QUICK GUIDE Skab operationel effektivisering med Microsoft CRM Online
Som erhvervsdrivende ved vi, hvor vigtigt det er at differentiere sig. For at overleve har vi i de seneste årtier set eksempler på, hvordan virksomheder har differentieret sig ved at finde på en ny forretningsmodel eller kombinere forskellige forretningsmodeller. Der er efterhånden ikke mange udyrkede markeder tilbage. Konkurrencen indenfor de eksisterende markeder bliver mere og mere voldsom og det fører til en yderligere øget konkurrence. Der er mange forskellige former for differentiering. Denne guide vil give inspiration til, hvordan en it software kan skabe operationel effektivisering og styrke din virksomheds differentieringsstrategi.
Hvad er operationel effektivisering? Hvad mener vi så med begrebet operationel effektivisering? Hvis vi siger, at din strategi angiver retningen, som din virksomhed skal rejse hen mod, så svarer operationel effektivisering til den hastighed, som rejsen foregår i. Operationel effektivisering bestemmer kort sagt farten på din virksomheds rejse. Fart i denne kontekst betragtes som den maksimale hastighed, du kan omsætte en given proces i for at nå dets mål. Operational effektivisering er summen af de forskellige aktiviteter og processer, som du kan opnå med den maksimale fart og den bedst mulige kvalitet. Og hvorfor fokuserer vi på fart? Tja, er du forud for dine rivaler, har du større sandsynlighed for at vinde kapløbet. Et eksempel på operationel effektivisering: Du afholder et arrangement og i den forbindelse inviterer du kunder/kundeemner. For at planlægge arrangementet, har du brug for at vide hvor mange, der tilmelder sig. Kunderne kan tilmelde sig via telefon eller ved at udfylde en online formular. Overordnet har du brug for følgende aktiviteter for at styre arrangementet. (Se næste side)
Afholdelse af et seminar - i en manuel version 1. En database skal give dig mulighed for at trække den relevante målgruppe ud for at kommunikere målrettet uden at spamme. (Tidsforbrug ca. 2 timer) 2. Kunderne tilmelder sig online via en formular på hjemmesiden. For hver tilmelding skal du sende en manuel bekræftelse. (Tidsforbrug ca. 2 timer) 3. Du skal udsende en reminder-mail et par dage før arrangementet. (Tidsforbrug ca. 1 time) 4. Efter arrangementet skal du adskille de deltagere fra udeblevne for at udsende et evalueringsskema til første gruppe. Excel er din ven. (Tidsforbrug ca. 2 timer) 5. Du har brug for at markere deltagerne for fremtiden, så du kan finde dem til fremtidige seminarer eller udsendelser af materiale. Dette er igen en manuel proces. (Tidsforbrug ca. 1 time) 6. Du har desuden brug for at kunne identificere evt. køb, som blev affødt af arrangementet. (Tidsforbrug ca. 2 timer) Estimeret tidsforbrug med manuelle arbejdsgange: ca. 10 timer Listen kan være længere eller kortere, den enkelte aktivitet kan variere fra virksomhed til virksomhed. Er ovenstående tilfældet, kommer du til at bruge mere end en hel arbejdsdag pr. arrangement (hvis ikke mere) bare på administrering af tilmeldinger. Alt for mange virksomheder er desværre i den situation. Hvis du kan nikke genkendende til det ovenstående, er det interessant at se nærmere på, hvordan man kan reducere de manualle processer for fremtiden.
