Vagtplanlægning i Fødevarestyrelsens Kødkontrol - møde om erfaringer med vagtplanlægning i statslige institutioner 3/ v/sektionsleder Mette

Transkript

1 Vagtplanlægning i Fødevarestyrelsens Kødkontrol - møde om erfaringer med vagtplanlægning i statslige institutioner 3/ v/sektionsleder Mette Skriver, kødkontrolchef Olaf Bennetzen og sekretariatschef Finn L. Hansen

2 Ledelsesstruktur i Kødkontrollen Direktør for Kødkontrollen Sekretariat Kødkontrolchef Kødkontrolchef Kødkontrolchef Kødkontrolchef 3 afdelingsdyrlæger 6 veterinærkontroller 4 afdelingsdyrlæger 10 veterinærkontroller 5 afdelingsdyrlæger 7 veterinærkontroller 3 afdelingsdyrlæger 5 veterinærkontroller Kontrol på knap 90 små slagtehuse. Få fastansatte og flest honorarlønnede dyrlæger 2

3 Udgangspunktet Beslutning om at anskaffe fælles vagtplanlægningssystem Sikre at vagtplanlægning foregår på en ensartet og gennemsigtig måde på alle arbejdspladser i Kødkontrollen Effektivisering af ressourceplanlægningen med en højere grad af automatisering Medføre en optimeret ressourceanvendelse af dyrlæger og tilsynsteknikere 3

4 Forudsætninger for at realisere de forretningsmæssige mål Ledelsen Effektiv og sparsommelig vagtplanlægning ITsystemet Organisationen 4

5 Om Kødkontrollens planlægningssystem Formål: At optimere anvendelsen af ressourcer og derigennem reducere omkostningerne samtidigt med at medarbejdertilfredshed tilgodeses. Både fordele og ulemper Erfaringer fra implementering 5

6 Erfaringer fra IT-projektet Vigtigt med klarhed om, hvilken proces systemet skal understøtte også i detaljen Stil specifikke/målbare krav til performance og funktionalitet i kravsspecifikation Rådighed over IT-tekniske kompetencer i hele processen Projektledelse såvel IT-teknisk som organisationsmæssigt Inddrag superbrugere - styret Trinvis udrulning fungerede fint vær opmærksom på tiden Afvejning af forbedringsønsker undervejs sammenholdt med funktionalitet i kravsspec Indhent erfaringer fra andre offentlige IT-projekter (fx praktiske råd/checkliste med erfaringer fra statslige IT-projekter og Moderniseringsstyrelsen) Kultur i Kødkontrollen 6

7 Nyt paradigme for bemandingsplanlægning Paradigmet består af: Et sæt fælles spilleregler/klare mål Klare standarder / god arbejdsgiveradfærd Tydelig ledelsesmæssig forankring Professionalisering af arbejdet En vejledning - værktøj til de administrative medarbejdere og ledelsen Budskaber fra ledelsen Forudsætningen for vagtplanlægning er, at Kødkontrollen skal være til stede, når et slagteri slagter. Medarbejderen har som udgangspunkt ikke faste arbejdstider udover de rammer der fremgår af ansættelsesbrevet eller senere varslede ændringer. Alle særlige hensyn/vilkår vil blive genvurderet. Fremadrettet færre hensyn. Stillingtagen fremover pba en økonomisk vurdering og en lokal ledelsesvurdering Paradigmet medfører ændringer for ledere, medarbejdere og administrative medarbejdere. Nogle af ændringerne vil være forringelser i forhold til medarbejdernes nuværende forhold. For ledere og administrative medarbejdere betyder ændringerne nye roller eller ny adfærd. 7

8 Implementering i organisationen - procesplan Møde med 3 faglige organisationer Orientering om paradigmeskift/vejledning og proces med færre hensyn. Formål er at give organisationer information og sikre, at evt. tvister håndteres proaktivt. Tilbagemelding indenfor 14 dage Fælles ledersamling Nu, og vi gør det sammen SU-møde Orientering om paradigmeskift og proces med færre hensyn etc Tilbagemeldinger fra organisationerne Gode råd fra SU til implementering? Møde med TR ere Orientering om paradigmeskift, vejledning og proces med færre hensyn. Gode råd modtages Opbakning og hjælp til at formidle en vis tålmodighed i implementeringsfasen. Ikke alt bliver som det plejer. Information til medarbejderne på arbejdspladserne 8

9 Krav til ledelsen Forankring i hele ledelsen Kraftig ledelsesstøtte til mellemlederne ved gentagne møder Tag mellemlederne med på råd i projekteringsfasen Langvarig og gentagen holdningsbearbejdelse af medarbejderne God kommunikationsplan, hvorfor gør vi det, SU, orientering i ledelsesinfo, møder med tillidsrepræsentanter, lokale møder on place IT læringsmøder for mellemledere og sekretærer 9

10 De vigtigste erfaringer Ingen pakkeløsning kræver ledelsesfokus og kræfter, energi, vilje IT-værktøjet ikke målet i sig selv men et redskab til at opnå målene Forankring på alle ledelsesniveauer afgørende for ejerskab Tydelig og holdningsbearbejdende ledelse / hvad vil vi, hvorfor, hvad betyder det IT-projekt forstås og tilrettelægges som en gennemgribende forandring i organisationen Arbejd målrettet med den organisatoriske modenhed (gør projektets målsætninger kendte og accepterede i alle dele af organisationen ellers risiko fo usikkerhed eller direkte modvilje i organisationen) Central styring, holde momentum og sekretariatsmæssig støtte/support lokalt Rette kompetencer til projektstyring (såvel IT-mæssigt som organisationsmæssigt)

11 Kontakt: Sekretariatschef Finn Louring Hansen Fødevarestyrelsen, Kødkontrolsekretariatet, Sønderskovvej 5, 8520 Lystrup Tlf.nr