Nyheder i Mamut Business Software Nyheder i Mamut Business Software version 11 Version: 11.0. Partnr.: MBS.MAN.NEWS.110.DK I
NYHEDER I VERSION 11 Producent og distributør: Mamut A/S Larsbjørnsstræde 3 1454 København K Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: mail@mamut.dk Mamut Supportcenter: Mamut A/S Larsbjørnsstræde 3 1454 København K Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk/support E-mail: support@mamut.dk Salg: Mamut A/S Larsbjørnsstræde 3 1454 København K Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: sales@mamut.dk Copyright 2006 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer. II
NYHEDER I VERSION 11 Kære kunde Version 11 af Mamut Business Software er nu lanceret. Denne bog omhandler de vigtigste nyheder siden version 10.3, så du kan gøre dig kendt med dem. I Kapitel 1 er nyhederne omtalt i sammendrag, mens Kapitel 2 indeholder uddrag af de nye udgaver af introduktionsbøgerne. For at du som læser skal kunne se nyhederne i sammenhæng, er de fleste afsnit, som omtaler ændrede funktioner, taget med i sin helhed i Kapitel 2. Hvis du ønsker du opdaterede udgaver af introduktionsbøgerne, kan du bestille dem hos Mamut. Afsnit, som omtaler nye funktioner, er markeret med et symbol i margin, så du lettere skal finde frem. Beskrivelserne i denne bog kan omfatte funktionalitet, som kun er inkluderet i en større programversion af Mamut Business Software, end den du har. Hvis du ønsker at få mere information om større versioner, kan du tage kontakt med Mamut på telefon 70 27 71 78 eller via e-mail: info@mamut.dk. I opdateringspakken har du også modtaget hæftet Nyheder. Her finder du en række vigtige spørgsmål og svar samt information, du bør læse, når du opdaterer til den nye version. Du finder også en guide til installation af opdateringen. Du bør læse dette inden du opdaterer for at se, om nogle af momenterne specielt påvirker din installation. Når du installerer en ny version, vil du også få et opdateret sæt med hjælpefiler. Når du trykker F1 i programmet, åbnes hjælpefilerne med relevant hjælp for det vindue, du arbejder i. På vores hjemmesider kan du søge i artikler, som publiceres fortløbende. Baseret på tilbagemeldinger fra vores kunder publicerer vi svar på spørgsmål, som ofte går igen på Mamut Supportcenter (FAQs). Denne artikelsøgning finder du på www.mamut.dk/support. Du finder en guide til installation af opdateringen på vores hjemmeside www.mamut.dk/oppdatering. III
NYHEDER I VERSION 11 IV
1 Oversigt over nyheder Dette kapitel giver et overblik over de nyheder, du finder i Mamut version 11. Flere af nyhederne omtales også i kapitel 2, som indeholder uddrag fra introduktionsbøgerne. Indhold Installation og opdatering...2 Installation eller opdatering fra internet...2 Lettere første opstart for arbejdsstationer i flerbrugermiljø...2 Versionsopdatering af arbejdsstationer i flerbrugermiljø efter opdatering af server...2 Hent systemopdateringer fra internet...2 Ny guide til at oprette en ny firmadatabase...3 Nyt brugerflade...3 Nyt skrivebord...3 Højreklik i lister/tabeller og eksporter til Excel...3 Systemadministrator...4 Ny eksport af adgangskontroller til Excel...4 Ny håndtering af tomme felter ved import...4 SIE (Standard Import/Eksport)...4 Søg/Udvalg...4 Udvalg på by i kontakt...4 Udvalg på medarbejdere i aktivitet...4 Sortering i søgevinduer...5 Udvidet udvalg ved søg i medarbejderregistret...5 Nye udvalgskriterier...5 Kontakt...5 Slette tilknyttede poster...5 Tilbud tilbagevendende fra fanebladene på kontakt...5 Projekt...5 Nyt faneblad: Regnskab...5 Udvalg på fanebladet Aktivitet...5 Mere information fra timesedler til projekt...5 Gå til projekt fra aktiviteter...6 Dokument...6 Nye flettefelter...6 Import af dokumenter i fanebladet Dokument...6 Aktivitet...6 Automatisk oprettelse af opfølgningsaktiviteter...6 Aktivitetsskabeloner...7 Systemoprettede aktiviteter (log)...7 Øvrige nyheder i aktivitetsmodulet...7 Timeregistrering...7 Medarbejder...8 Generelle forbedringer...8 Udvidede søge- og udvalgsmuligheder...8 Flere sorteringsmuligheder...8 Nyt faneblad: Medarbejder...8 Fraværsregistrering...8 Kompetenceregister...9 Nyt notatfelt...9 Nye rapporter...9 Ny aftalefakturering...9 Webshop...9 Salg af produkter bestående af mindre end hele enheder (to decimaler)...9 Nye designskabeloner...10 Visning af firmalogo i bekræftelses e-mail...10 Automatisk genereret e-mail i nye formater...10 Støtte for betalingstjenester fra DanDomain...10 Regnskab...10 Send ikke rykker...10 Mere information i reskontro...10 Brugerdefinerede standard bilagstekster...11 Visning af posteringsjournal...11 Udvidet kontaktinformation...11 Udbetaling af delbetalinger...11 Udbetaling Betaling til bank...11 Brugerdefinerede formater for bankfiler...11 Nye rapporter...11 Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport...12 Eksport til årsopgørelsesprogram...12 Nye factoringformater...12 Nye inkassoformater...12 Nyt budgetmodul...12 Mamut Client Manager...13 Sikkerhedskopi i Client Start...13 1
NYHEDER I VERSION 11 Installation og opdatering Du finder en guide til installation af selve versionsopdateringen på vores hjemmeside www.mamut.dk/oppdatering. Installation eller opdatering fra internet Programmet kan hentes fra internet, og installationssættet bruges både til nyinstallation og versionsopdatering, samt til installation af en evalueringsversion. Ved nyinstallation kan du vælge, om du vil køre installationen direkte mens installationssættet hentes, eller om du først vil gemme installationssættet på din computer og starte det senere.. Filene er ikke længere pakket i.zip-format. Lettere første opstart for arbejdsstationer i flerbrugermiljø Arbejdsstationer, som skal knyttes til en eksisterende databasebase i et flerbrugermiljø, skal vælge Dette valg ligger i det første vindue i guiden til første opstart. For at lette denne proces kan man nu vælge sti til databasen i samme vindue. Installation på arbejdsstationer i flerbrugermiljø forenkles hermed både for brugere, som ønsker at evaluere versionen, og for eksisterende/nye brugere. Versionsopdatering af arbejdsstationer i flerbrugermiljø efter opdatering af server Når du starter installationen, bliver du spurgt, om du skal installere eller