Gennemførelse af personalesamtaler www.lederne.dk Undervisningsmateriale Undervisningsministeriet. December 2007. Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Århus Købmandsskole. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af Undervisningsmateriale til Gennemførelse af personalesamtaler, december 2007 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Århus Købmandsskole. AMU-kurset er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse.
Dokumentets opdrag er en revision og forslag til undervisningsplan til Gennemførelse af personalesamtaler udarbejdet i december 2007. Anbefalinger Afholdelsesformer: Gennemførelse af personalesamtaler som et enkeltstående kursus Kurset kan afholdes som enkeltkursus med split 2 + 1 dag med tre til fire uger imellem dagene eller med fordel som en del af længere lederuddannelsesforløb. Kurset kan gennemføres som et kort kursus men fordelene ved at gennemføre det som et splitforløb er, at deltagerne har mulighed for at afprøve nogle af de lærte teknikker i mellemperioden samt her haft mulighed for at reflektere over hvorvidt det lærte kan anvendes i den enkeltes egen praksis. Den feedback fra mellemperioden er værdifuld for såvel deltagerne selv, kursusholdet og underviseren. Hvis kurset gennemføres som selvstændigt kursus anbefales det at gå i dybden med de tre emner ansættelsessamtalen, udviklingssamtale og afskedigelsessamtalen. Som en del af et forløb Erfaringsmæssigt vil der være et andet udbytte og emnemæssigt kan flere samtaletyper behandles (her tænkes på forskellige typer af vanskelige samtaler), hvis kurset gennemføres i et sammenhængene forløb. I et sammenhængende uddannelsesforløb vil kurset 43560 Kommunikation som ledelsesværktøj være et godt fundament før Gennemførelse af personalesamtaler. Den enkelte deltager vil dermed have et godt kendskab til kommunikationsteorier, den nonverbale kommunikation og spørgeteknikker. I et sammenhængende forløb kan der være en positiv effekt i, at deltagerne kender hinanden bedre, idet de som regel er villige til at involvere de øvrige deltagere i konkrete samtaleproblematikker, der kan være gode cases at tage op i undervisningen. Underviseren skal kunne vurdere det etiske i at tage uafsluttede problematikker op i plenum det kan være følsomt for den deltager, der har sagen hvis der gives handlingsanvisniger/gode forslag skal der være flere at vælge imellem for den berørte deltager. I et uddannelsesforløb vil der også være synergi og fordele ved inddragelse af kurserne Konflikthåndtering som ledelsesværktøj og Coaching med fordel også inddrages. Pædagogiske overvejelser: 43574 Gennemførelse af personalesamtaler Side 1
Forhold omkring deltagerne på kurset. Før kursusstart Det vil være udbytterigt, hvis deltagerne i et indkalde brev om kurset forholder sig til praksis i egen virksomhed, når det gælder ansættelses- og afskedigelsessamtaler og medbringer eventuelle samtaleskemaer/interviewguides til henholdsvis ansættelses- og udviklingssamtaler på selve kurset. Udover at underviseren forbereder forløbet, får deltagerne udbytte af at diskutere erfaringer med de andre deltagere. Selve kurset Undervisningsformen og arbejdsformen på kurset anbefales at lægge op til en del arbejde i mindre grupper. Erfaringsmæssigt er der fordele ved at blande deltagerne eksempelvis i forhold til eksempelvis branche, køn, geografi og alder idet der typisk er branchemæssige forskelle i hvordan man afholder ansættelses-, udviklings- og afskedigelsessamtaler. Medarbejdernes uddannelsesniveau og virksomhedernes samtalekultur spiller også en rolle i gennemførelse af personalesamtaler. Undervisningsformen anbefales