Kommissorium for implementeringsgruppernes opgavevaretagelse i forbindelse med implementering af serviceassistentkonceptet i Region Sjælland I forbindelse med Regionsrådets beslutning om implementering af serviceassistentkonceptet på alle regionens sygehuse og i psykiatrien nedsættes lokale implementeringsgrupper under hver sygehusledelse. Under evalueringen af pilotprojektet og ved behandlingen i MED- Hovedudvalget, er der lagt vægt på parathed hos servicepersonalet og ledelsen i, parathed hos de kliniske ledelser og kliniske personale. Derfor sikres implementeringen udført gennem 3 faser med følgende overordnede indhold: Dato: 13. marts 2017 Sagsnummer: 171078 Initialer: KBAN Alleen 15 4180 Sorø E-mail: koncernservice@regionsjaelland.dk Direkte tlf.: 51 51 75 49 E-mail: kban@regionsjaelland.dk www.regionsjaelland.dk Hovedindholdet i fase 1 er primært opstart af systematisk uddannelse af de berørte medarbejdere samt at få nedsat implementeringsgrupper under hver sygehusledelse. Hovedindholdet i fase 2 er fortsat uddannelse, samt i takt med det berørte personale vender tilbage efter endt uddannelse at få etableret servicegrupper i, som knyttes til de kliniske afdelinger. Hovedindholdet i fase 3 er på selve den fremtidige organisering og tilknytning af serviceassistenterne til de kliniske afdelinger, hvor det giver mening. Faserne vil have overlap, således at det kan være forskelligt, hvor de enkelte sygehuse er i forhold til hinanden. Udgangspunktet for implementeringsgruppernes opgaveudførsel, er Designmanualen, som er beskrevet ud fra de 3 faser. Der skal bl.a. arbejdes med: Fremtidig opgaveorganisering for serviceassistenter Fremtidig organisatorisk organisering af serviceassistenter Snitflader mellem personalet på de kliniske afdelinger og serviceassistenterne Ledelsesmæssige snitflader M.m. jf. de beskrivelser og anbefalinger, der er angivet i Designmanualen for implementeringen af serviceassistentkonceptet. Implementeringsgruppernes overordnede opgaver, organisering og referenceforhold, tidsplan samt yderligere information til implementeringsgrupperne er beskrevet på de efterfølgende sider i kommissoriet. Side 1 af 5
1. Opgavebeskrivelse De lokale implementeringsgrupper har ansvaret for at sikre at serviceassistentkonceptet implementeres i overensstemmelse med Designmanualen. Implementeringen af serviceassistentkonceptet betyder, at der sker en ændring i den samlede opgavevaretagelse og organisering af servicepersonalet i samt en ændret opgavevaretagelse for det kliniske personale. Dette fordrer, at der skal ses på de fremadrettede strukturer, snitflader, procedurer og opgaver mellem og sygehusene ved indførelsen af serviceassistentkonceptet. De enkelte implementeringsgruppers opgaver er at beskrive relevante forhold gennem de 3 udrulningsfaser. 1.1. I fase 1 skal implementeringsgrupperne blandt andet arbejde med følgende: Implementeringsgrupperne udarbejder lokale faseopdelte tidsplaner Følge uddannelse af servicepersonaler i Viden om serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice til implementeringsgruppe, kliniske personaler og ledelser, sygehusledelse og evt. andre relevante medarbejdere Udvælgelse af serviceopgaver til flytning fra klinisk personale til serviceassistenter Afdelingsspecifikke funktions-/opgavebeskrivelser for serviceassistenter Afdækning af evt. yderligere behov for uddannelse/intern oplæring i de opgaver, som flyttes fra klinisk personale til serviceassistenter, og som ikke er omfattet af uddannelsen som serviceassistent med speciale i hospitalsservice 1.2. I fase 2 skal implementeringsgrupperne blandt andet arbejde med følgende: Afdækning af behov for oplærings- og introduktionsforløb