Referat bestyrelsesmøde MØDETID: 15-02-2016 Kl.18.00 MØDESTED: Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K MEDVIRKENDE: Titel: Navn: Formand Næstformand Kasserer Medlem Medlem Suppleant Suppleant Friis Hjortegaard Mette Justesen Leif Bodilsen Nanna Dehlsen Tine Holmgaard Larsen Anne Donaldson Jesper Jeberg FRAVÆRENDE: Titel: Navn: Sekretær Medlemssekretær Danni Jacobsen Rikke Paving NÆSTE MØDE: Onsdag d. 16. marts, udvidet bestyrelsesmøde 1
1. Velkommen til de nye medlemmer bød velkommen til de nye medlemmer i bestyrelsen, Mette og Jesper, og bad alle om at tilkendegive, om de havde nogle særlige ønsker eller initiativer de brændte for at realisere i 2016 / om der var noget særligt, man ønskede at udføre via sin plads i bestyrelsen. : Har ikke nogle store projekter på dagsordenen for 2016, da de i vid udstrækning blev gennemført i 2015. Ønsker at lette arbejdspresset en smule i forhold til sidste år og sørge for, at de initiativer der blev søsat i 2015 kommer godt videre. Mette: Har ikke et særligt projekt, men kunne godt tænke sig at sikre, at triatlon bliver ved med at være en sjov sport og at det hele ikke bliver for seriøst og uptight. Derudover synes hun, det kunne være interessant at se nærmere på, hvorfor så mange har en personlig træner ved siden af klubtræningen samt sikre, at niveauet til træning passer til alle. Der er stadig eksempler på at man som ny/nybegynder bliver skræmt af niveauet og ikke kommer til fællestræning igen. (Anne tager dette med tilbage til træningsudvalget). Jesper: Har heller ikke et specifikt projekt i tankerne, men har undret sig over nogle prioriteringer i klubben som f.eks. at der primært fokuseres på kortdistance stævner trods at lige så mange, hvis ikke flere, i klubben kører ironman. Desuden stod han i situationen omkring enten at blive mere aktiv i klubben eller melde sig ud. Heldigvis valgte han, at blive mere aktiv. Tine: Er trådt ind i eliteudvalget og vil i 2016 drive arbejdet med at integrere eliten i klubben igen. Anne: Sidder fortsat i træningsudvalget. Skal skrive speciale i foråret, hvilket vil begrænse hendes tid. Nanna: Ønsker via sin plads i bestyrelsen at sikre klubbens kultur samt at øve indflydelse på de ting, hun mener er vigtige. Leif: Er i fuld sving med at overtage kasserer posten fra Flemming. Ønsker at der hvert kvartal skal være et punkt på dagsordenen omkring økonomi. 2. Meddelelser fra formanden a. Klubliv Danmark Klubliv Danmark er desværre blev nedlagt. Klubben havde meget få medlemmer registreret og det vil derfor ikke betyde et tab for klubben. Det er dog ærgerligt, da ideen om at medlemmerne via køb hos samarbejdspartnere kunne optjene micro-sponsorater til klubben, var rigtig god. b. Rushfiles har stadig ikke adgang, men arbejder på sagen. Jesper og Mette skriver selv til kommunikationsudvalget for at få adgang og undersøger til næste gang om de evt. har problemer. c. Gebyr for brug af idrætsfaciliteter har henvendt sig til DTRiF, som har henvendt sig til DIF og de er i gang med at undersøge sagen. Bl.a. står der i Folkeoplysningsloven, at kommunen skal stille lokaler vederlagsfrit til rådighed hvilket ikke harmonerer med, at de nu opkræver gebyr. 2
d. DTriF generalforsamling d. 5 marts tager afsted. Mette kan desværre ikke komme. Klubben har to pladser så hvis en anden i bestyrelsen har lyst til at tage med kan de skrive til senest med udgangen af denne uge. e. DM Hold sprint Forbundet har i sidste uge meldt ud, at de flytter DM hold Sprint fra september til 2. juli. Dette er rigtig ærgerligt for klubben, da det ligger i weekenden mellem træningsweekenden og klubbens fokusstævne DM halv i Ålborg. Vi tidligere har haft stor tradition for at stille mange hold til stævnet, men da klubben allerede har lagt træning og aktiviteter (træningsweekenden) an på DM halv i Ålborg vil vi ikke også lave DM hold til et fokusstævne i år. Men alle som har lyst skal naturligvis deltage. Klubben vil blot ikke have det som fokusstævne. Det er beklageligt, at forbundet melder en så stor ændring ud så sent så klubbernes planlægning besværliggøres. f. Kodelås til porten ved klubhuset har rykket for hvornår kodelåsen bliver opsat og aktiveret. Hun afventer stadig svar fra administrator g. Kontrakt Jens Lünekilde Der har været en justering i Jens kontrakt ift. aflønning under ferie. Det er blot formuleringen der er blevet ændret og ikke selve beløbet. Kontrakten er opdateret med dette. 