D D B D A T A A P S W-PBS PBS BETALINGSSERVICE VERSION 3.XX
W-PB S PBS BETALINGS SERVIC E - VERSION 3.XX I N D H O L D Installation af W-pbs 4 Gennemgang af installationen 4 Opdatering af programmet 5 opsætning af W-PBS 6 Generelt 7 Betalingsservice basis 7 Betalingsservice total 7 Navigation 8 Knapperne fra venstre mod højre: 8 Søgning 8 Felter 9 Felter og farver 9 Debitorkartoteket 10 Sektionerne i debitorkartoteket 10 Debitor felterne 10 PBS Oplysning 12 Advisering 14 Kontoudtog 18 Historik 20 Notater 21 Søgning 22 Funktioner 22 Opkrævninger 23 Knapperne på første side 23 Knapperne på anden side 25 Knapperne på tredje side 26 knapperne på fjerde side 28 Aftaler 29 Indbetalinger og aftale oplysninger 31 Advis opdateringer 33 Tilpasning 35 Adviskoder 35 Perioder 37 DDB DATA APS SIDE 2 AF 75
Finanskonti 38 Kundetyper 39 Postnr. 40 Grupper 41 Setup 44 Diverse 44 Menupunkter 45 Prompt tekst på ekstra felter i debitor kartotek 45 Menuen i toppen af skærmen 47 Afslut 47 Udskrifter 47 Kørsler 48 Udskrifter og Forespørgsler 55 Sikkerhedskopiering 59 Ekstra funktioner 62 DDB DATA APS SIDE 3 AF 75
I NS TALLA TION AF W-PBS GENNEMGANG AF INSTALLATIONEN Efter at have hentet filen fra www.ddb-data.dk skal programmet installeres. Det gøres ved at dobbeltklikke på filen WPBS_300_Setup.exe, derefter kommer nedenstående skærmbillede. Her vælger man næste for at komme i gang med installationen. Dette gøres et par gange indtil man når til følgende skærmbillede: Nu kan man vælge hvilken mappe programmet skal installeres i. Som standard er mappen C:\WPBS300\ valgt og hvis det skal installeres i denne mappe trykkes der på next. Hvis man vil ændre placering af programmet trykkes der på knappen Change. Derefter vil der være mulighed for at ændre placeringen af programmet, når så en anden placering er valgt trykkes der på next for at fortsætte. DDB DATA APS SIDE 4 AF 75
Når dette er gjort, kommer næste skærmbillede frem: Her trykkes der på Install og installationen går i gang. OPDATERING AF PROGRAMMET Da der kommer nye opdateringer til programmet kan det være en fordel lige at tjekke på følgende link om der skulle være en opdatering: http://www.ddb-data.dk/downloadfiler/programmer/pbs/wpbs/ På denne adresse vil der ligge en eller flere filer der indeholder ordet opdatering. Hvis der er tvivl om hvilke version der er installeret kan dette ses under opstart af W-PBS. Dette er markeret med rød på det billede som ses nedenfor. Filen fra ovenstående hjemmeside adresse hentes så ned og lægges ind i den mappe hvor programmet er installeret. Så er programmet opdateret til nyeste version. DDB DATA APS SIDE 5 AF 75
Først gang W-PBS køres efter opdateringen vil programmet spørge om følgende: Her trykkes der på Ja for at køre den opdatering som blev hentet tidligere. OPSÆTNING AF W-PBS Første gang programmet køres skal det tilpasses. Dette gøres på følgende måde.: 1. Først vælges Tilpasning i øverste menu linie. 2. Vælges Setup i anden menu linie. 3. Så indtastes Brugernavn (Firmanavn), Serienummer, Dato og Datokode i de respektive felter. Her efter trykkes der på godkend knappen (fluebenet) For at opsætningen skal træde i kraft skal programmet lige lukkes og startes igen. Er dette ikke gjort korrekt vil programmet komme med en fejl meddelelse ved opstart. DDB DATA APS SIDE 6 AF 75
GENER ELT Programmet kan benyttes til opkrævning af debitorer via PBS betalingsservice. Der kan både benyttes PBS Betalingsservice Basis og PBS Betalingsservice Total, begge med flere debitorgrupper. BETALINGSSERVICE BASIS Der trækkes direkte på debitorernes konti og debitorerne skal være tilmeldt PBS. BETALINGSSERVICE TOTAL Der udsendes Fi-kort til de debitorer, der ikke er tilmeldt Betalingsservice, dem der er tilmeldt, trækkes automatisk via bank eller sparekasse. Programmet indeholder et debitorkartotek, hvor alle oplysninger og status vedr. PBS oprettes og vises. Hver debitor kan tilknyttes en gruppe, som indeholder alle PBS oplysninger pr. gruppe. Der kan tilknyttes en eller flere adviskoder/opkrævninger pr. debitor. En adviskode indeholder tekst og beløb, der kommer på betalingsopkrævningen fra PBS. En adviskode kan være tilknyttet en periode, som oplysning til hvornår den skal opkræves. Til hver adviskode tilknyttes en finanskonto, som benyttes til at danne et bilag, der kan benyttes som bogføringsbilag, i det finansbogholderi, som man benytter. Der dannes en journal med opkrævninger og indbetalinger, således at der kan udskrives et kontoudtog til debitorerne. Når der er foretaget opkrævninger gemmes adviskoden i en historik, som efterfølgende kan benyttes som kontrol. Der er flere kørsler til udlæsning/indlæsning af data til og fra PBS. Disse kørsler er følgende: Udlæs Oprettelser og Sletninger Udlæs Opkrævninger Indlæs Aftaler Indlæs Indbetalinger DDB DATA APS SIDE 7 AF 75
KNAPPERNE FRA VENSTRE MOD HØJRE: NAVIGATION SØGNING 1. Gå til første post (Debitor m.v.) 2. Gå til forrige post 3. Gå til næste post 4. Gå til sidste post 5. + Opret ny post 6. ^ Rette post 7. V Godkende post 8. X Fortryd rettelse/oprettelse 9. Genlæs kartotek fra harddisk. 10. Slet post Det tomme felt i toppen er søgefeltet. Dette bruges ved at man skriver det man søger efter og der efter trykker på enter. De resultater som bliver fundet ved hjælp af søgningen bliver markeret med rød og der kan bladres gennem disse ved hjælp af navigations menuen. DDB DATA APS SIDE 8 AF 75
