EU-udbud: Faglig ledelse og ledelsesinformation på børne- og ungeområdet

EU-udbud: Faglig ledelse og ledelsesinformation på børne- og ungeområdet Udbudsmateriale Socialstyrelsen (juni 2013)

[2] Indholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan... 4 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1. Den ordregivende myndighed... 5 2.2. Udbudsmateriale... 5 2.3. Tidsplan for udbudsforretningen... 5 2.4. Vedståelsesfrist... 6 2.5. Minimumsoplysninger... 7 2.6. Tildelingskriterier... 8 2.7. Udkast til kontrakt forbehold og forhandling... 9 2.8. Ophavsret, publiceringer mv.... 10 2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud... 10 2.10. Behandling af tilbud... 11 2.11. Kommunikation... 11 2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder... 11 3. Fortrolighed... 13 4. Projektbeskrivelse... 14 4.1. Baggrund... 14 4.2. Indhold og afgrænsning... 15 4.3. Formål med initiativet... 18 4.4. Forventede resultater... 18 4.5. Målgrupper for projektet... 20 4.6. Fase 1: Kortlægning og analyse... 22 4.6.1. Kortlægning... 24 4.6.2. Analyse... 25 4.7. Fase 2: Udvikling og kvalitetssikring... 29 4.7.1. Produkter til formidling... 29 4.7.2. Udvikling af implementeringsguides... 30 4.7.3. Test og kvalitetssikring... 31 4.8. Fase 3: Udbredelse og formidling... 32 4.8.1. Planlægge og indgå aftale med kommuner om afprøvning af kerneelementerne og redskaberne... 32 4.8.2. En samlet formidlingsplan... 33 4.8.3. Trykning og distribution af materialer, samt formidling heraf... 34 4.8.4. Overlevering til Socialstyrelsen... 34 4.9. Organisering... 36 4.10. Tidsplan og milepæle... 37 4.11. Formidling... 39 4.12. Økonomi... 40 5. Tjekliste... 41

[3] Tilbud-Bilag 1... 42 Tilbud-Bilag 2... 43 Tilbud-Bilag 3... 44 Tilbud-Bilag 4... 45 Tilbud-Bilag 5... 46 Tilbud-Bilag 6... 47 Tilbud-Bilag 7... 48

1 Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan [4] Det blev med satspuljeaftalen for 2013 besluttet at iværksætte en samlet indsats til beskyttelse af børn mod overgreb. Et af overgrebspakkens fire hovedtemaer vedrører styrkelse af den forebyggende og tværfaglige indsats. Herunder er det et fokuspunkt at styrke kommunernes faglige ledelse og styring af børneområdet. På den baggrund har Social- og Integrationsministeriet iværksat følgende to initiativer: Faglig ledelse, organisering og tilrettelæggelse af sagsbehandlingen Styrkelse af kommunalbestyrelsens ansvar via ledelsesinformation Initiativerne er forankret i Socialstyrelsen og gennemføres i et tæt samarbejde med Social- og Integrationsministeriets Kontor for Børn og Ankestyrelsen. Dette udbud vedrører en samlet opgave om udvikling og formidling af sammenhængende beskrivelser af kerneelementer i faglig ledelse og ledelsesinformation af høj faglig kvalitet målrettet faglige ledere samt den politiske og administrative topledelse på det kommunale børne- og ungeområde. Kerneelementerne skal bygge på den eksisterende viden og den gode praksis, der kan findes i landets kommuner. Opgaveløsningen skal udmunde i en sammenhængende, kvalificeret og afprøvet beskrivelse af de kerneelementer, med tilhørende eksempler og redskaber, som er nødvendige for at sikre faglig ledelse og ledelsesinformation af høj kvalitet. Dette skal ved formidling og udbredelse til landets kommuner bidrage til at sikre optimale rammer om kommunernes sagsbehandling og indsats på børne- og ungeområdet, så børn, unge og familier får den hjælp, de har behov for. Nærværende opgave udbydes som et offentligt EU- udbud jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter tillæg IIB tjenesteydelser. Projektperioden er fra kontraktindgåelse til den 31.12.2015. Beløbsrammen er på 6.000.000 kr. ekskl. moms, svarende til 7.500.000 kr. inkl. moms Tilbuddet skal være Socialstyrelsen i hænde senest mandag den 2. september 2013 kl. 12.00.

[5] 2. Udbudsbetingelser 2.1. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1 5000 Odense C. Tlf.: 72 42 37 00 Fax: 72 42 37 09 E-mail: Hjemmeside: Kontaktperson: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk www.socialstyrelsen.dk Fuldmægtig Birgit Mortensen 2.2. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består, udover nærværende udbudsbetingelser, af: Projektbeskrivelse Kontrakt Udbudsbekendtgørelse Nærværende opgave udbydes jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.3. Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen følger nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato og tidspunkt Anmodning om yderligere oplysninger Tirsdag d. 27. august kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden dette tidspunkt vil blive besvaret. Der besvares dog ikke spørgsmål fra den 15. til den 25. juli. Spørgsmålene skal være skriftlige og kan sendes på e-mail eller ved almindelig post til: Socialstyrelsen Att. Birgit Mortensen Edisonvej 18, 1 5000 Odense C. Eller pr. e-mail til Spm-faglig-ledelse@socialstyrelsen.dk

