Vejledning til SD Personale Web og indberetning af merarbejde, kørsel m.m. Formål... 1 Forudsætninger... 1 Generel navigation... 1 Indberetningsoversigt... 3 Søgefelter i oversigt... 4 Merarbejde... 6 Felter merarbejde... 7 Felter på masseindberetning... 10 De tre felter til at vinge af i... 10 Indberetningslinier... 12 Hvis jeg ikke kan komme ind i systemet... 13 Formål Formålet med Web Indberetning er at give ledere og medarbejdere, adgang til at foretage forskellige indberetninger til lønsystemet, for personer, der ikke anvender Tjenestetid. I denne version af Web Indberetning har du adgang til at: indberette ting der kan vises på lønsedlen fx overarbejde og kørsel. Indberette via masseindberetning. Forudsætninger Det er pt. et krav at alle personer der skal indberettes for, skal være oprettet i lønsystemet som semikolon-personer (ikke anvender Tjenestetid). Det er vigtigt at de beskrevne tidsfrister for forskellige indberetninger overholdes. Der er oversigt på HR-portalen. Generel navigation Startbilledet er altid medarbejderoversigten.
Hvis du har adgang til flere afdelinger, vil der være en drop-down med de tilgængelige afdelinger. Har du kun adgang til 1 afdeling er der ingen drop-down. I medarbejderoversigten kan du sortere listen over dine medarbejdere ved at klikke på overskriften. Klikker du en gang mere på den samme overskrift sorteres listen i omvendt rækkefølge. Du vælger en person ved at klikke på detaillinien for personen. Navn og tjnr vises øverst på siden. Du skifter mellem personer på den pågældende afdeling ved at vælge i drop-down og klikke på knappen klikke på knappen. Hjælp. Hvis du kender tjnr kan du også taste det i feltet med tjnr og så Hvis du fører musepilen henover får du en forklaring til det aktuelle skærmbillede. Menu I venstre side har du, afhængig af dine rettigheder, nedenstående menu: Medarbejderoversigt Ferieoversigt Medarbejderdata Medarbejder Ferieoplysninger Fraværsoplysninger Lønsammensætning Indberetning Oversigt
Merarbejde Fravær Masseindberetning Hvis du klikker på Medarbejderoversigt får du en liste over dine medarbejdere. Hvis du klikker på Indberetning får du åbnet eller lukket undermenuen. Alt + T hopper til tjenestenummerfeltet på det billede du er på uanset hvor på billedet du står. Du kan se på pilene om menuen er åben eller lukket: Lukket menu Åben menu Indberetningsoversigt Oversigten viser alle de indberetninger, der endnu ikke er blevet behandlet i Silkeborg Løn. Du kan søge på disse indberetninger samt indberetninger, der har været behandlet i Silkeborg Løn indenfor de sidste tre måneder. Du åbner oversigtsbilledet ved at vælge punktet Oversigt under menupunktet Indberetning. Derefter får du vist de indberetninger, der er blevet foretaget på afdelingen i løbet af de sidste dage. Du kan også vælge at få vist indberetninger, der er op til 3 mdr gamle. Når du åbner oversigten, får du som standard vist øvrige indberetninger sorteret efter indberetningstidspunkt. På oversigten kan du søge øvrige indberetninger 3 måneder tilbage søge fraværsindberetninger sortere indberetningsoversigten ved at klikke på den overskriftslinie du vil sortere efter fx dato, navn mv. godkende enkelte indberetninger godkende alle indberetninger på en gang slette en indberetning åbne en indberetning ved at klikke på detaillinien.
