Center for Økonomi & HR Side 1 af 7 Handleplan for Øje for nærvær II 11. januar 2013 1. Baggrund Der er politisk bevågenhed på fraværet i Faxe Kommune, og borgmesteren tilkendegav i sin nytårstale anerkendelse til alle ansatte for den indsats, der har resulteret i en væsentlig nedgang i fraværet de sidste to år, på trods af store udfordringer. Fraværet fortsat faldet, således at sygefraværet i Faxe Kommune for hele 2012 er på 12 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Altså et fald på 1 dag i forhold til 2011, hvor det lå på 13,1 dag. Øje for nærvær er én af direktionens fire interne målsætninger, som er beskrevet i deres arbejdsgrundlag for 2013. Der vil således fortsat i årene frem være fokus på, at vi kan holde og fremme et lavt fravær dels fordi mindre fravær har betydning for at kunne løse kommunens kerneopgaver med bedst mulig udnyttelse af ressourcerne dels som udtryk for, at Faxe Kommunens arbejdspladser har et godt arbejdsmiljø, hvilket får betydning for Kommunens fremtidige evne til kunne fastholde og tiltrække kvalificerede medarbejdere. 2. Formål Formålet med Øje for nærvær er at skabe nærvær, engagement & kvalitet, og derved nedsætte risikoen for fravær, sygdom og ulykker. Faxe kommune fortsætter Øje for nærvær indsatsen med følgende tre centrale pejlemærker: Særligt fokus på arbejdspladser med højt fravær - skræddersyede indsatser til disse. Tidlig og offensiv indsats mod langtidsfravær. Nedbringelse af fraværet skal i højere grad integreres som en central del af ledelsesopgaven gennem tæt opfølgning på udviklingen og indsatsen for mere nærvær og mindre fravær. 3. Konkrete mål Vores mål skal ses i forhold til et gennemsnitligt sygefravær på landsplan i kommunerne på 12,7 i 2010 og 12,6 i 2011. Nedenstående mål skal hvert år justeres og holdes op mod statistikkerne på landsplan, så Faxe kommune ikke kommer til at ligge over det gennemsnitlige sygefravær på landsplan. Konkrete mål for indsatsen at nedbringe fraværet. Fraværet nedbringes med 1 dag i gennemsnit om året i 2013 og 2014, så det med udgangen af 2014 udgør maksimalt 10 dage i gennemsnit for alle medarbejdere i Faxe Kommune. Ved udgangen af 2013 har ingen arbejdspladser et gennemsnitligt fravær over 20 dage årligt. Antallet af arbejdspladser med et gennemsnitligt fravær på mellem 12-20 dage nedbringes til max. 15 arbejdspladser i 2013 og max.10 arbejdspladser i 2014. Langvarigt fravær skal nedbringes. - Antallet af langtidssyge ønskes nedbragt med 10 % i 2013. - Længden af sygefraværsperioderne ønskes nedbragt med 10 % i 2013 Et årligt fald i fraværet på 1dag i gennemsnit for hele Kommunen betyder, at der vil være 19.500 antal timer/10 fuldtidsmedarbejdere ekstra at gøre godt med - til gavn for arbejdspladserne og de borgere vi skal servicere.