[6] Offentliggørelse af spørgsmål og svar Samtlige spørgsmål og svar (i anonymiseret form) samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort løbende på Socialstyrelsens hjemmeside: www.socialstyrelsen.dk/om-os/puljer-ogudbud/born-og-unge. Frist for modtagelse af tilbudsgivers samlede tilbud Spørgsmål søges besvaret hurtigst muligt. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig løbende orienteret, også efter frist for at stille spørgsmål er udløbet. Mandag d. 2. september 2013 kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud bør maksimalt omfatte 30 sider eksklusiv bilag. Tilbud skal tydeligt mærkes Tilbud vedr. faglig ledelse og ledelsesinformation på børneområdet Tilbuddet skal afgives i elektronisk form på mail. Tilbud skal sendes til følgende mailadresse: Faglig-ledelse@socialstyrelsen.dk Tilbud fremsendt til andre mailadresser vil ikke blive betragtet som indkomne til Socialstyrelsen, og vil dermed ikke blive taget i betragtning, Bemærk at e-mails max. må fylde 10MB. Åbning af tilbud Forventet tidspunkt for kontraktindgåelse Alternativt kan tilbud afgives i elektronisk form på USB-stik eller CD-ROM. Tilbud skal i så fald sendes til: Socialstyrelsen Att.: Birgit Mortensen Edisonvej 18, 1 5000 Odense C. Tilbud åbnes, efter tilbudsfristen, på den ordregivende myndigheds adresse. Der er ikke mulighed for at overvære åbningen. Medio september 2013 2.4. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal stå ved sit tilbud indtil 2. marts 2014.

2.5. Minimumsoplysninger Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter: [7] De fremsendte dokumenter bør alle benævnes i overensstemmelse med det anførte: 2.5.1 Positiv erklæring om tilbudsgivers soliditet (bankerklæring, revisorerklæring eller erklæring fra erhvervsansvarsforsikring), udstedt indenfor de seneste 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Erklæringen skal være udfærdiget af uafhængig udsteder. Erklæringen vedlægges som Tilbud- Bilag 1. 2.5.1.1. Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den af udbyder krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet. 2.5.1.2. Såfremt der afgives tilbud fra en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), er det tilstrækkeligt, at én af tilbudsgiverne afgiver minimumsoplysningerne angivet i punkt 2.5.1. I givet fald skal den tilbudsgiver, hvorom der afgives minimumsoplysninger, medsende en underskrevet erklæring Tilbud-Bilag 2 om, at denne tilbudsgiver hæfter for øvrige, navngivne tilbudsgiveres ydelser på ganske samme måde som for sine egne forhold. Erklæring om evt. hæftelse for øvrige tilbudsgivere vedlægges som Tilbud-Bilag 2. Det skal bemærkes vedrørende de øvrige minimumsoplysninger, at alle tilbudsgiverne i en sammenslutning skal afgive de øvrige krævede oplysninger/erklæringer. 2.5.2. Erklæring om udelukkelseskriterierne. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver at have opfyldt sine forpligtelser mht. betaling af skatter og afgifter samt sociale bidrag. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være under konkurs, skifter mm og ikke at være begæret taget under konkursbehandling eller behandling mhp. likvidation, skifte mm. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om pågældendes faglige hæderlighed eller at have begået en alvorlig fejl som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. Erklæring på tro og love vedlægges som Tilbud-Bilag 3. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at såfremt tilbudsgiver tildeles kontrakten sker dette under forudsætning af at tilbudsgiver fremsender en Serviceattest(fuldstændig) udfyldt af Erhvervsstyrelsen, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø til Socialstyrelsen senest efter meddelelsen af tildelingen. Serviceattesten skal være udstedt indenfor de sidste 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Alternativt til Serviceattest kan fremsendes tilsvarende de samme oplysninger og erklæringer som i serviceattesten, i form af attest udstedt af kompetente retlige eller administrative myndigheder indenfor de sidste 6 måneder.

[8] Serviceattesten kan rekvireres via http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der er sagsbehandlingstid hos Erhvervsstyrelsen. 2.5.3. Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand. 2.5.4. Dokumentation for, at tilbudsgiver jf. Udbudsdirektivet kan godtgøre, at indehave nødvendig autorisation eller organisatorisk medlemskab, såfremt dette er en forudsætning for, at tilbudsgiver i sit hjemland kan udføre den pågældende ydelse. Dokumentation herfor vedlægges som Tilbud-Bilag 5. 2.5.5. Erklæring fra tilbudsgiver om, hvor stor en del af opgaven (timeestimat/beløbsramme), der eventuelt planlægges givet i underentreprise, samt erklæring fra underleverandør om, at vedkommende har indvilliget i at påtage sig opgaven vedlægges som Tilbud-Bilag 6. Det skal bemærkes at honoraraftaler ikke er underentreprise. Tilbudsgiver gøres opmærksom på at udbudsmaterialet er vedhæftet en række forslag til udformning af ovennævnte bilag. Det er frivilligt at anvende forslagene. 2.6. Tildelingskriterier Tildelingen af opgaverne vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Socialstyrelsen vil vurdere de indkomne tilbud ud fra følgende vægtede tildelingskriterier: Kvalitet 55 % Kvalifikationer og erfaring 35 % Pris 10 % I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af: I hvilken grad tilbuddet sandsynliggør, at der vil blive udarbejdet en dækkende og dybdegående kortlægning og analyse I hvilken grad opgaveløsningen sandsynliggør, at der udvikles sammenhængende kerneelementer, eksempler og redskaber, der er højt kvalificerede og sammenhængende, og lever op til formålet med initiativet og kravene i projektbeskrivelsen. I hvilken grad tilbuddet synliggør, hvordan tilbudsgiver vil opstille relevante kriterier for og vurdere, hvad der er virkningsfulde kerneelementer for faglig ledelse og ledelsesinformation I hvilken grad samarbejdet med de forskellige kommuner, som skal involveres undervejs, er beskrevet på en realistisk, relevant og effektiv måde, så den viden kommunerne har, kommer i spil og de udviklede kerneelementer og redskaber bliver afprøvet i en kommunal kontekst. I hvilken grad tilbuddet synliggør, hvordan de udviklede kerneelementer kan formidles, implementeres og styrke kommunernes arbejde i børne- og ungeforvaltningerne.

