vedrørende Nationalmuseets udbud af udskiftning og levering af kølekompressorer til vacuumfrysetørringsanlæg. Nationalmuseets Bevaringsafdeling (Offentligt udbud) 1 Den ordregivende myndighed... 2 2 Beskrivelse af leverancen... 3 3 Betingelser for egnethed... 4 4 Tildeling af kontrakt og tildelingskriterier... 6 5 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 8 6 Afgivelse og aflevering af tilbud... 8 7 Øvrige vilkår... 10 8 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 10
1 Den ordregivende myndighed Nationalmuseet udbyder hermed i egenskab af ordregiver udbud af udskiftning og levering af kølekompressorer til vacuumfrysetørringsanlæg. Den ordregivende myndighed er: Nationalmuseet bevaringsafdelingen I.C. Modewegsvej 3800 Kgs. Lyngby Kontaktoplysninger på kontaktperson hos den ordregivende myndighed er: Enhedsleder Maria-Louise Jacobsen Telefon: 41206520 Mail: maria.louise.jacobsen@natmus.dk Tilbudsfristen er den 11. september 2013 kl. 12.00. Alle interesserede firmaer kan deltage i udbuddet på grundlag af vilkår fastsat i nærværende udbudsbetingelser med tilknyttede dokumenter (samlet benævnt udbudsmaterialet). 1.1 Udbudsprocedure/udbudsform Udbuddet er indsendt til offentliggørelse på www.udbud.dk den 23. august 2013. Udbudsformen er offentligt udbud i henhold til tilbudsloven, LBK nr. 1410 af 7. december 2007. Sammenslutninger/konsortier Sammenslutninger/konsortier af virksomheder har mulighed for at byde på leverancen. Såfremt en sammenslutning af virksomheder byder på leverancen, skal de påtage sig solidarisk hæftelse, og de skal udpege en fælles befuldmægtiget, der kan tegne sammenslutningens rettigheder og forpligtelser over for ordregiver og være kontaktperson og sekretariat for sammenslutningen. Leverandører, der indgår i en sammenslutning/ et konsortium skal hver især afgive de oplysninger, som er påkrævet under punkt 3 nedenfor. 2
1.2 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser med bilagene: o Bilag I: Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige (restanceloven) samt beskyttelse på arbejdspladsen mv. samt tilkendegivelse om at tilbudsgiver ikke er ude i forhold, som beskrevet i art. 45 stk. 1 og 2. o Bilag II: Tidsplan (udfyldes af tilbudsgiver og vedlægges tilbuddet). Udkast til kontrakt med tilhørende bilag 1-3: o o Bilag 1: Rettelsesskrivelser til udbudsmaterialet (vedlægges ved kontraktindgåelse). Bilag 2: Kravspecifikation. Appendiks 1: Vedrørende krav til procestemperaturer m.v. (beskriver bl.a. krav og vilkår for funktionstest og driftsprøve/test) o Bilag 3: Leverandørens tilbud (vedlægges ved kontraktindgåelse). 2 Beskrivelse af leverancen 2.1 Kravspecifikation Leverancen er beskrevet i vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende kravspecifikation i kontraktens bilag 2. 2.2 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget imellem vinderen af udbuddet og Nationalmuseet er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag 1-3. 2.3 Udbudsforretningens tidsplan Udbuddets offentliggørelse (offentligt udbud) 23. august 2013 Frist for tilmelding til besigtigelse Besigtigelse af anlægget. 30. august 2013 2. september 2013 Sidste frist for tilbudsgiverne til at stille skriftlige spørgsmål og anmode 3
om supplerende oplysninger. 3. september 2013 Forventet dato for udsendelse af svar på spørgsmål og udsendelse af eventuelle supplerende oplysninger. 4. september 2013 Frist for afgivelse af tilbud. Forventet dato for udsendelse af accept- og afslagsskrivelser til tilbudsgivere. 11. september 2013 kl. 12.00 13. september 2013 Forventet dato for gennemførelse af evt. kontraktmøde med den valgte tilbudsgiver. Uge 38 2013 Forventet dato for indgåelse af endelig kontrakt. Uge 38 2013 Forventet dato for kontraktstart. 23. september 2013 Nationalmuseet har ud for nogle af datoerne i tidsplanen skrevet forventet, hvilket betyder, at der kan forekomme ændringer i disse datoer undervejs. 3 Betingelser for egnethed 3.1 Tro og love-erklæring Tilbudsgiver skal underskrive og aflevere en formular, som er samlet dokumentation for pkt. 1, 2 og 3. Vedlagte formular som er bilagt udbudsbetingelserne kan benyttes. 1. En erklæring på tro og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, eller i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997. 2. En erklæring om, at tilbudsgiver har taget hensyn til de forpligtigelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. artikel 27, stk. 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. 3. Dokumentation for at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, jf. 10 og 11 i BEK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 4
