Bestyrelsen Aalborg, d. 1. april 09 Møde i Bestyrelsen Den d. 1. april 09 kl. 17.00, mødelokalet Ordinære medlemmer af bestyrelsen Thea Ingemann Kristensen, Formand Helena Karlsson, Næstformand Lars Kuur, Kasserer Niels Haldrup, Bestyrelsesmedlem Helene Rohde, Bestyrelsesmedlem Marlene Olesen, Bestyrelsesmedlem Morten Møller, Bestyrelsesmedlem Observatør: Rasmus Fløe Mølbak, Uddannelsespolitisk Ordfører Nanna Damgaard, erhvervschef Gammel bestyrelse: Jimmy, Jonas, Nina og Martin Dagsorden 1.Formelt (B) [10 min] 2.Opsamling efter Generalforsamlingen [ ODB ] [ 45 min ] 3.Overleveringsweekenden [ ODB ] [ 15 min ] 4.Oprettelse på edb-system [ 15 min ] 5.Tøj til bestyrelsen [ODB] [10 min] 6.DSF-politikkonference [ODB] [15 min] 7.Fodboldturnering [ODB] [10 min] 8.Meddelelser [O] [15 min] 9.Åbne projekter [ODB] [10 min] 10.Næste møde [5 min] 11.Eventuelt 12.Mødeevaluering Uddybende dagsorden foreligger på de følgende sider. Forklaring: (O) = Orientering Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Telefon: +45 9640 8016 Navn Titel +45 telefonnummer bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk
(D) = Debat (B) = Beslutning [ ] = Tid afsat til punktet Referat skrives med pkt. 9, kursiv Uddybende dagsorden 1. Formelt (B) [10 min] 1.1. Valg af ordstyrer og referent 1.2. Godkendelse af dagsorden Ny dagsorden 1) Formelt 2) Overleveringsweekend 3. DSF politik konference 4.Fodboldturnering [ODB] [10 min] 5) Opsamling efter generalforsmling 6) Tøj til bestyrelse 7.Meddelelser [O] [15 min] 8.Åbne projekter [ODB] [10 min] 9.Næste møde [5 min] 10.Eventuelt 11.Mødeevaluering 12.Oprettelse på edb-system [ 15 min ] Ved den nye dagsorden, er den godkendt. 1.3. Forretningsorden [ ODB ] [ 45 min ] Forretningsorden skal gennemgås og der skal ændres, hvor det er nødvendigt. Forretningsordenen fra 2008/2009 er vedlagt i bilag 1. Punkt 4: Bestyrelsen kan tildele ikke-valgte personer en observatørpost i bestyrelsen. Dette kan kun gøres Ændres til: 4. Bestyrelsen kan tildele ikke-valgte personer en observatørpost i bestyrelsen. Dette kan gøres Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 2 af 8
(Rasmus): Beder om uddybning af observatørposten: (Martin) Forskellen fra en besøgende, og observatør, er at observatør har taleret Punkt 31: Mødeindkaldelser, referater og bilag skal arkiveres samlet i en mappe, der forefindes på ledelseskontoret på. I samme arbejdes gang skal dette også lægges på Studentersamfundets hjemmeside. Dette sørger Studentersamfundets sekretariat for. Referat fra lukkede punkter opbevares af formanden. Når referater og andre dokumenter godkendes i bestyrelsen, skal de udsendes på bestyrelse-ref@studentersamfundet.aau.dk. Dette gøres af formanden. Ændres til: Punkt 31. Mødeindkaldelser, referater og bilag skal arkiveres på Studentersamfundets hjemmeside. Dette sørger Studentersamfundets sekretariat for. Referat fra lukkede punkter opbevares af formanden. - Thea er ansvarlig for at lave alle ændringer. 2. Overleveringsweekenden [ ODB ] [ 15 min ] Overleveringsweekenden bliver fastlagt til d. 1-3 maj. Tidsplanen for weekenden er ikke fastlagt endnu, men folk må gerne nævne, hvornår de kan tage med og hvilket tidspunkt de senest skal være hjemme. Vi tager ud i en hytte sammen med den gamle bestyrelse, hvor der vil være en mængde overlevering plus social hygge. (Thea) Overleveringsweekend afgang d. 1. maj 16 17 og hjemme før kl. 12., d. 3. Den nye bestyrelse skal undersøge muligheden for at tage ud i sports direct inden vi kører til hytten. Helene vil prøve at få fat i Lasse fra sports direct. 