FELTER FELTER OG FARVER Felterne der er fremhævet med FED blå skrift skal minimum udfyldes ved oprettelse af debitorer, der skal opkræves via Betalingsservice Total. (Adresse 2 er ikke påkrævet) Felter der er fremhævet med FED grøn skrift skal yderligere udfyldes ved oprettelse af debitorer, der opkræves via Betalingsservice Basis. Feltet Aktiv skal markeres det kommer automatisk når der modtages en aftale fil fra PBS. DDB DATA APS SIDE 9 AF 75
D EBITORKARTOTEK ET SEKTIONERNE I DEBITORKARTOTEKET Debitorkartoteket er delt op i 6 sektioner. Øverst er det kundeoplysninger med konto, navn, adresse, kundegruppe m.v.. og nederst er der 5 faneblade som indeholder følgende oplysninger: PBS oplysninger: Oplysninger der benyttes i forbindelse med PBS. Advisering: Adviseringslinier der opkræves. Kontoudtog: Posteringer, der viser opkrævninger og indbetalinger. Historik: Posteringer, der viser de enkelte adviseringer, der er opkrævet, samt indbetalinger. Notater: Stort notat felt der kan benyttes til at beskrive aftaler m.v. med debitor. DEBITOR FELTERNE Kundenummer Dette er f.eks. debitor telefonnummer, CPR-nr. eller andet nummer som debitor identificeres på. Feltet kan rettes senere med en kørsel til ændring af kundenummer. DDB DATA APS SIDE 10 AF 75
Hvis der er behov for at benytte kundenumre med foranstillede nuller f.eks. CPR-numre, så kan dette lade sig gøre, ved at der i Tilpasning/Setup i feltet kundenr længde, sættes en længde f.eks. 10. Så skal alle kundenumre være 10 karakterer lange. F.eks. 0312551234 0708601234 1212801234 o.s.v.. Titel, Navn, Adresse 1, Adresse 2, Postnummer og Bynavn Her indtastes debitor oplysninger. Kunde gruppe Dette felt kan indeholde værdien 0 9999 og benyttes til at afgrænse udlæsning af opkrævninger til PBS og på udskrifter m.v. Hvis der f.eks. er ønske om at opkræve debitorerne i forskellige intervaller, så kan dette felt benyttes til denne funktion. Opkrævning via PBS, kan også differencers på adviskoderne. Ekstra gruppe Dette felt er til eget brug og benyttes ikke i forbindelse med PBS opkrævninger. Værdi 0-9999. Kundetype Dette felt er til eget brug. Værdien af feltet kan defineres i Tilpasning/Kundetyper. Telefon Debitors telefonnummer. E-mail Debitors e-mail adresse. Tekst 1, Ja/Nej 1, Tekst 2, Ja/Nej 2, Beløb 1, Dato 1, Beløb 2, Dato 2 Disse felter er udelukkende ekstra felter, der frit kan benyttes til debitor oplysninger. Ingen af felterne benyttes i forbindelse med PBS. Tekster foran felterne, kan rettes i Tilpasning/Setup/ her står de så under prompt tekster. Felterne kan evt. benyttes til at sætte en dato for et skift til anden advisering. Felterne kommer ikke med på standard udskrifterne, men kan frit udskrives og vises i Udskrifter og Forespørgsler. DDB DATA APS SIDE 11 AF 75
Fødselsdags dato Debitors fødselsdags dato Indmeldt dato Felt der kan bruges til at skrive indmeldings datoen f.eks. for medlemmer af en forening PBS OPLYSNING PBS gruppe Der er mulighed for at dele debitorerne op i flere PBS-grupper (aftaler). I Tilpasning/Grupper kan der oprettes et vilkårligt antal grupper, som hver har deres egne PBS oplysninger. Der benyttes f.eks. flere PBS debitorgrupper, hvis man ønsker at indbetalingerne kommer ind på forskellige bankkonti. Det kan også benyttes hvis man har flere PBS numre/aftaler. Se beskrivelsen af felterne i Tilpasning/Grupper. Tilmeldt / Afmeldt Felterne viser tilmeldt og afmeldt datoer. Opkrævninger, der ligger udenfor dette datointerval, opkræves ikke. Det er opkrævningsdatoen der er gældende for datoerne. Der skal udfyldes en Tilmeldt dato, og enten skal Afmeldt dato være blank eller udfyldt med en senere dato end Tilmeldt. Nyt kundenr. DDB DATA APS SIDE 12 AF 75
Dette felt benyttes til ændring af kundenummer. Indtast det nye kundenummer i feltet. Se afsnittet om ændring af kundenummer. Bank Reg. Nr., Bank kontonr. & CPR-nummer Disse felter benyttes i forbindelse med direkte oprettelse af PBS aftaler via diskette eller modem. Hvis der oprettes direkte skal disse felter udfyldes og der skal sendes en oprettelses formular til PBS med debitors underskrift på. Aftale nummer Dette felt benyttes i forbindelse med Betalingsservice Standard og indeholder et nummer, der er unikt for debitor. Nummeret leveres af PBS, når der er indsendt oprettelser af debitorer. Aftalenummeret indlæses fra en fil (som er hentet via modem) via menupunktet Indlæs fra PBS/Indlæs aftaler. Oprettes hos PBS, Slettes hos PBS & Aktiv PBS aftale Oprettes Ved oprettelse af debitor, sættes der kryds i dette felt, hvis der skal indsendes Oprettelser til PBS. Feltet dato udfyldes med oprettelses datoen. Betalingsservice Basis: Hvis der indsendes oprettelser til PBS og man er tilmeldt Basis løsningen, så kommer der en fil retur med aftalenumre. Denne fil skal indlæses, før der kan sendes opkrævninger. Betalingsservice-total: Hvis der indsendes oprettelser til PBS, kommer der ikke en aftale fil retur, man skal manuelt rette feltet Aktiv til at være afkrydset. Feltet Aktiv kan afmærkes ved oprettelse af debitor. Slettes Hvis en debitor skal slettes, sættes der kryds i dette felt. Feltet Aktiv skal stadig være afkrydset. Feltet afmeldt dato udfyldes med slette datoen. Aktiv Kryds i dette felt, betyder at debitor er aktiv hos PBS. Hvis der ikke sendes oprettelser via diskette/fil, så skal dette felt være aktivt. Hvis der startes med Total løsningen, så skal der ved oprettelse af debitorer, sættes kryds i dette felt, da man ikke behøver at sende oprettelser i Total løsningen. Hvis der startes med Basis løsningen, så markeres feltet automatisk, når man har modtaget fil med aftaler. Tilmeldt automatisk træk Feltet viser om kunden har tilmeldt sig automatisk træk. PBS indbetalingsmåde/status DDB DATA APS SIDE 13 AF 75
