AALBORG KOMMUNE Entreprenør Hattemagervej 22 9000 Aalborg VINTERTJENESTE AALBORG KOMMUNE 2018 2021 TRAKTORENTREPRISER Bestemmelser om Udbud og Tilbud BUT Version 1.0 Maj 2018
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 2 AF 13 INDHOLD BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD... 3 1 ALMENT... 3 2 Orientering... 3 2.1 Generelt... 3 2.2 Forventet tidsplan... 5 3 Udbud... 5 3.1 Udbudsform... 5 3.2 Kontraktform... 5 3.3 Udbudsmateriale... 5 3.4 Bedømmelsens faser... 6 3.5 Betingelser for deltagelse... 6 3.5.1 Generelt... 6 3.5.2 Mindstekrav til de bydende... 6 3.5.3 Tilbud afgivet af konsortier... 8 3.6 Tildeling... 8 3.6.1 Generelt... 8 3.6.2 Tildelingsmodel... 8 3.7 Kontrolbud og andre særlige forhold... 9 3.8 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv.... 9 4 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 10 4.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 10 4.2 Orienterings- og spørgemøde... 10 5 Tilbud... 11 5.1 Alternative tilbud... 11 5.2 Tilbud på flere kontrakter... 11 5.3 Forbehold... 11 5.4 Aflevering og åbning af tilbuddet... 11 5.5 Vedståelse af tilbud... 12 6 Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 12 7 Tilbudslistens opbygning... 13
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 3 AF 13 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1 ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte ydelse, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af aftale, hvorefter BUT bortfalder. I det efterfølgende er dels anført kontrakt, dels entreprise eller Rammeaftale. Der indgås en Rammeaftale med den/de vindende tilbudsgivere. Paradigme for Rammeaftale er en del af udbudsgrundlaget. Aalborg Kommune er vejmyndighed. Entrepriserne administreres og styres af Entreprenørenheden, Hattemagervej 22, 9000 Aalborg. 2 ORIENTERING 2.1 GENERELT Disse opgaver benævnt Vintertjenste omfatter tjenesteydelserne udførelse af glatførebekæmpelse og snerydning med traktorer på veje, stier og fortove m.v. i Aalborg Kommune for perioden 2018 2021 med mulighed for forlængelse i 1 år. I det følgende nævnes ordregiver og Aalborg Kommune som udbyder, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås aftale med, benævnes tilbudsgiver, entreprenør eller virksomhed. Opgaverne omfatter i hovedtræk: 41 entrepriser om glatførebekæmpelse og snerydning Det fulde omfang af entrepriserne herunder tidsfrister fremgår af Vilkår for arbejdets udførelse (VILKÅR), Instruks for arbejdets udførelse (INSTRUKS), paradigme for Rammeaftale, Bilag 1, Entrepriseoversigter og Bilag 2, Entreprisekort. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle entrepriser, idet de tilhørende tilbudslister skal anvendes, se endvidere afsnit 3.2 og afsnit 5.2.