til servicepersonaler samt iværksættelse heraf Serviceopgaver flyttes fra det kliniske personale til udførsel af serviceassistenter Serviceassistenter ansat i tilknyttes i servicegrupper til de kliniske afdelinger Sikrer at det vurderes og besluttes, hvilke kliniske afdelinger der kan være selvbærende afdelinger. Det er sygehusledelsen, der i samråd med, har beslutningskompetencen til at vurdere, hvilke afdelinger der kan være selvbærende. Afdækning af behov for uddannelse til kliniske ledere til igangsætning af fase 3 Klare snitfladebeskrivelser mellem ledelse og klinisk ledelse Side 2 af 5
1.3. I fase 3 skal implementeringsgrupperne blandt andet arbejde med følgende: Organisatorisk ændring af ansættelsesforholdet for serviceassistenterne fra ansættelse i til ansættelse under en klinisk afdelingsledelse i de udvalgte selvbærende afdelinger Den enkelte opgave er beskrevet nærmere i Designmanualen, som er udgangspunktet for implementeringsgruppernes opgaveudførsel i samspil med den fremadrettede erfaringslog fra hver implementeringsgruppe. Se beskrivelse heraf i afsnit 1.4.1. 1.4. Implementeringsgrupperne skal i forbindelse med deres arbejde gennem alle 3 faser sikre: Lokal inddragelse af de relevante Område-MED, lokale MED/APF i forhold til de arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljømæssige forhold Input fra bagland i hhv. og på sygehuset En tværgående proces mellem og sygehuset Fokus på fremadrettede opgaver At der er en lokal styring, koordinering og kvalitetssikring Relevant sammensætning af implementeringsgruppen Implementeringsgruppernes opgave er således at afdække delelementerne i den enkelte opgave i hver fase og sikre, at der udarbejdes et kvalificeret oplæg til fremadrettet organisering/opgavevaretagelse jf. de angivne rammer i Designmanualen. Det er vigtigt, at medlemmerne af implementeringsgrupperne løbende inddrager deres bagland i opgaven, så der sikres viden deling og input mellem implementeringsgruppens varetagelse/beskrivelse af opgaven og relevante parter i hhv. og på sygehuset. Det forventes dermed, at den enkelte deltager i implementeringsgruppen vender opgaven/synspunkter med relevante personer i eget bagland med henblik på at fremme det gode samarbejde under implementeringen af konceptet samt fremme kvaliteten af opgavevaretagelsen/-beskrivelsen. 1.4.1 Erfaringsopsamling og viden deling I pilotfasen har det vist sig gavnligt at sikre en kontinuerlig erfaringsopsamling via en elektronisk erfaringslog. Det sikrer, at afprøvede modeller m.v. evalueres, at læringen uddrages og evt. anbefalinger opsamles på tværs af implementeringsgrupperne. Det er således op til de enkelte implementeringsgrupper at inddrage de øvrige implementeringsgruppers læring, erfaringer og anbefalinger, hvor det vurderes at kunne give værdi lokalt. Implementeringsgrupperne skal på den baggrund løbende fremsende deres erfaringslog til den centrale konceptledelse, som sikrer, at den nyeste version af erfaringsloggen fra hver enkelt implementeringsgruppe uploades på konceptets intranetside. Erfaringsloggen fremsendes på mail til: koncernservice@regionsjaelland.dk I emnefeltet skives: Serviceassistentkonceptet. Side 3 af 5
