DI-version 2014-09-23 GLM GenbaLedelse og Moral Alle rettigheder tilhører DI 3-3-1 - GLM - Ledelsens Vejledning - 2014-09-233 side 1 af 5
Instruktion til kaizenleder Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Indhold Instruktion til kaizenleder... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 2 Definitioner... 3 Direktør/Funktionsdirektør... 3 Chefen... 3 Leder... 3 Ledelsen... 3 GLM GenbaLedelse og Moral... 3 Formål med GLM... 3 Målet for GLM-kaizeneventen... 3 Ledelsens rolle... 4 Krav til forankring... 5 Opdatering af tavler... 5 Alle rettigheder tilhører DI 3-3-1 - GLM - Ledelsens Vejledning - 2014-09-233 side 2 af 5
Definitioner Direktør/Funktionsdirektør Direktøren arbejder på det strategiske niveau. Direktøren har ansvaret for en enhed eller et funktionsområde og skal sikre udviklingen af enhedens eller funktionsområdets faglige kompetencer og konkurrencekraft. Stillingsbetegnelsen vil ofte være funktionsdirektør. Chefen Chefen arbejder på det taktiske niveau og formidler samarbejdet på tværs af afdelinger og områder i sit ansvarsområde. Chefen er ansvarlig for flere afdelinger, svarende til en værdistrøm eller flere områder med ensartede faglige kompetencer. Stillingsbetegnelsen vil ofte være chef. Leder Lederen arbejder på det operationelle niveau og optimerer driften af sit ansvarsområde ved direkte daglig kontakt med medarbejderne. Stillingsbetegnelsen vil ofte være leder. Ledelsen Ledelsen repræsenteres af chefer og direktører, som skal sikre koordination på tværs i og imellem funktioner. GLM GenbaLedelse og Moral Formål med GLM Leveringsevnen skal forbedres ved, at vi skaber en entydig måde at forbinde de værdiskabende processer på, samt ved at vi skaber en entydig måde for støtteprocesserne at servicere de værdiskabende processer på. For at kunne gennemføre planen for dagen skal der være sikkerhed for, at vi har medarbejdere med de rette kompetencer ved alle processerne. For at få et sikkert grundlag for planlægning af dagen gøres medarbejdernes moral og kompetencer til processerne synlig. Med GLM etableres der klarhed i koblingen af alle processer, så det er muligt at gøre alle problemer synlige. Der etableres også et overblik over kompetencer og en måling af medarbejdernes arbejdsmoral. Alle typer af problemer gøres synlige, så der er et godt grundlag for at planlægge dagen. Vi får herved mulighed for løbende at tilpasse og forbedre systemerne, så vi kan levere med større sikkerhed på kortere tid. Forbedringerne er fremover ikke begrænset til de værdiskabende processer, men omfatter alle de nødvendige processer for at servicere kunderne. Implementeringen af standarder, måling af moral og visning af kvalifikationer til processerne skal udføres i et samarbejde med medarbejderne. Ved denne kaizenevent kan vi derfor kun udarbejde en model for det udvalgte område. Implementeringen udføres efterfølgende efter en plan, som det første trin udarbejdes for under kaizeneventen. Målet for GLM-kaizeneventen Denne kaizenevent gennemføres i et afgrænset område, hvor vi definerer alle veje og kontaktpunkter samt specificerer og synliggør dem. Alle kontaktpunkter skal gøres personlige, og der skal udarbejdes en serviceaftale for dem. I det konkrete område gennemføres det ved at udarbejde relevante oversigter og indføre mindst et eksempel for hver type af vej og kontaktpunkt. Alle rettigheder tilhører DI 3-3-1 - GLM - Ledelsens Vejledning - 2014-09-233 side 3 af 5
Den samlede opgave prioriteres, og der udarbejdes en plan for de første trin af implementeringen. Med GLM skal vi have defineret og synliggjort alle veje og kontaktpunkter. Vi skal også have gjort kontaktpunkterne personlige og synlige, så alle ved, hvem der har kontakten. Vi skal have aftalt og dokumenteret servicegraden, så personerne i kontaktpunkterne ved, hvad de selv skal leve op til, og hvad de kan forvente af deres samarbejdspartner. Med denne klarhed er det muligt at varsle problemer, før de forhindrer leveringerne. Det giver mulighed for, at alle kan bidrage til at løse årsagen til problemerne, inden de påvirker leveringerne til kunderne. Med indførelse af LSA, Lederens StandardArbejde, har vi indført en overordnet styring af ressourcerne til de opgaver, som på dagen er de vigtigste at få udført. For at denne prioritering kan være meningsfuld, skal der være et overblik over kapaciteten for de