3. Gennemgang af strategi og udvælgelse af fokusområder for 2016 Bestyrelsen gennemgik status for indsatsområder og mål i 2015 og diskuterede fokusområder for 2016. Valget faldt på følgende: Fokusområde Ansvarlige Evt. koordinering 30 års jubilæum Jesper og Mette Kommunikationsudvalget + aktivitetsudvalget Fonde og støtte (undersøgelse af og Leif Ungdomsudvalget muligheder) Fastholdelse af medlemmer 1. Mulighed for passivt medlemskab 2. Model for medlemsoptag Klubhus hvordan kan vi bruge det endnu mere? Punkt 1:, Jesper og Mette Punkt 2: Rikke opdaterer strategien og sender til bestyrelsen. 4. Opfølgning på opgaver fra sidst og fordeling af nye opgaver a. Kortdragt til eliten () Mulighed for diskussion af evt. andre medlemstyper på en klubaften Anne og Nanna Træningsudvalget + aktivitetsudvalget Har lagt besked hos Heine fra Craft, som lovede at vende tilbage lørdag. Har endnu ikke hørt tilbage. Opgaven overdrages til Tine. b. Overdragelse af kassererpost (Leif) Er i gang. 3
c. Opdatering af vedtægter Mette opdaterer vedtægterne. sender dokumenterne. d. 30 års jubilæum Se ovenfor e. Fastsættelse af dato for fælles planlægningsmøde udsender invitation til bestyrelsesmødet i marts 5. Fordeling af roller i bestyrelsen + udvalgsrepræsentanter Rollefordeling for bestyrelsen i KTK86 Opgave Ansvarlig Besvarelser på mails til bestyrelsen Besvarelser på infomail Rikke (Nanna) Medlemsoptag + venteliste Rikke Buddyordning + intromøde Anne Indkaldelse til bestyrelsesmøder/ agenda Klubhus Aftaleforhold /Leif Medlemsindberetning Rikke Medlemsundersøgelse Nanna Referat Danni Økonomi Leif Strategi Formand/bestyrelsen DTRIF Kontakt til DAF/DIF Forsikringer Leif Nyhedsbrev Generalforsamling Udvalg Kontaktperson Træningsudvalg Anne Aktivitetsudvalg Mette Sponsorudvalg Jesper Stævneudvalg Rikke Eliteudvalg Tine Kommunikationsudvalg Nanna Ungdomsudvalg Hver udvalgsrepræsentant skriver selv til udvalget, at de er deres kontaktperson i bestyrelsen. 4
6. Bespisning i udvalg Der stilles forslag om, at hvert udvalg kan bruge 300 kr. pr. udvalgsmedlem pr. år på mad til møder, en fælles middag e.l. Der er pt. 45 frivillige i klubbens udvalg inkl. bestyrelsen, hvilket svarer til en udgift på 13.500 kr. p.a. Bestyrelsen godkender forslaget. skriver til udvalgene. 7. Bevilling af midler til ny hjemmeside Kommunikationsudvalget ønsker at lave en bedre og mere bruger venlig hjemmeside inkl. bedre administration. Det foreslås, at bestyrelsen bevilliger 25.000 kr. til projektet. Pengene tages fra klubbens egenkapital. Bestyrelsen godkender bevillig af midlerne. Jesper skriver de tekniske forbehold der skal tages hensyn til, til Nanna. Nanna sender en samlet mail til kommunikationsudvalget om at bestyrelsen har godkendt bevillingen inkl. tekniske forbehold. 8. Nyt fra udvalgene a. Træningsudvalg Træningsudvalget arbejder på at finde en ny fast svømmetræner, samt en fast afløser til løb. Andre opgaver er træningslejr til Mallorca samt træningsweekenden. b. Aktivitetsudvalg Der muligvis kommet et par ekstra medlemmer til udvalget. Der er endnu ikke indkaldt til møde c. Kommunikationsudvalg Pt. intet nyt. Man afventer beslutningen af punkt 7 (Se ovenfor) d. Eliteudvalg Der er afholdt møde og der arbejdes pt. på øget deltagelse til fællestræning samt samarbejde med cheftræneren om at klubtræningen indeholder/tilbyder mængde og intensitet, der gør det attraktivt for eliten at deltage. Der arbejdes på opdatering af hjemmeside (beskrivelse af KTK elite) og der er indledt dialog med sponsorudvalget for at få overblik over, hvilke aftale vi har for eliten samt status på sprintdragt. e. Sponsorudvalg Der er kommet et ekstra medlem til udvalget. Brian er i gang med at gennemgå kontrakterne og har taget kontakt til Sailfish vedr. et våddragts-arrangement. f. Stævneudvalg Er i gang med at planlægge et møde. Bestyrelsen opfordrer til at der snarest muligt kan meldes noget ud omkring klub cuppen så medlemmerne har tid til at inkludere klub cuppen i deres sæsonplan. g. Ungdomsudvalg Der arbejdes på en rekrutteringsplan, der skal bl.a. tages kontakt til HSK, skoler i Østerbroområdet samt atletikklubber. Udvalget er i gang med at lave en tekst som kan 5
bruges på hjemmesiden samt på en flyer som kan runddeles på f.eks. skoler. Derudover arbejdes der på at finde en ungdomstræner. 9. Evt. Referatet har til tider været meget længe undervejs. Det aftales, at referenter har to dage til at færdiggøre referatet og bestyrelsen har to dage til at kommentere. Der opfordres til at bestyrelsesmedlemmer kommer til fællestræning, så man har en finger på pulsen omkring, hvad der rører sig i klubben. 6