August 2017 Udgivelsesdato : 2. aug. 2017 Projekt : 2267 Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Twin Version : 1.0
Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING 2 1.1 Udbyder 2 1.2 Udbudsmaterialet 2 1.3 Tidsplan for udbuddet 3 1.4 Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 2.1 Tilkendegivelse 4 2.2 Besigtigelse 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 5 4 ØVRIGE FORHOLD 6 4.1 Flere i forening 6 4.2 Vedståelse 6 4.3 Alternative bud 6 4.4 Underentreprenører 6 4.5 Forbehold 6 4.6 Ingen forhandling 6 5 TILBUDDETS INDHOLD 7 6 VURDERING AF TILBUD 7 6.1 Egnethed 7 6.2 Tildeling 7 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING 7 7.1 Kontrahering 7
Side 2 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder afsætning af A2 og A4 træ i offentligt udbud i henhold Udbudsloven og Udbudsdirektivet 2014/24/EU af 26. feb. 2014. Udbuddet gennemføres som et udbud under tærskelværdierne, men med grænseoverskridende interesse, dvs. iht. afsnit IV i Udbudsloven. Udbuddet gennemføres med to delopgaver: Delopgave A A2 træ Delopgave B A4 træ Der kan afgives tilbud på én eller begge delopgaver. Begge delopgaver udbydes for hele 2018, dvs. fra 1. januar 2018 31. december 2018. For begge delopgaver er der mulighed for forlængelse i et vilkårligt antal måneder op til 12 måneder. Sønderborg Affald A/S giver besked om evt. forlængelse senest 15. november 2018. Tildelingskriteriet er laveste pris. 1.1 Udbyder Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Tlf.: 88 43 53 00 Kontaktperson i udbudsprocessen: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: 88 43 53 23 E-mail: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: (dette dokument) Ydelsesbeskrivelse Tilbudsliste Delopgave A, A2 træ (inkl. tro- og loveerklæring m.v.) Tilbudsliste Delopgave B, A4 træ (inkl. tro- og loveerklæring m.v.) Dertil kommer evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.
Side 3 1.3 Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse 2. august 2017 Offentliggørelse 16. august 2017 Vejledende frist for at stille spørgsmål 16. august 2017 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 23. august 2017 Frist for afgivelse af tilbud Uge 35, 2017 Uge 36, 2017 Forventet meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Affaldsbekendtgørelsen, BEK nr. 1309 fra den 18. december 2012. Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale inkl. tilbudsliste Eventuelle rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål
Side 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk, der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth E-mail: behs@sonfor.dk Den vejledende spørgefrist er onsdag den 16. august 2017. Spørgsmål, der fremsendes senest den 16. august 2017, vil blive besvaret senest den 16. august 2017. Spørgsmål der stilles efter den 16. august 2017 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive uploadet samme sted som udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 2.1 Tilkendegivelse Tilbudsgivere der tilkendegiver deres interesse for udbuddet ved at sende en mail til behs@sonfor.dk, vil blive orienteret pr. mail, når der er svar på stillede spørgsmål eller rettelser. Dette er alene et supplement til tilbudsgiverens generelle ansvar for, selv at holde sig orienteret om evt. svar på stillede spørgsmål eller ændringer m.v. i udbudsmaterialet. 2.2 Besigtigelse Eksisterende lager af A2 og A4 træ kan besigtiges på Skodsbøl Sorteringsanlæg efter forudgående aftale. Tilbudsgivere, der ønsker at besigtige træfraktionerne, kan kontakte driftsleder Thomas Wind kontaktes på tlf. 8843 5330 og aftale tidspunkt.
Side 5 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er onsdag den 23. august 2017, kl. 11.00. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Afsætning af A2 og A4 træ. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud Hvis tilbudsgiver ønsker kvittering på at have afleveret tilbud, kan der udleveres en kvittering. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Tilbudsgiverne har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene.
Side 6 4 ØVRIGE FORHOLD 4.1 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. 4.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 4.3 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 4.4 Underentreprenører Der må anvendes underentreprenører, f.eks. til modtageanlæg, transportører m.v. 4.5 Forbehold Udbyder har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold, uanset om de benævnes sådan eller ej. Udbyder er desuden forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer, samt forbehold der ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed af udbyder. Udbyder kan, som alternativ til afvisning af tilbuddet, vælge at prissætte eventuelle forbehold for ikke-grundlæggende elementer, hvis disse kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed. Tilbudsgiver opfordres derfor til at undgå forbehold, og i stedet afklare eventuelle usikkerheder inden afgivelse af tilbud ved at stille spørgsmål til udbyder. 4.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.
Side 7 5 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldte og underskrevet tilbudslister. Tilbudslisterne er udarbejdet i Excel-format, og med automatisk sammentælling ved oplysning af enhedspriser. Samtlige enhedspriser skal oplyses og priser være angivet i dkr. ekskl. moms. Tilbudslister skal herefter printes og underskrives. Oplysninger om modtageanlæg Adresse for modtageanlæg skal oplyses via tilbudslisten. Øvrige oplysninger om modtageanlægget kan være vedlagt som bilag. Tro- og loveerklæring Oplysning gives via tilbudslisten. 6 VURDERING AF TILBUD 6.1 Egnethed Udbyder gennemgår tilbuddet og vurderer om tilbudsgiver er egnet til at udføre den pågældende opgave og om tilbudsmaterialet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Udbyder er ikke forpligtet til at afvise ethvert tilbud, der mangler én eller flere oplysninger, som vist under tilbuddets indhold. Manglen eller manglerne kan være af en karakter, der gør at tilbuddet skal afvises eller kan foranledige, at der er behov for indhentning af supplerende oplysninger dog således at der fortsat er overholdelse af ligebehandlingsprincippet. 6.2 Tildeling Hver delopgave vurderes særskilt og hovedtilbudssummen i tilbudslisten vil danne baggrund for vurderingen. Tildelingskriteriet er laveste pris. 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Efter evalueringen får alle tilbudsgiverne samtidig underretning pr. e-mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S ønsker at indgå kontrakt med. Det forventes, at underretningen vil ske i uge 35, 2017. 7.1 Kontrahering Sønderborg Affald A/S forventer, at der kan indgås kontrakt mellem Sønderborg Affald A/S og den valgte tilbudsgiver i uge 35-36, 2017.