Finansvejledning Finansvejledning...1 Finansmodulet...4 Indledning...4 Symboler og typografer...5 Opsætninger...6 Firmaoplysninger...6 Regnskabsopsætning...10 Nummerserie...18 Bogføringsgrupper...21 Momsbogføringsgrupper...25 Spor...29 Generelt (Sprog, Lande, Valutaer)...31 Kladdetyper...37 Opsætning af ændringslog...40 Ændringslog...42 Udskrivning af ændringslog...43 Slet ændringslogposter...44 Opsætning af virksomhedsnoter...45 Statslige opsætning herunder integration til SKS...51 Indledning...51 Fanebladet Statslige opsætninger...51 Løngrupper...53 Datastrømme fra SKS....54 SKS Kontoplan...54 SKS Perioder...55 SKS Aktivitets Perioder...57 SKS Delregnskaber...58 Koncernimportlog...59 Datastrømme fra SLS...59 Pai-data...59 Lønfinans-poster...59 Indlæsning af lønfinansposter...62 Kørslen Indlæs lønposteringer...62 Lønindbakkefejlloggen...63 Typiske fejl...64 Kontobroen...66 Dimensionsbro...68 Eksport af finansposter...70 Eksporter gammel periode...70 Koncerndatabaseeskportlog...71 Synkroniseringslog...71 Indlæs bevillingsposter...73 Multidimensionalitet...74 Indledning...74 Sådan oprettes genvejs Dimensioner...74 Dimensions værdier...75 1
Sådan opsættes genvejsdimen sioner i regnskabsopsætningen...77 Dimensions kombinationer...79 Prioritering af standarddim....82 Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti...83 Opsætning af dimensionsforslag på bla. Kreditor og Debitor...87 Budgetter...90 Indledning...90 Oprettelse af budget...91 Oprettelse af budgetnavn...91 Budgetter...92 Budgettering...95 Udlæsning af budget til Excel...99 Indlæsning af budget...101 Kopiering af budgetter...104 Rapporter...106 Budgetanalyse uden finanskontovisning...106 Budgetanalyse med finanskontovisning...107 Kontoskemaer...109 Indledning...109 Oprettelse af kolonneformater...109 Opsætning af kontoskemaer...111 Udskrivning samt udlæsning af kontoskemaer til Excel...114 Analyser...122 Indledning...122 Opsætning af analyser...122 Opdatering af analyser...126 Dimensionsanalyser...127 Indledning...127 Dimensionsanalyse...127 Udlæsning af analyser til Excel...131 Kassererkladder...132 Indledning...132 Indtastning i kassererkladden...135 Afstemning af kladdelinier...137 Kontrol af kladdelinier...138 Klarmelding af kladden...138 Bogføring af kladden...139 Udgiftsfordeling...141 Formålet med udgiftsfordelingen...141 Opsætning af udgiftsfordelingen...142 Udgiftsfordelte finanskonti...143 Fastholdte dimensioner...143 Udgiftsfordel Analyser...145 Udgiftsfor-delingsjounaler...147 Placering af Udgiftsfordelingsposter...148 Genberegning af en udgiftsfordeling...149 Sletning af en udgiftsfordeling...149 Udskrivning af udgiftsfordelingsjournalerne...149 Appendiks...150 Finansposter...150 2
Ressourceposter...150 Eksempel 1...150 Eksempel 2...151 Eksempel 3...152 Dimensionsfordeling...155 Indledning...155 Opsætning af Dimensionsfordelingsnøgler...155 Opsætning i kontoplanen...156 Anvendelses af forbrugsfordeling...157 Moms procedurer mv...162 Formål...162 Forudsætning...162 Opsætning af moms...163 Sådan opsætter du momsvirksom-heds-bogføringsgrupper...163 Sådan opsætter du moms-produkt-bogføringsgrupper...164 Sådan opsætter du moms-bogførings-opsætning...165 Sådan opsætter du momsnumre...166 Beregning af moms...167 Moms af handel i Danmark...168 Moms af handel i EU...168 Køb af varer i øvrig udland...169 Salg af varer inden for EU...171 Salg af varer i øvrig udland...171 Afregning af moms...172 Afregning af toldmoms...174 Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR-moms)...180 Korrektionsmoms...181 Rapporter til afstemning af moms...182 Sandsynliggørelse af moms...182 Listeangivelse om EU-moms til Told og Skat...183 Rapporter...185 Rapporter...185 Konsolidering...186 Indledning...186 Oprettelse af lokalregnskab...186 Opsætning i lokalregnskab...194 Opsætning i koncernvirksomhedsregnskabet...196 Konsolidering af regnskaber på samme database...197 Konsolidering af regnskaber fra flere databaser....200 Journaler...204 Rapporter...206 3