3. DSF-politikkonference [ODB] [15 min] Der er politikkonference i Aalborg fra d. 3-5 april. Hvor mange deltager og hjælper med de praktiske ting? (Jonas) Workshops lørdag, og løbende debat - Lars (Vil gerne hjælpe med praktisk, og workshops) - (Måske) Morten Møller Men skal forberede forårsfest derfor stort måske! 4. Fodboldturnering [ODB] [10 min] Ulrik Mahler (6.sem sociologi) har kontaktet os angående en fodboldturnering, som han sammen med andre er ved at arrangere. Han spørger om vi har mulighed for at skaffe forskellige ting, eller give dem kontaktoplysninger på folk som kan skaffe overtrækstrøjer og andet. Der skal sættes en kontaktperson på projektet, som kan kontakte Ulrik og være behjælpelig med hans spørgsmål. Hvis det er noget vi vil vælge at støtte. I første omgang har de ikke bedt om økonomisk støtte. Deres mail kan ses i bilag 2. Modtaget mail vedhæftet ved dagsorden bilag 2. Sendes videre til sport og fritid, Helene er kontaktperson. 5. Opsamling efter Generalforsamlingen [ ODB ] [ 45 min ] Hvilke områder skal vi arbejde med? Der må gerne uddeles kontaktpersoner til grupperne, så vi allerede nu kan begynde at arbejde med den interne kommunikationen. Der skal laves en kalender og Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 3 af 8
et fælles kalendersystem, så der er mulighed for at planlægge møder og aktiviteter derudfra. Man må gerne have skrevet lidt om hvilke områder man ønsker at arbejde med i fremtiden osv. Debat dialog vedlagt i bilag 1. Beslutning: Dato d. 15. Handler om kommunikation. Helene og Thea laver oplæg. Der inviteres folk fra grupperne, Helene og Thea laver en plan vedr. dette. Dato d. 22. Handler om branding og finde nye aktivister og S et medlemmer Nana laver udkast til case competition. Rasmus og Helena skriver udkast ang. rekruttering. (Jimmy) Der er booket rum til den næste generalforsamling d. 31 marts 2010. Evt. altid lave generalforsamling sidste onsdag i marts. Grupperne blev delt ud. Gruppe uddeling vedlagt bilag 2. 6. Tøj til bestyrelsen [ODB] [10 min] Vi skal have undersøgt mulighederne for at tage i samlet flok ud til City Syd og få bestilt tøj fra Lasse. Der skal sættes en person på punktet, som kan tage kontakt til Lasse og sørge for at bestille tid til vores prøvning. Yderligere er det vigtigt at vi kan tage derud samlet, så det ikke bliver en lang proces. Der undersøges om vi skal ud d. 1. maj. 7. Meddelelser [O] [15 min] Nyt fra formanden Nyt fra politisk koordinering d.7 maj, eftermiddags konference om Aalborg modellen UPF møde d 14. april. PolKor møde 2 april Nyt fra administrationen Der bliver arrangeret møde med sekretariatet inden for overskuelig tid. Husk at sige hej til sekretærerne. Nyt fra erhvervsgruppen Nyt fra Studenterhuset Der er udarbejdet ny handlingsplan efter tur i hyttetur. Planen er at studenterhuset skal målrettes som de studerendes hus, mere liv om fx lørdag. Fortsat arrangementer sammen med S et bestyrelsen. Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet Festudvalg: Der mangler stadig at blive solgt billetter. Sig til alle. Sport og fritid: Roskilde: 160 betalte. 190 pladser. Så stort hit. 8. Åbne projekter [ODB] [10 min] Praktikant (Daniel og Thea) 9. Næste møde [5 min] d. 15. april kl. 17. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 4 af 8