[9] I hvilken grad tilbudsgiver synliggør og kommer med løsningsforslag til udfordringer undervejs i opgaveløsningen, herunder i forhold til kommunernes arbejde med kerneelementerneog sikring af opgaveløsningens fremdrift efter tidsplan. I hvilken grad opgaveløsningen er beskrevet sammenhængende og i en klar og overskuelig struktur. I vurderingen af kvalifikationer og erfaring indgår en vurdering og afvejning af kvalifikationer og erfaringer hos tilbudsgivende organisation og især hos den eller de personer, der er ansvarlig for udførelsen af opgaverne. Herunder: I hvilken grad tilbudsgiver har dokumenterede kvalifikationer og erfaring med at gennemføre sammenlignelige opgaver, herunder erfaring med målgrupperne for opgaven. I hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret erfaring med ledelsesrådgivning og udvikling på børneområdet i kommunerne. I hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret erfaring med ledelsesinformation, herunder udvælgelse af relevante nøgletal, brug af indikatorer for kvalitet og effekt, samt med eksisterende økonomistyrings-, ledelsesinformations- og sagsbehandlingssystemer, herunder DUBU. I hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret erfaring med procesbistand, formidling og evaluering samt understøttelse af implementeringsprocesser. I hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret erfaring med at udvikle sammenhængende modeller, eksempler og redskaber. I vurderingen af pris indgår en vurdering af: Tilbuddets samlede pris ex. Moms. Fordeling af timer, herunder timepriser på medarbejderkategorierne: partnere, seniorkonsulenter, konsulenter, studentermedhjælpere og administrative medarbejdere (i prioriteret rækkefølge). 2.7. Udkast til kontrakt forbehold og forhandling Vedlagte kontrakt vil danne grundlaget for indgåelse af aftale med valgte leverandør Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, men kan tage ikke væsentlige forbehold over for udbudsmaterialet, dog skal det bemærkes at: Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet accepteres ikke og vil medføre udelukkelse for deltagelse i nærværende udbud. Dette betyder, at identiteten af det samlede udbudsmateriale i det væsentligste skal fastholdes. Afgrænsningen af grundlæggende elementer foretages af udbyder Forbehold der ikke kan prissættes af udbyder, vil medføre udelukkelse. I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i Tilbud Bilag 7 tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold for udbudsmaterialet Tilbudsgiver opmærksomhed henledes på, at muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 2.11., også omfatter eventuelle spørgsmål til karakteren af påtænkte forbehold.

[10] 2.8. Ophavsret, publiceringer mv. Socialstyrelsen har ophavsret til alle data, materialer, redskaber, modeller mv. udarbejdet i forbindelse med opgaven. Alle udarbejdede materialer skal godkendes af Styrelsen og forsynes med logo for Socialstyrelsen. Materialer samt indsamlede data skal afleveres til Socialstyrelsen i såvel papir- som elektronisk form i forbindelse med den løbende afrapportering fra leverandør samt ved afslutning af opgaven. Socialstyrelsen forbeholder sig retten til at offentliggøre ethvert materiale i elektronisk form såvel som i papirudgaver. Der vil være en generel brugsret for enhver til det af Socialstyrelsen publicerede materiale på hjemmeside eller i papirudgave. 2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiver skal udforme sit tilbud i overensstemmelse med følgende disposition: 1. Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. På denne side skal tilbuddet underskrives. På denne side skal også fremgå kontaktperson og kontaktoplysninger for tilbudsgiver, herunder adresse, e-mail-adresse og telefonnummer. 2. Resumé af tilbud. 3. Detaljeret beskrivelse af forslag til løsning af opgaven. 4. Styring og organisering af opgaven. 5. Tidsplan for gennemførelse af de opstillede milepæle. 6. Detaljeret budget for opgaven, jf. uddybning nedenfor. 7. Tilbudsgivers bemanding af opgave med tilhørende CV'er i bilag. 8. Øvrige kommentarer. Relevante bilag, herunder minimumsoplysninger, jf. afsnit 2.5. bedes fremsendt i den opstillede rækkefølge 1. Soliditetserklæring Tilbud-Bilag 1 2. Erklæring om hæftelse for øvrige tilbudsgivere (konsortium) Tilbud-Bilag 2 3. Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige, strafbare forhold mm Tilbud-Bilag 3 4. Tro- og Love-erklæring ombeskyttelse på arbejdspladsen mm. Tilbud-Bilag 4 5. Dokumentation for evt. autorisation Tilbud-Bilag 5 6. Erklæring om evt. underentreprise Tilbud-Bilag 6 7. Evt. forbehold Tilbud-Bilag 7 8. Eventuelt andet relevant materiale Det samlede tilbud bør ikke overstige 30 sider à 2400 tegn, eksklusiv bilag. Ad 6) Detaljeret budget: Budgettet skal opstilles i detaljeret og gennemskuelig form. Herunder skal ressourceforbrug relateret til delopgaver og milepæle i den samlede opgave være klart adskilte. Opdelingen er til orientering for ordregiver. Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både økonomisk (pris ekskl. moms) og i arbejdstimer, såvel samlet set som fordelt på delopgaver. Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for hhv. projektleder, konsulenter, kontormedarbejdere, studentermedhjælpere m.v.

