørkonto, som du i Quantum View Manage er blevet tildelt rettigheder til. Dokumenter på kontoniveau er ikke knyttet til nogen specifik importforsendelse, de er knyttet til alle kontoens importer. 12

15 Import (forts.) Anmod om CD-ROM Anmod om en CD-ROM med billeder af alle handels- og tolddokumenter, som er knyttet til en UPS importørkonto, som du i Quantum View Manage er blevet tildelt rettigheder til. Husk venligst følgende oplysninger, som vedrører alle anmodninger: Der vil muligvis blive opkrævet et gebyr for hver disk, for at dække udgifter til behandling og forsendelse af diskene. Du kan anmode om diske for importer for de sidste fem år (60 måneder). Den tid det tager at behandle og levere diskene, kan variere alt hvilket datointerval din anmodning omfatter og antallet af billeder, som er knyttet til disse importer. For at beskytte din sikkerhed krypteres alle diske. En brugerkode og et kodeord, som er knyttet til den krypterede disk, skal benyttes for at kunne åbne diskens indhold (billederne af dokumenterne). Når din anmodning er blevet behandlet, sendes brugerkoden og kodeordet via til den adresse du angiver i din anmodning. Diskene kan ikke åbnes med dit Quantum View Manage bruger-id og kodeord kun den brugerkode og det kodeord, som er knyttet til den krypterede disk, kan give adgang. Hvis du ikke kan finde brugerkoden og kodeordet til disken, kan du kontakte Quantum View kundesupport ved at sende en til den adresse som står på disken og nævne det Anmodningsnummer som også står trykt på disken. Upload produktkatalog Du kan uploade et produktkatalog, for at hjælpe UPS til at klassificere dine importerede varer korrekt. Husk venligst følgende oplysninger, som vedrører alle uploads: Sørg for at kontaktoplysningerne på upload-formularen er korrekte. UPS Fortoldning kontakter dig, hvis der er problemer med det uploadede produktkatalog. Sørg for at angive de korrekte UPS importør-konti, som skal knyttes til produktkataloget. Hvis du vælger en konto, som ikke har med kataloget at gøre, kan det føre til fejl i klassificeringen. Kontakt til fortoldning Med Quantum View Manage er det nemt og hurtigt at sende en fax eller til fortoldningsafdelingen hos UPS. Brug dette værktøj til at sende oplysninger direkte til afdelingen via , eller til at printe en faxforside. Det er muligvis nødvendigt med en fax, hvis du har dokumentation, som skal sendes sammen med din meddelelse. Bemærk: Hvis du har brug for at kontakte UPS Fortoldning om en specifik importforsendelse, er det som regel bedst at finde forsendelsen i din oversigt, og derefter vælge dens trackingnummer for at se siden Forsendelsesoplysninger. Valgmuligheden til fortoldning, som er placeret øverst på denne side, sender en til UPS Fortoldning og knytter automatisk din til den relevante forsendelse. 13

16 Datointerval Forsendelsesoversigten i din visning omfatter kun forsendelser med det datointerval, som du har specificeret. Du kan indtaste en startdato og en slutdato manuelt, eller du kan klikke på kalenderikonet for at vælge datoer fra kalenderen. Husk venligst følgende oplysninger, som vedrører datointervaller: Du kan vælge et datointerval på op til 45 dage. I fanerne Udgående, Indgående, Tredjepart og Kombineret kan du vælge mellem to typer dato, enten Manifest-dato (den dato, hvor oplysninger om forsendelsen oprindeligt blev sendt til UPS) eller Planlagt leveringsdato. I fanen Import kan du vælge mellem Toldklareringsdato, Posteringsindgangsdato, Eksportdato, Endelig indleveringsdato, Importdato og Forsendelsesdato. Oplysninger om forsendelser af pakker, undtagen for returpakker, gemmes i 45 dage i Quantum View Manage efter datoen for manifestet. Oplysninger om returpakker og fragtforsendelser, gemmes i 120 dage i Quantum View Manage efter datoen for manifestet. Toldindførselsoplysninger (kun tilgængelige i fanen Import) gemmes i 365 dage i Quantum View Manage efter importdatoen. Når en forsendelse er ældre en de dataopbevaringsperioder der nævnes ovenfor, vil den ikke længere blive medtaget i din oversigt, heller ikke selv om du har valgt et datointerval der omfatter datoer, som ligger længere tilbage i tiden. Du kan vælge et standard-datointerval for hver fane med knappen Indstillinger. 14

