Jobcentrets VITAS business case Lavet med udgangspunkt i en kommune med 50-80.000 borgere 15. december 2015
Jobcenter business casens indhold Formål med jobcenter business casen og STAR anbefaling Side 3 Gevinster og omkostninger Side 4 Gevinstdiagrammet hvordan skaber projektet værdi Side 6 STAR leverancer - uddybning Side 7 Forandring i adfærd hos Jobcentrets medarbejdere - uddybning Side 8 Business casens forudsætninger Side 9 Business casens KPI er til opfølgning og styring Side 10 Arbejdsgivernes gevinster [afventer input fra virksomheder] Side 11 2
Formålet med business casen er at synliggøre de gevinster VITAS vil give jobcentre og arbejdsgivere samt de tilhørende omkostninger NUVÆRENDE SITUATION OG MULIGHEDER Jobcentrenes nuværende håndtering af virksomhedspraktik (VP) og løntilskud (LT) foregår ved brug af PDF blanketter, hvilket resulterer i udfordringer, der kan løses gennem digitalisering, f.eks.: Der bruges tid på dialog med virksomheder om forkert udfyldte blanketter. Blanketter bliver væk, eller bliver glemt hos medarbejdere, der er fraværende Det er vanskeligt at overholde lovgivning (forholdstal) Brugen af PDF blanketter giver også arbejdsgivere udfordringer, der kan løses via digitalisering, f.eks.: Blanket udfyldelsen tager længere tid end nødvendigt, da arbejdsgiverne ikke bliver effektivt guidet i blanketudfyldelsen, og de ikke kan genbruge gamle ansøgninger. De har ikke overblikket over hvor mange der er i praktik eller jobtilskud og bruger måske ikke ordningerne optimalt Disse udfordringer skaber behov for kontakt til jobcentre. FREMTIDIG SITUATION Arbejdsgiverne bruger VITAS til ansøgning om løntilskudsplader og virksomhedspraktik, og jobcentrenes medarbejdere bruger VITAS til at behandle ansøgningerne og udarbejde bevillingerne, samt til support og vejledning af arbejdsgivere. Det betyder, at der spares tid hos både jobcentre og virksomheder, bl.a. ved at: Blanketterne er korrekt udfyldt pga. god vejledning Blanketter bliver ikke væk, så der ikke bruges tid på at finde dem Det er nemmere at yde arbejdsgivere support Lovgivning om forholdstal er hurtigere at kontrollere Arbejdsgivere kan se antal af borgere i VP og LT, og dermed se muligheder for eventuelt at for at få flere i VP eller LT. Jobcentermedarbejdere vil efter implementeringen af VITAS kun personligt supportere en mindre del af arbejdsgiverne, mens den resterende del får tilsendt vejledninger og kan udføre en stor del af ansøgningen selv. PDF blanketter for VP og LT er helt udfasede. ANBEFALING Med en tilbagebetalingstid på to til tre år afhængig af lokale jobcenterforskelle, anbefaler STAR, at jobcentrene implementerer VITAS. STAR anbefaler, at jobcentrene tilpasser denne business case for implementeringen af VITAS, så en jobcenterspecifikke business case ligger til grund for beslutningen om implementering af VITAS, og at denne jobcenterspecifikke business case derefter ligger til grund for realiseringen af jobcentrets gevinster. Ud over gevinsterne for jobcentrene vil implementeringen af VITAS også give en betydelig gevinst for kommunens arbejdsgivere, og der er en forventning om, at antallet af borgere i virksomhedspraktik og løntilskud vil stige. 3
