Selvbetjening og genbrug driver succesfuld digitalisering. v/ Betina Hagerup Direktør i Erhvervsstyrelsen

Transkript

1 Selvbetjening og genbrug driver succesfuld digitalisering v/ Betina Hagerup Direktør i Erhvervsstyrelsen

2 Emner 1) Kort om Erhvervsstyrelsen (ERST) og Moderniseringsprogrammet (MP) 2) De første resultater af digitaliseringen 3) Organisering og ledelse af MP mere end bare et ITprogram 4) Udbudsramme 5) Agil It-udvikling i ERST 6) Afrunding

3 1. Erhvervsstyrelsen og Moderniseringsprogrammet

4 Hovedopgaverne i Erhvervsstyrelsen Registrering af virksomheder og erhvervsservice Digitalisering af virksomhedernes kommunikation med det offentlige og distribution af data Erhvervsregulering og tilsyn Erhvervsudvikling og digital vækst Internationale forhold. NYT: Planlov og landdistrikter 4

5 Moderniseringsprogrammet kort fortalt Vision for programmet Vi er en effektiv og fleksibel serviceorienteret myndighed, der skaber enkelthed og merværdi for kunder og samfundet Registrering Analyse & Forbedring Distribution Enkelthed Relevans Sammenhæng Tryghed Kontrol & Tilsyn I alt hvad vi gør hele vejen for kunden

6 Fakta om Moderniseringsprogrammet 2009 Finansudvalgets tilslutning: start 2009 slut 2015 Anslået programudgifter i udviklingsperiodens 6 år er på ca. 210 mio. kr. (ekskl. drift og vedligehold mv.) Programperiodens samlede udgifter og besparelser måles over 14 år: samlede udgifter ca. 600 mio. kr. = nettogevinst > 160 mio.kr. I praksis gennemføres moderniseringen i en række indbyrdes afhængige projekter (mere end 30 projekter) Programmet blev revitaliseret april juni 2011.

7 It-udvikling i ERST en modenhedsrejse 2009: Moderniseringsprogrammet blev igangsat i en umoden it-udviklingsorganisation i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen 2015: Moderniseringsprogrammet slutter i en moden agil it-udviklingsorganisation i Erhvervsstyrelsen

8 2) De første resultater af digitaliseringen:

9 Kundeservicen forbedret og digitaliseringsgraden øget Fokus på brugervenlighed har øget selvbetjeningen og samtidig reduceret behovet for supportkald 0,5 0,3-40% Digitaliseringsgraden er bl.a. øget gennem forenkling af forretningsreglerne % Mål 2015

10 Større fleksibilitet og effektivitet Der er opnået en betydelig effektivisering af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid Antal minutter pr. registrering % Løsningernes brugervenlighed har reduceret den interne oplæringstid og øget medarbejdernes fleksibilitet Oplæringstid målt i måneder 5-90%

11 3. Organisering og ledelse af Moderniseringsprogrammet mere end et it-program

12

13 Organisering

14 Gradsvis implementering - mange mindre projekter fremfor et big bang

15 IT-arkitekturen i ERST

16 4. Udbud og agil udvikling

17 Hvorfor agil udvikling i ERST? Min. 15 udbud af It-løsninger m. Udvikling og implementering på 4 år Kvalitetsløsninger med høj brugervenlighed for slutbrugere Levering til tiden og budget Samarbejde med leverandører Kort proces fra idé til levering

18 Kontraktgrundlag I Rammekontrakt Større udviklingsopgaver (fastpris) - miniudbud Mindre udviklingsopgaver (fastpris) direkte tildeling Agil udvikling miniudbud Konsulentydelser direkte tildeling Vedligeholdelse miniudbud 5 faste leverandører Leverandøren har 3 uger til at afgive tilbud på miniudbud

19 Kontraktgrundlag II Udbudsprocessen Hurtig proces Behovsopgørelse Workshops Tæt samarbejde Valg af leverandør Realistiske tilbud Kriterier

20 5) Agil It-udvikling i ERST:

21 Opbygning af tillid og tæt samarbejde leverandøren

22 Inddragelse af organisationen i itprojekter og uddelegering af ansvar

23 Myter om agil udvikling

24 Praksis i ERST - styringsrammer Fast rapporteringssystem Standardiserede værktøjer

25 Fra agile novicer til front runners Læringsproces for alle: Fordele kan høstes fra 1. step Bred implementering: Agil erfaring medtages i tildelingskriterierne ved udbud Agile uddannelser og certificeringer af medarbejderne Agil Coaching for alle Krav om Agil erfaring til eksterne konsulenter på kundesiden

26 Kontinuerlig læringsproces og opgør med en nul-fejl-kultur

27 Afrunding The program s success is twofold; digitizing public sector processes whilst creating a digital business development capability which challenges conventional limitations typically observed in the public sector McKinsey, August 2015 Digital business development at Erhvervsstyrelsen