opdatere til ny version i et flerbrugermiljø eller enkeltbrugermiljø. Hvis du skal opdatere serveren i et flerbrugermiljø, bliver du bedt om at kontrollere, at alle brugere er logget af, før du går videre. Under opdateringen vil du blive spurgt, om du ønsker at gemme installationsfilerne på serveren, så disse senere kan benyttes til at opdatere arbejdsstationerne. Filerne skal gemmes på det foreslåede område for at de skal kunne opdateres på hver enkelt arbejdsstation (se under). Når serverinstallationen eller opdateringen er fuldført, kan du opdatere arbejdsstationerne. Når arbejdsstationen forsøger at logge sig på, vil der blive givet besked om at versionen på serveren er opdateret. Man bliver da spurgt om man vil køre opdateringen. Hvis installationsfilerne er gemt på standardområdet på server, vil disse automatisk blive foreslået. Alternativt kan brugeren selv søge efter filerne. Se afsnittet Installation og opdatering på side 16. Afsnittet er inkluderet i sin helhed. Hent systemopdateringer fra internet Softwareleverandøren tilbyder fra tid til anden systemopdateringer til download via internet. Databaseværktøjet Hent systemopdateringsfil benyttes til dette formål. Værktøjet er kun tilgængeligt for systemadministrator. Systemopdateringer opdaterer logfiler med information om hvilken funktion, som er downloadet med dato, tid, bruger og opdateringsnummer. Se afsnittet Hent systemopdateringsfil på side 23. 2
INSTALLATION OG OPDATERING Ny guide til at oprette en ny firmadatabase Både ved første gangs installation, og når du ønsker at oprette en ny firmadatabase i en eksisterende installation, bliver du ført igennem processen med at oprette en ny firmadatabase. En ny firmadatabase kan oprettes på grundlag af data fra en allerede eksisterende firmadatabase (gælder ikke ved første opstart), eller som en tom database. Endvidere støttes konvertering fra enkelte konkurrerende systemer, og vil, hvis et sådant system er installeret på din computer, vises som et alternativt valg i guiden. Guiden fører dig igennem de vigtigste indstillinger i hvert enkelt modul, du skal tilpasse for at komme i gang. Guiden giver også grundlæggende information om de forskellige valg samt links til mere udfyldende information i hjælpefilerne for hvert enkelt trin. Vær opmærksom på at guiden viser et udvalg af indstillingerne. Når du har fuldført guiden, kan du vælge at læse mere information om, hvordan du kan komme i gang med de forskellige moduler i programmet. Se afsnittet Hvordan oprettes en ny firmadatabase? på side 27. Nyt brugerflade Nyt skrivebord Skrivebordet i programmet har fået nyt udseende og er fuldspækket med nye funktioner og tilpasningsmuligheder. Dermed får du let adgang til funktioner, du benytter ofte, samt til information om de vigtigste processer i din virksomhed. Den nye udformning af skrivebordet giver dig lettere adgang til centrale funktioner, og ikke mindst mulighed til selv at tilpasse skrivebordet. Udseendet er for øvrig også tilpasset Windows XP i større grad end tidligere. Se kapitlet Nyt skrivebord på side 32. Kapitlet er inkluderet i sin helhed fra introduktionsbogen. Højreklik i lister/tabeller og eksporter indholdet til Microsoft Excel Der er tilføjet støtte for eksport af lister og tabeller til Excel ved hjælp af en menu ved højreklik. Det gælder alle lister og tabeller, som ikke har andre specielle funktioner fra tidligere. Har du f.eks. åbnet kontaktlisten og foretaget et udvalg af kontakter, kan du højreklikke i listen og få netop dette udvalg ud i rapporten. Rapporten åbnes direkte i Excel. Vær opmærksom på, at filen er en midlertidig fil. Du skal gemme denne, hvis du ønsker at bevare den. Du kan også vælge at udskrive listen, og/eller vise den på skærmen. Hvis der er mange kolonner, vil rapporten blive roteret til landskabsformat ved udskrift. Hvis der er flere kolonner, end der er plads til i bredden på én side, vil det kun være de første, som vises. 3
NYHEDER I VERSION 11 Systemadministrator Ny eksport af adgangskontroller til Microsoft Excel I guiden kan du eksportere adgangskontrollerne til Microsoft Excel. Rapporten viser en kolonne for hver bruger, hvilken adgangsskabelon brugeren er tilknyttet i systemet og en detaljeret oversigt over hvilke adgangskontroller, dette giver brugeren. Som standard er det kun Superbruger, som har adgang til denne funktion. Se referencen i afsnittet Administrer adgangsskabeloner på side 29. Ny håndtering af tomme felter ved import Ved import af filer vil tomme felter i importfilen nu ikke længer overskrive eventuelle eksisterende felter på posten, som allerede findes. Hvis du f.eks. har en kundefil med opdaterede telefonnumre, men uden adresseinformation, vil systemet beholde den adresseinformation, som allerede findes i systemet, men opdatere telefonnumrene. Det gælder formaterne for Kunder, Leverandør og Produkt. Der ligger en.pdf-fil med information om Mamut Import/Export i mappen ImportExport, som gemmes der, hvos du har installeret programmet. SIE (Standard Import/Eksport) SIE er oprindelig en svensk standard for import og eksport af regnskabsinformation (www.sie.se). SIE formatet benyttes til udveksling af regnskabsinformation mellem økonomisystemer. Søg/Udvalg Du kommer til søg og udvalg i de forskellige moduler eller for eksempel når du skal foretage udvalg for rapporter. Udvalg på by i kontakt I udvalgsformularen for Kontakt i fanebladet for Adresse er det nu muligt at foretage udvalg på by. Udvalg på medarbejdere i aktivitet I udvalgsformularen for Aktivitet er der tilføjet et eget faneblad for Medarbejder, så det er muligt at foretage udvalg på medarbejdere. 4
