DANSK PROJEKTLEDERFORENING Stil skarpt på din personlige projektlederstil og styrk din indflydelse! TopDanmark 14. November 2017 24-11-2017 BUNKER HOLDING 1
Hvem er jeg? Jane Søgård Hansen, Seniorkonsulent, Attractor, en del af Mannaz 5139 6038 jsh@mannaz.com Projektleder, proceskonsulent og coach. Jeg har 10 års erfaring med at arbejde i- og med komplekse projekter I den offentlige sektor, herunder EU-projekter. Desuden har jeg stor erfaring med strategisk projekt- og procesarbejde, både i samarbejde med topledelser og ude i organisationen. Jeg er særligt optaget af ledelsesdilemmaet for projektlederen og samarbejdet mellem projektleder og ejer, flowet i projekter, timing og legitimitet. Baggrund: Cand.mag., 11 år som projektleder og underviser I det offentlige, proceskonsulent, certificeret coach 2
Program Velkommen Check-ind: Navn og ansættelsessted, I hvilke situationer ønsker jeg særligt at styrke min indflydelse? Oplæg: Ledelse i alle retninger hvor står du stærkest? 4R-øvelse Pause Indflydelsestrekanten og domæneteorien: bevidstheden om dine indflydelsesmuligheder Tak for nu og check-ud: Hvilke(n) samtale(r) skal jeg hjem og ha?
Projektlederen som cowboy?
Projektlederens samtaler: Involvering, motivation og engagement i alle retninger Opad Udad Tilbage PROJEKTET Fremad Indad Nedad
Ledelse i alle retninger Opad: Opnå commitment og råderum hos ledelse, involvere styregruppe og ledelse omkring centrale milepæle, pitche/forklare sit projekt, forbinde projektet til strategi.. Udad: Balancere forventninger og involvere centrale interessenter i relevante dialoger, interessentanalyse/dialog og mobilisering Tilbage: Akkumulere viden og læring, begrunde beslutninger i forhold til den aktuelle kontekst. Evaluere og sikre kollektiv læring i løbet af projektet Fremad: Angive retning, navigere og planlægge, involvere, bruge læring fremadrettet, kontakt med basisorganisationen i forhold til forankring Indad: lede sig selv via selvindsigt, supervision, feedback, mentoring, coaching, uddannelse, kompetenceudvikling, personlig udvikling. Nedad: lede teamet enkeltvis og som gruppe, team-coaching, sparring, lærende processer i teamet, rolle- og ansvarsafklaring, konflikthåndtering m.m. Inspireret af Briner, Hastings og Geddes (1996)
Refleksion to og to Hvad er mine styrker i hver ledelsesretning og hvad er mine svagheder? Hvor bevæger jeg mig mest som projektleder? Frivilligt eller fordi der bliver kaldt på mig? Hvordan vil det være at bevæge sig i en af de andre retninger? Hvilke styringsog/eller ledelsesværktøjer ville kunne hjælpe mig?
Systemisk projektledelse: Fra uni- til multivers Projektarbejdet som et socialt system bestående af kommunikation i relationer HEADLINE HERE PAGE 8
Den Systemiske Projektleder PROJEKTLEDELSE Projektværktøjer Forståelser Redskaber Modeller Systemisk ledelse Samarbejde Relationer Kommunikation Mening/motivation
Projektlederen som reflekteret praktiker TANKEVÆRKTØJER Grundforståelser Mentale modeller Filosofi Tilgang, f.eks. Anerkendende Systemisk HANDLEVÆRKTØJER Teknikker Metoder Modeller Planer Måder at se og forstå verden på Værktøjskassen
Fokus på relationer og systemer Verden består af mange sandheder (Multivers) Kommunikationen er bindemiddel Verden består af kommunikation af mening i relationer, ikke af sandheder og individer Systemisk helhedssyn se hele systemet
Cirkularitet Projektleder: vi skal have afklaret... PL: Frustreret, der sker ikke en skid PL: Så er jeg nødt til at gøre det igen, handler PL: frustreret PL til projektejer: de tager ikke ansvar for... Projektdeltager: PL plejer jo at tage teten, Hvad kommer han med?... PD: Venter, Gør ikke noget PD: Fint ( det er som det plejer) PD: Gør som altid 12
Rundt om grisen: Hvordan ser projektet ud set fra mine interessenters perspektiv? De gode spørgsmål: Hvad må de hver især være loyale overfor? (interesser, mål, værdier m.m.) Hvordan forholder de sig hver især til projektets mål? Hvordan gør jeg/vi det vedkommende for dem?
