Referat fra møde i OmrådeUdvalg for det tekniske område Mødedato: 11. september 2014 kl. 12.00-13.45 Mødested: Brandstation Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Mads Gammelmark (formand), Leo Kristoffersen, Søren Rekly, Bjarne Møllgaard Medarbejderrepræsentanter: Thomas Jørgensen, Vej og Park (næstformand), Niels Nejst, Vej og Park, Martin Vesterager, Færgen, Jan Helweg, Færgen, Jens Garau, Brandvæsenet, Christian Jensen, Brandvæsenet Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Ulla Salling, Søren Rekly Dagsorden: 1. Opfølgning på sidste referat Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet Arbejdstilsynet har varslet tilsynsbesøg på færgen i perioden 1. august-30. november. AT kommer uanmeldt i perioden. Arbejdstilsynet må ikke varsle tilsyn på selve færgen. Det er Søfartsstyrelsen der er myndighed. Ulla skriver til Arbejdstilsynet med cc til Bjarne. HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr. 727-2014-88010 Dokumentnr.: 727-2014-97152 1
Leo kontakter HR for at få præciseret betalingsreglerne udover de 4 gange. 4. Status på Budget 2015 til information og drøftelse Direktionen behandlede på deres møde den 26. august forslag til udmøntning af besparelsen på 3 mio i 2015. Direktionen anviser besparelser på 3 mio. kr. ved at nulstille fremskrivningen fra 2014 til 2015. Besparelsen herved udgør kr. 3.880.000. Men det indstilles, at det specialiserede socialområde for børn og voksne undtages besparelser på indkøb af pladser på opholdssteder, idet udgiften på disse områder i stor udstrækning er bundet op på allerede indgåede kontrakter. Undtages disse reduceres besparelsen med 820.000 kr. Når der indarbejdes besparelser på daginstitutionsområdet, vil det resultere i mindreindtægter på forældrebetalingen. Denne mindreindtægt anslås til 60.000 kr. Den samlede besparelse udgør herefter 3.000.000 kr. Det skal i den forbindelse oplyses, at tilskud under folkeoplysningsområdet samt øvrige tilskud ikke berøres af 0-stillingen af fremskrivningen. Via optimering af indkøbsområdet skal der i 2015 i henhold til ovenstående besparelse arbejdes for at realisere en gevinst på 3 mio. kr., som herved indgår i optimering af budget og fastholdelse af serviceniveau. Dette indebærer, at der i hele organisationen arbejdes med effektivisering i form af: øget aftaledækning (kommende aftaler, hvad enten det er nye områder eller fornyelser af eksisterende aftaler) øget implementering af eksisterende aftaler nyindgåede aftaler på kontorartikler, skole-artikler, telefoni, data, senge, m.fl. Det skal i den forbindelse nævnes, at Odder Kommune fremadrettet agter at realisere den fulde gevinst på indkøbsområdet. Bilag: Notat med forslag til udmøntning af besparelsen i 2015, doknr. 727-2014-102334 Mads Gammelmark orienterede om budgetseminaret og forslag til Budget 2015. Orientering taget til efterretning. 5. Opfølgning på kompetenceplan for arbejdsmiljøgrupper (virksomhedsbesøg) til information og drøftelse Der kommer status fra Ulla inden mødet. Hvis Vestas ikke kan falde på plads kunne et alternativ være Grundfos eller Brødrene Dahl med de samme temaer. Dokumentnr.: 727-2014-97152 2
6. Trivselsmåling 2014 information om proces og drøftelse af evt. ekstra spørgsmål til spørgeskema proces og basisskema til information og drøftelse, udvalget træffes beslutning om behov for ekstra spørgsmål specifikt for området En arbejdsgruppe under Hovedudvalget har udarbejdet skema til den kommende trivselsmåling. Skemaet er ændret i forhold til de sidste 2 målinger. Spørgsmålene/udsagnene i skemaet vender generelt mere positivt og skemaet indeholder bl.a. flere spørgsmål omkring social kapital. Derudover indeholder skemaet også spørgsmål omkring MUS-samtaler og handleplaner for kompetenceudvikling Hovedudvalget har tidligere besluttet, at Områdeudvalgene skulle have mulighed for at få enkelte særlige spørgsmål med indenfor eget område, hvis der er behov for det. Områdeudvalget skal derfor på baggrund af basisskemaet tage stilling til, om der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Områdeudvalget drøfter basisskemaet med henblik på beslutning om, hvorvidt der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Derudover drøftes tidsplan og kommunikationsplan. Bilag til punktet: Spørgeskema til trivselsmålingen, doknr. 