GOD MODTAGELSE AF NYE KOLLEGAER - Koncept for modtagelse af nye ledere og medarbejdere
2 - God modtagelse af nye kollegaer Indhold Indledningen Principper for den gode modtagelse De tre programmer Kontrakt- og aftaleholdere Leder af ledere og leder af medarbejdere Medarbejder
3 - God modtagelse af nye kollegaer Indledning Kompetente ledere og medarbejdere er forudsætningen for, at vi kan løse vores kerneopgave på bedste vis. I personalepolitikken er der derfor strategisk fokus på professionel rekruttering. Professionel rekruttering indebærer at den samlede proces, fra stillingsopslag til at den nyansatte er godt modtaget og fuldt integreret i organisationen, opleves: Professionel Støttende Motiverende Meningsfuld Enhver nyansat skal føle sig velkommen fra første arbejdsdag og bydes indenfor, så han eller hun hurtigt bliver fortrolig med sin nye arbejdsplads. Det indebærer, at nyansatte tilbydes et forløb, hvor vi gør vores bedste for at klæde den nye medarbejder eller leder godt på. Fra Personalepolitikken Modtagelse af nye kollegaer i Skanderborg Kommune dækker den proces, hvorigennem nyansatte tilegner sig den nødvendige viden, færdigheder og adfærd for at blive effektive organisatoriske medlemmer. I processen indgår også dannelsen af relationer til ledere, kollegaer og samarbejdspartnere. Modtagelsen forløber fra der er indgået en aftale om ansættelse, gennem den første introduktion og til afslutningen af det første år af ansættelsen. Rekruttering, ansættelse og modtagelse er alle vigtige ledelsesopgaver, som i Skanderborg Kommune understøttes både digitalt og fagligt. På medarbejderportalen findes vejledningsmateriale omkring rekruttering, ansættelse og modtagelse, samt relevante skabeloner og materialer. Her finder du også kontaktoplysninger i HR, hvor der altid er hjælp at hente. I 2019 vil konceptet for god modtagelse af nye kollegaer blive indarbejdet i vores e-rekrutteringskoncept, således at hele forløbet fra rekruttering, ansættelse og modtagelse administrativt håndteres gennem ét system.
4 - God modtagelse af nye kollegaer Principper for den gode modtagelse Den nye medarbejder skal først og fremmest føle sig budt varmt og godt velkommen i sit nye job. Derudover skal den nye medarbejder: Opleve, at der er styr på både det administrative og praktiske i forbindelse med ansættelse og modtagelse Være sikker på, at der altid er hjælp og støtte at hente Finde det nemt, at navigere i organisationen, skabe relationer og blive en del af fællesskabet Erfare, at hans eller hendes kompetencer og potentiale bliver set og løbende udfoldet gennem passende opgaver og udfordringera Nemt kunne finde relevante informationer og instruktioner, når der er brug for dem i opgaveløsningen Have plads til at undre sig og stille spørgsmål Opleve interesse for sine perspektiver og idéer Møde fortællinger, der giver indsigt i hvilke værdier, kultur og strategier der kendetegner arbejdspladsen Føle sig velkommen i både det store og lille fællesskab De tre programmer I Skanderborg Kommune har vi designet tre programmer for det gode modtagelsesforløb, rettet mod henholdsvis: Kontrakt- og aftaleholdere Ledere af ledere/ledere af medarbejdere Medarbejdere Programmerne er tilrettelagt med afsæt i principperne for den gode modtagelse. Programmerne kan selvfølgelig tilpasses efter behov og lokale forhold. Det er desuden muligt at tilrettelægge et kortere introduktionsprogram for vikarer, frivillige og praktikanter med udgangspunkt i programmet for medarbejdere. De tre modtagelsesprogrammer er alle inddelt i 6 kronologiske faser, der beskriver hvad der med fordel kan foregå og tages hånd om inden for tidsperioden.