Søgefelter i oversigt Navn I navnefeltet kan du vælge et navn på en af de ansatte på afdelingen eller du kan vælge punktet Alle hvorefter søgningen gælder enten en enkelt ansat eller alle ansatte. Det vil kun være muligt at se ansatte fra den valgte afdeling i drop-downen. Årsag I feltet Årsag kan du fra drop-downen vælge en årsag, som du ønsker at søge på eller du kan vælge alle lønarter. Indberetter I feltet "Indberetter" får du tilbudt en liste over alle de personer, der har indberetninger på afdelingen. Hvis du ikke har indberettet for nyligt, kan det godt være at dine initialer ikke er i feltet, fordi der ikke ligger nogen indberetninger, der er lavet af dig. Godkendt I feltet "Godkendt" kan du vælge imellem Ja Nej Alle Hvis du vælger Ja får du vist de indberetninger, der er blevet godkendt. Hvis du vælger Nej får du vist de indberetninger, der endnu ikke er blevet godkendt. Hvis du vælger Alle, får du vist begge typer af indberetninger.
Indberetningstype Her kan du vælge om du vil se fraværsperioder, øvrige indberetninger eller begge typer. Fraværsperioder defineres som fravær indberettet som dage. Seneste tre måneders lønbehandlinger I dette felt kan du vælge om du ønsker at se indberetninger, der har været behandlet i en lønkørsel. Søg Når du har udfyldt dine søgekriterier, skal du klikke på Søg, hvorefter søgningen vil blive udført i overenstemmelse med de indtastede kriterier. Søgningen vil blive vist i listeform. Listen Listen indeholder følgende oplysninger: Godkendt I dette felt kan du klikke, hvis du ønsker at godkende en indberetning og har adgang til det. Godkendelsen vil først finde sted, når du har klikket på Slet I dette felt kan du klikke, hvis du ønsker at slette en indberetning fuldstændigt. For at få adgang til at slette skal du dog først klikke i feltet nederst på siden Jeg ønsker at slette. Derefter vil slettefelterne blive låst op, og du har mulighed for at klikke i dem. Sletningen vil først finde sted, når du har klikket på knappen nederst på siden. Navn I feltet navn vil der stå navnet på den person indberetningen er foretaget for. Dato I feltet dato skrives den dato, som indberetningen er sket med. Lønart I feltet lønart skrives hvilken lønart der er indberettet. Indberettet I dette felt skrives indholdet af det, der er blevet indberettet. Det betyder at der kan stå et antal eller et beløb.
Alle Klikker du på feltet Alle neden under rækken af Godkendt knapper, bliver der sat godkendt-markeringer i felterne ud for alle indberetningerne. Husk at din godkendelse vil først finde sted, når du har klikket på. Jeg ønsker at slette Hvis du vil slette nogle af indberetningerne, er du nødt til først at markere i dette felt. Derefter vil alle slettefelterne blive låst op. Gem Når du klikker på gemmes de ændringer du har lavet. Du skal altid klikke på når du har indtastet nogle oplysninger, du ønsker at gemme. Hvis du er i tvivl om du har gemt dine ændringer, så klik en ekstra gang på knappen. Der sker ikke nogen dobbeltregistrering. Merarbejde Skærmbilledet bruges primært til indberetning af overarbejde, kørsel, personalemøder mm. Øverst på skærmbilledet står den afdeling, du kan lave indberetninger på. Når du har lavet en indberetning, skal du klikke på. Herefter kontrolleres indberetningen og gemmes til næste lønkørsel. Nederst på skærmbilledet kan du se de indberetninger, du har lavet lige nu. Hvis du forlader skærmbilledet og kommer tilbage til det igen, vil skærmbilledet være renset for tidligere indberetninger. Dem kan du nu kun se i indberetningsoversigten. Vigtigt: Du bør aldrig lave indberetninger frem i tiden. Ydelser vil blive udbetalt samtidig med du indberetter dem.
Felter merarbejde Navn I feltet Navn kan du vælge navnet på en ansat fra den afdeling du har åbnet. Tjnr I feltet Tjnr kan du skrive tjenestenummeret for den ansatte du vil lave indberetning for. Du kan vælge en fra din egen afdeling, eller du kan vælge en fra en anden afdeling. Du skal bare kende tjenestenummeret. Hvis du indtaster tjenestenummeret på en person fra en anden afdeling, vil der i navnet stå 'Person på anden afdeling, men på indberetningsoversigten kan du se navnet. Dato I feltet Dato indtaster du den dato tjenesten er blevet udført. Du kan indtaste datoer for de seneste 14 måneder, men bør aldrig indtaste en dato frem i tiden. Du kan også vælge en dato ved at klikke på ikonet ved siden af feltet. Indberetningsafdeling I feltet Afdeling kan du vælge en af de andre afdelinger, du har adgang til. Vælger du en anden afdeling, bogføres tjenesten på denne afdeling. Drop-downen viser udelukkende afdelinger, du har adgang til. Årsag Feltet Årsag er todelt. I den første del af feltet kan du indtaste et lønartsnummer, hvis du kender nummeret. Her er der ingen begrænsninger ud over at nummeret skal eksistere. Se oversigt over lønarter på HR-portalen.