Finansmodulet Indledning Finansmodulet i Navision Stat kan betragtes som kernen i systemet. Det er her mange af de overordnede opsætninger foretages, såsom oprettelse af nummerserier, kladdetyper eller opsætning af synkroniseringsparametre til SKS. Det er fra dette modul, brugeren får adgang til bl.a. finanskontoplanen, dimensionskontoplanerne, dimensionsanalyserne og kontoskemaer. Budgetteringsfaciliteten forefindes også i dette modul samt en hel række periodiske aktiviteter såsom momsafregning, bankkontoafstemning, versionsstyring m.m. Herudover kan der også nævnes funktionaliteter vedr. konsolidering, udgiftsfordeling etc, der også foretages fra dette modul. Hovedmenuen: 4
Symboler og typografer I dette afsnit er der angivet, hvilke symboler og typografier, der er anvendt i manualen. I oversigten kan du se, hvordan forskellige typer ord fremhæves. Skrives det Repræsentere det sådan Sti : Stiangivelser; Disse skrives som vist. Finans/Opsætning/F irmaoplysninger Feltet Beskrivelse Feltnavne; der indgår i teksten. Disse skrives i. Knappen Hjælp Knapper; Disse skrives med fed. Menuknappen Menuknapper; Disse skrives med fed. Funktion Menupunktet Menupunkter; Disse skrives med fed. Kopier budget På vinduet Vinduer/Tabeller; Disse skrives som vist. Dimensioner På fanebladet Faneblade; Disse skrives som vist. Indstillinger Jette Hansen Tekst du skal indtaste; skrives i kursiv. Fin.flf Filnavne; Disse skrives som vist. Bemærk: Bemærkninger; Bemærk: vil stå i starten af sætningen, og skrives i kursiv og fed. Resultatopgørelse Valgmuligheder. Disse opstilles med punkttegn. Balance (Shift+F5) Genveje; skrives i parentes. De særlige symboler, der findes i vinduerne på skærmen. Disse sættes i gåseøjne. 5
Opsætninger For at kunne anvende og bogføre i Navision Stat kræves det, at der er defineret en række opsætningsdata. Disse bliver gennemgået i det følgende. Firmaoplysninger Sti: Finans\Opsætning\Firmaoplysninger I firmaoplysninger indtastes institutionens navn, adresse m.m. Det vil være de oplysninger, der står her, som vil fremgå på eksempelvis salgsfakturaer og kvitterings-mails, der indsendes til ØS i forbindelse med en versionsopdatering. Fanebladet Generelt: Feltnavn Navn Adresse Adresse 2 Postnr./by Landekode Telefon SE/CVR-nr Beskrivelse Her kan du angive institutionens navn. Her kan du angive institutionens adresse. I dette felt kan du evt. indtaste postboks. Bemærk: Kan den fulde adresse ikke stå under adresse, fordi den er for lang, kan adresse 2 udfyldes med resten. Her kan du indsætte institutionens postnr., hvorefter systemet automatisk indsætter det tilhørende bynavn. Bemærk: Findes postnr. ikke i posttabellen, kan du ved at trykke på pilen selv oprette det manglende postnr. og by. Her kan du indtaste institutionens landekode. Her kan du indtaste institutionens telefonnr. Her kan du indtaste institutionens SE/CVR-nr. 6
Knappen Virksomhed Knappen Billede Under knappen virksomhed kan der oprettes en række ansvarscentre. Et ansvarscenter kan være et omkostningscenter, et resultatcenter eller et investeringscenter. Ansvarscentre kan f.eks. være salgskontorer, en indkøbsafdeling for andre afdelinger og et fabriksplanlægningskontor. I Navision Stat 3.60 opretter du ansvarscentre som en hjælp til at administrere virksomheden. Et ansvarscenter kan f.eks. administrere køb og salg for et eller flere lagre eller distributionscentre, hvor varerne håndteres og oplagres før brug. Du tildeler selv en kode til et ansvarscenter, og du har mulighed for at knytte de globale dimensionsværdi