Center for Økonomi & HR Side 2 af 7 Da Øje for nærvær tager sit afsæt i betydningen af, at der er en klar sammenhæng mellem medarbejdertrivsel, ledelseskvalitet og fravær, ønsker vi de næste år at foretage en fælles og ensartet evaluering af medarbejdertrivslen og ledelseskvaliteten. Medarbejdertrivslen Der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse for alle medarbejdere i Kommune i starten af 2013 og 2014. Ledelseskvalitet Der er i 2012 foretaget en ledelsesevaluering. Denne har vist sig at være vanskelig at følge op på, så der arbejdes videre med at opkvalificere konceptet med henblik på, at det er på plads til den næste ledelsesevaluering i starten af 2014. Gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser og evalueringer af trivsel og ledelseskvalitet planlægges i tæt sammenhæng med processen for implementering af ledelsesgrundlaget. Medarbejdertrivslen og ledelseskvaliteten undersøges for at kunne vurdere sammenhængen med fraværet, og for at kunne kvalificere og målrette de nødvendige tiltag på de enkelte arbejdspladser i Kommunen. 4. Konkrete indsatser Projektets indsatser og aktiviteter skal målrettes de tre indsatsområder. Dertil kommer at indsatsen for mere nærvær skal se i forståelsesrammen for et godt arbejdsmiljø og for virksomhedens sociale ansvar (bilag 1). Der vil være mange andre arbejdsmiljøtiltag og forbedringer på de enkelte arbejdspladser i kommunen, som bidrager til at skabe et godt arbejdsmiljø og derved minimere risikoen for fravær og ulykker. Nedenstående indsatser drøftes, uddybes og udvikles løbende i tæt samarbejde med styregruppen, hovedudvalget, direktionen og de enkelte arbejdspladser. Nedbringelse af fraværet skal i højere grad integreres som en central del af ledelsesopgaven gennem tæt opfølgning på udviklingen og indsatsen for mere nærvær og mindre fravær. - HR-afdelingen interviewer og drøfter med centercheferne om deres udfordringer, først individuelt og efterfølgende sammen. Herved afdækkes først de individuelle udfordringer og efterfølgende de mulige fælles indsatser. - Der afholdes et temamøde for centerchefer og direktion, hvor formålet er at sætte fravær/nærvær på agendaen med konkrete initiativer i forhold til ledelsesopgaven. - Afklaring og plan for opkvalificering af ledernes handlingskompetencer, ift. fravær/nærvær, social kapital og arbejdsmiljø - Fraværsstatistikker til Direktionen og centerchefer hvert kvartal for at følge udviklingen og give mulighed for korrigerende handlinger. - Fraværsstatistikker på medarbejderniveau til chefer og ledere hvert kvartal - Materialer på portalen så der altid er adgang til værktøjer og politikker, når der opstår tvivl. Særligt fokus på arbejdspladser med højt fravær skræddersyede indsatser - Lederen tager i samarbejde med sin chef stilling til tiltag, der kan fremme nærværet. - HR-afdelingen tager kontakt til de pågældende arbejdspladser for at afklare det konkrete behov for rådgivning - herunder behovet for ekstern konsulentbistand og skræddersyede aktiviteter. - Det tages/etableres et fælles ansvar i MED-udvalget for opgaven.