INSTALLATION OG OPDATERING Sortering i søgevinduer I de forskellige vinduer for kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt, dokument, timeregistrering, tilbud, ordre/faktura og produkt kan du sortere resultatet i listen ved at klikke på overskrifterne. Udvidet udvalg ved søg i medarbejderregistret I medarbejderregistret er det muligt at foretage udvalg og vælge, om du kun vil se aktive medarbejdere, inaktive medarbejdere eller alle medarbejdere, når du arbejder i registret. Se mere om søgemulighederne i medarbejderregistret på side 8. Nye udvalgskriterier I kundelisten og i leverandørlisten er der tilføjet nye udvalgskriterier. Se mere om udvalgskriterierne i reskontro på side 10. Kontakt Slette tilknyttede poster I fanebladene for Tilbud, Ordre/Faktura og Indkøb kan du nu ophæve tilknytningen til de poster, som måtte være tilknyttet. Tilbud tilbagevendende fra fanebladene på kontakt Du kan nu også oprette Tilbud tilbagevendende herfra, i tillæg til ordinære tilbud. Projekt Nyt faneblad: Regnskab I den nye faneblad Regnskab i projektregistret får du overblik over alle bilagslinjer i finans og/eller kassekladde, som er tilknyttet det aktuelle projekt. Du kan foretage udvalg på regnskabsår, kilde, bilagstype og/eller type konti, som du ønsker at vise på fanebladet. Se afsnittet Fanebladet Regnskab på side 45. Udvalg på fanebladet Aktivitet På fanebladet Aktivitet kan du foretage udvalg på samme måde som for fanebladet Aktivitet i f.eks. kontaktmodulet. Det betyder at du kan foretage udvalg på aktivitetstype og på hvorvidt du ønsker at vise udførte, ikke udførte eller alle aktiviteter. Mere information fra timesedler overføres til projekt Information i timeregistrering, som er registreret pr. timelinje, blev tidligere kun overført ved overføring til ordremodulet. Nu vil også informationen blive overført ved overføring til projektmodulet og inkluderes ved viderefakturering fra projektmodulet. 5
NYHEDER I VERSION 11 Se referencer i afsnittet Firmaindstillinger for Timeregistrering på side 51. Gå til projekt fra aktiviteter I feltet for Projekt i aktivitetsbladet er det muligt at højreklikke og vælge Gå til projekt. Dokument Nye flettefelter I dokumentmodulet er der tilføjet støtte for følgende nye flettefelter: Klientens mobilnummer (Gælder både for flettegrundlag for Kontakt og Medarbejder) Bankkonto (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Fødselsdato (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Personnummer (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Flettefelterne kan benyttes på dokumentskabeloner. Hvis du ønsker at integrere et sådant flettefelt i en dokumentskabelon, kan du vælge Vis Dokument Dokumentskabeloner. Åbn dokumentskabelonen i Word. På værktøjslinjen Flet kan du indsætte et nyt flettefelt via knappen for dette. De tilgængelige felter fremkommer da som valg. Import af dokumenter i fanebladet Dokument Det er nu muligt at importere dokumenter på fanebladet Dokument i modulerne kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt og medarbejder. Aktivitet Ved at tage ny og forbedret funktionalitet for aktivitetsstyring i brug, kan du forenkle administrationen og organiseringen af din og dine medarbejderes hverdag og arbejdsopgaver. Ny funktionalitet, som er tilgængelig, er bl.a. muligheden for at aktivere automatisk oprettelse af aktiviteter i forbindelse med en bestemt hændelse eller proces, som udføres i programmet. Fra de fleste moduler vil du nu kunne oprette nye aktiviteter, som er relateret til det modul, du befinder dig i. Hvilke aktiviteter, du får adgang til at oprette i de forskellige moduler, afhænger af hvilke aktivitetsskabeloner, du har valgt skal være tilgængelige i de forskellige moduler. I forbindelse med en del vigtige ændringer og processer i programmet vil der blive genereret systemoprettede aktiviteter. Disse aktiviteter vil kun være tilgængelige i en egen aktivitetsliste, og oversigten vil vise historik over hvilken bruger, som udførte hvilke processer og hvornår ændringerne/handlingerne fandt sted. Automatisk oprettelse af opfølgningsaktiviteter I modulerne for kontakt, salg, indkøb, logistik og regnskab er det en række processer, som kan aktiveres, og som da automatisk vil generere oprettelse af opfølgningsaktiviteten. Du bør overveje og tage stilling til hvilke processer, som skal generere aktiviteter for din virksomhed. Dette vil afhænge af hvilke moduler og funktioner, du benytter i programmet og behovet for 6
INSTALLATION OG OPDATERING videre opfølgning av disse. Hvis du aktiverer for mange opfølgningsaktiviteter, kan aktivitetslisten blive uoverskuelig i stedet for å være til hjælp. Se afsnittet Oprettelse af opfølgningsaktiviteter på side 46. Aktivitetsskabeloner I moduler, hvor det er muligt at oprette aktiviteter direkte, vil knappen Opret aktiviteter være tilgængelig på værktøjslinjen. Ved siden af knappen vil der være en pileknap, som, når man klikker på den, vil åbne en liste over aktiviteter, som du kan oprette fra det modul, du er i. Se afsnittet Aktivitetsskabeloner på side 47. Systemoprettede aktiviteter (log) Systemoprettede aktiviteter er aktiviteter, som automatisk bliver oprettet, når visse hændelser og processer sker i programmet. Eksempler på hændelser, hvor aktiviteter automatisk bliver oprettet af systemet, er bl.a. ved: Ændring af firmaindstillinger, ændring af modulindstillinger, div. guider som ændrer værdier på udvalgte kontakter, produkter etc., periodeafslutning m.m. Aktiviteterne vil ikke være synlige i ordinære aktivitetsvisninger, men i en egen aktivitetsliste som kun viser de systemoprettede aktiviteter. Denne aktivitetsliste finder du ved at vælge Vis Aktivitet Systemoprettede aktiviteter. Se afsnittet Systemoprettede aktiviteter på side 49. Øvrige nyheder i aktivitetsmodulet I fanebladet Tilbud på aktiviteterne er det muligt at oprette tilbagevendende tilbud i tillæg til normale tilbud. Begge valg er tilgængelige ved klik på pileknappen til højre for knappen Ny. I feltet Projekt i aktivitetsbladet er det muligt at højreklikke og vælge Gå til projekt. I aktivitetsbladet er det muligt at fjerne linket til et tilbud, ordre, faktura eller indkøb, som tidligere er linket til aktiviteten. Linket fjernes ved at markere posten i det aktuelle faneblad for derefter at klikke Slet link. Timeregistrering I modulen Timeregistrering er der foretaget en række mindre forbedringer og udvidelser af eksisterende funktionalitet. I firmaindstillingerne for Timeregistrering er det bl.a. muligt at vælge, at timelinjer med samme produkt skal slås sammen. Tidligere har det været muligt at slå timelinje med samme dato eller medarbejder sammen, men nu er det også muligt på tværs af datoer og medarbejdere. Information, som er registreret pr. timelinje, blev tidligere kun overført ved overføring til ordremodulet. Nu vil informationen også blive overført ved overføring til projektmodulet og komme med ved viderefakturering fra projektmodulet. Se referencer i afsnittet Firmaindstillinger for Timeregistrering på side 51. Nederst på timesedlen er det muligt at se en oversigt, som viser information om timetyper, som er benyttet på den aktive timeseddel. Detaljeret information som antal, sum ordre og sum projekt 7
