Revideret den 2. december 2005 skriver vi Sådan skriver vi i Lejerbo Et dokument fra Lejerbo skal være indbydende sat op, let at læse, nemt at forstå og frem for alt fri for stavefejl. Dette budskab gælder alle, der skriver i Lejerbo, hvad enten der er tale om et brev, et notat, en rapport, en fax, en følgeseddel eller måske blot en e-mail. I denne pjece giver vi nogle tips til, hvordan man forbedrer sin skriftlige kommunikation, og samtidig har vi angivet retningslinierne for, hvordan vi skriver i Lejerbo. God arbejdslyst!
1) Dokumenter generelt Vores dokumenter skal have en kort og fængende overskrift, der siger noget om det, dokumentet handler om - overskriften sættes i fed (fremhævet tekst). Efter overskriften kan man i en indledende sætning evt. give et kort resumé af dokumentets hovedbudskaber. Særligt for breve, e-mail, fax og følgesedler Starthilsen eller ej? Skal man indlede sine breve med en starthilsen? Det er op til en selv at vurdere fra gang til gang. Hvis man vælger at indlede med en starthilsen, anbefaler vi, at man bruger»kære fornavn + efternavn«. Denne starthilsen kan bruges uanset, om man er Des eller dus med modtageren. Starthilsner som»kære fornavn«eller blot»hej fornavn«bør kun bruges i tilfælde, hvor man kender modtageren rigtig godt - typisk ved intern korrespondance. Des eller dus? Dette er op til den enkelte medarbejder at afgøre. Blot skal vi gøre opmærksom på, at det efterhånden er udbredt praksis at være dus. Modtager man derimod et brev eller en mail, hvor Des-formen er brug, er vi naturligvis også Des, når vi svarer. Sluthilsen Man afslutter altid sine breve med en sluthilsen - denne påbegyndes tre linieskift efter sidste linie i teksten. I Lejerbo bruger vi følgende sluthilsen:»med venlig hilsen«, og lige nedenunder på næste linie skrives Lejerbo. Herefter indsættes tre linieskift, hvorefter man skriver sit navn. Breve, fax og følgesedler underskrives naturligvis lige over navnet. Om e-mail i Lejerbo E-mail skriver vi med standard-typografi en - det vil sige skrifttypen Arial i punktstørrelse 10. I sit e-mail-program (Outlook) kan man på forhånd definere en sluthilsen (en signatur) - det skal du gøre, før du sender e-mail fra Lejerbo. Gør som følger: Åbn dit Outlook-program, gå ind i menupunktet»funktioner«, vælg»indstillinger«, vælg»postformat«, vælg»signaturer«, vælg»ny«. Kald din nye signatur for»sluthilsen«og klik på Næste. Skriv»Med venlig hilsen«efterfulgt af tre linieskift, hvorefter du skriver dit navn og efternavn. Lav et linieskift og skriv nu din afdeling eller regionskontor og sæt punktstørrelsen for dette til 8. Lav igen et linieskift, og lav en streg (svarende til længden på dit navn) ved at holde Shift-tasten nede og trykke på tasten med tankestreg. Markér stregen, og klik på»skrifttype«, vælg farven rød (så stregen bliver rød). På næste linie skal du indsætte Lejerbos logo. Det gør du ved at klikke dig ind på www.lejerbo.dk og højreklikke på logoet i øverste venstre hjørne og vælge Kopier. Gå tilbage til din signatur-opsætning, højreklik i linien under den røde linie og vælg Indsæt. På linien under logoet skriver du adressen, dit direkte telefonnummer (eller evt. 70 12 13 10), faxnummer, e- mail og hjemmesideadresse som vist i eksemplet bagest i denne pjece. Endelig skal du nu under fanebladet Postformat vælge din nye sluthilsen i feltet Signatur i svar og videresendelser. Fremover vil det være sådan, at din sluthilsen altid er på fra start, når du skriver eller besvarer en mail. Det kan virke lidt besværligt, men det skal kun gøres denne ene gang
