Hvorfor bruge tid på en business case, når gevinsterne alligevel ikke bliver realiseret? Martin J. Ernst Den 7. december 2017 Ledelse der styrker Slide 1
Hvad er en business case? At dokumentere berettigelsen af et projekt baseret på de estimerede omkostninger ved udvikling og implementering målt i forhold til forretningsudbytte samt besparelser. Den samlede virksomhedsændring skal overvejes, og den kan være langt mere omfattede en blot omkostningerne til projektudvikling. Business casen anvendes til at beskrive, hvor den forventede indsats og tid vil være omkostningerne værd. Styregruppen vil løbende overvågende projektets levedygtighed i forhold til Business casen. - PRINCE2 manualen (tidlig version)
Hvad er en solid business case? Business casen er solid, hvis forudsætningerne for både de gevinster, som man gerne vil have ud af projektet, og den indsats, som er nødvendig for at kunne realisere gevinsterne, er kendte, forudsigelige og accepteret af alle interessenterne. - Martin J. Ernst
Hvorfor bruge tid på en business case, når gevinsterne alligevel ikke bliver realiseret? Men er det et problem? Organisationen gør i dag, hvad den kan for at realisere gevinsterne fra business casen: Der er ikke tilstrækkelig fokus på gevinstrealisering i topledelsen: 2% 7% 23% 39% 29% Meget enig Enig Hverken eller Uenig Ved ikke 22% 10% 1% 15% Meget enig Enig Hverken eller 34% Uenig 18% Meget Uenig Ved ikke
Typiske fejl #1: Gevinsterne bliver høstet præmaturt Go-Live Nødvendige årsværk som følge af forandringsprocessen Budgetteret årsværk (AS-IS) Budgetteret årsværk (TO-BE)
1strokes metode: Gevinstoverblik-diagrammer (BDM) skaber sammenhæng mellem forretningsmæssige mål og værktøj Enabler/ værktøjer Change/ ændringer Inter. benefit/ gevinst Benefit/ hovedgevinst Business objective/ Forretningsmæssige mål Dette angiver det værktøj og specielt features/funktione r, som skal skabe og være forudsætningen for forandringen. Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter den egentlige gevinst (hovedgevinsten). Dette er hovedgevinsten forventet gevinst. Dette er virksomhedens forretningsmæssige mål (og dermed også i projektet, da dette skal være alignet). Eks.: Nyt vagtplanlægningsmodul, som kan optimere vagter. Eks.: Planlæggerne bruger funktionerne i systemet. Eks.: Vagterne bliver pakket bedre > brug for færre medarbejdere til at dække vagterne. Eks.: Reduktion af medarbejdere. Eks.: Mere lønsom forretning (forbedring af forretningen). (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Eksempel: Gevinstoverblik for en løsning til forsikringsbranchen Continually change in the product strategy Customer preserve it as attractive products over time Increase of retention Attraction of new customers Increase of revenue Improve the bottom line New backoffice apps Product variance First mover advantage Change the product development Easier to get product variants to the marked Improve product portfolio Cost of product clean up *) Improvement of TCO (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Typiske fejl #2: Jeg hører forkerte tal og de kommer med i den romantiserede business case
Man skal huske, at man skal have en TCO betragtning ellers kan det gå helt galt! Go-Live Areal A Fremtidige omkostninger plus inflation Areal B Dagens omkostningsniveau Projektomkostninger inkl. forventede fremtidige omkostninger plus inflation
som her: Go-Live Areal A Projektomkostninger inkl. forventet fremtidig omkostningsniveau plus inflation Fremtidigt omkostningsniveau plus inflation Areal B Dagens omkostninger
Typiske fejl #3: Business casen skal skrives af sponsor
Måske skal virksomheden ses som en krop med de samme KPI er og med sammenhæng mellem organerne? Vi skal tænke på de funktioner og de forandringer, som skal skabe forbedringer, som igen understøtter forretningen. Dvs. linke de fire F er: Funktion Forandring Forbedring Forretning - Martin J. Ernst (c) 1stroke 2012, 2013 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Den gode Jenner har udviklet Benefit Management modellen, som indeholder meget visdom (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Typiske fejl #4: Ingen konsekvens ved manglende realisering