NYHEDER I VERSION 11 vil også blive vist. Oversigten åbnes ved at klikke på søgeknappen nederst i højre hjørne af timesedlen. Se reference i afsnittet Hvordan oprettes en ny timeseddel? på side 52. Hvis du har registreret timelinjer men ikke valgt noget alternativ i kolonnen Kan overføres, vil du blive spurgt, om du er sikker på, at du ikke vil kunne overføre timelinjer til andre moduler. I listen, som vises, når du skal tilknytte timelinjer til en eksisterende ordre, vil du nu også kunne se kontaktnavnet tilhørende ordrenummeret. Medarbejder Generelle forbedringer I medarbejderregistret er der blevet foretaget en række generelle forbedringer. I øverste del af medarbejderbladet er der nye felter for registrering af mellemnavn, initialer og titel. På fanebladet Medarbejder under knappen Kontaktinformation er al kontaktinformation som medarbejderens adresse, telefonnumre og e-mail-adresser samlet. Det er muligt at markere for hvilket telefonnummer, som skal være standardnummer for medarbejderen. Det markerede nummer vil blive vist på den øverste del af medarbejderbladet sammen med e-mail-adressen. Udvidede søge- og udvalgsmuligheder I medarbejderregistret er det muligt at foretage udvalg og vælge, om du kun vil se aktive medarbejdere, inaktive medarbejdere eller alle medarbejdere, når du arbejder i registret. Du kan også foretage søg blandt medarbejdere efter kriterier som bl.a. medarbejderid, navn, telefonnummer, kompetence, notat eller CPR-nummer. Flere sorteringsmuligheder I tillæg til søgemulighederne er det også muligt at vælge sortering af medarbejdere efter et af de følgende alternativer: medarbejderid, fornavn, efternavn og registreringsrækkefølge. Medarbejderne vises da i valgt rækkefølge både i medarbejderlisten, og når man bladrer igennem medarbejderne ved hjælp af pileknapperne. Nyt faneblad: Medarbejder Fanebladet Medarbejder erstatter fanebladet Adresse og indeholder nu både kontaktinformation som adresse, telefonnummer og e-mail-adresser og anden information som personlige oplysninger, fravær, kompetence og notater. Under knappen Personlige oplysninger registreres information om fødselsdato, bankkontonummer, civilstatus, pårørende m.m. Under Brugerdefinerede felter kan du selv definere værdier, som du kan registrere information om. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 54. Fraværsregistrering Information om medarbejderes fravær er flyttet ind under knappen Fravær på fanebladet Medarbejder. Fravær kan oprettes på samme måde som tidligere, men nu er det muligt at udskrive en fraværsoversigt direkte fra vinduet. 8
INSTALLATION OG OPDATERING Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 54. Kompetenceregister Du kan nu bevare det fulde overblik over hver enkelt medarbejders kompetencer som uddannelse, certificeringer, sprogkundskaber, arbejdserfaringer m.m. Registeret kan også benyttes til registrering og opfølgning af kursustilbud og videreuddannelse, du tilbyder dine medarbejdere. I Standardregistret kan du oprette kompetencetyper og statuser, som passer til dine behov. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 54. Nyt notatfelt Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om medarbejderen, som du ønsker. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 54. Nye rapporter Kompetenceoversigt pr. medarbejdere Kompetenceoversigt pr. kompetencetype Derudover er der tilføjet flere informationsfelter og forbedrede sorteringsmuligheder i flere rapporter. Rapporternes indhold er beskrevet i rapportmodulet. Vælg Rapporter på skrivebordets værktøjslinje for at åbne rapportmodulet. Ny aftalefakturering Aftalefakturering er et helt nyt modul, som kan være meget hensigtsmæssigt at benytte, hvis du regelmæssigt fakturerer de samme kunder for de samme produkter og/eller ydelser. Modulet giver fuldt overblik over hvilke aftaler, som skal faktureres hvilke kunder samt hvor ofte faktureringen skal finde sted. Se kapitlet Aftalefakturering på side 58. Kapitlet er inkluderet i sin helhed. Webshop Salg af produkter bestående af mindre end hele enheder (to decimaler) Det har tidligere kun været muligt at angive antallet af produkter med decimaler i ordre/faktura og indkøb, men nu er det også muligt at sælge produkter, som er mindre end hele enheder, via webshoppen. Se reference i afsnittet Fanebladet Hjemmesideindstillinger i produktregistret på side 67. 9
NYHEDER I VERSION 11 Nye designskabeloner Der er flere nye designskabeloner tilgængelige i alle versioner af Mamut. Der vil også være nye designskabeloner tilgængelige for brugere af tillægsproduktet Mamut Enterprise Web Design. Visning af firmalogo i bekræftelses e-mail Hvis du ønsker at dit firmalogo skal vises på ordrebekræftelser og andre bekræftelser på indsendte henvendelser via din hjemmeside, kan du angive, at du ønsker at vise dit firmalogo i automatisk genererede e-mails. Se reference i afsnittet Indstillinger Webshop på side 69. Automatisk genereret e-mail i nye formater Det er nu muligt at vælge format for e-mail, som genereres automatisk. Det er for at reducere problemet med at automatisk genereret e-mail bliver stoppet i spamfiltre. De nye formater er vedhæftet PDF-fil eller HTML-format og kan vælges i Hjemmesideindstillinger under fanebladet Indstillinger webshop og fanebladet Andet. Se reference i afsnittet Indstillinger Webshop på side 69. Støtte for betalingstjenester fra DanDomain Se afsnittet Betalingstjenester på side 70. Regnskab I regnskabsmodulerne er der flere mindre nyheder samt forbedringer af eksisterende funktionalitet. Det er nu bl.a. muligt at udskrive rapporten Kontoplan, liste fra kontoplanen via forhåndsvisning. Send ikke rykker Det er også mulig at vælge en indstilling under Vis Indstillinger Regnskab Reskontro og knappen Indstillinger ud for Virksomheden sender rykkere til sine kunder, som indebærer, at man ikke sender rykkere til kunder, som har en totalsaldo på mindre end 0. Se reference i afsnittet Indstillinger for Rykker/Inkassomeddelelse på side 72. Mere information i reskontro I reskontrooversigter er der blevet tilføjet en summeringslinje længst ned, som viser Totalt udestående, Ikke Forfaldne og Forfaldne I kundelisten og leverandørlisten er der tilføjet nye udvalgskriterier. I kundelisten vil du ud over Åbne poster kunne vælge Åbne poster Saldo = 0 og Åbne poster Saldo < 0. For leverandørlisten er det nu muligt at vælge Åbne poster, Åbne poster Saldo = 0 og Åbne poster Saldo > 0. Fordelene med de nye udvalgskriterier er, at det er lettere at finde poster, som ikke er lukket mod hinanden. 10