2) Særligt for notater og rapporter Indholdsfortegnelser Indholdsfortegnelser optræder på første side efter for siden (og et eventuelt forord) og skal sætte læseren i stand til hurtigt at få et overblik over tekstens indhold. Af en indholdsfortegnelse fremgår overskrifterne for kapitler, afsnit og eventuelt underafsnit med angivelse af de til hørende sidenumre. For en tekst der kun indeholder 2-3 kapitler, vil det som regel være overflødigt med en indholdsfortegnelse, medmindre kapitlerne indeholder et væld af afsnit. Det er godt at bruge sin sunde fornuft til at afgøre, hvorvidt man skal lave en indholdsfortegnelse eller ej. Indledninger Efter indholdsfortegnelsen kommer indledningen. En indledning er en introduktion. Indledningen skal gøre læseren interesseret i at læse resten af teksten, og derfor må den godt være lidt uformel. En halv til en hel side er en passende længde for en indledning. Indledninger på 1-2 linier er overflødige, og hvis man virkelig ikke har mere at sige om resten af teksten, så må man bare gå lige til sagen. Indledninger kan fortælle noget om hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan og hvorfor i relation til teksten. Tips til selve teksten Skriv til læseren Gør selve teksten nærværende for læseren - brug ord som»du«og»dig«(eller»de«og»dem«). Tænk først. Skriv siden. Lav en plan for dit skrivearbejde, inden du begynder. Hvordan skal teksten disponeres? Lav en liste med nogle stikord til tekstens indhold. Foregrib læserens spørgsmål En tekst kan ofte ses som svar på et spørgsmål. Hvilke(t) spørgsmål er din tekst et svar på? Vær opmærksom på din sætninger Skriv aldrig lange, kringlede sætninger eller afsnit. Skriv korrekt, letforståeligt og aktivt. Undgå indskudte sætninger. Skriv gerne korte afsnit, det giver mere luft og øger læsevenligheden. En sætning bør ikke indeholde mere end 15-18 ord i gennemsnit, og den bør kun sjældent overskride 30 ord (jævnfør anbefalinger fra Statens Information og almindelig sund fornuft). Skriv enkelt Vælg altid et kort ord frem for et langt, hvis betydningen er den samme. Undgå fremmedord. Hvis du an vender forkortelser, bør du forklare betydningen, første gang de fremkommer. Skriv tydeligt Undgå tvetydige ord eller sætninger - det vil sige ord/ sætninger, der let kan misforstås. Skriv lige ud, hvad du mener. Anvend lette ord - svære ord giver ingen gratis troværdighed. Undgå unødvendigt forstærkende ord. Det er sjældent, at noget er enormt, fantastisk eller unikt. Skriv letforståeligt Mange tekster er unødvendigt kringlede. Det, der skrives, bliver ikke læst eller misforstås. Tænk på, at dit arbejde er spildt, hvis ikke modtageren forstår, hvad du mener, når du vil fortælle, informere, skabe handling, skabe kontakt, påvirke eller dokumentere. Begræns brugen af gummi-ord Gummi-ord er ord som»vel, hvad angår, i videst muligt omfang, måske, nok, muligvis«. Disse giver teksten en lidt»vattet«stil, og brugen af dem bør derfor begrænses til et minimum.
3) Skriv på dansk Cash flow og spinoff er engelske ord. De gør ikke teksten smartere, snarere sværere at forstå! Det er yderst sjældent, at engelske ord ikke findes på dansk - brug derfor kun danske ord. Vær opmærksom på orddelinger Det er bedst at undgå orddelinger, men det kan ofte være svært/umuligt. Når du anvender automatisk orddeling, så vær opmærksom på, om delingen er korrekt. Del ikke navne, tal, telefonnumre, årstal og forkortelser. Vær forsigtig med forkortelser Det er aldrig forkert at skrive hele ordet. Forstår læ seren din forkortelse? Den smule tid du sparer ved at forkorte ord, stjæler du fra læseren, når han/hun skal tænke over, hvad din forkortelse står for. Korte overskrifter Undgå lange overskrifter. Det er ofte muligt at koge overskrifter ned til et minimum uden at tabe læseren. Lad teksten hvile Hvis du har skrevet en længere tekst, kan det være en fordel at lægge den væk et øjeblik - gerne til næste dag, hvis tiden tillader det. Læs den igennem igen, og lad også gerne kolleger kommentere den, hvis du har mulighed for det. Ofte vil du kunne tilføje noget nyt eller fjerne noget overflødigt og dermed gøre teksten endnu bedre. Læs eventuelt teksten højt for dig selv (og gerne andre) Hvis man læser teksten højt for sig selv (eller andre), ud leverer man som regel samtidig alle tekstens svagheder. Skriv korrekt Vær omhyggelig med retskrivning og grammatik. Brug altid din stavekontrol, der jo er tilgængelig på vores tekstbehandlingsprogram. Hvis du er i tvivl, så slå ordet op - eller ring til Dansk Sprognævn på tlf.: 32 54 60 11 i tidsrummet ma.