til ansvarscentret. Koden kan bruges i de billeder hvor felter Ansvarscenter findes. Herfra kan du indlæse institutionens logo (billedet skal have formatet bmp). Det er også muligt at udlæse logoet eller slette det. Fanebladet Kommunikation: Feltnavn Telefon Telefax E-mail Hjemmeside Beskrivelse Hvis du på fanebladet Generelt har udfyldt feltet Telefon, ville dette felt automatisk blive opdateret med det pågældende telefonnr. Her kan du angive institutionens Telefaxnr. Her kan du indtaste institutionens E-mail adresse. Her kan du angive institutionens hjemmeside. 7
Fanebladet Betaling Feltnavn Banknavn Bankregistrerings nr. Bankkontonr. PBS-nr. Gironr. IBAN-nr. Beskrivelse Her kan du indtaste navnet på institutionens bankforbindelse. Bemærk: Oplysningerne bliver bl.a. brugt på salgsfakturaer. Her kan du angive institutionens bankregistreringsnr. Her kan du indtaste institutionens bankkontonr. Her kan du indsætte institutionens PBS-nummer (Pengeinstitutternes Betalings Service). Her kan du indsætte institutionens gironummer. Her kan du indsætte institutionens IBAN-nr. (International Bank Account Number). Alle betalinger til EU-lande skal indeholde et IBANnummer, som består af følgende: 2 bogstaver for landekode (f.eks. DK for Danmark) 2 cifre, som er en kontrolnøgle 4 cifre for bankens registreringsnummer 10 cifre for bankkontonummer Et IBAN-nummer kan højst bestå af 34 tal eller bogstaver. Længden af IBAN-numre er forskellige fra land til land. Et dansk IBAN-nummer er på 18 tal eller bogstaver. I dette eksempel er flg. IBAN-nummer anvendt, DK33810910193806. 8
Fanebladet Levering: Oplysningerne på fanebladet Levering anvendes i tilfælde af, at institutionen skal have leveret varer til en anden lokation. Bemærk: Oplysningerne bliver brugt på købsordre. Feltnavn Beskrivelse Leveringsnavn Her kan du skrive navnet på den lokation, som virksomhedens varer skal leveres til. Leveringsadresse Her kan du skrive adressen på den lokation, som virksomhedens varer skal leveres til. Leveringsadresse Her kan du skrive endnu en del af den adresse, som varer 2 til virksomheden skal leveres til. Er der tilknyttet en Leveringspostnr./ by postboks til adressen kan den også tilføjes her. Her kan du indsætte postnr./by på den lokation, som virksomhedens varer skal leveres til. Bemærk: Findes postnr. ikke i posttabellen, kan du ved at trykke på pilen selv oprette det manglende postnr. og by. Leveringslandeko Her kan du indsætte landekoden på den lokation, som de virksomhedens varer skal leveres til. Leveres attention Her kan du skrive navnet på den kontaktperson, som varer til virksomheden skal leveres til. Lokationskode Her kan du vælge den lokationskode, der svarer til virksomhedens leveringsadresse. Bemærk: Hvis feltet udfyldes med en lokationskode, vil programmet altid foreslå, at varerne leveres til den lagerlokation, hvor koden er oprettet, hver gang der bestilles varer til virksomheden. Ansvarscenter Her kan du indtaste en kode for standardansvarscentret. Dette ansvarscenter vil så blive brugt på alle købs- og salgsdokumenter, kun hvis debitor eller kreditor er opsat med et andet standardansvarscenter, vil det være det der bliver brugt. 9
Check beholdn. Period Check beholdn. Interval Basiskalenderkod e Tilpasset kalender Feltet indeholder den periode, du har defineret, og som programmet udfører disponeringsberegning for. Hvis du ønsker en hurtigere beregning af salgslinjer, kan du afkorte perioden. Bemærk: Retter sig mod lagermodulet og menupunktet lagervare pr. lokation. I dette felt skal du angive den tidsperiode, hvor programmet skal kontrollere varedisponering i forbindelse med ordrebekræftelser. Programmet vurderer derefter de kendte behov og tilgangssituationen inden for det fastsatte