Udbud Levering af affaldsbeholdere til Nordfyns Kommune EU-udbud nr.: 2015-451255 Revideret den 18. december 2015 Dokument nr. 480-2015-417196 Sags nr. 480-2015-109895
Indhold Indledning... 3 Baggrund... 3 Ordregiver... 3 Forventet tidsplan... 3 Kort beskrivelse af opgaven... 3 Udbudsgrundlag... 4 Regler/grundlag... 4 Spørgsmål... 4 Tilbudsfrist... 4 Tilbuddets udformning... 5 Beholderprøver... 5 Forbehold og forhandling... 5 Vurdering af tilbudsgiver... 6 Tro og love erklæring... 6 Sikkerhedsstillelse... 6 Økonomiske nøgletal... 6 Produktansvarsforsikring... 6 Referencer... 7 Teknisk formåen... 7 Evaluering og Tildeling... 7 Tildelingskriterie... 7 Kriterier og vægtning... 7 Kriterie nr. 1: Tilbudspris... 8 Kriterie nr. 2: Produktkvalitet... 8 Kriterie nr. 3: Ergonomi... 8 Kriterie nr. 5: Design... 8 Kontrakt... 8 Vedståelse... 8 Tildeling/Stand still... 9 Kontraktindgåelse... 9 Specifikation af beholdere... 9 Oversigt over beholdere... 9 Tekniske krav... 9 Materiale... 10 Hjul... 10 Låg... 10 Håndtag... 10 Skillevæg... 10 Låg-i-låg... 11 Design... 11 Label... 11 1 Udbud
Levering... 11 Hovedleverance... 11 Supplerende leverance... 12 Reservedele... 12 Bilag... 12 2 Udbud
Indledning Baggrund Nordfyns kommune har besluttet at indføre husstandsindsamling af papir og pap. Indsamlingen vil starte medio 2016 og være fuldt implementeret med udgangen af 2016. Der skal derfor indkøbes beholdere til alle helårshusstande i kommunen. Det forventes at hovedleverancen vil omfatte ca. 12.800 affaldsspande. I udbuddet indgår desuden en løbende leverance af ca. 350 spande årligt samt eventuelle reservedele i en periode på 5 år. Som en option i udbuddet indgår levering, men ikke montage, af skillevægge til beholderne. Tildelingskriteriet for dette udbud vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver Ordregiveren i dette udbud er: Nordfyns Kommune Genbrug og Renovation Industrivej 2 5400 Bogense Kontaktperson: Hans Rasmussen I det efterfølgende betegnes ordregiver som Nordfyns Kommune Forventet tidsplan Offentliggørelse af udbud: 18. december 2015 Frist for at stille spørgsmål: 22. januar 2016 Besvarelse af spørgsmål: 29. januar 2016 Frist for afgivelse af tilbud: 5. februar 2016 Meddelelse om tildeling: 15. februar 2016 Kontraktunderskrivelse: 29. februar 2016 Kort beskrivelse af opgaven Hovedleverancen består af ca. 12.800 stk. 240 l affaldsbeholdere. Alle beholdere skal være forberedt for montering af skillevæg, og skillevægge indgår som en option i leverancen. Skillevægge skal kunne leveres til den tilbudte pris med eventuelle reguleringer i hele kontraktens løbetid. Hovedleverancen skal leveres jævnt fordelt i perioden uge 18 til uge 27 2016. Herudover indeholder udbuddet en supplerende årlig leverance på ca. 350 stk. 240 l beholdere, samt eventuelle reservedele i perioden 2017-2021. 3 Udbud
Udbudsgrundlag Regler/grundlag Følgende dokumenter danner grundlag for dette udbud: Dette udbudsmateriale med bilag. Eventuelle rettelsesblade til udbudsmaterialet. Svar på spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet. EU-direktiv 2004/18/EF af 31 marts 2004. Bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011. DS/EN 840 Øvrige gældende love og bestemmelser der er relevante for dette udbud. Spørgsmål Spørgsmål skal stilles skriftligt pr. e-mail til Hans Rasmussen, hara@nordfynskommune.dk Spørgsmål modtaget senest 22. januar 2016 vil blive besvaret. Spørgsmål modtaget efter 22. januar 2016 vil kun blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre at svare senest 6 dage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål og svar offentliggøres i anonymiseret form på Nordfyns Kommunens hjemmeside www.nordfynskommune.dk. