PIXIBOG: ONBOARDING - få din nye medarbejder godt ombord
TALENT-INTRO Indhold NEED TO KNOW: Onboarding Preboarding Smed mens jernet er varmt Strategisk onboarding Facts Vær realistisk - slå ikke større brød op end du kan bage Fællesansvar Tjekliste NICE TO KNOW: Psykologisk kontrakt Forventningsafstem Kort og godt Kontaktinfo
HVAD ER ONBOARDING? Forestil dig, at din virksomhed investerer 1 million kroner i en ny produktionsmaskine. Helt naturligt vil hele virksomheden sætte sig sammen og finde ud af, hvordan maskinen hurtigst muligt skaber værdi og er mest rentabel. Hvad kan den, hvordan får vi den hurtigst installeret, hvem står for hvad og hvordan sikrer vi, at investeringen giver et afkast hurtigst muligt? Skift så ordet maskine ud med medarbejder. Hvordan tager I så imod?
ONBOARDING Med andre ord så er onboarding = processen, som integrerer nye medarbejdere i virksomheden, og hvor nye medarbejdere tilegner sig den nødvendige viden, færdigheder og adfærd for at blive effektive og værdifulde medarbejdere. Det er i de første tre måneder, at den nye medarbejders tilhørsforhold til arbejdspladsen bliver dannet, og netop derfor er det så drønhamrende vigtigt at få onboarding øverst på agendaen.
MEN HVAD ER PREBOARDING SÅ? Det er perioden fra det øjeblik din nye medarbejder har skrevet under på ansættelseskontrakten til den første dag på jobbet. Og i mange tilfælde er der: TOTAL TAVSHED Og det er brandærgerligt. Fordi det er netop i denne periode, hvor man som ny medarbejder, er motiveret for og engageret i sit kommende job, og samtidig også den periode, hvor man fortæller venner og bekendte om det nye job, man lige har scoret. Udnyt perioden og hold dialogen med din nye medarbejder. Du kan eksempelvis invitere på kaffe/frokost, så din nye medarbejder kan møde sine nye kollegaer. Du kan også sende en status pr. mail, hvor du fortæller, hvad der sker i virksomheden lige nu.
SMED MENS JERNET ER VARMT Udnyt, at din nye medarbejder er særlig modtagelig for viden i de første dage/måneder. Derfor kan du med STOR fordel have fokus på at forme medarbejderen på den mest hensigtigsmæssige måde - både i henhold til kultur, faglighed, resultater og sociale aspekter i din onboardingplan. Og lad os lige slå én ting fast, inden vi hopper videre til nogle nedslående data. Du kan ikke ikke-onboarde. Alle gør det i et eller andet udstræk. Men du kan gøre det med bravur, eller du kan være knap så god til det. Derfor slår vi et slag for strategisk onboarding. Formålet er, at din nye medarbejder bliver et aktiv for virksomheden så hurtigt som overhovedet muligt.
FACTS 25% af alle nyansatte forlader deres stilling igen inden det første år er gået 22% af de nyansatte, der forlader deres job, gør det inden for de første 45 dage 4% vender aldrig tilbage efter den første dag BEHØVER VI AT NÆVNE, AT DET ER EN DYR AFFÆRE, HVIS DIN MEDARBEJDER IKKE FÅR EN FLYVENDE START? KILDE: BOG - ONBOARDING, FLYVENDE FRA START AF HARPELUND & HØJBERG
SLÅ IKKE STØRRE BRØD OP, END DU KAN BAGE Vi kan vist godt blive enige om, at det ikke er nok, at der bare er en buket blomster og en pc til din nye medarbejder. Men mist endelig ikke modet det behøver heller ikke være kæmpestort og omfattende. Dit onboarding-program skal naturligvis tilpasses din virksomheds størrelse og ressourcer. Hvis du skal gøre det let for dig selv, så få det struktureret én gang for alle, så du kan bruge samme skabelon til dine fremtidige ansættelser. Og nu hvor du er i gang med at lave fortællinger om din virksomhed, så udnyt materialet og (gen)anvend det i andre sammenhænge - fx til salg og marketing.
FÆLLESANSVAR Der er ikke kun én, der hænger på denne opgave. Det er en holdindsats. Forestil dig, at du spiller på et fodboldhold, og I får en ny spiller på holdet. For at I som hold får succes (vinder), skal I samarbejde, snakke det samme 'sprog', vide hvem, der har ansvar for hvad på banen og så videre. Tænk over det - man kan faktisk drage mange paralleller til virksomhedsverdenen. Det kan godt være, at der er én, som har det overordnede ansvar for introprogram og morgenmad den første dag, men alle andre har et lige så stort ansvar for at sørge for, at den nye medarbejder falder godt til i virksomheden.