tidsrum. Følgende valgmuligheder forefindes: Dag Måned Kvartal År I dette felt kan du angive koden for den basiskalender, som du vil tildele din virksomhed. En basiskalender for et bestemt land ville f.eks. definere weekender og helligdage som fridage. Alle andre dage ville være arbejdsdage. I standardbasiskalenderen forudsættes det, at hver dag er en arbejdsdag, og derfor skal du angive, hvilke datoer der er fridage. Feltet viser, om virksomheden har oprettet en tilpasset kalender. Hvis det er tilfældet, indeholder feltet et Yes. Hvis ikke, indeholder feltet et No. Regnskabsopsæt ning Sti: Finans\Opsætning\Regnskabsopsætning I regnskabsopsætning defineres det generelle regelsæt for institutionen. 10
Fanebladet Generelt: Feltnavn Bogf. tilladt fra Bogf. tilladt til Registrer tid Beskrivelse Her kan du skrive startdatoen for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at styre datoer for hvornår det er tilladt at bogføre fra, kan du ændre datoen her. Her kan du skrive slutdatoen for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at styre datoer for hvornår det er tilladt at bogføre til, kan du ændre datoen her. Det kan være en godt ide at have opsat indeværende år, så der ikke bogføres med en forkert bogføringsdatoen, det ligger langt ud i fremtiden. Her kan du vælge, om programmet skal registrere tidsforbrug for brugeren. Marker afkrydsningsfeltet, hvis programmet skal registrere hver brugers tidsforbrug. Ved hjælp af tabellen Brugertidsforbrug kan du registrere, hvor meget tid den enkelte bruger anvender på regnskaberne. Når afkrydsningsfeltet Registrer tid er markeret, bliver der automatisk indsat oplysninger (om bruger-id, dato og antal minutter, der er arbejdet) i tabellen Bruger-tidsforbrug, hver gang du går ind og ud af programmet. 11
Lokalt adresseformat Personnavn ØMU-valuta Regnskabsvaluta kode Finanspost beskrivelse Her kan du angive, hvilket format adresserne skal vises i på udskrifterne. Hvis der i forvejen er angivet en landekode (under firmaoplysninger), vil det adresseformat landekoden er oprettet med, blive valgt i forhold til det format, som er defineret her. Her kan du angive, hvor kontaktpersonens navn skal placeres i adresser. Følgende valgmuligheder forefindes: Først; For dette valg skriver programmet kontaktpersonens navn som den første linje i adressen, efterfulgt af firmanavn, adresse osv. Efter firmanavn; For dette valg skriver programmet firmanavnet på den første linje, efterfulgt af kontaktpersonens navn, adresse osv. Sidste; For dette valg skriver programmet kontaktpersonens navn som den sidste linje i adressen, altså efter firmanavn, adresse, by osv. Marker afkrydsningsfeltet, hvis regnskabsvalutaen er en ØMU-valuta. Indtast valutakoden for regnskabsvalutaen. Her kan du angive om de bogførte finansposter skal have tildelt en standard-beskrivelse (f.eks kontonavn-teksten) eller den redigerede beskrivelsestekst fra Køb- /Salgslinier. Følgende valgmuligheder forefindes: Standard Køb-/Salgslinie Fanebladet Nummerering: 12
Feltnavn Beskrivelse Bankkontonumre Her kan du indtaste koden for den nummerserie, der skal benyttes, hvis du ønsker automatisk at få tildelt numre til dine bankkonti. Er feltet blankt vælge du selv hvad dine bankkonti skal hedde, det kunne f.eks.være det kontonr. du er ved at oprette bankkortet til. Fanebladet Dimensioner: Feltnavn Genvejsdimensio n kode felterne Standarddimensi on komb. Beskrivelse Her indsættes de dimensioner, der skal anvendes i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at vide mere om opsætning af dimensioner, læs da afsnit der hedder Multidimensionalitet. Såfremt der er sat et hak i dette felt fremkommer en fejl eller advarsel under indtastning af standard dimensioner til en individuel konto på det relevante kontokort. Feltet anvendes til at undersøge om dimensionskombinationerne er valide (se opsætning under Finans/Opsætning/Dimensioner/Dimensionskombination er). 13