INSTALLATION OG OPDATERING Brugerdefinerede standard bilagstekster I kassekladde kan du tage brugerdefinerede standard bilagstekster i brug, efter at have oprettet disse i standardregistret. Se reference i afsnittet Kassekladde på side 72. Visning af posteringsjournal Ved overføring af bilag til finans vil det være muligt at se en visning af posteringsjournalen. Rapporten kan dermed kontrolleres før overføringen til finans fuldføres og den originale posteringsjournal udskrives til printer eller gemmes som PDF. Se afsnittet Hvordan overføres til Finans? på side 74. Udvidet kontaktinformation Ved hurtigoprettelse af nye kunder og leverandører i kassekladde er det nu muligt at registrere CVR-nummer. Se afsnittet Registrering af bilag mod reskontro på side 75. Udbetaling af delbetalinger Det er nu muligt at udbetale delbetalinger uden at man reducerer en eksisterende post. Det betyder at du kan overstyre beløbet i saldokolonnen ved betaling til bank. Udbetaling Betaling til bank I Kreditor er det nu muligt at generere udbetalingsfiler, som sendes til banken, hvorefter banken så gennemfører de udbetalinger, du måtte ønske. På den måde kan du betale mange poster på en enkel og sikker måde. Betaling til bank støttes af Nordea, Danske Bank, Jyske Bank, BEC og BankData. Udbetalingsfiler til banken genereres ved hjælp af en guide, som fører dig igennem hele processen fra udvælgelse af de fakturaposter, som skal betales, til selve oprettelsen af den fil, som sendes til banken. Brugerdefinerede formater for bankfiler Du kan nu definere dine egne bankformater, som du kan indlæse i kassekladde for videre behandling. Det kan være aktuelt, hvis du gemmer kontoudskrifter fra din netbank som f.eks. Excel-filer, og du ønsker at importere filerne for at undgå at registrere alle transaktioner manuelt. Se afsnittet Brugerdefinerede formater for bankfiler på side 76. Nye rapporter Bogføringsstatus Kreditor og Debitor i Nøgletalsrapport. Rapporternes indhold er beskrevet i rapportmodulet. Vælg Rapporter på værktøjslinjen på skrivebordet for at åbne rapportmodulen. 11
NYHEDER I VERSION 11 Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport Al funktionalitet for factoring er nu samlet inde i selve Mamut-programmet. Tidligere måtte factoringfiler af visse formater genereres via Mamut Import/Eksport, men dette er nu ændret. Alle støttede factoringformater er tilgængelige under Vis Indstillinger Regnskab, fanebladet Reskontro og knappen Indstillinger ud for Virksomheden eksporterer fakturaer til factoringfirma. Factoringfiler genereres via reskontromodulet for samtlige formater. Eksport til årsopgørelsesprogram I forbindelse med årsopgørelsen er det nu muligt at eksportere information fra programmet og behandle den i et separat program for årsopgørelse, hvis man ønsker det. Der eksporteres to filer en balance og en posteringsjournal som derefter kan importeres i det program, du måtte benytte til årsopgørelsen. Nye factoringformater Udover et nyt generelt format i XML-format er støttes følgende nye formater: Norge: Sverige: Handelsbanken, Kredinor Handelsbanken, AK Finans, Nordea Nederland: Graydon, IFN Danmark: Nordisk Factoring, Aktiv Kapital Storbritannien: HSBC Nye inkassoformater Det er støtte for to nye generelle formater for inkasso: Et detaljeret fladt format En XML-fil. Nyt budgetmodul Budgetmodulet er helt nyt i denne version af programmet og indeholder Salgs-, Indkøbs-, Driftomkostnings-, Investerings- og Likviditetsbudget. Du finder det nye budgetmodul under Vis Regnskab Budget. Budgetmodulet vil hjælpe din virksomhed med at fastsætte dine budgetter på en simpel måde. Det vil også bidrage til at give dig det nødvendige overblik, du behøver for at tage korrekte beslutninger baseret på budgetter, prognoser og forventet likviditetsudvikling. Tallene fra tidligere budget konverteres til det nye budget under opdateringen. 12
INSTALLATION OG OPDATERING Bemærk! Hvis du har budgetteret på Diverse i salgsbudgettet i gammel version, vil tallene ikke blive konverteret. Det anbefales at udskrive budgettet fra den gamle version, hvis du ønsker at tilføje disse tal i det nye budgetmodul. Bruger som ikke har regnskabsfunktionalitet! Brugere, som ikke har regnskabsfunktionalitet, vil beholde Salgsbudget i Ordre/Faktura som tidligere. Se kapitlet Budget på side 80. Kapitlet er inkluderet i sin helhed. Mamut Client Manager Sikkerhedskopi i Client Start Tillægsproduktet Mamut Client Manager består af programmerne Client Start og Client Update. Ved hjælp af Mamut Client Manager kan du fra et vindue åbne, opdatere og administrere flere databaser. Dette gælder også databaser, som ligger på forskellige områder. Nu kan du også tage sikkerhedskopi. Dette gør du ved at starte Client Start, markere den database du ønsker at tage sikkerhedskopi af, i listen og vælge Backup i rullelisten Start program. 13