17 Filtre Filtre er en effektiv metode til at spare tid, fordi de hjælper dig til hurtigt at indsnævre en oversigt over mange forsendelser, så den kun viser de forsendelser som du specifikt ønsker at se. Filtre bruges til at udelukke alle forsendelser fra din oversigt, undtagen dem som har karakteristika eller attributter der passer til de filtre du vælger. Hvis du for eksempel ønsker at se om din virksomhed for nyligt har sendt pakker, som er ved at blive sendt retur, fordi de blev afvist af modtageren, kan du bruge et filter til at udelukke alle forsendelser, undtagen dem som er ved at blive returneret. En metode til at filtrere din visning, er at klikke på et hyperlink i skemaet med oversigten. Hvis din oversigt for eksempel omfatter flere forskellige UPS-konti, vil du ved at klikke på en af dem hurtigt filtrere visningen, så den udelukker alle forsendelser, undtagen dem som er knyttet til den valgte konto. En anden måde man kan filtrere sin visning på, er ved at klikke på knappen Anvend filtre og derefter vælge en eller flere værdier fra listen over filtre. For at redigere eller fjerne filtre, kan du klikke på knappen Anvend filtre for at foretage forandringer eller klikke på Ryd alle filtre for at fjerne dem alle sammen. 15

18 Tilføj/fjern felter I hver enkelt Quantum View Manage fane er Forsendelsesoplysninger placeret direkte under oversigten og giver yderligere oplysninger om hver enkelt af de forsendelser, som vises i din oversigt. Disse oplysninger vises i et skema, som nemt kan downloades i CSV-format, så de kan bruges i et regneark eller en database. De felter (dataelementer) som indeholdes i dette skemas kolonner kan redigeres alt efter dine ønsker, ved at du klikker på linket Tilføj/fjern felter. Der vises en dialog med en liste over tilgængelige felter og felter, som for øjeblikket vises. Du kan simpelt hen bruge knapperne pil til højre og venstre (eller trække og slippe med musen) for at flytte felter frem og tilbage mellem disse to lister. Du kan også bruge pil op og ned (eller trække og slippe med musen) for at ændre den rækkefølge, som felterne vises i. Bemærk: I fanen Import har du også adgang til faktura- og vareoplysninger. For at vælge disse felter, skal du benytte menuen Vis felter til at vælge den type af datafelter der skal vises i listen Tilgængelige felter. Vær opmærksom på at faktura- og vareoplysninger kan resultere i flere rækker for den samme forsendelse i listen Forsendelsesoplysninger, fordi dem samme forsendelse kan omfatte flere fakturaog/eller vareoptegnelser. 16

19 Søg Brug søgefeltet til at udelukke alle forsendelser fra oversigten, undtagen dem som har en værdi der svarer til søgeteksten. Du kan indtaste en meget specifik søgetekst, såsom et sporingsnummer, for at finde en eller meget få forsendelser. Eller du kan indtaste en mindre specifik søgetekst, såsom navnet på en by, for at finde frem til en stor gruppe forsendelser, som har noget til fælles. Efterhånden som du taster bogstaver ind i søgefeltet, finder Quantum View Manage dynamisk frem til forsendelser som passer til din søgetekst og udelukker dem der ikke gør det. Som standard vælger Quantum View Manage at Søge i alle felter efter værdier der passer. For eksempel Hvis du indtaster comp, vil Quantum View Manage søge i alle felter i listen Forsendelsesoplysninger efter værdier som indeholder bogstaverne comp, såsom Company i feltet Modtagerens navn eller Compton i feltet Modtagerens by. Når du fortsætter med at skrive bogstavet a, bliver listen over matchende forsendelser mindre, eftersom forsendelser der sendes til Compton udelukkes (kun forsendelser der matcher værdien compa bliver stående på listen). Hvis du foretrækker ikke at gennemsøge alle felter, som for øjeblikket er valgt i listen Forsendelsesoplysninger, kan du vælge et specifikt felt ved hjælp af menuen. Bemærk: Når din oversigt omfatter mange forsendelser, vises den i tilstanden Høj volumen. Du kan stadig foretage søgninger i tilstanden Høj volumen, men funktionen er ikke længere dynamisk (den vil ikke finde søgeresultater mens du taster) og den understøtter ikke søgning i alle felter på samme tid. I tilstanden Høj volumen skal du vælge et specifikt felt, der skal søges i, og du skal klikke på søgeknappen for at starte søgningen. 17