Investeringen i VITAS har en tilbagebetalings tid på ca. 2½ år. Beregningerne er lavet for en kommune med 50-80.000 indbyggere OMKOSTNINGER TIL IMPLEMENTERING KVANTIFICEREDE GEVINSTER JOBCENTRE OMKOSTNINGER TIL IMPLEMENTERING Antal dage GEVINSTER JOBCENTRE Enhed Projektledelse til implementering 45 Superbruger(e) 35 Styregruppe 6 Anden ledelse 6 Jobcenter medarbejdere træningstid (6) 8 IT (1) 6 Administrator 3 Besparelse i administration pr. ansøgning (3) Antal ansøgninger for kommune med 50-80.000 indbyggere pr. år (4) Antal dage sparet pr. år (16 min. x 1400 ansøgn.) 16 min./ansøgning 1400 ansøgninger/år 50 dage SUM OMKOSTNINGER TIL IMPLEMENTERING 109 dage SUM GEVINSTER PR. ÅR 50 dage / år OMKOSTNINGER LØNENDE DRIFT TILBAGEBETALINGSTID FOR JOBCENTRET OMKOSTNINGER TIL LØBENDE DRIFT OG SUPPORT Tid brugt på drift i jobcentret og IT på VITAS Antal dage / år 6 dage / år TILBAGEBETALINGSTID Beregning: 109 dage / (50-6 dage) pr. år Antal år 2,5 år SUM OMKOSTNINGER TIL ÅRLIG DRIFT 6 dage / år TILBAGEBETALINGSTID 2,5 ÅR Noter 1) IT omfatter adgang til VITAS og oprettelse af brugere. Det kan i nogen jobcentre også være en ekstern omk. på 10-25.000 kr. 2) Driftsomkostninger pr. år omfatter løbende oprettelse af nye brugere, support og vedligehold af VITAS. Evt. ekstra driftsomkostninger til anden software for at køre VITAS som Internet Explorer 10 er ikke inkluderet. 3) Vurderes til at være et konservativt skøn af repræsentanter fra review kommuner (Tårnby, Skive og Albertslund kommuner.) Det konservative skøn er baseret alene på en administrative besparelse, jf. næste slide. Den administrative besparelser er baseret på Slotsholm Fast Track Business case, 19. december 2013 samt interviews af repræsentanter fra pilotkommuner. 4) Beregnet ud fra Antal fuldtidsbeskæftigede på fra 1. halvår 2015 på løntilskud og virksomhedspraktik i Næstved kommune. Det reelle antal ansøgninger er højere, da afslag er ikke inkluderet og der er ikke justeret for at ikke alle ansøgninger er fuld tid. 5) Tilbagebetalingstid beregnes sådan: Omkostninger til implementering / (gevinster pr. år driftsomkostninger pr. år) = Tilbagebetalingstid 6) Baseret på uddannelse af 50-60 jobcentermedarbejdere i én time. Ekstra sparring fra superbrugere er medtaget under superbrugere 4
Ud over de kvantificerede gevinster forventes det, at jobcentret kan realisere en række andre ikke kvantificerede gevinster KVANTIFICEREDE GEVINSTER DER INDGÅR I BC Kvantitative gevinster - De 16 minutter (KUN JOBCENTRE) Attestering af blanketter Kontrol er delvist automatiseret Sparet dialog med arbejdsgivere, da blanketter nu er rigtigt udfyldt Kørsel til og fra virksomheder Fjernelse af behov for forsendelse af blanket og følgebrev GEVINSTER DER IKKE ER MEDREGNINGET I BC IKKE KVANTIFICEREDE GEVINSTER (KUN JOBCENTRE) Arbejdsgivere får afslag i ansøgningsprocessen det rammer sjældent en jobcentermedarbejder Medarbejdere kan overlappe hinanden Blanketter ender ikke på et skrivebord eller bliver væk. Journalisering bliver elektronisk Det er nemmere at yde virksomhederne support Brug af team funktionen med automatisk fordeling af opgaver INPUT FRA REVIEW KOMMUNER Business casen er blevet reviewet af repræsentanter fra Albertslund, Skive og Tårnby kommuner. Deres umiddelbare vurdering af business casen var: De opstillede gevinster ved implementering og ibrugtagning af VITAS virker konservative, og tilbagebetalingstiden virker til at være for lang FÅ ALLE GEVINSTERNE MED Business casen skal tilpasses det enkelte jobcenter. Dels efter kommunestørrelse, men også ud fra en vurdering af om de nuværende ikke kvantificerede gevinster bør indgå i business casen Vurder hvor store de ikke kvantificerede gevinster er, og opjuster eventuelt det antal dage jobcentret kan frigøre, så det afspejler den samlede gevinst I forventer at realisere. 5