det blev også fanget af Version2
Typiske fejl #5: Forandringsledelsen tænkes ikke ind fra start og heller ikke omkostninger i den forbindelse Organisationen mangler det rette målings- og opfølgningsværktøj: Der er ofte problemer med at måle på gevinsterne: 18% 20% 3%1% 12% 46% Meget enig Enig Hverken eller Uenig Meget Uenig Ved ikke 21% 21% 2%2% Meget enig 17% Enig Hverken eller Uenig Meget Uenig 37% Ved ikke
Typiske fejl #5: Forandringsledelsen tænkes ikke ind fra start og heller ikke omkostninger i den forbindelse Der er ofte en mangelfuld overlevering af business casen fra projekt til drift: Organisationen har stor modstand mod forandringer og står ofte i vejen: 13% 23% 6% 3% 18% Meget enig Enig Hverken eller Uenig 37% Meget Uenig Ved ikke 34% 7%0% 10% 20% 29% Meget enig Enig Hverken eller Uenig Meget Uenig Ved ikke Hvad med at lave en rigtig business case? Og hvordan ser en rigtig business case ud?
Business casen udvikles ved at følge 1strokes 9 trin hvor der vil være tilbageløb indtil beslutningstageren kan tage en beslutning 1) Undersøgelse og kortlægning af virksomhedens strategi 2) Opstilling af mål for forbedringsprojektet 3) AS-IS undersøgelse hvordan er det i dag 5) Identificer ændringer 4) TO-BE undersøgelse hvordan skal det være efter implementeringen 6) Opdel/prioriter ændringer i kvantificerbare og ikke-kvantificerbare Business Case elementer 7) Kvantificer Business Case elementerne 8) Estimer implementeringsindsatsen Børsens Ledelseshåndbøger 9) Færdigskrivning af Business Casen inklusivt beslutningsoplæg og kommunikation til øvrige interessenter (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
1strokes metode: Gevinstoverblik-diagrammer (BDM) skaber sammenhæng mellem forretningsmæssige mål og værktøj Enabler/ værktøjer Change/ ændringer Inter. benefit/ gevinst Benefit/ hovedgevinst Business objective/ Forretningsmæssige mål Dette angiver det værktøj og specielt features/funktione r, som skal skabe og være forudsætningen for forandringen. Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter den egentlige gevinst (hovedgevinsten). Dette er hovedgevinsten forventet gevinst. Dette er virksomhedens forretningsmæssige mål (og dermed også i projektet, da dette skal være alignet). Eks.: Nyt vagtplanlægningsmodul, som kan optimere vagter. Eks.: Planlæggerne bruger funktionerne i systemet. Eks.: Vagterne bliver pakket bedre > brug for færre medarbejdere til at dække vagterne. Eks.: Reduktion af medarbejdere. Eks.: Mere lønsom forretning (forbedring af forretningen). (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Eksempel: Gevinstoverblik for en løsning til forsikringsbranchen Continually change in the product strategy Customer preserve it as attractive products over time Increase of retention Attraction of new customers Increase of revenue Improve the bottom line New backoffice apps Product variance First mover advantage Change the product development Easier to get product variants to the marked Improve product portfolio Cost of product clean up *) Improvement of TCO (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Eksempel: Gevinstoverblik for en løsning til forsikringsbranchen Continually change in the product strategy Customer preserve it as attractive products over time Increase of retention Attraction of new customers Increase of revenue Improve the bottom line New backoffice apps Product variance First mover advantage Change the product development Easier to get product variants to the marked Improve product portfolio Cost of product clean up *) Improvement of TCO (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Hvad gør de bedste? (c) 1stroke 2012, 2013, 2014, 2015, 2016 - Brug af undersøgelsen er tilladt med tydelig kildeangivelse. Misbrug vil blive faktureret.