10. Eventuelt Aktivitetspuljen er søgt for skitur re union, ansøgning vedlagt i bilag 3.. - Der bevilges fra bestyrelsen 1000 kr. fra aktivitetspuljen. 11. Mødeevaluering Der tages ikke referat til dette punkt. 12. Oprettelse på edb-system [ 15 min ] Bestyrelsen skal oprettes som brugere på edb-systemet, mail plus afs. Martin Hundebøll vil sørge for at I vil blive oprettet. Bilag 1 (Niels) Der bør være mulighed for at stille spørgsmål og få svar før generalforsamlingen, for at gøre generalforsamlingen kortere. (Thea) Sørg for at sende ansøgninger og kommunikation videre til bestyrelsen. Kommunikationen må ikke falde til jorden. (Helena) Foregår kontakten til grupper via individuelle mails eller via forums? - (Martin) Der kan hurtigt oprettes forum til debat mellem grupperne. Det har været ønsket længe at kalenderen bliver brugt, og galleri bliver aktiveret - (Nanna) Simpel hjemmeside, bestyrelsens arbejde er også at der skal brandes bedre i år, kendskabet skal udbredes. Der skal følges op på debat. (Thea) Områderne fra generalforsamlingen tages op på en arbejdsdag - (Rasmus) Det skal konkretiseres hvad der skal laves den arbejdsdag - (Helena) Der skal nedsættes en gruppe - (Nanna) Inddrag studerende udenfor S et, lav workgroups. - (Jimmy) DSF bagrundsgrupper? Medlemsfordele; Han har kontakt til et mobil selskab - (Nana) Hvem har ansvar for Studentersamfundets kommercielle fordele? Erhvervsgruppen eller bestyrelsen? Erhvervsgruppen kan gøre det, men det koster penge - (Mia) Der er fx fordele ved mediekollege. (Thea) Der skal nedsættes nogen som laver udkast til arbejdsdag - (Helene) Vil gerne være involveret - (Nanna) Vil gerne lave et oplæg til case competitions i branding. (Lars) Skal vi invitere folk fra grupperne til sparing til d. 15 mødet om kommunikation? Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 5 af 8
(Jonas) vedr. kommunikation er det også praktisk at skabe kontakt til folk udefra. - (Helene) For omfattende, burde kunne gøres simplere - (Mia) Det er utopisk at tro bare en kontaktperson er tilstrækkeligt. Problemet er mange grupper føler de er en gruppe i sig selv. (Rasmus) Tag evt kontakt til en forelæser (Helene) Det bliver meget omfattende at dække 25 grupper (Thea) Mange grupper er selvkørende (Rasmus) Kun en kontaktperson pr gruppe (Nanna) Mange grupper skal man slet ikke have kontakt til, fx erhvervsgruppen (Lars) Fokus d. 15 bør være at identificere problemet, derfor invitere folk der har erfaring med tidligere bestyrelser og hvad problemet har været. (Nanna) Man bør ikke bare identificere problemet, man bør søge at løse problemet (Morten) Lav et seminar senere hvor grupper inviteres, med undervisere som underviser. (Mia) Lav forarbejde med møde med folk fra grupperne før d. 15 for at afklare problemer. (Thea) Erfaringer med at møde med møde med de enkelte grupper er det tager meget lang tid. (Rasmus) Fokus på at lave en plan for at arbejde med kommunikation. Overvej om det er et mæglingsmøde eller om det er bestyrelsen der skal udarbejde en plan. Der skal være en rettesnor (Niels) Sørge for at høre gode ideer fra de enkelte grupper, derfor skal de inddrages. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 6 af 8
Bilag 2: Serv i ce Grupper Erhv e r v s g r u p p e n The a Agen d a Marl e n e Ad m i ni strati o n e n Thea, Hele n a ED B- drift Lars W E B- tea m Lars Lys & Lyd Lars Festu d v a l g e t M øller Pol i t i k Inter n a ti o n a l t Udv al g Ud d a n n e l s e s p o l i ti s k Foru m (UPF) Hel e n a Politisk Koor di n e r i n g Hel e n a, Lars Fagr å d (FagT e k, Fag S a m f og Fag H u m) Lars SoFi a, Hist ori e u d v a l g e t, SR Psyk ol gi, SK B H, SE TI Hel e n a, Niels Barer M æ r k b a r Thea O'so h n- bar Niels DE- Klubb e n Hele n e Caf é- du- ve' Hel e n e Basi s b a r e n Niels Have s t u e n M øll er Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 7 af 8
Andre Sport & Fritid Hele n e Stud e n t e r h u s e t Marl e n e BioT e x Marl e n e BE S T AA U- TV Thea Studi e s t a r t Hele n e, M øller Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 8 af 8