I den anden del af feltet får du tilbudt en liste over de mest brugte årsager (lønarter), du kan bruge. Herfra kan du vælge den årsag du vil indberette. Du kan godt indtaste en årsag (lønart), som ikke er vist i oversigten og vil så få vist teksten Ukendt i tekstfeltet. På indberetningsoversigten vil du se navnet på årsagen (lønarten). De sidst anvendte årsager (lønarter) ligger øverst i listen. Fra-tid og til-tid Anvendes ikke. Antal I feltet Antal angiver du hvor mange af en bestemt årsag, du ønsker at indberette, f.eks. kilometer. Antal og beløb kan ikke indberettes samtidig. Du kan trække et antal enheder ved at indberette et minus (bindestreg) før eller efter antallet. Beløb I feltet Beløb kan du angive et beløb. Du kan trække et beløb ved at indberette et minus (bindestreg) før eller efter beløbet. Tjenestekode Anvendes ikke. Stillingskode Anvendes ikke. Kontonr Kontonummeret kan anføres i dette felt. Du kan kun anføre kontonummer i forbindelse med indberetning af enten antal eller beløb. Må kun anvendes efter aftale med løn- og personalekontoret. Hvis det ikke er oprettet i SD Bogholderi, vil beløbet blive bogført på fejlkontontoen. Godkendt Alle indberetninger af ydelser (hvor der er penge i) skal godkendes inden de vil blive behandlet med næste lønkørsel. Dette kan du enten gøre samtidig med den enkelte indberetning eller via indberetningsoversigten, vi anbefaler at gøre det via Indberetningsoversigten Du bør efter indberetning af ydelser klikke på indberetningsoversigten, for at se hvilke ydelser du har indberettet. Bemærk at listen også indeholder indberettet fravær. Det anbefales, at vente med at godkende indberetninger, indtil du på oversigten har konstateret, at de er korrekte. Du vil også her have mulighed for evt. at slette en forkert indberetning. BEMÆRK! at ydelser ikke er sendt til lønbehandling, før de er godkendte. Masseindberetning Du kan indberette de samme typer af indberetninger på Masseindberetning, som du kan på billedet Merarbejde, det vil fx sige: overarbejde kørsel
personalemøder mm. fravær. Hvis du indberetter fravær skal du indberette en dag ad gangen. Om billedet masseindberetning Masseindberetning er designet til store mængder af indberetninger. Det betyder fx at der er plads til mange indberetninger på samme side og at genvejstasterne er lagt, så du kan indberette ved brug af kun tastaturet. Der følger en beskrivelse af genvejstasterne længere nede. Billedet kan vises i to versioner. Den 'lille' version, der er vist ovenfor, med et begrænset antal felter, nemlig de felter de fleste har behov for, til de daglige indberetninger. Har du behov for at indberette fx kontonummer, åbner du indberetningsbilledet ved at vinge af i feltet 'Vis alle kolonner'. Så får du tilbudt følgende muligheder:
Dette billede er meget bredt, og vi anbefaler, at du klikker på knappen menuen. Så er der bedre plads til billedet på din skærm. for at minimere Felter på masseindberetning Billedet består øverst af tre felter til at vinge af i en overskriftslinie, hvor du kan indtaste oplysninger, der skal gælde for alle de indberetninger, der er på siden 10 indberetningslinier en gem og en ryd knap nederst i billedet vises de indberetninger, der er foretaget, mens billedet er åbent De tre felter til at vinge af i Vis alle kolonner Klikker du her, får du vist alle de muligheder, der er for indberetning på dette billede. Husk overskriftslinie Vinger du af i dette felt, bliver informationerne i overskriftslinien stående, når du har klikket "Gem". Vis navn Vinger du af i dette felt, får du vist navnet på den person, du indberetter for, i det øjeblik, du forlader den pågældene indberetningslinie. Overskriftslinie