20 Gem og planlæg tilpassede visninger A Funktionerne Datointerval, Filtre, Tilføj/fjern felter og Søg giver dig mulighed for at tilpasse visningen af din oversigt, så den fokuserer på de specifikke forsendelser du ønsker at se. Når du gemmer tilpassede visninger, kan du på et øjeblik hente dem frem igen, når som helst du behøver det. Du kan endda oprette og gemme flere forskellige tilpassede visninger, som hver især er fokuseret på en særlig del af dine samlede forsendelser. Når du har tilpasset en visning efter dine ønsker, kan du klikke på knappen Gem tilpasset visning A i det øverste venstre hjørne af fanen for at gemme dine tilpassede indstillinger. Du skal give den gemte visning et navn og et datointerval. Navn på tilpasset visning: Du kan indtaste et hvilken som helst navn, som vil hjælpe dig til at huske den type oplysninger, der medtages i den gemte visning. Generelt datointerval: Indstil automatisk datointervallet for den gemte visning til den valgte tidsperiode. Hvis du for eksempel vælger Sidste 7 dage, indlæses der forsendelser fra den forløbne uge, hver gang du indlæser den gemte visning. Præcist datointerval: Fasthold de samme kalenderdatoer i den gemte visning. Efterhånden som forsendelserne bliver ældre end den dataopbevaringsperiode, der er fastsat i Quantum View Manage, vil denne gemte visning med tiden reduceres til færre og færre forsendelser, indtil der ingen er tilbage. Bemærk: I fanen Indgående kan du også vælge om forsendelser uden en kendt planlagt leveringsdato skal medtages eller ej. 18

21 Gem og planlæg tilpassede visninger (forts.) Vælg en gemt tilpasset visning Når en tilpasset visning er blevet gemt, vil den blive placeret i listen Gemt tilpasset visning, som er placeret i fanens øverste venstre hjørne. Datointervallet, filtre, valgte felter med Forsendelsesoplysninger og søgekriterier indlæses og der vises en ny oversigt over forsendelser, som matcher disse indstillinger. Oplysninger vises i oversigtsskemaet og den tilsvarende forsendelsesliste vil blive opdateret med de mest aktuelle oplysninger hver gang den gemte tilpassede visning indlæses. Rediger en gemt tilpasset visning Du kan til enhver tid redigere de indstillinger, som er knyttet til en gemt tilpasset visning. For at gøre det, skal du blot vælge visningen fra menuen gemt tilpasset visning. Når visningen er indlæst, kan du foretage alle de ændringer i indstillingerne som du ønsker (datointerval, filtre, valgte felter med Forsendelsesoplysninger, søgekriterier) og klikke på knappen Gem tilpasset visning. For at erstatte de tidligere gemte indstillinger med de redigerede indstillinger, kan du gemme uden at ændre navnet. For at bevare de tidligere gemte indstillinger uændrede og oprette en ny tilpasset visning med de redigerede indstillinger, skal du blot indtaste et nyt navn. Slet en gemt tilpasset visning For at slette en gemt tilpasset visning, skal du vælge visningen fra menuen Gemt tilpasset visning og derefter klikke på knappen Slet denne visning, som er placeret umiddelbart til højre for menuen. 19