4R modellen Et refleksionsværktøj til ledelse i alle retninger i projekter Retning Strategi, mål, prioriteter og værdier for organisationen Rammer Tidsplaner, krav til opgaveløsning, økonomi etc. RETNING Relationer Relationer og interaktion med brugere, kolleger, interessenter, samt ledelse - Roller og samspil - Hvordan samarbejder vi for at løse vores opgaver bedst? RAMMER RÅDERUM Råderum Udfoldelse af beslutnings- og handlemuligheder inden for de rammer, der udgør banen. RELATIONER
Øvelse med 4R-modellen Tag temperaturen i projektet A. Gå sammen i grupper af tre. B. Én er interviewer, én er fokusperson og én er i lytteposition i en fortrolig samtale. C. Fokuspersonen med den mest brændende case fortæller om sin medbragte case, intervieweren spørger ind med udgangspunkt i 4R-modellen (7 min). D. Lytteren lytter og noterer tre opmærksomheder: 1) hvad hæfter jeg mig særligt ved i fortællingen? 2) Hvad genkender jeg fra min egen praksis og hvad er forskelligt? 3) Hvad ville jeg gøre, hvis jeg var i fokuspersonens sted for at styrke min indflydelse? E. Lytteren fortæller om sine noter (5 min) F. Fælles refleksion til sidst: Hvad fik vi øje på i denne øvelse? Hvad gjorde 4R os opmærksomme på? (7 min) G. Produkt: Kom tilbage med ét godt råd til projektlederen, der gerne vil styrke sin indflydelse (skal siges højt i plenum) Interviewguide: 1. Kort om retningen for projektet: Hvad er målet for projektet og gevinsterne for organisationen? 2. Hvad er projektets rammer: Hvilke krav findes til opgaveløsningen tid og ressourcer 3. Hvilke relationer findes i projektet: Hvordan vil du beskrive samarbejdet i projektorganisationen i projektgruppen og mellem dig selv og projektejer og styregruppe? 4. Hvad er råderummet i projektet: Hvordan er dine beslutnings- og handlemuligheder som projektleder? Hvad er projektets råderum i organisationen? 5. Hvad får du øje på i forhold til dine muligheder og begrænsninger i projektet? Hvilket R er særligt relevant for dig at have øje for/påvirke? HEADLINE HERE PAGE 15
Ledelse opad, udad og nedad/til siden HEADLINE HERE PAGE 16
Indflydelsestrekanten FORMEL indflydelse PERSONLIG indflydelse DISKURSIV indflydelse
Øvelse, Cases: PROJEKT A Du har indkaldt til styregruppemøde. På styregruppemødet bliver du af et medlem mødt med kravet om at have styr på nogle detaljer, du ikke mener er væsentlige for situationen i projektet lige nu. Hvordan reagerer du? PROJEKT B Et mindre udviklingsteam i en teknisk afdeling har gentagne gange ikke overholdt deadlines. Du har indkaldt dem til møde for at få rettet op på situationen. Hvordan griber du mødet an? Hvad bliver muligt i lyset af 4R/indflydelsestrekanten? Hvad bliver muligt i lyset af 4R/indflydelsestrekanten?
Domæneteorien Domæneteorien er en teori om kontekster og sprogspil. Det er en teori, der giver et begrebssæt til at afklare, hvilke kontekster, der er herskende i hvilke situationer. Ophavsmanden til domæneteorien er Humberto Maturana Kontekst: En menings- og forståelsesramme, der manifesterer sig som et sæt spilleregler for, hvad der er muligt at sige, gøre og høre i den givne kontekst. SIDE 19 TITEL HER
DOMÆNETEORIEN Maturana; Lang m.fl. 1990 Tove Krebs Lange
Produktionens domæne Fakta, entydige antagelser Linearitet og objektivitet Faglighed Umiddelbarhed Univers Årsag, virkning Handlingens sprog Konklusioner, afgørelser SPØRGSMÅL: Kan vi ikke bare komme i gang?! I virkeligheden handler det her jo om Vi skal have styregruppens accept, så kan vi implementere Vi mødes i morgen samme tid og sted og tager en status Du gør x og y til i morgen, og så er det klaret 21
Det personlige domæne Værdier Moral og etik Grundantagelser Meningsfuldhed Skønhed Harmoni Overensstemmelse Jeg synes.. Jeg føler.. SPØRGSMÅL Jeg bliver glad, når Mine værdier er Jeg bliver frustreret, når Jeg synes, det rigtige at gøre er 22
Reflektionens domæne Virkeligheder som subjektivt bestemt Refleksivitet Cirkulærer forståelsesform Multivers, mangfoldighed af ligeværdige historier Upartiskhed Uærbødighed Nysgerrighed SPØRGSMÅL: Hvordan kunne man se problemstillingen på en anden måde? Hvilke andre muligheder findes der? Hvad ville projektejeren mene, hvis han sad her? Hvordan kunne man forstå den modstand, vi møder? Det vigtige består i at undersøge og synliggøre, hvorledes forskellige positioner og perspektiver er med til, at fremdrage nogle relationer og sammenhænge som væsentlige og andre som uvæsentlige. 23
Domæneteorien i egen praksis: Se projektet og vær nysgerrig fra andre domæner Egen refleksion: Tænk på din case, noget, der bøvler i projektet, og sidste konkrete situation (et møde, en samtale ), hvor problemstillingen var på spil: 1. Undersøgelse/analyse: Hvilket domæne er dominerende i situationen? Hvilke udsagn definerer domænet? 2. Hvilke spørgsmål kunne man stille fra de to andre domæner for at ændre situationen? Tal med din sidemakker: Fortæl kort om din situation, og hvad du har fået øje på I hvilke sammenhænge er det særligt vigtigt for dig som projektleder i din kontekst, at have øje for domænerne? Har du en særlig præference ift. de tre domæner, og hvad betyder det for dit projekt? Hvis du skal give dig selv et godt råd i den forbindelse, hvad vil det så være? Skriv dette råd på en post-it (rådet skal læses op for bordet).
24-11-2017 BUNKER HOLDING 25