Fanebladet Rapportering: Feltnavn Ekstra rapporteringsvalu ta Beskrivelse Her kan du angive, hvilken valuta der i givet fald skal bruges som ekstra rapporteringsvaluta i finansmodulet. Bemærk: Hvis du angiver en ekstra rapporteringsvaluta i dette felt, registreres beløb automatisk i såvel regnskabsvaluta som i den ekstra rapporteringsvaluta for hver finanspost og for visse andre poster, f.eks. momsposter. 14
Valutaregulering (moms) Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, kan du her angive, hvordan kontiene til momsbogføring i tabellen Momsbogføringsopsætning skal justeres for kursudsving mellem regnskabsvaluta og den ekstra rapporteringsvaluta. Gevinst og tab på valutakursudsving bliver først bogført, når du udfører kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Når du aktiverer kørslen Kursreguler valutabeholdninger, finder programmet reguleringskursen i tabellen Valutakurs og sammenligner derefter beløbet i felterne Beløb og Ekstra valuta (beløb) på momsposten for at fastlægge, om der foreligger et kurstab eller en kursgevinst. Kørslen bruger den mulighed, du har valgt i dette felt, til at bestemme, hvordan kursgevinster eller -tab på momsposter skal bogføres. Følgende valgmuligheder forefindes: Ingen regulering; Dette er standard. Der foretages ingen kursregulering af momskontoen. Regul.beløb; Med denne mulighed reguleres regnskabsvaluta for eventuelle kursgevinster eller -tab. Eventuelle kursgevinster eller -tab bliver bogført på momskontoen (beløbsfeltet) og på de konti, du har angivet til gevinst og tab i feltet Realiseret finansgevinstkonto eller Realiseret finanstabskonto i valutatabellen. Regul.ekstra valutabeløb; Vælg denne mulighed, hvis den ekstra rapporteringsvaluta skal reguleres for kurstab eller -gevinst. Der bliver bogført et eventuelt tab/gevinst på momskontoen (feltet Ekstra valuta (beløb)) og på de konti, du har oprettet til tab og gevinst i felterne Realiseret finansgevinstkonto eller Realiseret finanstabskonto i valutatabellen. 15
Fanebladet Udligning: Feltnavn Fakturaafrunding spræcision-rv (RV: Regnskabsvaluta) Fakturaafrunding sretning-rv (RV: Regnskabsvaluta) Beskrivelse Her skal du angive størrelsen af det interval, der skal benyttes ved afrunding af fakturabeløb, eksempelvis: 1,00 Afrund til hele tal 0,05 Afrund til et tal deleligt med 0,05 0,01 Ingen afrunding Her kan du angive, om fakturabeløb skal rundes op eller ned. Oplysningerne sammenholdes med oplysninger angivet i forrige felt. Følgende valgmuligheder forefindes: Nærmeste; Tal, der er 5, rundes op. Ellers rundes der ned. Op; Beløbet rundes op. Ned; Beløbet rundes ned. 16
Udlign.afrunding spræcision Maks. Momsdifference tilladt Momsafrundingst ype Bogf. af standardtolerance Kontantrabatrespitperiode Betalingstoleranc epct. Maks. Betalinstolerance beløb I dette felt kan du angive det interval, der skal gælde som afrundingsdifference for regnskabsvalutaen, når du udligner poster i regnskabsvalutaen med poster i andre valutaer. Eks. opsættes feltet med en afrundingspræcision på 0,02, accepteres en difference på 0,02 eller derunder og de poster der indgår i udligningen lukkes helt. Afrundingsdifferencen bogføres på den Valutaudlign.afrnd.kto der er opsat under enten Debitorbogføringsgrupper eller Kreditorbogføringsgrupper. I Navision Stat er det valutaen i den post, du udligner med en eller flere andre poster, der er afgørende for, hvilket interval der skal gælde som afrundingsdifference. Det kan kun lade sig gøre at beregne og bogføre afrundingsdifferencen, hvis posten, du udligner med en eller flere andre poster, er en betalingspost. I