22 Gem og planlæg tilpassede visninger (forts.) Planlæg en rapport med tilpasset visning Planlægning af en gemt tilpasset visning som en rapport er en nem metode til at modtage oplysninger om forsendelserne i den pågældende visning i et format, som er nemt at integrere i et regneark, en database eller et andet program. En rapport med tilpasset visning består af en med et link; ens modtager kan klikke på linket for at downloade listen Forsendelsesoplysninger for den gemte visning. Listen er gemt i et format med kommaseparerede værdier (CSV) og omfatter kolonner for hvert af de datafelter som er valgt for den gemte visning. Bemærk: Oplysningerne i rapporten er aktuelle på det tidspunkt hvor rapporten udarbejdes og en sendes. Oplysningerne opdateres ikke på det tidspunkt hvor rapporten downloades. For at planlægge en rapport med tilpasset visning på det tidspunkt hvor du oprindeligt gemmer visningen, skal du blot trykke på knappen Gem & Planlæg en rapport i stedet for knappen Gem. Eller du kan, hvis du allerede har gemt den tilpassede visning og ønsker at planlægge den, vælge visningen fra menuen Gemt tilpasset visning og derefter klikke på knappen Planlæg en rapport over listen Forsendelsesoplysninger. Du kan planlægge at rapporten skal udarbejdes dagligt, hver uge eller hver måned. Eller du kan vælge Ingen gentagelse for at udarbejde rapporten med det samme og kun én gang. For at redigere planen, skal du vælge den tilpassede visning fra menuen Gemt tilpasset visning og klikke på knappen Rediger en rapport. Du kan ændre hyppigheden, varigheden, modtageren af en og den personlige meddelelse. Du kan deaktivere rapporten ved at fjerne markeringen i boksen Kør tilbagevendende rapport (marker boksen igen for at reaktivere rapporten). 20

23 Meldinger Meldinger hjælper dig til at holde dig selv og andre underrettet om vigtige hændelser og fejl i forbindelse med dine forsendelser. For at komme i gang, skal du klikke på knappen Meldinger, som er placeret i øverste højre hjørne af alle Quantum View Manage faner. Tilføj nye meldinger For at tilføje en ny melding, skal du vælge en Meldingstype og derefter klikke på knappen Tilføj ny. Alt efter din virksomheds indstillinger i Quantum View Manage og den fane du bruger, kan du vælge mellem følgende typer: Leveringsbekræftelse: Daglig liste pr. over alle dine forsendelser, som er blevet leveret i de sidste 24 timer. Eftersom den sendes en gang om dagen (i stedet for når der forekommer en hændelse) kan du vælge hvilket tidspunkt på dagen den skal sendes. Fejl: Der sendes en hver gang der opstår en hændelse i forbindelse med en forsendelse, som matcher de kriterier du har opstillet. Du kan specificere de typer af hændelser som er vigtige for dig. UPS fragtforsendelse: Du får tilsendt en når der opstår kritiske hændelser i forbindelse med dine luft- og søfragtsforsendelser. Forsendelse er registreret: Du får tilsendt en hver gang en importforsendelse registreres hos toldmyndighederne. Forsendelse er frigivet: Du får tilsendt en hver gang en importforsendelse frigives af toldmyndighederne. Toldklareringsfejl: Du får tilsendt en hver gang der i forbindelse med en importforsendelse opstår en fejl, som kan påvirke forsendelsens planlagte leveringsdato. Afklaring af toldklareringsfejl: Du får tilsendt en hver gang en toldklareringsfejl er blevet afklaret. Toldafgifter: Du får tilsendt en hver gang UPS fortoldning har planlagt betaling af toldafgifter for en af dine importforsendelser. Giv din nye melding et navn og vælg derefter UPS Services og UPS Konti for de forsendelser, for hvilke du ønsker at modtage meldinger. Indtast til slut -adresser på op til fem modtagere af meldinger. Klik på knappen Gem for at tilføje den nye melding. Du kan også redigere eller slette en melding. Du skal blot vælge Meldingstype, vælge Meldingsnavnet i listen og derefter klikke på Rediger eller Slet. 21