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om offentliggørelsen af spørgsmål og svar. Tilbudsfrist Tilbuddet og beholderprøver skal være Nordfyns Kommune i hænde senest fredag den 5. februar 2016 kl. 14.00. Det er tilbudsgiverens ansvar at tilbuddet er korrekt og afleveret inden fristens udløb. Tilbud der modtages senere end denne frist vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet sendes eller afleveres personligt til: Nordfyns Kommune Genbrug og Renovation Industrivej 2 5400 Bogense Att.: Hans Rasmussen Tilbuddet leveres i en lukket kuvert med tydelig afsenderadresse og mærket Levering af affaldsbeholdere til Nordfyns Kommune og Må kun åbnes af Genbrug og Renovation. Beholdere der leveres som beholderprøver leveres til ovenstående adresse. Hver beholderprøve skal mærkes tydeligt med tilbudsgiveres navn og adresse. Nordfyns Kommune yder ingen godtgørelse for afgivne tilbud eller beholderprøver. Beholderprøver vil ikke blive returneret. 4 Udbud
Tilbudsgiver vil ikke have adgang til at overvære åbning af tilbuddene. Tilbuddets udformning Tilbuddet afleveres i to eksemplarer, hvoraf det ene er en underskrevet papirudgave, det andet i pdf-format på USB-stick eller CD-ROM. Det underskrevne eksemplar vil være gældende, hvis der er uoverensstemmelser mellem de to eksemplarer. Tilbuddet skal være på dansk. Dog kan eventuelle bilag fra underleverandører være på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Tilbuddet skal indeholde: Udfyldt tilbudsliste (bilag 2). De angivne priser i listen skal være i danske kroner ekskl. moms. Priserne skal indeholde samtlige udgifter i forbindelse med udbuddet. Alle poster i tilbudslisten skal være udfyldt og listen skal være underskrevet. Tro- og love erklæring (bilag 1). Hensigtserklæring om sikkerhedsstillelse. Økonomiske nøgletal. Dokumentation for produktansvarsforsikring. Oversigt over referencer. Beskrivelse af teknisk formåen. Teknisk beskrivelse af produkter. Tidsplan for levering. Beholderprøver Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet levere to stk. affaldsbeholdere af samme type som den tilbudte. En beholder skal være monteret med hjul og almindeligt låg. En beholder skal være monteret med hjul, skillevæg og låg-i-låg Beholderne skal være tydeligt mærket med tilbudsgivers navn. Forbehold og forhandling Alternative tilbud accepteres ikke. Forbehold overfor væsentlige elementer i udbuddet kan medføre, at tilbuddet ikke vil være konditionsmæssigt og derfor vil blive forkastet. Mindre forbehold skal kunne prissættes for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Det er Nordfyns Kommune der i det konkrete tilfælde vurderer, om et tilbud med forbehold er konditionsmæssigt. Det er tilbudsgivers ansvar, hvis der tages forbehold i tilbuddet. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afklare eventuelle tvivlstilfælde ved at stille spørgsmål før afgivelse af tilbud frem for at tage forbehold i det afgivne tilbud. Der er ikke mulighed for forhandling mellem Nordfyns Kommune og tilbudsgiver om afgivne tilbud. 5 Udbud
