PRÆKVALIFIKATION UDBUD AF RAMMEAFTALER PÅ HÅNDVÆRKERYDELSER I henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, opfordrer Hillerød Kommune hermed interesserede til at søge prækvalifikation på indgåelse af rammeaftale for udførelse af akut og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver på Hillerød Kommunes bygningsmasse. Rammeaftalens varighed er 24 måneder med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Udbud af rammeaftalen gennemføres som en begrænset licitation med en prækvalifikationsrunde. Rammeaftalen er delt op i tre delaftaler og Hillerød Kommune vil udvælge op til 3 ansøgere pr. delaftale. Der kan kun indgås aftale med én leverandør pr. delområde. Det er et politisk ønske at så mange leverandører, herunder underleverandører som muligt får mulighed for at udføre bygningsvedligeholdelsesopgaver for kommunen. En leverandør kan derfor kun være leverandør på én delaftale. En leverandør på en af delaftalerne skal kunne løse alle typer af akutte og løbende bygningsvedligeholdsopgaver og den udbudte opgave dækker således over alle fagkompetencer. Følgende kan ansøge om prækvalifikation: enkeltfirmaer, der har alle faglige kompetencer eller benytter sig af underleverandører eller konsortier Hvis der bydes som konsortium skal alle konsortiedeltagere opfylde og indsende de under afsnittet UDVÆLGELSESKRITERIER krævede dokumenter og oplysninger. UDBUDDETS OMFANG Udbuddet omfatter udførelse af akut og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver på Hillerød Kommunes ejendomsportefølje med forventet kontraktstart januar eller februar 2013. 1
Ved akut bygningsvedligehold forstås opgaver, der af sikkerhedsmæssige årsager eller for at begrænse skadens omfang kræver hurtig afhjælpning og foretages for at afhjælpe opståede skader/forhold/fejl, som betyder, at hovedfunktionen i bygningerne ikke kan udføres eller forløbe tilfredsstillende. Ved løbende vedligeholdelse forstås mindre tilbagevendende vedligeholdelsesopgaver, der ikke kan henføres til hverken akut eller planlagt vedligehold og hvor det ikke anses for formålstjenligt at afvente en særskilt konkurrenceudsættelse af opgaven enten enkeltvis eller bundte øvrige planlagte vedligeholdelsesopgaver. Planlagt bygningsvedligehold, renovering og ombygning er således ikke omfattet dette udbud og indgåelse af aftaler vedrørende sådanne opgaver vil ske ved særskilt konkurrenceudsættelse. Dette gælder ligeledes sikringsanlæg, vagt og serviceaftaler. Det samlede forbrug af produkter og ydelser på delaftalerne omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre ca. 5.250.000 DKK ekskl. moms for hele Hillerød Kommunes bygningsportefølje. Der er alene tale om estimater, som ikke er bindende for Hillerød Kommune og tilbudsgiver er således ikke garanteret en minimumsomsætning. Udbuddet opdeles som ovenfor anført i tre delaftaler, hvor der tildeles én delaftale for hvert af følgende områder: Delaftale 1: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Øst Delaftale 2: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Vest Delaftale 3: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Syd Bygningernes fordeling på de tre forskellige distrikter vil fremgå af udbudsmaterialet. Delaftalerne forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale i form af en eneleverandøraftale. Alle akutte og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver i det pågældende distrikt, der ikke løses af Hillerød Kommunes interne håndværkerteam (pt. på 2 personer), kommunens vagtselskab, kommunens interne serviceledere, sikringspartner, Falck redningskorps eller Skadeservice Danmark tilbydes leverandøren. 2