Denne ramme viser en status på debitor. Når der udlæses opkrævninger, sættes der prik i Afvent indbetaling, Der er sendt rykker advisering eller hvis der er udbetalt penge til debitor så vælges Der er sendt udbetaling til kunden Når der modtages indbetalinger, vises der hvilke indbetalingsform der er benyttet, og om der er fejl i indbetalingen. Status Viser om debitor er aktiv m.v.. ADVISERING I dette menupunkt indsættes de adviskoder, der skal opkræves på debitor. Adviskoderne skal først oprettes i menupunktet Tilpasning/Adviskoder. DDB DATA APS SIDE 14 AF 75
For at indsætte en adviskode, kan der trykkes på knappen Indsæt advis eller i feltet adviskode, kan der trykkes på knappen og en adviskode kan vælges. Indsæt advis knappen åbner dette vindue. Den valgte adviskode overføres til debitor, ved at trykke på knappen Overfør eller dobbelt klikke på adviskoden. Benyt også Navigationsmenuen over adviskoder til oprettelse, rettelse og sletning af adviskoder. Adviskode Adviskodens navn. Beskrivelse Beskrivelse, der skrives på debitors opkrævning. Antal Antal enheder der opkræves. Pris Pris pr enhed der opkræves. Advis beløb Beløb (antal * pris) der opkræves. I bunden af denne kolonne vises det samlede opkrævningsbeløb for alle adviskoder Periode Oplysning om periode adviskoden er tilknyttet. (Kun oplysning.) Finanskto DDB DATA APS SIDE 15 AF 75
Kontonummer som adviskoden summeres på, ved udskrivning af konteringsbilag Nul Hvis feltet er afmærket, så nulstilles feltet Beløb efter udlæsning af opkrævninger til PBS. Slet Hvis feltet er afmærket, så slettes adviskoden efter udlæsning af opkrævninger til PBS. Ryk Dette felt benyttes til at sende en rykker til en debitor, uden at saldoen tælles op med rykkerens beløb. Ikke afmærket = Normal opkrævning, der debiteres debitors saldo. Afmærket = Rykker opkrævning, der IKKE debiteres debitors saldo. Sum Dette felt er vigtigt, da det afgør om advis linien, skal beregnes med i den samlede opkrævning. Afmærket = Advis liniens beløb beregnes med i opkrævningen. Ikke afmærket = Advis liniens beløb beregnes IKKE med i opkrævningen og betragtes kun som oplysning. DDB DATA APS SIDE 16 AF 75
Knappen Advis bilag Her kan der udskrives et adviseringsbilag, med de adviskoder og tekster, der sendes til debitor. DDB DATA APS SIDE 17 AF 75
KONTOUDTOG I dette menupunkt styres debitorernes saldo. Når der udlæses opkrævninger, debiteres debitors saldo og tilsvarende krediteres saldoen ved indlæsning af indbetalinger. Der er mulighed for at redigere manuelt i posteringerne, så evt. manuelle indbetalinger kan registreres, eller hvis en debitor er afmeldt eller afvist, så kan saldoen reguleres manuelt. Navigations menuen kan benyttes til oprettelse, rettelse og sletning af posteringer. Der kan indsættes en ny postering ved at placere curseren på en ny tom linie, og med ENTER springes til næste felt. Ved at skrive eller dobbelt klikke i et felt, kan det redigeres Dato Posteringsdato hvor f.eks. opkrævning er udlæst. Forfald Forfaldsdato på opkrævning. Bilag Bilagsnummer på opkrævningen, dette nummer er sendt med PBS opkrævningen, og kommer med retur på indbetalingen. DDB DATA APS SIDE 18 AF 75
Tekst Tekst på posteringen Beløb Samlet beløb på opkrævning, indbetaling eller manuel postering. Udlignet (åbne poster) Ved udlæsning af opkrævninger, sendes et bilagsnummer med til PBS. Dette bilagsnummer kommer retur med indbetalingerne. Når indbetalingerne indlæses, så vil posteringer med samme bilagsnummer og beløb, blive markeret som udlignet. Posteringer, der ikke er markeret, er åbne og ikke betalt, eller der har været differencer i beløb, der er indbetalt i forhold til opkrævet. Knappen Kontoudtog Denne knap udskriver kontoudtoget. Udskriv kun åbne poster Denne knap vælger om det kun er de poster der ikke er markeret med udlignet, der skal skrives ud. DDB DATA APS SIDE 19 AF 75
HISTORIK Dette menupunkt benyttes til visning af hvilke adviskoder og indbetalinger, der tidligere er opkrævet/indlæst. Beskrivelsen af felterne svarer til beskrivelsen af adviskoderne. DDB DATA APS SIDE 20 AF 75
NOTATER Menupunktet benyttes til at skrive korte og længere notater på debitor. Husk at bruge navigations menuen rette knap for at rette i feltet. DDB DATA APS SIDE 21 AF 75
SØG NING Dette menupunkt, benyttes til at søge efter debitorer, der ikke umiddelbart kan findes med den normale søgning i Debitorkartoteket. Her er der mulighed for at se debitorerne i en liste, sorteret efter Konto, Navn, Adresse, Postnr, Gruppe, CPR-Nr og Aftalenr. Hvis der klikkes på overskiften sorteres i den givne kolonne. FUNKTIONER I stedet for at bruge navigations menuen, kan der anvendes følgende genvejs taster. F4 Hopper tilbage til søgefeltet. F7 Vælger forrige kunde som blev fundet ved hjælp af søgningen F8 Vælger næste kunde som blev fundet ved hjælp af søgningen DDB DATA APS SIDE 22 AF 75