727-2014-99750 Overordnet tidsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-82224 Kommunikationsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-87083 Kommentarer: 1. Det er meget vigtigt, at nærmeste leder står direkte ved spørgsmålet så den enkelte medarbejder ikke skal komme i tvivl. 2. Vi anbefaler, at der ikke optræder alder og køn i undersøgelsen, medmindre det har en særlig relevans. 7. Information fra Hovedudvalgsmøde den 18. august til information og drøftelse Følgende punkter kan have særlig interesse for områdeudvalgene: a. Information om beskæftigelsesreform, seniorjobs og nyttejobs Ole Stounbjerg orienterede om, at vi p.t. har 7 personer i seniorjob på forskellige arbejdspladser i kommunen. Vi har p.t. 5 personer i nyttejob på Højmarken og 8 i nyttejob andre steder i kommunen. I forhold til forventninger til den nye beskæftigelsesreform orienterede Ole om, at tilskuddet til personer i løntilskud nedsættes, hvilket betyder, at institutioner enten selv skal dække en del af udgiften, eller det er indregnet i budgettet hos Jobcentret. Derudover forkortes perioden for løntilskud og der indføres en karensperiode. Endelig afskaffes den kvote kommunen hidtil har haft.hovedudvalget drøftede i øvrigt problemstillinger omkring hvem der som medarbejder skriver under når der Dokumentnr.: 727-2014-97152 3
oprettes løntilskudsjob. b. Opfølgning på sygefravær Vi har fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Hoveududvalget tilsluttede sig HR s forslag. Samtidig arbejder Økonomi og HR videre med kvalificering af sygefraværstallene (f.eks. opdeling i korttids- og langtidsfravær) og mulighed for løbende opgørelser hen over året, men dette er ikke på plads endnu. c. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund Kommunalbestyrelsen skal fastsætte måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund. Dette har til formål at sikre, at andelen af indvandrere/efterkommere blandt de ansatte afspejler befolkningssammensætningen i det omkringliggende samfund. Kravet om at opstille måltal er en del af trepartsaftalen fra 2007. Der var enighed i Hovedudvalget om, at sende en signal videre om, at vi naturligvis ønsker at man har fokus på mangfoldighed på arbejdspladserne, men vi lægger først og fremmest vægt på at få den bedst kvalificerede medarbejder når vi rekrutterer. d. Opfølgning på Sundhedsordningen Blandt de tilbagemeldinger der er kommet vedr. vores sundhedsordning tegner sig særligt 2 ønsker/anbefalinger til ændringer. Det ene går på ændringer/udvikling af tilbuddet om kostvejledning. Det andet går Dokumentnr.: 727-2014-97152 4
på muligheden for at udvide fitnesstilbuddet til andre udbydere i Odder Kommune. I forhold til kostvejledning blev det besluttet, at vi arbejder videre med et tilbud, der også indeholder en individuel del i forløbet. I forhold til udvidelse af fitness-ordningen kan det blive ret dyrt, og der er ikke ledelsesmæssigt et ønske om at udvide ordningen. Hovedudvalget drøftede i øvrigt den kommende trivselsmåling, som behandles særskilt på Områdeudvalgsmødet. Referatet fra mødet kan læses i sin helhed på http://www.arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/referat_hu_180814.pdf Bilagene til mødet kan ses på Arbejdsmiljøportalen Taget til efterretning. 8. Bordet rundt Færgen: God sommersæson med mange fæster på Tunø. God stabil driftssituation. Vej og Park: Vej og Park har 3 i løntilskud + en i praktik. Der er købt 2 nye saltspredere og en ny efterløber Vej og Parks APV kører nu i Defconet Leo er i praktik i marken. gode tilbagemeldinger. 9. Til efterretning Referat fra Med-udvalgsmøde Vej & Park, 11. juni 2014 dok.id. 727-2014-69409 Til efterretning. 10. Eventuelt Intet. Næste møde: 13. november kl. 12 på Rådhuset Mødet hævet kl. 13:45 Dokumentnr.: 727-2014-97152 5