Rekvirering og håndtering af oplysninger om tidligere behandlingsforløb og præ-epj journaler efter lukning af PAS (Vest). Formål Beskrivelse af arbejdsgange for rekvirering og håndtering af oplysninger om tidligere behandlingsforløb og præ-epj journaler efter lukning af PAS (Vest). Lukning af PAS er besluttet til at ske pr. 1. oktober 2013. PAS har været lukket for skrivning siden foråret 2012, men har efterfølgende været anvendt til at skaffe sig overblik over patientens tidligere forløb samt i forbindelse med tilvejebringelse af ældre journalmateriale. Ved lukning af PAS (HEV) lukkes samtidigt for PECA, som er et arkivhåndteringssystem, der anvendes primært i Holstebro. PECA anvendes til at se, hvor en given papirjournal befinder sig samt til rekvirering og kvittering for udlån af fællesjournaler til de kliniske afdelinger. PECA er tilknyttet PAS og kan derfor ikke køre videre ved lukning af disse. Ved lukning af PAS ophører mulighed for anvendelse af PECA og der skal derfor findes en ny måde at håndtere behovet for at kunne få overblik over eksisterende papirjournaler og kunne frembringe dem (dvs. oplysning om, hvor papirjournalen fysisk befinder sig) Indeværende retningslinje angiver beskrivelse af arbejdsgange for rekvirering og håndtering af oplysninger om tidligere behandlingsforløb og præ-epj journaler efter lukning af PAS (Vest). Patientgruppe / patientforløb / anden målgruppe Alle medarbejdere ved Hospitalsenheden Vest Definition af begreber PAS Patientadministrative system anvendt i Hospitalsenheden Vest og Ringkjøbing Amt indtil overgang til MidtEPJ i juni 2011 PECA - arkivhåndteringssystem, der anvendes primært i Holstebro. PECA anvendes til at se, hvor en given papirjournal befinder sig samt til rekvirering og kvittering for udlån af fællesjournaler til de kliniske afdelinger. PECA er tilknyttet PAS og kan derfor ikke køre videre ved lukning af disse. Overordnet løsning I forbindelse med lukning af PECA, er dannet en database med angivelse af eksisterende journalplaceringer, som angivet i PECA ved tidspunktet for lukning. Databasen kan bruges til at fremsøge daværende oplysninger om journalplacering, men vil ikke løbende redigeres og holdes ajour. Databasen vil udelukkende være redskab for medarbejdere i Fællesarkivet. Søger afdelingerne oplysninger, der tidligere var at finde i PECA, skal de derfor fremadrettet kontakte Fællesarkivet. 1
Fremadrettede oplysninger omkring papirjournalens placering skal angives i MidtEPJ under personoplysninger (for den pågældende patient). Det vil kun blive anført i EPJ i tilfælde, hvor man på den ene eller anden måde har fat i journalen f.eks. at den udlånes fra fællesarkivet til en afdeling. Dvs. de eksisterende oplysninger i PECA vil ikke automatisk være at finde i EPJ, men der vil kun være oplysninger om journalplacering i de få tilfælde journalen har været fundet frem. Fremgår der ikke noget af MidtEPJ, men det kan ses, at der har været tidligere forløb i Hospitalsenheden Vest (2007-2011) eller Ringkjøbing Amt (-2006), kontaktes Fællesarkivet Oversigt over patientens tidligere kontakter med Hospitalsenheden Vest eller med sygehus i tidligere Ringkjøbing Amt, vil kunne findes i e-journal eller evt. ved adgang til Landspatientregisteret, LPR (for afdelingens sekretærer). Der er via trykknap i MidtEPJ dirkete adgang til patientes e-journal. PTI kan stadig tilgås uafhængigt af lukning af PAS. Der arbejdes på løsning, hvor PTI notater kan findes i andet arkivsystem (P-Dok) via trykknap fra EPJ, men der er ikke sat endeligt tidspunkt på, fra hvilken dato dette er muligt. Indtil da, vil PTI stadig være tilgængelig. Fremgangsmåde Overblik over patientens tidligere kontakter Det sundhedsfaglige personale i afdelingen, kan tilgå patientens e-journal via trykknap i MidtEPJ. Her er overført patientens forløb og diagnoser fra gamle PAS til e-journal fra før overgangen til MidtEPJ. Forløb i MidtEPJ kan allerede i dag ses i e-journal. Overblik over placering af tidligere journalmateriale Via e-journal dannes et overblik over tidligere forløb og dermed om der kan være tidligere journalmateriale, som det vil være relevant at tilvejebringe i forbindelse med patientens nuværende forløb. Holstebro På baggrund af forløbets slutdato, afklares om tale om en journal i fællesarkivet eller en ældre journal i et af de andre arkiver. Der er følgende fælles arkiver i Holstebro: Arkiv - Holstebro Periode Fællesjournalarkivet Fællesjournaler fra Holstebro 2003-2011 Delarkivet Fællesjournaler fra 1995-2002 Fjernarkivet Gl. afdelingsjournaler fra 1963-1994 Gamle arkiv Journaler fra før 1963 findes i kasser i kælderen. Dødearkivet Journaler på patienter, som er død efter år 2000 Gl. dødearkiv (ude i byen) Journaler på patienter som er døde fra 1963 1999 Rekvirering af journal fra et af fælles arkiverne sker ved enten at sende en fax 7843 3997 eller ringe 7843 3995, hvorefter arkivpersonalet går i de respektive arkiv, henter journalen og sender den med intern post. 2