OPKRÆVNINGER KNAPPERNE PÅ FØRSTE SIDE PBS Gruppe der skal opkræves Her vælges hvilke PBS gruppe der skal opkræves. Tryk på knappen i feltet og få en liste over de eksisterende grupper. Der kan kun udlæses en gruppe ad gangen. Kundegruppe fra/til Udlæsningen kan afgrænses fra og til kundegruppen på debitorerne. Hvis alle debitorer i den valgte PBS Gruppe skal udlæses sættes disse felter fra 0 til 9999. Dato opkrævningerne trækkes I dette felt vælges/indtastes dato, hvor opkrævninger, skal trækkes på debitorernes konti og forfaldsdato på Fi-kort. Filnavn der udlæses til PBS Filnavnet, der udlæses til PBS, vil normalt være tilpasset i Tilpasning/Grupper, men det kan rettes i dette menupunkt. Tryk på knappen til højre for feltet og peg på drev, dir og indtast filnavn, der skal udlæses til. Hvis der benyttes flere PBS grupper, er det vigtigt, at hver gruppe har DDB DATA APS SIDE 23 AF 75
deres eget filnavn. F.eks. PBS Gruppe G001, G002 og G003 har filnavnene PBS_G001, PBS_G002 og PBS_G003. Knappen sikkerhedskopiering Inden der foretages en opkrævning, kan det være en fordel at tage en sikkerhedskopi. Denne knap danner en lokal sikkerhedskopi, som kan indlæses igen, hvis der skulle opstå et problem med opkrævningskørslen. Opkrævningstype Dette felt bestemmer, hvilke opkrævningstype, der skal udlæses. Der foreslås altid normal, så hvis man ønsker at benytte Fi-kort med kort frist skal det vælges hver gang. Normal Denne type benyttes til normale opkrævninger, der foretages i næst følgende måned. Fi-kort med kort frist Denne type benyttes til straks opkrævninger, således at debitor får tilsendt Fi-kort umiddelbart efter udlæsningen. Kan kun benyttes i forbindelse med Total løsningen. Afmærket = Ingen opdatering af saldo og historik (Opkrævninger) Dette felt benyttes i forbindelse med test og genudlæsning af opkrævninger. Normalt skal feltet IKKE være markeret. Hvis feltet markeres bliver debitor saldi og historik ikke opdateret. Knappen næste For at komme videre i menuen trykkes der på denne knap. DDB DATA APS SIDE 24 AF 75
KNAPPERNE PÅ ANDEN SIDE Ved tryk på næste knap kommer man til følgende skærmbillede: Hvis der indtastes en tekst i denne sektion af skærmen, så vil teksten komme på alle debitorer, før de enkelte adviskoder. Hvis der ikke ønskes fælles tekster til debitorerne skal feltet være blankt. Der kan laves en test af adviseringen, ved at skrive en tekst, vælge Debitor/Advisering og trykke på knappen Advis bilag. DDB DATA APS SIDE 25 AF 75
KNAPPERNE PÅ TREDJE SIDE Trykkes der på næste igen kommer man til følgende skærmbillede: I denne sektion af skærmbillede, vælges hvilke adviskoder, der skal opkræves. I kolonnen Opkræv markeres adviskoderne ved at dobbelt klikke på feltet, eller trykke på mellemrumstasten. Sæt markering Bruges til at markere alle felterne Fjern markering Bruges til at fjerne markeringen fra alle felterne. DDB DATA APS SIDE 26 AF 75
Udskriv kontrolliste Denne funktion åbner følgende vindue Her kan du se og udskrive en oversigt over de opkrævninger der vil blive sendt ud. DDB DATA APS SIDE 27 AF 75
KNAPPERNE PÅ FJERDE SIDE Opkrævninger trækkes den Viser dato hvor opkrævninger trækkes på kunderne. Hvis den er forkert vendes tilbage til første side. Udlæs til PBS Denne knap danner filen til PBS og der foretages opdateringer af saldi, posteringer og historik. Udskriv bilag Her kan der udskrives en liste med det der er udlæst til PBS, det er også en kontoringsbilag til et evt. finansbogholderi. Husk at udskrive dette bilag inden næste udlæsning, da det kun viser sidste udlæsning. Send fil til PBS Denne funktion kalder PBS chipkort hjemmeside. DDB DATA APS SIDE 28 AF 75
A FTALER PBS gruppe der skal opkræves Her vælges hvilke PBS gruppe der skal opkræves. Tryk på knappen i feltet og få en liste over de eksisterende grupper. Der kan kun udlæses en gruppe ad gangen. Kundegruppe fra/til Udlæsningen kan afgrænses fra og til kundegruppen på debitorerne. Hvis alle debitorer i den valgte PBS Gruppe skal udlæses sættes disse felter fra 0 til 9999. Dato opkrævningerne trækkes Dato for oprettelse. Filnavn der udlæses til PBS Filnavn på den fil der udlæses til PBS med oprettelser, rettelser og sletninger. Opret/Ret/Slet Denne knap udlæser en fil med de oprettelser og sletninger der er i den valgte PBS gruppe. Der tages ikke hensyn til Kunde grupperne. Udskriv Bilag DDB DATA APS SIDE 29 AF 75
Udskriver et bilag med de debitorer, der er oprettet og slettet. Send til PBS Denne funktion kalder PBS chipkort hjemmeside. DDB DATA APS SIDE 30 AF 75
I NDBETALING ER OG AFTALE O PLYS NINGER Hent fra PBS Denne funktion kalder PBS chipkort hjemmeside. Filerne fra PBS hjemmeside gemmes i den mappe der er oprettet til det, og når de er gemt indlæses filerne ved at vælge filerne med knappen lige under denne. Vælg fil der skal indlæses De filer, der er modtaget, vælges via denne knap og filnavnet vises i feltet til højre for knappen. Når knappen vælges fremkommer dette skærmbillede. Filer med indbetalinger er normalt Dxxxxxx.BS1 fil navne (x = nummer) Peg og klik på den ønskede fil. DDB DATA APS SIDE 31 AF 75
Indbetalinger Hvis filen indeholdt indbetalinger trykkes på knappen og indbetalingerne indlæses og opdateres på debitorerne. Aftaler Hvis filen indeholdt aftaler trykkes på knappen og debitorerne opdateres med aftalenumre. Udskriv Når der er indlæst en fil, kan der udskrives et bilag med f.eks. indbetalingerne. DDB DATA APS SIDE 32 AF 75
A DVIS OPDA TER ING ER Dette menupunkt benyttes til at vedligeholde adviskoder på debitorerne. Der kan oprettes, rettes og slettes adviskoder. Opret De valgte adviskoder oprettes på debitorerne. Ret De valgte adviskoder rettes på debitorerne. Slet De valgte adviskoder slettes på debitorerne. PBS Gruppe Dette felt benyttes til at afgrænse på debitorerne. Det er kun debitorer i den valgte PBS gruppe der opdateres. Kundegruppe fra/til Kørslerne kan afgrænses på kunde gruppe fra og til. Alle = 0 til 9999 Indsæt advis DDB DATA APS SIDE 33 AF 75
