Ansøgningsskema til DI s produktivitetspris 2015 Ansøgningsskemaet er bygget op omkring fem kriterier, der skal underbygge ansøgningen med forskellige vinkler på den indsats, din virksomhed har gennemført. De fem kriterier er: 1. Opnåede resultater og mål 2. Omfanget af produktivitetsfremmende aktiviteter 3. Brug af ledelsesværktøjer 4. Involvering og roller 5. Træning af ledere og medarbejdere Når du udfylder ansøgningsskemaet, er det vigtigt, at du både beskriver den indsats, I har gennemført i virksomheden og argumenterer for, hvorfor I har valgt at gøre, som I har gjort. Specielt er det nødvendigt, at du kan dokumentere de resultater, som I har opnået og omfanget af aktiviteterne. Sidst i ansøgningsskemaet kan du se det bedømmelsesskema som bedømmelseskomiteen anvender. Ansøgningen kan udformes på dansk eller engelsk. Vurdering af ansøgningen For at kunne foretage en ligeværdig vurdering af ansøgerne er det alene oplysningerne i ansøgningsskemaet, der vil ligge til grund for bedømmelseskomiteens vurderingen. Eventuelle bilag udenfor ansøgningsskemaet vil ikke indgå i vurderingen. Ansøgningen vurderes primært på baggrund af de opnåede resultater, længden af den tidsperiode hvor indsatsen har fundet sted (typisk et åremål) samt omfanget og udbredelsen af den samlede produktivitetsindsats i jeres virksomhed. Bedømmelseskomiteen vil blandt andet vægte en stabil udvikling i produktiviteten højere end en enkeltstående indsats, der måtte have resulteret i en stor produktivitetsstigning. Ansøgningen vil sekundært blive vurderet på brugen af de ledelsesværktøjer og metoder, som har været anvendt, ledelsens involvering i produktivitetsarbejdet samt træning og udvikling af ledere og medarbejdere. Bedømmelseskomiteen vil gerne inspireres af nye metoder og værktøjer til at forbedre produktiviteten. Komiteen opfordrer derfor til at beskrive nye metoder eller usædvanlige tiltag, hvis dette har været anvendt. Hovedformålet med denne pris er dog fortsat at anerkende en virksomhed, som væsentligt har forbedret sin konkurrencekraft gennem et løbende fokus på at øge produktiviteten uanset metodevalg. Din virksomheds ansøgning vil blive vurderet af et panel bestående af ledere fra virksomheder, der er medlemmer af DI, samt en eller flere repræsentanter fra relevante forskningsinstitutioner i Danmark. Bedømmelseskomiteen vil vurdere den enkelte ansøgning ud fra de fem kriterier på en skala fra 1 til 3, med hovedvægten lagt på kriterie 1 og 2. På denne baggrund nomineres 3-4 ansøgere til prisen. En konsulent fra DI vil herefter besøge de nominerede virksomheder, hvorefter den endelige afgørelse af prismodtageren vil blive truffet af bedømmelseskomiteen. Uddeling af Produktivitetsprisen Produktivitetsprisen uddeles på Produktivitetskonferencen den 17. marts 2015 på Hotel Comwell i Kolding.