enkelte processer. Kapaciteten bestemmes af, hvad udstyr, værktøj og maskiner formår at udføre, samt af de medarbejderressourcer, det kræver at betjene processerne. Processernes kapacitet måles løbende gennem måling af kvalitet, rettidig levering og produktivitet. Det vil lederen have en opdateret viden om, som en del af sit daglige standardarbejde. Ved flytning af medarbejdere er der behov for, at lederen også kender medarbejdernes kompetencer til de enkelte processer. Det er der endnu ikke etableret en måling af, og der er ikke vist et overblik, som kan anvendes ved prioriteringen af opgaverne. Formålet med GLM er også at etablere et overblik over kompetencerne til processerne. For at kunne gennemføre planen for dagen flyttes medarbejderne meget. Det kan medføre, at de bliver mindre motiveret af arbejdet, fordi de ikke kan se deres bidrag til helheden. Der skal etableres en overvågning af medarbejdernes moral, så problemer med deres motivation bliver synlige, inden de selv oplever det som et problem. Det er lederens opgave at fjerne årsagen til problemer med medarbejdernes moral. Hvis årsagen er virksomheden uvedkommende, skal lederen kompensere for problemet, indtil det er løst. For at udbrede den ønskede adfærd skal en bred kreds af nøglepersoner beherske de leanværktøjer, som er relevante for deres opgaver. For at kunne supplere og udnytte hinandens kompetencer gøres status for disse kompetencer kendt. Der etableres en måling på tavlen for enheden af alle nøglepersoners kompetencer til leanværktøjer, som er det fundament, vi bygger vores leanrejse på. Det betyder, at der under GLM-kaizeneventen etableres en model for: Standard for alle de arbejdsopgaver, som ikke har en arbejdsstandard Oversigt over medarbejdernes kompetencer til processerne i afdelingen Oversigt over nøglepersoners kompetencer til leanværktøjer for enheden Måling af moral for afdelingen og for enheden Ledelsens rolle Ledelsen skal forstå, hvorledes standarder opbygges for alle ikke værdiskabende processer. Ledelsen skal være i stand til at se afvigelser fra den aftalte standard, så den kan tilbyde sin hjælp for, at medarbejderne kan følge den aftalte standard. Ledelsen skal kunne se de etablerede veje mellem processerne, så de forstår flowet i alle typer af processer. Alle kontaktpunkter mellem processer gøres personlige, så det er entydigt, hvem der arbejder sammen mellem processerne. Der udarbejdes aftaler for serviceniveauet i kontaktpunkterne, så begge parter ved, hvad de skal leve op til, og hvad de kan forvente. Alle rettigheder tilhører DI 3-3-1 - GLM - Ledelsens Vejledning - 2014-09-233 side 4 af 5
Når denne struktur udbredes, er alle processer beskrevet og standardiseret. Der er aftalt forventninger til processerne og til samarbejdet, så afvigelser kan gøres synlige. Det giver mulighed for, at årsagen til problemer kan løses, så vi får forbedret processerne. Krav til forankring Opfølgning på moral indarbejdes i standarden for tavlemøder, så der er en daglig (regelmæssig) opfølgning. Hvis målingen viser en negativ udvikling, finder lederen årsagen til denne udvikling, hvis det er muligt. Hvis årsagen kan identificeres, skal lederen arbejde på, at årsagen enten fjernes eller accepteres af medarbejderne. Opdatering af tavler Målesystemet for moral etableres under kaizeneventen. Den primære måling viser, hvorledes medarbejderne oplever arbejdsklimaet den pågældende dag. Målingen udføres ved arbejdstids ophør og opgøres dagen efter. Der skal findes en egnet måde at udføre denne måling på. Når målemetoden er valgt, skal en eventuel fysisk udformning og placering fastlægges, så det kan realiseres under kaizeneventen. Opfølgningen på moral etableres under M på de eksisterende tavler. Opret eller opdatér følgende dokumenter for tavlen for afdelingen: Tavlens specifikation for data Standarden for tavlemødet Specifikationer for, hvorledes data under moral (M) fremkommer Lederens StandardArbejde for de, som har opgaver i forbindelse med målingen af moral. Opret eller opdatér følgende dokumenter for tavlen for enheden: Tavlens specifikation for data Standarden for tavlemødet Specifikationer for, hvorledes data under moral (M) fremkommer Lederens StandardArbejde for de, som har opgaver i forbindelse med målingen af moral. Alle rettigheder tilhører DI 3-3-1 - GLM - Ledelsens Vejledning - 2014-09-233 side 5 af 5