LØN- OG PERSONALE- ADMINISTRATION I DANSKE VIRKSOMHEDER 2015
EXECUTIVE SUMMARY I marts og december 2015 gennemførte Bluegarden en undersøgelse med fokus på de største udfordringer inden for løn- og personaleadministration i danske virksomheder. Tidligere undersøgelser har nemlig vist, at 1 ud af 3 løn ansvarlige har udfordringer i forbindelse med lønarbejdet. Enten i form af deciderede fejl eller omkostningstunge og besværlige processer. Deltagerne var økonomichefer, HR-chefer og andre lønansvarlige i virksomheder, hvor langt største delen har flere end 50 ansatte og hvor man må formode, at lønarbejdet har en hvis kompleksitet. Resultatet fra undersøgelsen danner grundlag for denne rapport med fokus på: Potentialet ved at automatisere de administrative processer. Muligheden for at effektivisere tidsforbruget i løn- og personaleadministrationen. Gevinsten ved nem adgang til og overblik over løn- og personaledata. 342 virksomheder deltog i undersøgelsen. Blandt deltagerne er det i langt de fleste tilfælde økonomichefen (58 %), der har ansvaret for lønarbejdet og dernæst HR-chefen (19 %). MULIGHEDEN FOR AT EFFEKTIVISERE TIDSFORBRUGET I LØN- OG PERSONALE- ADMINISTRATIONEN Løn- og personaleadministrationen er en udfordring i hvert fald i nogle virksomheder. Det kan blandt andet ses af tidsforbruget, hvor 33 % bruger mere end 11 dage om måneden på lønog personaleadministration. Ikke helt uventet er der en sammenhæng mellem antallet af ansatte i en virksomhed og antallet af timer (opmålt i dage), der bliver brugt på administration. Det er dog under alle omstændigheder meget. For virksomheder med mere end 100 ansatte tager det typisk mere end 6 dage ofte også mere end 20. Er der mindre end 100 ansatte, kan det typisk klares på 3-5 dage eller mindre. Det er interessant, at nogle virksomheder med mange ansatte alligevel kan klare løn- og personaleadministrationen på 1-2 dage. Denne effektivitet er et udtryk for, at der i mange andre virksomheder er et stort potentiale for at reducere tidsforbruget - specielt de 11 % i undersøgelsen, der har færre end 100 ansatte, og som har et stort tidsforbrug. At outsource hele eller dele af lønopgaven kan være en mulig løsning til at reducere tidsfor - bruget på lønadministrationen markant. Det lader da også til at være fremtiden for en række virksomheder 24 % har enten outsourcet lønarbejdet eller overvejer det. Det er en svag fremgang fra 2012, hvor en tilsvarende analyse viste, at dette gjaldt 23 % af virksomhederne. På trods af muligheden for at effektivisere tidsforbruget gennem outsourcing vil mange virksomheder gerne beholde lønopgaven i huset. Selvom 93 % føler sig afhængige af nogle få nøglepersoner i forbindelse med lønopgaven, føler 89 %, at det giver værdi for virksomheden at 2
løse opgaven selv. Det kan skyldes manglende viden om, hvad det helt konkret vil sige at outsource den type opgaver. For 14 % har det store tidsforbrug i forbindelse med løn- og personaleadministrationen alligevel den uheldige konsekvens, at der ikke er tid nok til at kontrollere og tjekke rigtigheden af f.eks. bilag. POTENTIALET VED AT AUTOMATISERE DE ADMINISTRATIVE PROCESSER Undersøgelsen viser, at manuel dataindsamling er kilde til en del af de udfordringer, der er i løn- og personaleadministrationen. Blandt andet opstår der ofte fejl, når data indtastes manuelt. Manuelle processer er desuden meget tidskrævende specielt hvis de samme data skal registreres flere steder. Faktisk har kun 26 % systemunderstøttet al dataindsamling forud for selve lønbehandlingen. Samtidigt svarer hele 43 %, at de oplever fejl i lønnen. Ud over de økonomiske konsekvenser er det naturligvis også besværligt, og det giver anledning til frustration hos medarbejderne. Forudsætningen for effektivt lønarbejde er strømlinede processer, og at data ikke skal vedligeholdes og indtastes flere steder. Det kræver naturligvis udveksling af data mellem systemer, hvilket kun 36 % af deltagerne har i dag. 44 % mener at have godt styr på deres processer før, under og efter lønkørslen. GEVINSTEN VED NEM ADGANG TIL OG OVERBLIK OVER LØN- OG PERSONALEDATA Det er indlysende vigtigt for ledelsen at have indsigt i alle dele af virksomheden. Både for at have det rigtige beslutningsgrundlag og for at kunne reagere proaktivt. Det gælder naturligvis også i forhold til løn- og personaleadministrationen og gerne uden at skulle bruge meget tid på at indsamle data. Det er dog kun 54 %, der nemt har adgang til at få sådan et fuldstændigt overblik. Det skyldes blandt andet, at 67 % delvist eller slet ikke har mulighed for nemt at kombinere data fra flere