Svaret er: Det er er ligesom at bygge på klamp, der er ikke nogen plan og kun de dygtigste taber ikke penge på det
Hvis du vil vide mere
Om 1stroke
Omkring navnet så tænkte vi: Et kast, et slag, ét forsøg og det skal være internationalt. Derfor: 1stroke Hvad mener vi med navnet 1stroke (udtales One stroke )? Navnet henviser til begrebet projekt. Inspirationen kom fra den danske filosof Anders Fogh Jensen, der i sin bog Projektmennesket beskriver et projekt således: Hvad er et projekt da for noget? Det er noget, nogen udkaster. Noget, nogen har for med nogen med henblik på noget. Egentlig betyder projekt på latin et kast frem: projectae. Da Galileo Galilei talte om faldloven, talte han om projectae, kastede ting i frit fald. Den, der har et projekt, har lavet et kast frem. Altså: Projekter er noget, man gør nu med henblik på fremtiden. Vi mener også, at vi skal være et mentalt slag foran vores kunder. Vi kan se problemstillingerne i din virksomhed og har kompetencerne til at løse dem. Dette gør vi med mentalt overskud fra vores rådgivere. Desuden er navnet inspireret fra karate, hvor man kun har ét forsøg til at ramme rigtigt. Rammer man forkert, får modstanderen overtaget, og konsekvenserne kan blive fatale. Vi tilstræber derfor at gøre det rigtigt i første forsøg chancer tager vi ikke. (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
1stroke har tre hovedydelser, og det ligger os på sinde, at resultaterne kan ses også på bundlinjen Business consulting: Business cases og gevinstrealisering 1stroke rådgiver topledere i at skabe forretningsorienterede og effektive forandringsprojekter, der tilfører virksomheden værdi og bidrager direkte til bundlinjen. Hovedydelserne er projektledelse, programledelse samt opstilling og realisering af business cases. Program og projektledelse: Af store forretningskritiske initiativer 1strokes konsulenter har stået i spidsen for nogle af de største forretningskritiske projekter i Danmark og i udlandet. Vi ved, hvor krævende det er at gennemføre sådanne kritiske projekter, hvor deadline skal holdes for at sikre forretningens stabilitet. Åbne kurser: Business cases og gevinstrealisering 1stroke tilbyder nu også åbne kurser i business case. Kurset tilbydes i en version til det offentlige, hvor der bliver lagt vægt på Finansministeriet Business Case Model, og en version til det private. Kurset tager også udgangspunkt i PRINCE2-termonologi, dokumenter, processer og -strukturer. (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
Martin J. Ernst Senior managementkonsulent, Cand. Polyt., Ekstern lektor, Partner Profil Martin er en senior forretningsorienteret projekt- og program manager med meget stærke relaterede kompetencer i rollen som proceskonsulent i både den offentlige og den private sektor. Gennem de sidste 15 år har konsulenten arbejdet intensivt med implementering af ERPog standardrammesystemer. Martin er ydermere ekspert inden for udarbejdelse af Business case primært med fokus på realisering af gevinster. Martin har bidraget med en række foredrag, artikler, webcasts samt medforfatter til bogen Mastering the Business Case. Martin er ekstern lektor på ITU og kursusansvarlig for faget Business case. Ansættelser 1stroke ApS, senior management konsulent og partner (2010-), Implement, senior management konsulent (2008-2010), A-2 A/S, chefkonsulent (2004-2008), IBM Business Consulting Services, chefkonsulent (2002-2004), PwC, Management Consultant (2001-2002) og Accenture, Management Consultant (1998-2001). Uddannelse Civilingeniør fra DTU (1998). Certificering PRINCE2 (2008), MSP (2007). Kontaktoplysninger Mobil: +45 2991 1122, Email: mje@1stroke.dk Udvalgte projektreferencer Geodatastyrelsen (2016-): Projektleder for implementering Matriklens Udvidelse, som er en del