EMODE ABORATO LABORATORIEMODELLEN
I LABORATORIET I et laboratorium arbejdes der med at omsætte den gode idé til et konkret produkt, som kan implementeres eller afprøves i praksis. Laboratorier er særligt velegnede til fælles løsninger og samarbejde på tværs. Erfaringerne med laboratoriemodellen er gode. Resultaterne viser sig hurtigt. Energien er høj, og så giver et laboratorium mulighed for at eksperimentere i fællesskab og skabe relationer på tværs. Metodisk tager modellen afsæt i principperne for agil projektledelse, hvor forandringer skabes gennem korte, eksperimentelle projekter. Laboratoriemodellen kan benyttes til at gennemføre hele projekter eller dele af projekter, der ellers organiseres efter den traditionelle projektmodet. Har man en projektidé, der kan egne sig til at gennemføres efter laboratoriemodellen, kan man benytte opskriften på et laboratorium, der beskrives i det efterfølgende. 2
KRIDT BANEN AF Nedsæt en styregruppe for laboratoriet med repræsentanter på strategisk niveau fra alle involverede afdelinger og forvaltninger. Det overordnede emne for laboratoriet fastlægges af styregruppen. Rammerne for laboratoriet afklares, herunder: hvad er forventningerne til deltagerne i laboratoriet? hvad er forventningerne til resultaterne af laboratoriet? hvad er den økonomiske ramme for arbejdet i laboratoriet? hvad skal være de bærende principper for arbejdet i laboratoriet? Der udpeges en projektejer i laboratoriet. Projektejerens rolle er at støtte op om laboratoriet, sætte retningen for udviklingsarbejdet og deltage aktivt i udvalgte møder i laboratorieteamet. 3
SÆT HOLDET Nedsæt et laboratorieteam med 5-9 deltagere fra samtlige involverede afdelinger, så forskellige perspektiver bringes i spil i teamet. Laboratorieteamet leder sig selv og sit arbejde, men får støtte undervejs fra projektejeren fra styregruppen og en procesleder. Roller og ansvar Laboratorieteamets opgave er at udvikle fælles løsninger inden for et udvalgt område. Som deltager i et laboratorium skal man bringe sine idéer i spil og tage teten i forhold til at afprøve ideerne i praksis. PROCESLEDEREN Sørger for, at teamet har optimale arbejdsforhold. Erfaringen viser, at det giver det bedste resultat, hvis teamet på forhånd har booket ca. to hele dage om ugen, og at procesleder sørger for rammer til at teamet kan sidde sammen og arbejde. På arbejdsdagene vil teamet have mulighed for at arbejde intenst og løbende samle op og sparre i mindre grupper eller med hele teamet. På den måde kommer teamet hurtigt videre, hvis der er behov for straksafklaring - og man sikrer at teamet arbejder sammen i den samme og rigtige retning i fællesskab og enighed. 4
ROLLER I LABORATORIET LABORATORIETEAM: Udvikler og afprøver nye løsninger. PROJEKTEJER: Giver retning og støtter op om laboratoriet. PROCESLEDER: Faciliterer processen og hjælper med at fjerne eventuelle forhindringer for teamets arbejde. RGA O OR G ANISA ATION S O EN E L LA PROJEKTEJER STYREGRUPPE R BORA TEAM ATO T RIE PROCESLEDER MÅLGRUPPE Projektejeren er repræsentant for styregruppen og sætter retning for laboratoriet og hjælper med at fjerne eventuelle forhindringer for laboratoriet undervejs. Projektejeren spiller en vigtig rolle i forhold til at sætte scenen i laboratoriet, så det bliver legitimt for deltagerne at tænke i nye løsninger. Proceslederen faciliterer møderne i laboratorieteamet, sikrer dialog med projektejeren/styregruppen og hjælper teamet med at identificere og fjerne eventuelle forhindringer for deres arbejde undervejs. Overvej om der skal kobles andre ressourcepersoner til laboratorieteamet. Fx en dataansvarlig, som løbende kan sikre, at teamet får de data, som er nødvendige for udviklingsarbejdet i laboratoriet. 5
1. HVAD DRØMMER I OM? Hold et idémøde. Deltagere: Laboratorieteam, projektejer og procesleder Varighed: 2-4 timer. Formål: Formålet med mødet er at få afdækket deltagernes forslag og ideer til, hvad der kan arbejdes videre med inden for emnet for laboratoriet, og hvad potentialet er i at arbejde videre med idéerne. Proces Projektejer præsenterer rammerne for laboratoriet og baggrunden for det valgte emne for laboratoriet. Hvorfor har styregruppen peget på netop dette emne? Hvad vil styregruppen gerne opnå med at gennemføre et laboratorium på dette område? FÅ INPUT UDEFRA Idémødet kan med fordel suppleres med fx studietur, borgerinterviews eller besøg hos hinanden for at undersøge praksis på forskellige områder. Formålet er at give inspiration til fælles løsninger, som efterfølgende kan udvikles og konkretiseres i laboratoriet. Overvej om borgere eller andre nøglepersoner skal deltage i dele af idémødet. 6