dette felt kan du angive det maksimale momskorrektionsbeløb, der er tilladt for den lokale valuta. I dette felt kan du vælge, hvordan moms skal afrundes, når den beregnes i den lokale valuta. Følgende valgmuligheder forefindes: Nærmeste; Tal, der er 5, rundes op. Ellers rundes der ned. Op; Beløbet rundes op. Ned; Beløbet rundes ned. Her kan du angive metoden til bogføring af standardtolerancen, som anvendes til bogføring af tolerancebeløb. Følgende valgmuligheder forefindes: Betalingstolerancekonti; Tolerancebeløb bogføres til en bestemt finanskonto, der er oprettet til tolerancer. Kontantrabatkonti; Tolerancebeløb bogføres som en kontantrabat. Restbeløb; Tolerancebeløb bogføres som restbeløb. Her kan du angive den periode, som en betaling eller refusion kan overskride forfaldsdatoen for kontantrabatten med, uden at kontantrabatten mistes. Her kan du angive den procentdel, som betalingen eller refusion kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Her kan du angive det maksimalt tilladte beløb, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der er angivet på fakturaen eller kreditnotaen. 17
Fanebladet Disposition: Feltnavn Dispositionsdetal jering Dispositionsinter val Beskrivelse Her kan du angive den tidsinddeling, der skal anvendes for budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Du kan vælge mellem følgende valgmuligheder: Dag Uge Måned Kvartal År Bemærk: Dispositionsdetaljeringen bør være i overensstemmelse med den tidsinddeling, der er valgt på budgettet. Ønsker du at vide mere om disponering, kan du læse manualen der hedder Betalingsformidling. Her kan du angive det interval, der skal anvendes for budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Følgende valgmuligheder forefindes: Bevægelse Saldo til dato Bemærk: Fanebladet Statslige opsætninger, beskriver under afsnittet Statslige opsætning herunder integration til SKS. Nummerserie Sti: Finans/Opsætning/Nummerserier 18
Ny nummerserie opretter du ved at stå i feltet Kode og trykke på F3, herefter udfyldes felter på følgende måde: Feltnavn Kode Beskrivelse Startnr. Slutnr. Sidst anvendt dato Sidst anvendt nr. Standardnumre Manuel nummerering Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for nummerserien. Her skal du skrive en sigende tekst til nummerserien. Feltet indeholder det første nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet indeholder det sidste nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Datoen hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet indeholder det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Nummeret hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Her kan du angive, om denne nummerserie skal bruges til automatisk tildeling af numre. Marker afkrydsningsfeltet, hvis nummerserien skal bruges til automatisk tildeling af numre. Det vil sige at der tildeles et nummer ved at trykke på tasten Enter i feltet Nummer eksempelvis på et kreditorkort. Bemærk: Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, tildeles der ingen nummer fra nummerserien, du skal selv hente et nummer ved at trykke på knappen. Hvis feltet er markeret, kan du angive numre manuelt i stedet for at anvende nummerserier. Bemærk: Markeringen har ikke nogen betydning for de nummerserier, der anvendes i kladderne. 19
