Totalrådgivning i forbindelse med nybyggeri af klasselokaler som erstatning for eksisterende pavilloner og barakker på Auning Skole UDBUDSBREV Norddjurs Kommune udbyder i henhold til Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, afsnit II Vare- og tjenesteydelseskontrakter samt nærværende udbudsbrev totalrådgivning i forbindelse med nybyggeri af klasselokaler som erstatning for eksisterende pavilloner og barakker på Auning Skole. 1.1 Udbuddets formål Det er udbuddets formål at indhente tilbud på totalrådgivning (arkitekt- og ingeniørydelser) vedrørende projektering, udbud og gennemførelse af følgende projekt: Nybyggeri af 4 klasselokaler som erstatning for pavilloner og barakker på Auning Skole. Det indgår som en del af totalrådgivningsydelsen at fastlægge, hvor de nye klasselokaler på Auning Skole skal placeres. Det er rådgivers opgave at koordinere byggesagen under hele planlægnings-, forslags-, projekterings- og udførelsesfasen. Det forventes, at rådgivningen kan starte primo april 2015 jf. hovedtidsplanen. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbrev Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 2 Referenceliste Bilag 3 Hovedtidsplan Bilag 4 - Aftale om teknisk rådgivning og bistand med tilhørende bilag A + B 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Eventuelle spørgsmål vedrørende udbuddet skal senest den 13. februar 2015 kl. 13 rettes skriftligt til: E-mail: bygranders@bdo.dk Att. Julius Erik Præstgaard Nielsen. Mailen mærkes: Totalrådgivning Erstatningsbyggeri på Auning Skole Spørgsmål Alle spørgsmål tilstræbes besvaret løbende. Tilbudsgiver må dog påregne, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside www.norddjurs.dk senest den 20. februar 2015. Ved alle henvendelser fra Tilbudsgiverne, der giver anledning til rettelser eller præciseringer i forhold til nærværende udbudsmateriale, vil der blive offentliggjort rettelsesblade på Ordregivers hjemmeside www.norddjurs.dk senest den 20. februar 2015. 1
Det er Tilbudsgivers ansvar selv at holde sig opdateret på hjemmesiden. 1.4 Udbudstidsplan Udbudsproceduren forventes at følge nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 21. januar 2015 Annoncering 13. februar 2015 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 20. februar 2015 Frist for fremsendelse af skriftlige svar på modtagne spørgsmål og eventuelle rettelsesblade 27. februar 2015 Frist for indlevering af tilbud til BDO Kommuners Revision Ultimo marts 2015 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning Primo april 2015 Forventet kontraktindgåelse 1.5 Økonomi Den økonomiske ramme, alt inkl., er 8,5 mio. kr. ekskl. moms. 1.6 Tilbud Tilbudsfrist Tilbuddet skal være modtaget senest den 27. februar 2015 kl. 13.00 på e-mail til: bygranders@bdo.dk Att. Julius Erik Præstgaard Nielsen. Mailen mærkes: Totalrådgivning Erstatningsbyggeri på Auning Skole Tilbud Tilbudsgiver bærer selv risikoen for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Formkrav Tilbud skal være affattet på dansk og vedhæftede filer skal have beskrivende navne og bør udarbejdes i nedenstående formater: Filer Tekstfiler Regneark Organisationsdiagrammer Format Word eller PDF Excel PowerPoint eller PDF 2
Åbning af tilbud De bydende har ikke adgang til at overvære åbningen. Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder Tilbudsgivers personale, rådgivere mv., er forpligtede til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Norddjurs Kommune, som måtte komme til Tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig. Tilbudsgivers tilbud vil udelukkende være undergivet offentlighed i medfør af lovgivningens regler om aktindsigt. Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Norddjurs Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning uden Norddjurs Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver. Der udbetales ikke vederlag til Tilbudsgiverne for deltagelse i tilbudsgivningen. Vedståelse Totalrådgiveren skal vedstå sit tilbud i 90 kalenderdage fra sidste frist for fremsendelse af tilbud. Indhold Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet, herunder følgende: Personlige forhold: Firmanavn, CVR-nr., adresse, telefon, e-mail og kontaktperson Erklæring på tro og love om, at Tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til offentlige myndigheder jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tilbudsbilag 1 bør benyttes. Kortfattet generel virksomhedsbeskrivelse, herunder ejermæssige og organisatoriske forhold Såfremt en sammenslutning af flere tilbudsgivere i fællesskab afgiver tilbud, skal alle ovenstående oplysninger afleveres for hver enkelt tilbudsgiver. Endvidere skal det fremgå af tilbuddet, til hvem Ordregiver kan give meddelelser mv. med bindende virkning for de øvrige deltagere. Tilbudsgiverne hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den udbudte kontrakt. Teknisk og faglig formåen Referencer for gennemførelse af tilsvarende ydelser, som er udført inden for de seneste 5 år regnet fra datoen for afgivelse af tilbud. Der skal vedlægges mindst 1 og højst 10 referencer for det samlede rådgiverteam. Ved angivelse af referencer bør bilag 2 anvendes. Bilag 2 kan eventuelt uddybes med beskrivelser af de konkrete opgaver anført i bilag 2. 3