-to. 10-12 og 13-15; fredag 9.30-12.30. På hjemmesiden ww.retskrivning.dk kan man bruge Retskrivningsordbogen online hele døgnet - det er nemt og ganske gratis. Læs dokumentet igennem, inden du sender det. Kontroller i øvrigt altid dine fakta (navne, datoer, årstal mv.). Med eller uden»r«? Enkelte har af og til svært ved at afgøre, hvorvidt et ord ender på»r«. Det er som regel i situationer, hvor det ikke fremgår helt tydeligt af udtalen - f.eks. jeg kører lige en tur, jeg lærer ikke noget, eller vi vil minimere sandsynligheden for fejl. Hvis man er i tvivl, kan man altid erstatte ordet med ordet»spise«. I de to første eksempler ovenfor vil det være ind lysende, at ordene»kører«og»lærer«skal ende på»r«, idet det hedder»jeg spiser«. Det er også nemt at afgøre, at ordet»minimere«fra sidste eksempel ikke skal ende på»r«, idet det hedder,»vi vil spise«. VERSALER (store bogstaver) Skriv aldrig hele sætninger med versaler - det gør det meget svært at læse. Brug hellere fed (fremhævet). Skal man skrive vor, vort, vore eller vores? Mange har svært ved at finde ud af, hvornår man bruger ordene vor, vort, vore og vores. Vi anbefaler, at man kun bruger vores, hvis man er i tvivl - det gør det hele meget nemmere.
4) Undgå omvendt ordstilling En tekst bliver meget kedelig at læse, hvis den indeholder omvendt ordstilling. Skriv det væsentlige først - her følger nogle eksempler til inspiration! Skriv ikke de af arbejdsløshedskassemedlemmerne på tro og love oplyste indkomstforhold de i kommunen bosiddende personer de i loven nævnte betingelser de til rådighed stående midler det Dem i skrivelse om bevilling af boligsikring givne pålæg de under punkt A nævnte præmier et af ministeren nedsat udvalg Skriv hellere de indkomstforhold medlemmerne af arbejdsløshedskassen har oplyst på tro og love de personer der bor i kommunen de betingelser der er nævnt i loven de midler der er til rådighed det pålæg De har fået i brevet om bevilling af boligsikring de præmier der er nævnt under punkt A et udvalg nedsat af ministeren Skriv aktivt Lav passivt sprog om til aktivt, se følgende eksempler til inspiration: Passivt sprog tager under overvejelse tager i anvendelse tager sin begyndelse har sin rigtighed undergået forandring foretager en kortlægning af gør til genstand for behandling foretager en undersøgelse af retter henvendelse gennemfører huslejeforhøjelser giver meddelelse om foretager en gennemlæsning foretage en implementering af foretage en justering af foretage en evaluering af foretage en opgørelse af foretage en gennemgang af træffe beslutning om Aktivt sprog overvejer anvender, bruger begynder er rigtigt ændret kortlægger behandler undersøger henvender sig forhøjer huslejen meddeler læser gennemføre justere vurdere opgøre gennemgå beslutte
5) Forslag til alternative ord og vendinger Skriv nogenlunde, som du taler. Det giver ikke øget anerkendelse at formulere sig kringlet - snarere tværtimod. Se evt. følgende eksempler til inspiration: Dårligt med henblik på under hensyntagen til i størst muligt omfang idet vi anerkender modtagelsen af Deres brev af. vedlagt/hoslagt finder De. såfremt De måtte have spørgsmål til ovennævnte, er De velkommen til at kontakte undertegnede fremmede ord (f.eks. respons ) erindringsskrivelse hvorledes ligeledes nærværende indtræffe rekvirere således således, at såvel som såfremt, dersom, i fald, i tilfælde af at, i det omfang, under forudsætning af at, forudsat, om, for så vidt skrivelse fremsende, tilsende forefindes idet vi skal foreslå følgelig angående forløbne indeværende ligeledes med det formål at forinden Bedre for da mest muligt tak for Deres brev af vi sender Dem her. hvis De har nogle spørgsmål, er De velkommen til at ringe til mig på telefon xx xx xx xx danske ord (f.eks. svar ) rykker hvordan også denne, dette ske få, bestille derfor, altså så både og hvis brev sende er vi foreslår derfor om sidste i dette/denne også for at før