2 Uddrag fra introduktionsbøgerne Del 2 indeholder uddrag fra de nye udgaver af introduktionsbøgerne. Enkelte nyheder er markeret med et symbol i margin, så du lettere skal kunne finde frem. Indhold Installation og opdatering 16 Hent systemopdateringsfil...23 Evaluer produktet og test funktioner...25 Installer eksempeldatabase...25 Hvordan oprettes en ny firmadatabase?...27 Administrer adgangsskabeloner...29 Nyt skrivebord 32 Værktøjslinjen på skrivebordet...34 Fokusområderne på skrivebordet...35 Hjemmesider på skrivebordet...35 Dialogboksene på skrivebordet...37 Brugertilpasninger 38 Tilpas skrivebordet...38 Brugerindstillinger for skrivebordet...38 Brugerdefinerede knapper på skrivebordet...39 Tilpas indholdet på et fokusområde på skrivebordet...40 Angiv links, som skal vises på Mit skrivebord...41 Andre brugertilpasninger...42 Om brugerindstillinger...42 Brugerindstillinger pr. modul...43 Automatisk åbning af et vindue ved opstart...44 Projekt 45 Fanebladet Regnskab...45 Aktivitet 46 Oprettelse af opfølgningsaktiviteter...46 Aktivitetsskabeloner...47 Systemoprettede aktiviteter...49 Timeregistrering...51 Firmaindstillinger for Timeregistrering...51 Hvordan oprettes en ny timeseddel?...52 Medarbejder 54 Fanebladet Medarbejder...54 Aftalefakturering 58 Aftaleregister...59 Fanebladene i Aftale...60 Hvordan oprettes en ny aftale?...61 Kundeaftaler...62 Hvordan oprettes en ny kundeaftale?...63 Guide til oprettelse af salgsordre...64 Fakturering af ordrer...66 Webshop 67 Fanebladet Hjemmesideindstillinger i produktregistret...67 Indstillinger Webshop...69 Regnskab 72 Indstillinger for Rykker/Inkassomeddelelse...72 Kassekladde...73 Hvordan overføres til Finans?...74 Registrering af bilag mod reskontro...75 Brugerdefinerede formater for bankfiler...76 Budget 80 Budgetlisten - Vælg budget eller skab et nyt...81 Opret et nyt budget...81 Import af budgetdata...82 Rediger budgetdata...83 Budget - hovedvinduet for et budget...84 Budgetindstillinger...86 Budgetfordeling...87 15
NYHEDER I VERSION 11 Installation og opdatering Om opdatering til ny version Softwareleverandøren giver besked, når der er kommet nye versioner af programmet. Du kan opdatere til en ny version via CD eller ved at downloade fra vores hjemmesider. Det er vigtigt at du læser det materiale, som følger med opdateringen, inden du påbegynder denne. Du skal også først tage en sikkerhedskopi. Det anbefales at du altid opdaterer til en ny version, så snart en sådan er tilgængelig. Mamut Serviceaftale sørger for at dit system altid er opdateret. Dermed er du sikker på at have et program, som indeholder både den nyeste funktionalitet samt støtte for alle nye regler, momsændringer, skemaer etc. Enkelte versioner kan kun opdateres fra en nyere version af programmet. Hvis du har en ældre version, kan det tænkes at du skal gå via en nyere version, før du kan opdatere til den sidste nye. Det vil i så fald fremgå af det medfølgende materiale for den version, der er tale om. Opdatering fra CD Hvis du modtager en CD med en opdateret version, følger der en grundig opdateringsguide med. Du kan også opdatere via vore hjemmesider. Dette indebærer noget forskellige procedurer afhængigt af, om du har installeret som enkeltbruger- eller flerbrugerversion. Opdatering fra hjemmeside Du kan opdatere til en ny version fra hjemmesiden via funktionen Fil - Databaseværktøj - Hent systemopdateringer. Opdatering i flerbrugermiljø Opdateringer i et flerbrugermiljø bør foretages af systemadministrator. Serveren bør opdateres først, efter at der er taget en sikkerhedskopi og alle brugere er logget af. Når serveren er opdateret, vil brugere, som logger sig ind via sine arbejdsstationer, få besked om, at deres version af programmer skal opdateres. Systemadministrator kan i løbet af opdateringen vælge at gemme installationsfilerne på serveren. Brugeren vil da blive spurgt om han/hun vil benytte disse filer til opdatering af sin arbejdsstation. 16
INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i en enkeltbrugerversion Med en enkeltbrugerversion menes at programmet installeres på én computer/arbejdsstation. Programfilerne kan installeres fra CD eller via download fra vores hjemmesider. Der finder du også en detaljeret installationsguide. Programmet kan installeres på 2 måder, enkeltbruger eller flerbruger. Du benytter de samme installationsfiler i begge tilfælde. Hvis du skal evaluere programmet, anbefaler vi at du installerer på én enkelt computer under evalueringen. Den programversion, du har købt, afgør om du kan installere i et flerbrugermiljø. Første opstart for en enkeltbrugerversion 1. Programmet startes enten ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet, som du finder på skrivebordet eller via Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version. Her vælger du Registrer fuld version. 3. Kom i gang. Vinduet viser en oversigt over de trin, du skal igennem i guiden. 4. Vælg enkeltbruger eller flerbrugerversion. Her vælger du Enkeltbruger. 5. Opret en brugerprofil. Her skriver du indlogningsdetaljer. Det er vigtigt at du husker dit brugernavn og password. 6. Registrer programmet. Angiv firmaoplysninger for din virksomhed samt licensnummer her. 7. Opret ny firmadatabase. Når du opretter en firmadatabase, kan du vælge at gøre det ved hjælp af en guide, som hjælper dig med de mest centrale indstillinger. Marker for Nej tak... hvis du ikke ønsker hjælp med dette. Når du klikker Fuldfør oprettes firmadatabasen, og du kan logge dig ind i systemet. Bemærk! Vent mens programmet installeres på din computer. Dette kan tage lidt tid. 17
NYHEDER I VERSION 11 Tryk F1 eller klik på Hjælp under første opstart for at få flere detaljer. 18
INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i flerbrugerinstallation (server) I en netværksinstallation installeres databasen på en af computerne eller en dedikeret server. Hver bruger installerer dermed programfilerne på sine egne computere, som derefter henter information fra databasen. Du kan læse mere om installation i netværk nedenfor. Første opstart af en server i en flerbrugerinstallation 1. Åbn programmet ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet, som du finder på skrivebordet eller fra Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version og derefter Registrer fuld version. 3. Kom i gang. Et vindue med oversigt over guidens trin åbnes. 4. Vælg enkeltbruger eller flerbruger. Her vælger du Flerbruger og derefter vælger du hvilken type flerbrugerinstallation, du ønsker. 19