Herning I Herning er der lokale arkiver i afdelingerne indeholdende den specialespecifikke journal fra før overgangen til MidtEPJ i 2011. Rekvirering af journal, sker ved henvendelse til pågældende afdeling. Tilvejebringelse af tidligere journalmateriale Efter at have klarlagt, at patienten har haft tidligere forløb, hvor der vurderes at kunne være journalmateriale, der er relevante for aktuelle forløb, tilvejebringes dette materiale ved følgende arbejdsgang. I første omgang ses under personoplysninger i MidtEPJ, om der her er angivet placering af journalmateriale. Står der anført, at journal befinder sig i fællesarkivet eller andet centralt arkiv, kontaktes medarbejdere i fællesarkivet til udlevering af journalen. Rekvirering af journal sker ved enten at sende en fax 7843 3997 eller ringe 7843 3995, hvorefter arkivpersonalet går i de respektive arkiv, henter journalen og sender den med intern post. Ved udlevering af journalen, anfører arkivpersonalet i MidtEPJ, at journalen er udlånt til det pågældende afsnit (se vejledning til angivelse af oplysninger i MidtEPJ) Der er mulighed for, at afdelingerne uden for arbejdstid selv kan hente journal i fællesarkivet. I så fald skriver de på den tomme journalpose, hvor de har taget journalen hen. Posen lægges i et bord i arkivet, hvorefter arkivpersonalet registrerer udlånet næste dag i MidtEPJ (se vejledning) Står der anført, at journal befinder sig i anden HEV afsnit, kontaktes afsnittet mhp. at journalen overdrages. Ved overdragelse af journalen, redigerer afleverende afsnit oplysningerne i MidtEPJ, så det fremgår, at placeringen af journalen, er det modtagende afsnit. Står der anført e-scan, kan journalmaterialet findes elektronisk i e-scan (på længere sigt via trykknap i MidtEPJ P-Dok). Materialet kan tilgås og der ændres ikke i oplysningerne i MidtEPJ. Bliver papirjournal lagt i e-scan i forbindelse med overdragelse til afdeling, noteres e- Scan, som placering og oplysninger vedr. papirjournalens fysiske placering slettes i EPJ. Returnering af fællesjournaler til fællesarkiv samt angivelse af placering Afsnittet, der har rekvireret papirjournalen har ansvaret for at den returneres til fællesarkivet hurtigst mulig efter brug. Normalt ved brug af intern post. Medarbejderne i fællesarkivet vil ved modtagelse af journalen, være ansvarlige for at ændre oplysningerne omkring journalplacering i MidtEPJ til f.eks. HEV Fællesarkivet Holstebro Er journalen overdrager fra et afsnit til et andet, er det modtagende afsnit, der sørger for at få journalen returneret til fællesarkivet. 3
Vedr. opbevaring og transport af journalmateriale henvis i øvrigt til retningslinje 1.1.5.6. Opbevaring og transport af dokumenter fra papirpatientjournalen, HEV Dokumentation Ved udlevering af journal fra Fællesarkivet, anfører arkivpersonalet i MidtEPJ, at journalen er udlånt til det pågældende afsnit (se vejledning til angivelse af oplysninger i MidtEPJ) Ved udlevering af journal fra andet HEV afsnit, kontaktes afsnittet mhp. at journalen overdrages. Ved overdragelse af journalen, redigerer afleverende afsnit oplysningerne i MidtEPJ, så det fremgår, at placeringen af journalen, er det modtagende afsnit. Medarbejderne i fællesarkivet vil ved modtagelse af journalen, være ansvarlige for at ændre oplysningerne omkring journalplacering i MidtEPJ til f.eks. HEV Fællesarkivet Holstebro Referencer Hospitalsenheden Vest - Fælles > 1. Organisatoriske standarder > 1. Ledelse > 5.6. Opbevaring og transport af dokumenter fra papirpatientjournalen, HEV 4
Vejledning til angivelse af oplysninger i MidtEPJ Angivelse af placering af papirjournal/e-scan journal i MidtEPJ Som udgangspunkt oprettes kun oplysninger om papirjournal i MidtEPJ, når man har fat i en journal, primært som følge af, at en afdeling har rekvireret papirjournalen fra fællesarkivet. Når man har fat i en journal noteres det under Personoplysninger Opslagstavle i MidtEPJ på den pågældende patient (dvs. man har først fremsøgt patienten i EPJ) Står den pågældende journal ikke allerede angivet under patienten, oprettes nyt opslag med angivelse af hvilken journal, der er tale om og placering. Dette gøres ved Højreklik: Opret opslag Papirjournal placering 5
Overskrift: Placering: Vigtigt: Besluttet: Besluttet af: Kladde: Her angives hvilken journal, der er tale om samt for hvilken periode journalen indeholder dokumenter. Er der tale om, journaler fra Hospitalsenheden Vest eller et sygehus fra gamle Ringkjøbing Amt, påbegyndes med HEV Fælles journaler fra Holstebro navngives HEV RHL fælles journal Her angives, hvor journalen kan findes. F.eks. HEV - Fællesarkivet Holstebro. Ved journalen rekvireret og udlånt til afdelingerne, skrives Udlånt <dato> til <afsnit> Kan journalen findes i e-scan angives dette. Sætte til Ja, som default Her angives datoen for, hvornår oplysningen vedr. journalplaceringen er oprettet oftest dd. Personen, der opretter oplysningen om journalens placering oftest default brugeren Anvendes ikke Ændring af oplysninger vedr. papir-/e-scan journalens placering Skal placeringen af journalen ændres i oplysningerne, højreklikkes på den pågældende journalangivelse og vælges Rediger Herefter ændres teksten under Placering Besluttet: Tidspunktet ændres til nuværende tidspunkt ved at skrive dd i første felt. 6
Besluttet af : ændres ved tryk på og derefter fremsøgning af den person, der laver ændringen i oplysninger i MidtEPJ: 7