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 4 AF 13 Ordregiver leverer salt og stiller for visse entrepriser, sneplove og spredere til rådighed af forskellige fabrikater og typer samt udstyr til GPS-registrering. Nærmere oplysninger herom fremgår af TBL. Tilbudsgiver skal selv stille med traktor og på visse entrepriser selv stille med spreder og sneplov og kost. Krav til traktorer og udstyr fremgår af TBL og Vilkår for traktorentrepriser pkt. 3.6 og 3.7. Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: Entrepriser Antal udkald til glatførebekæmpelse (saltning) Timer til snerydning og samtidig saltning Veje og pladser, serviceklasse III ( Stor traktor, 125 250 hk.) Veje, land, serviceklasse IV ( Stor traktor, 125 250 hk.) Stier, serviceklasse II ( Mellemstor traktor, 50 100 hk.) Stier og fortove, serviceklasse II ( Mini traktor/redskabsbærer, 30 80 hk.) 18 25 Disse entrepriser udkaldes kun ved ekstremt vejrlig 16 50 16 50 På entrepiserne: Stier og fortove, serviceklasse II, kan der forekomme håndarbejde. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tider af døgnet. Udkald til glatførebekæmpelse og snerydning finder fortrinsvis sted uden for normal arbejdstid. Ordregiver er: Aalborg Kommune Entreprenør By- og Landskabsforvaltningen Hattemagervej 22 9000 Aalborg
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 5 AF 13 2.2 FORVENTET TIDSPLAN Udbuddet foretages efter følgende forventede tidsplan (hovedpunkter): 25. april EU bekendtgørelse afsendes 22. maj Orienterings- og spørgemøde kl. 09.00 23. maj Spørgefrist kl. 10.00 25. maj Svarfrist. 1. juni Tilbudsfrist kl. 10.00. 2. - 8. juni Tilbudsevaluering 9. - 26. juni Indhentning af dokumentation 27. juni Offentliggørelse af resultat af udbuddet 11. juli Stand still perioden udløber og indgåelse af kontakter igangsættes. Uge 42 Beredskabsperiode for vintersæsonen 2018/2019 starter. 3 UDBUD 3.1 UDBUDSFORM Opgaverne udbydes som offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Samtidig med disse opgaver udbydes glatførebekæmpelse og snerydning med lastbiler på veje m.v. 3.2 KONTRAKTFORM Opgaverne udbydes som rammeaftaler, med tildeling af én rammeaftale pr. vindende entreprenør. Opgaven er opdelt i entrepriser som fremgår af TBL. (Fanen: Oversigt ) 3.3 UDBUDSMATERIALE Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT Paradigme for Rammeaftale
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 6 AF 13 Vintertjenste med traktor: Vilkår og Instruks Tilbudslister (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD: xml-fil Udbudsbekendtgørelse. Bilag A, Vejledning i udfyldning af ESPD Bilag B, Erklæring om solidarisk hæftelse og prokura Bilag C, Vinterman Chauffør App Bilag D, Om serviceattest fra Erhvervsstyrelsen Bilag 1, Entrepriseoversigter Bilag 2, Entreprisekort 3.4 BEDØMMELSENS FASER Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en tilbudsvurdering, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. Der sker en bedømmelse iht. Tildelingsmodel, som nærmere beskrevet afsnit 3.6. 3.5 BETINGELSER FOR DELTAGELSE 3.5.1 Generelt Den tilbudsgiver, med hvem ordregiveren agter at indgå aftale, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. Udbudslovens 135, stk. 1-3, samt 137, stk. 1, nr. 2. Dokumentationen skal opfylde kravene i udbudslovens 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underentreprenører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav. Hvis tilbudsgiver er et konsortium skal serviceattest forlægges fra hver af konsortiets deltagere. 3.5.2 Mindstekrav til de bydende Vedrørende kriterier for udvælgelse henvises til udbudsbekendtgørelsen, pkt. III.1). Tilbudsgiver skal opfylde og dokumentere følgende kvalifikationskrav, som en betingelse for at tilbudsgivers tilbud vil blive taget i betragtning:
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 7 AF 13 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal i første omgang ved sin udfyldelse af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) give oplysning om sin formåen i forhold til de stillede krav. Det vil som udgangspunkt kun være den/de vindende tilbudsgivere, der inden den endelige tildeling skal fremsende dokumentation for, at kravene er opfyldt. Ordregiver kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. Mindstekrav: Positiv besvarelse af udelukkelsesgrundene: A: Grunde vedrørende straffedomme B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet Den tilbudsgiver, med hvem ordregiveren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation i.h.t. Udbudslovens 153. Se evt. Bilag D, om indhentning af serviceattest. Serviceattest skal foreligge senest 18 dage efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i Udbudslovens 135, stk. 1-2. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underentreprenører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav. Hvis tilbudsgiver er et konsortium kan serviceattest forlanges fra hver af konsortiets deltagere. Tilbudsgiver skal have haft en gennemsnitlig årsomsætning i de seneste 3 år eller i den periode virksomheden har eksisteret, mindst svarende til den samlede tilbudssum på den/de entrepriser, tilbudsgiver byder på. Dokumentation skal oplyses i ESPD, Del IV, punkt B.
