Arbejdspladsvurdering (APV) 2012 Nedsættelse af APV-koordinationsudvalg Sagsbehandler: Karen Boesen og Ingrid Skovsmose

K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T HSU AMKU S A G S N O T A T 16. NOVEMBER 2011 Vedr.: Arbejdspladsvurdering (APV) 2012 Nedsættelse af APV-koordinationsudvalg Sagsbehandler: Karen Boesen og Ingrid Skovsmose Indledning Københavns Universitet skal gennemføre APV i 2012. På baggrund af evalueringen af APV 2009-2009 gennemført i det daværende APV koordinationsudvalg og med fakulteternes APV-projektledere/ansvarlige har ledelsesteamet besluttet, at APV i 2012 gennemføres som en samlet proces. Desuden har HSU og AMKU bidraget til evalueringen bl.a. i forbindelse med den fælles diskussion af APV-resultaterne i maj 2010. Vedlagt dette notet er den samlede evaluering af APV processen. Kortlægningen af trivsel og det fysiske arbejdsmiljø igangsættes således samtidig på hele universitetet i 3. kvartal 2012. De nærmere planer for implementering drøftes i APV koordinationsudvalget (se nedenstående), ligesom HSU og AMKU løbende får status for arbejdet. Organisering Der er lagt op til, at modellen der blev indført ved APV i 2008-09 med et APV-koordinations-udvalg bevares, men udvalget udvides med fakulteternes APV-projektleder/ansvarlige. Hvert fakultet kan maksimalt udpege fire medlemmer til udvalget: to repræsentanter udpeget af og blandt medlemmer af henholdsvis fakultetsarbejdsmiljø og fakultetssamarbejdsudvalget samt en eller to APV ansvarlige, såfremt fakultetet har hver sin ansvarlige for trivslen og det fysiske arbejdsmiljø. HR OG ORGANISATION ARBEJDSMILJØ OG SAMARBEJDE NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 1017 KØBENHAVN K DIR 35322218 MOB 28752218 kama@adm.ku.dk REF: KAMA

Arbejdsmiljø og Samarbejde varetager formandskabet og sekretariatsfunktionen. Koordinationsudvalget refererer til henholdsvis Hovedsamarbejdsudvalget og Arbejdsmiljørådet. Når udvalget er etableret skal der udarbejdes et egentligt kommissorium for udvalgets arbejde. Overordnet vil APV-koordinationsudvalgets opgave dog være at give input til planlægning og gennemførelse af hele APV-processen, herunder bl.a.: Revision af spørgeskema til kortlægning af trivslen og det psykiske arbejdsmiljø. Kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø. Retningslinjer for vurderingen og prioriteringen af kortlægningsresultaterne på KU-, fakultets- og institutniveau. Retningslinjer for udarbejdelse af handlingsplaner, herunder at ansvaret for opfølgning og kontrol af om handlingsplanerne er gennemført på KU-, fakultets- og institutniveau bliver placeret og prioriteret. Generel erfaringsudveksling og videndeling på tværs af fakulteterne. Evaluering af hele APV processen. APV-koordinationsudvalget kan udarbejde indstillinger til Ledelsesteamet, som træffer de endelige beslutninger om spørgeskemaer, fælles retningslinjer for vurdering, prioritering, handlingsplaner mv. SIDE 2 AF 2 APV koordinationsudvalget nedsættes hurtigst muligt og afholder så vidt muligt sit første møde inden jul 2011.