Vurdering af tilbudsgiver Forud for evaluering vil det blive vurderet, om tilbuddene er konditionsmæssige og tilbudsgivernes egnethed i forhold til opgaven vil blive vurderet efter følgende kriterier. Tro og love erklæring Der skal sammen med tilbud afgives en tro og love erklæring om følgende forhold. Tilbudsgiver må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Tilbudsgiver må ikke have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. jævnfør lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Der kan ikke indgås kontrakt, hvis tilbudsgiver er omfattet af de nævnte forhold. Tro og love erklæringen findes som bilag 1 og skal udfyldes og underskrives. Sikkerhedsstillelse Tilbud skal vedlægges en hensigtserklæring fra penge- eller kautionsforsikringsinstitut om at dette vil stille sikkerhedsstillelse på 10 % af hele kontraktperiodens kontraktsum hvis der indgås kontrakt. Ved kontraktunderskrivelsen udleveres den endelige sikkerhedsstillelse til Nordfyns Kommune. Økonomiske nøgletal Tilbudsgiver skal som minimum oplyse omsætning, resultat og egenkapital for de seneste tre afsluttede og reviderede årsregnskaber. Mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske forhold er et positivt resultat i gennemsnit over de seneste afsluttede regnskabsår og positiv egenkapital i alle de tre sidste afsluttede regnskabsår. Hvis tilbudsgiver ikke kan dokumentere ovennævnte regnskabsoplysninger (for eksempel for nystartede virksomheder), skal tilbudsgiver på anden vis kunne dokumentere sin økonomiske formåen til at varetage den udbudte kontrakt. Det er udbyder der vurderer om tilbudsgivers økonomiske formåen er tilstrækkelig ifølge den leverede dokumentation. Produktansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for gældende og gyldig produktansvarsforsikring 6 Udbud
Referencer Tilbudsgiver skal vedlægge referenceliste med kontrakter af samme størrelsesorden som eller større end dette udbud inden for de seneste fem år. Referencelisten skal indeholde mindst tre referencer med angivelse af: Kundens navn Kontaktperson hos kunden Beskrivelse af opgaven Opgavens omfang Aftaleperiode Hvis tilbudsgiver ikke kan dokumentere ovennævnte referencer, for eksempel for nystartede virksomheder, skal tilbudsgiver på anden vis kunne dokumentere sin formåen til at varetage den udbudte kontrakt. Det er udbyder der vurderer, om tilbudsgivers formåen er tilstrækkelig ifølge den leverede dokumentation. Teknisk formåen Tilbudsgiver skal redegøre for egen organisation, herunder hvilke kontaktpersoner der vil være tilknyttet leverancen. Tilbudsgiver skal redegøre for egen og eventuelle underleverandørers produktionsapparat og kapacitet. Teknisk beskrivelse Tilbudsgiver skal levere en teknisk beskrivelse som dokumenterer at de tilbudte produkter lever op til kravene i udbuddet. Evaluering og Tildeling Tildelingskriterie Genbrug og Renovation vil benytte tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Kriterier og vægtning Genbrug og Renovation vil evaluere de modtagne tilbud ud fra kriterierne i tabel 1 Tabel 1 Kriterie nr. Tildelingskriterie Vægtning 1 Tilbudspris 40 % 2 Produktkvalitet 25 % 3 Ergonomi 25 % 4 Design 10 % 7 Udbud
Kriterie nr. 1: Tilbudspris Grundlag for evaluering: Samlet tilbudspris som angivet i tilbudslisten. Kriterie nr. 2: Produktkvalitet Grundlag for evaluering: Tilbudsgivers tekniske beskrivelse af de tilbudte produkter. Prøvebeholdere leveret af tilbudsgiver. Der lægges vægt på: Generel robusthed og formstabilitet Præcision i samlinger mellem dele Let og enkel montage og samling Generel støbekvalitet Eventuel godkendelse efter andre standarder ud over DS/EN 840 Fleksibilitet i placering af skillevæg Kriterie nr. 3: Ergonomi Grundlag for evaluering: Tilbudsgivers tekniske beskrivelse af de tilbudte produkter. Prøvebeholdere leveret af tilbudsgiver. Der lægges vægt på: Generel ergonomi set fra både renovationsmedarbejderens og borgerens side Beholderens balance under flytning Rullemodstand Udformning og placering af håndtag på beholder. Udformning og placering af håndtag på låg. Kriterie nr. 4: Design Grundlag for evaluering: Tilbudsgivers tekniske beskrivelse af de tilbudte produkter. Prøvebeholdere leveret af tilbudsgiver. Der lægges vægt på: Generelt design Indtryk af færdiggørelse Samlinger Kontrakt Udkast til kontrakt findes som bilag 3 Genbrug og Renovation færdiggør den endelige kontrakt ud fra udkastet, når leverandøren er valgt. Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 1. maj 2016. Vedståelsen skal ske uden forbehold. 8 Udbud