Tilbuddet: Udfyldt (hvor markeret med [indsæt]) og underskrevet Aftale om teknisk rådgivning og bistand inkl. tilbudsliste (bilag A) Redegørelse for Tilbudsgivers projektorganisation inkl. CV er for nøglemedarbejdere Redegørelse for Tilbudsgivers aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af forslag, projektering, gennemførelse af udbud samt udførelse. Ad Udfyldt og underskrevet Aftale om teknisk rådgivning og bistand inkl. tilbudsliste Alle poster markeret med [indsæt] i Aftale om teknisk rådgivning og bistand samt tilbudsliste (bilag A) skal udfyldes med de ønskede oplysninger, samt underskrives. Kravet om udfyldning af aftalen med ønskede oplysninger kan alternativt opfyldes ved, at tilbuddet vedlægges et bilag. Ydelserne vil blive honoreret efter ABR 89 punkt 3.1.1.1 Fast honorar. Honoraret skal anføres på tilbudslisten og fordeles på de enkelte faser. De på tilbudslisten anførte fordelinger må ikke ændres. I tilbuddet skal være indeholdt følgende mødevirksomhed: Arbejdsgruppe I planlægnings- forslags- og projekteringsfasen vil der blive afholdt i alt 12 møder i arbejdsgruppen af 2 3 timers varighed. Herudover skal tilbuddet indeholde totalrådgiverens deltagelse i 4 ad hoc møder af 2-3 timers varighed i planlægnings-, forslags-, projekterings- og udførelsesfasen. Totalrådgiveren skal ved samtlige møder i arbejdsgruppen yde teknisk bistand og varetage sekretærfunktionen. Præsentation for bestyrelse og politisk fagudvalg Rådgiverteamet skal præsentere dispositionsforslag for såvel skolens bestyrelse som det politiske fagudvalg. Ad Redegørelse for Projektorganisation inkl. CV er for nøglemedarbejdere Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for den organisation, der skal løse opgaven, med angivelse af ansvarsområder for nøglemedarbejdere. Redegørelsen skal omfatte alle faser af totalrådgiverens ydelser. Organisationsplanen skal tillige redegøre for opgavens fordeling mellem et evt. konsortiums deltagere og underrådgivere. Der skal vedlægges CV er for følgende nøglemedarbejdere, som tilknyttes projektet: Projektansvarlig, projekteringsleder, sagsarkitekt, sagsingeniør for konstruktioner og installationer samt 4
byggeleder. Nøglemedarbejdernes uddannelse, konkrete erfaring med totalrådgivning i forbindelse med etablering af faciliteter til unge skal fremgå af CV et. Redegørelsen må højst fylde 5 sider. Fylder redegørelsen mere end 5 sider, lægges de første 5 sider til grund for bedømmelsen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbud, der ikke indeholder alle de ovenfor efterspurgte oplysninger, ikke vil blive afvist, men eventuelle manglende oplysninger vil komme Tilbudsgiver til ugunst ved bedømmelsen. Ad Redegørelse for Tilbudsgivers aktiviteter Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for Tilbudsgivers aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af byggeprogram, forslag, projektering, gennemførelse af udbud og udførelse. Redegørelsen skal angive projektkontrol, projektgranskning og intern kvalitetssikring i rådgivergruppen opdelt på de beskrevne aktiviteter med angivelse af aktivitet, ydelse og dokumentation. Redegørelsen skal endvidere angive ydelser i forbindelse med deltagelse i sikkerheds- og sundhedsmøder samt omfanget af forventet tilsynsbesøg ved normal gennemførelse af byggesagen. Det er et krav, at der foretages tilsynsbesøg hver 14. dag. Redegørelsen skal desuden indeholde en tidsplan, der redegør for den forventede fremdrift for løsningen af opgaven. Tidsplanen skal holde sig inden for rammerne af hovedtidsplanen i bilag 3. Redegørelsen må højst fylde 10 sider. Fylder redegørelsen mere end 10 sider, lægges de første 10 sider til grund for bedømmelsen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbud, der ikke indeholder alle de ovenfor efterspurgte oplysninger, ikke vil blive afvist, men eventuelle manglende oplysninger vil derimod komme Tilbudsgiver til ugunst ved bedømmelsen. 1.7 Forsikring og sikkerhedsstillelse Den Tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten skal senest 14 dage efter meddelelse om tildeling fremsende kopi af Tilbudsgivers gældende forsikringspolice for professionel ansvarsforsikring med forsikringssum for tingskader på minimum 5.000.000 DKK og minimum 12.500.000 DKK for personskader, som skal omfatte både arkitekt- og ingeniørydelserne, samt kopi af kvittering for betaling af forsikringspræmie. Såfremt Tilbudsgiver ikke er dækket af sådan forsikring, skal Tilbudsgiver senest 14 dage efter meddelelse om tildeling fremsende kopi af forsikringspolice for projektforsikring med forsikringssum på minimum 5.000.000 DKK for tingsskader og minimim 12.500.000 DKK for personskader omfattende både arkitekt og ingeniørydelserne, samt kopi af kvitteirng for betaling af forsikringspræmie. Den Tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten skal endvidere senest 10 dage efter meddelelse om tildeling fremsende sikkerhedsstillelse på anfordringsvilkår uden forbehold/betingelser fra bank eller lignende svarende til 15 % af den afgivne tilbudssum ekskl. moms. Alternativt laves et tilbagehold i udbetalingen af honorar svarende til 15 % af den afgivne tilbudssum ekskl. moms. 5