K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Direktionen Ledelsesteamet S A G S N O T A T 18. APRIL 2011 Vedr.: Sagsbehandler: Karen Boesen Evaluering af APV på KU 2008-2009 med henblik på at videregive erfaringer til næste runde APV Københavns Universitet har gennemført APV i perioden 2008-2009. APVkortlægningerne er afrapporteret i to rapporter for henholdsvis trivslen og det psykiske arbejdsmiljø samt for det fysiske arbejdsmiljø. Afrapporteringerne har været behandlet på et fællesmøde mellem Hovedsamarbejdsudvalget og Arbejdsmiljørådet i maj måned 2010. Universitetets mange enheder har arbejdet med bearbejde resultaterne af deres egne kortlægninger med henblik på at udarbejde handlingsplaner til forbedring af medarbejdernes trivsel og fysiske arbejdsmiljø. Tilbage står at opsamle erfaringerne fra APV'en med henblik på at videregive erfaringen til næste APV-runde. Arbejdsmiljø og Samarbejde (HR&O) har i dette notat samlet de evalueringer af APV-processen, der er foregået i APV-koordinationsudvalget og på et evalueringsmøde med fakulteternes APV-projektledere. Desuden bygger notatet på de erfaringer, som Arbejdsmiljø og Samarbejde har samlet i løbet af de sidste godt og vel to års arbejde med APV. Evalueringen er opdelt i fem hovedoverskrifter: Organisering af APV, planlægning, metode, præsentation af resultaterne og udarbejdelse af handlingsplaner. 1. Organisering Dette afsnit sætter fokus på organiseringen af APV og omhandler forhold som APV-koordinationsudvalget, HR & O som projektleder, APV- HR OG ORGANISATION ARBEJDSMILJØ OG SAMARBEJDE NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 1917 KØBENHAVN K TLF 35 32 26 26 DIR 35 32 22 18 FAX 35 32 27 96 MOB 28 75 22 18 kama@adm.ku.dk www.ku.dk/arbejdsmiljo REF: KAMA

projektledere på fakulteterne, samarbejdet mellem arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationen mv. SIDE 2 AF 7 APV-koordinationsudvalget APV-koordinationsudvalget blev nedsat med medlemmer, der var udpeget af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg på fakulteterne samt HR & O. Udvalget skulle fastlægge det overordnede koncept for trivsels- og arbejdspladsvurderingerne, lægger en tidsplan for rækkefølgen for fakulteternes gennemførelsen af APV, udveksler erfaringer til eventuelle centrale tiltag eller indsatser på baggrund af den samlede gennemførelse af APV en. Udvalget har fungeret godt, ikke mindst i opstartsfasen. Det gælder specielt i forhold til kortlægning af trivslen, hvor APV-koordinationsudvalget deltog i planlægningen af APV, herunder fastlæggelse af tidsplan for gennemførelse af APV og valg af hvilket kortlægningsskema, der skulle anvendes. Arbejdsdelingen mellem HR & Organisation og fakulteterne Der er enighed om, at en fælles koordinering af det praktiske APV-arbejde på KU har fungeret fint, og at organiseringen af processen, hvor Arbejdsmiljø og Samarbejde har været projektleder på universitetsniveau, kombineret med APV-projektledere på de enkelte fakulteter har fungeret godt. Erfaringen viser, at det er væsentligt, at der er en god dialog mellem fakultetets medlem(mer) af APV-koordinationsudvalget og fakulteternes APVprojektledere. Udarbejdelse af procesbeskrivelse Nogle af fakulteternes APV-projektledere har foreslået, at Arbejdsmiljø og Samarbejde yderligere styrker arbejdet med at forberede fakulteternes arbejde med APV, f.eks. ved at udarbejdet en endnu mere detaljeret beskrivelse af den samlede APV-proces på fakultetsniveau. En sådan beskrivelse har til formål at støtte fakulteternes interne planlægning af APV-processen og bl.a. understrege, at APV-kortlægningen kun er første fase af en APV, og at denne skal følges op af en vurdering og prioritering af kortlægningsresultaterne med henblik på at udarbejde handlingsplaner for forbedringer af medarbejdernes trivsel og fysiske arbejdsmiljø. Samarbejdet mellem samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen Det er den grundlæggende opfattelse, at såvel samarbejdsorganisationen som arbejdsmiljøorganisationen har taget opgaven alvorligt, og har arbejdet ud fra delingen af ansvaret for hhv det psykiske og det fysiske arbejdsmiljø mellem samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Der er enighed om, at samarbejdet mellem samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen generelt har