kilder og systemer. Det er en manuel opgave. KONKLUSION Undersøgelsen viser, at en del virksomheder vil have glæde af at gennemgå eksisterende processer i forbindelse med løn- og personaleadministrationen med det formål at strømline dem. Fokus bør være på at reducere de manuelle arbejdsgange og kigge ind i mulighederne for systemunderstøttelse og automatisering af arbejdet. Og formår man at sikre integration mellem økonomi-, løn- og HR-systemer samt adgang til effektive rapporteringsløsninger, vil det give betydelige fordele i form af bedre grundlag for at handle i tide og tage de rigtige beslutninger. Bluegarden, april 2016 Det betyder også, at næsten halvdelen mener, at processerne kan fungere bedre. Og årsagen er umiddelbart ikke, at medarbejderne ikke kender og benytter processerne. Det gør alle med undtagelse af 7 %. 3
1. Hvad er dine overordnede ansvarsområder? 7 6 58 % 19 % 11 % 12 % 0% 0% Økonomi HR Administration IT Andet Bluegarden inviterede økonomichefer, HR-chefer og andre lønansvarlige til at deltage i undersøgelsen. 58 % af deltagerne var økonomichefer, og 19 % var HR-/personalechefer. 2. Hvor mange ansatte er der i jeres virksomhed? 7 6 54 % 18 % 7% 6% 8% 7% 501-1.000 Flere end 1.000 0% 0-30 31-100 101-250 251-500 Undersøgelsen henvendte sig primært til virksomheder med en størrelse, hvor man må formode, at lønarbejdet har en hvis kompleksitet. Udover nogle få undtagelser har alle deltagerne flere end 30 ansatte. Gruppen med 31-100 ansatte er den største med 54 %. 4
3. Hvor mange timer (opsummeret i dage) bruger I om måneden på løn- og personaleadministrationen inkl. opgaver før og efter lønkørsel? 6 35 % 36 % 25 % 25 % 11 % 17 % 15 % 13 % 13 % 1-2 dage 3-5 dage 6-10 dage 11-20 dage >20 dage Under 100 ansatte Over 100 ansatte Der er en direkte sammenhæng mellem størrelse af virksomhed, og hvor mange timer (opmålt i dage) løn- og personaleadministrationen tager. Således bruger virksomheder med under 100 ansatte typisk 3-5 dage (35 %) eller kun 1-2 dage (25 %). Omvendt bruger 64 % af de større virksomheder 6-10 dage eller flere om måneden. 4. Overvejer I at outsource hele eller dele af løn- og personaleadministrationen? 6 56 % 11 % 13 % Ja, vi overvejer at outsource hele eller dele af løn- og personaleadministrationen Nej, men vi har tidligere overvejet det Nej, vi har aldrig overvejet det Vi har allerede outsourcet hele eller dele af løn- og personaleadministrationen 13 % har allerede outsourcet løn- og personaleadministrationen, og 11 % overvejer det. Modsat har 76 % aldrig overvejet det eller overvejer det ikke længere. 5
5. Er I afhængige af nøglepersoner i forbindelse med håndteringen af løn- og personaleadministrationen? 59 % 6 35 % 6% 0% Ja, vi er meget afhængige af en eller få personer Nej, vi har ingen udfordringer på det område Delvist, men vi har backup til vores nøglepersoner Over halvdelen (59 %) er meget afhængige af få personer i forbindelse med løn- og personaleadministrationen. Andre 35 % har backup til deres lønmedarbejdere. Kun 7 % har ingen udfordringer med afhængighed af en eller få personer. 6. Har du indblik i de processer, der er omkring løn- og personaleadministrationen? 67 % 6 24 % 9% 0% Ja, jeg har det fulde indblik og er løbende i dialog med de ansvarlige Nej, jeg har overladt ansvaret til mine medarbejdere Ja, men i begrænset omfang De ansvarlige er ofte involveret og har et godt indblik i processerne omkring løn og personaleadministrationen. Kun 9 % har helt overladt det til medarbejderne. 6
7. Vurderer du, at jeres processer og arbejdsgange før, under og efter lønkørslen er strømlinede og effektive? F.eks. registrering af tid og udlæg samt overførsler til SKAT, ATP m.fl. 6 44 % 46 % Ja Nej, vi har nogle udfordringer med processerne omkring lønbehandlingen Ja nogenlunde, men de kunne være bedre De stor gruppe (44 %) har helt styr på processerne før, under og efter lønkørslen. De fleste vil gerne gøre det bedre (46 %), mens oplever egentlige udfordringer i forbindelse med lønarbejdet. 8. Det kan anbefales at gennemgå løn- og personaleadministrationens processer med jævne mellemrum for at identificere ulogiske arbejdsgange og tunge processer. Hvornår har I sidst gennemgået processerne i jeres virksomhed? 44 % 35 % 27 % 25 % 19 % 15 % 5 % Inden for det seneste år For mere end 2 år siden Inden for de seneste 1-2 år Det mindes jeg ikke, vi har gjort 71 % har gennemgået processerne i forbindelse med lønarbejdet inden for de seneste to år. Kun har aldrig gjort det. 7