Datorækkefølge Her kan du angive, at programmet skal kontrollere, at numre tildeles kronologisk. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, udfører programmet en automatisk test i forbindelse med bogføringen, der sikrer at dokumenter og kladdelinjer tildeles numre i stigende orden i forhold til tidspunktet for bogføringen. Ved opslag i feltet Startnr. får du vinduet Nummerserielinier. Feltnavn Startdato Startnr. Slutnr. Sidst anvendt dato Sidst anvendt nr. Advarselsnr. Forøg med Åben Beskrivelse Her kan du indtaste en startdato for den pågældende linje. På den opsatte startdato, skiftes der automatisk til den nye serie. Her skal du indtaste det første nummer i serien. Bemærk: Det anbefales at numrene starter med årstallet, f.eks. 04 for år 2004. Her skal du indtaste det sidste nummer i serien. Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Feltet viser det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Her kan du angive, hvornår du vil have en advarsel om, at nummerserien er ved at udløbe. Her kan du angive, hvor stort et interval der skal være mellem numrene i nummerserien. Dette felt angiver, om nummerserielinjen er åben. Den er åben, indtil det sidste nummer i serien er brugt. Markeringen fjernes automatisk, når oplysningerne i feltet Sidst anvendt nr. svarer til oplysningerne i feltet Slutnr.. 20
Bogføringsgrup per Sti : Finans/Opsætning/Bogføringsgrupper Bogføringsgrupper bruges til styring af automatisk bogføring og kan desuden anvendes ved specifikation af dataudtræk. Bogføringsgrupper anvendes ved indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der skal bogføres på. Det sker f.eks. når man bogfører på en kreditor, en bankkonto eller registrerer køb og salg af varer. Bogføringsgrupper er med andre ord det, der binder Navision Stats enkelte moduler sammen rent bogføringsmæssigt. Et andet meget væsentligt område, der styres af bogføringsgrupper, er bogføring og beregning af moms. Virksomheds- og produktbogføringsgrupper anvendes kun fuldt ud, når modulerne Lager og Ressourcer anvendes. Virksomhedsbogføringsgrupper opsættes på kreditorkort, debitorkort og finanskontokort. Produktbogføringsgrupper opsættes på varekort, ressourcerkort og finanskontokort. Kombinationen af virksomheds- og produktbogføringsgrupper i en given transaktion afgør, til hvilke finanskonti, salg, køb, rabatter forbrug, lagerregulering mm. bogføres. Sti : Finans/Opsætning/Bogføringsgrupper/Virksomhedsbogføringsgrupper Virksomhedsbogføringsgrupper knyttes til kreditorer, debitorer og finanskonti. Feltnavn Kode Beskrivelse Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for bogføringsgruppen. Her skal du indtaste en beskrivelse af gruppen. 21
Stand.momsvirk. bogf.gruppe Indsæt auto.standard Her kan du angive en momsvirksomhedsbogføringsgruppe, der automatisk skal indsættes på nye debitor- og kreditorkort, når den tilsvarende virksomhedsbogføringsgruppe vælges. Er der sat hak i feltet bevirker det, at programmet automatisk indsætter den momsvirksomhedsbogføringsgruppe, der er angivet i feltet Stand.momsvirk.bogf.gruppe, når den tilsvarende virksomhedsbogføringsgruppe indsættes på nye debitor- og kreditorkort. Sti : Finans/Opsætning/Bogføringsgrupper/Produktbogføringsgrupper Produktbogføringsgrupper tilknyttes varer, ressourcer og finanskonti. Feltnavn Kode Beskrivelse Momsprod.bogf. gruppe (stand.) Indsæt auto. standard Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for produktbogførings-gruppen. Her skal du indtaste en beskrivelse af gruppen Her skal du angive en momsproduktbogføringsgruppe, der skal indsættes på nye vare- og ressourcekort, når den aktuelle produktbogføringsgruppe vælges. Er der sat hak i feltet bevirker det, at programmet automatisk indsætter den momsproduktbogføringsgruppe, der er angivet i forrige felt, når den tilsvarende produktbogføringsgruppe indsættes på nye vare- og ressourcekort. 22