Med denne knap, kan der indsættes adviskoder i listen, i nederste del af skærmen. Alle kørsler gælder kun de adviskoder, der er vist i denne liste. Nulstil advis Denne knap fjerne alle adviskoder i listen med adviskoder, der skal opdateres. Den fjerne ikke noget på debitorerne. Felter der rettes ved opdatering af rettelser Felter der rettes ved opdatering af rettelser. I denne ramme kan der vælges, hvilke felter på adviskoderne, der skal rettes, hvis der køres en rette kørsel. Gælder kun knappen RET. Når alle felter er udfyldt korrekt og listen med adviskoder er ok, så vælges en af de tre knapper i toppen af skærmen. DDB DATA APS SIDE 34 AF 75
TIL PAS NING ADVISKODER I dette menupunkt oprettet, rettes og slettes adviskoder. Opret ny adviskode ved at placere lysbjælken på en tom linie og udfyld felterne eller tryk på + på navigatoren. Felterne Periode og Finanskonto er lister som aktiveres ved at klikke på knappen i feltet. Adviskodernes værdier og tekster er standard forslag, som benyttes når de indtastes på en debitor. Adviskode Adviskodens navn. Hvis adviskoden ændres rettes denne automatisk på alle debitorer i advis og log. Det kan derfor tage nogle sekunder før denne opdatering er udført. Adviskoderne kan ændres, så de vises i den rigtige rækkefølge på debitor, og dermed også på adviseringsbilaget fra PBS Tekst DDB DATA APS SIDE 35 AF 75
Beskrivelse der kommer på opkrævningen til debitor. Teksten kan rettes individuelt på den enkelte debitor. Finanskonto Finanskonto som benyttes på bogføringsbilag. Periode Periode, hvor adviskoden skal opkræves. Med i sum Dette felt er vigtigt, da det afgør om advis linien, skal beregnes med i den samlede opkrævning. Afmærket = Advis liniens beløb beregnes med i opkrævningen. Ikke afmærket = Advis liniens beløb beregnes IKKE med i opkrævningen og betragtes kun som oplysning. Nulstil Markeret = Beløb nulstilles automatisk efter opkrævninger er udlæst. Benyttes f.eks. hvis beløb, der skal opkræves ændres fra gang til gang. Slettes Markeret = Adviskoden slettes automatisk på debitor efter opkrævninger er udlæst. Benyttes f.eks. ved engang opkrævninger. Dette kunne være et rykkergebyr, regulering af årsopgørelser m.v.. Rykker Markeret = Adviskoden er en rykker og vil ikke foretages opdatering af saldo på de debitorer, der opkræves via denne adviskode. Pris Pris pr enhed. Antal Antal enheder. Beløb Beløb der opkræves. Bemærk! Adviskodernes værdier er kun standard forslag de kan rettes individuelt på den enkelte debitor. Bemærk! Der skal oprettes Perioder, Omsætningskonti og Grupper først. DDB DATA APS SIDE 36 AF 75
PERIODER Her oprettes, rettes og slettes perioder. Periode Kode for perioden Tekst Tekst der beskriver koden. Benyttes ikke til anden end oplysning. Perioderne tilknyttes adviskoderne og benyttes til at samle adviskoder i grupper, f.eks. måneds-, kvartals- og årsopkrævninger. Perioder benyttes kun til oplysning om hvornår en adviskode skal opkræves. DDB DATA APS SIDE 37 AF 75
FINANSKONTI Omsætningskonti benyttes til at fordele opkrævningerne på forskellige finanskonti, som udskrives på bogføringsbilaget når der er foretaget udlæsning af opkrævninger. Adviskonto Finanskontonummer Tekst Kontonavn Momskode Momskode på finanskontoen. Der beregnes ingen moms, det er kun til oplysning. Sidste opkrævning Viser beløb ved sidste opkrævning. DDB DATA APS SIDE 38 AF 75
KUNDETYPER Her kan der oprettes forskellige kunde typer, som kan indsættes på de enkelte debitorer. Det er udelukkende oplysninger til eget brug og benyttes ikke i forbindelse med PBS. DDB DATA APS SIDE 39 AF 75
POSTNR. Dette skærmbillede indeholder postnumre, der kan oprettes nye, hvis der er postnumre der ikke er i listen. DDB DATA APS SIDE 40 AF 75
GRUPPER Gruppe Gruppenummer der tildeles debitorer og dermed adskiller debitorerne i de forskellige PBS grupper som man er tilmeldt Tekst Beskrivelse af gruppen. Minimums beløb Der er mulighed for at angive et minimums beløb der skal opkræves. Dette benyttes f.eks. hvis der opkræves gebyrer, renter eller lignende, som i visse perioder er for små, til at man ønsker at sende en opkrævning. Opkrævningen slettes ikke men gemmes til der er et advisbeløb der er større end minimums beløbet. PBS nummer PBS nummer der er tildelt af PBS. SE-Nummer Firmaets SE-nummer. Hvis man ikke har et SE-nummer, tildeles et fiktivt nummer af PBS. Leverandør ident. DDB DATA APS SIDE 41 AF 75
Firmaets identifikation på de filer der sendes frem og tilbage til PBS. Benyttes kun til information i dette program. PBS Debitorgruppe Gruppenummer der tildeles af PBS. Dette nummer benyttes bl.a. til at fordele indbetalinger til flere bankkonti. PBS Delsystem Nummer der tildeles af PBS. Normalt KRÆ ved test og BS1 ved normal drift. Reg. + kontonummer Registrerings- og bank kontonummer som indbetalinger skal indsættes på. Hovedlinie tekst Tekst der fremkommer som overskrift på betalingsoversigt fra PBS/Bank/Sparekasse. Indbetalings tekst Tekst der påføres indbetalinger i advislog på debitor. Finanskonto indb. Finanskonto på bogføringsbilag til eget bogføringsprogram. Filnavn opkrævninger Filnavn på fil til PBS der indeholder opkrævninger. Filnavne generelt. Når programmet installeres oprettes der en mappe under WPBS300 der hedder PbsFiler og under denne mappe oprettes 2 mapper med Send og Modtag. Princippet er at alle filer der skal sendes til PBS placeres i Send mappen og alle indbetaling og aftale filer fra PBSplaceres i Modtag mappen. F.eks. C:\WPBS300\PbsFiler\Send\PBSOPK.TXT Filnavn aftaler Filnavn på fil til PBS der indeholder aftaleoplysninger. F.eks. C:\WPBS300\PbsFiler\Send\PBSAFT.TXT Benyt Betalingsservice Total opkrævninger. (med FI-kort) Kryds = der benyttes Total D.v.s. at der sendes fælles indbetalingskort til de debitorer der ikke er tilmeldt automatisk træk. Ikke kryds = der benyttes Basis. D.v.s. at der kun opkræves via bank og sparekasse på debitorer der er tilmeldt og har et aftalenummer. DDB DATA APS SIDE 42 AF 75