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 8 AF 13 Teknisk og faglig kapacitet Mindstekrav: Tilbudsgiver skal dokumentere materiellets egnethed til den tilbudte opgave. Specifikke krav til materiellet fremgår af TBL. Oplysningerne gives på TBL: ENTREPRENØRENS OPLYSNINGER for hvert materiel. Tilbudsgiver skal selv varetage hovedopgaven. Der tillades underentreprenør på 2. plov. Eventuelle underentreprenører skal opfylde udbudsgrundlagets krav, og skal godkendes af ordregiver, senest ved kontrakttildeling. Øvrige krav fremgår af udbudsbetingelsernes Vilkår. 3.5.3 Tilbud afgivet af konsortier Tilbud afgivet af en sammenslutning (konsortium eller joint venture) skal vedlægges en erklæring om, at sammenslutningens parter i tilfælde af kontrakttildeling hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse, og udpeger en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens parter kan indgå aftaler om kontrakten. Erklæringen kan afgives ved udfyldelse af Bilag B. 3.6 TILDELING Der kan tilbydes den samme Stor traktor, 125 250 hk., til snerydning med 2. plov på lastbilentrepriser og til glatførebekæmpelse og snerydning på traktorentrepriser. Antallet af traktorer der tilbydes skal oplyses på TBL. Tildelingsrækkefølgen er som anført nedenstående. 3.6.1 Generelt Tildelingskriteriet for rammeaftalerne/entrepriserne er pris. Tildelingen af entrepriserne sker i nedenstående rækkefælge. 3.6.2 Tildelingsmodel Der kan ikke kan tilbydes rabat ved overdragelse af flere entrepriser. Idet der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til, sker tildelingen af entrepriserne i følgende rækkefølge:
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 9 AF 13 1. Lastbilentrepriser 2. Traktorentrepriser Tildeling af traktorentrepriserne sker i den følgende rækkefølge: 1. Veje og pladser, serviceklasse III ( Stor traktor, 125 250 hk.) 2. Veje, land, serviceklasse IV ( Stor traktor, 125 250 hk.) 3. Stier, serviceklasse II ( Mellemstor traktor, 50 100 hk) 4. Stier og fortove, serviceklasse II ( Mini traktor/redskabsbærer, 30 80 hk.) Entrepriser/Ruter med kun et tilbud: Hvis der kun er et bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser først, under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Såfremt der er mere end 1 rute med kun 1 tilbud, tildeles ruten med lavest entreprise nummer først. Entrepriser/Ruter med flere tilbud: Entrepriserne tildeles efterfølgende i den rækkefølge, hvor prisforskellen mellem lavest bud og næstlaveste bud er størst, igen under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Resultat af tildelingen: Ved ovennævnte metode vælges den kombination, der samlet set giver den laveste pris sum for alle entrepriserne med hensyntagen til den tilbudte kapacitet og den nævnte tildelingsrækkefølge. 3.7 KONTROLBUD OG ANDRE SÆRLIGE FORHOLD Ordregiveren afgiver ikke kontrolbud. Entrepriserne omfatter ikke virksomhedsoverdragelse. 3.8 OPLYSNINGER OM SKATTER, MILJØBESKYTTELSE, ARBEJDSMILJØ MV. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse www.skat.dk www.mst.dk www.at.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 10 AF 13 4 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Aalborg Kommune. Det skal tydeligt fremgå, hvor i udbudsgrundlaget, der rettes spørgsmål til, f.eks. VILKÅR afsnit 2.1.1. Seneste frist for modtagelse af spørgsmål er den 23. maj 2018 kl. 10.00. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest den 25. maj 2018. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til Aalborg Kommune, kontaktperson Karina Nissen på e-mail adressen: Karina.Nissen@aalborg.dk Ordregiveren vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse: Meddelelser, offentliggjort på: https://www.aalborg.dk/business/leverandoerer/leverandoer-til-aalborg-kommune senest den 25. maj 2018.. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Ordregiveren forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil den 25. maj 2018. Supplerende meddelelser offentliggøres på ordregiveren eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Det påhviler tilbudsgiver selv at holde sig orienteret om supplerende meddelelser på ovennævnte side. 4.2 ORIENTERINGS- OG SPØRGEMØDE Ordregiveren afholder orienteringsmøde som følger: Torsdag den 22. maj 2018 kl. 9.00 Stigsborg Brygge 5, 9400 Nørresundby Lokale 157