3.2 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: 4. Bevis for sædvanlige eller lovpligtige forsikringer iht. kontraktens punkt 18. 5. Fremlæggelse af virksomhedens balance herunder egenkapital eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret. 3.3 Oplysninger om teknisk kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk kapacitet: 6. Forelæggelse af en liste over de væsentligste referencer, der er udført i løbet af de sidste tre år, som bør indeholde angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager. Referencen bør beskrives kortfattet, så ordregiver kan få et indtryk af referencens relevans for denne leverance. 3.4 Minimumskrav til tilbudsgivernes egnethed Tilbudsgivere skal indsende samtlige oplysninger og dokumentation som fremgår af afsnit 3.1, 3.2 og 3.3 ovenfor samt opfylde de oplistede mindstekrav, som fremgår af skema A nedenfor, for at være egnede tilbudsgivere i dette udbud. Skema A: Henvisning til dokumentationskrav i afsnit 3.2 ovenfor Dokumentation Mindstekrav Ad 4) Bevis for sædvanlige eller lovpligtige forsikringer 5
Ad 5) Soliditetsgrad Soliditetsgrad på min. 5 % inden for seneste regnskabsår Ad 6) Erfaring ved levering af sammenlignelige ydelser Min. 1 reference som relaterer sig til den udbudte leverance (inden for de sidste 3 år). 4 Tildeling af kontrakt og tildelingskriterier Det overordnede tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som består af de underkriterier, som fremgår af pkt. 4.1 og som er uddybet i afsnit 4.3. 4.1 Underkriterier Der anvendes følgende underkriterier med tilhørende vægtninger: Underkriterier Vægtning i % Pris (uddybes i afsnit 4.3.1) 25 Kvalitet (uddybes i afsnit 4.3.2) 60 Tidsplan (uddybes i afsnit 4.3.3) 15 I alt 100 4.2 Tildeling af ordren/kontrakten Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen samlet set har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt efter underkriterierne i afsnit 4.1. Underkriterierne er uddybet i afsnit 4.3. 4.3 Uddybning af underkriterierne I de følgende afsnit er det angivet, hvordan tilbuddene vil blive bedømt i forhold til de konkrete underkriterier i afsnit 4.1. 4.3.1 Pris, delvægtning 25 %: 6
Tilbudsgiver skal afgive en samlet fast pris for hele leverancen inklusiv alle delleverancer og inklusiv alle gældende afgifter ekskl. moms. Vejledende budgetrammen er maksimalt 800.000 DKK ekskl. moms. Tilbudsgiver vurderes på den samlede faste pris, når tildelingskriteriet evalueres. 4.3.2 Kvalitet, delvægtning 60 %: Tilbudsgiver skal tilbyde en udskiftning og levering af hele leverancen inklusive delleverancerne 1.-6., som fremgår af kravspecifikationen i kontraktens bilag 2. I den forbindelse fremlægger tilbudsgiver dokumentation/beskrivelser som opfylder alle krav til leverancen/delleverancerne i kravspecifikationen, herunder delleverancerne 1.-6. Nationalmuseet lægger særlig vægt på følgende, når kvaliteten af leverancen/delleverancerne bedømmes: Udstyr, som har en tilstrækkelig kapacitet, der kan holde en kontinuerlig kammervægstemperatur, som angivet i kravspecifikationen. Bortskaffelse og opsætning indeholder alle aktiviteter og sker på forsvarlig vis. Nationalmuseet overbevises i denne forbindelse om, at det nye anlæg fungerer med alle delleverancer leveret og anlægget er korrekt prøvekørt. Udskiftning, anskaffelse og montering omfatter alle komponenter der styrer og måler køleanlægget. Disse dokumenteres at overholde gældende lovkrav for køleanlæg og kølevæsker. Tilbudsgiver forsikrer Nationalmuseet om at reservedele er tilgængelige/fornybarer inden for en tidshorisont på 10 år. El- og VVS arbejde indeholder alle aktiviteter og sker på betryggende vis. Tilbudsgiver overbeviser Nationalmuseet om at udskiftningen af kølekompressorer medfører et lavere energiforbrug end det nuværende og dette uden at kølekapaciteten i anlægget reduceres. 4.3.2 Tidsplan, delvægtning 15 %: Tilbudsgiver skal anvende vedhæftede tidsplan i bilag II uden at ændre på leveringsfrister og milepæle samt betalingsrater og præsentere en tidsplan for arbejdets udførelse, som indeholder en angivelse af følgende: Hvor lang tid der vil medgå fra accept af tilbud og frem til arbejdet kan påbegyndes. Hvor lang tid (antal uger) opgavens udførelse vil tage fra begyndelse til slutlevering (dvs. indtil datoen for godkendt driftsprøve). Alle væsentlige aktiviteter og tidspunkter for deres gennemførelse. Nationalmuseet har markeret milepæle (med tidsangivelser) ud for enkelte delleverancer/leverancer. Nationalmuseet har ligeledes angivet, hvilke 7