1.8 Arbejdsklausul Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at rådgivningsaftalen indeholder nedenstående klausul om, at de medarbejdere, der udfører den pågældende opgave, skal arbejde under løn- og arbejdsvilkår, som mindst svarer til, hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området; Rådgiverens og evt. underrådgiveres - medarbejdere arbejder i forbindelse med udførelsen af denne opgave under løn- og arbejdsvilkår, som mindst svarer til, hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området. Klienten kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Rådgiveren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som underrådgiveres arbejdstagere. Dokumentation skal være Klienten i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Såfremt rådgiveren ikke senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse har dokumenteret de ovennævnte krav, er Klienten berettiget til at tilbageholde alle betalinger, uden Rådgiveren har ret til at standse arbejdet, indtil dokumentationen er tilvejebragt, og/eller forholdet er bragt i orden. Klienten er herudover berettiget til at anse Rådgiverens manglende overholdelse af denne bestemmelse som hæveberettigende misligholdelse. 1.9 Forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet og Norddjurs Kommunes krav skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet som et selvstændigt punkt under overskriften Forbehold. Fremgår forbehold ikke på denne beskrevne måde, vil det ved bedømmelsen af tilbuddene blive forudsat, at alle øvrige krav i udbudsmaterialet er opfyldt. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Norddjurs Kommune vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Norddjurs Kommune er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet således, at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Faglige forbehold, standardforbehold, betalingsbetingelser etc., vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Norddjurs Kommune forbeholder sig uanset ovennævnte adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold. 1.10 Tildelingskriterium og tilhørende underkriterier 6
Tildeling af kontrakten vil ske til det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af en vægtning imellem pris og kvalitative værdier på henholdsvis 40 % og 60 %. Ved afgørelsen af, hvilken Tilbudsgiver, der skal indgås kontrakt med, vil Norddjurs Kommune således lægge vægt på følgende underkriterier i prioriteret og vægtet rækkefølge: Underkriterium Vægtning Pris 40 % Kvalitative værdier 60 % Projektorganisation inkl. CV er for nøglemedarbejdere 50 % Redegørelse for aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af projektforslag, projektering samt udførelse 50 % Norddjurs Kommune vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: Pris I relation til underkriteriet pris konkurreres på den samlede faste pris ud fra tilbudslistens samlede faste honorar. Kvalitative værdier Projektorganisation inkl. CV er for nøglemedarbejdere Dette underkriterium har til formål at vurdere den foreslåede projektorganisation, hvorved der foretages en samlet vurdering med vægt på følgende i ikke-prioriteret rækkefølge: At der er en klar og stærk projektorganisation med klarhed over ansvarsområderne, herunder hvem, der er ansvarlig, for hvad. At de tilknyttede medarbejdere har relevant uddannelse og erfaring inden for gennemførelse af totalrådgivning i forbindelse med tilsvarende projekter. Redegørelse for aktiviteterne i forbindelse med udarbejdelse af projektforslag, projektering samt udførelse Dette underkriterium har til formål at vurdere kvaliteten af den rådgivning Tilbudsgiver tilbyder, hvorved der foretages en samlet vurdering med vægt på følgende i ikke-prioriteret rækkefølge: At Tilbudsgiver konkret beskriver, hvorledes man i processen vil inddrage brugere og bygherre og sikre, at deres ønsker bliver integreret i projektet. At Tilbudsgiver konkret beskriver, hvordan man vil sikre, at der fokuseres på fleksibel lokaleindretning og et minimum af gangarealer. At Tilbudsgiver konkret beskriver, hvorledes man vil håndtere, at den daglige skoleafvikling på Auning Skole kan fungere i byggeperioden. At Tilbudsgiver konkret beskriver, hvorledes sikkerhed /sundhed på byggepladsen tænkes ind i processen. At der er en systematisk og tilbundsgående projektgranskning i alle faserne. 7
At der er et velfunderet system og metode for gennemførelse af tilsyn samt det forventede omfang. 1.11 Evaluering af tilbud De indkomne tilbud vil blive bedømt ud fra de oplistede underkriterier på grundlag af det skriftlige tilbud. Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. På grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud og ud fra en samlet vurdering af de under pkt. 1.10 anførte underkriterier, medvirker BDO Kommunernes Revision ved vurderingen af de indkomne tilbud. Beslutning om tildeling af kontrakten træffes af Norddjurs Kommune. Tildeling af kontrakten er betinget af de bevilgende myndigheders godkendelse. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. Grenaa, den 21. januar 2015. 8