I overskriftslinien skriver du de informationer, der gælder for hele billedet. Hvis alle indberetninger fx er for den samme person, kan du skrive personens tjenestenummer i overskriftslinien. Så behøver du ikke at skrive det i indberetningslinierne. Det bliver automatisk skrevet ned i indberetningslinierne, efterhånden som du bevæger dig ned gennem dem. Ønsker du at informationen i overskriftslinien ikke skal gælde for en specifik indberetning, skriver du bare noget andet i feltet i selve linien. Overskriftlinien kan aldrig være en indberetning i sig selv. Du har først lavet en indberetning i det øjeblik du har udfyldt en af de 10 indberetningslinier og trykket på. Overskriftslinien indeholder alle de samme felter som indberetningslinierne. Det vil sige: Tjnr I tjenestenummerfeltet skriver du tjenestenummeret på den person indberetningen gælder. Hvis du ikke kan huske tjenestenummeret, kan du se alle ansatte på den afdeling, du er på, ved at åbne den drop-down, der hører til feltet. Det sker enten ved at klikke på pilen med musen eller ved at trykke på '*' på det numeriske tastatur. Se evt. afsnittet om genvejstaster. Dato I dato-feltet skriver du datoen, hvor den tjeneste, du vil indberette, fandt sted. Du kan bruge en række forskellige formater til indberetning af dato. Det letteste er måske formatet 'ddmmåå'. (Et konkret eksempel kan se sådan ud: 010605 for 1. juni 2005). Du kan også skrive det med punktummer, bindestreger eller skråstreger. Årsag I dette felt angiver du årsagen (lønarten) til tjenesten. Hvis du kan huske nummeret på årsagen, kan du taste den direkte ind i feltet. Hvis du ikke kan huske nummeret på årsagen, kan du se det i den drop-down, der hører til feltet. Klik på pilen til højre for feltet med din mus eller brug dine genvejstaster til det samme, som beskrevet i afsnittet om gensvejstaster. De sidst anvendte årsager (lønarter) ligger øverst i listen. Du kan finde en oversigt over de mest brugte lønarter bagerst i vejledningen. Antal Her skriver du, hvor mange timer/kilometer/enheder af den valgte årsag, indberetningen drejer sig om. Beløb I beløbsfeltet kan du for visse årsager angive et beløb. For nogle årsager, men ikke for alle, er det muligt at angive både antal og beløb samtidig. Spørg dit lønkontor, hvis du er i tvivl om, hvilke årsager du skal indberette med. Fra-tid og til-tid I felterne fra- og tiltid kan du angive et tidsinterval for en indberetning. Det kan fx være overarbejde (200) fra 1200-1400. Formatet du skal skrive er altså klokketidspunktet uden punktummer imellem. Afdeling
Afdelingsfeltet kan bruges til at angive, hvor tjenesten skal bogføres. Du får her vist de afdelinger, du har adgang til i øvrigt. Hvis du ikke kan huske afdelingenskoden, kan du se det i den drop-down, der hører til feltet. Klik på pilen til højre for feltet med din mus eller brug dine genvejstaster til det samme, som beskrevet i afsnittet om gensvejstaster. Tjenestekode Anvendes ikke. Stillingskode Anvendes ikke. Kontonr Kontonummeret kan anføres i dette felt. Du kan kun anføre kontonummer i forbindelse med indberetning af enten antal eller beløb. Må kun anvendes efter aftale med løn- og personalekontoret! (Hvis kontonummeret ikke er oprettet i SD Bogholderi, vil det blive bogført på fejlkontoen). Godkendt Hvis man har adgang til at godkende, kan man give indberetningen status Godkendt ved at klikke i dette