Tildeling/Stand still Efter evaluering vil alle tilbudsgivere få besked pr. e-mail om resultatet af evalueringen og hvilken tilbudsgiver Nordfyns Kommune planlægger at indgå kontrakt med. Meddelelsen vil også indeholde start- og slutdatoer for stand still perioden. Kontraktindgåelse Genbrug og Renovation forventer at kunne indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver på et kontraktmøde mandag d. 29/2 2016. På mødet kan parterne afstemme forventningerne til aftalen og det forventes, at kontrakten vil blive underskrevet på mødet. Specifikation af beholdere Oversigt over beholdere Udførelse efter DS/EN 840 Volumen 240 l Antal i hovedleverance 12.800 Årligt antal i supplerende leverance 0-350 Beholderfarve Grå Lågfarve Blå Beholder forberedt for skillevæg Ja Skillevæg Som option Fordeling højre rum/venstre rum Minimum 50 % / 50 % Låg i låg Skal kunne leveres Label Påsættes indvendig i låg Tekniske krav De tilbudte beholdere skal på alle væsentlige punkter opfylde kravene i DS/EN 840 standarderne. Det skal klart fremgå af tilbuddet om DS/EN 840 standarderne er opfyldt, og hvis ikke, på hvilke punkter der er afvigelser. Eventuelle afvigelser må ikke påvirke beholderens styrke, kvalitet eller funktion. Beholderne skal fremstå robuste og stabile både ved tømning og ved almindelig transport og håndtering. Beholderne skal være forberedt for montering af skillevæg. Skillevæggen skal som minimum kunne placeres så beholderen deles i to lige store rum, men det vil blive bedømt positivt, hvis skillevæggen kan placeres til andre opdelingsforhold. 9 Udbud
Materiale Beholderne skal være fremstillet af UV-bestandigt HDPE. Materialet må indeholde regenereret materiale, så længe det ikke påvirker kvalitet eller funktion. Beholder og låg skal kunne regenereres og indgå i ny plastproduktion, når beholderen kasseres. Beholder, låg og skillerum skal kunne bevare styrke og formstabilitet ved temperatur mellem -25 C og +60 C. Alle metaldele skal være beskyttet mod korrosion ved brug af overfladebehandling eller fremstilling i korrosionsfaste materialer. Hjul Hjul skal være minimum 250 mm i diameter. Der vil blive lagt vægt på stor hjuldiameter og hjulbredde. Hjulene skal være forsynet med stød- og støjdæmpende materiale på kørefladen. Det skal være enkelt at montere hjul og aksel, og disse skal kunne afmonteres igen, uden at delene ødelægges. Låg Lågene skal slutte tæt mod beholderen således, at der ikke er mulighed for indtrængende nedbør eller insekter. Regnvand må ikke kunne samles på låget i lukket tilstand, og låget må ikke kunne blæse op ved vindpåvirkning. Håndtag Håndtagene skal være ergonomisk udformede. Håndtagene skal være placeret i samme side af beholderen som hjulakslen. Skillevæg Skillevæggen skal kunne monteres fast i beholderen uden at denne deformeres, og den skal være fastgjort så solidt, at den ikke kan løsrives ved tømning af beholderen. Skillerummet skal være så solidt konstrueret at den ikke deformeres ved ulige fyldning af de to rum. Overkanten af skillevæggen skal som minimum være i samme højde som overkanten af beholderen så sammenblanding af affald undgås. Skillevæggen skal slutte tæt mod beholdervæggen så udsivning af væske fra det ene rum til det anden minimeres mest muligt. Skillevæggen kan være sort eller en farve der ikke afviger væsentligt fra beholderens farve. 10 Udbud