Center for Økonomi & HR Side 3 af 7 Tidlig og offensiv indsats mod langtidsfravær - Forbedre HR-afdelingens kontakt/dialog med lederen og den fraværende. Her tænkes bl.a. på den kontakt som HR-afdelingen har til lederen i forbindelse med mulighedserklæring, plan for tilbagevenden til arbejde m.m. - Udarbejde konkrete forslag ift. fastholdelse og tilbage i arbejde. Et netop afsluttet projekt TTA (Tilbage Til Arbejde), hvor 22 kommuners jobcentre har deltaget, konkluderer, at langtidsfraværet kan minimeres ved en koordineret, tværfaglig indsats målrettet til den enkelte sygemeldte. Der er dog også kritik af, at den anvendte model er for tung og dyr. Det er bekosteligt at drive de faglige team under Jobcentrene. Jobcentrene kommer også meget sent i kontakt med den sygemeldte. Som HR-afdeling kan vi komme hurtigt i kontakt med den sygemeldte, i nogle tilfælde endda inden de bliver syge. Med HR-afdelingen til at stå for koordineringen, vil vi kunne igangsætte en indsats inden medarbejderen kommer i kontakt med Jobcenteret. Et tværfagligt team (ergoterapeut og psykolog) drøfter og koordinerer de konkrete sygesager. De tilbyder og iværksætter en målrettet faglig og koordinerende rådgivning til den fraværstruede/sygemeldte medarbejder. Og sørger for at der er/skabes en forståelse og ejerskab hos den sygemeldtes leder og kollegaer. - Bedre forebyggelse ift. ulykker og fysisk nedslidning. I de tilfælde, hvor fraværet er arbejdsrelateret, tages en drøftelse med den pågældende arbejdsplads s arbejdsmiljøgruppen, om der er forhold på arbejdspladsen, som skal forbedres/ændres, for generelt at minimere risikoen for fysiske belastninger. - Bedre forebyggelse ift. psykosociale belastninger (stress, udbrændthed, konflikter) I de tilfælde, hvor fraværet er arbejdsrelateret, tages en drøftelse med den pågældende arbejdsplads s arbejdsmiljøgruppe, om der er forhold på arbejdspladsen, som skal forbedres/ændres, for generelt at minimere risikoen for psykosociale belastninger. 5. Projektets organisering Der er nedsat en styregruppe, som drøfter, planlægger og koordinerer i overensstemmelse med Direktionens og Hovedudvalgets beslutninger. Styregruppen: Direktør Lars Møller Christiansen Fællestillidsrepræsentant Pia Paaske, Hovedudvalget Centerchef Kasper Sonne HR-leder Janet Frydensberg Arbejdsmiljøleder Annette Balling Projektejer: Direktør Lars Møller Christiansen Projektgruppe: Ansvarlig projektleder, HR-leder Janet Frydensberg Projektkoordinator, Annette Balling HR-konsulent Linda Heyde Der kan etableres arbejdsgrupper efter behov, ligesom der tilknyttes eksterne konsulenter efter behov.
Center for Økonomi & HR Side 4 af 7 6. Tidsramme Indsatsen forventes at løbe over de næste år med centrale indsatser og central fokus indtil det vurderes at være tilstrækkeligt integreret i ledelsesopgaven og fraværet ligger et stabilt og tilfredsstillende niveau. Der orienteres løbende om indsatserne til Hovedudvalget og direktionen. Den samlede indsats og resultaterne evalueres efter oplæg fra styregruppen af direktionen og hovedudvalget februar 2014 og februar 2015. Der udarbejdes en tids- og handleplan, hvor indsatser i forhold til de 3 centrale pejlemærker beskrives. (bilag 3, tids- og handleplan for de første 4 måneder af 2013) Tids- og handleplanen opdateres løbende efter drøftelser i styregruppen. 7. Økonomi/ressourcer Der kan i 2013 ansættes 400.000 kr. til de centrale indsatser. Økonomien vil fortrinsvis blive brugt til ekstern konsulentbistand i forhold til gennemførelse af de forskellige aktiviteter. Hvis vi vælger, at benytte autoriseret arbejdsmiljørådgivere i opgaveløsningen, så vil vi søge Arbejdstilsynets pulje vedrørende 50 % refusion af udgifter til arbejdsmiljørådgivning. 8. Evaluering Procesevaluering der udarbejdes en plan for en løbende procesevaluering med chefforum Effektevaluering der udarbejdes en plan for evaluering af de opstillede succeskriterier Der udarbejdes en kommunikationsplan herunder formidling af resultater i sammenhæng med kommunikationsplanen for ledelsesgrundlaget.
