Potentialeafklaring - Lønadministrationen. 1. Organisering og opgaver a. Organisering Opgaven med Løn- og personaleadministration, samt afregninger/afstemninger og hjemtagelse af refusioner ligger i dag i Center for HR, Økonomi og IT. Der er pt. 7 ansatte, 4 fultidsansatte og 3 deltidsansatte på henholdsvis 32 timer og 35 timer, i alt 250 ugentlige timer. Hver lønkonsulent har egne afdelinger/institutioner, og er samtidig back-up på en anden lønkonsulents område. Hvilke krav der stilles til den faglige teamkoordinator og til en lønkonsulent fremgår af vedhæftede to job- og personprofiler. b. Opgaver Først og fremmest er der den daglige, direkte kontakt med nøglemedarbejderne i den samlede organisation. Det sker ved telefonopkald, på mails og i egentlige møder og fremmøde. Lønudbetalinger til alle kommunens ansatte, tjenestemandspensionister, byråd, råd, nævn, kommissioner og selvejende institutioner er den faglige opgave der løses. Herudover håndteres sociale udbetalinger fra Børn og Ungeafdelingen. I alt 5.140 oplysningssedler. Udarbejdelse af ansættelsesbreve og øvrige breve. Anmeldelse og hjemtagelse af refusioner (fleksjob, AUB, jobtræningstilskud, AKUT, personlig assistance, dagpengerefusion m.m.) Afregninger af ATP, pension, AM og Skat, gruppeliv, AUB, Lån til lærere, AES, feriepenge. Afstemning af statuskonti vedr. ovennævnte afregningskonti, samt afstemning af E-indkomst overfor Skat. Administration af kommunens barselsudligning. Administration af ferie herunder afregning af ikke hævede feriepenge. Udtræk i Datawarehouse (personaleoversigt til kommunens regnskab, fraværsudtræk og løndata til faglige organisationer m.m.). Specialudtræk efter konkret henvendelse FLD, Ligestilling, Alder, Funktions-/Kvalifikationsløn m.m. Vejledning af og sparring med kommunens ledere, samt besvarelse af henvendelser fra ansatte. Placering af seniorjobbere i Faxe Kommune, og sikring af, at udgiften fordeles korrekt efter kommunens vedtagne administrationsgrundlag. Sikring af korrekt bogføring i lønsystemet herunder diverse rettelser. Ajourføring af SD Bogholderi og SD Organisationsstruktur. Hjælp til institutioner vedr. rettelser af fejlindberetninger og udbetaling af aconto. Administration af brugeradgangen til lønsystemet. Ajourføring af data til PENSAB lærere i den lukkede gruppe. Beregning af tjenestemandspension på aktive tjenestemænd. Arkivering af løn- og medarbejderoplysninger, som skal opbevares i den ansattes personalesag. Side 1 af 5 sider
2. Markedsanalyse a. Private virksomheder/aktører Som udgangspunkt er der to leverandører der tilbyder personale- og lønadministration til såvel private- som offentlige arbejdsgivere. Det er henholdsvis KMD BPO A/S og Visma A/S. KMD BPO forretningen har i dag få kommuners personale- og lønadministration. Der har dog været et fald i forrentningen, da 4 kommuner har besluttet lave en tilbagelicitering. Det er København, Albertslund, Hillerød og Odder. For fire år siden outsourcede KMD forretningsenheden BPO A/S. Efter denne opsplitning kunne man i Børsen den 4. januar 2016 læse, at BPO A/S insources igen sandsynligvis med henblik på frasalg og ønsket af de kapitalfonde der ejer KMD. Hvis der skal ske en sammenligning i store træk så varetager en lønkonsulent i Hillerød administration af 600, og i Faxe Kommune er tallet 734 ansatte pr. lønkonsulent. Der er primært tre årsager til at Albertslund og Hillerød kommune har taget lønadministrationen hjem igen. For mange fejl i lønudbetalingerne Lederne opfattede at servicen var for dårlig Medarbejdertilfredsheden og vilkårene Ikke rentabel businesscase, da der kom for mange betalbare ydelser