Låg-i-låg En låg-i-låg løsning er ikke en del af leverancen, men Nordfyns Kommune ønsker at kunne bestille denne løsning i specielle tilfælde, hvor opstillings-forholdene hos borgeren er specielt vanskelige. Toplåget i denne løsning skal kunne låses, så det ikke beskadiges under tømning. Løsningen må ikke afvige væsentligt designmæssigt fra det almindelige låg. Separat pris på låg-i-låg løsning som supplerende leverance skal angives i tilbudslisten. Design Beholder og låg skal give et robust indtryk med afrundede kanter og hjørner samt glatte flader. Beholderens udformning skal sikre, at affald ikke kan hænge fast under tømning, og at beholderen er nem at rengøre. Beholderen skal være grå, RAL 7011, RAL 7021, eller lignende. Låg skal være blå, RAL 5002, RAL 5005, eller lignende. Genbrug og Renovation er indstillet på at acceptere eventuelle standard-farver, der ikke visuelt afviger væsentligt fra de angivne RAL-farver. Label Selvklæbende label med sorteringsanvisning trykkes og påsættes indvendigt i låg inden levering. Label skal være 20 cm x 20 cm, trykt med sort på hvid baggrund. Nordfyns Kommune leverer tekst og grafik til leverandøren ved kontraktunderskrivelsen. Label skal være udført i blank fugtbestandig folie, tryk skal udføres slidfast og limen skal være bestandig over for fugt og de temperaturer, der er specificeret for beholderen. Label placeres centreret på den indvendige side af låget, således at teksten læses retvendt når låget åbnes. Label skal anbringes omhyggeligt, så siderne flugter med lågets sider. Der må ikke være luftbobler eller løse hjørner efter montering. Levering Hovedleverance Alle leverancer skal ske til: Bogense genbrugsplads, Industrivej 2, 5400 Bogense. Levering skal ske inden for tidsrummet mandag til fredag 10.00 til 16.00. Pladsens mandskab vil være behjælpelige med aflæsning i det omfang mandskab og maskiner tillader det, men transportøren skal som udgangspunkt selv være i stand til at aflæsse beholderne. Hovedleverancen på ca.12.800 beholdere skal leveres jævnt fordelt, sådan at de første beholdere leveres i uge 18, 2016 og de sidste beholdere leveres i uge 27, 2016. Der må maksimalt leveres 2.500 beholdere pr. uge. 11 Udbud
Beholderne leveres med låget monteret, mens hjul og aksler leveres separat. Ved levering skal der løbende leveres det antal hjul og aksler, som er nødvendige for at færdigmontere det leverede antal beholdere. Det endelige antal beholdere i hovedleverancen meddeles til leverandøren senest ved kontraktunderskrivelse. Tilbudsgiver skal acceptere, at det endelige antal bliver mellem 11.800 og 13.800 stk. Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive en tidsplan der viser, hvordan delleveringer vil blive gennemført. Supplerende leverance I udbuddet indgår supplerende leverancer på mellem 0 og 350 beholdere årligt i perioden 1. januar 2017 til 31. december 2021. Nordfyns Kommune vil bestille minimum 50 beholdere af gangen. Prisen for supplerende leverancer skal angives i tilbudslisten, og tilbudsprisen skal gælde i hele kontraktperioden, dog reguleret jævnfør kontrakten. Reservedele Tilbudsgiver forpligter sig til at levere alle nødvendige reservedele til alle beholdere leveret under dette udbud i perioden fra kontraktunderskrivelse til 31. december 2021. Reservedele afregnes til leverandørens normale dagspris. Bilag Bilag 1: Tro og love erklæring Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Kontrakt 12 Udbud