NYHEDER I VERSION 11 Jeg ønsker at foretage en ny installation med denne computer som server. Vælges hvis du ønsker at have både selve programmet og databasen på din computer. Den vil da fungere som server. Jeg ønsker at installere programmet på denne computer og databasen på en server. Vælges hvis du vil installere programmet på denne computer, men vil have databasen på en anden computer. Læs mere om de forskellige måder at installere i netværket på nedenfor. Du skal angive en filsti til den mappe, som databasen skal ligge i. Du kan også kopiere programmets installationsfiler til den samme mappe. Alle brugere, som skal installere programmet, kan derefter installere fra denne mappe i stedet for fra CD. 5. Opret en brugerprofil. Her angiver du indlogningsdetaljer. Det er vigtigt at du husker dit brugernavn og password. 6. Registrer programmet. Udfyld registreringsoplysningerne for din virksomhed og angiv dit licensnummer. 7. Opret en firmadatabase. Når du opretter en firmadatabase kan du vælge at gøre det ved hjælp af en guide, som hjælper dig med de vigtigste indstillinger. Marker Nej tak hvis du ikke ønsker det. Når du klikker Fuldfør oprettes firmadatabasen, og du kan installere programmet på arbejdsstationerne. 20
INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i flerbrugerinstallation (arbejdsstation) Før du installerer på arbejdsstationerne Når du har installeret Mamut på én computer og konfigureret databasen, skal du gøre to ting før de øvrige brugere kan installere og koble sig til databasen. Du må oprette brugernavn og adgangskode for hver af brugerne, som skal have adgang til databasen. Du skal forsikre dig om at mappen, databasen ligger i, er en delt mappe som alle brugere i netværket har adgang til. Sådan opretter du en ny bruger 1. Start programmet efter at databasen er lagt på server, men inden du installerer programmet på arbejdsstationerne. 2. Vælg Vis Indstillinger Sikkerhed - Brugeradministration. 3. Klik Ny for at oprette en ny bruger. 4. Angiv Brugernavn, Fuldt navn og Adgangskode for brugeren (og bekræft adgangskoden i det nederste tekstfelt). Sådan deler du datamappen 1. Åbn Windows Stifinder/Explorer 2. Find frem til den mappe, hvor du har installeret Mamut. Hvis du har valgt standard placering, vil du finde den på C:/Programfiler/Mamut. 21
NYHEDER I VERSION 11 3. Marker mappen Mamut og højreklik med musen. 4. Vælg Deling (Sharing) i menuen, som åbnes. 5. Vælg endvidere alternativet Del denne mappe (Share this folder). 6. Kontroller at de brugere, som skal have adgang til databasen, har adgang til den delte mappe. Klik Tilladelser (Permissions) for at navngive brugere med adgang. NB! Husk at gå til fanebladet Sikkerhed i vinduet Egenskaber for Mamut og giv brugerne adgang der også, hvis de anvender Windows NT, 2000, XP eller 2003. 7. Hver enkelt computer vil nu have adgang til serverens database. Næste skridt er at installere Mamuts programfiler på hver enkelt computer. 22
INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart på arbejdsstationer Hver bruger i en netværksinstallation installerer programfilerne på sine egne computere, som henter information fra databasen. Når du har oprettet databasen på serveren, delt datamappen og oprettet brugerprofiler for hver enkelt bruger, som skal have adgang til programmet, kan du eller brugeren installere programfiler og knytte arbejdsstationen til databasen på serveren. Sådan kobler du til databasen på serveren 1. Start programmet ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet på skrivebordet eller via Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version. Her vælger du Jeg vil oprette tilknytning til en eksisterende installation. Du skal angive en Sti til databasen, som er det område hvor serveren installerede databasen. 3. Log dig ind med det brugernavn og den adgangskode, du skal have fået tildelt af systemadministrator. Hent systemopdateringsfil Softwareleverandøren tilbyder fra tid til anden systemopdateringer, som kan downloades via internettet. Databaseværktøjet Hent systemopdateringsfil benyttes til dette formål. Værktøjet er kun tilgængeligt for systemadministrator. Bemærk at funktionen også kan benyttes til ordinære versionsopdateringer. I guiden til funktionen vælger du at downloade fra internet. Derefter åbnes et vindue, som fortæller hvilke(n) systemopdatering(er), som er tilgængelige. Vær opmærksom på at visse af disse systemopdateringer ikke installeres automatisk, men skal startes fra det område, du downloader dem til. 23
NYHEDER I VERSION 11 Information om tilgængelige systemopdateringer gives i den ordinære markedskommunikation fra softwareleverandøren, så som på Mamut Information Desk, Mamut Usermail og Mamut Supportcenter. Systemopdateringer opdaterer logfiler med information om hvilken funktion, som er downloadet, med dato, tid, bruger og opdateringsnummer. Sådan downloader du en ny systemopdatering 1. Tag en sikkerhedskopi af dit system. Læs mere om det et i eget kapitel. 2. Vælg Fil - Databaseværktøj - Hent systemopdateringsfil. 3. Vælg Hent og installer filen fra internettet og klik Næste. I vinduet vises hvilke(n) opdatering(er), som vil blive downloadet. Alle opdateringer, som vises her, bliver downloadet. NB! Læg mærke til om dette er opdateringer, som skal startes manuelt efter download. 4. Klik Næste for at downloade. 5. Vælg hvor du vil gemme filerne. Filerne bliver gemt på det område, du har angivet. Enkelte systemopdateringer starter automatisk, når filen er downloadet. Hvis de ikke gør det, skal du lukke programmet og finde det område, hvor du gemte filerne. Installer opdateringen ved at dobbeltklikke på filen. Hvis der er flere filer, skal du køre en opdatering ad gangen. I flerbrugermiljøer bør systemadministrator logge alle brugere af og opdatere serveren først, før arbejdsstationerne opdateres. Hvis du ikke har internet kan enkelte systemopdateringer være tilgængelige på diskette. Du benytter samme menuvalg for at indlæse disse fra disketten, men vælger Indlæs fil under pkt. 2. 24