som en blanding af oplæg gerne med inddragelse af deltagernes erfaringer, gruppediskussioner med efterfølgende opsamling i plenum. Situations- og rollespil kan også inddrages. Emner I bilag er der en skematisk oversigt over forløb. I det følgende beskrives de forskellige emner med indhold, der anbefales inddraget. Litteratur og links fremgår til sidst i dette dokument. Ansættelsessamtaler Hvad der går forud for samtalen (kort om eksempelvis annoncering, opslag, afdækning af ansøgerprofil, udvælgelse) Forberedelse til ansættelsessamtale: indledning, design af spørgeguide og afrundning Anvendelse af hv-spørgsmål og interviewteknikker Verbal- og nonverbal kommunikation Husk 43574 Gennemførelse af personalesamtaler Side 2
Specielle ansættelsesinterview i en global verden som eksempelvis telefonansættelsessamtale Udviklingssamtaler Medarbejderudviklingssamtale (MUS)/personaleudviklingssamtale (PUS) MUS/PUS som værktøj til udvikling af medarbejdere Formål med MUS Faldgruber ved MUS Faserne i MUS Rollerne i MUS (eksempelvis taletid % fordeling forslag: ledere taler kun 25% af tiden) Opfølgning af MUS Gruppeudviklingssamtaler (GRUS) kan inddrages, hvis nogle i deltagerskaren anvender GRUS eller skal i gang med at indføre GRUS. Afhængig af deltagernes forudsætninger i forhold til kommunikation og erfaringer med personalesamtaler, så kan graden/vægten på GRUS indeholde alt fra en kort introduktion til GRUS til at fylde ½ dag på kurset. Indhold GRUS: Formål med GRUS Hvor er GRUS relevant Faserne og tidsforbrug i GRUS GRUS erstatning/supplement til MUS Medarbejdernes modenhed i forhold til GRUS Lederens rolle og kvalifikationer i GRUS AI som metode Afskedigelsessamtaler Et område, hvor det kræver at lederen er velforberedt. Der er forskelle på masseafskedigelser grundet ordrenedgang, sæsonarbejde og dårlig økonomi og afskedigelser på baggrund af samarbejdsvanskeligheder eller grundet personlige og adfærdsmæssige forhold. 43574 Gennemførelse af personalesamtaler Side 3
Procedurerne og regelsættet omkring afskedigelser Etik Hvem skal inddrages Det rette tidspunkt Opfølgning Vanskelige samtaler Emnet vanskelige samtaler eller den svære samtale kan inddrages i kurset. Hvornår en samtale anses for at være vanskelig, er individuelt og afhængig af den enkelte leders evne til at kommunikere og håndtere konflikter. Emner, der typisk berøres som vanskelige er eksempelvis: personlig hygiejne, alkohol- og misbrug, omplacering, samarbejdsproblemer, mobning, konflikter, arbejdets udførelse, sygdom, problemer i privatlivet Samtalens struktur Forberedelse (formål, baggrund og dokumentation) Meddelelse (tidsperspektiv, præcis, kort og klart budskab) Dialog Problemformulering Handleplan Opfølgning Eksempler Litteratur og links: Kølert Charlotte, Dialog til forandring Humle Susse: Dialog, der bygger bro 5. Oplag Schultz 2004 Fellinger Åsa-mia, Svære medarbejdersamtaler, Jyllands-Postens forlag Ansættelsessamtaler 43574 Gennemførelse af personalesamtaler Side 4
Afskedigelsessamtaler Specielt gældende udviklingssamtaler Hornstrup Carsten. Udviklingssamtaler i grupper udvikling gennem dialog. Kommunernes Landsforening. Fra MUS til GRUS, gruppersamtaler I kommunerne, 2003 Larsen Henrik Holt. Human Ressource Management, Licence to work, Jelling, 2006 Larsen Henrik Holt mfl medarbejdersamtaler et strategisk udviklingsværktøj, København 1995 Steen Torben. Den dynamiske medarbejderudviklingssamtale, Frederikshavn, 2000 www.bulowmanagement.dk, rapport: Medarbejdersamtaler, - erfaringer fra.. 2006 www.sckk.dk, Kvalitet i MUS en praktisk guide til leder og medarbejder, marts 2006 43574 Gennemførelse af personalesamtaler Side 5