af Grunddataprogrammet. IBA (2015-2016): Projektleder for implementering af nyt kernesystem hos NEM Forsikring. Projektleder for implementering af ny løsning hos AIG (Finland). CLEVER (2015-2016): Projektleder og rådgiver for ny IT strategi og scoping/planlægning af opgradering af it systemer med fokus på digitalisering. SDC (2013-2015): 1) Leveranceansvarlig samt ansvarlig for organisatorisk implementering på Storebrand migreringsprojektet inkl. cut-to-live plan. 2) Projektleder på implementering af SDC Advisor (game changer indenfor rådgivning af bankens kunder). TIA (2012-2013): Programleder, rådgiver om business case og opstilling af metodeapparat. Region H (2012): Rådgivning om programledelse og opstilling/realisering af business case. GCU (2011-): Rådgiver ifm. udbudsprocessen, projektledelse samt løsningsarkitekt. DSB (2010-2011): Programleder for Togservice Turnaround og nyt servicekoncept. Ansvarlig for programmet inkl. plan og business case. GF Forsikring (2010-2011): Programleder for TIA Stabilisering. Øverste ansvarlig for stabilisering af en forretningskritisk applikation med direkte reference til direktionen. DSB (2008-2010): Forretningsprojektleder for PDS-projektet i Onboard Service. Ansvarlig for at færdiggøre en 24-7 forretningskritisk applikation specielt med fokus på at sikre organisationstilfredshed samt realisering af gevinsterne. Overordnet ansvar og reference til direktionen. Løbende rådgivning: Rådgiver inden for ERP mm. hos bl.a. GCU, DLH, Cybercity, Grontmij Carl Bro, NGF, Posten (i Norge), Forsvaret, SAMPENSION, Københavns Kommune, FLS og B&K. Rådgiver inden for porteføljestyring, program- og projektledelse (inkl. business case) hos bl.a. PenSam, Arla Foods, København Kommune/By&Havn, DOVISTA, JP Politiken, KU, KL og Alm. Brand. (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
1stroke har kunder bredt repræsenteret i forskellige brancher her er et udvalg (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.
1strokes koncepter inden for business cases og benefit management 1stroke har kompetencer og flere års erfaring inden for alle aspekter af arbejdet med den solide business case og benefit management. Vi arbejder med en portefølje af koncepter, der sikrer succes gennem fremdrift og fokus på forretningsværdi i alle opgaveløsningens faser. Udvikling af business case model og proces for benefit management Vi udvikler virksomhedsspecifikke business case-modeller og etablerer standarder, processer og strategien for virksomhedens gevinstrealisering. Modenhedsanalyse af virksomheder i forhold til gevinstrealisering Vi analyserer virksomhedens niveau inden for benefit management og opstiller aktiviteter til at forbedre anvendelsen af business casen og evnen til at realisere gevinster business case og sikre gevinstrealiseringen Uddannelse i brugen af business cases og benefit management Vi giver medarbejderne værktøjerne til at udvikle den solide business case og sikre gevinstrealiseringen Projektspecifik business case og benefit management Vi udarbejder business cases for projekt-idéer, der kræver et solidt beslutningsgrundlag og en klar plan for hvilke gevinster, der kan realiseres, og hvordan realiseringen kommer sikkert i hus. Business case review Med udgangspunkt i styrker og svagheder ved virksomhedens business cases samt en afdækning af, hvilke gevinster, der (ikke) er blevet realiseret, afdækker vi forbedringspotentialet og giver konkrete forslag til forøge værdien af virksomhedens projekter. Business casen som aktiv salgsværktøj Med udgangspunkt i vores kunders produkter, løsninger og services konstrueres en generisk business case, der synliggør den forretningsmæssige værdi hos slutkunden. (c) 1stroke 2012,2017 - Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse.