1 Dagsorden og referat vedrørende menighedsrådsmødet Onsdag, den 24. april 2013 kl. 19.00 I Konfirmandstuen. Mødested: kl. 19.00 ved Emmersbæk præstebolig til en besigtigelse af denne. Herefter fortsætter mødet i konfirmandstuen. Fraværende medlemmer: Afbud fra Evald Helmer Kristensen i stedet mødte Hans Olsen. Afbud fra Marianne Vest og Annemette Nørgaard Høgsbro. 1. Kvartalsrapporten. Rapporten for januar kvartal 2013 fremsendes til godkendelse. Rapporten er vedhæftet som bilag. 2. Nedsættelse af Styregruppe i f.m. den kommende om- og tilbygning af Hirtshals kirkekontor. Det indstilles, at økonomiudvalget etablerer sig som styregruppe suppleret med en ad hoc tilknyttet byggesagkyndig. Styregruppens opgave vil være at: a. lede og organisere den kommende om- og tilbygning af Hirtshals kirkekontor i samarbejde med den valgte arkitekt og ingeniør. b. nedsætte byggegrupper med deltagelse af de respektive MR medlemmer samt suppleret med øvrige ad hoc valgte interessenter. c. afholde byggemøder. Det indstillede blev vedtaget. 3. Dispositionsforslag. Til Hjørring Fælles Provstiudvalg og Aalborg Stift foreligger der udarbejdet dispositionsforslag til principiel godkendelse af planlagt om- og tilbygning vedrørende Hirtshals kirkekontor. Som det fremgår af forslaget, ansøges provstiudvalget og Aalborg Stift om tilladelse til byggeriet samt optagelse af lån i stiftemidler til finansiering af anlægsudgiften i 2014. Menighedsrådet godkendte det foreliggende dispositionsforslag, der fremsendes med anbefaling til Provstiet og Aalborg Stift.
2 4. Samarbejdsaftale. Til drøftelse og godkendelse fremsendes vedtægt vedrørende indgåelse af en udvidet samarbejdsaftale mellem Tversted, Uggerby og Hirtshals sogne om fælles administrationschef og kordegn. Med kordegnefunktionen følger overtagelsen af kirkebogføringen for Tversted og Uggerby sogne. Den nye samarbejdsaftale afløser den nuværende aftale om fælles administrationschef. Tversted og Uggerby menighedsråd har, på et fællesmøde den 4. april 2013, anbefalet samarbejdet. Vedtægten træder i kraft, når alle 3 menighedsråd, på et ordinært møde, har vedtaget samarbejdet. Samarbejdsaftalen er vedhæftet som bilag. 5. Prioritering af anlægs- og vedligeholdelsesarbejder i 2013. Fra Kirke- og kirkegårds og Præstegårdsudvalget foreligger der forslag til prioritering af anskaffelses- og vedligeholdelsesarbejder i 2013 og overslagsårene. Økonomiudvalget behandlede prioriteringen på sit møde den 5. april 2013 og fremsender denne med anbefaling. Jan Riisager vil gennemgå prioriteringen på mødet. Prioriteringen er vedhæftet som bilag. Anlægs- og vedligeholdelsesarbejderne blev godkendt med følgende ændringer. Det blev vedtaget at afsætte bevilling i 2014 til etablering af forsatsvinduer i Hirtshals kirke. Bevillingens størrelse undersøges og registreres i KirkeDV. Etablering af 6 nye lamper til P-pladsen ved Emmersbæk kirke udgår, da Provstiet i 2014 har bevilliget kr. 85.000 til finansiering af dels en omkloakering af P-pladsen og etablering af 6 nye lamper. I f. m. renoveringen af Hirtshals kirkes kapel, skal den udarbejdede udsmykning (udført af Poul Hoffmeister) besigtiges af en sagkyndig person før renoveringen. 6. Tele- og IT politik. Der foreligger forslag til den fremtidig tele- og IT kommunikation mellem kirkens personalegrupper. Har været behandlet og vedtaget på Økonomiudvalgets møde den 5. april 2013. Administrationschefen redegør for forslaget. Politikken blev godkendt.
3 7. Anskaffelse af ny kopimaskine. Den nuværende kopimaskine, der er placeret i Emmersbæk kirke, er gået i stykker. En reparation er ikke formålstjenlig, da maskinen er gammel og utidssvarende. Der er imidlertid brug for en kopimaskine i Emmersbæk kirke, hvorfor alternativet vil være at: a. indkøbe en ny kopimaskine til Emmersbæk kirke b. indkøbe en ny og større kopimaskine til kirkekontoret og c. anvende den kopimaskine, der pt. er placeret på kirkekontoret, i Emmersbæk. Sagen har været behandlet på Økonomiudvalget, der har indstillet, at menighedsrådet anskaffer en ny kopimaskine til Hirtshals kirkekontor med en udvidet efterbehandler m/ hæftefunktion og genplacerer kirkekontorets nuværende kopimaskine i Emmersbæk kirke. 8. Etablering af læbælte ved Emmersbæk kirkegård. Der forligger revideret aftale med HedeDanmark. Poul Moltsen orienterer om sagen. Det blev vedtaget, at betale for etablering for beplantning af læbæltet. Der foretages renholdelsesarbejde efter behov. 9. Genplacering af krucifikset, der pt. er ophængt i Emmersbæk kirkes kapel. Kirke- og kirkegårdsudvalget indstiller, at krucifikset ophænget på østmuren i Emmersbæk kirke i den gl. konfirmandstue. Det overlades til Kirke- og kirkegårdsudvalget at finde den rette placering i Emmersbæk kirke. 10. Orientering fra præsterne Bjarne Hougaaard: orienterede om : ændringer i gudstjenesteplanen for maj måneden. fastlagt friluftsgudstjenesten ved fyret den 28. juli 2013 kl. 15.00 Skole Kirketjenesten, der afholder repræsentantskabsmøde i Løkken Sognegård tirsdag den 7. maj 2013 kl. 19.00.
4 11. Orientering fra Formanden. Der ligger pjecer og foldere til fri afbenyttelse. Tak fra Erna og Poul Willumsen for modtaget blomst i anledning af deres krondiamantbryllup. Tak fra Tove og Kurt Hansen for modtaget blomst i anledning af deres guldbryllup. Tak fra Gustav Kristoffersen for modtaget blomst i anledning af hans 75 års fødselsdag. Tegning af årsabonnementer på Kirkefondets magasin Kirken i dag til interesserede menighedsrådsmedlemmer. Der arrangeres privatkørsel til Stiftsdagen den 11. maj 2013. Udgiften til kørsel dækkes af menighedsrådet efter statens km-takst. 12. Orientering fra Administrationen. Orientering fra afholdt økonomiudvalgsmøde den 5. april 2013 Til orientering uddeles tidsplan vedrørende budgetproceduren 2014 Orientering om udmeldt budgetdriftsramme for 2014 13. Eventuelt Evt. indkøbes anden mikrofon (der anvendes i f.m. tekstlæsningen om søndagen) til Hirtshals kirke. Der afholdes ekstraordinært menighedsrådsmøde den 6. juni 2013. Mødet omhandler udelukkende drøftelse af til- og ombygningen af kirkekontoret. Mødet begynder kl. 18.00.
5 Underskrift: _ Grethe Bork Kristoffersen Eva Gad Rasmussen Maiken Buddig Flemming Flindt Nielsen Leif Stensgaard Møller Gitte Pallesgaard Grønkjær _ Jan Kiel Riisager Ole Valsson _ Poul Moltsen Hans Olsen _ Bjarne Hougaard _ Annemette Nørgaard Høgsbro