udover kontrakten o Albertslund oplyser en forventet forbedret case på 20-25 % o Hillerød oplyser en samlet årlig besparelse på kr. 1.953.000 kr. Greve Kommunen har været i udbud flere gange og har i forbindelse med udbuddet foretaget et skøn over hvad markedsprisen på opgaven bør være, og forbeholder sig ret til at annullere udbuddet med henblik på hjemtagelse af opgaven, såfremt tilbuddene ligger over den forventede markedspris på 2.300.000 kr./årligt. Der blev anvendt følgende tildelingskriterier: Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til nedenstående evalueringskriterier: Pris, 35 % Implementeringsplan, 10 % Fleksibilitet i løsningen, 15 % Kvalitet i løsningen, 40 % De to hovedaktører Visma og KMD BPO bød på opgaven. Visma vandt udbuddet. Der var ikke eget bud på opgaven. En typisk lønkontrakt indeholderen beskrivelse af en samarbejdsorganisation, krav til kunden i forhold til kvalitet af materiale, åbningstider, et ydelseskatalog, hvor driftsopgaverne er beskrevet med servicemål. Det betyder, at hverdagens driftsopgaver er meget konkret beskrevet, men de opgaver der ligger udenfor er betalbare. Det er typisk opgaver der omhandler ledelsesinformation, lønfagligviden som skal anvendes ved f.eks. digitale projekter som implementering af apps. Når der kommer nye offentlige løsninger som e-feriekort, der gør administrationen mere effektiv, er det får leverandøren der får fortjenesten. Opgaver som uddannelse af nye ledere i lønadministration, kundebesøg (lønkonsulenterne besøger Side 2 af 5 sider
institutioner mv. for at drøfte opgaverne og udøve intern Revision) vil være betalbare ydelser, som kommer udover kontrakten. En lønkontrakt vil forudsætte, at der er en kontraktholder i kommunen som har lønfaglig viden, og som kan sikre at kontraktens indhold efterleves og stiller krav til nye ønsker mv. En outsourcing vil således kræve en controllerfunktion. b. Kommunalt samarbejde Kommunalt samarbejde kan foregå på mange måder. Hvis vi taler om et call-center, hvor institutionerne skal kunne ringe ind, så vil der være spørgsmål som retter sig til den generelle overenskomst, som er gældende for alle kommuner. Der vil dog også være specielle spørgsmål, hvor der er forskellig praksis i de enkelte kommuner, ligesom vi hver især har hver vores personalepolitik og forhåndsaftaler mv. På system-siden anvender Faxe kommune SD (Silkeborg Data), imens vores nabokommuner anvender KMD. Det kan medføre, at et eventuelt samarbejde muligvis bliver mindre effektivt da platformene pt. er forskellige. Et kommunalt fællesskab kan om nogle år måske være interessant: Mindsker sårbarheden, da der er flere ansatte til at løse opgaven Hvis gevinsterne skal høstes skal controller/lønchef ansættes = overhead Samarbejdet skal helst være med en kommune med samme platform. Kunne eventuelt overvejes som et fælleskommunalt lønudbud. Der er ikke ført samtaler om kommunalt samarbejde på dette område med andre kommuner. c. Intern effektivisering HR & Løn blev ved indførelse af nye administrative systemer reduceret med kr. 1,2 mio. på budgettet. Arbejdsgangene er derfor effektiviseret med henblik på at sikre opgaveløsningen. HR & Løn vil fortsat arbejde mod en mere effektiv hverdag. 3. Risikoanalyse/SWOT analyse Styrker Svagheder Såfremt der outsources vil det mindske sårbarheden ved ferie, sygdom mv. Der er servicemål på de største opgaver så lederne kender servicen, under forudsætning af, at data der er leveret til leverandøren er korrekte. Opgaven vil blive løst i et større, fagligt attraktivt miljø Leverandørerne har et dækningsbidrag på ca. 20 %. Når fælles kommunale digitale projekter gennemføres, høster leverandøren gevinsten men kommunen skal stadig betale det samme. Ved samarbejde med nabokommunerne, kan de forskellige platforme mindske effektiviteten. Silkeborg Data er et lønsystem. Silkeborg Data kan derfor ikke drifte lønadministrationen og byde på opgaven. Et skift til et nyt lønsystem kan forudses. Side 3 af 5 sider