[11] Samtidig skal det detaljerede budget indeholde en oversigt over: Den samlede pris (både inkl. og ekskl. moms) Pris pr. time pr. medarbejderkategori, der indgår i opgaveløsningen hos tilbudsgiver Antal timer for medarbejdere tilknyttet projektet. Tilbudsgiver skal lave en betalingsplan, som lever op til følgende krav: Der udbetales vederlag efter følgende fordeling: I 2013 er der afsat 1.540.000 kr. inklusive moms I 2014 er der afsat 3.070.000 kr. inklusive moms I 2015 er der afsat 2.890.000 kr. inklusive moms Det er derfor et vilkår, at betalingsplanen afspejler denne fordeling. Honorar udbetales kvartalsvis bagud i lige store rater. Første rate udbetales 15. september 2013. Betalingsplanen skal godkendes af Socialstyrelsen. 2.10. Behandling af tilbud Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Socialstyrelsen uvedkommende. Socialstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere afgivne tilbud. Leverandørvalget er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Den leverandør, der tildeles opgaven, skal aflevere sit tilbud samt en opgavebeskrivelse til Socialstyrelsen i elektronisk form. Det vindende tilbud skal aflevere et resume af opgaven på max. 2 sider, der egner sig til offentliggørelse på Socialstyrelsens hjemmeside. 2.11. Kommunikation Al Kommunikation vedrørende udbuddet og tilbuddet med bilag skal være skriftligt og affattes på dansk. 2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder Oplysninger om skatter og afgifter fås hos: Skatteministeriet, Koncerncenteret Østbanegade 123 2100 København Ø Danmark Internetadresse (URL): www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse fås hos: Miljøstyrelsen

[12] Strandgade 29 1401 København K Danmark Telefon: +45 72 54 40 00 Email: mst@mst.dk Internetadresse (URL): www.mst.dk Oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår fås hos: Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Danmark Telefon: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Fax: +45 70 12 12 89 Internetadresse (URL): www.at.dk

3. Fortrolighed [13] Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i udbyders udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, kan tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

[14] 4. Projektbeskrivelse 4.1. Baggrund Der har de seneste år været et betydeligt politisk fokus på kommunernes håndtering af børne- og ungeområdet. Ankestyrelsen gennemførte primo 2012 1 en kulegravning af de seneste års alvorlige enkeltsager om overgreb mod børn. Kulegravningen viste, at der ikke blev fulgt op på selv meget alvorlige underretninger, og at der generelt manglede overblik over sagsforløbet. De børnefaglige undersøgelser kom enten meget sent i forløbet, eller manglede helt, hvilket medfører tvivl om, om familiens ressourcer og problemer er afdækket, og om der er etableret et tilstrækkeligt oplysningsgrundlag for at træffe en korrekt afgørelse. En række af problemstillingerne kan genfindes i Ankestyrelsens praksisundersøgelser 2. Ankestyrelsen fremhæver selv, at børn og unge i for ringe grad inddrages, høres og delagtiggøres i deres egne sager, ligesom der i en lang række sager mangler relevant og tilbundsgående udredning og undersøgelse af barnets situation og behov, og mangler tilstrækkelig dokumentation og systematik i sagsarbejdet. Ankestyrelsen udpeger manglende faglighed i sagsbehandlingen som en af de centrale problemstillinger i sagerne, og herunder at den manglende faglighed ikke kan isoleres til de pågældende sagsbehandlere, men skal ses i sammenhæng med sagsbehandlerens muligheder for at trække på hjælp fra kollegaer, ledelsens kompetencer og opbakning samt muligheder for at inddrage eksperter. En grundlæggende forudsætning for at styrke indsatsen på området er, at kommunalbestyrelsen aktivt forvalter det overordnede ansvar for, at lovgivningen på området følges og sikrer kvalitet i indsatsen over for udsatte børn og unge. Et ekspertpanel nedsat af Social- og Integrationsminister Karen Hækkerup har efterfølgende på baggrund af de problemstillinger, kulegravningen viste, opstillet en lang række anbefalinger til, hvordan kvaliteten på børneområdet kan løftes 3. Antagelsen er, at tiltag, der adresserer udfordringerne i de alvorlige enkeltsager, vil påvirke kvaliteten af sagsbehandlingen generelt. Nedenfor vil de anbefalinger, der vedrører faglig ledelse og ledelsesinformation blive præsenteret. For at styrke kvaliteten af sagsbehandlingen på børneområdet anbefaler Ekspertpanelet, at den enkelte kommune sikrer: En tilstrækkelig og synlig faglig ledelse. Det er et klart ledelsesansvar at sikre relevant supervision og sparring samt en hensigtsmæssig fordeling af opgaverne. En hensigtsmæssig organisering af arbejdet med lokale læringsmiljøer omkring sagsbehandlingen. Ledelsen bør sikre, at den enkelte sagsbehandler har rammerne for at kunne udføre kvalificeret sagsbehandling i forhold til det enkelte barn, og den enkelte medarbejder bør ikke sidde alene med ansvaret i de sværeste sager for eksempel sager om overgreb. Desuden anbefaler Ekspertpanelet, at der fra centralt hold sikres indsamling af viden om best practice på området med henblik på udbredelse til alle kommuner. 1 http://www.sm.dk/data/dokumentertilnyheder/2012/ankestyrelsens_kulegravning_ekstraheret.pdf 2 http://www.ast.dk/page_pic/pdf/pu_born_2010_11_04_2011_14_55.pdf; 3 http://www.sm.dk/data/dokumentertilnyheder/2012/ekspertrapport-overgreb-born-2012.pdf

