Digitale forandringer: Ledelse og strategi Erfaringer og anbefalinger / Signe Grauslund og Pernille Uhrenholdt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Københavns Kommune September 2018
Program 1. Velkommen 2. 1½ år efter go live hvad var strategien og hvor står vi nu? 3. Erfaringer ift. læring og organisation 4. Erfaringer ift. Ledelse (overvejelser, prioriteringer og beslutninger) 5. Refleksion, dialog og spørgsmål
1½ år efter go live Mange forandringer stort behov for fortsat fokus - EOJ - FSIII - Mobility Fortsat fokus på ledelse og læring lang vej til den egentlige forandring Tekniske fejl og udfordringer fylder Mange ændringer - ny release hver 6. uge det er ny hverdag 3
Refleksionsspørgsmål Hvad er udfordringerne hos jer? Hvad er I optaget af ift. ledelse, implementering og læring? 4
HVAD - FOREGÅR - DER - HER?! Forandringsledelse: - Ingen mening - ingen motivation - Forkert styring udhuler motivationen Faglig ledelse: - Finder sted tæt på de ansatte - Ledelse der forener delegering og nærhed Ledelse er SVÆR, men VIGTIG 5
Forandringsforståelse og -strategi Ensartet dokumentation Større mobilitet Genbrug af data Borgerinddragelse EOJ FSIII Ændret praksis pga. øget mobilitet DRIVERE INDHOLD OG OMFANG Mange faggrupper og enhedstyper Mange brugere og stor geografisk spredning Forskelle i kompetencer og undervisningsbehov KONTEKST PROCESSER OG GREB Forandringsledelse Læringsorganisation Decentral fastholdelsesorganisation EOJ og FSIII tænkes sammen 6
EOJ Læringsorganisationen Samspil ml. de 3 kompetencer: - IT/teknologi - Faglighed - Organisation Centralforvaltning - Læringsstab Udarbejder læringsmaterialer Trinvis opbygning af viden og anvendelse via læringspakker Stort behov for differentieret læring enhed, funktion og medarbejderniveau LOK - implementeringsteams Understøtter læringen på enhederne Læringsteams på enhedsniveau Står for de konkrete læringsaktiviteter 7
Strategiske pejlemærker At der skabes ejerskab i alle ledelseslag og bredt i organisationen - ift. forandringen, læringen og den nye praksis, som systemet indebærer. At den nødvendige viden ift. at kunne få hjælp til at anvende systemet skal være tilgængelig tæt på brugerne. Praksisnær læring. At den nødvendige differentiering sker med udgangspunkt i enhedernes viden om egen organisation, kultur, brugergrupper og kompetencer osv. 8
ERFARINGER - LÆRING OG ORGANISATION 9
Udfordringerne: Volumen + forandringer Massive mængder information om nye arbejdsgange og ændringer i samme ny viden og forståelse skal omsættes til læring og ændret praksis Systemændringer både opdateringer, patches og opsætning. Dette fordrer også læring og ændret praksis Forståelse af systemlogik, deling af data og ny dokumentationspraksis der er dele af de nye forståelser og praksisser, der er svære at knække koden på behov for det lange seje træk For ledere og medarbejderne er det blot én af mange samtidige forandringer/opgaver/komplekse nyheder i en drift, der egentlig bare gerne vil passe borgerne 10
det simple det komplekse Differentierede læringsbehov Løbende systemændringer det nye, der skal læres: Her skal modtagerne i princippet igennem alle trin vurdering syntese analyse anvendelse forståelse viden Implementering i bund: Her er organisationen forskellige steder på læringstrappen og skal videre derfra 11
Det er lykkedes at Sikre samspil mellem det ledelsesmæssige, organisatoriske, sundhedsfaglige og It-mæssige Sikre ejerskab, viden og gejst decentralt Her er vi ikke i mål Behov for yderligere kompetencer i læringsorganisationen: Hvordan styrke deviceansvarlige, FSIII videnspersoner og andre i læringsteamet? Fortsat formidling via læringspakker men behov for bedre materialer, forudsigeligt flow og fortsat fokus og understøttelse i den decentrale læring Ad hoc kommunikation i store mængder udfordrer driften 12
Implementering/fastholdelse Arbejdsgange: - Validering af arbejdsgange - Ny hjælp til anvendelse - Justeringer pga. ændringer Opdateringer: - Nye funktionaliteter - Onboarding nye målgrupper Implementering i bund: - Data - Opsamling på udeståender ift. læring og anvendelse Undervisning til læringsteams og bredere målgrupper Fortsat stort behov for fleksibel læring LEDELSE Data og viden om anvendelse/ samarbejde på tværs 13
ERFARINGER - LEDELSE 14
Forandringen - fra snitflader til samarbejdsrum Taler vi om snitflader og dem/os eller om samarbejdsrum og vi? Hvordan skaber vi en fælles kurs? Samarbejdsrum lægger op til handlinger, hvor der etableres fælles mål, gensidig respekt, en fællesmængde af viden samt problemløsende kommunikation 15
Ledelsesgrebene Tydelighed om hvorfor nyt it system og Fælles Sprog Der skal skabes ejerskab til forandringen Aktiviteterne skal have energi Tydeligt billede af ønsket effekt Walk the talk 16
Ledelse greb og fokuspunkter Fokus: Forbedring eller udvikling Fortløbende evalueringer Ejerskab til implementeringsorganisationen så der sikres fokus på opgaven på enheden Lederdialog som en måde at sikre fremdrift og håndtere usikkerheder, spørgsmål og udfordringer Tydelige ledelsesopgaver så de bliver løst, og der sikres ejerskab Ressourcer og overblik - som forudsætninger Hvordan sikre commitment? Håndtere et kontinuum af forstyrrelser Lederne er også en sammensat gruppe her skal der også differentieres 17
Den forsatte ledelsesopgave Fremme innovation Validere og udbrede god praksis og opfindsomme arbejdsgange og anvendelser. Datadrevet arbejde med kvalitet. Hindre skred Opdage og korrigere skred = ikke korrekt anvendelse. Fokus på ensartet praksis. Ledelsesopgaven er kompleks! Stort behov for fortsat fokus på opfølgning, organisering og læring! 18
SPØRGSMÅL OG KOMMENTARER 19
Refleksionsøvelse: Hvordan når vi brugerne? til inspiration 1. Der er udviklet ny funktionalitet. Hvordan får alle relevante medarbejdere viden om, hvad det kan, og hvordan det anvendes? 2. Medarbejderne er utilfredse med en del af Itunderstøttelsen. Hvordan arbejder vi med at forstå, hvad der er reaktion på forandring, viden om system, arbejdsgange og organisering, og hvad der skal blive ændringsønsker? 3. Det viser sig, at der er store forskelle i, hvordan der bliver arbejdet i systemet på tværs af enhederne. Hvordan sikrer vi videndeling og fokus på god og mindre god praksis? 20