fungeret godt, men at det har varieret meget fra enhed til enhed, hvor meget de to organisationer har kunnet inspirere og bruge hinanden. 1.1 Forslag til næste APV vedr. organisering Modellen med et APV-koordinationsudvalg foreslås bevaret, men udvalget suppleres med medarbejdere fra fakulteterne med faglig indsigt i henholdsvis trivsel og fysisk arbejdsmiljø, det vil i praksis sige at fakulteternes APVprojektledere bør sidde i udvalget. Desuden kan udvalget med fordel suppleres af medarbejdere, der har særlig forstand på databehandling, herunder især statistisk behandling af store datamængder. 2. Planlægning Dette afsnit handler om forhold som tidsplanen, afstemning i forhold til andre aktiviteter mv. Tidsplanen Det er den generelle holdning, at APV-processen har strakt sig over for lang tid, idet der er gået godt og vel 1½ år fra første fakultet startede til det sidste fakultet afsluttede deres kortlægning. Det er vurderingen, at det har haft størst betydning for APV vedr. trivslen. De fakulteter og afdelinger, der gennemførte APV-kortlægningen i 2008, har ventet 1-1½ år på at kunne benchmarke deres kortlægningsresultater med andre fakulteter og med det samlede KU-resultat. Desuden har forudsætningerne hvorunder medarbejderne har besvaret spørgeskemaerne alene af den grund været meget forskellige. Når fakulteterne ikke gennemfører APV på samme tid vil det være vanskeligere at skabe fælles fokus på resultater og handlingsplaner, herunder etablere konkrete, relevante initiativer på KU-niveau, så snart der foreligger et resultat af APV. 2.1 Forslag til næste APV vedr. planlægning APV-kortlægning for både trivsel og det fysiske arbejdsmiljø bør gennemføres samtidig på hele universitetet. I henhold til lovgivningen skal en APV gennemføres minimum hvert tredje år. Det betyder i princippet, at TEO skal gennemføre APV igen i maj 2011 og JUR i december 2012. Hvis universitetet skal gennemføre næste APV på samme tid vurderes det, at en realistisk tidsplan vil være, at selve kortlægningen igangsættes i andet halvår 2012, men at planlægningen starter i anden halvdel af 2011. Det er vigtigt, at APV'en times med andre aktiviteter, som igangsættes på universitets- og fakultetsniveau i samme periode. En samtidig gennemførelse af APV på alle fakulteter vil desuden gøre det lettere at samarbejde om den praktiske planlægning og gennemførelse af APV og dermed nedbringe de administrative omkostninger. Det vil desuden medføre at KU kan sætte konkrete fælles handlingsplaner i gang på KU- SIDE 3 AF 7

niveau, i stedet for at igangsætte flere projekter på fakultets- og institutplan om samme tema. 3. Metoden Afsnittet om metoden omhandler bl.a. overvejelser om benyttelse af et fælles bundet spørgeskema for psykisk arbejdsmiljø og valgfrihed vedr. fysisk arbejdsmiljø mv. Elektroniske spørgeskemaer Det har helt overordnet fungeret godt, at spørgeskemaerne har været elektroniske og at KU's medarbejdere har modtaget skemaerne i deres e-mail indbakke. Svagheden ved metoden har været, at enkelte fakulteter har været ramt af systemnedbrud, som hverken KU's leverandør af spørgeskemasystemet eller KU har haft nogen indflydelse på. Det har uden tvivl haft en vis betydning for svarprocenten på disse fakulteter. På trods af dette vurderes det alligevel, at de elektroniske skemaer samlet set har haft en positiv indflydelse på svarprocenten. Spørgeskemaet for trivsel Der er delte meninger om spørgeskemaet til kortlægningen af trivslen og det psykiske arbejdsmiljø - fra de overvejende positive, til et synspunkt om at skemaet har en problem-tilgang til trivsel (i modsætning til en anerkendende tilgang) og ikke er særligt tilpasset arbejdsforholdene på universitetet. Det er en generel holdning, at specielt spørgsmålene omkring ledelsen har været for upræcist formuleret. Det betyder, at det i praksis har været svært at vurdere hvilken ledelse, der er vurderet. Der er også delte meninger om nødvendigheden og brugbarheden af at benchmarke KU's resultater med et gennemsnit af danske lønmodtagere. Helt overvejende er muligheden for benchmarking blevet modtaget positivt. Det har dog samtidig været fremført, at det havde været hensigtsmæssigt at kunne benchmarke sig med virksomheder, der ligner KU, f. eks. andre universiteter. En sådan mulighed er ikke umiddelbart mulig, da det forudsætter at alle universiteterne anvender samme spørgeskema. I spørgeskemaet skulle medarbejderne anføre, om de var henholdsvis TAP, VIP eller Ph.d. studerende, og kun VIP og Ph.d.-studerende blev stillet spørgsmål om forskning, undervisning og formidling. Denne sortering har medført nogen utilfredshed blandt TAP-medarbejdere på især våde fakulteter, hvor en del af TAP-medarbejderne (laboranter og bioanalytikere) deltager i forsknings- og undervisningsopgaver. Af planlægningsmæssige årsager blev der gennemført en separat kortlægning af de deltidsansatte VIP'eres trivsel og psykiske arbejdsmiljø. Denne model var ikke hensigtsmæssig, bl.a. fordi de fleste fakulteter modtog resultaterne af denne kortlægning længe efter kortlægningen af de fastansatte SIDE 4 AF 7