[15] For at styrke kommunalbestyrelsernes fokus på indsatsen overfor udsatte børn og unge anbefaler Ekspertpanelet, at: Det politiske niveau aktivt følger området, og løbende forelægges relevant ledelsesinformation om kvaliteten i indsatsen herunder for eksempel information om bekymrende skolefravær og hvor hurtigt underretninger håndteres, som grundlag for at vurdere indsatsen og handle på eventuelle problemer. Der er en lokal model for at måle og følge op på kvalitet i indsatsen, samt at kvalitetsmålingen forelægges det politiske niveau regelmæssigt. Kommunalbestyrelsen handler og reagerer på problemer i forvaltningen af området, herunder i forhold til at sikre aktiv faglig ledelse af området. Satspuljepartierne afsatte i efteråret 2012 268 mio. kr. over fire år til udmøntning af Ekspertpanelets samlede anbefalinger. Indsatsen består af et omfattende initiativ kaldet Overgrebspakken - samlet indsats til beskyttelse af børn mod overgreb. Et af overgrebspakkens fire hovedtemaer vedrører styrkelse af den forebyggende og tværfaglige indsats. Herunder er det et fokuspunkt at styrke kommunernes faglige ledelse, organisering og styring af børneområdet. På den baggrund har Social- og Integrationsministeriet iværksat følgende to initiativer: Faglig ledelse, organisering og tilrettelæggelse af sagsbehandlingen (herefter Faglig ledelse) Styrkelse af kommunalbestyrelsens ansvar via ledelsesinformation (herefter Ledelsesinformation) Initiativerne skal ses i sammenhæng med en række øvrige initiativer i den samlede overgrebspakke, herunder særligt permanentgørelsen af ledernetværket for familiechefer, styrkelsen af Social- og Integrationsministeriets Task Force på børne- og ungeområdet samt processtøtten til udbredelse og etablering af DUBU. Initiativerne er forankret i Socialstyrelsen og gennemføres i et tæt samarbejde med Social- og Integrationsministeriet og Ankestyrelsen. Dette udbud vedrører den samlede opgave om styrkelse af faglig ledelse, organisering og tilrettelæggelse af sagsbehandlingen samt styrkelse af kommunalbestyrelsens ansvar for den kommunale indsats gennem bedre brug af ledelsesinformation. 4.2. Indhold og afgrænsning Begreberne faglig ledelse og ledelsesinformation er generelle begreber, der kan anvendes på tværs af faglige områder og som udmønter sig forskelligt, efter hvilket fagområde de udfolder sig på. Opgaven, der hermed udbydes, skal tage udgangspunkt i den kontekst og de udfordringer, der findes specifikt på området udsatte børn og unge. Det skal drøftes med tilbudsgiver om, og i hvor høj grad børn og unge med funktionsnedsættelser vil være relevante at medtage som en del af opgaven. Nedenfor præsenteres en række aspekter, som ordregiver forventer, indgår i opgaven. Det indgår som en væsentlig del af udbudte opgave at konkretisere og operationalisere henholdsvis faglig ledelse og ledelsesinformation. Tilbudsgiver er derfor velkommen til at præsentere supplerende bud på elementer,

