Referat Bestyrelsesmøde Dato: 03.12.2015 Tidspunkt: 19.30 -? Mødested: Fælleslokalet/baren Møde indkaldt af Mødetype Arrangør Referent Tidtager Deltagere Nicolai Schmidt Ordinært bestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen på Damager Kollegiet Gad Gad Christian Witting, Nicolai Schmidt, Cæcilie Overby Sander, Anne Svensgaard, Lars Erik Hansen og Gad Varmemesteren bliver nævnt som VM gennem hele referatet Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra formanden, kassereren, barrepræsentanten og krea-klub repræsentanten 4. Status på tildelte opgaver (alle) 5. Status på barsituationen (Nicolai) 6. Velkomstkomiteen (Christian) 7. 2 arbejdsdage om året (Cæcilie) * 8. Hjemmesiden () * 9. Udendørs juletræ (Nicolai) * 10. Klage 11. Eventuelt 12. Næste møde og kageansvarlig 13. Tildelte arbejdsopgaver *Kan udskydes. 1. Registrering af fremmødte Alle tilstede. Side 1 af 5
2. Godkendelse af sidste mødereferat Godkendt. 3. Sidste nyt fra 3.1. Formanden Møde med VM og Henrik (boliginspektør) angående nye investering: - Mere hæk m.m. - Andedam ja tak! - Vores område er større end forventet, det skal udnyttes! - Låge/port til storskrald arbejdes der videre på. - Ny grillplads og griller (gas + kul) næsten vedtaget - Udvidelse af fælleskøkkenet samt nyt inventar. - Trapper ned til hullet samt ved M (Muligvis også ved A?) Ny rengøringsassistent Opslag på FB. Musikprogrammet Lydniveauet fungerer fint igen. Nyt fra VM: - Der bliver vasket vinduer 2 gange årligt både stuen og 1. etage. Ingen har lagt mærk til dette fra bestyrelsen, hvilket der skal følges op på. - Alt snerydning skal ske gennem VM. - Snakket med Mile angående nye kort/chip så man kan få en vasketid. Får et tilbud på hvad det vil koste at få lavet det hele om. - Hvis baren ikke har mulighed for at ordne bilag til regnskabet, kan der skaffes juridisk hjælp samt hjælp fra kollegiekontoret for at få det ordnet. 3.2. Kasseren Flere af barens regninger er betalt af os.. Fuldmagter efter udskiftning af bestyrelsesmedlemmer er på plads. Aftale omkring licens til visning af film er i orden, og det kører fra i dag og frem efter. Se Eventuelt! 3.3. Barrepræsentanten Baren har penge, og vil gerne betale halvdelen af forstærker og regner stærkt med at de ikke bliver tvangsoplyst. Side 2 af 5
3.4. Krea-Klub Klub repræsentanten Mere markedsføring af events. 4. Status på tildelte opgaver (alle) Opgave Ansvarlig Status Loppemarked Alle Udsat til april Liste til hovedrengøring af fælleskøkkenet Laminering Ikke færdig endnu Indkøb af juletræ + fod Witting Done Køb af ny forstærker Witting Done Tjekke forstærkeren den er besværlig Witting Done Tjekker tilbud på musikprogram (Tidspunkt afhængig af Cæcilie + Nicolai Stadig i gang. info fra Cæcilie) FB-opslag (billede + kommentar) ang. storskrald Henrik Cæcilie overtager Skilte til storskrald Witting Udsat. Trillebøre Witting Nicolai overtager Opdatere kodeord til overvågning Witting Done Ledninger til overvågningen skal fikses til arbejdsdagen Udsættes til april Udsat til april Vinduesvask kun 1. sal eller også stuen? Nicolai Done Forhøre VM ang. Snerydning om det skal gøres inden 7 Nicolai Done pga. loven Snakke med VM ang. Åbning af fælleskøkken Nicolai Done FB-opslag om åbning af fælleskøkken sammen m. referat Bliver gjort! FB-opslag + arrangere opstartsmøde af velkomstkomiteen Witting (alle) Tjek punkt 6 5. Status på barsituationen (Nicolai) Juridisk opbakning fra kollegiekontoret. Størstedelen af regningerne er betalt af os. Situationen er i bedring ifølge barformanden. Indkaldelse til krisemøde med den nye barbestyrelse. 6. Velkomstkomiteen (Christian) Der bliver lagt et opslag op omkring interesse i at deltage i et sådant udvalg. Derefter skal der ud til folks døre, så det er klar til januar. Side 3 af 5
7. 3 arbejdsdage om året (Cæcilie) Skal vi have 3 arbejdsdage om året? - Vi prøver med 2 arbejdsdage det første halve år af 2016: 13. februar kl. 12 + 16. april og ser om det bliver en succes ang. Efteråret. 8. Hjemmesiden () Overordnet opdatering af hjemmesiden. - Der er allerede igang med at indhentes tilbud til en kæmpe opdatering af hjemmesiden. 9. Udendørs juletræ (Nicolai) En god ide til næste år for sent at sætte i gang nu. 10. Klage angående støj. Der arbejdes videre med sagen så hurtigt som muligt. Vi ser sagen som alvorlig. 11. Eventuelt Streaming tjenester køb af HBO og Netflix. 12. Næste møde og kageansvarlig Næste møde: Tirsdag d. 19. januar kl. 18.30 Emner til næste gang: -.. Arbejdsdag 13. februar: Der skal laves opgaver. -.. Streaming tjenester -.. Velkomstkomiteen Kageansvarlig: Witting dobbelt op!!!!!!!!! Side 4 af 5
13. Tildelte arbejdsopgaver Opgave Loppemarked Udsat til april Fikse ledninger til overvågning Udsat til arbejdsdag i foråret Der skal laves en ny kalender midt/sidst i januar Redigeret opslag til arbejdsdag - foldere Tovholder for at gå rundt og uddele foldere til arbejdsdagen Oprette begivenhed for arbejdsdag på FB Datoer fra baren til arrangementer start/midt januar Datoer fra krea-klubben start/midt januar Liste til hovedrengøring af fælleskøkkenet Laminering Tjekker tilbud på musikprogram (Tidspunkt afhængig af info fra Cæcilie) Opslag af møde for velkomstkomiteens opstart. FB-opslag (billede + kommentar) ang. storskrald Rundt til folks døre Velkomstkomiteen VM Ny Trillebøre Læg ny lejekontrakt op på hjemmesiden Ansvarlig Henrik Alle Alle Alle Witting Nicolai Lars Cæcilie + Nicolai Witting Cæcilie Witting + Lars Nicolai Side 5 af 5