medarbejderes trivsel var gennemført. Dertil kommer, at interessen blandt de deltidsansatte VIP'ere for at deltage i kortlægningen var meget forskellig fra fakultet til fakultet, og at svarprocenten på nogle fakulteter var så lav, at det ikke var muligt at opgøre resultaterne af kortlægningen på fakultetsniveau. Spørgeskemaet for det fysiske arbejdsmiljø De enkelte fakulteter har selv kunnet bestemme kortlægningsmetoden for det fysiske arbejdsmiljø. Denne mulighed er blevet modtaget meget positivt, og selv om alle fakulteter har valgt at anvende elektroniske spørgeskemaer, har specielt de våde fakulteter valgt at udarbejde deres egne kortlægningsskemaer, som i høj grad er tilpasset fakultetets arbejdsforhold. De tørre fakulteter har anvendt samme kortlægningsskema. De enkelte fakulteter har desuden haft mulighed for at stille spørgsmål om særlige emner inden for det fysiske arbejdsmiljø, som de ønskede at sætte særligt fokus på. Især et fakultet har benyttet sig af denne mulighed. Det betyder, at spørgeskemaerne har føltes vedkommende for medarbejderne. Andre kortlægningsmetoder Fakulteternes APV-projektledere har været enige om, at der med fordel kunne være udarbejdet og beskrevet andre kortlægningsværktøjer, f.eks. dialogværktøjer, som kunne bruges i forbindelse med opfølgning på spørgeskemakortlægningen. Specielt i forhold til trivslen kan der være behov for at uddybe og konkretisere spørgeskemaundersøgelsen. 3.2 Forslag til næste APV vedr. metoden Spørgeskema for trivsel Der er grundlæggende enighed om, at det bliver svært at finde et spørgeskema, som kan stille alle medarbejdere tilfreds, og at beslutningen om, hvilket spørgeskema, der skal anvendes ligesom i denne omgang må træffes på et overordnet plan, f.eks. i et APV-koordinationsudvalg. Der er ligeledes enighed om, at det er hensigtsmæssigt, at alle medarbejdere på KU besvarer det samme spørgeskema, så det er muligt at benchmarke medarbejdernes trivsel internt på KU. Der er desuden enighed om, at det skal være muligt at benchmarke resultaterne af denne APV med resultaterne af den næste APV, men at det ikke nødvendigvis betyder, at der skal anvendes nøjagtig det samme spørgeskema. Det er vigtigt at der er plads til forbedringer af skemaet. Der er enighed om, at det i spørgeskemaet som minimum skal præciseres hvilken ledelse der vurderes, således at der ikke opstår usikkerhed om hvilket ledelsesniveau, der er tale om. Dertil kommer, at det bør overvejes, om der skal stilles spørgsmål om ledelsen på alle niveauer: gruppe/sektionsniveau, institutniveau, fakultetsniveau og universitetsniveau. SIDE 5 AF 7