[16] som skal indgå i faglig ledelse og ledelsesinformation. Undervejs i opgaveløsningen kan forståelsen ændres og kvalificeres, efterhånden som der indsamles viden og erfaring i forbindelse med opgavens løsning. Afgrænsningen mellem de to initiativer er delvist konstrueret, da der i realiteten vil være sammenfald og gensidig afhængighed i kommunernes konkrete arbejde med Faglig ledelse og Ledelsesinformation. Det er derfor et vigtigt fokus for opgaven, hvordan ledelsesinformation kan understøtte den faglige ledelse, fx gennem datadrevne beslutnings- og læringsprocesser, og hvordan man styrker den løbende dokumentation af sagerne som grundlag herfor. Socialstyrelsen vil fremhæve nedenstående elementer som vigtige i forhold til de to begreber: Faglig ledelse En tydelig faglig ledelse af myndighedsarbejdet på området udsatte børn og unge er en af de vigtigste faktorer i forhold til at sikre en god kvalitet i sagsbehandlingen, som har fokus på effekten for børnene, de unge og familierne. Initiativet om faglig ledelse retter sig mod de ledelsesniveauer i kommunen, der sætter de faglige rammer og retningslinjer, herunder fagdirektører, børne- og familiechefer, samt mod de team- og gruppeledere, der i det daglige er ansvarlige for formidling og omsætning af rammerne og retningslinjerne gennem løbende faglig sparring til sagsbehandlerne i de konkrete sager. Herved skal ledelsesniveauerne tilsammen skabe og understøtte et fælles arbejdsgrundlag og en fælles praksis for sagsbehandlingen. Omdrejningspunktet for den faglige ledelse er sagsbehandlingen. God kvalitet i sagsbehandlingen vedrører både opfyldelse af processuelle krav til udarbejdelse af lovpligtige undersøgelser, varetagelse af borgernes retssikkerhed gennem inddragelse og overholdelse af tidsfrister, og om at sikre, at der træffes afgørelser på et kvalificeret og dokumenteret socialfagligt grundlag, som sikrer et godt match mellem behov og indsats. De faglige ledere er således ansvarlige for at definere formålet med arbejdet, og for i det daglige at være retningsanvisende herfor. De skal sørge for, at aktiviteterne i forvaltningen understøtter de mål, der er fastlagt, og for at prioritere ressourcer og løbende monitorering herefter. Den faglige ledelse kan anvende kvalificeret og opdateret ledelsesinformation til at følge op på kvaliteten i sagsbehandlingen ved hjælp af fastlagte indikatorer, knyttet til formålet. For at kunne opnå databaserede læringsprocesser til at udvikle den faglige kvalitet, er det derfor afgørende, at der etableres et feedback loop på dokumentationen, så den ikke alene udarbejdes for at tilgodese kommunalpolitikernes og topchefernes behov, men også kan bruges til at kvalificere den faglige opgaveløsning. Ledelsesinformation En relevant, regelmæssig og aktuel ledelsesinformation er afgørende for, at kommunalbestyrelsen og forvaltningens øverste ledelse kan sikre hensigtsmæssige rammer og retninger for området og dermed sikre kvaliteten af kommunens sagsbehandling og indsats på området udsatte børn og unge. Ledelsesinformationen vedrører såvel nøgletal og økonomiopfølgninger, som indikatorer for kvalitet i sagsbehandlingen. Det er en forudsætning for god ledelsesinformation i forhold til faglige indikatorer, at sagsbehandlerne dokumenterer og journaliserer i sagsbehandlingen.

[17] Nærværende opgave har i særdeleshed fokus på den ledelsesinformation, som henvender sig til de niveauer i kommunen, som fastlægger strategi, budget og serviceniveauer på området for udsatte børn og unge: Kommunalbestyrelsen som den politisk ansvarlige samt den kommunale topledelse, som skal formidle strategierne nedad i forvaltningen. God ledelsesinformation kan understøtte, at der sker en aktiv inddragelse og involvering af kommunalbestyrelsen og den kommunale topledelse i planlægningen, prioriteringen og styringen af området udsatte børn og unge. De relevante målgrupper har brug for relevant handlingsorienteret, systematisk og ensartet information, så de er orienterede om udviklingen på området og klædt på til at tage beslutninger om fremtidige prioriteringer og tiltag. Den politiske og forvaltningsmæssige ledelse skal regelmæssigt forelægges relevant ledelsesinformation i en form, så de både kan handle proaktivt og reagere på problemer i forvaltningen af området. Ledelsesinformationen kan bedst målrettes, når kommunalbestyrelsen og den kommunale ledelse er i løbende dialog. Det er vigtigt, at tilbudsgiver er opmærksom på en række afsluttede og igangværende projekter vedrørende ledelsesinformation, så opgaveløsningen starter på så højt et vidensniveau som muligt, og så der kan bygges ovenpå andre initiativer i og udenfor Socialministeriets koncern. De udviklede modeller og redskaber skal så vidt muligt tage udgangspunkt i eksisterende systemer og data, og kunne harmonere med DUBU eller tilsvarende systemer, så eventuelle krav til yderligere IT-understøttelse i forbindelse med den endelige implementering begrænses. Her kan især fremhæves: DUBU. KL og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt, at alle kommuner senest i 2014 har anskaffet DUBU eller et tilsvarende it-system, Der er nu 56 kommuner, som har tilsluttet sig DUBU. I DUBU er der adgang til ledelsesinformation via søgninger, som kan udtrækkes til andre systemer. Der pågår desuden et udviklingsarbejde, for at kunne trække standardrapporter med udvalgte nøgletal fra DUBU. Dette forventes at være udviklet ved udgangen af 2013. Se mere på http://www.kombit.dk/dubu. Resultatdokumentation. Socialstyrelsen, KL og Deloitte samarbejder om at udvikle resultatdokumentation på børne- og ungeområdet for så vidt angår børnene og de unges udvikling på en række indikatorer. Det forventes, at der i slutningen af 2013 foreligger en kravspecifikation til, hvordan man kan generere de udvalgte data elektronisk. Arbejdet er tilrettelagt, så det kan anvendes i DUBU eller et DUBU-lignende system. FLIS det fælleskommunale ledelsesinformationssystem, som er udviklet af KL og KOMBIT i fællesskab, http://www.kombit.dk/flis. Systemet anvendes af 77 især mindre kommuner, og giver adgang til standardiserede nøgletal i egen og andre kommuner. De nationale dokumentationsprojekter, som er udviklet af Socialministeriet og KL, med henblik på at udvælge indikatorer for velfærdsområdet bredt. Som en del af projektet, er måden kommunerne indberetter data på ændret, så der kan ske en automatisk overførsel fra visse sagsbehandlingssystemer til Danmarks statistik med henblik på øget validitet af data og fælles indikatorer for resultater og effekter. http://www.dst.dk/da/statistik/emner/de-nationaledokumentationsprojekter/udsattebornogunge.aspx KEK-projektet, Kvalitet, Evidens og Kompetence. Projektet er gennemført i et samarbejde mellem Socialministeriet, KL og fire nordjyske projektkommuner. Projektet har haft fokus på serviceniveauer, sagsbehandling, bestilling og opfølgning på indsatserne og ledelsesinformation. http://kek.sm.dk/sider/default.aspx.