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 11 AF 13 5 TILBUD 5.1 ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud på entrepriserne. 5.2 TILBUD PÅ FLERE KONTRAKTER Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle entrepriser, idet de tilhørende tilbudslister skal anvendes. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere entrepriser end der er kapacitet til, skal der på tilbudslisten (TBL side 2, Fanen: Oplysninger ) anføre hvor mange køretøjer der maksimalt er til rådighed. 5.3 FORBEHOLD Tilbud, der indeholder forbehold vedrørende grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil ikke indgå i evalueringen af tilbud og vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige. 5.4 AFLEVERING OG ÅBNING AF TILBUDDET Tilbud skal afleveres i lukket kuvert påklistret Rød kuvert, der forefindes sammen med udbudsgrundlaget, mærket "Vintertjenste Aalborg Kommune 2018-2021. Tilbud afleveres i et eksemplar i papirform, eller: Tilbud afleveres i elektronisk form på USB-stik eller lignende eller sendes pr. e- mail til: karina.nissen@aalborg.dk Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos: Aalborg Kommune Entreprenør Hattemagervej 22 9000 Aalborg
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 12 AF 13 Senest 1. juni 2018, kl.10.00 Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Det bemærkes at kontoret er åbent: Mandag og tirsdag kl. 08.00 15.00 Onsdag fredag kl. 08.00 14.00 er er ikke adgang for de bydende til at overvære åbning af tilbuddene. 5.5 VEDSTÅELSE AF TILBUD Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i min. 90 kalenderdage fra tilbudsfristen. 6 DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: a) Tilbud ved underskrevet tilbudsliste (TBL) for de entrepriser der afgives tilbud på, og udfyldt i sin helhed. b) Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) xml-fil til elektronisk udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Konkurrence og Forbrugerstyrelsens Vejledning kan ses her: ESPD Sådan virker det. Se evt. også vedlagte Bilag A, hvor aktuelle dele fra den komplette vejledning er beskrevet/illustreret. Aalborg kommune ser gerne, at pdf-filen også vedlægges tilbuddet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. c) Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge max. 6 mdr. gammel serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. Udbudslovens 151, stk. 1. Serviceattest skal ellers foreligge senest 18 dage efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i Udbudslovens 135, stk. 1-2. d) Hvis der afgives tilbud af en sammenslutning: Erklæring om solidarisk
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT - Traktorer SIDE 13 AF 13 hæftelse og prokura i form af udfyldt og underskrevet formular, Bilag B, eller tilsvarende, jf. pkt. 3.5.3 7 TILBUDSLISTENS OPBYGNING Tilbudslisten forefindes både i Excel-format og i pdf-format. Ved anvendelse af Excel-filen skal tilbudsgiver være opmærksom på, at den består af flere faneblade (ark). Tilbudslisten består af følgende faneblade/ark: Side 1: Forside Side 2: Oplysninger : o Afkrydsningsfelter til bekræftelse af modtagne supplerende Meddelelser (rettelsesblade o.l.) o Oplysninger om entreprenøren o Afkrydsningsfelter for vedlagte dokumenter o Oplysninger om hvor mange traktorer der stilles til rådighed til de forskellige opgaver. o Underskrift Side 3: Oversigt, hvor tilbudssummen for den enkelte entreprise/rute skal overføres til. Entreprise/Rute for traktorer Her fremgår specifikationerne for den enkelte entreprise/rute samt oplysninger om ordregivers materiel og specielle krav til entreprenørens materiel.