Har du yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte konsulent Hanne Merete Lassen på tlf.: 3377 3868 / e-mail: haml@di.dk Når ansøgningsskemaet er udfyldt, sendes dette til Susanne Praefke Svendsen (tlf.: 3377 3855 / mail: sps@di.dk) per mail. Ansøgningsfrist: Onsdag den 28. januar 2015 kl. 12.00. 2
Oplysninger om virksomheden Navn Adresse Hjemmeside Antal medarbejdere : s kontaktperson: Navn Tlf.nr. e-mail adresse Kort præsentation: Hvilken indsats er gennemført til forbedring af virksomhedens produktivitet? Beskriv kort hvilken indsats, der har ført til en stigning i virksomhedens produktivitet. Eksempelvis kan der være brugt en model, der danner baggrund for indsatsen. Argumentér også for, hvilken sammenhæng indsatsen har til virksomhedens strategi. Det er en god ide at anvende f.eks. skemaer, grafer, figurer til illustration af modeller, strukturer og lign. 3
Kriterie 1. Hvilke resultater har virksomheden opnået og hvad var målet? Indsatsen skal have en betydende indflydelse på virksomhedens forretningsprocesser og forbedret virksomhedens position i forhold til konkurrenterne. Det kan f.eks. være, at I nu kan måle jer med de bedste virksomheder i den samme branche i Danmark. Redegør for sammenhængen af indsatsen i forhold til virksomhedens strategi og mål for forbedring af produktiviteten. Det kan eksempelvis være opnåede resultater i form af et bedre flow af ydelser, varer eller informationer; færre ansvarsskift; en omkostningseffektivisering; bedre reaktionsevne ved kundeforespørgsler; større fleksibilitet; øget kundeværdi; resultater, som på afgørende vis har forbedret virksomhedens position i forhold til konkurrenterne; der er skabt en kultur, hvor der arbejdes med løbende forbedringer i hele virksomheden. Eksempel på indikator for kriteriet: Resultatudvikling 2009 2010 2011 Indeks for produktivitet 100 102 110 (virksomheden samlet) Time to market 2 måneder 1 måned 2 uger Fakturerede timer i forhold til arbejdstimer 100 102 105 Leveringstider til kunderne 3-4 uger 3-2 uger 1 uge Kvalitetsomkostninger 100 98 95 Lagerudvikling (lager/oms i %) 14% 12% 10% Produktivitet udtrykt i vægt 150 kg/time 165 kg/time 175 kg/time Produktivitet udtrykt i styk stk/time - - Produktivitet udtrykt i sendinger Antal sendinger - - /time Produktivitet udtrykt i Faktureringslinjer/time - - faktureringslinjer Vælg en parameter, der over en periode (3-5 år) understøtter de opnåede resultater. Konkrete tal for mål og resultater behandles fortroligt. 4
Kriterie 2. Hvad er omfanget af jeres produktivitetsfremmende indsats? Indsatsen kan eksempelvis være afgrænset til få afdelinger i en del af virksomheden eller udbredt til flere enheder eller lokaliteter i virksomheden. Indsatsen kan omfatte såvel driftsfunktioner og støttefunktioner som HR og økonomi eller salg- og marketingfunktioner. Der kan også være inddraget eksterne partnere, som kunder eller leverandører, i indsatsen. Forløbet af indsatsen kan også beskrives ved et antal faser, den enkelte afdeling skal gennemgå. Indsatsen kan desuden være tilrettelagt i et antal bølger. Indsatsen er ikke nødvendigvis et projekt, men kan være en fortløbende proces. Kriterie 3. Hvilke ledelsesværktøjer eller systematiske metoder er anvendt i indsatsen? I behøver ikke at have valgt et konkret ledelsesværktøj i jeres arbejde med at øge produktiviteten. Det kan være, at I plukker lidt i alle værktøjskasserne. Vi vil dog gerne have sat nogle ord på nogle af de metoder, som I har anvendt og hvorfor netop de metoder er valgt. Hvis I har anvendt konkrete ledelsesværktøjer eller systematiske metoder, vil vi gerne høre hvordan de er anvendt, og hvordan de understøtter hinanden. Eksempelvis kan der i indsatsen være anvendt ledelsesværktøjer som Business Process Reengineering, værdistrømsanalyse, Visual Management el. lign. til at understøtte ledernes kendskab til og udvikling af forretningsprocesserne. Automatisering kan være anvendt i områder med tunge løft, hårdt fysisk arbejde eller ved ensidig gentaget arbejde. Der kan være benyttet systematiske metoder til at standardisere processer, korte omstillingstider (SMED); været etableret "træk" i enkelte værdistrømme(kanban); processtyring (Six Sigma), totalkvalitet (TQM); systematisk vedligehold (TPM); arbejdet med systematisk problemløsning (CEDAC); systematisk opsamling af kundebehov; analyser, der evaluerer kundernes opfattelse af virksomhedens ydelser. 5