9. Kender og benytter medarbejderne processerne omkring løn- og personaleadministrationen (f.eks. korrekt håndtering af udlæg)? 7 6 68 % 25 % 7 % Ja, medarbejderne kender og benytter alle processerne Nej, medarbejderne benytter ikke processerne Delvist, medarbejderne kender og benytter nogle af processerne Der er et godt kendskab til processerne omkring løn- og personaleadministrationen blandt medarbejderne i de deltagende virksomheder. Kun hos 7 % af virksomhederne kender og benytter medarbejderne dem slet ikke, mens medarbejderne hos 68 % har helt styr på alle processer. 10. Mange virksomheder har ikke systemer til at understøtte dataindsamling forud for lønbehandlingen, men løser opgaven manuelt. F.eks. indsamles informationer om registrering af tid, ferie og udlæg via excel, papir, mails og mundtlige aftaler. Indsamler jeres virksomhed den type information manuelt? 6 52 % 22 % 26 % Ja, vi har manuel dataindsamling og ingen former for systemunderstøttelse Nej, al dataindsamling er systemunderstøttet Delvist, vi har systemunderstøttelse på nogle områder Fuld systemunderstøttelse af dataindsamling forud for lønarbejdet er stadig en relativ sjældenhed (26 %). De fleste (74 %) har en større eller mindre grad af manuelt arbejde i forbindelse med opgaven. 8
11. Ofte er de samme oplysninger og stamdata for en medarbejder registreret flere steder i virksomheden. Uden mulighed for dataudveksling mellem virksomhedens systemer, skal de samme data registreres og opdateres flere steder. Har I dataudveksling mellem jeres systemer? 36 % 45 % 19 % Ja, der er dataudveksling mellem alle systemer Nej, der er ingen form for dataudveksling mellem systemerne Delvist, nogle systemer udveksler data, men ikke alle Omtrent en tredjedel (36 %) har dataudveksling mellem alle systemer. Resten har kun delvist eller ingen dataudveksling, hvilket kan give dobbeltarbejde med flere indtastninger af de samme informationer med risiko for fejl. 12. Oplever I fejl i forbindelse med lønbehandlingen? 6 57 % 43 % Ja, det har vi oplevet Nej, ikke så vidt jeg ved Lige under halvdelen af de deltagende virksomheder (43 %) oplever fejl i lønnen. 9
13. Er det nemt at få rapporter med overblik over løn- og personaledata? 54 % 6 % Ja, vi har systemer, der gør det nemt og enkelt at få overblik Nej, det er ofte en udfordring af få overblik og struktureret viden Delvist, på nogle områder er det dog en manuel opgave 54 % har systemer, der gør det nemt at trække rapporter med løn- og personaledata og få overblik. For er det en delvis manuel opgave. Kun 6 % har ofte en decideret udfordring med at samle data og få overblik. 14. Kan I danne rapporter, der kombinerer data fra flere kilder/ systemer? 33 % 41 % 26 % Ja, det er nemt for os at kombinere data fra flere systemer Nej, det er altid en manuel opgave at kombinere data Delvist, men kun på enkelte områder De fleste synes ikke, at det er nogen nem opgave at skabe sig det overblik, man får ved at kombinere data fra flere systemer. For 67 % skyldes det, at det er en helt eller delvist manuel opgave. 10
15. Vurderer du, at lønopgaven er værdifuld for jeres virksomhed, eller kunne ressourcerne bruges bedre? 7 7 6 Ja, for vores virksomhed er det værdifuldt at håndtere lønadministrationen selv Vi kunne sagtens bruge ressourcerne bedre Delvist, vi prioriterer at klare lønadministrationen selv, men kunne dog godt bruge ressourcerne bedre Det er vigtigt for mange danske virksomheder at håndtere lønadministrationen selv. Kun vil gerne bruge ressourcerne anderledes og bedre, mens langt hovedparten (7) prioriterer at løse opgaven selv. 16. Hvert år går virksomheder glip af mange tusinder af kroner i refusioner grundet manglende overblik. Har I oplevet at gå glip af refusioner, udbetale for meget i tillæg eller feriepenge til fratrådte medarbejdere o.lign., fordi I manglede overblik? 6 58 % 2 % Ja, det sker desværre jævnligt Nej, ikke så vidt jeg ved Ja, en sjælden gang imellem Ineffektiv lønadministrationen kan være årsag til omkostninger eller tabte indtægter i form af refusioner. Det er noget omkring oplever ind i mellem. 11
17. Mange virksomheder bruger uforholdsmæssigt meget tid på løn- og personaleadministrationen så de ikke har tid til at kontrollere rigtigheden af f.eks. bilag til udlæg. Er det også en udfordring i jeres virksomhed? 8 7 6 81 % 14 % 5 % Ja, for vi oplever indimellem fejl og fanger sikkert ikke dem alle Ved ikke /det har jeg ikke indsigt nok til at kunne svare på Nej, det er ikke umiddelbart en udfordring For 19 % af de deltagende virksomheder har ressourceforbruget i forbindelse med lønarbejdet den uheldige konsekvens, at de ikke har tid til kontrol og at der dermed er fejl, som opdages for sent eller slet ikke. 12