Gevinstdiagrammet viser hvordan værdiskabelsen sker i jobcentret og for arbejdsgiverne efter VITAS er færdig implementeret Projektleverancer Kompetencer (vi kan noget nyt) Adfærd (vi gør noget nyt) Gevinster Formål VITAS systemet STAR pakken med vejledninger og værktøjer til implementering (Se næste slide) VITAS leverancer Lokale leverancer Lokal markedsføring (LinkedIN eller lign.) Træning inkl. materiale til Superbrugere, brugere og ledere Evaluering af std. proces og evt. ny organisation. i jobcentret Lokal tilpasninger af generiske vejledninger Projektgrundlag inkl. tilpasset BC og plan Organisatorisk implementering Arbejdsgivere kan bruge VITAS til elektronisk ansøgning VP og LT mv. Superbrugere kan agere administrator, kan undervise, sparre med jobcentermedarbejdere og arbejdsgivere forstår den samlede proces 5 4 Jobcenter medarbejdere kan bruge VITAS og forstå det samlede systemlandskab Jobcenter ledelse kan motivere (hvorfor VITAS), følge op på VITAS KPI er og sikre brug af VITAS Løn og personale medarbejder kan bruge VITAS til kommunale VP og LT ansættelser (kan se timeberegning og tilskudssatser) Arbejdsgivere bruger VITAS til elektronisk ansøgning om VP og LT mv. Superbrugere leverer VITASsupport til arbejdsgivere og jobcenter medarbejdere 3 Jobcenter medarbejder: Bruger VITAS til godkendelse og attestering af ansøgninger Kontrollerer forholdstal på tværs af jobcentre Håndterer bevillinger Anbefaler VITAS til arbejdsgivere. Giver hovedparten af Arbejdsgivere velkomstpakker forudfylder ikke ansøgninger Vejleder borgere i at tage vejledninger om VITAS med til arbejdsgivere Jobcenter ledelse motiverer og følge op på VITAS KPI er og sikrer brug af VITAS Løn-og personalemedarbejder bruger VITAS til kommunale ansættelser (VITAS har timeberegning og tilskudssatser) Arbejdsgivere får overblik over aftaler kan se hvor de kan få flere i VP/LT Effektivitets forbedringer for arbejdsgivere Lettere indgåelse af aftaler mellem borgere og arbejdsgivere Borgere tager vejledninger om VITAS med til arbejdsgivere Job bliver offentliggjort i alle jobcentre, hvis de ikke besættes lokalt Effektivitets forbedringer for Jobcenter medarb. Bedre imødekommelse af lovgivning (bl.a. kontrol af forholdstal) (Ikke kvantificeret) Miljøgevinst / besparelse. Mindre papir. (Ikke kvantificeret) Effektivitetsforbedring (Ikke kvantificeret) Flere beskæftigelses tilbud fra arbejdsgiver Ansøgningsbehandlingstiden (tid fra ansøgning til svar) hos jobcentre falder (Ikke kvantificeret) 16 min. kortere procestid/ ansøgning hos jobcenter medarb. 2 Bedre tilbud/service til borgerne (Ikke kvantificeret) Kortere procestid/ ansøgning hos arbejdsgivere 50 dage/år. Sparet i Jobcenter for kommune på 50-80.000 borgere 1 VITAS skal give: Mere effektiv og hurtigere sagsbehandling med højere kvalitet Bedre service til arbejdsgivere Bedre tilbud og service til borgere Jobcentrets KPI er (De områder vi følger op på under og efter implementeringen af VITAS) 6 De røde rammer markerer de mest centrale dele af diagrammet for jobcentrets gevinstrealisering