Kriterie 4. På hvilken måde har direktører, chefer og ledere været involveret, og hvordan er deres rolle kommet til udtryk? Eksempelvis kan der beskrives, hvordan indsatsen er forankret på de forskellige ledelsesniveauer. Det kan være chefer og lederes deltagelse og bidrag i forbindelse med konkrete aktiviteter. Indsatsen kan betyde, at der er behov for ændring af lederens rolle omkring målopfyldelse og motivation af medarbejderne. Der kan være en målrettet opfølgning på, at ledere og chefers adfærd understøtter indsatsen til forbedring af virksomhedens produktivitet. Kriterie 5. I hvilket omfang er der gennemført træning af ledere og medarbejdere? Der kan være krav til ledernes kompetencer inden for coaching eller teamledelse, der understøtter virksomhedens udvikling af produktiviteten. Der kan eksempelvis være afdækket et behov for træning i metoder og værktøjer eller for krydstræning i relaterede opgaver. Der kan være en løbende opfølgning på og evaluering af kompetencer hos chefer, ledere og medarbejdere. Argumentér for at virksomheden sikrer sig, at de fornødne kompetencer til forbedring af produktiviteten er til rådighed. Hvorfor mener du, at I fortjener en pris? PR for din virksomhed Du skal lave en kort beskrivelse af din virksomhed (maks. 100 ord), som kan bruges i PR øjemed. Jeres tekst (maks. 100 ord): 6
Følgende skema vil blive anvendt til vurdering af ansøgningerne: Skala til vurdering af kriterier Kriterium 1 2 3 Din score 1. Opnåede resultater 2. Omfanget af aktiviteter 3. Ledelsesværktøjer Resultatet er forventeligt i forhold til branchen og virksomhedens størrelse. Omfanget af indsatsen er begrænset til en lille del af virksomhedens operationelle aktiviteter. Et begrænset antal ledelsesværktøjer er taget i anvendelse uden klar systematik. 4. Topledelsen Der ses kun sporadisk deltagelse af topledelsen og chefer. 5. Træning Ledere og medarbejdere trænes og uddannes i at øge produktiviteten i egne processer. har sat sig mål og opnået resultater, der kan måle sig med de bedste i Danmark. Indsatsen omfatter mere end halvdelen af virksomhedens operationelle aktiviteter. Et bredt antal ledelsesværktøjer er taget i anvendelse uden klar systematik. Topledere og chefer deltager i gennemførelsen af og opfølgningen på indsatsen. Der sker en målrettet træning og uddannelse af ledere og medarbejdere i at øge produktiviteten i egne processer. har sat sig mål og opnået resultater, der er ud over det sædvanlige. Indsatsen omfatter alle virksomhedens operationelle aktiviteter og delvist støttefunktioner. Et bredt antal ledelsesværktøjer er taget i anvendelse med en klar systematik. Der ses et klart engagement fra topledere og chefer i gennemførelsen af og opfølgningen på indsatsen. Der sker en målrettet træning og uddannelse af ledere og medarbejdere i at øge produktiviteten i egne processer. Ledere og medarbejderes kompetencer evalueres løbende. Panelets samlede indtryk af virksomhedens ansøgning: har gjort en indsats for at forbedre produktiviteten. har præsteret markante stigninger i produktiviteten. har anvendt målrettede metoder/ indsats til at øge produktiviteten. er en god rollemodel for andre virksomheder, der ønsker at øge produktiviteten. har med sin indsats medvirket til at modernisere produktivitetsbegrebet. 7