4.3. Formål med initiativet [18] Det overordnede formål med indsatsen på området udsatte børn og unge er at sikre børnene de samme muligheder for personlig udvikling, sundhed og et selvstændigt voksenliv som deres jævnaldrende jf. Servicelovens 46. Overgrebspakken, som denne opgave er en del af, har til formål at sikre, at færre børn oplever overgreb og at de voksne omkring dem reagerer hurtigt og kompetent, hvis de selv fortæller om overgreb eller mistrivsel, eller andre har en bekymring for dem. De to initiativer faglig ledelse og ledelsesinformation har samlet til formål at bidrage hertil, gennem en styrkelse af kommunernes ledelse og styring på området udsatte børn og unge, så børnene, de unge og deres familier får den hjælp, de har behov for. Formålet med initiativet om faglig ledelse er, at: Styrke kommunerne i at skabe rammer for sagsbehandling af høj kvalitet gennem optimal faglig ledelse, tilrettelæggelse og organisering af sagsbehandlingen. Den faglige ledelse skal sikre, at sagsbehandlingen sker i forlængelse af de politiske intentioner, strategier og standarder, som kommunalbestyrelsen har vedtaget, og at antallet af fejl og mangler i sagsbehandlingen minimeres og indsatsen overfor udsatte børn og unge forbedres. Herved vil flere børn, unge og familier opleve at få den støtte og hjælp, de har behov for. Formålet med initiativet om ledelsesinformation er, at: Skabe gennemsigtighed og styrke kommunalbestyrelsens fokus og opfølgning på kvaliteten af indsatsen på børneområdet gennem bedre brug af ledelsesinformation. Initiativet ledelsesinformation skal bidrage til, at kommunerne bedre kan levere den nødvendige strategiske ledelsesinformation, som giver kommunens øverste ledelsesniveauer overblik over udviklingen i kvaliteten af sagsbehandlingen og indsatserne på området, og understøtter en proaktiv politisk, økonomisk og faglig styring. 4.4. Forventede resultater Projektet skal udmunde i følgende produkter (output): En sammenhængende beskrivelse af de kerneelementer, som er nødvendige for at sikre faglig ledelse og ledelsesinformation af høj kvalitet. o Kerneelementerne er udviklet på baggrund af en grundig og systematisk kortlægning af alle landets kommuner ud fra eksplicitte kriterier for kvalitet, så modellerne repræsenterer best practice, og det er sandsynliggjort, at disse er virksomme i forhold til det beskrevne formål. Kortlægningen og analysen skal både omhandle, hvad kommunerne oplever at have brug for, hvad de allerede har af redskaber og hvilke af disse, de anvender i dagligdagen. Konkrete, konstruerede eksempler på, hvorledes disse kerneelementer kan være udformede, og hvordan og i hvilke situationer de skal anvendes.

[19] o Eksemplerne skal afspejle forskellige organisatoriske konstruktioner og være målrettet de enkelte niveauer, der skal modtage ledelsesinformation eller udøve faglig ledelse. Eksemplerne skal være kvalificerede og veldokumenterede, så det sikres, at kerneelementerne kan fungere på den måde, de beskrives. Eksemplerne skal understøtte implementeringen af elementerne, så det bliver intuitivt forståeligt, hvordan elementerne kan anvendes i praksis og hvilke fordele, der er herved. Konkrete redskaber til brug for faglig ledelse og ledelsesinformation, som er afprøvede, testede og umiddelbart mulige at tage i anvendelse. o Redskaberne skal være velbeskrevne og skal kunne bruges enkeltvis eller samlet. Der kan både være tale om fagsystemer, med informationer om udviklingen i sagerne, og overliggende data-warehouse, som opsamler nøgletal for økonomi m.m. Det skal fremgå, om redskaberne forudsætter bestemte organiseringer eller fagsystemer, og hvilke ressourcer og medarbejderkompetencer, der kræves for at anvende dem. Hvis redskaberne er ITbaserede, skal de kunne anvendes i DUBU eller et tilsvarende system. Redskaberne skal adressere forskelle i kommunestørrelse, organisering, IT-understøttelse, socioøkonomiske forhold mv. Efter projektets afslutning forventes dette at føre til følgende resultater (outcomes): Kort sigt De udviklede kerneelementer, eksempler og redskaber er kendte og efterspurgte af kommunerne. Der skal løbende i projektet være en tæt dialog om og kvalitetssikring af de udviklede kerneelementer og redskaber. o Dette sikres dels via den grundige og systematiske kortlægning og analyse af kommunernes nuværende behov for og praksis med hensyn til faglig ledelse og ledelsesinformation samt ved en tæt dialog med udvalgte kommuner i løbet af projektet. o Derudover via en række implementeringsunderstøttende aktiviteter og produkter, herunder implementeringsguides til de enkelte elementer og redskaber, som tydeliggør, hvilke lokale kompetencer og rammer, som forudsættes for at anvende redskaberne hensigtsmæssigt. o Endelig ved de gennemførte formidlings- og udbredelsesaktiviteter i projektet. Man vil således som kommune kunne indgå i kortere forløb, hvor man får støtte fra tilbudsgiver og fra Socialstyrelsen til at tage de udviklede kerneelementer og redskaber i anvendelse. Mellemlang sigt De kommuner, som anvender de udviklede kerneelementer, eksempler og redskaber, oplever en øget kvalitet i den faglige ledelse og styring af sagsbehandlingen på børne- og ungeområdet o Dette sikres ved, at de udviklede materialer afspejler best practice, og at det er sandsynliggjort og grundigt beskrevet, hvordan brugen af kerneelementer og redskaber øger kvaliteten. o Der laves en opfølgning af initiativet i 2016 med henblik på at afdække anvendelsen af de sammenhængende kerneelementer for ledelsesinformation og god faglig ledelse i kommunerne. Opfølgningen vil fokusere på, hvordan og i hvor høj grad kerneelemen-