STAR stiller en leverancepakke til rådighed, der ud over VITAS systemet også indeholder vejledninger, business case og implementeringsguide LEVERANCEOVERSKRIFT LEVERANCEBESKRIVELSE BEHOV FOR JOBCENTER TILPASNING VITAS systemet Standard procesbeskrivelse for ansøgning om virksomhedspraktik og løntilskud Business case til jobcentre Implementeringsguide System til digital håndtering af arbejdsgiveres ansøgninger om at få borgere i VK eller LT Standard procesbeskrivelse for jobcentrets håndtering af ansøgninger om VP og LT Business case til jobcentre der, viser gevinster og omkostninger ved implementering af VITAS baseret på en standard kommune med 50-80.000 borgere Implementeringsguide til jobcentrets organisatoriske implementering af VITAS Intet behov for tilpasning Standard procesbeskrivelsen skal tilpasses det enkelte jobcenter, så den viser den fremtidige proces for behandling af VP og LT Business casen er lavet for en kommune på 50-80.000 borgere og skal tilpasses det enkelte jobcenter Implementeringsguidens plan og organisering skal tilpasses det enkelte jobcenter Vejledning til IT-opsætning Vejledning til IT-opsætning af VITAS systemet i jobcentret Intet behov for tilpasning Guide til administrationsfunktionerne i VITAS Guide til opsætning af teams, tilknytning af brugere til teams, oprettelse af fordelingsregler, samt tekstskabeloner til standardafgørelser. Intet behov for tilpasning Superbrugervejledning Superbrugervejledning til jobcentrets superbrugere Intet behov for tilpasning Vejledning til jobcentermedarbejdere Vejledningen til brug af VITAS for jobcentermedarbejdere Skal evt. tilpasses ud fra jobcentrets arbejdsfordeling på forskellige roller (virksomhedskonsulent, sagsbehandler mv.) Borgerrettet vejledning Borgerrettet vejledning Bør gennemgås for behov for kommunal tilpasning Segmenteret startpakke til arbejdsgivere Segmenteret startpakke til arbejdsgivere (link til VITAS samt log på information) Bør gennemgås for behov for kommunal tilpasning 7
Ny adfærd beskrevet på roller efter implementering er færdig ROLLE NY ADFÆRD FORDELT PÅ OPGAVER Jobcentermedarbejder godkender, attesterer og kontrollerer (bl.a. forholdstal) ansøgning om VP eller LT. Jobcentermedarbejdere overlader opgaven med at udfylde ansøgninger til arbejdsgivere med støtte fra vejledninger. Kun en mindre del af ansøgningerne er udfyldt med praktisk hjælp fra jobcentermedarbejdere. Jobcentermedarbejder Jobcentermedarbejder bruger VITAS til at yde support til arbejdsgivere, der ikke selv kan færdigudfylde blanket. Indledningsvist vil der også være et behov for at hjælpe arbejdsgivere med at få adgang til VITAS. Jobcentermedarbejder forudfylder ansøgninger via VITAS for den lille del af ansøgningerne, hvor arbejdsgiverne ikke selv er i stand til det. Jobcentermedarbejderen instruerer borgere i at tage VITAS-vejledninger med til arbejdsgivere. Jobcentermedarbejder sagsbehandler, godkender og udbetaler bevillinger ud fra VITAS dokumentation. Superbruger Superbruger (e) er centrale i forankringen af Vitas i jobcentret. De uddanner nye jobcentermedarbejdere, støtter i brugen af VITAS og besvarer spørgsmål. Superbrugerne holder sig opdateret om ny VITAS funktionalitet f.eks. ved deltagelse i netværksmøder. Jobcenterledelse Motiverer for brugen af VITAS, følger op på brugen af VITAS vha. KPI er og igangsætter de tiltag der er nødvendige for at VITAS bliver fuldt implementeret. Løn-og personale medarbejder Løn og personale medarbejder i kommunen bruger VITAS til kommunale ansættelser (VITAS indeholder timeberegning og tilskudssatser). Arbejdsgivere Arbejdsgivere benytter VITAS til ansøgninger om ansættelser af borgere i VP eller LT med hjælp fra vejledninger. De fleste arbejdsgivere får ikke personlig vejledning. 8