TJEKLISTE 1/3 Vores forslag til hvad du skal have styr på inden din nye medarbejders første dag: Kontorplads Computer (samt klargøring) og mobil E-mailadresse/password(s)/telefonnummer Nøgler Adgang til IT-systemer Hvem er primær kontaktperson? Skal min nye medarbejder have en buddy/mentor? Mail til afdelingen/virksomhed om ny medarbejder Aftaler med interne oplæringspersoner Møder med interne og eksterne samarbejdspartnere Print relevante dokumenter og læg klar på skrivebordet (det kan være rart at have noget håndgribeligt i starten Lav en introplan (se inspiration på næste side) + send det pr. mail til den nye medarbejder og interne oplæringspersoner
Introplan for Kommunikationsmedarbejder Mette INSPIRATION TIL INTROPLAN Formålet er, at Mette føler sig velkommen, og ved hvad hun skal lave. Jo hurtigere hun falder til i virksomheden, des hurtigere er hun et aktiv for virksomheden. Planen sendes til alle implicerede personer inden Mettes første dag
TJEKLISTE 2/3 Vores forslag til hvad du skal have styr på til den første dag: Blomster og fælles morgenmad (informere teamet om morgenmad inden) Præsentation af nærmeste kollegaer Intromøde hvor introprogram gennemgåes + forventningsafstemning Rundvisning Speeddating - introduceres for hvad nærmeste kollegaer laver Udlevering af kontorplads, nøgle, computer, telefon, passwords etc.
TJEKLISTE 3/3 Vores forslag til hvad du skal have styr på til de første 3 måneder: Opfølgningssamtaler hver fredag den første måned - derefter hveranden uge de efterfølgende 2 måneder Buddy/mentorordning opstartes Sidemandsoplæring Gennemgang af interne politikker/strukturer/need-to-know Evaluering af introperiode
TILLYKKE - NU KAN DU ONBOARDE For god ordens skyld - lad os opsummere: Preboarding: perioden fra kontrakt er underskrevet til din nye medarbejders første dag Onboarding: de første 3 måneder i din nye medarbejders ansættelse Udnyt din medarbejders "åbne vindue" i de første dage/måneder Arbejd strategisk med onboarding Tilpas dit onboardingprogram din virksomhed og dens ressourcer Onboarding er en holdindsats Lav din egen tjekliste + påmindelser
BARE ROLIG, DU MÅ GODT LUKKE PRÆSENTATIONEN NU Men til dig, der ikke har fået nok onboarding, har vi formuleret noget nice-to-know...
DEN PSYKOLOGISKE KONTRAKT Derfor skal du IKKE skal oversælge jobbet... De fleste, der har rekrutteret, kan med stor sandsynlighed nikke genkendende til følgende: Du kom til at love guld og grønne skove til samtalerne, og inden du fik set dig om, var der en underskrift på kontrakten. Og hov, du glemte helt at give et retvisende billede af jobbet. Hvad tror du, der sker når din nye medarbejders hverdag melder sin ankomst og ikke lever op til de forventninger og forestillinger, som han/hun har? Vores bud: Han/hun bliver gevaldigt skuffet og motivationen og engagementet daler. Den psykologiske kontrakt afviger fra andre kontrakter - den er nemlig ikke nedfældet. I stedet er det summen af fortællinger, markedsføring og forventninger, som udgør kontrakten. Den indgåes mellem den enkelte medarbejder og virksomheden. Dét gør den lidt kompleks.
OVERHOLDELSE AF DEN PSYKOLOGISKE KONTRAKT Skab en bæredygtig psykologisk kontrakt fra start Det er i virkeligheden ikke så svært. Det gælder bare om at tale sandt. I stillingsopslaget, på hjemmesiden, til samtalerne, ja - overalt. Derfor hænger rekruttering og den psykologiske kontrakt uløseligt sammen. Det er uhyre vigtigt at være ærlig og give din nye medarbejder et retvisende billede af både virksomheden og jobbet. Et konkret eksempel: Har du sagt til jobsamtalen, at medarbejderen må arbejde hjemme lige så tosset han/hun vil? Og viser virkeligheden sig at være en anden, så er der tale om et brud på den psykologiske kontrakt. Og sker der for mange brud, så har du et problem. Fordi det påvirker medarbejderens motivation og engagement i en sådan grad, at han/hun ender med at sige op inden for relativ kort tid.
FORVENTNINGSAFSTEM Du kan ikke gøre det for meget Med mindre du er sådan én, som både kan læse folks tanker og ønsker, så skal du forventningsafstemme. Det er kimen til et godt og frugtbart samarbejde. Og du skal gøre det løbende. Fordi det er bedre at vide end at tro. Uklare forventninger kan hurtigt skabe usikkerhed, frustration og misforståelser hos medarbejderen lige såvel som klokkeklare forventninger skaber grobund for arbejdsglæde, fælles mål, positive resultater og ikke mindst fastholdelse. Helt konkret kan du fortælle din medarbejder, at du forventer, at han/hun har implementeret et nyt CRM-system i løbet af de første 3 måneder. Da dét at forventningsafstemme er gensidigt, skal medarbejderen også fortælle dig, hvis det er en urealistisk opgave og/eller tidshorisont.
KORT OG GODT Vær klar i spyttet Forventningsafstem Giv et retvisende billede DER ER UTALLIGE FORDELE VED AT GØRE OVENSTÅENDE. EN ALTOVERSKYGGENDE FORDEL ER, AT DET ER MEGET LETTERE FOR DIG AT FASTHOLDE DIN NYE MEDARBEJDER. VIDSTE DU, AT EN MEDARBEJDER SJÆLDENT FORLADER SIN ARBEJDSPLADS, MEN FORLADER SIN LEDER...
KONTAKT TALENTERNE BAG DETTE DOKUMENT Marselis Boulevard 1 8000 Aarhus C start@talentmatch.dk 7734 8122 TALENTMATCH GENERATION Y