5 - God modtagelse af nye kollegaer Før start dag uge måned 3. mdr år Kontrakt- og aftaleholdere Før opstart dag Den nye kontrakteller aftaleholder Modtager ansættelseskontrakt + introprogram + kontraktholderhåndbog + praktisk info om mødetid første dag, parkering, mentor mv. Bliver kontaktet af mentor (telefonisk eller mail) Bydes velkommen med blomster Bemærkninger Ansvarlig Opgaver Fagsekretariat Mentor Konstitueret leder, Souschef, mentor eller anden relevant person. Opret en i Decentral ansættelse Introprogram planlægges og fremsendes Skabelon velkomstmail og introprogram Ledelse og styring i Skanderborg Kommune samt Ledelsesgrundlaget fremsendes Afklar hvem der skal være mentor Bestil IT-udstyr, IT-adgange, telefon IT Bestil nøgle/nøglekort. For ansatte på fælleden foregår det her: Adgangskort Fælleden Bestil blomster/morgenkaffe første dag Kontakt den nye kontrakt- eller aftaleholder
6 - God modtagelse af nye kollegaer Møde med arbejdspladsen og personale Introduktion til arbejdspladsen og møde med personalet. Emner: Ansvarsområder og opgaver MED Konstitueret leder, Souschef, mentor eller anden relevant person. Udlevering af nøgle/nøglekort, telefon, PC mv. (Adgangskort til Fælleden fås ved fremmøde på pedelkontoret mellem 8.00-9.00, alle hverdage.) IT Økonomi og personaleadministration på arbejdspladsen Generelle forhold Arbejdspladsens kontrakt med direktionen mm. nyhedsbrev: Velkommen Videovelkomst Lisbeth Binderup IT-adgang Link til oversigt over relevante kontaktpersoner med billede og kontaktoplysninger (Min side på medarbejderportalen + oversigt over direktion, koncernledelse og kontraktholdere) Sendes automatisk til arbejdsmail ved IT-oprettelse vil det blive sendt som en del af velkomstmailen til e-boks ved ansættelse uge Introduktionsmøde med fagsekretariatet og fagchefen Introduktion til Skanderborg Kommune, herunder Fagsekretariatets aftale Fagchefen Skanderborgmodellen *i praksis Den overordnede organisering Forventninger til samarbejdet Arbejdspladsens kontrakt med direktionen mm. Introduktion til administrative systemer + medarbejderportalen Konstitueret leder, Souschef, mentor, administrativ medarbejder eller anden relevant person. Andet nyhedsbrev: Info om medarbejderportal (oprette profil) E-learning til relevante fagsystemer vil mail blive sendt til arbejdsmail efter den første uge med henvisning til info i systemet. Info om sundhedsordning, SKIF, Personaleforeningen, Kunstforening
7 - God modtagelse af nye kollegaer måned Møde med Kommunaldirektøren Kommunaldirektøren besøger kontraktholderen Fagsekretariatet Møde med områdets direktør en mødes med områdets direktør. Besøg i Økonomiinnovation- og IT stab en møder relevante ledere og medarbejdere fra staben. Der informeres om: Stabschef Økonomi, innovation og IT Regnskab IT Indkøb Ledelsesinformation Besøg i HR-staben en møder relevante ledere og medarbejdere fra staben HR-chefen Her informeres om: Personalepolitik Lønadministration Bæredygtig arbejdskultur, arbejdsmiljø og sikkerhed Sygefraværshåndtering Ansættelse og afsked Rekruttering Forsikring Møde med TR, AMR Orientering omkring MED, LMU, arbejdsmiljøarbejdet mv. Fagsekretariatet tre måneder Anden relevant stab eller fagområde Programmet fastsættes af pågældende stab eller fagområde. Relevante introkurser for nye ledere Fx Fælles-Intro for nye ledere Fagsekretariatet Link til kursustilmelding på medarbejderportalen Personalejura Budgetopfølgning mv. Det er muligt at følges med en administrativ medarbejder Opfølgningssamtale Status på ledelsesopgaven, trivsel, samarbejde og kontrakt Fagchefen år Evaluerings- og udviklingssamtale Koncept for LUS Fagchefen
8 - God modtagelse af nye kollegaer Før start dag uge måned 3. mdr år Leder af ledere og leder af medarbejdere Før opstart dag Den nye kontrakteller aftaleholder Modtager ansættelseskontrakt + introprogram + kontraktholderhåndbog + praktisk info om mødetid første dag, parkering, mentor mv. Bliver kontaktet af mentor (telefonisk eller mail) Bydes velkommen med blomster Bemærkninger Ansvarlig Opgaver Fagsekretariat Mentor leder samt mentor Opret lederen i Decentral ansættelse Introprogram planlægges og fremsendes Skabelon introprogram Ledelse og styring i Skanderborg Kommune samt ledelsesgrundlag fremsendes Afklar hvem der skal være mentor Bestil IT-udstyr, IT-adgange, telefon IT Bestil evt. nøgle/nøglekort Adgangskort Fælleden Bestil blomster/morgenkaffe første dag Kontakt den nye leder