6) Og så, er der det med kommaer... Kommaer skal gøre teksten let at læse og forstå. De fleste kan som regel sætte kommaet korrekt. Det hænder dog, man bliver i tvivl - og hvor ender kommaet så? Hvis du er i tvivl om, hvor kommaet skal sættes, kan det være en hjælp at læse teksten højt. Der hvor du laver naturlige pauser, bør der som hovedregel også være et komma. I Lejerbo bruger vi grammatisk kommatering, idet det nye komma endnu ikke er særlig udbredt (og spørgsmålet er, om det nogensinde bliver det). I det følgende gives de vigtigste huskeregler: Sæt komma, når ledsætningerne skal afgrænses fra helsætninger. For at der kan være tale om en sætning, skal der mindst være et grundled (x) og et udsagnsled (o). Udsagnsleddet (o) er det, man kan sætte»jeg«foran, mens grundleddet (x) findes ved at spørge»hvem/ hvad«. Eksempel: Regeringspartierne fremsætter i dag et lovforslag, x o der skal fremskynde behandlingen af asylsager, x o hvor det er åbenbart, at ansøgeren ikke falder ind under x o x o flygtninge problemet. Sæt komma foran tiltaleord, som ikke er led i sætningen. Eksempel: Vågn op, kammerat. Sæt komma foran navnetillæg. Eksempel: Søren, den klodsmajor, falder hele tiden. Sæt komma ved opremsninger. Eksempel: Hun købte gulerødder, radiser, blomkål og tomater. Sæt komma ved udråb. Eksempel: Så for pokker, nu røg skien af igen. Sæt komma omkring indskudte sætninger. Eksempel: Vi mener, og det er vi ikke ene om, at broen bør bygges nu. Sæt komma for at undgå flertydighed (eller formuler sætningen om!). Eksempel: Han var uegnet til at køre bil på grund af mangel på søvn, og spiritus. Sideordnede tillægsord markeres med komma. Eksempel: En ældre, veltjent bil. Sæt komma i adresser og lignende opremsninger, når de ikke adskilles af eksempelvis et linieskift. Eksempel: Lejerbo, Kristianiagade 9, 2100 København Ø. Sæt komma ved ufuldstændige ledsætninger. Eksempel: Du skal forberede dig på at skrive, hvis ikke, bliver I din tekst dårlig. Sæt komma i ufuldstændige sætninger, når udsagnsleddet er underforstået. Eksempel: De gik op ad trappen, jeg ned. Sæt altid komma foran»men«. Eksempel: Det er dyrt at flyve, men hurtigt. Sæt komma foran»at«, når det ikke indleder en navnemåde. Eksempel: Det var ikke til at se, at han drak for meget. (Men altså ikke komma foran det første»at«, idet det netop efterfølges af navnemåde).
7) Graf- og diagramtyper Lagkagediagrammer Opdeling af en mængde eller anden størrelse kan vises ved et såkaldt lagkagediagram. Her har man helheden - altså 100% (f.eks. vores samlede omkostninger) illustreret som en cirkel, og ved hjælp af udsnit (eller % er af helheden) kan man vise, hvor mange penge der går til forskellige formål. Lagkagediagrammer bruges altså til at vise, hvor meget bruges der af det hele til de enkelte dele? Søjlediagrammer Søjlediagrammer bruges til at vise kvantitet - hvor meget er der af noget? Ved brug af søjlediagrammer kan man direkte aflæse, at der f.eks. det ene år blev importeret x tons, det andet år y tons osv. 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0,0 Linier/kurver Linier eller kurver bruges til at vise tendenser - hvordan er udviklingen? 0,5 3-D-grafer Undgå at bruge 3-D-grafer (grafer i tre dimensioner), da disse giver en meget ringe læsbarhed. 0,4 0,3 0,2 0,1 0,0
8)