Center for Økonomi & HR Side 1 af 7 Bilag 1 Øje for nærvær - skabe nærvær, engagement & kvalitet og nedsætte risikoen for fravær, sygdom og ulykker Forebyggelse -betaler sig Handler om organisering, indretning, teknologi og at have de rette medarbejdere til kerneopgaven Fastholdelse og tilbage i arbejde hjælpe arbejdspladser og medarbejdere, der er belastet Integration tiltrække kompetente og engagerede medarbejdere Psykosocialt ledelse social kapital kerneopgaven relationel koordinering Ergonomi -Muskelskelet planlægning Indretning hjælpemidler arbejdsmetoder Indeklima luftkvalitet støj skimmel Det arbejdsrelaterede stress, vold samarbejde/mobning fysisk nedslidning, ulykker Det private stress krise sygdom
Center for Økonomi & HR Side 1 af 7 Bilag 2 Årsager til fravær Kilde: Det nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø Andet Noget med sundhed Dokumenteret sygdom Noget derhjemme Noget med arbejdmiljø Kulturel bestemt arbejdsmoral * Noget med sundhed (rygning, alkohol, kost og motion) * Dokumenteret sygdom (Influenza, feber, brækket ben, depression mm.) * Kulturel bestemt arbejdsmoral (vi har krav på at blive hjemme når.., alle har ret til en ekstra fridag o. lign.) * Noget med arbejdsmiljø (indeklima, stress, samarbejde, krænkende adfærd mm.) * Noget derhjemme (sygdom hos familiemedlemmer, skilsmisse mm.) * Andet (tilknytning til arbejdspladsen, arbejdsopgaver, besværlige borgere, privat kultur mm.)
Center for Økonomi & HR Side 2 af 7 Bilag 3 Tids- og handleplan for arbejdet med Øje for nærvær 1. kvartal 2013 Tidspunkt Ramme og beslutningsproces Arbejdspapirer Arbejdsproces og Aktiviteter 10. jan. 2013 Fraværsstatistikker Fraværsstatistik for Faxe Kommune 2012 sendes til direktion og chefgruppe og lægges på portalen 15. jan. 2013 Direktionsmøde Projektplan Orientering om projektplan for Øje for nærvær II 15. jan. 2013 Fraværsstatistikker Fraværsstatistik på medarbejderniveau til ledere og centerchefer Jan. 2013 Interview og drøftelse med den enkelte chef om deres udfordringer og muligheder ift. Øje for nærvær Janet og Annette Jan. 2013 Portalen Opdatere nærværskassen Jan. 2013 Oplæg til styregruppe Udarbejde beskrivelse af de forskellige udfordringer inden for både forebyggelse og fastholdelse på baggrund af erfaringer, dialog med lederne med højt fravær og cheferne Jan. 2013 Første møde i styregruppen Indblik i projektet, drøftelse af pejlemærkerne og behandling af tids- og handleplan Feb. 2013 Oplæg til styregruppe *Udarbejde forslag til konkret indsats mod langtidsfravær (FIA og TTA - fastholde i arbejde og tilbage til arbejde) *Udarbejde forslag til plan for opkvalificering af ledernes handlingskompetencer Feb. 2013 Andet møde i styregruppen Drøftelse af oplæg til indsats mod langtidsfravær Oplæg til Hovedudvalg Opdatering af handleplan og aktiviteter 20. feb. 2013 Hovedudvalgsmøde Handleplan Orientering og drøftelse Oplæg til chefgruppen Planlægge temamøde for chefgruppen klæde dem på til at håndtere opgaven især i forhold til deres ledere 5. marts 2013 Temamøde for Centerchefer Chefens rolle og opgaver ift. Øje for nærvær Opsamling fra chefmødet Marts 2013 Igangsætning af aktiviteter ift. langtidsfravær Oplæg til styregruppe Marts 2013 Tredje møde i styregruppen Status og drøftelse af det videre arbejde 12. april 2013 Fraværsstatistikker Fraværsstatistik for 1.kvartal 2013 til direktion og lægges på portalen 15. april 2013 Fraværsstatistikker Fraværsstatistik på medarbejderniveau til ledere og centerchefer Oplæg til direktion/hovedudvalg 16. april 2013 Direktionsmøde Præsentation og drøftelse af 1. kvartals aktiviteter og resultater 17. april 2013 Hovedudvalgsmøde Handleplan Præsentation og drøftelse af 1. kvartals aktiviteter og resultater