Det bør overvejes, om TAP-medarbejdere der deltager i forsknings- og undervisningsopgaver, helt eller delvist skal stilles de samme spørgsmål om forskning og undervisning som VIP'ere og Ph.d.-studerende. Kortlægningen af de deltidsansatte VIP'eres trivsel bør ske samtidig med de fastansatte medarbejdere. Spørgeskemaet for det fysiske arbejdsmiljø Der er enighed om, at fakulteternes mulighed for selv at vælge kortlægningsmetode skal bevares, samt at det skal være muligt for fakulteterne at fokusere på særlige emner inden for det fysiske arbejdsmiljø. Andre kortlægningsmetoder Der bør udvælges 2-3 andre dialogbaserede kortlægningsmetoder, som kan anvendes til at kvalificere de kvantitative kortlægningsresultater. 4. Præsentation af resultaterne Der har grundlæggende været tilfredshed med præsentationen af resultaterne i standardrapporter. Rapporterne har indeholdt tilstrækkelig informationer til at samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen har haft grundlag for at arbejde videre med resultaterne med henblik på at udpege indsatsområder og udarbejde handlingsplaner. Resultaterne af kortlægningen af trivslen er som hovedregel opgjort på fakultets- og institutniveau. Mange enheder har ønsket, at resultaterne også var opgjort på faggruppeniveau, sektionsniveau eller lignende. Argumenterne for dette ønske har bl.a. været, at kortlægningsresultaterne dermed ville føles mere vedkommende for den enkelte medarbejder og for gruppen/sektionen. Det ville samtidig betyde, at ledere og medarbejdere ikke kan bortforklare "dårlige" resultater, f.eks. at medarbejdere udsættes for mobning, med at det nok sker i en anden enhed på fakultetet/instituttet. Der er enighed om, at det har fungeret godt, at HR & Organisation og fakulteternes APV-projektledere har afsat ressourcer til at præsentere kortlægningsresultaterne på fællesmøder mellem samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene på fakultets- og institutniveau. Det er sket på alle fakulteter på nær et. HR & Organisation har på den måde kunne "aflevere" resultaterne til fakulteter og institutter med henblik videre behandling, og fakulteternes APVprojektledere har fået mulighed for at kommentere resultaterne set med "fakultetsøjne" og samtidig præsentere fakultetets forventninger til den videre proces. HR & Organisation valgte fra starten en model for præsentation af resultaterne, som var neutral. Det skete ud fra den betragtning, at det ikke er kortlægningerne, der afgør, om enheden har et arbejdsmiljøproblem, men at den vurdering udelukkende kan foretages af enheden selv. Ikke alle fakulteter og SIDE 6 AF 7

institutter var enige i denne betragtning og havde foretrukket, at HR & Organisation i højere grad havde foretaget en vurdering af resultaterne specielt i forhold til trivsel og det psykiske arbejdsmiljø. 4.1 Forslag til næste APV vedr. præsentation af resultaterne Det bør overvejes, om resultaterne af kortlægningen af trivslen i højere grad også skal opgøres på faggruppe- og/eller sektionsniveau, hvis det betyder at resultaterne vil føles mere vedkommende og lettere kan omsætte i konkrete handlinger. Det skal dog ske under forudsætning af, at medarbejderne bevarer deres anonymitet. Der bør igen afsættes ressourcer til at HR & Organisation og fakulteternes APV-projekledere kan præsentere resultaterne på fakultets- og institutniveau. Det bør overvejes, om HR & Organisation i højere grad skal fortolke/vurdere resultaterne af trivselsundersøgelsen. 5. Udarbejdelse af handlingsplaner KU har truffet beslutning om, at alle handlingsplaner skal udarbejdes i systemet Defgo.net. Der er grundlæggende enighed om, at det er den rigtige beslutning at handlingsplanerne skal registereres elektronisk. Beslutningen er med til at understrege, at en APV ikke kun er en kortlægning, men at kortlægningen skal følges op af en vurdering og prioritering af kortlægningsresultaterne samt udarbejdelse af egentlige handlingsplaner. Hvis Defgo.net anvendes korrekt, sikrer systemet, at handlingsplaner indeholder de oplysninger de skal. Systemet har dog nogle svagheder i forhold til, hvordan resultaterne præsenteres. Et enkelt fakultet har kritiseret at systemet, ligesom spørgeskemaet for trivslen har en problembaseret tilgang til arbejdsmiljøarbejdet i stedet for en mere anerkendende tilgang. Et af formålene med at anvende Defgo.net var, at systemet indeholder muligheder for at trække informationer om hvilke handlingsplaner, der er udarbejdet på henholdsvis institut/afdelingsniveau, fakultetsniveau og universitetsniveau. Der er enighed om, at systemet ikke i tilstrækkelig grad kan levere disse oplysninger på en nem og overskuelig måde. 5.2 Forslag til næste APV vedr. udarbejdelse af handlingsplaner Arbejdsmiljø og Samarbejde arbejder med at stille krav til leverandøren af Defgo.net med henblik på at forbedre systemets muligheder for at layout handlingsplaner samt at trække rapporter og oplysninger om udarbejde handlingsplaner. Dette arbejde fortsætter i den kommende periode. Desuden undersøger Arbejdsmiljø og Samarbejde om der er andre systemer, der i højere grad opfylder ønskerne til et handlingsplanssystem. SIDE 7 AF 7