Det er vigtigt at disse oplysninger er korrekt udfyldt, da opkrævninger m.v. ellers vil blive afvist af PBS. Fælles tekster placeres efter advislinier Her kan det bestemmes, om de fælles tekster, der kan skrives på opkrævningerne i menupunktet Udlæs til PBS, skal placeres før eller efter advis linierne. Indsæt streg mellem advislinier og fælles tekster Hvis der sættes mærke i dette felt, så kommer der en streg mellem Fælles teksterne og advis linierne. Dan advislinie med momsbeløb Hvis programmet benyttes til opkrævning af beløb ekskl. Moms, og man ønsker at tillægge moms på opkrævningen, så markeres dette felt. Hvis der skal tillægges moms, så skal de beløb der indtastes på advis linierne være ekskl. Moms, og først på opkrævningstidspunktet beregnes momsen. Dan advislinie med total opkrævet Mærke i dette felt, danner en ekstra advis linie med en beregnet total, af opkrævningen. Vis antal og pris på advisering Afmærkes hvis antal og pris fra adviseringslinierne skal vises på opkrævningen. Vis overskrift over adviskoder Afmærkes, hvis der skal dannes en linie med overskrift over adviseringslinierne. Send opkrævninger på 0.00 kr. Skal der sendes adviseringsbilag til kunder, hvor opkrævningen er på nul kr. Benyt dags dato som indbetalings dato Afmærket, så benyttes dagsdato på indbetalinger, ellers benyttes PBS datoen, hvor indbetalingen er modtaget. DDB DATA APS SIDE 43 AF 75
SETUP DIVERSE Firmanavn, Serienummer, Dato og kode & Password Oplysninger der findes på kodebrevet. Firmanavn Navn som programmet er registreret til. Navnet skal være identisk med navnet på kodebrevet. Serienummer Programmets serienummer. Findes på kodebrevet. Dato og kode I første felt skrives den dato, der er givet licens frem til. I feltet efter indtastes datokoden. Dato og kode skal passe sammen med serienummer og giver ret til at benytte programmet frem til den angivne dato. En måned før dato udløber, fremsendes en faktura på abonnementet og efterfølgende fremsendes en ny kode som dækker de næste 12 måneder. Dato og kode findes på kodebrevet. DDB DATA APS SIDE 44 AF 75
PBS filnavn ind Filnavn på filer der skal indlæses. Dette kan også vælges i menupunktet Indlæs fra PBS. Filerne er normalt gemt i mappen C:\WPBS300\PbsFiler\Modtag\D*.BS1 mappen og disse filer starter med D og et efterfølgende løbenummer. Derfor er filnavnet ikke det samme ved hver indlæsning. PBS hjemmeside Adressen til PBS hjemmeside. Næste kundenr. Når der oprettes nye kunder, så hentes næste kundenummer, fra dette felt. Nummeret er kun et forslag og kan ændres under oprettelsen. Bilagsnummer Bilagsnummer der tildeles de enkelte poster i advis loggen. Kundenr. Længde Dette felt afgør hvordan man ønsker at oprette kundenumre. Hvis man benytter kundenumre med forskellige længder, så skal feltet være sat til 0. Hvis man derimod ønsker at benytte kundenumre med foranstillede nuller, så skal der sættes en længde i dette felt. Det kunne være CPR-Numre. F.eks. længde = 10 0312551234 0512561234 1203851234 o.s.v. MomsSats Hvis der skal benyttes momsberegning på opkrævningerne, skal dette felt udfyldes med den gældende momssats. (25%) Hvis der ikke regnes med moms tillæg på opkrævningerne, så sættes feltet til 0.00 MENUPUNKTER Se afsnit om Ekstra funktioner PROMPT TEKST PÅ EKSTRA FELTER I DEBITOR KARTOTEK Disse felter udfyldes med ledeteksterne på de ekstra felter, der kan benyttes i debitorkartoteket. DDB DATA APS SIDE 45 AF 75
De kan f.eks. benyttes til Telefonnummer, Dato for skift af adviskoder, Ja/Nej til medlem at forening o.s.v. Se sidst i manualen for information omkring de ekstra menupunkter som kan tilvælges. DDB DATA APS SIDE 46 AF 75
M ENUEN I TOPPEN AF S KÆRMEN Det er menuen, der på billedet ovenfor, er lavet en ramme om. AFSLUT Denne knap lukker W-PBS. UDSKRIFTER Stamoplysninger Udskriver liste med stamoplysninger på kunderne. Advisoversigt Udskriver liste med adviseringslinier på kunderne. Saldoliste alle kunder pr. d.d. Viser saldo på kunder pr. dagsdato. DDB DATA APS SIDE 47 AF 75
Saldoliste pr. dato og grupper. Dette afgrænsningsbillede fremkommer når udskriften vælges: Her vælges de oplysninger man ønsker at sortere efter. Når disse er valgt trykkes der på OK og følgende skærmbillede kommer frem. Denne kan så udskrives.. Dan Rykker KØRSLER Dette menupunkt benyttes til at danne automatisk rykker opkrævning, på basis af en beregnet saldo på kunderne pr. en given dato. Når kørslen køres/er kørt, dannes en advis linie på kunder med en saldo pr. den opgivne dato. Denne advis linie, er markeret som rykker, og opkræves ved DDB DATA APS SIDE 48 AF 75