Afholdelse af et seminar - med operationel effektivisering Vi tager samme eksempel, hvor vi denne gang har tilsat operationel effektivisering: 1. Din CRM online organisation giver dig til enhver tid overblik over de relevante kunder eller kundeemner. Løsningen giver dig desuden mulighed for at aflæse de tidligere aktiviteter, som kunderne har deltaget i (historik). Med en simpel søgning kan du trække den ønskede målgruppe ud. (Tidsforbrug 15 minutter) 4. På arrangementdagen kan du med din fortrukne mobile enhed (smartphone/ipad mm.) sætte hak ud for de fremmødte deltagere. Dermed kan systemet skelne mellem deltagere og udeblevne og sende en passende mail med f.eks. evalueringsskema til deltagerne mm. (Tidsforbrug 15 minutter) 2. Din online formular på hjemmesiden er forbundet med din CRM løsning og i takt med at tilmeldinger kommer ind, sendes der automatisk en mail med Tak for din tilmelding. (Tidsforbrug 15 minutter) 3. Et par dage før arrangementet sørger et CRM workflow for at sende en reminder-mail ud til samtlige tilmeldte. Et workflow er en automatiseret regel, som tager 15 minutter at definere. (Tidsforbrug 15 minutter) 5. Historikken bliver registreret automatisk, så din organisation kan til enhver tid se, hvem der deltog i arrangementet. (Tidsforbrug 0 minutter) 6. Marketing, her er din mulighed for at dokumentere ROI og transformere din rolle fra udgiftspost til indtægtskilde: Træk en rapport og se, hvad arrangementet har genereret af salg. (Tidsforbrug ca. 15 minutter) Estimeret tidsforbrug med operationel effektivisering svarende til mindre end 2 timer. Besparelsen mellem det manuelt gennemførte seminar og seminaret med operationel effektivisering er otte timer per arrangement. Hvor mange arrangementer afholder din virksomhed om året? Du kan hurtig selv lave regnestykket og beregne forretningsværdien af investeringen i din Microsoft CRM løsning. Nu er dette blot ét eksempel på et konkret scenarie. En Microsoft CRM Online løsning kan styrke mange andre forretningsprocesser end den ovenstående. Når disse lægges sammen vil det være tydeligt at investeringen er hurtig tjent ind, idet effektivisering og de efterfølgende besparelser er langt større end det beløb, som er forbundet med implementering af løsningen.
Nye tider - nye muligheder At have det rigtige værktøj til rådighed er essentielt for at skabe succes og i dag har små og mellemstore virksomheder en unik mulighed. Vi skal ikke mange år tilbage for at it-løsninger, der støttede virksomheder i at arbejde på en intelligent måde, krævede store investeringssummer. Ofte var virksomheden bundet af en it-løsning, der krævede tunge hardware- og softwareinvesteringer. Desuden tog det tid at implementere og der var mange frustrationer undervejs, fordi de tilgængelige løsninger var tunge at arbejde med. I dag er billedet heldigvis et helt andet. Med udbredelsen af Cloud er virksomheder ikke længere afhængige af deres it-afdelings begrænsede hardware midler. Virksomheder skal ikke ud og fastfryse kapital ved at investere i dyre licenser. Med en Cloudløsning i dag betaler du typisk en pris per bruger per måned. Det betyder, at du ikke er afhængig af budget på samme måde. Skab luft under din virksomheds vinger ved at flytte it hardware- & softwarebyrden over til udbyderen og fokusér på din kerneforretning. At vælge en Cloud infrastruktur svarer til at få strøm fra stikkontakten fra en central el leverandør i stedet for at have sit eget kraftværk i baghaven. En it-løsning i skyen har også den fordel, at den er mere skalerbar, så du i takt med virksomhedens behov kan man ændre på de forskellige parametre og holde omkostningerne nede. Du kan for eksempel fjerne eller tilføje nye brugere, købe mere lagerplads og tillægsydelser (apps). På den måde konsumerer du præcis det, du skal bruge. Min opfattelse er, at i disse hårde tider er fleksibilitet og hurtighed nogle af nøgleparametrene for at opnå et forspring. Styrk din forretning og få lidt inspiration. Prøv Microsoft CRM Online gratis i 30 dage. Jeg håber at ovenstående har givet dig inspiration til, hvordan du kan bruge operationel effektivisering i din virksomhed med Microsoft CRM online og derved skabe en styrket konkurrencemæssig fordel. Fandt du denne Quick Guide inspirerende, kan du med fordel downlade nogle af vores andre populære Quick guides.
Om forfatteren Sarkis har arbejdet med rådgivning af CRM Implementeringer, siden han afsluttede sin kandidatgrad fra IT Universitetet i København i 2006. Han har stor indsigt i forretningsprocesser og gennem årene haft roller lige fra CRM forretningskonsulent til produktchef. Inden han startede hos Abakion, var Sarkis ansat som CRM rådgiver hos Microsoft. Kontaktinformation Tag kontakt til Abakion E-mail: fth@abakion.com Mobil: +45 26 71 32 08 www.abakion.dk Om Abakion Microsoft CRM og NAV partner Kontor i København Etableret i 2000 som Microsoft partner 55 engagerede stærke IT- & forretningsprofiler Blandt top 5 arbejdspladser flere år i træk (Great Place to Work) Udvalgt som Fortrukne CRM Online Partner af Microsoft Danmark All Rights Reserved Abakion A/S - www.abakion.dk Masnedøgade 20, 2100 KBH Ø Tlf. 70 23 23 17