INSTALLATION OG OPDATERING Evaluer produktet og test funktioner Hvis du ønsker at evaluere programmet eller forskellige tillægsprodukter og udvidede produkter, du ikke har licens til, kan du let gøre det. Du kan evaluere alle funktioner. Vi anbefaler at du benytter eksempeldatabasen til evaluering. Evaluering for brugere, som ikke har anskaffet licens Hvis du vurderer du at anskaffe systemet, kan du alligevel installere systemet og evaluere funktionerne. I løbet af guiden til første opstart skal du markere for evalueringsversion, og du bliver spurgt om du vil evaluere med egne data eller med eksempeldatabasen. Hvis du allerede har installeret uden eksempeldatabase, kan du installere denne senere. Se mere om det nedenfor. Evaluering for eksisterende brugere Hvis du har købt og installeret programmet, kan du alligevel evaluere både tillægsprodukter og udvidede produkter, du ikke har licens til. For at gøre det kan du installere eksempeldatabasen. Mere om eksempeldatabasen Eksempeldatabasen er benyttet på alle skærmbilleder i dokumentationen og andet oplæringsmateriale, som leveres. Denne database indeholder færdigt konfigurerede kontakter, produkter, priser, lager, en webshop og meget mere, således at du let kan prøve dig frem uden at ændre dine egne data og uden at måtte registrere al information for at komme i gang. Installer eksempeldatabasen/evaluer udvidede produkter Mange vil allerede have installeret eksempeldatabasen ved hjælp af Guiden til første gangs opstart. Hvis du er usikker på, om du allerede har installeret eksempeldatabasen, kan du se efter ved at vælge Fil - Åbn Firmadatabase. Så åbnes firmadatabasen, som viser oversigten over installerede firmadatabaser. 25
NYHEDER I VERSION 11 Hvis du allerede er kunde, men ønsker at evaluere tillægsprodukter og udvidede produkter, kan du gøre det ved at tage eksempeldatabasen i brug. Sådan installerer du eksempeldatabasen Vælg Fil - Databaseværktøj - Installer eksempeldatabase. Når du logger dig ind i eksempeldatabasen, vil du kunne vælge evalueringsprodukt og eventuelle tilgængelige tillægsprodukter til det. Det er også muligt at fjerne en firmadatabase fra installationen. Det gøres fra vinduet firmadatabaseliste.. 26
INSTALLATION OG OPDATERING Hvordan oprettes en ny firmadatabase? Du kan have flere firmadatabaser i en installation af programmet. I løbet af første opstart blev der oprettet en firmadatabase. Senere kan du oprette flere. Når du opretter en ny firmadatabase kan du også vælge at inkludere oplysninger fra en anden firmadatabase i din installation. Oplysningerne du kan inkludere er for eksempel hele produktregistret, kontoplanen og medarbejderregistret. Dermed kan du spare den tid, det tager at oprette/redigere dette på nyt, hvis disse alligevel er ens eller næsten ens for de forskellige virksomheder. Sådan gør du for at oprette en ny firmadatabase med egne/nye data 1. Log dig ind i programmet og vælg Filer - Ny Firmadatabase. En anden måde er at klikke på Ny i vinduet Firmadatabaseliste, som åbnes når du har opgivet brugernavn og adgangskode. 2. Skriv et Aliasnavn. En firmadatabase registreres med et Aliasnavn. Dette bør være et kort navn på firmadatabasen, som benyttes i det man logger sig ind og skal vælge hvilken firmadatabase, man vil arbejde i. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. 3. Marker i afkrydsningsfelter Ny firmadatabase. Dermed åbnes en guide, som hjælper dig med de vigtigste indstillinger. 27
NYHEDER I VERSION 11 4. Vælg om du vil benytte guiden eller ikke. Hvis du vælger ikke at benytte guiden, skal du kun registrere firmaindstillinger før firmadatabasen oprettes. Du skal angive Regnskabsår og Antal momsterminer for den nye firmadatabase. Du kan også vælge en færdig defineret kontoplan. Denne benyttes som standard i programmet. Sådan gør du for at oprette en ny firmadatabase baseret på data fra en eksisterende firmadatabase 1. Log dig ind i programmet og vælg Filer - Ny Firmadatabase. En anden måde er at klikke på Ny i vinduet Firmadatabaseliste, som åbnes når du har opgivet brugernavn og adgangskode. 2. Skriv et Aliasnavn. En firmadatabase registreres med et Aliasnavn. Dette bør være et kort navn på firmadatabasen, som benyttes i det man logger sig ind og skal vælge hvilken firmadatabase, man vil arbejde i. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. 3. Marker i afkrydsningsfeltet Kopier information fra en eksisterende firmadatabase, hvis du ønsker at den nye firmadatabase skal inkludere oplysninger fra en anden. 4. Vælg hvilken firmadatabase du skal hente data fra. Vælg først firmadatabase. Derefter kan du markere de registre, som skal kopieres til den nye firmadatabase. 5. Klik Fuldfør. Dermed oprettes firmadatabasen, og du kan nu begynde at arbejde i denne. Hvis du tidligere har benyttet et andet system, vil du i forbindelse med oprettelse af en ny firmadatabase kunne vælge konverter data fra et andet system ved at importere filer. Hvis programmet støtter konvertering fra det program, du brugte før, vil guiden senere finde dette system. Hvis du vælger dette vil guiden starte med det samme databasen er oprettet. Guiden har egne hjælpefiler. 28
INSTALLATION OG OPDATERING Administrer adgangsskabeloner Under administration af adgangsskabeloner bestemmer du hvilken funktionalitet hver enkelt bruger skal have adgang til i programmet. Dette gøres ved at konfigurere adgangsskabeloner med et vist adgangsniveau, som du så tilknytter en eller flere brugere. Ved hjælp af guiden kan du oprette nye adgangsskabeloner, redigere og slette egenoprettede adgangsskabeloner samt knytte brugere til en adgangsskabelon. Ved oprettelse af ny adgangsskabelon kan du tage udgangspunkt i en eksisterende skabelon og basere en ny på denne. f.eks. kan du tage udgangspunkt i en af de på forhånd definerede adgangsskabeloner i systemet og let foretage de ønskede tilpasninger. Hvordan oprettes en adgangsskabelon 1. Vælg Vis Indstillinger Sikkerhed Administrer adgangsskabeloner. 2. Vælg Opret adgangsprofil. 3. Klik Næste. 4. Skriv det ønskede navn på adgangsskabelonen. 5. Marker Baser på adgangsskabelon og vælg den adgangsskabelon, du ønsker at tage udgangspunkt i. Gå til næste punkt, hvis du vil oprette en helt ny adgangsskabelon. 6. Klik Næste. 7. Marker de funktioner, som skal gøres tilgængelige igennem adgangsskabelonen. 29
NYHEDER I VERSION 11 8. Klik Næste. 9. Klik Fuldfør. Guiden for administration af adgangsskabeloner afsluttes Tips! Du kan også vælge at redigere eller slette adgangsskabeloner ved hjælp af guiden. Hvordan tilknyttes brugere til en adgangsskabelon 1. Vælg Tilknyt brugere til adgangsskabelon. 2. Klik Næste. 3. Vælg den adgangsskabelon, du skal knytte brugere til. 4. Klik Næste. 5. Flyt brugere til Tilknyttet med Pileknappen. Gentag dette hvis du ønsker at tilknytte flere brugere. Du kan også markere flere brugere ved at holde [CTRL]-tasten nede, når du markerer. 6. Klik Næste. 30