næste udlæsning af opkrævninger. Beløbet på rykkeren, opdateres ikke på kunden, så saldoen ændres ikke med rykker beløbet. Hvis, der udfyldes et beløb i rykkergebyr, så oprettes tillige en advis linie med rykkergebyret, og saldoen på denne linie tillægges kundens saldo, ved næste opkrævning. For at kunne benytte dette menupunkt, skal der oprettes 2 adviskoder: Adviskoder til rykker kørsel. Rykker og RykkGebyr Når rykkerkørslen startes fremkommer dette vindue, hvor der kan indtastes et gebyr. Hvis der ikke skal opkræves et gebyr, så efterlades feltet tomt. Hvis der indtastes et gebyr bliver det tillagt debitorernes saldo. DDB DATA APS SIDE 49 AF 75
Derefter fremkommer afgrænsningsvinduet. Her sættes fra datoen til en dato lagt tilbage i tiden (før første opkrævning) og til datoen indtastes pr. den dato man ønsker at rykke.pr. Tryk på OK og rykkerkørslen danner rykker adviseringerne. Der er nu dannet rykker adviseringer på de kunder der har en saldo pr. rykkerdatoen. Rykkerne kan nu sendes alene eller sammen med de øvrige adviseringer, det vælges når der dannes opkrævninger til PBS. DDB DATA APS SIDE 50 AF 75
F.eks. kun rykkere. (Menupunktet Opkrævninger) DDB DATA APS SIDE 51 AF 75
Ændre kundenummer Start med at udfylde Nyt kundenummer på de kunder der skal ændres. Derefter udlæses Aftaler til PBS. De kunder der er udfyldt Nyt kundenummer på udlæses som rettelser. Filen sendes til PBS som almindelig aftalefil. DDB DATA APS SIDE 52 AF 75
Til sidst vælges denne kørsel, som ændre kundenummeret på de kunder hvor feltet Nyt kundenummer er udfyldt. Adviseringer, kontoudtog og historik overføres til det nye kundenummer. Kundenummer er ændret til 9999. Kundenummer ændring kan også benyttes uden at sende til PBS, hvis man i oprettelsen har fået tildelt forkert kundenummer, så ændres nummeret bare uden at sende aftalefiler til PBS. Oprydning Under dette menupunkt kan man vælge mellem følgende punkter: Slet historik DDB DATA APS SIDE 53 AF 75
Dette menupunkt benyttes til oprydning i debitor/historik. Der kan slettes poster fra/til en given dato. Poster der er slettet kan ikke hentes frem igen. Tag evt. backup inden sletning. Slet posteringer Dette menupunkt benyttes til oprydning i debitor/posteringer. Der kan slettes poster fra/til en given dato. Slet aldrig frem i en periode hvor der er åbne posteringer, da sletningen så vil have indflydelse på debitors saldi. Poster der er slettet kan ikke hentes frem igen. Tag evt. backup inden sletning. Nulstil debitorkartotek Denne kørsel sletter debitorkartoteket og sletter tilhørende posteringer. Kørslen benyttes hvis man ønsker at starte forfra, efter en evt. test eller anden årsag til at ville starte på ny. DDB DATA APS SIDE 54 AF 75
UDSKRIFTER OG FORESPØRGSLER I dette menupunkt er der mulighed for at udskrive foruddefinerede udskrifter, danne nye udskrifter og overføre data til Excel regneark. Udskrifterne er listet i det grønne vindue, man kan dobbeltklikker på udskriftens navn eller trykker på knappen Vælg/Kør for at få vist data. DDB DATA APS SIDE 55 AF 75
Print Man kan herefter vælge at udskrive dem ved at trykke på knappen Print Labels Denne udskrift danner et print til labels. Setup af labels vælges med knappen Vælg label. DDB DATA APS SIDE 56 AF 75
Vælg label Her sættes marginer, afstand mellem labels og antal kolonner. Der kan ikke gives faste værdier, så der må eksperimenteres lidt med at få det til at passe på de enkelte labels typer. DDB DATA APS SIDE 57 AF 75
Åben Excel Denne knap overfører de viste data til Excel regneark. Afgrænsninger De enkelte udskrifter kan afgrænses i de 3 felter, når der er skrevet noget med Blå skrift. DDB DATA APS SIDE 58 AF 75
F.eks. Konto. Dette felt kan afgrænses ved at skrive det eller de konti, man ønsker at se. 1001,1003-1005, (komma) betyder vis konto 1001 og 1003 - (bindestreg) betyder vis intervallet mellem 1003 og 1005 SIKKERHEDSKOPIERING Her skal man lige være opmærksom på at sikkerhedskopien gemmes lokalt, og derfor bør der stadig tages backup eller anden form for sikkerhedskopi. Sikkerhedskopi Trykkes der på denne kommer følgende skærmbillede frem: DDB DATA APS SIDE 59 AF 75
Her trykkes der så på Ja og så kommer følgende skærmbillede frem: Her trykkes endnu engang på Ja og oprettes sikkerhedskopien. Hvis dette er gjort korrekt kommer man til følgende skærmbillede der bekræfter dette: Her trykkes bare Ok og sikkerhedskopieringen er således gennemført. Der gøres dog opmærksom på at det kun er en lokal sikkerhedskopi: Indlæs sikkerhedskopi Vælges denne funktion kommer følgende skærmbillede frem: Man skal være opmærksom på at hvis man indlæser sikkerhedskopien vil alle rettelser efter denne er tage blive slettet. DDB DATA APS SIDE 60 AF 75
Trykkes der på Ja kommer følgende skærmbillede frem: Her trykkes der endnu engang på Ja og den indlæser der efter sikkerhedskopien. Herefter kommer der en bekræftelse i form af næste skærmbillede. DDB DATA APS SIDE 61 AF 75
EKS TR A FUNK TIONER Dette menupunkt findes under Tilpasning/Setup. Benyt info felter Info felter benyttes er ekstra felter som kommer, som kan bruges frit. Ekstra felterne vil blive synlige følgende steder: Menu linien Bruges denne kommer et nyt felt i menu linien. Dette felt hedder Info-felter hvis man trykker på dette får man følgende valgmuligheder: Indsæt Info på alle debitorer: Denne kørsel opretter standard info-felterne på alle debitorer. De linienumre der ikke findes i forvejen oprettes. Kørslen kan ikke afgrænses. DDB DATA APS SIDE 62 AF 75
Standard info-felter De felter der oprettes i denne liste, er de prompttekster/lede tekster der oprettes på kunderne. Debitor Felterne fremkommer også under Debitor. På skærmbilledet nedenfor ses hvor de kan findes: DDB DATA APS SIDE 63 AF 75