9 - God modtagelse af nye kollegaer Møde med arbejdspladsen og personale Introduktion til arbejdspladsen og møde med personalet. Emner: Rundvisning Ansvarsområder og opgaver leder, administrativ medarbejder eller mentor Udlevering af nøgle/nøglekort, telefon, PC mv. (Adgangskort til Fælleden fås ved fremmøde på pedelkontoret mellem 8.00-9.00, alle hverdage.) MED IT Økonomi og personaleadministration på arbejdspladsen Generelle forhold uge nyhedsbrev: Velkommen Videovelkomst Lisbeth Binderup IT-adgang Link til oversigt over relevante kontaktpersoner med billede og kontaktoplysninger (Min side på medarbejderportalen + oversigt over direktion, koncernledelse og kontraktholdere) Sendes automatisk til Skanderborgmail ved IT-oprettelse vil det blive sendt som en del af velkomstmailen til e-boks ved ansættelse Introduktion til administrative systemer + medarbejderportalen Administrativ medarbejder, lederkollega, mentor eller anden relevant person Andet nyhedsbrev: Info om medarbejderportal (oprette profil) Info om sundhedsordning, SKIF, Personaleforeningen, Kunstforening vil mail blive sendt til arbejdsmail efter den første uge med henvisning til info i systemet. måned Møde med lederkollegaer og/eller samarbejdspartnere leder Møde i TRIO Orientering omkring MED, LMU, arbejdsmiljøarbejdet mv. leder indkalder TR og AMR Info om TRIO. MED-aftale, kodeks for godt MED-samarbejde. tre måneder Besøg i fagsekretariatet leder
10 - God modtagelse af nye kollegaer Introkursus for nye ledere Opfølgningssamtale Stabenes FællesIntro for nye ledere: Intro for nye ledere Kommunaldirektør Lisbeth Binderup og HR-chef Runa Brøchner introducerer til ledelse og styring i Skanderborg Kommune mv. HR introducerer: Personalepolitik Lønadministration Arbejdsmiljø Rekruttering Leder- og medarbejderudvikling Personalejura Forsikring MED og TRIO Økonomi, innovation og IT introducerer til: Økonomistyring Indkøb og udbud IT og digitalisering Geodata og dataanalyse Ledelsesinformation Byråds- og direktionssekretariatet introducerer: kontraktprocessen, sbsys og sagsbehandling politisk betjening Det er muligt at følges med en administrativ medarbejder eller lederkollega Status på opgaver og trivsel Succeskriterier for første år Lederens undrehistorier leder leder Tredje nyhedsbrev: E-learning til relevante fagsystemer vil mail blive sendt til arbejdsmail med henvisning til relevant e-læring. år Evaluerings- og udviklingssamtale Koncept for LUS leder
11 - God modtagelse af nye kollegaer år 3. mdr måned uge dag Før start Medarbejder Før opstart dag Den nye kontrakteller aftaleholder Modtager ansættelseskontrakt + introprogram + kontraktholderhåndbog + praktisk info om mødetid første dag, parkering, mentor mv. Bliver kontaktet af mentor (telefonisk eller mail) Bydes velkommen med blomster Bemærkninger Ansvarlig Opgaver Nærmeste leder Mentor Nærmeste leder Mentor Opret medarbejderen i Decentral ansættelse Introprogram planlægges og fremsendes Skabelon velkomstmail og introprogram Afklar hvem der skal være mentor Bestil IT-udstyr, IT-adgange, telefon IT Bestil evt. nøgle/nøglekort Evt. Adgangskort Fælleden Bestil blomster/morgenkaffe første dag Kontakt evt. den nye medarbejder Morgenkaffe med kollegaer Introduktion til arbejdspladsen og møde med kollegaer. Emner: Rundvisning Nærmeste leder, administrativ medarbejder eller mentor Udlevering af nøgle/nøglekort, telefon, PC mv. Ansvarsområder og opgaver IT, hjælpemidler mv. Generelle forhold
12 - God modtagelse af nye kollegaer nyhedsbrev: Velkommen Videovelkomst Lisbeth Binderup IT-adgang Sendes automatisk til Skanderborgmail ved IT-oprettelse Alternativt print nyhedsbrev her Link til oversigt over relevante kontaktpersoner med billede og kontaktoplysninger (Min side på medarbejderportalen + oversigt over direktion, koncernledelse og kontraktholdere) uge Introduktionsmøde med nærmeste leder Introduktion til Skanderborg Kommune og arbejdspladsen, herunder Nærmeste leder Arbejdspladsens kerneopgave, værdier og kultur Ledelse Personalepolitik Den politiske styring Forventninger til samarbejdet Medarbejderprofilen (Relationen til borgere og til kollegaer) Introduktion til arbejdsopgaver, instruktion og sikkerhed (forflytningsvejledning mv., registrering) + beredskabsplan + administrative systemer + medarbejderportalen Leder, administrativ medarbejder, kollega, mentor, AMR eller anden relevant person vil der blive suppleret med e-læring Andet nyhedsbrev: Info om sundhedsordning, SKIF, Personaleforeningen, Kunstforening Info om medarbejderportal (oprette profil) vil mail blive sendt til arbejdsmail efter den første uge med henvisning til info i systemet. Alternativt print nyhedsbrev her måned Møde med kollegaer og/ eller samarbejdspartnere Nærmeste leder Orientering omkring MED, LMU, arbejdsmiljøarbejdet mv. Arbejdsmiljøleder, TR eller AMR Tredje nyhedsbrev: Intro for nye medarbejdere e-læring E-læring til relevante fagsystemer vil mail blive sendt til arbejdsmail efter den første uge med henvisning til relevant e-læring.
13 - God modtagelse af nye kollegaer tre måned Opfølgning AMR sikkerhed og instruktion samt tilsyn APV Indberettes i Safetynet Arbejdsmiljøleder Opfølgningssamtale Status på opgaver og trivsel Nærmeste leder Succeskriterier for første år drøftes Medarbejderens undrehistorier år Evaluerings- og udviklingssamtale Koncept fra MUS Opfølgning på succeskriterier fra 3 mdr. opfølgningssamtale Nærmeste leder