[20] terne og redskaberne er implementeret i kommunerne. Opfølgningen indgår ikke som en del af nærværende udbudsopgave. Lang sigt Sagsbehandlingen og styringen af børne- og ungeområdet i kommunerne har høj faglig kvalitet. o Sagsbehandlingen bygger på et fælles fagligt grundlag, som er kendt i organisationen og anvendt i den konkrete sagsbehandling. o Kommunalbestyrelsen får øget opmærksomhed og ejerskab til kommunens indsats på området, ved at få løbende data om udviklingen i indsatser og resultater fra såvel myndigheds- som leverandørniveau og der sker en styrkelse af den politiske styring på området. o Sagsbehandlerne gives mulighed for læring, sparring og erfaringsudveksling med kolleger og specialister, så den relevante viden anvendes i sagerne. o Sagsbehandlingen er mere systematisk og bedre dokumenteret og baseret på aktuelt bedste viden og med færre fejl og processuelle mangler. o Der bliver et bedre match mellem barn, ung, familie og indsats og dermed større effekt af indsatsen. 4.5. Målgrupper for projektet De to initiativer har delvist overlappende målgrupper, men målgrupperne har forskellige roller i forhold til henholdsvis faglig ledelse og ledelsesinformation. Faglig ledelse Målgrupperne for de sammenhængende beskrivelser af kerneelementer i faglig ledelse er de ledelsesniveauer i kommunen, der sætter de faglige rammer og retningslinjer, herunder fagdirektører, børne- og familiechefer, samt de afdelingsledere, teamledere og faglige ledere, som har ansvar for den daglige, faglige ledelse af området. Den daglige ledelse fører tilsyn med og sikrer lovmedholdelighed i den daglige sagsbehandling, i håndteringen af underretninger og henvendelser og i det tværfaglige samarbejde. Den faglige ledelse rettes mod de myndighedssagsbehandlere, der med baggrund i den børnefaglige undersøgelse og efterfølgende handleplan træffer afgørelse om indsatser for barnet, den unge og familien, og som foretager den løbende opfølgning på, om indsatsen opfylder sit formål og har en positiv effekt i forhold til barnet og familien. Rammesætningen for den faglige ledelse foretages af den politiske ledelse (kommunalbestyrelsen og de relevante fagudvalg), og den kommunale topledelse (børne- og ungeforvaltningens øverste ledelse, dvs. børne- og ungedirektører, familiechefer og børne- og ungechefer). Den politiske ledelse sætter rammerne for arbejdet via den sammenhængende børne- og ungepolitik, standarder, budgetter, strategier med videre. Den kommunale topledelse udmønter de politiske rammer og strategier i forvaltningens arbejde og har ansvar for, at rammerne for arbejdet er hensigtsmæssige.

[21] Ledelsesinformation Initiativet om ledelsesinformationen retter sig mod den politiske ledelse og den kommunale topledelse, som gennem anvendelse af ledelsesinformation skal have det bedst mulige grundlag for at prioritere og styre indsatsen på børne- og ungeområdet i forhold til de opgaver, som Serviceloven pålægger kommunen og de målsætninger, man lokalt har fastsat. Herunder bruges ledelsesinformation til opfølgning på strategier, politikker, serviceniveauer med mere. Den kommunale topledelse skal anvende ledelsesinformation til at sikre lovmedholdelighed og kvalitet i sagsbehandlingen og i tilbuddene til borgerne og for at kunne producere analyser og oplæg til kommunalbestyrelsen. Ledelsesinformationen skabes dels via nøgletal, dels via den løbende dokumentation af sager og foranstaltninger, dels via analyser foretaget af den daglige ledelse eller af topledelsen. Ledelsesinformationen skal målrettes det ledelsesniveau, som skal modtage den. Det er den daglige ledelse, som har ansvar for, at der sker en løbende, systematisk dokumentation i sagerne, som grundlag for at generere ledelsesinformation. Dette skal både være for sagsbehandlerne i forvaltningen, men de skal også sikre, at leverandører af tilbud og foranstaltninger (anbringelsessteder, behandlingstilbud for børn, unge eller familier, kontaktpersoner m.v.) dokumenterer resultaterne af indsatserne, som baggrund for at kunne vurdere sammenhængen mellem behov, indsats og økonomi. Afhængig af de valgte indikatorer, der skal indgå i ledelsesinformation, kan der også være tale om skoler og dagtilbud. Målgruppernes rolle i forhold til både faglig ledelse og ledelsesinformation er illustreret nedenfor: Tilbudsgiver skal have alle målgrupper for øje i designet.