Forudsætninger for business casens gevinster og omkostninger Forudsætninger for Business casen Vigtighed Usikkerhed Business casen og implementeringsplanen tilpasses kommunens størrelse og behov Flertallet af arbejdsgiverne i kommunen kan anvende VITAS uden brug af personlig vejledning fra jobcentret Der spares 16 minutter pr. ansøgning (baseret på ren administrationsbesparelse) Gamle processer inklusiv papirblanketter udfases helt. Alle i jobcentret skal derfor kende til VITAS og til hvilke opgaver systemet bruges Jobcentret kan frigøre en projektleder med kompetencen til at lede implementeringen af VITAS Jobcentrets ledelse investerer de anbefalede ressourcer i VITAS implementeringen IT afdelingen i kommunen kan oprette adgang til VITAS og oprette brugere KOMMENTARER [Indsæt eventuelt kommentarer] STØRRELSES INDIKATOR Lav Medium Høj 9
Projektet bør følge op på kompetence og adfærds KPI er undervejs og herefter overdrage opfølgningen på KPI er til driftsorganisationen Gevinster og KPI er Projekt / Drift periode: Projekt Projektslut Drift Drift Drift Nr. KPI / målepunkt Baseline: Slutmål: + 2 md. fra projektstart + 3 md. fra projektstart + 4 md. fra projektstart +6 md. fra projektstart + 12 md. fra projektstart : Slut gevinst 1 50 mandedage hos jobcenter medarbejder(e) frigivet i jobcentret 0 dage frigivet 50 dage frigivet Ingen måling Ingen måling Ingen måling 50 dage frigivet 50 dage frigivet Gevinst indikator på effektivitet 2 Antal godkendte ansøgninger om VP og LT i VITAS 0 styk. Antal ansøgninger fra året før + 10% 5% af antallet fra samme måned året før 40% af antallet fra samme måned året før 80% af antallet fra samme måned året før 100% af antallet fra samme måned året før 110% af antallet fra samme måned året før Adfærd: 3 % Godkendte VP og LT ansøgninger behandlet i VITAS 0% 100% 5% 40% 80% 100% 100% Kompetencer: 4 5 % af Jobcentermedarbejdere,der skal arbejde med VITAS, har behandlet 3 ansøgninger i VITAS % jobcentermedarbejdere, der skal bruge VITAS, har modtaget træning 0% 100% 10% 70% 100% Ingen måling Ingen måling 0% 100% 30% 100% Ingen måling Ingen måling Ingen måling Bemærk: Gevinster og KPI er skal tilpasses det enkelte jobcenter samt den tilpassede plan for jobcentrets implementering af VITAS KPI nr. 1 kræver at jobcenterledelsen identificerer den eller de medarbejdere, der skal bruge mindre tid på VP og LT (fordi færre kan klare opgaven), og derfor skal løfte andre opgaver KPI nr. 2, 3 og 4: Data kan hentes i VITAS samt jobcentrets fagsystem KPI nr. 5 kræver at jobcentret definerer og følger op på hvem af de jobcentermedarbejdere, der skal have træning i VITAS, der har fået det. 10
Arbejdsgiver gevinster Når konklusionen fra undersøgelsen om arbejdsgivernes gevinster foreligger inkluderes en slide om virksomhedernes gevinster i business casen 11
Verden er til at forandre.