felt. Godkendelsen gælder alle indberetninger på siden. Hvis man ikke har adgang til at godkende, vil feltet være gråt. Indberetningslinier Disse linier indeholder de samme felter som overskriftslinien. Hvis du skriver noget, fx en årsag, i både indberetningslinien og overskriftslinien, er det værdien i indberetningslinien, der gælder. Værdierne fra overskriftslinien bliver skrevet ned i de tomme felter på indberetningslinien, når du forlader den pågældende indberetningslinie. Gem De indberetninger, du har skrevet bliver først gemt, når du trykker på. Ryd
"Ryd"-knappen sletter alle informationer på billedet. Brug af billedet Billedet er lavet, så det skal være nemt at lave store mængder af indberetninger. Derfor er der lagt vægt på at gøre det nemt at bruge billedet ved hjælp af sit tastatur, fremfor med musen. Vi har desuden samlet alle genvejstaster på det numeriske tastatur, så du kan indberette med én hånd. Det numeriske tastatur er taltastaturet yderst til højre på dit tastatur: Genvejstaster På det numeriske tastatur ligger genvejstasterne sådan: * "Gange"-tasten åbner dropdownen til det felt din markør står i. / "Divisions"-tasten kan du bruge til at bladre ned i din dropdown. + "Plus"-tasten fungerer som din tabulator. Det vil sige at du med "Plus"-tasten kan springe til næste felt. Enter ½ Ctrl + Home Ctrl + End "Enter" er din udfør-tast. Det vil sige, at du kan bruge den til at vælge med, når du er inde i en drop-down. Når du ikke er i en drop-down kan du bruge den til at sende dine indberetninger afsted med. "½"-tasten i venstre side af tastaturet kan også bruges til at åbne drop-downs med. "Ctrl" + "Home" viser den øverste del af siden. "Ctrl" + "End" viser den nederste del af siden. Piletast Du kan bevæge dig rundt imellem linier og felter ved at bruge piletasterne. Her kan det være en fordel at bruge "Num Lock"-tasten til at skifte imellem at bruge det numeriske tastatur til som tal-værdier eller som pile. Hvis jeg ikke kan komme ind i systemet Hvis du glemmer din kode eller får problemer med at komme ind, skal du kontakte en af de sikkerhedsansvarlige i Løn og Personale. Det er: Gitte R. Sørensen, 7663 1775 mailadr.: gitte.soerensen@regionsyddanmark.dk Jeppe Thidemann Pedersen, 7663 1047 mailadr.: jeppe.thidemann.pedersen@regionsyddanmark.dk
Lønarter til Personale Web Timer Tekst Lønart Merarbejde 110 Overarbejde 50% 200 Særlige ydelser Tekst Lønart Delt tjeneste 190 Natpenge (17-06) 170 For sent varslet over-/merarb. 960 Kørsel Tekst Lønart Befordring 915 Fravær Tekst Lønart Sygdom 790 Delvis syg *) 526 Barn syg 910 Paragraf 56-sygdom 525 Omsorgsdage 520 Tilskadekomst 590 Graviditetskomplikationer 780 Ferie - indberettes i timer 6. ferieuge - indberettes i timer 730 752 *) Denne lønart bruges kun, hvis der er en aftale med arbejdspladsen om, der raskmeldes delvist og det er et fast timetal, der arbejdes mindre. Se nærmere i vejledningen/ på hjemmesiden om delvis syg/delvis rask.
Særlige dage Lønart Timelønnede: mere end 6 dages arbejde i streg før s/h-dag mindre end 6 dages abejde i streg før s/h-dag 100 +260 100 Rejsegodtgørelse Tekst Lønart Befordring iflg. bilag 996 Timedagpenge 908 Godtgørelse for overnatning 912 u/dokumentation Modtaget forplejning: Morgenmad Frokost Aften Hele kostdage Ikke modtaget forplejning: Timepenge 25% godtgørelse pr. time 25% godtgørelse pr. døgn 826 827 827 828 907 913 914 Af oversigten fremgår de lønarter du får mest brug for. Er der brug for andre lønarter, kan du rette henvendelse til din kontaktperson i Løn- og Personale.