Der mistes faglighed og en senere tilbagetrækning af lønopgaven vil være ekstra udfordrende Muligheder Trusler Ved at outsource eller indgå i tværkommunale samarbejder mindskes sårbarheden ved fravær, og der skabet et større fagligt miljø Ved at bevare lønadministrationen internt, sikres et tæt samarbejde mellem lederne og HRafdelingen. Hvis en aktør går konkurs eller lønsektionen frasælges, kan det betyde at Faxe Kommune ikke har samme adgang til hverken medarbejdere eller lønsystem. Der kan i værste fald ikke udbetales løn i en periode, indtil der bliver etableret et nødberedskab. Kontraktøkonomien kan være vanskeligt at styre, da ydelser der ikke er konkret beskrevet bliver betalbare. Kommunen mister lønfagligheden som anvendes mere strategisk, da anvendelse af f.eks. datawarehouse (hvor der laves udtræk på personaleomsætning, alder, køn mv.) forudsætter lønfaglig viden KMD/BPO A/S er opkøbt af KMD som viderefører de lønkontrakter der er tilbage i forretningen. Dette kan naturligvis udgøre en driftsmæssig usikkerhed i forhold til at kunne levere korrekt løn til tiden. 4. Virksomhedsoverdragelse/personalejusteringer Såfremt opgaven overgår til privat aktør, vil det være nødvendigt at virksomhedsoverdrage 5-6 personer, idet der fortsat vil være opgaver som skal varetages af kommunen, herunder drift og controlling med den private aktør. 5. Økonomi a. Private virksomheder/aktører Den samlede lønudgift til drift af løn er pt. kr. 3.130.800 kr. Hvorvidt dette kan matches af en leverandør Visma eller KMD/BPO A/S, vil forudsætte et udbud. Eftersom flere kommuner har valg at hjemtage lønadministrationen, kan markedspriser være vanskeligt at vurdere. Hertil kommer at der ofte tilstøder betalbare ydelser til kontrakten, som enten er nye eller ikke konkret beskrevet i kontrakten. Mulighed for teknisk at miste dagpenge i en periode og skulle ud i og drøfte erstatningsansvar er ligeledes en risiko, der skal tages højde for ved et udbud. b. Kommunalt samarbejde Indenfor en årrække, kan det give god mening af se på, om det kan etableres et call-center med omegnskommunerne, måske med en fælles platform i udbud. Mange at de administrative opgaver digitaliseres og som følge deraf bliver afdelingerne også mindre og derved opnås en sårbarhed både ressourcemæssigt, men også fagligt. Dette gælder for flere administrative fagområder også udenfor lønområdet. c. Videreføre i eget regi Opgaven løses i dag i eget regi, og administreres som sikker løndrift. Hertil kommer at der løbende udbydes og udvikles digitale løsninger, som HR-afdelingen at implementere i Side 4 af 5 sider
organisationen. Disse løsninger medvirker til en mere effektiv og brugervenlig administration. De ansatte er glade for arbejdspladsen i Faxe og vil gerne fortsætte sammen. 6. Konklusion Der er fordele og ulemper, uanset om Faxe Kommune vælger at fasholde lønadministrationen, outsource eller indgå i et tværkommunalt samarbejde med omegnskommunerne. I forhold til et fælles kommunalt samarbejde med nabokommunerne, kunne det indenfor 2-3 år være et udviklingspunkt, da det forventes at en fortsat digitalisering kan hjælpe med at effektivisere de administrative forretningsgange evt. i et større call-center, hvor der kunne ses på kommunens samlede administration. Side 5 af 5 sider