Menuen som bruges til at administrere info felterne med kan ses nedenfor: Indsæt felter Denne knap indsætter standard felterne som man har lavet. Disse bliver kun indsat på den valgte debitor. Ændre std Denne knap åbner følgende menu: Her har man mulighed for at redigere indholdet på de standard felter man har oprettet. DDB DATA APS SIDE 64 AF 75
Udskriv Denne knap åbner menu for udskrift som ser ud som følger: Her kan man få en udskrift af debitor oplysningerne. Benyt opkrævningsplan DDB DATA APS SIDE 65 AF 75
Benyt import af kunder Dette menupunkt benyttes til at importerer debitorer og en eller to adviskoder fra andet EDB program. Hvis debitorerne ikke findes oprettes de og der indsættes en adviskode på debitor. DDB DATA APS SIDE 66 AF 75
Vis fil-format Tryk på denne knap og der kan udskrives en definition på de filer der kan indlæses.. Der er mulighed for 3 forskellige import formater. 2 til debitorer og et til advis historik /log. Import parametre De værdier, der sættes i disse felter, tildeles debitor og den/de tilhørende adviskode ved indlæsning af kommafilen. Adviskode 2 benyttes kun ved knappen Import 2 Filnavn Vælges ved at skrive det i feltet filnavn, eller udpege det via knappen i højre side af feltet. Import 1 Indlæser debitorer og en adviskode. Import 2 Indlæser debitorer og to adviskoder. Indlæs adv. log DDB DATA APS SIDE 67 AF 75
Indlæser advis historik Husk! Inden import af debitorer m.v. tag en sikkerhedskopi. Benyt import af adviseringer Dette menupunkt benyttes til import af adviskoder fra eksternt system, f.eks. en telefon central der er tilknyttet nogle udlejningshuse/værelser. Filen skal være i fast ASCII format og importen defineres ved at angive positionen og længden i filen. Filnavn Udfyldes med filnavn eller det kan udpeges via knappen til højre for feltet. DDB DATA APS SIDE 68 AF 75
Test fil Benyttes til at se hvordan filen læses og hvad den indeholder. Der opdateres ikke ved Test. Eksempel på fil Indlæsning af ovenstående fil, med vist opsætning. Felterne der kan importeres, vises i listbilledet i bunden af skærmen. DDB DATA APS SIDE 69 AF 75
For hver felt der kan importeres er der følgende parametrer. Feltnavn Navnet på feltet. Kan ikke rettes. Faktor På feltet beløb kan der sættes en faktor der ganges med. Den skal være 1.00 hvis der ikke skal regnes om på beløbet. Faktoren kan være 1,00 0,001 o.s.v.. Tillæg Fast værdi der tillægges eller fratrækkes. Position Position/kolonne hvor feltets værdi findes i ASCII filen. Længde Længden på feltet i ASCII filen. Fastværdi DDB DATA APS SIDE 70 AF 75
Fast værdi på felt. Dette kan evt. være adviskoden, adviskontoen m.v.. For at indlæse og opdaterer debitor vælges knappen indlæs. Posterne vil herefter findes i menupunktet advisering. Benyt advis opdatering Dette menupunkt benyttes til at vedligeholde adviskoder på debitorerne. Der kan oprettes, rettes og slettes adviskoder. PBS gruppe Dette felt benyttes til at afgrænse på debitorerne. Det er kun debitorer i den valgte PBS gruppe der opdateres. Kunde gruppe fra/til Kørslerne kan afgrænses på kunde gruppe fra og til. Alle = 0 til 9999 Indsæt advis Med denne knap, kan der indsættes adviskoder i listen, i nederste del af skærmen. Alle kørsler gælder kun de adviskoder, der er vist i denne liste. DDB DATA APS SIDE 71 AF 75
Nulstil advis Denne knap fjerne alle adviskoder i listen med adviskoder, der skal opdateres. Den fjerne ikke noget på debitorerne. Felter der rettes ved opdatering af rettelser. I denne ramme kan der vælges, hvilke felter på adviskoderne, der skal rettes, hvis der køres en rette kørsel. Gælder kun knappen RET. Når alle felter er udfyldt korrekt og listen med adviskoder er ok, så vælges en af de tre knapper i toppen af skærmen. Opret De valgte adviskoder oprettes på debitorerne. Ret De valgte adviskoder rettes på debitorerne. Slet De valgte adviskoder slettes på debitorerne. Benyt send og modtag aftaler. - Normalt kun u PBS basis løsningen Skal benyttes i forbindelse med PBS basis aftale. Benyt Export af data. Vis dette menupunkt kan der foretages en export af indbetalinger til externt system. Der fremkommer dette skærmbillede: DDB DATA APS SIDE 72 AF 75
Der kan vælges et dato interval og et fil navn på filen der skal exporteres. Knapperne ASCII og KOMMA exporterer herefter indbetalingerne i de to formater. ASCII Er et specielt kunde defineret format. KOMMA Er et standard kommafil format med følgende definition: Felterne: Konto, Dato, Bilag, Tekst, Beløb DDB DATA APS SIDE 73 AF 75
Benyt Post adresse indtastning. Hvis man vælger at benytte Post Danmarks adresse standard, så vil de normale adresselinier blive låst og man skal benytte navne og adresse felterne i dette faneblad. Hvis man har benyttet standard felterne, kan man overføre adresserne til Post adressen ved at trykke på knappen PBS->Post og derefter redigere dem, så de passer til felterne. Når man er færdig kan de opdateres på standard adresserne med knappen Post->PBS DDB DATA APS SIDE 74 AF 75
PD Setup I dette menupunkt sættes en SQL forespørgsel op med de data der skal udlæses til Post Danmark. Der kan indsættes afgrænsninger i denne kørsel, som en del af SQL forespørgslen. De øvrige felter udfyldes med de oplysninger der er udleveret fra Post Danmark. Udlæs fil Denne knap benyttes når der skal dannes en fil til Post Danmark. DDB DATA APS SIDE 75 AF 75