betalingsrater i %, som en opfyldelse/levering inden for milepælene vil udløse. De i tidsplanen angivne milepæle og betalingsrater må ikke ændres af tilbudsgiver ved udfyldelse af tidsplanen. Nationalmuseet lægger særlig vægt på følgende, når tidsplanen bedømmes: Tidsplanen bør være realistisk, indeholde alle delleverancer og væsentlige aktiviteter, tage hensyn til de stedlige forhold og sikre at Nationalmuseets medarbejdere inddrages undervejs. 5 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Øvrige forbehold i leverandørens tilbud over for krav i dette udbudsmateriale, herunder kontraktudkastet, kan føre til afvisning af tilbuddet fra ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af ordregiver på tidspunktet for tilbudsvurderingen. I det omfang, tilbudsgiveren ikke udtrykkeligt i tilbuddet tager forbehold over for de enkelte bestemmelser og herunder angiver, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiveren vil indgå på, lægges det til grund, at tilbudsgiveren har accepteret samtlige bestemmelser, således at bestemmelserne vil indgå i den endelige kontrakt mellem tilbudsgiveren og Nationalmuseet. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. Tilbudsgiver bør være påpasselig med at vedlægge egne standardvilkår, da disse kan være i modstrid med kontraktens vilkår og tilbuddet kan risikere at blive ukonditionsmæssigt. 6 Afgivelse og aflevering af tilbud 6.1Besigtigelse af nuværende kølekompressorer Nationalmuseet inviterer interesserede leverandører/tilbudsgivere til en besigtigelse af det nuværende anlæg d. 2.9.2013 på adressen: Nationalmuseet (bevaringsafdelingen) I.C. Modewegsvej 3800 Kgs. Lyngby 8
Leverandører/tilbudsgivere tilmelder sig denne besigtigelse til Enhedsleder Maria-Louise Jacobsen på mail: maria.louise.jacobsen@natmus.dk senest d. 30.8..2013. 6.2 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodninger om supplerende oplysninger skal være Nationalmuseet i hænde senest den 3. september 2013. Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til Maria- Louise Jacobsen på mail: maria.louise.jacobsen@natmus.dk. I mailens emnefelt skrives Spørgsmål vedrørende udbud af kølekompressorer. Den 4. september 2013 forventer Nationalmuseet at lægge skriftlige besvarelser af spørgsmål og supplerende oplysninger på adressen: http://natmus.dk/bevaringsafdelingen/magasinering-og-kulturhistoriskkonservering/udbudsmateriale Besvarelsen vil sikre spørgernes anonymitet. 6.3 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal være Nationalmuseet i hænde senest d. 11. september 2013 kl. 12.00. Tilbud sendes til enhedsleder Maria-Louise Jacobsen på e-mail: maria.louise.jacobsen@natmus.dk Tilbud mærkes i emnefeltet tilbud på kølekompressorer. 6.4 Acceptfrist for tilbud Tilbud er automatisk gældende for accept i en periode på 60 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. 6.5 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 6.6 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk, men baggrundsmateriale m.v. kan være på engelsk. 9
7 Øvrige vilkår 7.1 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 7.2 Aflysning Nationalmuseet forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen. 7.3 Ændringer i udbudsmaterialet Nationalmuseet forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i udbudsmaterialet ved udsendelse af et tillæg til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Nationalmuseet kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 7.4 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbuddet sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbuddet, er Nationalmuseet uvedkommende. 7.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet Nationalmuseet har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives af Nationalmuseet i forbindelse med udbuddet. Tilbuddene vil blive behandlet fortroligt. 8 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer mv. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) Skattecenter København Sluseholmen 8B 2450 København SV Telefon: +45 72 22 18 18 Telefax: + 45 72 22 19 19 E-mailadresse: skat@skat.dk 10
Internetadresse: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Telefon: +45 72 54 40 00 E-mailadresse: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Telefon: +45 70 12 12 88 Telefax: +45 70 12 12 89 E-mailadresse: at@at.dk Internetadresse: www.arbejdstilsynet.dk Nationalmuseet stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr. 1109 af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbuddet. 11