Sti : Finans/Opsætning/Bogføringsgrupper/Bogføringsopsætning Kombinationen af virksomheds- og produktbogføringsgruppe i en given transaktion afgør som nævnt til hvilke finanskonti, der vil blive bogført i forbindelse med lager- og ressourcetransaktioner. Den konkrete opsætning sker i tabellen Bogføringsopsætning. Feltnavn Virksomhedsbogføri ngsgruppe Produktbogføringsgr uppe Salgskonto (res.opg.) Salgskreditnotakonto Salgslinjerabatkonto Salgsfakturarabatkon to Beskrivelse Her skal du angive den virksomhedsbogføringsgruppe, der i sammenhæng med produktbogføringsgruppe skal opsættes kontering for. Her skal du angive den produktbogføringsgruppe, der i sammenhæng med virksomhedsbogføringsgruppe skal opsættes kontering for. Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre salgstransaktioner med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre transaktioner i forbindelse med salgskreditnotaer med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af salgslinjerabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af salgsfakturarabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. 23
Salgskont.rabatdebet konto Salgskont.rabatkredit konto Købskonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres ydede salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres reduktioner af salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre købstransaktioner med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Købskreditnotakonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre transaktioner i forbindelse med købskreditnotaer med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Købslinjerabatkonto Købsfakturarabatkon to Købskont.rabatdebet konto Købskont.rabatkredit konto Forbrugskonto Lagerreguleringskont o Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af købslinjerabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af købsfakturarabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres reduktioner af købskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres modtagede købskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring i forbindelse med registrering af vareforbrug med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af lagerreguleringer (opad/nedad) med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Bemærk: I en institution, hvor der ikke bogføres køb og salg af varer eller salg af ressourcer, er det kun nødvendigt at udfylde de mulige kombinationer af Virksomhedsbogføringsgruppe og Produktbogføringsgruppe. Angivelse af finanskonti for de pågældende kombinationer behøves ikke, da der bogføres direkte på finanskonti. 24
Momsbogføring sgrupper Sti : Finans/Opsætning/Momsbogføringsgrupper Navision Stat indeholder faciliteter til styring og afregning af moms. En del institutioner har ved siden af den ordinære virksomhed aktiviteter, som er af forretningsmæssig karakter, og som derfor er momspligtige. I en sådan situation, er der behov for at kunne håndtere såvel refusionsberettiget købsmoms, som toldmoms inden for samme regnskab. Beregning og bogføring af moms i Navision Stat sker med angivelse af moms-virksomheds- og moms-produktbogføringsgrupper i forbindelse med bogføring (i kladder og købs- og salgslinier). Ved bogføring vil Navision Stat ud over at beregne og bogføre moms på de relevante finanskonti, også vedligeholde momsoplysninger i en særskilt momstabel. Det er denne tabel, der danner grundlaget for momsangivelse og momsafregning i Navision Stat. Det er derfor vigtigt, at moms altid bogføres og beregnes ved hjælp af momsbogføringsgrupper. Samme princip gælder for momsbogføringsgrupper som for almindelige bogføringsgrupper: Moms-virksomhedsbogføringsgrupper: knyttes til kreditorer, debitorer og finanskonti Moms-produktbogføringsgrupper: knyttes til vare, ressourcer og evt. finanskonti. Kombinationen af moms-virksomheds- og moms-produktbogføringsgrupper i en given transaktion afgør, hvilken finanskonti momsen bogføres på samt momsbeløbets størrelse. Bemærk: Vil du vide mere om Moms, kan du læse miniguiden der hedder Moms procedurer mv. i Navision Stat. 25