2. Organisering af lokale implementeringsgrupper For at sikre inddragelse af alle medarbejdergrupper, nedsættes der lokale implementeringsgrupper under hver sygehusledelse med deltagelse af såvel sygehuset som, og på såvel ledelses- som medarbejder/tr-niveau for de berørte faggrupper. Sammensætningen af implementeringsgrupperne kan ved behov ændres undervejs, både deltagerantal og ændring af deltagere. Jf. styregruppens beslutning om organisering og rollefordeling i implementeringen af serviceassistentkonceptet skal sammensætningen af implementeringsgrupperne som minimum indeholde følgende deltagere: Lokale implementeringsgrupper Direktør/vicedirektør, sygehus/psykiatri Sekretariatsfunktion (Formandskabet sikrer betjening af sekretariatsfunktionen) Driftschef, Servicechef(er), Afdelingsleder(e), kliniske afdeling(er) Relevante Serviceleder(e), Koncern Service inddrages efter behov Relevante Afdelingssygeplejerske(r), klinisk(e) afdeling(er) inddrages efter behov (F)TR DSR, sygehuset (F)TR FOA, sygehuset (F)TR 3F, (F)TR FOA, AMIR og sikkerhedsleder fra hhv. sygehuset/psykiatrien samt Koncern Service inddrages efter behov Rolle i implementering af konceptet Formandskab Lokal sekretariatsfunktion til formand og implementeringsgruppe (Konceptledelsen sikrer fornøden understøttelse via materiale på opgaveniveau). Næstformand Sikrer bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale jf. principperne for konceptet Sikrer serviceledelsens og servicegruppens bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer afdelingssygeplejersker og plejepersonalets materiale Sikrer servicegruppens bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer afdelingssygeplejersker og plejepersonalets materiale Sikrer faggruppen sygeplejersker bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer faggrupperne social- og sundhedsassistenter, serviceassistenter og husassistenters bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer faggruppen serviceassistenters og rengøringsassistenters bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer faggruppen portørers, serviceassistenters og rengøringsassistenters bidrag og evt. anmærkninger til det præsenterede materiale Sikrer hhv. sygehusets/psykiatriens/servicegruppens materiale inden for arbejdsmiljøområdet Side 4 af 5
Det er op til den enkelte sygehusledelse at beslutte den lokale sammensætning af implementeringsgruppen samt vurdere sammensætningen undervejs i de 3 faser og beslutte, om evt. ændring af sammensætning er nødvendig og giver værdi undervejs. Dokumentet Organisering og rollefordeling i implementering af serviceassistentkonceptet samt Organisationsdiagram for organisering af serviceassistentkonceptet i Region Sjælland kan ses på dette link på intranetsiden for serviceassistentkonceptet: http://intra.regionsjaelland.dk/sa-roller 2.1. Ad hoc arbejdsgrupper Det er op til de enkelte implementeringsgrupper at vurdere, hvorvidt der undervejs er brug for lokale ad hoc arbejdsgrupper i forbindelse med opgavevaretagelsen. Funktioner for arbejdsgrupper kan evt. indeholde følgende: Medvirke til afdækning af delementer og beskrivelse af implementeringsgruppens opgaver i de 3 faser Medvirke til kvalitetssikring af opgavevaretagelse og/eller -beskrivelser Bistå med planlægning af arbejdsmøder Inddragelse af relevante samarbejdspartnere i forskellige delopgaver Udsendelse af materiale o. lign. Ansvar for, at det endelige produkt bæres videre til godkendelse i implementeringsgruppen 2.2. Referenceforhold Evt. nedsatte arbejdsgrupper refererer til Implementeringsgruppen Implementeringsgruppen refererer til formanden for implementeringsgruppen Formanden for implementeringsgruppen refererer til styregruppen 3. Tids- og procesplaner Implementeringsgrupperne er forpligtet til at overholde den overordnede tidsplan for implementeringen af serviceassistentkonceptet. Tidsplanen findes på konceptets intranetside på dette link: indsæt link, når tidsplan er godkendt og lagt på intranettet. Implementeringsgrupperne skal således sikre, at deres lokale tids- og evt. procesplaner udarbejdes, så de overholder deadlines i den overordnede tidsplan for udrulningen af konceptet gennem alle 3 faser. Side 5 af 5