Bestilling af produkter og ydelser på delaftalerne vil således først ske, når mulighederne for at bruge kommunens vagtordninger, interne håndværkerteam, interne tekniske serviceledere og Falck er udtømt. Hvis leverandøren i det pågældende distrikt ikke har kapacitet til at løse opgaven selv, for eksempel ved spidsbelastninger som følge af skybrud eller storm, skal opgaven tilbydes leverandørerne i de øvrige distrikter i nedenstående prioriterede rækkefølge: Delaftale (hovedaftale) Delaftale (Prioritet 2 ved spidsbelastning) Delaftale (Prioritet 3 ved spidsbelastning) Distrikt Øst Distrikt Vest Distrikt Syd Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 1 Delaftale 3 Delaftale 1 Delaftale 2 Det anslåede årlige forbrug skønnes at fordele sig ligeligt på de tre delaftaler med 1.750.000 DKK ekskl. moms på hver. Køb af ydelser/produkter på de indgåede rammeaftaler foretages som udgangspunkt af sektionen Ejendomme i By og Miljø. AB92 med Hillerød Kommunes justeringer vil danne juridisk grundlag for rammeaftalen. I forbindelse med udførelse af håndværkerydelser til akut og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver overdrages Hillerød Kommunes ansvar og forpligtigelser i henhold til reglerne beskrevet i Bekendtgørelse BEK 576 af juni 2001 om bygherres pligter samt AT-vejledning F.1.2, marts 2003-2. udgave juni 2008 Bygherrens ansvar og pligter til en sikkerhedskoordinator ansat hos leverandøren eller en af leverandøren antaget underleverandør. UDVÆLGELSESKRITERIER Ansøgerens prækvalifikationsanmodning skal indeholde følgende dokumentation og oplysninger på dansk: 3
Ansøgers personlige forhold Udfyldt Tro og Love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har forfaldent og ubetalt gæld til det offentlige jf. lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Fortrykt skabelon 1 kan benyttes. (Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge en Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 3 måneder gammel fra udbudsdato som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark.) Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager. Udfyldt erklæring om at tilbudsgiver opfylder bestemmelserne i ILOkonventionen nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter., dvs. at tilbudsgiver tilsikrer arbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre vilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til kollektive overenskomster, voldgiftskendelser, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag på den egn hvor arbejdet udføres. Fortrykt skabelon 2 kan benyttes. 4
Økonomisk kapacitet Revisorpåtegnede årsregnskaber for de seneste to hele afsluttede regnskabsperioder (medmindre der er tale om en nyetableret virksomhed, hvor disse ikke forefindes). Økonomiske nøgletal for omsætning og egenkapital de seneste tre regnskabsår. Fortrykt skabelon 3 kan benyttes. Teknisk kapacitet Relevante referencer for lignende samarbejdsaftaler med kommuner indenfor de seneste fem år. Hillerød Kommune forbeholder sig retten til at tage kontakt til de oplyste referencekunder. Aktuel referenceliste med beskrivelse af relevante sammenlignelige arbejdsopgaver de seneste 3 år med angivelse af kontaktperson hos kunden. Hillerød Kommune forbeholder sig retten til at tage kontakt til de oplyste referencekunder. Det samlede antal medarbejdere, opdelt i antal faglærte og ufaglærte inden for de forskellige fagområder ansøger råder over, kontorpersonale, ledere, direktører mv. Virksomhedens autorisationer indenfor el, vand og varme Udvælgelse af prækvalificerede tilbudsgivere vil ske ud fra en helhedsvurdering hvori der vil blive lagt vægt på primært ansøgernes tekniske kapacitet, særligt referencer og autorisationer. Dertil kommer at Hillerød Kommune ved sin udvælgelse vil lægge vægt på at opnå den bedst mulige konkurrencesituation i forbindelse med den efterfølgende tilbudsgivning. TILDELINGSKRITERIUM Hillerød kommune vælger én leverandør på hver delaftale ud fra tildelingskriteriet økonomiske mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne til dette tildelingskriterium vil være anført i de udbudsbetingelser, der udsendes efter prækvalifikationsrunden. 5
ANSØGNINGSFRIST Sidste frist for modtagelse af ansøgning om prækvalifikation er tirsdag den 1. november 2012 kl. 12.00 lokal tid. Ansøgninger modtaget efter dette tidspunkt vil ikke komme i betragtning. Ansøgning skal afleveres i ét fysisk eksemplar og én elektronisk version enten på CDR, USB-stick eller lignende). Ansøgningen må ikke afleveres pr. e-mail. Ansøgningen bedes sendt/afleveret til følgende adresse: Hillerød Rådhus Trollesmindealle 27 DK-3400 Hillerød Att.: Susanne Keil Bruhn Kuverten mærkes med "Må ikke åbnes Udbud af rammeaftaler på håndværkerydelser Spørgsmål i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation mv. kan rettes til Hillerød Kommune, Susanne Keil Bruhn på e-mail: sbruh@hillerod.dk Hillerød Kommune Ejendomme 6