Drømmerunde Hvad drømmer deltagerne i laboratorieteamet om inden for det valgte tema? Hvor er de vigtigste udviklingsområder og hvorfor? Hvis drømmen skal formuleres som et spørgsmål, hvordan ville det så lyde? Fælles drøftelse og konkretisering af idéer inden for laboratoriets emne. Relevante data inddrages efter behov. I forlængelse af idémødet prioriterer projektejeren de forskellige idéer og formulerer i samarbejde med proceslederen et inspirationsoplæg til laboratorieteamet med fokus på: hvilke udfordringer skal laboratoriet være et svar på? hvilke effekter vil vi opnå? mulige leverancer i laboratoriet? hvilke forventninger er der til processen i laboratoriet (fx borgerinddragelse)? 7
2. HVAD ER VIGTIGST PÅ 30 DAGE? Start laboratoriet op med en laboratoriedag Deltagere: Laboratorieteam, projektejer og procesleder. Varighed: Heldagsmøde. Formål: Endelig afgrænsning af opgaver for laboratoriet. Laboratorieteam og projektejer aftaler mål og konkrete leverancer for laboratoriet og planlægger forløbet. Proces Projektejeren præsenterer oplæg for laboratorieteamet. Oplægget drøftes og justeres eventuelt. Laboratorieteamet drøfter, hvilke leverancer de kan levere inden for de højest 30 dage, som er afsat til laboratoriet. For hvis vi kun har 30 dage hvad er så vigtigst? Hvor vil vi gøre en forskel? 8
Leverancer og forventninger til arbejdet i laboratoriet drøftes og aftales med projektejeren. Projektejeren forlader mødet, og laboratorieteamet arbejder videre i samarbejde med proceslederen med at planlægge arbejdet i laboratoriet. Hvordan vil teamet løse opgaven i laboratoriet? Hvem gør hvad, hvornår? Lav en fælles opgavetavle for laboratoriet. Forventninger til samarbejdet i teamet drøftes. Afsluttende tilstandsrapport: har I et fælles billede af den opgave, som skal løses i laboratoriet? er I stadig de rigtige personer i teamet? er der ressourcepersoner, som skal inddrages i den videre proces? 9
3. FØRSTE UDGAVE AF LEVERANCERNE UDVIKLES Deltagere: Laboratorieteam, procesleder og projektejer. Varighed: Højest 30 dage. Formål: Laboratorieteamet arbejder med de leverancer, som blev aftalt på laboratoriedagen. Laboratorieteamet mødes ca. 2 gange ugentligt. Proceslederen faciliterer møderne. Møderne indledes med en fælles opsamling og forventningsafstemning (max 10 minutter), hvor deltagerne skiftes til at fremlægge: hvad har jeg nået siden sidste opsamling? hvilke udfordringer er jeg stødt på? hvad skal jeg nå inden næste møde? Projektejeren deltager i så mange mødeopstarter som muligt og deltager herudover minimum 2 gange, hvor teamet præsenterer foreløbige idéer og leverancer, og projektejer har mulighed for at stille uddybende spørgsmål. 10
4. LEVERANCER PRÆSENTERES Hold et præsentationsmøde, hvor laboratorieteamet præsenterer deres leverancer. Mødet holdes senest 30 dage efter laboratoriedagen. Deltagere: Laboratorieteam, styregruppe, procesleder og andre relevante nøglepersoner i forhold til emnet for laboratoriet. Varighed: 2 timer. Formål: Præsentation af laboratorieteamets arbejde og feedback. Proces Laboratorieteamet præsenterer deres leverancer. Projektejeren kommenterer på leverancerne. Teamet får feedback fra de øvrige mødedeltagere. Viden deles på tværs. Perspektiverne i at afprøve leverancerne i praksis drøftes. På baggrund af præsentationsmødet beslutter styregruppen, om de udviklede leverancer skal afprøves, forfines eller forkastes. 11
5. HVAD HAR VI LÆRT? Hold et retrospektivt møde i forlængelse af præsentationsmødet, hvor proces og samarbejde i laboratoriet evalueres. Deltagere: Laboratorieteam, projektejer og procesleder. Varighed: 1-2 timer. Formål: At evaluere proces og samarbejde i laboratoriet og drage læring af det. Fokus er på at forbedre processen og få eventuelle problemer italesat. Proces Drøft i fællesskab: hvad gik godt i laboratoriet? hvorfor gik det godt? hvad gik mindre godt? hvad vil vi gøre anderledes næste gang? Lav liste over gode råd til det næste laboratorium. 12
NU ER I KLAR TIL AT UDVIKLE FLERE FÆLLES LØSNINGER 13